członek zarządu Archives - Zakładanie spółek

Jednoosobowa spółka z o.o. i umowa o pracę. Czy prezes zarządu może zatrudnić samego siebie?

Jeden z naszych Klientów, który prowadzi jednoosobową spółkę z o.o., jest jej jedynym wspólnikiem i jedynym członkiem zarządu, złożył nam takie oto zlecenie: „proszę przygotować dla mnie umowę o pracę na najniższe wynagrodzenie”. Z pozoru sprawa wydaje się prosta. Skoro spółka z o.o. jest odrębną osobą prawną, to może zatrudnić pracownika i jak się wydaje też i samego prezesa zarządu. Problem polega na tym, że w tej sytuacji ten „pracownik” jest jednocześnie jedynym udziałowcem i jej jedynym członkiem zarządu. I właśnie tu zaczynają się poważne problemy tej sytuacji.

Najkrótsza odpowiedź, czy można taką umowę o pracę przygotować, brzmi tak: co do zasady nie jest to dobre ani bezpieczne rozwiązanie dla prezesa zarządu (jedynego udziałowca) ani też dla jednoosobowej spółki z o.o., gdy klient ma być zatrudniony jako pracownik w swojej spółce z o.o., a jego obowiązki miałyby pokrywać się z prowadzeniem spraw spółki. W takim modelu największy problem dotyczy istoty stosunku pracy. Umowa o pracę wymaga bowiem trwałego i rzeczywistego podporządkowania pracownika pracodawcy, wykonywania pracy pod kierownictwem, w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę oraz za wynagrodzeniem (art. 22 § 1 k.p.). Jeżeli ktoś faktycznie wydaje polecenia sam sobie, kontroluje sam siebie i rozlicza sam siebie, to bardzo trudno mówić o rzeczywistym stosunku pracy (art. 22 § 1 k.p.).

Dwa odrębne problemy: reprezentacja spółki i rzeczywisty stosunek pracy

W takich sprawach trzeba oddzielić od siebie dwie kwestie. Pierwsza to prawidłowe zawarcie samej umowy o pracę. Druga kwestia to odpowiedź na pytanie, czy nawet prawidłowo zawarta umowa o pracę rzeczywiście tworzy stosunek pracy.

Od strony formalnej ustawodawca przewidział szczególne zasady zawierania umów między spółką z o.o. a członkiem jej zarządu. Jeżeli jedyny wspólnik jest zarazem jedynym członkiem zarządu, to nie stosuje się zwykłej reguły reprezentacji przez radę nadzorczą albo pełnomocnika. W takim wypadku czynność prawna między tym wspólnikiem/członkiem zarządu a reprezentowaną przez niego spółką wymaga formy aktu notarialnego, a notariusz zawiadamia o niej sąd rejestrowy (art. 210 § 2 k.s.h.). To oznacza, że „zwykła” umowa o pracę (zawarta nie w formie aktu notarialnego), nawet bardzo starannie przygotowana, będzie obarczona zasadniczą wadą formalną (art. 210 § 2 k.s.h.).

To jednak dopiero pierwszy problem. Nawet zachowanie formy aktu notarialnego nie załatwia jednak sprawy. Sąd Najwyższy od lat podkreśla, że o tym, czy mamy do czynienia ze stosunkiem pracy, nie decyduje forma dokumentu, nazwa umowy ani samo opłacanie składek na ZUS. Liczy się to, czy strony rzeczywiście realizują elementy właściwe dla zatrudnienia pracowniczego, a więc czy w relacji istnieje podporządkowanie pracownika, wykonywanie pracy na cudze ryzyko i pod cudzym kierownictwem. W wyroku z 13 września 2016 r., III UK 226/15, Sąd Najwyższy przypomniał, że samo formalne zawarcie umowy, wypłata wynagrodzenia czy zgłoszenie do ubezpieczeń nie przesądzają jeszcze o istnieniu stosunku pracy; istotne jest „faktyczne i rzeczywiste” wykonywanie zatrudnienia o cechach pracowniczych. W tej samej linii orzeczniczej Sąd Najwyższy wskazywał też, że nie da się sensownie obronić koncepcji podporządkowania pracownika „samemu sobie”.

Dlaczego w jednoosobowej spółce z o.o. etat prezesa zwykle się nie obroni

W klasycznym modelu zatrudnienia pracodawca organizuje pracę, wydaje polecenia, kontroluje wykonanie zadań i ponosi ryzyko gospodarcze. Tymczasem w jednoosobowej spółce z o.o., w której jedyny wspólnik jest równocześnie jedynym członkiem zarządu, ta sama osoba skupia w swoich rękach pełnię władzy właścicielskiej i zarządczej. To on decyduje o wszystkim. Z tego powodu ZUS od lat wprost wskazuje, że nie można zatrudnić jako pracownika jedynego wspólnika, który jest jednocześnie jedynym członkiem zarządu jednoosobowej spółki z o.o., chyba że jego obowiązki w ogóle nie polegają na kierowaniu spółką ani prowadzeniu jej spraw. To zastrzeżenie jest bardzo ważne, ale w praktyce ma znaczenie raczej wyjątkowe.

Orzecznictwo sądowe idzie w tym samym kierunku. W materiałach opublikowanych na stronach ZUS przywołano m.in. wyrok Sądu Najwyższego z 7 kwietnia 2010 r., II UK 177/09, w którym zaznaczono, że podporządkowanie jedynemu wspólnikowi jako zgromadzeniu wspólników ma w takim układzie „abstrakcyjny, sztuczny charakter”, skoro ta sama osoba jest jednocześnie jedynym wspólnikiem spółki. Z kolei w wyroku z 11 września 2013 r., II UK 36/13, Sąd Najwyższy stwierdził, że jedyny lub niemal jedyny wspólnik co do zasady nie może pozostawać ze spółką w stosunku pracy, ponieważ status pracownika zostaje „wchłonięty” przez status właściciela spółki z o.o.. Te wypowiedzi dobrze oddają dominujące podejście praktyki i sądów wobec zagadnienia zatrudnienia prezesa zarządu w jednoosobowej spółce z o.o..

