Kto podpisuje listę wspólników, czyli kiedy cały zarząd musi się podpisać?

podpisy całego zarządu

W praktyce zarządzania spółką z o.o. pojawia się często pytanie, jakie reguły rządzą podpisywaniem dokumentów spółki z o.o. Czy podpisy pod dokumentami spółki składanymi do sądu rejestrowego muszą złożyć wszyscy członkowie zarządu czy też wystarczy, aby podpisy złożyli członkowie zgodnie z reprezentacją spółki (np.: przy spółce z reprezentacją jednoosobową – jeden członek zarządu).

Regułą jest składanie podpisów zgodnie z zasadami reprezentacji obowiązującymi w spółce, co wynika jednoznacznie z art. 19 k.s.h.: złożenie podpisów przez wszystkich członków zarządu pod dokumentem wystawionym przez spółkę jest wymagane tylko w przypadku, gdy ustawa tak stanowi.

Jedynie w sytuacji, gdy przepis ustawy wyraźnie stanowi, że podpisy pod dokumentem muszą złożyć wszyscy członkowie zarządu, wyjątkowo wtedy należy dany dokument opatrzyć podpisami całego zarządu. Brak szczególnego przepisu ustawy nakładającego obowiązek podpisania dokumentu przez wszystkich członków zarządu oznacza, że stosujemy zasadę reprezentacji spółki, a więc jeśli spółka z o.o. jest reprezentowana jednoosobowo, do podpisania dokumentu wystarczy podpis jednego członka zarządu, prokurenta czy pełnomocnika a jeśli spółka jest reprezentowana łącznie – wystarczające będą podpisy dwóch członków zarządu lub jednego członka zarządu i prokurenta.

Przypadki, kiedy ustawa wymaga złożenia pod dokumentem podpisów przez wszystkich członków zarządu, są nieliczne:

  1. Wniosek o wpis (zmianę) spółki do KRS – art. 164 § 1 k.s.h.;
  2. Oświadczenie, że wkłady na kapitał zakładowy zostały wniesione w całości przez wszystkich wspólników – art. 167 § 1 pkt 2 k.s.h. i art. 262 § 2 pkt 3 k.s.h.;
  3. Lista wspólników z podaniem nazwiska i imienia lub firmy (nazwy) oraz liczby i wartości nominalnej udziałów każdego z nich – art. 167 § 1 pkt 2 k.s.h. i art. 188 § 3 k.s.h.;
  4. Powołanie prokurenta – art. 208 § 6 k.s.h.;
  5. Przy obniżeniu kapitału zakładowego oświadczenie stwierdzające, że wierzyciele, którzy zgłosili sprzeciw w ustawowym terminie zostali zaspokojeni lub zabezpieczeni – art. 265 § 2 pkt 3 k.s.h..

Wyżej wymienione przepisy ustawy stosują zamiennie sformułowanie: podpisanie dokumentu przez „wszystkich członków zarządu” oraz opatrzenie dokumentu podpisem przez „każdego z nich”. Oczywiście w obu przypadkach chodzi o sporządzenie jednego dokumentu podpisanego przez wszystkich członków zarządu.

Wspólnik spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jako pełnomocnik spółki do zwarcia umowy z członkiem zarządu

wspólnik pełnomocnikiem

Zgodnie z art. 210 k.s.h. w umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.

Artykuł 210 k.s.h. nie precyzuje jednak, kto może zostać pełnomocnikiem powołanym uchwałą zgromadzenia wspólników. Również inne przepisy milczą na ten temat. Wobec powyższego należy uznać, że krąg podmiotów legitymowanych do występowania w roli specjalnego pełnomocnika jest nieograniczony. Oznacza to, że dopuszczalne jest udzielenie pełnomocnictwa między innymi wspólnikowi takiej spółki. Argumentem przemawiającym za takim stanowiskiem jest również brzmienie art. 243 § 3 k.s.h., który wprost wyklucza łączenie funkcji członka zarządu i pełnomocnika na zgromadzeniu wspólników. Skoro ani w art. 210 k.s.h. ani w innych przepisach ustawodawca nie ograniczył kręgu podmiotów, które mogą występować w roli pełnomocnika spółki, należy uznać, iż takim pełnomocnikiem może być wspólnik spółki z o.o.. W tym miejscu można przywołać wyrok Sądu Apelacyjnego w Lublinie z dnia z dnia 8 sierpnia 2018 r. (sygn. akt III AUa 98/18), w którym wskazano, że „(…) Przyjmuje się, że pełnomocnikiem spółki może być zarówno wspólnik, jak i osoba spoza grona wspólników. Jest natomiast sporne, czy pełnomocnikiem spółki wybranym przez zgromadzenie wspólników w trybie art. 210 § 1 k.s.h. może być członek jej zarządu. Umocowanie w tym trybie członka zarządu nie jest wykluczone, jednakże w przypadku spółek dwuosobowych należy badać okoliczności konkretnego przypadku.”.

