Kto podpisuje listę wspólników, czyli kiedy cały zarząd musi się podpisać?

podpisy całego zarządu

W praktyce zarządzania spółką z o.o. pojawia się często pytanie, jakie reguły rządzą podpisywaniem dokumentów spółki z o.o. Czy podpisy pod dokumentami spółki składanymi do sądu rejestrowego muszą złożyć wszyscy członkowie zarządu czy też wystarczy, aby podpisy złożyli członkowie zgodnie z reprezentacją spółki (np.: przy spółce z reprezentacją jednoosobową – jeden członek zarządu).

Regułą jest składanie podpisów zgodnie z zasadami reprezentacji obowiązującymi w spółce, co wynika jednoznacznie z art. 19 k.s.h.: złożenie podpisów przez wszystkich członków zarządu pod dokumentem wystawionym przez spółkę jest wymagane tylko w przypadku, gdy ustawa tak stanowi.

Jedynie w sytuacji, gdy przepis ustawy wyraźnie stanowi, że podpisy pod dokumentem muszą złożyć wszyscy członkowie zarządu, wyjątkowo wtedy należy dany dokument opatrzyć podpisami całego zarządu. Brak szczególnego przepisu ustawy nakładającego obowiązek podpisania dokumentu przez wszystkich członków zarządu oznacza, że stosujemy zasadę reprezentacji spółki, a więc jeśli spółka z o.o. jest reprezentowana jednoosobowo, do podpisania dokumentu wystarczy podpis jednego członka zarządu, prokurenta czy pełnomocnika a jeśli spółka jest reprezentowana łącznie – wystarczające będą podpisy dwóch członków zarządu lub jednego członka zarządu i prokurenta.

Przypadki, kiedy ustawa wymaga złożenia pod dokumentem podpisów przez wszystkich członków zarządu, są nieliczne:

  1. Wniosek o wpis (zmianę) spółki do KRS – art. 164 § 1 k.s.h.;
  2. Oświadczenie, że wkłady na kapitał zakładowy zostały wniesione w całości przez wszystkich wspólników – art. 167 § 1 pkt 2 k.s.h. i art. 262 § 2 pkt 3 k.s.h.;
  3. Lista wspólników z podaniem nazwiska i imienia lub firmy (nazwy) oraz liczby i wartości nominalnej udziałów każdego z nich – art. 167 § 1 pkt 2 k.s.h. i art. 188 § 3 k.s.h.;
  4. Powołanie prokurenta – art. 208 § 6 k.s.h.;
  5. Przy obniżeniu kapitału zakładowego oświadczenie stwierdzające, że wierzyciele, którzy zgłosili sprzeciw w ustawowym terminie zostali zaspokojeni lub zabezpieczeni – art. 265 § 2 pkt 3 k.s.h..

Wyżej wymienione przepisy ustawy stosują zamiennie sformułowanie: podpisanie dokumentu przez „wszystkich członków zarządu” oraz opatrzenie dokumentu podpisem przez „każdego z nich”. Oczywiście w obu przypadkach chodzi o sporządzenie jednego dokumentu podpisanego przez wszystkich członków zarządu.

Sprawozdanie z działalności zarządu – przykład

sprawozdanie zarządu

Sprawozdanie zarządu z działalności spółki składa się z dwóch części: sprawozdania z działalności (sprawozdanie opisowe) i sprawozdania finansowego.

Sprawozdanie opisowe (tutaj można pobrać przykład takiego sprawozdania – sprawozdanie z działalności zarządu) odnosi się do aktywności spółki w ubiegłym roku obrotowym. Nie dotyczy ono tylko spraw związanych z funkcjonowaniem zarządu, ale musi odnosić się do całej spółki. Potrzebne więc są w nim informacje o wydarzeniach istotnych dla spółki, także odnoszące się do innych organów (np.: rady nadzorczej, jeśli została powołana). W informacji tej powinny się znaleźć również fakty związane z odbywanymi przez wspólników nadzwyczajnymi zgromadzeniami, podejmowanymi uchwałami poza zgromadzeniem itp. Należy również zwrócić uwagę, że to zarząd przygotowuje sprawozdanie i nie może być w tym zastąpiony przez kogokolwiek. W sprawozdaniu z działalności powinno mieć miejsce odniesienie do planów, jeżeli takie były przyjmowane.