Warto przy tym dodać, że orzecznictwo nie mówi, iż umowa o pracę jedynego wspólnika jest niemożliwa zawsze i w każdej konfiguracji. W wyroku z 13 września 2016 r., III UK 226/15, Sąd Najwyższy zastrzegł, że sam art. 8 ust. 6 pkt 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych nie wyłącza automatycznie każdej umowy o pracę jedynego wspólnika spółki z o.o.. Innymi słowy, teoretycznie można sobie wyobrazić wyjątkową sytuację faktyczną, w którym jedyny wspólnik wykonuje na rzecz spółki rzeczywiście odrębną, podporządkowaną pracę, całkowicie niezwiązaną z zarządzaniem spółką. Tyle że w sprawach sądowych sądy bardzo wnikliwie badają, czy nie chodzi wyłącznie o próbę fikcyjnego zatrudnienia prezesa zarządu.

ZUS i tak widzi tu odrębny tytuł ubezpieczeniowy

To jest drugi powód, dla którego pomysł „stwórzmy etat dla prezesa na najniższą krajową” często okazuje się chybiony. Wspólnik jednoosobowej spółki z o.o. jest bowiem przez ustawę o systemie ubezpieczeń społecznych traktowany jako osoba prowadząca pozarolniczą działalność gospodarczą. Z tego tytułu podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym, a podstawą nie jest faktyczne prowadzenie działalności gospodarczej, lecz posiadanie statusu jedynego wspólnika (art. 6 ust. 1 pkt 5 w zw. z art. 8 ust. 6 pkt 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). W uchwale z 21 lutego 2024 r., III UZP 8/23, Sąd Najwyższy potwierdził bardzo wyraźnie, że jedyny wspólnik spółki z o.o. podlega obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym z tego właśnie tytułu niezależnie od tego, czy spółka faktycznie prowadzi działalność.

To oznacza, że klient nie „ucieknie” od statusu wspólnika jednoosobowej spółki z o.o. przez samo podpisanie umowy o pracę. Jeżeli ZUS uzna, że stosunek pracy był pozorny albo nie spełniał cech z art. 22 k.p., pozostanie tytuł ubezpieczeniowy wynikający z bycia jedynym wspólnikiem spółki z o.o.. W praktyce może to prowadzić do sporów o prawidłowość zgłoszeń, korekty dokumentów ubezpieczeniowych i płatności na poczet ubezpieczenia społecznego a czasem także do zakwestionowania rozliczeń wynagrodzenia po stronie spółki.

Czy są sytuacje wyjątkowe, gdy umowa o pracę może być obroniona?

Tak, są, ale trzeba je stosować bardzo ostrożnie. ZUS sam przyznaje, że wyjątek może dotyczyć sytuacji, w której obowiązki zatrudnionego wspólnika nie polegają na kierowaniu spółką ani na prowadzeniu jej spraw. W takim wariancie należałoby wykazać realne podporządkowanie pracownika. To wymagałoby bardzo precyzyjnego rozdzielenia ról, rzeczywistego wyodrębnienia stanowiska pracy, wyznaczenia osoby nadzorującej pracę oraz takiego ułożenia kompetencji, aby klient nie wydawał poleceń sam sobie i nie rozliczał samego siebie z wykonania obowiązków pracowniczych.

Tyle że przy takim układzie, w którym ta sama osoba jest zarazem jedynym wspólnikiem i jedynym członkiem zarządu, wykazanie takiej konstrukcji jest skrajnie trudne. W nowszym orzecznictwie Sąd Najwyższy podkreślał, że nawet tam, gdzie pojawia się prokurent czy inna osoba pełniąca funkcje nadzorcze, ostatecznie trzeba zbadać, czy zatrudniony wspólnik ma realny wpływ na funkcjonowanie spółki i czy podporządkowanie nie jest fikcyjne.

Co w takiej sytuacji doradzić klientowi zamiast etatu

W opisanym stanie faktycznym rozsądniejszym rozwiązaniem będzie zastanowienie są nad możliwością wprowadzenia drugiego wspólnika do spółki i wynagrodzenia za pełnienie funkcji członka zarządu albo zawarcie umowy menedżerskiej.

Przebudowa struktury własnościowej spółki, w praktyce oznacza odejście od modelu jednoosobowej spółki z o.o. i dopuszczenie do spółki drugiego wspólnika, który nie będzie wspólnikiem iluzorycznym, oraz takie przeorganizowanie organów i relacji wewnętrznych, aby dało się obronić realne podporządkowanie pracownicze. ZUS wprost zaznacza, że w spółce wieloosobowej zatrudnienie członka zarządu na podstawie umowy o pracę może być dopuszczalne, ale tylko wtedy, gdy udział innego wspólnika nie ma charakteru pozornego, a reprezentacja przy zawieraniu umowy jest zgodna z art. 210 § 1 k.s.h.

Jakie dokumenty trzeba przygotować?

Jeżeli klient w obecnym modelu, czyli jako jedyny wspólnik i jedyny członek zarządu, prosi wyłącznie o „dokumenty do zatrudnienia na umowę o pracę”, to odpowiedzialna odpowiedź prawnika powinna zacząć się nie od wzoru umowy, lecz od pisemnej opinii albo przynajmniej mailowego stanowiska, w którym wyraźnie będzie wskazane, że taki model zatrudnienia prezesa zarządu i jedynego wspólnika jest bardzo ryzykowny i co do zasady nie powinien być rekomendowany. Takie stanowisko powinno opisywać dwa ryzyka: nieważność czynności prawnej z powodu niezachowania formy aktu notarialnego oraz wysokie ryzyko zakwestionowania samego stosunku pracy z uwagi na brak podporządkowania i nakładanie się roli właścicielskiej i zarządczej z pracowniczą (art. 210 § 2 k.s.h.; art. 22 § 1 k.p.).

Jeżeli mimo to klient chce dalej analizować wariant „etatu dla prezesa zarządu”, to kolejnym dokumentem powinien być projekt umowy o pracę wraz z jednoznacznym zastrzeżeniem, że w tej konfiguracji nie wystarczy zwykła forma pisemna. Sama czynność wymagała zachowania formy aktu notarialnego (art. 210 § 2 k.s.h.).

Następnie, jeżeli ktoś naprawdę chciałby bronić tezy o istnieniu stosunku pracy, trzeba byłoby przygotować bardzo szczegółowy opis stanowiska pracy, zakres obowiązków całkowicie niezwiązany z prowadzeniem spraw spółki i zarządzania nią, ustalenia zasad podległości służbowej, sposobu wydawania poleceń, zasady kontroli czasu pracy, miejsca wykonywania pracy oraz dokumentów pokazujących, kto i jak faktycznie nadzoruje pracownika. Bez takiej dokumentacji obrona etatu jest jeszcze trudniejsza.

