Ważność pełnomocnictw po odwołanym członku zarządu

pełnomocnictwo od członka zarządu

Jeden z klientów zwrócił się do nas z następującym pytaniem: kilka lat temu otrzymałem pełnomocnictwo od spółki z o.o., które zostało podpisane przez członka zarządu tej spółki. Po roku członek zarządu, który udzielił mi pełnomocnictwa, został odwołany z zarządu. Czy moje pełnomocnictwo jest nadal ważne czy też wygasło w dniu odwołania członka zarządu?

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością zawsze działa przez swoje organy; bieżącym zarządzaniem sprawami spółki zajmuje się zarząd. Zarząd, co określa umowa spółki, może być jednoosobowy lub wieloosobowy. Reprezentacja spółki może polegać na tym, że jeden z członków zarządu może podejmować w imieniu spółki decyzje (reprezentacja jednoosobowa) lub dwóch członków zarządu musi działać łącznie (reprezentacja dwuosobowa łączna).

Wracając do zagadnienia związanego z udzielonym pełnomocnictwem, fakt odwołania określonego członka zarządu nie oznacza, że wszystkie dokumenty które on podpisywał w imieniu spółki, działając jako członek zarządu, nagle stają się nieważne. Należy pamiętać, że członek zarządu zawsze działa w imieniu i na rzecz osoby prawnej, a więc w uproszczeniu można powiedzieć, że to spółka z o.o. udziela pełnomocnictwa a nie osoba fizyczna, która się pod pełnomocnictwem podpisała.

Ponieważ pełnomocnictwo zostało udzielone przez spółkę z o.o. to zmiana w składzie zarządu nie ma żadnego wpływu na ważność udzielonego wcześniej pełnomocnictwa. Innymi słowy, ważność upoważnienia pełnomocnika pomimo zmiany składu zarządu wynika z tego, że czas trwania pełnomocnictwa nie jest ograniczony czasem trwania mandatu piastuna organu, który pełnomocnictwa udzielił.

Natomiast z daleko posuniętej ostrożności, pełnomocnik może poprosić aktualny zarząd spółki z o.o. do dokonania  potwierdzenia trwania udzielonego mu przez poprzedni zarząd pełnomocnictwa.

Na koniec warto wskazać, że zupełnie czym innym jest sytuacja odwołania członka zarządu dla jego upoważnienia do prowadzenia spraw i reprezentacji spółki. Zgodnie z art. 202 § 4 k.s.h. wskutek odwołania, czy rezygnacji członka zarządu, wygasa jego mandat, a przez to upoważnienie do prowadzenia spraw i reprezentacji spółki przez takiego członka zarządu. Tym samym odwołany członek zarządu nie może podejmować jakichkolwiek czynności w imieniu i na rzecz spółki, w tym w szczególności nie może udzielać pełnomocnictw, gdyż czynności dokonane po odwołaniu z funkcji członka zarządu są nieważne.

Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych

Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych

Od dnia 13 października 2019 roku działa nowy rejestr, w którym są gromadzone dane na temat beneficjentów końcowych (beneficjentów rzeczywistych): spółek jawnych, spółek komandytowych, spółek komandytowo-akcyjnych, spółek z ograniczoną odpowiedzialnością; prostych spółek akcyjnych oraz niepublicznych spółek akcyjnych.

Kogo dotyczy Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych?

Do rejestru należy wprowadzić informacje o osobie fizycznej, która w sposób bezpośredni lub pośredni kontroluje spółkę prawa handlowego, tj. spółkę jawną, spółkę komandytową, spółkę komandytowo-akcyjną, spółkę z o.o. lub spółkę akcyjną (nie dotyczy to spółek akcyjnych, których akcje są w publicznym obrocie).

Sprawowanie kontroli przez osobę fizyczną jest rozumiane jako wywieranie decydującego wpływu na czynności lub działania podejmowane przez spółkę lub na nawiązywane przez spółkę stosunki gospodarcze; dotyczy to też wpływu na przeprowadzaną transakcję okazjonalną. Przykładem takiego wpływu w spółce z o.o. będzie posiadanie przez osobę fizyczną więcej niż 25% udziałów lub akcji osoby prawnej. W przypadku braku możliwości ustalenia lub wątpliwości co do tożsamości osób fizycznych będących udziałowcami bądź akcjonariuszami beneficjentem rzeczywistym będzie osoba fizyczna zajmująca wyższe stanowisko kierownicze w spółce z o.o..

Kiedy należy zgłosić dane do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych?