Co powinno zawierać sprawozdanie zarządu zostało wskazane w ustawie o rachunkowości, a konkretnie w art. 49 ustawy o rachunkowości. Przepisy rachunkowe obligują spółkę do sporządzenia sprawozdania z działalności w terminie sporządzenia sprawozdania finansowego, a więc sprawozdanie z działalności należy sporządzić w terminie 3 miesięcy po zakończeniu roku obrotowego.

Sprawozdanie z działalności jednostki jest podpisywane wyłącznie przez członków zarządu. Osoby odpowiedzialne za prowadzenie ksiąg rachunkowych spółki muszą uczestniczyć w opracowywaniu sprawozdania zarządu, gdyż ten dokument musi być zgodny z danymi zawartymi w sprawozdaniu finansowym.

Należy pamiętać, że sprawozdanie z działalności sporządza obecny skład zarządu. W praktyce zdarzały się sytuacje, gdy nowo powołany zarząd miał obowiązek sporządzić sprawozdanie z działalności za ubiegły rok obrotowy, mimo że nie posiadał rzetelnej informacji na ten temat. W takiej sytuacji warto sobie zapewnić współpracę byłych członków zarządu lub pracowników niższego szczebla, którzy mają wiedzę o działalności prowadzonej w ubiegłym roku obrotowym.

W takiej sytuacji należy powołać się na art. 203 § 3 k.s.h., zgodnie z którymi odwołany członek zarządu jest uprawniony i obowiązany do złożenia wyjaśnień w toku przygotowania sprawozdania zarządu z działalności spółki i sprawozdania finansowego, obejmujących okres pełnienia przez niego funkcji członka zarządu, oraz do udziału w zgromadzeniu wspólników zatwierdzającym sprawozdania, o których mowa w art. 231 § 2 pkt 1 k.s.h..

W interesie obecnego zarządu jest zwrócenie się (najbezpieczniej w formie pisemnej) do byłych członków tego organu z żądaniem wskazania informacji na temat działalności spółki za ich kadencji. Złożenie takich wyjaśnień oraz uczestnictwo w zwyczajnym zgromadzeniu wspólników jest w interesie byłych członków zarządu, gdyż od tego może być uzależnione udzielenie im przez zgromadzenie wspólników absolutorium.

Czy sprzedaż udziałów w spółce (zmiana wspólników) to wpis konstytutywny?

sprzedaż udziałów

Na tak postawione pytanie trzeba odpowiedzieć przecząco: zmiana wspólników w spółce z o.o. następuje w chwili zawarcia umowy sprzedaży udziałów, samo zaś zgłoszenie zmiany wspólników spółki z o.o. do KRS-u jest jedynie zrealizowaniem obowiązku informacyjnego, a więc sam wpis o zmianie wspólników jest wpisem deklaratoryjnym.

Przy sprzedaży udziałów w spółce z o.o. należy zwrócić uwagę na kilka aspektów prawnych.

Po pierwsze, forma umowy sprzedaży udziałów jest szczególna, jest to forma pisemna z podpisami notarialnie poświadczonymi.

Po drugie, w samej umowie spółki z o.o. mogą istnieć zapisy ograniczające obrót udziałami.

Po trzecie, zakup udziałów w spółce z o.o. to nabycie określonych praw; przykładem może tu być prawo wspólnika do udziału w zysku spółki (prawo do dywidendy). Przy negocjowaniu umowy sprzedaży udziałów powstaje praktyczny problem, kto powinien otrzymać kwoty z już skonkretyzowanych wierzytelności (np.: z dywidendy, ustalonej przed dniem sprzedaży udziałów). Tego typu zagadnienie zostało rozstrzygnięte w wyroku Sądu Najwyższego z dnia 4 września 2014 r. (II CSK 776/13), w którym wskazano, że co do zasady na nabywcę nie przechodzą istniejące w chwili zbycia udziałów wierzytelności przysługujące zbywcy w stosunku do spółki. Jednocześnie Sąd Najwyższy podkreślił, że to zagadnienie może być inaczej uregulowane w umowie sprzedaży udziałów.