Wniosek praktyczny dla kancelarii prawnej

Jeżeli klient jest jedynym wspólnikiem i jedynym członkiem zarządu jednoosobowej spółki z o.o. i chce „zatrudnić się” w tej spółce na umowę o pracę z minimalnym wynagrodzeniem, to co do zasady takiego rozwiązania nie powinno się realizować.

Zaliczka na dywidendę wypłacona w pierwszym roku działania spółki z o.o.

Wyobraźmy sobie taką sytuację: w nowozałożonej spółce z o.o., działającej dopiero od kilku miesięcy, wspólnik i jednocześnie członek zarządu decyduje się na wypłatę znacznej sumy pieniędzy ze spółki tytułem „zaliczki na dywidendę”. Powstaje pytanie, jaka jest podstawa prawna tej wypłaty i czy w ogóle możliwe jest dokonanie takiej wypłaty w pierwszym roku działalności spółki z o.o., gdy spółka nie ma jeszcze zatwierdzonego sprawozdania finansowego za poprzedni rok.

W tym artykule przedstawiam konsekwencje prawne i podatkowe takiej wypłaty oraz opisuję, jakie są realne rozwiązania zaistniałej sytuacji, które – przy odpowiednim udokumentowaniu – pozwalają ograniczyć ryzyka i zabezpieczyć prawnie i podatkowo wspólnika, spółkę oraz biuro rachunkowe.

Dlaczego w pierwszym roku nie można wypłacić zaliczki na dywidendę?

W spółce z o.o. zaliczka na poczet przewidywanej dywidendy nie jest dokonaniem dowolnego przelewu na rzecz wspólnika. Zaliczka na dywidendę można wypłacić po spełnieniu się warunków ustawowych oraz dodatkowych warunków wynikających z umowy spółki (art. 194–195 k.s.h.).

Po pierwsze, umowa spółki musi upoważnić zarząd do wypłaty zaliczek na poczet dywidendy (art. 194 k.s.h.). Po drugie – i to jest istotne w opisywanym przypadku – spółka może wypłacić zaliczkę tylko wtedy, gdy jej zatwierdzone sprawozdanie finansowe za poprzedni rok obrotowy wykazuje zysk (art. 195 § 1 k.s.h.).

Ponieważ w pierwszym roku działalności spółki z o.o. nie ma zatwierdzonego sprawozdania finansowego za rok poprzedni (bo nie było „poprzedniego roku” w takiej spółce), więc nie da się spełnić podstawowego warunku ustawowego uprawniającego do wypłaty zaliczek na poczet dywidendy (art. 195 § 1 k.s.h.). W praktyce oznacza to, że wypłata „zaliczki na dywidendę” w pierwszym roku jest dokonaniem wypłaty ze spółki z o.o. bez podstawy prawnej.

Konsekwencje korporacyjne: „nienależna wypłata” i obowiązek zwrotu

Jeżeli wspólnik dostał wypłatę ze spółki z o.o. wbrew powszechnie obowiązującym przepisom prawa lub wbrew postanowieniom umowy spółki, to w takim przypadku wchodzi w grę obowiązek zwrotu nienależnie otrzymanej kwoty przez wspólnika (art. 198 § 1 k.s.h.). Co więcej, za zwrot odpowiada nie tylko odbiorca, ale też odpowiadają solidarnie członkowie organów reprezentujących spółkę (co w praktyce najczęściej oznacza odpowiedzialność zarządu, art. 198 § 1 k.s.h.).

W praktyce obsługi prawnej spółek z o.o. taka sytuacja powoduje powstanie dwóch istotnych skutków. Po pierwsze, spółka powinna formalnie wezwać wspólnika do zwrotu nienależnie wypłaconej kwoty (żeby nie było wątpliwości, że zarząd „akceptuje” stan niezgodny z przepisami prawa, art. 198 § 1 k.s.h.). Po drugie, jeżeli dojdzie do sporu sądowego pomiędzy wspólnikiem a spółką z o.o., temat nienależnych wypłat pojawi się też przy głosowaniu nad absolutorium dla członków zarząd i przy ocenie odpowiedzialności członków zarządu wobec spółki (art. 293 k.s.h.).

„Zaliczka”, „ukryty zysk”, a może… pożyczka? Jak fiskus i sądy administracyjne patrzą na taką wypłatę dla wspólnika

W sytuacji, gdy wspólnik pobrał pieniądze ze spółki bez podstawy prawnej część firm próbuje „uratować sytuację” twierdząc, że „to była pożyczka od spółki dla wspólnika”. Warto wiedzieć, że pożyczki udzielane podmiotom powiązanym mogą zostać potraktowane jako de facto wypłatę „ukrytego zysku” dla wspólnika.

W orzecznictwie sądów administracyjnych istnieją wciąż rozbieżności czy pożyczka dla wspólnika powinna być automatycznie potraktowana jako „ukryty zysk”. W części wyroków wojewódzkich sądów administracyjnych wskazuje się, że samo udzielenie pożyczki nie powinno automatycznie oznaczać przekazania „ukrytego zysku” wspólnikowi; liczy się też i to czy istnieje związek pomiędzy wypłatą a prawem odbiorcy do udziału w zysku w spółce z o.o.. Takie podejście opisywano m.in. przy wyroku WSA w Gliwicach (np. I SA/Gl 1566/23).

Natomiast Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 9 października 2024 r., sygn. II FSK 797/24, przyjął dla konkretnego stanu faktycznego podejście dużo bardziej rygorystyczne, wskazując w uzasadnieniu, że kwota pożyczki udzielonej podmiotowi powiązanemu z udziałowcem oraz koszty pożyczki powinny stanowić ukryty zysk w rozumieniu art. 28m ust. 1 pkt 2 w związku z art. 28m ust. 3 pkt 1 ustawy o CIT.

W praktyce to oznacza, że „przekwalifikowanie zaliczki na dywidendę na pożyczkę” nie jest uniwersalnym remedium w takich sytuacjach. A jeśli wspólnik jednocześnie pełni funkcję członka zarządu to dochodzą jeszcze zgody i wymogi korporacyjne dotyczące pożyczek udzielanych członkom organów spółki z o.o. (art. 15 k.s.h.) – i zamiast ratować zaistniałą sytuację niechcący stworzymy kolejny problem do rozwiązania.