Należy na marginesie wskazać, że prokurent co do zasady nie może w imieniu spółki skutecznie zawrzeć umowy o pracę (aneksu do tej umowy) z członkiem zarządu, podobnie jak nie może tej spółki reprezentować w postępowaniu sądowym, którego stronami są członek zarządu spółki oraz sama spółka. W takich sytuacjach bowiem spółkę może reprezentować jedynie rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Prokurent może jednak być uchwałą zgromadzenia wspólników upoważniony do zawarcia umowy z członkiem zarządu.

Podobnie też nie może być pełnomocnikiem osoba, która jest jednocześnie komandytariuszem w tej spółce komandytowej i członkiem zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością – komplementariusza. Zgodnie z uchwałą Sądu Najwyższego, takie powiązanie sprzeciwia się istocie spółki komandytowej (uchwała Sądu Najwyższego z dnia 30 stycznia 2019 r. sygn. akt III CZP 71/18).

Ważność pełnomocnictw po odwołanym członku zarządu

pełnomocnictwo od członka zarządu

Jeden z klientów zwrócił się do nas z następującym pytaniem: kilka lat temu otrzymałem pełnomocnictwo od spółki z o.o., które zostało podpisane przez członka zarządu tej spółki. Po roku członek zarządu, który udzielił mi pełnomocnictwa, został odwołany z zarządu. Czy moje pełnomocnictwo jest nadal ważne czy też wygasło w dniu odwołania członka zarządu?

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością zawsze działa przez swoje organy; bieżącym zarządzaniem sprawami spółki zajmuje się zarząd. Zarząd, co określa umowa spółki, może być jednoosobowy lub wieloosobowy. Reprezentacja spółki może polegać na tym, że jeden z członków zarządu może podejmować w imieniu spółki decyzje (reprezentacja jednoosobowa) lub dwóch członków zarządu musi działać łącznie (reprezentacja dwuosobowa łączna).

Wracając do zagadnienia związanego z udzielonym pełnomocnictwem, fakt odwołania określonego członka zarządu nie oznacza, że wszystkie dokumenty które on podpisywał w imieniu spółki, działając jako członek zarządu, nagle stają się nieważne. Należy pamiętać, że członek zarządu zawsze działa w imieniu i na rzecz osoby prawnej, a więc w uproszczeniu można powiedzieć, że to spółka z o.o. udziela pełnomocnictwa a nie osoba fizyczna, która się pod pełnomocnictwem podpisała.

Ponieważ pełnomocnictwo zostało udzielone przez spółkę z o.o. to zmiana w składzie zarządu nie ma żadnego wpływu na ważność udzielonego wcześniej pełnomocnictwa. Innymi słowy, ważność upoważnienia pełnomocnika pomimo zmiany składu zarządu wynika z tego, że czas trwania pełnomocnictwa nie jest ograniczony czasem trwania mandatu piastuna organu, który pełnomocnictwa udzielił.

Natomiast z daleko posuniętej ostrożności, pełnomocnik może poprosić aktualny zarząd spółki z o.o. do dokonania  potwierdzenia trwania udzielonego mu przez poprzedni zarząd pełnomocnictwa.

Na koniec warto wskazać, że zupełnie czym innym jest sytuacja odwołania członka zarządu dla jego upoważnienia do prowadzenia spraw i reprezentacji spółki. Zgodnie z art. 202 § 4 k.s.h. wskutek odwołania, czy rezygnacji członka zarządu, wygasa jego mandat, a przez to upoważnienie do prowadzenia spraw i reprezentacji spółki przez takiego członka zarządu. Tym samym odwołany członek zarządu nie może podejmować jakichkolwiek czynności w imieniu i na rzecz spółki, w tym w szczególności nie może udzielać pełnomocnictw, gdyż czynności dokonane po odwołaniu z funkcji członka zarządu są nieważne.

Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych

Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych

Od dnia 13 października 2019 roku działa nowy rejestr, w którym są gromadzone dane na temat beneficjentów końcowych (beneficjentów rzeczywistych): spółek jawnych, spółek komandytowych, spółek komandytowo-akcyjnych, spółek z ograniczoną odpowiedzialnością; prostych spółek akcyjnych oraz niepublicznych spółek akcyjnych.

Kogo dotyczy Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych?

Do rejestru należy wprowadzić informacje o osobie fizycznej, która w sposób bezpośredni lub pośredni kontroluje spółkę prawa handlowego, tj. spółkę jawną, spółkę komandytową, spółkę komandytowo-akcyjną, spółkę z o.o. lub spółkę akcyjną (nie dotyczy to spółek akcyjnych, których akcje są w publicznym obrocie).

Sprawowanie kontroli przez osobę fizyczną jest rozumiane jako wywieranie decydującego wpływu na czynności lub działania podejmowane przez spółkę lub na nawiązywane przez spółkę stosunki gospodarcze; dotyczy to też wpływu na przeprowadzaną transakcję okazjonalną. Przykładem takiego wpływu w spółce z o.o. będzie posiadanie przez osobę fizyczną więcej niż 25% udziałów lub akcji osoby prawnej. W przypadku braku możliwości ustalenia lub wątpliwości co do tożsamości osób fizycznych będących udziałowcami bądź akcjonariuszami beneficjentem rzeczywistym będzie osoba fizyczna zajmująca wyższe stanowisko kierownicze w spółce z o.o..

Kiedy należy zgłosić dane do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych?

Wszystkie spółki, które istniały przed 13 października 2019 r. muszą do 13 kwietnia 2020 roku wskazać, kto jest ich beneficjentem rzeczywistym. Po zgłoszeniu informacji kto jest beneficjentem rzeczywistym, każde zmiany informacji muszą być zgłoszone w przeciągu 7 dni od ich zaistnienia.

Podmioty, które zostały utworzone po 13 października 2019 r. mają obowiązek, w terminie 7 dni od dnia dokonania przez sąd rejestrowy wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego zgłosić dane beneficjenta rzeczywistego.

Należy też zgłosić aktualne dane wtedy, gdy zachodzą zmiany dotyczące „beneficjenta rzeczywistego”.

Warto wskazać, że niektóre informacje muszą być zgłaszane w terminie 7 dni od ich podjęcia (wpisy deklaratoryjne) natomiast inne muszą być zarejestrowane dopiero po ich wprowadzeniu do Krajowego Rejestru Sądowego (wpisy konstytutywne). O różnicy pomiędzy wpisami deklaratoryjnymi a wpisami konstytutywnymi można przeczytać w tym wpisie: Wpis deklaratoryjny a wpis konstytutywny, czyli od kiedy zmiany w spółce obowiązują.

Przykładowo można wskazać, że zmiana członka zarządu to wpis deklaratoryjny, który musi być zgłoszony do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych w terminie 7 dni od dnia podjęcia uchwały o odwołaniu członka zarządu i powołania nowego członka zarządu a zgłoszenie nowego, większościowego udziałowca, który objął udziały w podwyższonym kapitale zakładowym powinno być zgłoszone w terminie 7 dni od dnia zarejestrowania zmiany umowy spółki przez sąd rejestrowy.

Wszelkie zauważone oczywiste pomyłki w już złożonym zgłoszeniu należy skorygować w terminie 3 dni roboczych od dnia stwierdzenia omyłki.

Kto może zgłosić dane?

Dane do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych może zgłosić jedynie osoba uprawniona do reprezentacji spółki, a więc np.: członek zarządu sp. z o.o.. Inaczej mówiąc to spółka ma obowiązek wskazać, kto jest jej beneficjentem rzeczywistym. Niewskazanie beneficjenta rzeczywistego jest sankcjonowane karą pieniężną do 1.000.000 zł (podstawa prawna: art. 153 ust.1 ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu).

Zgłoszenie do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych składa się, bez opłat, w formie elektronicznej na stronie internetowej: Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych. Należy pamiętać, że do zarejestrowania wpisów w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych konieczne jest posiadanie Profilu Zaufanego.

Czy wpis członka zarządu do KRS jest wpisem konstytutywnym?

członek zarządu

Jeden z klientów zapytał się o moment, od którego obowiązują zmiany w zarządzie spółki z o.o.

Zmiana składu zarządu (odwołanie i powołanie członka zarządu) jest najczęściej dokonywana uchwałą wspólników spółki z o.o. i tego typu zmiana jest ważna od momentu podjęcia uchwały o odwołaniu członka zarządu / powołaniu nowego członka zarządu spółki z o.o., a więc wpis członka zarządu do KRS jest wpisem deklaratoryjnym.