Wszystkie spółki, które istniały przed 13 października 2019 r. muszą do 13 kwietnia 2020 roku wskazać, kto jest ich beneficjentem rzeczywistym. Po zgłoszeniu informacji kto jest beneficjentem rzeczywistym, każde zmiany informacji muszą być zgłoszone w przeciągu 7 dni od ich zaistnienia.

Podmioty, które zostały utworzone po 13 października 2019 r. mają obowiązek, w terminie 7 dni od dnia dokonania przez sąd rejestrowy wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego zgłosić dane beneficjenta rzeczywistego.

Należy też zgłosić aktualne dane wtedy, gdy zachodzą zmiany dotyczące „beneficjenta rzeczywistego”.

Warto wskazać, że niektóre informacje muszą być zgłaszane w terminie 7 dni od ich podjęcia (wpisy deklaratoryjne) natomiast inne muszą być zarejestrowane dopiero po ich wprowadzeniu do Krajowego Rejestru Sądowego (wpisy konstytutywne). O różnicy pomiędzy wpisami deklaratoryjnymi a wpisami konstytutywnymi można przeczytać w tym wpisie: Wpis deklaratoryjny a wpis konstytutywny, czyli od kiedy zmiany w spółce obowiązują.

Przykładowo można wskazać, że zmiana członka zarządu to wpis deklaratoryjny, który musi być zgłoszony do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych w terminie 7 dni od dnia podjęcia uchwały o odwołaniu członka zarządu i powołania nowego członka zarządu a zgłoszenie nowego, większościowego udziałowca, który objął udziały w podwyższonym kapitale zakładowym powinno być zgłoszone w terminie 7 dni od dnia zarejestrowania zmiany umowy spółki przez sąd rejestrowy.

Wszelkie zauważone oczywiste pomyłki w już złożonym zgłoszeniu należy skorygować w terminie 3 dni roboczych od dnia stwierdzenia omyłki.

Kto może zgłosić dane?

Dane do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych może zgłosić jedynie osoba uprawniona do reprezentacji spółki, a więc np.: członek zarządu sp. z o.o.. Inaczej mówiąc to spółka ma obowiązek wskazać, kto jest jej beneficjentem rzeczywistym. Niewskazanie beneficjenta rzeczywistego jest sankcjonowane karą pieniężną do 1.000.000 zł (podstawa prawna: art. 153 ust.1 ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu).

Zgłoszenie do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych składa się, bez opłat, w formie elektronicznej na stronie internetowej: Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych. Należy pamiętać, że do zarejestrowania wpisów w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych konieczne jest posiadanie Profilu Zaufanego.

Czy wpis członka zarządu do KRS jest wpisem konstytutywnym?

członek zarządu

Jeden z klientów zapytał się o moment, od którego obowiązują zmiany w zarządzie spółki z o.o.

Zmiana składu zarządu (odwołanie i powołanie członka zarządu) jest najczęściej dokonywana uchwałą wspólników spółki z o.o. i tego typu zmiana jest ważna od momentu podjęcia uchwały o odwołaniu członka zarządu / powołaniu nowego członka zarządu spółki z o.o., a więc wpis członka zarządu do KRS jest wpisem deklaratoryjnym.

Tego typu zmiana powinna być w ciągu 7 dni zgłoszona do Krajowego Rejestru Sądowego i to nowi członkowie zarządu mają obowiązek zgłoszenia zmian w zarządzie. Tak więc zmiana składu zarządu w spółce z o.o. jest zawsze wpisem deklaratoryjnym, a więc wpisem ważnym od momentu jego dokonania – podjęcia uchwały zgromadzenia wspólników.

Takie stanowisko jest też potwierdzone w orzecznictwie sądów powszechnych. Przykładem może być wyrok Sądu Apelacyjnego w Gdańsku z dnia 27 września 2017 r. (sygn. akt III AUa 430/17), w którym sąd wskazał, że: „sam wpis nie decyduje, czy ktoś jest czy nie jest członkiem zarządu spółki, bowiem status prawny członka zarządu spółki określają umowa spółki i przepisy art. 201-211 k.s.h. Z mocy art. 201 § 4 k.s.h. członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest powoływany i odwoływany uchwałą wspólników. Oznacza to, że takie powołanie jest skuteczne w stosunkach wewnętrznych spółki, a wpis zmian w składzie osobowym zarządu w rejestrze sądowym ma tylko charakter deklaratoryjny. Domniemywa się, że wpis w Krajowym Rejestrze Sądowym jest prawdziwy, lecz jest to domniemanie wzruszalne. Ustanowione jest ono dla ochrony osób trzecich (kontrahentów spółki). Istotne znaczenie dla reprezentacji spółki ma zatem uzyskanie statusu członka zarządu zgodnie z regulacją zawartą w umowie spółki oraz przepisami art. 201-211 k.s.h.”.