PIT po stronie wspólnika i obowiązki płatnika po stronie spółki

Jeżeli spółka wypłaca wspólnikowi dywidendę lub zaliczkę na dywidendę, co do zasady ma obowiązek pobrać 19% zryczałtowany PIT, ponieważ spółka działa jako płatnik (art. 30a ust. 1 pkt 4 i art. 41 ust. 4ab ustawy o PIT).

Ale w naszej sytuacji istnieje poważny problem podatkowy: jeśli wypłata była „zaliczką na dywidendę” tylko z nazwy, a prawnie zaliczką być nie mogła (bo została wypłacona w pierwszym roku działania spółki z o.o.), to pojawia się ryzyko, że jeśli spółka pobrała PIT „tak jak od dywidendy”, choć de facto wypłata była nienależna, to pobrany PIT powinien zostać zwrócony spółce z o.o.

Istnieje bardzo przydatna jest interpretacja podatkowa dotycząca nadpłaty w PIT w przypadku błędnie zakwalifikowanej wypłaty jako dywidendy. Dyrektor KIS wskazał, że dopóki wspólnicy nie zwrócą nienależnego świadczenia, nie da się twierdzić, że podatek został pobrany nienależnie; dopiero w momencie zwrotu nienależnego świadczenia przez wspólników spółce powstaje nadpłata w rozumieniu art. 72 § 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej. To podejście jest bardzo praktyczne: najpierw należy zwrócić nienależnie dokonaną wypłatę, a dopiero potem możemy dokonać korekty w PIT.

Najbezpieczniejsze rozwiązanie: szybki zwrot i porządne udokumentowanie pomyłki

W sprawach tego typu, jeżeli celem jest zabezpieczenie wspólnika i ograniczenie ryzyka na poziomie spółki (ryzyka zarządu) oraz biura rachunkowego, najbezpieczniejszą drogą jest naprawienie zaistniałej sytuacji, a nie szukanie jej uzasadniania na siłę.

Pierwszym krokiem jest ustalenie, co dokładnie się wydarzyło: kiedy wypłacono środki ze spółki, jaka to była kwota oraz czy w tytule przelewu i w księgach rachunkowych pojawiła się „zaliczka na dywidendę”. Należy też sprawdzić, czy była jakakolwiek uchwała zarządu lub zgromadzenia wspólników na temat „wypłaty zaliczek na dywidendę”, oraz czy umowa spółki z o.o. w ogóle dopuszcza wypłatę zaliczki na dywidendę (art. 194 k.s.h.). Ten etap sprawy jest ważny, bo od tego zależy, czy mamy do czynienia z klasyczną „nienależną wypłatą” (co jest najbardziej prawdopodobne), czy też innym problemem wymagającym naprawy.

Drugi krok to formalne stwierdzenie po stronie spółki, że „zaliczka na dywidendę” nie spełniała warunków ustawowych, bo spółka nie miała zatwierdzonego sprawozdania finansowego za poprzedni rok obrotowy (art. 195 § 1 k.s.h.). W praktyce, prawidłowo przygotowana dokumentacja składa się z uchwały zarządu oraz krótkiej notatki do akt, tłumaczącej „dlaczego” i „od kiedy” spółka traktuje dokonaną wypłatę jako nienależną (art. 198 § 1 k.s.h.). Dla bezpieczeństwa zarządu i księgowości uchwała zarządu wraz z notatką do akt jest kluczowym elementem: pokazuje, że spółka reaguje na ujawnioną nieprawidłowość.

Trzeci krok to wezwanie wspólnika do zwrotu nienależnie przekazanych środków finansowych oraz faktyczny zwrot tych środków na rachunek bankowy spółki (art. 198 § 1 k.s.h.). Jeżeli wspólnik działa w dobrej wierze, ma nienależnie otrzymane środki pieniężne i zamierza je zwrócić, ten trzeci krok potrafi zamknąć większość „ryzyk korporacyjnych” w kilka dni. Jeżeli wspólnik wydał już otrzymane nienależnie pieniądze, można rozważyć ugodę/porozumienie co do harmonogramu zwrotu, ale tu trzeba uważać na prawidłową reprezentację spółki, jeżeli wspólnik jest jednocześnie członkiem zarządu (w takich przypadkach często wchodzi w grę art. 210 k.s.h. i należy powołać pełnomocnika uchwałą zgromadzenia wspólników).

Czwarty krok to uporządkowanie sprawy od strony księgowej: w miejsce „zaliczki na dywidendę” księguje się należność spółki od wspólnika do zwrotu, a po zwrocie – zamknięcie tego rozrachunku.

Piąty krok to dopiero podatki – i tu zasada jest prosta: jeśli wspólnik zwrócił nienależnie otrzymane pieniądze to mamy podstawę do dokonania korekt i do zgłoszenia nadpłaty w PIT (art. 72 § 1 pkt 2 o.p.).

A jeśli wspólnik nie może od razu zwrócić pieniędzy? Rozwiązania awaryjne i ich minusy

Czasem słyszymy od wspólnika: „ja już te środki wydałem, nie mam jak ich zwrócić”. Wtedy można zastanowić się czy istnieją rozwiązania alternatywne, ale trzeba to powiedzieć wprost: zawsze będą to rozwiązania kompromisowe, nie rozwiązujące istoty problemu a jedynie przenoszące ryzyko sprawy z jednego obszaru do innego.

Pierwszy pomysł to uznanie, że faktycznie doszło do udzielenia pożyczki. Jeśli odbiorca kwoty pieniężnej jest jednocześnie członkiem zarządu, trzeba też uwzględnić zgodę właściwego organu spółki na taką czynność (art. 15 k.s.h.). Podatkowo natomiast trzeba liczyć się z ryzykiem kwalifikacji pożyczki jako wypłaty ukrytego zysku dla wspólnika.

Drugi pomysł to uznanie, że mieliśmy do czynienia z wypłatą wynagrodzenia (jeśli została zawarta pomiędzy spółką a wspólnikiem: umowa o świadczenie usług, kontrakt menedżerski lub wspólnik jest zobowiązany do powtarzających się świadczeń na rzecz spółki). To alternatywne rozwiązanie można zastosować wyłącznie wtedy, gdy faktycznie istnieje tytuł prawny do takiej wypłaty i faktycznie wspólnik wykonał świadczenia na rzecz spółki; inaczej pojawiają się znów ryzyka: korporacyjne (dokonanie wypłaty bez podstawy prawnej) i podatkowe (ukryty zysk albo zakwestionowanie kosztu podatkowego w spółce).