Po czwarte, zakup udziałów w spółce z o.o. to nabycie określonych obowiązków; czasem umowa spółki może wymagać od udziałowca wypełnienia określonych zobowiązań, przykładem może tutaj  być powtarzające się lub jednorazowe świadczenia niepieniężne i pieniężne na rzecz spółki lub konieczność dokonania dopłat do kapitału spółki.

Na koniec warto zwrócić uwagę na to, że w dobrze skonstruowanej umowie sprzedaży udziałów muszą być zawarte oświadczenia i zapewnienia sprzedającego m.in. co do braku ograniczeń w zbywaniu udziałów spółce z o.o.. W umowach sprzedaży udziałów czasem wpisuje się też oświadczenia i zapewnienia obejmujące stan majątkowy samej spółki z o.o. Co do charakteru takich oświadczeń i zapewnień wypowiedział się Sąd Najwyższy w uzasadnieniu wyroku z dnia 26 kwietnia 2018 r. (I CSK 157/17) wskazując, że ponieważ przedmiotem umowy sprzedaży udziałów są prawa udziałowe w spółce z o.o. a nie samo przedsiębiorstwo spółki z o.o. to sprzedający nie może gwarancyjnie odpowiadać za kondycję finansową spółki czy też za stan przedsiębiorstwa spółki. Umowa sprzedaży udziałów nie dotyczy przedsiębiorstwa spółki, a pozostaje jedynie w finansowym i funkcjonalnym związku ze zbywanymi udziałami.

Podatek od spadków i darowizn oraz ekwiwalent za udziały zmarłego wspólnika sp. z o.o.

ekwiwalent za udziały

W przypadku śmierci wspólnika jedną z pierwszych spraw, którą należy sprawdzić jest umowa spółki z o.o..

Jakie zapisy muszą być w umowie spółki z o.o.?

Jeśli umowa spółki z o.o. zawiera zapisy, że: „w przypadku śmierci wspólnika wyłącza się wstąpienie spadkobierców w jego miejsce, a udziały zmarłego wspólnika ulegają umorzeniu” oraz „spadkobiercy otrzymują tytułem spłaty równowartość umorzonych udziałów” to przychód spadkobierców zmarłego wspólnika z tytułu otrzymanej spłaty równowartości umorzonych udziałów w spółce będzie podlegać podatkowi od spadków i darowizn a w przypadku spadkobrania w ramach najbliższej rodziny faktycznie wypłacony ekwiwalent będzie zwolniony z podatku od spadków i darowizn  nie będzie objęty opodatkowaniem według zasad określonych w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W tym miejscu należy wskazać, że brak odpowiednich zapisów w umowie spółki z o.o. uniemożliwia przeprowadzenie opisanej poniżej operacji; opisane poniżej czynności mogą być przeprowadzone wyłącznie na podstawie wyżej cytowanych zapisów w umowie spółki z o.o..

Jeśli umowa spółki umożliwia wyłączenie wstąpienia spadkobierców w miejsce zmarłego wspólnika oraz umorzenie przypadających na nich udziałów pozostałych po zmarłym wspólniku to na spadkobierców nie przejdzie w drodze dziedziczenia członkostwo w spółce z o.o., lecz wyłącznie prawo majątkowe z tytułu umorzonych udziałów zmarłego wspólnika. To oznacza, że przedmiotem świadczenia spółki z o.o. na rzecz spadkobierców nie będzie przysługujący wspólnikowi udział, a jedynie wypłata jego równowartości z tytułu umorzenia przypadających na niego udziałów. Inaczej mówiąc, w skład spadku po zmarłym wspólniku nie będzie wchodził ogół praw i obowiązków tego wspólnika stanowiących udział w spółce z racji jego członkostwa w spółce, będzie zaś wchodzić jedynie kwota należna z tytułu umorzenia udziałów.