Tego typu zmiana powinna być w ciągu 7 dni zgłoszona do Krajowego Rejestru Sądowego i to nowi członkowie zarządu mają obowiązek zgłoszenia zmian w zarządzie. Tak więc zmiana składu zarządu w spółce z o.o. jest zawsze wpisem deklaratoryjnym, a więc wpisem ważnym od momentu jego dokonania – podjęcia uchwały zgromadzenia wspólników.

Takie stanowisko jest też potwierdzone w orzecznictwie sądów powszechnych. Przykładem może być wyrok Sądu Apelacyjnego w Gdańsku z dnia 27 września 2017 r. (sygn. akt III AUa 430/17), w którym sąd wskazał, że: „sam wpis nie decyduje, czy ktoś jest czy nie jest członkiem zarządu spółki, bowiem status prawny członka zarządu spółki określają umowa spółki i przepisy art. 201-211 k.s.h. Z mocy art. 201 § 4 k.s.h. członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest powoływany i odwoływany uchwałą wspólników. Oznacza to, że takie powołanie jest skuteczne w stosunkach wewnętrznych spółki, a wpis zmian w składzie osobowym zarządu w rejestrze sądowym ma tylko charakter deklaratoryjny. Domniemywa się, że wpis w Krajowym Rejestrze Sądowym jest prawdziwy, lecz jest to domniemanie wzruszalne. Ustanowione jest ono dla ochrony osób trzecich (kontrahentów spółki). Istotne znaczenie dla reprezentacji spółki ma zatem uzyskanie statusu członka zarządu zgodnie z regulacją zawartą w umowie spółki oraz przepisami art. 201-211 k.s.h.”.

Oczywiście zdarzają się w praktyce sytuacje, że nowy zarząd nie przekazuje informacji o zmianie składu zarządu na czas do Krajowego Rejestru Sądowego. Dzieje się tak przykładowo w przypadku, gdy nowi członkowie zarządu wiedząc o znacznym zadłużeniu spółki chcą uniknąć odpowiedzialności solidarnej za długi spółki i jednoczenie chcą narazić poprzedni zarząd na odpowiedzialność majątkową wobec kontrahentów lub organów podatkowych. W takim przypadku odwołani członkowie zarządu powinni niezwłocznie wszcząć procedurę podważenia przed sądem rejestrowym nieaktualnego wpisu.

Szerzej o zmianach w spółce z o.o. – wpisach konstytucyjnych i deklaratoryjnych można przeczytać w tym wpisie: Wpis deklaratoryjny a wpis konstytutywny, czyli od kiedy zmiany w spółce obowiązują.

Czy wynagrodzenie członka zarządu jest kosztem uzyskania przychodu dla spółki?

wynagrodzenie członka zarządu

W praktyce często stosowanym rozwiązaniem związanym z wypłatą wynagrodzenia członkom zarządu jest połączenie wynagrodzenia z tytułu piastowania funkcji członka zarządu oraz wynagrodzenia z tytułu pełnienia funkcji dyrektora poszczególnego pionu w spółce (pionu np. operacyjnego, finansowego, obsługi klientów, itp.). Funkcja dyrektora zazwyczaj jest wykonywana na podstawie umowy menedżerskiej, zawartej przez dyrektorem, który prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą.

W kontekście tak ukształtowanego schematu wynagrodzenia członka zarządu powstaje pytanie czy dla spółki wynagrodzenie wypłacane członkom zarządu, na podstawie powołania, nie jest dla spółki kosztem uzyskania przychodów, zgodnie z art. 15e ust. 1 pkt 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych oraz czy do obliczenia wartości kosztów uzyskania przychodów, wskazanych w art. 15e ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie bierze się pod uwagę wynagrodzenia otrzymywanego przez członków zarządu na podstawie powołania, a przyjmuje się wynagrodzenie z tytułu kontraktów menadżerskich?

Wynagrodzenie wypłacane na podstawie powołania zawsze kosztem podatkowym dla spółki

Wynagrodzenie wypłacane członkom zarządu na podstawie powołania zawsze będzie stanowić dla spółki koszt uzyskania przychodu w pełnej wysokości. Nawet przekroczenie limitu wskazanego w art. 15e ust. 12 ustawy o CIT nie zmienia kwalifikacji wypłacanych wynagrodzeń członkom zarządu jako kosztu podatkowego dla spółki, co oznacza, że spółka nie będzie zobowiązana do wyłączenia z kosztów uzyskania przychodów nadwyżki ponad kwotę wskazaną w powołanym przepisie.