Trzeci pomysł to potrącenie nienależnie wypłaconej kwoty z przyszłą dywidendą, już po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za pierwszy rok. To rozwiązanie bywa praktyczne, ale ono nie „naprawia wstecz” nieprawidłowo wypłaconej zaliczki – raczej porządkuje sytuację: wspólnik uznaje, że doszło do nienależnej wypłaty ze spółki, a gdy po zakończeniu roku obrachunkowego powstanie wymagalne zobowiązanie spółki do wypłaty dywidendy, strony mogą rozliczyć się potrąceniem wzajemnych świadczeń pieniężnych.

Niemniej jednak, najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest dokonanie zwrotu nienależnej wypłaty.

Co powinno zrobić biuro rachunkowe, żeby zabezpieczyć Klienta (i siebie)

Z perspektywy biura rachunkowego kluczowe jest wykazanie, że błąd został szybko zidentyfikowany i naprawiony. To ogranicza ryzyko odpowiedzialności biura księgowego „za ryzykowne doradztwo księgowe”, ale też realnie zmniejsza szkody po stronie spółki.

Co biuro księgowe powinno zrobić w tego typu sprawie: powinno pisemnie poinformować Klienta o braku możliwości zaliczenia wypłaty jako zaliczki na dywidendę w pierwszym roku obrotowym spółki i przedstawić rekomendację działań przez spółkę: podjęcie uchwały zarządu o żądaniu zwrotu nienależnej wypłaty, wezwania wspólnika do zwrotu, korekty zapisów księgowych, a potem – po zwrocie – analizy korekt podatkowych i złożenia ewentualnego wniosku o nadpłatę (art. 72 § 1 pkt 2 i art. 75 § 1 o.p.).

Jeżeli Klient upiera się przy „pożyczce” lub innych alternatywnych rozwiązaniach, warto (dla bezpieczeństwa wszystkich stron) jasno wskazać, że na podstawie przepisów ustawy o CIT, pożyczki i świadczenia do wspólnika mogą być kwalifikowane jako „ukryte zyski”.

Podsumowanie

W opisanym stanie faktycznym (pierwszy rok działalności spółki z o.o., brak zatwierdzonego sprawozdania za poprzedni rok, wypłata wspólnikowi „zaliczki na dywidendę) najlepszą strategią jest uznanie takiej wypłaty za nienależne świadczenie i zwrot środków spółce z o.o..

Inne rozwiązania „awaryjne” (pożyczka, wynagrodzenie, potrącenia) są możliwe, ale zasadniczo zwiększają ryzyka dla wspólnika i spółki.

Rezygnacja jedynego członka zarządu w spółce z o.o. a wpis w KRS – skutki prawne i procedura wykreślenia

rezygnacja jedynego członka zarządu sp. z o.o.

Rezygnacja jedynego członka zarządu może prowadzić do poważnych trudności organizacyjnych i rejestrowych. Brak skutecznego powołania nowego zarządu oraz aktualizacji danych w Krajowym Rejestrze Sądowym stwarza ryzyko paraliżu spółki i wprowadzenia w błąd kontrahentów. Artykuł omawia skutki prawne takiej sytuacji oraz przedstawia możliwe działania, które pozwalają na aktualizację wpisu w KRS, pomimo niedobycia się zgromadzenia wspólników.

Rezygnacja członka zarządu – podstawy prawne

Rezygnacja członka zarządu jest jednostronnym oświadczeniem woli, co do zasady skutecznym w chwili doręczenia do spółki lub innego uprawnionego adresata. Zgodnie z art. 202 § 4 i § 5 k.s.h. oraz podjętą w 2016 roku uchwałą siedmiu sędziów SN (III CZP 89/15), rezygnacja musi być skierowana do co najmniej jednego członka zarządu lub prokurenta. W sytuacji jednoosobowego zarządu – zgodnie z art. 202 § 6 k.s.h. (od 1 marca 2019) – jedyny członek zarządu składa swoją rezygnację wspólnikom, a sama rezygnacja następuje w dniu po planowanym zgromadzeniu wspólników. Takie uregulowania eliminują wymóg uchwały o odwołaniu i potwierdzają, że rezygnacja nie wymaga akceptacji spółki ani formalnej decyzji jej organów. Warto pamiętać, że rezygnacja jedynego członka zarządu wywołuje skutek w postaci wygaśnięcia mandatu z mocy prawa, bez potrzeby podejmowania dodatkowych uchwał przez zgromadzenie wspólników lub zarząd.

Skutki nieodbytego zgromadzenia wspólników

W opisywanym scenariuszu wspólnicy jednak nie stawili się na zwołane zgromadzenie wspólników. Zgodnie z kodeksem spółek handlowych, rezygnacja członka zarządu jest jednak skuteczna niezależnie od udziału wspólników na zwołanym zgromadzeniu wspólników, pod warunkiem poprawnego doręczenia zaproszenia na zgromadzenie i doręczenia wraz z zaproszeniem na zgromadzenie wspólników oświadczenia o rezygnacji jedynego członka zarządu. Istotą zwołania zgromadzenia wspólników nie jest uzyskanie zgody na rezygnację członka zarządu, lecz chodzi wyłącznie o zapewnienie wyboru nowego zarządu. Rezygnacja jedynego członka zarządu jest skuteczna z dniem następującym po dniu, na który zwołano zgromadzenie wspólników, nawet jeżeli zgromadzenie nie odbyło się.

Wniosek o wykreślenie z KRS na podstawie art. 24 ust. 6 ustawy o KRS

Zgodnie z art. 24 ust. 6 ustawy o KRS, sąd rejestrowy jest upoważniony do dokonania z urzędu wykreślenia danych „niezgodnych z rzeczywistym stanem rzeczy”, jeżeli dokumenty będące podstawą wykreślenia znajdują się w aktach rejestrowych, a dane są istotne dla bezpieczeństwa obrotu.

W praktyce oznacza to, że w sytuacji, gdy rezygnacja została już skutecznie złożona i doręczona wspólnikom, ale zgromadzenie wspólników się nie odbyło i nie wybrano nowego zarządu, pojawia się praktyczny problem. W informacjach dostępnych w KRS nadal widnieje informacja o poprzednim członku zarządu a nie ma informacji o tym, że spółka nie ma zarządu. Ta informacja jest myląca i niezgodna z rzeczywistością, ponieważ poprzedni członek zarządu skutecznie zrezygnował ze swojej funkcji. Takie dane powinny być więc niezwłocznie usunięte przez sąd rejestrowy z urzędu.

