Od 1 lipca 2021 roku wszelkie składane do KRS wnioski o zmianę danych (zmiana umowy spółki, zmiana składu udziałowców) są zgłaszane w formie elektronicznej. Także w formie elektronicznej możliwe jest przeglądanie akt rejestrowych wybranej spółki z o.o..
Ze zgłoszonymi zmianami danych w wybranej spółce z o.o. można zapoznać się za pośrednictwem Repozytorium Akt Rejestrowych (https://rar.ms.gov.pl/). W tym rejestrze można podejrzeć każdy złożony po lipcu 2021 r. wniosek. Za pośrednictwem Repozytorium Akt Rejestrowych można zapoznać się, bez logowania do tego systemu, z wydanymi przez sąd rejestrowy orzeczeniami wobec wybranej spółki. Jeśli osoba zainteresowana chciałaby uzyskać dostęp do dokumentów o ograniczonym poziomie dostępności, zawierających wrażliwe dane osobowe, musi poprosić o przesłanie z sądu loginu i hasła lub hasła jednorazowego uprawniającego do dostępu do tych dokumentów.
Jak uzyskać dostęp do dokumentów o ograniczonym dostępie?
Można poprosić o jednorazowy dostęp do tego systemu wyłącznie za pośrednictwem formularza wysyłanego za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych (https://prs-ekrs.ms.gov.pl/e-formularze). Trzeba się do tego Portalu zalogować, wpisać KRS interesującej nas spółki i przejść do zakładki “Pismo procesowe ogólne”. W formularzu trzeba wskazać imię i nazwisko osoby, która ma otrzymać jednorazowy dostęp do Repozytorium Akt Rejestrowych oraz należy wskazać sygnatury spraw, które nas interesują. Na razie nie znane są zasady ograniczania dostępu do określonych dokumentów złożonych w Repozytorium Akt Rejestrowych przez referendarzy sądowych. Praktyka jest różna: od pełnego dostępu do akt do daleko posuniętych ograniczeń w dostępie zdalnym do akt danej spółki. Prawdopodobnie jest to związane z różnym podejściem referendarzy sądowych do ochrony danych osobowych zgromadzonych w elektronicznie zgłaszanych dokumentach.
Jak zapoznać się z dokumentami złożonymi przed 1 lipca 2021 roku?
Warto wskazać, że akta rejestrowe dla podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców są od 1 lipca 2021 roku prowadzone wyłącznie w systemie informatycznym i tylko w takiej formie są te akta udostępniane dla osób chcących się zapoznać z danymi składanymi do sądu rejestrowego. Warto też pamiętać, że akta rejestrowe złożone przed 1 lipca 2021 r. nie są zdigitalizowane i chcąc zobaczyć starsze dokumenty trzeba zamówić dostęp do akt spółki w czytelni sądu rejestrowego i udać się do sądu osobiście.
Bieżący dostęp do Repozytorium Akt Rejestrowych jest z pewnością bardzo ważny dla wspólników mniejszościowych, którzy na bieżąco mogą monitorować zmiany w podmiotach, w których mają swój mniejszościowy udział. Taki dostęp jest także przydatny w trakcie dokonywania sprawdzenia nowego kontrahenta, gdyż z Repozytorium Akt Rejestrowych można uzyskać wiele ważnych informacji na temat działania danej spółki (np.: czy istnieje konflikt pomiędzy wspólnikami).