Zwolnienie w podatku od spadków i darowizn

Skoro przepisy ustawy o podatku od spadków i darowizn stosuje się do nabycia praw majątkowych w drodze dziedziczenia, zaś nabyta przez spadkobierców wierzytelność o wypłatę wartości ekonomicznej udziałów wchodzi do spadku po zmarłym wspólniku, a wierzytelność ta powstała w drodze dziedziczenia, to do przychodów spadkobierców z tego tytułu stosuje się przepisy ustawy o podatku od spadków i darowizn. Natomiast z uwagi na fakt, że przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie stosuje się do przychodów podlegających przepisom ustawy o podatku od spadków i darowizn, spółka nie będzie zobowiązana do pobrania i odprowadzenia podatku dochodowego od osób fizycznych. Tym samym równowartość tego udziału jako prawo majątkowe, które wchodzi w skład spadku podlega opodatkowaniu podatkiem od spadków i darowizn (art. 1 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku od spadków i darowizn) a nie podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Dla osób z najbliższego kręgu rodzinnego zmarłego udziałowca oznacza to zastosowanie zwolnienia z podatku od spadków i darowizn co do kwoty wypłacanej im przez spółkę w związku z wypłatą ekwiwalentu za udziały zmarłego wspólnika sp. z o.o..

Wspólnik spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jako pełnomocnik spółki do zwarcia umowy z członkiem zarządu

wspólnik pełnomocnikiem

Zgodnie z art. 210 k.s.h. w umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.

Artykuł 210 k.s.h. nie precyzuje jednak, kto może zostać pełnomocnikiem powołanym uchwałą zgromadzenia wspólników. Również inne przepisy milczą na ten temat. Wobec powyższego należy uznać, że krąg podmiotów legitymowanych do występowania w roli specjalnego pełnomocnika jest nieograniczony. Oznacza to, że dopuszczalne jest udzielenie pełnomocnictwa między innymi wspólnikowi takiej spółki. Argumentem przemawiającym za takim stanowiskiem jest również brzmienie art. 243 § 3 k.s.h., który wprost wyklucza łączenie funkcji członka zarządu i pełnomocnika na zgromadzeniu wspólników. Skoro ani w art. 210 k.s.h. ani w innych przepisach ustawodawca nie ograniczył kręgu podmiotów, które mogą występować w roli pełnomocnika spółki, należy uznać, iż takim pełnomocnikiem może być wspólnik spółki z o.o.. W tym miejscu można przywołać wyrok Sądu Apelacyjnego w Lublinie z dnia z dnia 8 sierpnia 2018 r. (sygn. akt III AUa 98/18), w którym wskazano, że „(…) Przyjmuje się, że pełnomocnikiem spółki może być zarówno wspólnik, jak i osoba spoza grona wspólników. Jest natomiast sporne, czy pełnomocnikiem spółki wybranym przez zgromadzenie wspólników w trybie art. 210 § 1 k.s.h. może być członek jej zarządu. Umocowanie w tym trybie członka zarządu nie jest wykluczone, jednakże w przypadku spółek dwuosobowych należy badać okoliczności konkretnego przypadku.”.

Należy na marginesie wskazać, że prokurent co do zasady nie może w imieniu spółki skutecznie zawrzeć umowy o pracę (aneksu do tej umowy) z członkiem zarządu, podobnie jak nie może tej spółki reprezentować w postępowaniu sądowym, którego stronami są członek zarządu spółki oraz sama spółka. W takich sytuacjach bowiem spółkę może reprezentować jedynie rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Prokurent może jednak być uchwałą zgromadzenia wspólników upoważniony do zawarcia umowy z członkiem zarządu.

Podobnie też nie może być pełnomocnikiem osoba, która jest jednocześnie komandytariuszem w tej spółce komandytowej i członkiem zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością – komplementariusza. Zgodnie z uchwałą Sądu Najwyższego, takie powiązanie sprzeciwia się istocie spółki komandytowej (uchwała Sądu Najwyższego z dnia 30 stycznia 2019 r. sygn. akt III CZP 71/18).

Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych

Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych

Od dnia 13 października 2019 roku działa nowy rejestr, w którym są gromadzone dane na temat beneficjentów końcowych (beneficjentów rzeczywistych): spółek jawnych, spółek komandytowych, spółek komandytowo-akcyjnych, spółek z ograniczoną odpowiedzialnością; prostych spółek akcyjnych oraz niepublicznych spółek akcyjnych.

Kogo dotyczy Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych?

Do rejestru należy wprowadzić informacje o osobie fizycznej, która w sposób bezpośredni lub pośredni kontroluje spółkę prawa handlowego, tj. spółkę jawną, spółkę komandytową, spółkę komandytowo-akcyjną, spółkę z o.o. lub spółkę akcyjną (nie dotyczy to spółek akcyjnych, których akcje są w publicznym obrocie).

Sprawowanie kontroli przez osobę fizyczną jest rozumiane jako wywieranie decydującego wpływu na czynności lub działania podejmowane przez spółkę lub na nawiązywane przez spółkę stosunki gospodarcze; dotyczy to też wpływu na przeprowadzaną transakcję okazjonalną. Przykładem takiego wpływu w spółce z o.o. będzie posiadanie przez osobę fizyczną więcej niż 25% udziałów lub akcji osoby prawnej. W przypadku braku możliwości ustalenia lub wątpliwości co do tożsamości osób fizycznych będących udziałowcami bądź akcjonariuszami beneficjentem rzeczywistym będzie osoba fizyczna zajmująca wyższe stanowisko kierownicze w spółce z o.o..

Kiedy należy zgłosić dane do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych?

Wszystkie spółki, które istniały przed 13 października 2019 r. muszą do 13 kwietnia 2020 roku wskazać, kto jest ich beneficjentem rzeczywistym. Po zgłoszeniu informacji kto jest beneficjentem rzeczywistym, każde zmiany informacji muszą być zgłoszone w przeciągu 7 dni od ich zaistnienia.

Podmioty, które zostały utworzone po 13 października 2019 r. mają obowiązek, w terminie 7 dni od dnia dokonania przez sąd rejestrowy wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego zgłosić dane beneficjenta rzeczywistego.

Należy też zgłosić aktualne dane wtedy, gdy zachodzą zmiany dotyczące „beneficjenta rzeczywistego”.

Warto wskazać, że niektóre informacje muszą być zgłaszane w terminie 7 dni od ich podjęcia (wpisy deklaratoryjne) natomiast inne muszą być zarejestrowane dopiero po ich wprowadzeniu do Krajowego Rejestru Sądowego (wpisy konstytutywne). O różnicy pomiędzy wpisami deklaratoryjnymi a wpisami konstytutywnymi można przeczytać w tym wpisie: Wpis deklaratoryjny a wpis konstytutywny, czyli od kiedy zmiany w spółce obowiązują.

Przykładowo można wskazać, że zmiana członka zarządu to wpis deklaratoryjny, który musi być zgłoszony do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych w terminie 7 dni od dnia podjęcia uchwały o odwołaniu członka zarządu i powołania nowego członka zarządu a zgłoszenie nowego, większościowego udziałowca, który objął udziały w podwyższonym kapitale zakładowym powinno być zgłoszone w terminie 7 dni od dnia zarejestrowania zmiany umowy spółki przez sąd rejestrowy.

Wszelkie zauważone oczywiste pomyłki w już złożonym zgłoszeniu należy skorygować w terminie 3 dni roboczych od dnia stwierdzenia omyłki.

Kto może zgłosić dane?

Dane do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych może zgłosić jedynie osoba uprawniona do reprezentacji spółki, a więc np.: członek zarządu sp. z o.o.. Inaczej mówiąc to spółka ma obowiązek wskazać, kto jest jej beneficjentem rzeczywistym. Niewskazanie beneficjenta rzeczywistego jest sankcjonowane karą pieniężną do 1.000.000 zł (podstawa prawna: art. 153 ust.1 ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu).

Zgłoszenie do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych składa się, bez opłat, w formie elektronicznej na stronie internetowej: Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych. Należy pamiętać, że do zarejestrowania wpisów w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych konieczne jest posiadanie Profilu Zaufanego.