Można przyspieszyć ten proces, składając formalny wniosek, powołując się na dokumentację, która potwierdza rezygnację i prawidłowo zwołane zgromadzenie wspólników, które nie doszło do skutku.

Przegląd orzecznictwa

W orzecznictwie sądowym sprawy dotyczące wykreślenia danych na podstawie art. 24 ust. 6 ustawy o KRS są rzadkie, lecz istotne dla praktyki:

postanowienie Sądu Okręgowego w Łodzi z dnia 23 stycznia 2017 r. sygn.. akt XIII Ga 1288/16, w którym sąd uznał, że skutecznie złożona rezygnacja członka zarządu, doręczona spółce, powoduje ustanie jego mandatu – niezależnie od tego, czy zgromadzenie wspólników wybrało już nowy zarząd. W konsekwencji, jeśli w KRS nadal widnieje informacja o osobie, która zrezygnowała, to dane te są niezgodne z rzeczywistością;
postanowienie Sądu Okręgowego w Szczecinie z dnia 23 października 2018 r., sygn.. akt VIII Ga 346/18, w którym sąd potwierdził, że rezygnacja członka zarządu jest skuteczna z chwilą jej doręczenia spółce, sąd rejestrowy ma obowiązek dbać o zgodność wpisów z rzeczywistością, a w przypadku braku zgłoszenia zmiany przez spółkę, sąd rejestrowy może – i powinien – wykreślić byłego członka zarządu z urzędu;
postanowienie Sądu Okręgowego w Gdańsku z 26 marca 2018 r., sygn. VIII Pz 2/18, w którym uznał, że nie ma podstaw do wykreślenia danych z KRS z urzędu, ponieważ wcześniejsze postanowienie sądu rejestrowego odmawiające zmiany wpisu (czyli wykreślenia członka zarządu) stało się prawomocne. W tej sprawie wnioskodawca nie przedstawił nowych dokumentów potwierdzających zmianę faktyczną (np. skutecznego odwołania lub rezygnacji członka zarządu) i w związku z tym brak było podstaw do działania z urzędu na podstawie art. 24 ust. 6 ustawy o KRS.

Jak widać w orzecznictwie sądowym dominuje pogląd, że sąd rejestrowy może działać z urzędu, o ile istnieje dokumentacja w aktach rejestrowych i stwierdzona jest istotna niezgodność danych wpisanych z rzeczywistym stanem faktycznym. W ostatniej zacytowanej sprawie sąd odrzucił możliwość działania z urzędu, wskazując, że brakuje podstaw do wykreślenia, ponieważ dokument nie potwierdzał zmiany faktycznej – co jest istotnym warunkiem stosowania art. 24 ust. 6 ustawy o KRS.

Wnioski i praktyczne wskazówki

W przypadku, gdy jedyny członek zarządu składa skuteczną rezygnację z przyszłą datą, ale zgromadzenie wspólników nie odbywa się to nie ma przeszkód, aby rezygnacja wywołała skutek prawny zgodnie z art. 202 § 6 k.s.h.. Członek zarządu, który złożył rezygnację nie musi czekać na powołanie nowego składu zarządu spółki przez wspólników, lecz powinien wystąpić do sądu rejestrowego z wnioskiem o wykreślenie swoich danych z KRS, na podstawie art. 24 ust. 6 ustawy o KRS. Do takiego wniosku z żądaniem o wykreślenie członka zarządu należy dołączyć dokumentację potwierdzającą rezygnację, w tym informację o nieodbyciu zgromadzenia wspólników oraz uzasadnienie konieczności działania przez sąd z urzędu ze względu na bezpieczeństwo obrotu handlowego.

W praktyce dopilnowanie prawidłowego doręczenia rezygnacji jedynego członka zarządu wspólnikom jest niezwykle istotne. Nie jest konieczne potwierdzanie rezygnacji uchwałą zgromadzenia wspólników o odwołaniu – skuteczność wynika już z odpowiedniego doręczenia oświadczenia wspólnikom rezygnacji wraz z zaproszeniem na zgromadzenie wspólników. W efekcie wpis w KRS, który nie odpowiada faktycznemu stanowi rzeczy, stanowi poważne ryzyko dla bezpieczeństwa obrotu i powinien być usunięty przez sąd rejestrowy z urzędu.

Pozostawienie danych byłego członka zarządu w rejestrze może prowadzić do nieuzasadnionego przypisywania mu odpowiedzialności cywilnej za działania i zaniechania spółki, mimo że faktycznie ten były członek zarządu nie pełni już swojej funkcji. Dlatego tak istotne jest doprowadzenie do wykreślenia danych byłego członka zarządu z KRS.

Likwidowana spółka z o.o. a toczące się sprawy sądowe

Czy prawo zabrania likwidacji spółki w niektórych sytuacjach?

Prawo nie określa konkretnych warunków, które musi spełniać spółka, aby mogła rozpocząć proces likwidacji. W szczególności nie ma przepisu, który zakazywałby rozpoczęcia likwidacji spółki, jeśli toczą się postępowania sądowe z jej udziałem.

Rozpoczęcie likwidacji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, czyli postawienie jej w stan likwidacji, zależy od wystąpienia jednej z podstaw określonych w art. 270 Kodeksu spółek handlowych (k.s.h.). Najczęściej odbywa się to na podstawie uchwały wspólników o rozwiązaniu spółki, co jest w zasadzie swobodną decyzją wspólników, którzy postanawiają zakończyć działalność spółki.

Odpowiadając na pytanie, czy przepisy prawa zabraniają otwarcia likwidacji spółki w przypadku toczących się sporów sądowych z udziałem tej spółki, odpowiedź brzmi: nie. Otwarcie likwidacji to zazwyczaj decyzja wspólników, którzy chcą rozpocząć proces likwidacji spółki.

Jak mogę się dowiedzieć o likwidacji spółki?

Podstawowym źródłem wiedzy o tym, że spółka rozpoczęła proces likwidacji, jest zmiana jej nazwy. Spółka w likwidacji powinna posługiwać się swoją nazwą z dopiskiem „w likwidacji”. Informacja ta powinna zostać również odnotowana w rejestrze przedsiębiorców, co możemy sprawdzić w odpisie z Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Można go pobrać ze strony: https://ems.ms.gov.pl/.