Wynagrodzenie wypłacane na podstawie umowy menedżerskiej – z limitem kosztów podatkowych dla spółki

W ustawie o CIT wprowadzono regulację ograniczającą – do wysokości 5% EBITDA – wysokość możliwych do zaliczenia w roku podatkowym kosztów uzyskania przychodów, dotyczących wydatków ponoszonych bezpośrednio lub pośrednio na rzecz podmiotów powiązanych (a więc także dla członków zarządu), wynikających ze świadczenia, m.in.: usług doradczych, badania rynku, usług reklamowych, zarządzania i kontroli, przetwarzania danych, gwarancji i poręczeń oraz świadczeń o podobnym charakterze.

W związku z powyższym, do świadczonych przez członków zarządu usług menedżerskich, jeśli chodzi o możliwość odniesienia w koszty podatkowe spółki takich wynagrodzeń, stosować się będzie limit 5% EBITDA spółki.

Podsumowując, przy ustalaniu które wynagrodzenie może być, bez limitu, kosztem uzyskania przychodu, należy wskazać, że wynagrodzenie uzyskane przez członka zarządu z powołania nie jest ograniczone limitem dla spółki natomiast limitem kosztów objęte jest wynagrodzenie otrzymywane przez członków zarządu z tytułu kontraktów menadżerskich.

Zakup spółki z kredytem a wyłączenie odpowiedzialności poprzedniego zarządu

odpowiedzialność członka zarządu

Czy przy sprzedaży udziałów w spółce z o.o. można zapewnić sprzedającego udziały, że dotychczasowy zarząd zostanie zwolniony z odpowiedzialności materialnej, gdyby po sprzedaży udziałów i zmianie zarządu spółka z o.o. przestała spłacać raty kredytowe?

Odpowiedzialność członka zarządu za nieuregulowane zobowiązania spółki

Zacznijmy od krótkiego omówienia, jak kształtuje się odpowiedzialność członków zarządu za zaciągnięte, lecz nieuregulowane zobowiązania spółki z o.o.

Zgodnie z artykułem 299 kodeksu spółek handlowych odpowiedzialność członków zarządu za zobowiązania spółki jest uregulowana w następujący sposób: członkowie zarządu są odpowiedzialni za zadłużenie spółki z o.o., jeżeli egzekucja przeciwko spółce okaże się bezskuteczna. Odpowiedzialność członka zarządu za zadłużenie spółki z o.o. obejmuje te zobowiązania, które zostały zaciągnięte za kadencji danego członka zarządu i nie zostały uregulowane (niezależnie czy miały być uregulowane w czasie, kiedy dany członek zarządu zasiadał w zarządzie, czy też już za kadencji następnego zarządu). Zgodnie z utrwaloną linią orzeczniczą Sądu Najwyższego, odpowiedzialność członków zarządu określoną w art. 299 § 1 ponoszą osoby, które były członkami zarządu w czasie istnienia zobowiązania, a ściślej – w czasie istnienia podstawy tego zobowiązania, a więc zakresem odpowiedzialności objęte są także zobowiązania jeszcze niewymagalne w okresie sprawowania przez daną osobę funkcji w zarządzie (Sąd Najwyższy w uzasadnieniu uchwały z 28.02.2008 r., III CZP 143/07, OSNC 2009/3, poz. 38; a także: wyroki SN z 11.02.2010 r., I CSK 269/09, „Glosa” 2011/2, s. 7–8 i z 25.02.2010 r., V CSK 248/09, OSNC 2010/10, poz. 141).

Czy można umowie wyłączyć odpowiedzialność członka zarządu?

Umowa sprzedaży udziałów może zawierać zapewnienie kupującego, że w przypadku stwierdzenia niewypłacalności spółki z o.o. zobowiąże się do uregulowania istniejącego zadłużenia tej spółki z o.o. tak aby wierzyciele nie skierowali powództwa przeciwko zobowiązanym wg art. 299 k.s.h. członkom zarządu. Sam taki zapis w umowie sprzedaży udziałów nie wyłącza odpowiedzialności wnikającej z art. 299 k.s.h., lecz jedynie wprowadza odpowiedzialność gwarancyjną sprzedawcy udziałów wobec osoby trzeciej – członka zarządu powołanego po zmianie udziałowca (art. 393 k.c.).