Oczywiście zdarzają się w praktyce sytuacje, że nowy zarząd nie przekazuje informacji o zmianie składu zarządu na czas do Krajowego Rejestru Sądowego. Dzieje się tak przykładowo w przypadku, gdy nowi członkowie zarządu wiedząc o znacznym zadłużeniu spółki chcą uniknąć odpowiedzialności solidarnej za długi spółki i jednoczenie chcą narazić poprzedni zarząd na odpowiedzialność majątkową wobec kontrahentów lub organów podatkowych. W takim przypadku odwołani członkowie zarządu powinni niezwłocznie wszcząć procedurę podważenia przed sądem rejestrowym nieaktualnego wpisu.

Szerzej o zmianach w spółce z o.o. – wpisach konstytucyjnych i deklaratoryjnych można przeczytać w tym wpisie: Wpis deklaratoryjny a wpis konstytutywny, czyli od kiedy zmiany w spółce obowiązują.

Czy wynagrodzenie członka zarządu jest kosztem uzyskania przychodu dla spółki?

wynagrodzenie członka zarządu

W praktyce często stosowanym rozwiązaniem związanym z wypłatą wynagrodzenia członkom zarządu jest połączenie wynagrodzenia z tytułu piastowania funkcji członka zarządu oraz wynagrodzenia z tytułu pełnienia funkcji dyrektora poszczególnego pionu w spółce (pionu np. operacyjnego, finansowego, obsługi klientów, itp.). Funkcja dyrektora zazwyczaj jest wykonywana na podstawie umowy menedżerskiej, zawartej przez dyrektorem, który prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą.

W kontekście tak ukształtowanego schematu wynagrodzenia członka zarządu powstaje pytanie czy dla spółki wynagrodzenie wypłacane członkom zarządu, na podstawie powołania, nie jest dla spółki kosztem uzyskania przychodów, zgodnie z art. 15e ust. 1 pkt 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych oraz czy do obliczenia wartości kosztów uzyskania przychodów, wskazanych w art. 15e ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie bierze się pod uwagę wynagrodzenia otrzymywanego przez członków zarządu na podstawie powołania, a przyjmuje się wynagrodzenie z tytułu kontraktów menadżerskich?

Wynagrodzenie wypłacane na podstawie powołania zawsze kosztem podatkowym dla spółki

Wynagrodzenie wypłacane członkom zarządu na podstawie powołania zawsze będzie stanowić dla spółki koszt uzyskania przychodu w pełnej wysokości. Nawet przekroczenie limitu wskazanego w art. 15e ust. 12 ustawy o CIT nie zmienia kwalifikacji wypłacanych wynagrodzeń członkom zarządu jako kosztu podatkowego dla spółki, co oznacza, że spółka nie będzie zobowiązana do wyłączenia z kosztów uzyskania przychodów nadwyżki ponad kwotę wskazaną w powołanym przepisie.

Wynagrodzenie wypłacane na podstawie umowy menedżerskiej – z limitem kosztów podatkowych dla spółki

W ustawie o CIT wprowadzono regulację ograniczającą – do wysokości 5% EBITDA – wysokość możliwych do zaliczenia w roku podatkowym kosztów uzyskania przychodów, dotyczących wydatków ponoszonych bezpośrednio lub pośrednio na rzecz podmiotów powiązanych (a więc także dla członków zarządu), wynikających ze świadczenia, m.in.: usług doradczych, badania rynku, usług reklamowych, zarządzania i kontroli, przetwarzania danych, gwarancji i poręczeń oraz świadczeń o podobnym charakterze.

W związku z powyższym, do świadczonych przez członków zarządu usług menedżerskich, jeśli chodzi o możliwość odniesienia w koszty podatkowe spółki takich wynagrodzeń, stosować się będzie limit 5% EBITDA spółki.

Podsumowując, przy ustalaniu które wynagrodzenie może być, bez limitu, kosztem uzyskania przychodu, należy wskazać, że wynagrodzenie uzyskane przez członka zarządu z powołania nie jest ograniczone limitem dla spółki natomiast limitem kosztów objęte jest wynagrodzenie otrzymywane przez członków zarządu z tytułu kontraktów menadżerskich.