Drugim źródłem wiedzy o rozpoczęciu likwidacji jest Monitor Sądowy i Gospodarczy (MSiG), gdzie pojawi się ogłoszenie o rozpoczęciu likwidacji spółki. Ogłoszenie takie mają obowiązek opublikować likwidatorzy spółki, a zawiera ono wezwanie wierzycieli spółki do zgłaszania swoich wierzytelności. Wszystkie ogłoszenia można sprawdzić w wyszukiwarce MSiG: https://wyszukiwarka-msig.ms.gov.pl/.

Warto również dodać, że od momentu publikacji ogłoszenia w MSiG zaczynają biec terminy, w których wierzyciele mogą zgłaszać swoje wierzytelności. Jeśli tego nie zrobią, wspólnicy mogą podzielić się majątkiem spółki i ostatecznie wykreślić spółkę z rejestru. Moment publikacji ogłoszenia w MSiG jest kluczowy zarówno dla tych, którzy chcą wykreślić spółkę, jak i dla tych, którzy chcą ten proces zablokować.

Na szczęście istnieje możliwość zapisania się na subskrypcję, która umożliwia otrzymywanie powiadomień o zmianach w interesujących nas spółkach. Można to zrobić za pomocą Portalu Rejestrów Sądowych, dostępnego na stronie: https://newsletter-krs.ms.gov.pl/, zakładając bezpłatne konto w systemie.

Ile trwa likwidacja spółki?

W przypadku spółek kapitałowych, w tym najbardziej popularnej spółki z o.o., proces likwidacji trwa zazwyczaj co najmniej 7-8 miesięcy.

Likwidację spółki z o.o. kończy postanowienie sądu rejestrowego o wykreśleniu spółki z rejestru przedsiębiorców. Z chwilą wykreślenia spółka traci byt prawny i przestaje istnieć.

Postępowanie likwidacyjne a postępowanie sądowe

Rozpoczęcie likwidacji niewiele zmienia w funkcjonowaniu spółki, szczególnie jeśli chodzi o sytuację, gdy spółka jest stroną postępowania sądowego. Jeśli spółka jest pozwana i weszła w stan likwidacji, sąd prowadzący postępowanie będzie je kontynuował na dotychczasowych warunkach. Jedyną różnicą jest to, że spółkę będzie reprezentował likwidator, a nie członkowie zarządu.

Likwidatorzy mają odpowiednie obowiązki wynikające z przepisów prawa. Powinni oni zakończyć interesy bieżące spółki, ściągnąć wierzytelności, zaspokoić zobowiązania i upłynnić majątek spółki. To katalog podstawowych czynności, po zakończeniu których spółkę można wykreślić z KRS. Nie ma jednak wymogu zakończenia wszystkich postępowań sądowych z udziałem spółki.

Orzeczenia sądów na temat wykreślenia spółki z KRS w trakcie sporów sądowych

Sądy wielokrotnie prowadziły sprawy dotyczące wykreślenia spółki, która jest stroną postępowania sądowego. W tym zakresie sądy gospodarcze często wyrażały zgodę na wykreślenie takiej spółki. Można tu odwołać się do postanowienia Sądu Okręgowego w Poznaniu z dnia 31 stycznia 2017 r. (sygn. akt X Ga 765/16), w którym sąd stwierdził, że:

„Nie stanowił przy tym przeszkody do uwzględnienia tego wniosku fakt, że nie zostały jeszcze zakończone postępowania sądowe toczące się z udziałem wnioskodawcy, a zatem pozostały jeszcze ewentualne niezaspokojone zobowiązania wykreślanego podmiotu. (…) Możliwe jest wykreślenie z Krajowego Rejestru Sądowego spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, jeżeli nie ma ona majątku pozwalającego na wypełnienie w toku postępowania likwidacyjnego jej zobowiązań, i te pozostaną niewypełnione.”

Likwidacja spółki może zostać ukończona nawet w przypadku, gdy spółka nie posiada majątku, a postępowanie likwidacyjne zostało przeprowadzone prawidłowo. W takim przypadku wykreślenie spółki z KRS nie jest przeszkodą w zakończeniu procesu likwidacji, mimo toczących się spraw sądowych.

Co zrobić, gdy spółka rozpoczęła likwidację?

Jeśli zamierzamy lub prowadzimy postępowanie sądowe przeciwko spółce, proces jej likwidacji może być wykorzystany na wiele sposobów. Ważne jest, aby jak najszybciej dowiedzieć się, na jakim etapie znajduje się proces likwidacji spółki. Jeśli likwidacja jest na wczesnym etapie, można podjąć odpowiednie działania.

Zgłoszenie wierzytelności – Oprócz zgłoszenia roszczeń do likwidatora należy odrębnie poinformować sąd rejestrowy o przysługujących roszczeniach. Sąd będzie miał pełniejszy obraz sytuacji, co pozwoli mu uwzględnić interesy wierzyciela w toku postępowania.

Zgodnie z art. 285 k.s.h. likwidatorzy powinni zabezpieczyć znane spółce wierzytelności, które nie zostały zgłoszone, poprzez depozyt sądowy.

Zabezpieczenie roszczeń w trakcie postępowania sądowego – Fakt rozpoczęcia likwidacji przez spółkę będącą stroną postępowania sądowego powinien dać do myślenia wszystkim uczestnikom postępowania. Może to być podstawą do zabezpieczenia roszczeń, jeśli istnieje obawa, że wykonanie wyroku stanie się niemożliwe w wyniku zakończenia likwidacji spółki.

Co stanie się z postępowaniem sądowym po wykreśleniu spółki z KRS?

Jeśli spółka zostanie wykreślona z rejestru w trakcie postępowania sądowego, sąd będzie zmuszony zawiesić postępowanie, a następnie je umorzyć. Z chwilą wykreślenia spółki z rejestru nie można kontynuować postępowania sądowego.

Odpowiedzialność likwidatorów, członków zarządu i wspólników za zobowiązania zlikwidowanej spółki

Po rozpoczęciu likwidacji spółki wygasają mandaty członków zarządu, a odpowiedzialność za prowadzenie spraw spółki i jej reprezentację przejmują likwidatorzy. Likwidatorzy są zobowiązani do przeprowadzenia likwidacji zgodnie z przepisami prawa, a ich zaniedbania mogą skutkować odpowiedzialnością materialną.