Zakup spółki z kredytem a wyłączenie odpowiedzialności poprzedniego zarządu

odpowiedzialność członka zarządu

Czy przy sprzedaży udziałów w spółce z o.o. można zapewnić sprzedającego udziały, że dotychczasowy zarząd zostanie zwolniony z odpowiedzialności materialnej, gdyby po sprzedaży udziałów i zmianie zarządu spółka z o.o. przestała spłacać raty kredytowe?

Odpowiedzialność członka zarządu za nieuregulowane zobowiązania spółki

Zacznijmy od krótkiego omówienia, jak kształtuje się odpowiedzialność członków zarządu za zaciągnięte, lecz nieuregulowane zobowiązania spółki z o.o.

Zgodnie z artykułem 299 kodeksu spółek handlowych odpowiedzialność członków zarządu za zobowiązania spółki jest uregulowana w następujący sposób: członkowie zarządu są odpowiedzialni za zadłużenie spółki z o.o., jeżeli egzekucja przeciwko spółce okaże się bezskuteczna. Odpowiedzialność członka zarządu za zadłużenie spółki z o.o. obejmuje te zobowiązania, które zostały zaciągnięte za kadencji danego członka zarządu i nie zostały uregulowane (niezależnie czy miały być uregulowane w czasie, kiedy dany członek zarządu zasiadał w zarządzie, czy też już za kadencji następnego zarządu). Zgodnie z utrwaloną linią orzeczniczą Sądu Najwyższego, odpowiedzialność członków zarządu określoną w art. 299 § 1 ponoszą osoby, które były członkami zarządu w czasie istnienia zobowiązania, a ściślej – w czasie istnienia podstawy tego zobowiązania, a więc zakresem odpowiedzialności objęte są także zobowiązania jeszcze niewymagalne w okresie sprawowania przez daną osobę funkcji w zarządzie (Sąd Najwyższy w uzasadnieniu uchwały z 28.02.2008 r., III CZP 143/07, OSNC 2009/3, poz. 38; a także: wyroki SN z 11.02.2010 r., I CSK 269/09, „Glosa” 2011/2, s. 7–8 i z 25.02.2010 r., V CSK 248/09, OSNC 2010/10, poz. 141).

Czy można umowie wyłączyć odpowiedzialność członka zarządu?

Umowa sprzedaży udziałów może zawierać zapewnienie kupującego, że w przypadku stwierdzenia niewypłacalności spółki z o.o. zobowiąże się do uregulowania istniejącego zadłużenia tej spółki z o.o. tak aby wierzyciele nie skierowali powództwa przeciwko zobowiązanym wg art. 299 k.s.h. członkom zarządu. Sam taki zapis w umowie sprzedaży udziałów nie wyłącza odpowiedzialności wnikającej z art. 299 k.s.h., lecz jedynie wprowadza odpowiedzialność gwarancyjną sprzedawcy udziałów wobec osoby trzeciej – członka zarządu powołanego po zmianie udziałowca (art. 393 k.c.).

Jak złożyć sprawozdanie finansowe za 2018 rok do KRS-u?

sprawozdania finansowe za 2018 rok

Procedura składania dokumentów finansowych do Repozytorium Dokumentów Finansowych jest następująca: (1) trzeba przygotować dokumenty, które muszą być podpisane przed wysłaniem do Repozytorium Dokumentów Finansowych przez uprawione do tego osoby podpisami elektronicznymi; (2) trzeba zeskanować dokumenty, których nie trzeba podpisywać elektronicznie; (3) trzeba przygotować i podpisać zgłoszenie na platformie Repozytorium Dokumentów Finansowych.

Jakie dokumenty należy złożyć do Repozytorium Dokumentów Finansowych?

W typowej sytuacji, spółka z o.o. składa następujące dokumenty:

A. Podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP w formacie xml:

  1. Roczne sprawozdanie finansowe (bilans, rachunek zysków i strat oraz informacja dodatkowa),
  2. Sprawozdanie zarządu z działalności,
  3. Opinia biegłego rewidenta / sprawozdanie z badania rocznego sprawozdania finansowego, jeżeli zostały sporządzone.

B. wyłącznie skany (format pdf), bez konieczności podpisania ww. podpisami:

  1. Uchwała lub postanowienie o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego lub skonsolidowanego rocznego sprawozdania finansowego
  2. Uchwała o podziale zysku bądź pokryciu straty.

Jak podpisać podpisem elektronicznym dokument przez kilka osób?

Jeśli chodzi o dokumenty, które trzeba podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP to zadawane jest często pytanie jak prawidłowo podpisać dokument przez kilka osób. Dotyczy to sytuacji, gdy w składzie zarządu jest kilku członków zarządu i zgodnie z przepisami dokumenty muszą być podpisane przez wszystkich członków zarządu oraz osobę sporządzającą.

Procedura podpisu dokumentu podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP oraz procedura podpisywania dokumentu przez kilka osób za pomocą tego podpisu jest szczegółowo opisana pod tym linkiem: https://www.gov.pl/web/uslugi/podpisz-dokument-elektronicznie-wykorzystaj-podpis-zaufany

Innym sposobem jest założenie konta ePUAP dla spółki z o.o. i za pomocą tego konta podpisanie wszystkich dokumentów wymagających podpisu elektronicznego złożonego przez kilku członków zarządu. Procedura jak to zrobić jest przystępnie opisana tu: https://www.michalin.pl/jak-zalozyc-profil-epuap-dla-stowarzyszenia-fundacji-firmy-itp/

Dokument może też być podpisany przez kilka osób kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jak to zrobić jest opisane tutaj: https://www.certum.pl/pl/wsparcie/cert_wiedza_skladanie_podpisu_wielokrotnego/

Kto może złożyć zgłoszenie do Repozytorium Dokumentów Finansowych?

Po przygotowaniu i podpisaniu wszystkich dokumentów, które mają być zgłoszone do Repozytorium Dokumentów Finansowych należy przystąpić do przygotowania samego zgłoszenia. Zgłoszenie także podpisuje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym (wystawionym na imię, nazwisko, nr PESEL) albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym e-PUAP co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w Krajowym Rejestrze Sądowym. Tak więc zgłoszenie to może podpisać członek zarządu albo prokurent, niezależnie od sposobu reprezentacji spółki z o.o.. Dodatkowo, zgłoszenie do Repozytorium Dokumentów Finansowych może złożyć pełnomocnik spółki z o.o., który jest adwokatem lub radcą prawnym.

Składanie sprawozdań finansowych za 2018 rok

sprawozdanie finansowe 2018

Ustawa z dnia 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw zakłada pełną informatyzację rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego poprzez wprowadzenie obowiązku składania wszystkich wniosków do rejestru oraz prowadzania postępowania wyłącznie z wykorzystaniem systemu informatycznego.

Składanie sprawozdań finansowych za 2018 rok – tylko elektronicznie

Dodatkowo, na mocy tejże ustawy stworzone zostało między innymi Repozytorium Dokumentów Finansowych, gdzie składane i udostępniane są roczne sprawozdania finansowe podmiotów gospodarczych. O ile do końca września 2018 roku możliwe było sporządzenia sprawozdania finansowego na dotychczasowych zasadach i jedynie złożenie skanu tego sprawozdania do Repozytorium Dokumentów Finansowych w formie elektronicznej, począwszy od 1 października 2018 r. sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Sprawozdania finansowe podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego od 1 października 2018 roku sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianym w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie Ministerstwa Finansów pod adresem: Struktury sprawozdań finansowych. Każdy program księgujący powinien być wyposażony w możliwość utworzenia sprawozdania finansowego w nowym formacie.

Obowiązek zachowania formy elektronicznej oraz podpisu elektronicznego dotyczy: rocznego sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności, sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, opinii biegłego rewidenta/sprawozdania z badania rocznego sprawozdania finansowego, skonsolidowanego rocznego sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności grupy kapitałowej, sprawozdania z działalności jednostki dominującej, skonsolidowanego sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej. Powyższy obowiązek nie dotyczy uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego oraz uchwały o podziale zysku lub pokryciu straty.

Sprawozdanie finansowe automatycznie wysyłane do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych

Od 1 października 2018 r. zamieszczenie sprawozdania finansowego oraz powiązanych dokumentów w elektronicznym Repozytorium Dokumentów Finansowych spowoduje ich automatyczne przesłanie, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych. W praktyce oznacza to brak obowiązku składania sprawozdania finansowego przez podmioty wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego osobno do właściwego urzędu skarbowego, jak to miało miejsce dotychczas.

Sprawozdanie finansowe a członek zarządu cudzoziemcem

Oczywiście powstaną poważne, choć przejściowe problemy dla spółek z o.o., które posiadają cudzoziemców w zarządzie. Takie osoby w większości przypadków nie posiadają kwalifikowanego podpisu elektronicznego oraz nie mają nadanego numeru PESEL (który jest konieczny do uzyskania profilu zaufanego ePUAP). Jak uzyskać dla cudzoziemca kwalifikowany podpis elektroniczny albo numer PESEL przedstawiłem w tym wpisie: Cudzoziemiec jedynym członkiem zarządu a elektroniczne złożenie sprawozdania finansowego do KRS.