Odpowiedzialność członków zarządu – Członkowie zarządu mogą ponosić odpowiedzialność za zobowiązania spółki powstałe przed rozpoczęciem likwidacji, zwłaszcza jeśli nie ogłoszono upadłości pomimo niewypłacalności spółki.

Odpowiedzialność wspólników – Wspólnicy, którzy pobrali majątek spółki przed zakończeniem procedury likwidacyjnej lub wiedząc o niezaspokojonych wierzycielach, mogą zostać zobowiązani do zwrotu tych kwot.

Zakończenie likwidacji – Warto pamiętać, że likwidacja spółki z o.o. nie powoduje automatycznego wygaśnięcia jej zobowiązań. W określonych sytuacjach wierzyciele mogą dochodzić swoich roszczeń od osób odpowiedzialnych za długi zlikwidowanej spółki.

Reprezentacja dwuosobowa a jeden członek zarządu w spółce z o.o.

W praktyce funkcjonowania spółek z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.) kwestia reprezentacji stanowi jeden z kluczowych elementów zarządzania i prowadzenia działalności gospodarczej. Szczególne znaczenie ma to w kontekście spółek, w których skład zarządu wchodzi dwóch lub więcej członków, a sposób reprezentacji spółki jest ustalany w umowie spółki i wpisany do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). W niniejszym artykule omówimy między innymi dwa zagadnienia, które najczęściej budzą wątpliwości przedsiębiorców:

Jak wygląda reprezentacja spółki w przypadku rezygnacji jednego z dwóch członków zarządu wieloosobowego?
Czy jeden członek zarządu może reprezentować spółkę?

Przy omawianiu tematu powołamy się na orzecznictwo, które precyzuje sposób, w jaki należy traktować reprezentację spółki w takiej sytuacji.

Reprezentacja spółki w kontekście zarządu wieloosobowego

W spółkach z o.o. przyjęty model zarządu wieloosobowego oznacza, że do podejmowania decyzji i reprezentowania spółki wymagana jest współpraca więcej niż jednej osoby. Umowa spółki może określić, że pewne czynności prawne wymagają łącznego działania członków zarządu – tzw. reprezentacji łącznej – lub alternatywnie, określić, że spółkę reprezentuje każdy z członków zarządu z osobna. Zasady te znajdują odzwierciedlenie w przepisach Kodeksu spółek handlowych (KSH), w szczególności w art. 205 § 1.

Rezygnacja jednego z członków zarządu wieloosobowego

W przypadku, gdy spółka z o.o. funkcjonuje w modelu zarządu wieloosobowego, a jeden z członków zarządu zdecyduje się na rezygnację, pojawiają się pytania o skutki takiej decyzji dla sposobu reprezentacji spółki. Kluczowym aspektem jest wtedy ocena czy zmiana liczebności zarządu wpływa na sposób reprezentowania spółki.

Gdy zarząd przestaje być wieloosobowy, a pozostaje w nim tylko jeden członek zarządu, wówczas następuje „przekształcenie” systemu reprezentacji. Jak wynika z orzeczenia Sądu Najwyższego z 15 grudnia 2016 r. (II CSK 163/16, Legalis nr 1564970), istnienie zarządu jednoosobowego powoduje dezaktualizację potrzeby określania szczegółowych technik reprezentowania spółki, które mają zastosowanie wyłącznie w przypadku zarządu wieloosobowego. Oznacza to, że gdy dojdzie do rezygnacji jednego z członków, a zarząd pozostaje jednoosobowy, dotychczasowy sposób reprezentacji zawarty w umowie spółki lub wpisany do KRS nie ma zastosowania – jednoosobowy zarząd automatycznie zyskuje prawo do samodzielnego reprezentowania spółki z o.o..

Reasumując – w przypadku rezygnacji jednego z członków zarządu wieloosobowego, pozostający w spółce jedyny członek zarządu staje się reprezentantem spółki, działając na podstawie przepisów art. 201 § 1, art. 204 § 2 oraz art. 205 § 1 k.s.h..

Czy jeden członek zarządu może reprezentować spółkę?

Drugie, niemniej istotne pytanie brzmi: czy jedyny członek zarządu może samodzielnie reprezentować spółkę? Odpowiedź jest zasadniczo twierdząca, jednak jej konkretna odpowiedź zależy od dotychczasowych ustaleń dotyczących reprezentacji.

Sposób reprezentacji wpisany do KRS

Reprezentacja spółki jest często określana przez zapis w umowie spółki, który zostaje następnie odnotowany w Krajowym Rejestrze Sądowym. Przykładowo, możliwe jest określenie, że spółkę reprezentuje zarząd łącznie z prokurentem lub na zasadzie łącznej reprezentacji („dwóch członków zarządu łącznie”). Jednak, jak zauważono w postanowieniu NSA z dnia 22 października 2020 r. (II GZ 302/20, Legalis nr 2496109), taki zapis obowiązuje tylko w przypadku, gdy zarząd jest wieloosobowy: „Sposób reprezentacji wpisany do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) obowiązuje jedynie w przypadku, gdy zarząd spółki jest wieloosobowy. Nawet jeśli w sposobie reprezentacji spółki wskazane jest, że członek zarządu reprezentuje spółkę łącznie z prokurentem, a zarząd jest jednoosobowy, to spółkę może reprezentować jedyny członek zarządu, samodzielnie, bez udziału prokurenta.”.

Jedyny członek zarządu ma prawo do samodzielnego reprezentowania spółki

Nawet jeśli w umowie spółki wpisano sposób reprezentacji, w którym jeden z członków zarządu miałby działać łącznie z prokurentem, w sytuacji, gdy zarząd jest jednoosobowy, to jedyny członek zarządu ma prawo do samodzielnego reprezentowania spółki bez udziału prokurenta. Orzeczenie to podkreśla zasadę swobody działania jednoosobowego zarządu, wynikającą z art. 205 § 1 KSH.

Dodatkowo, postanowienie SN z dnia 24 lipca 2013 r. (III CNP 1/13, Legalis nr 741879) wskazuje, że ograniczanie prawa jednoosobowego zarządu do reprezentowania spółki poprzez ustanowienie obowiązku działania łącznie z inną osobą (np. prokurentem) jest nieefektywne i bezskuteczne: „Interpretacja wskazanych przepisów dokonana przez Sąd Okręgowy, odnosząca postanowienia art. 205 § 1 k.s.h., dotyczące sposobu reprezentacji, tylko do wieloosobowego zarządu spółki, nawiązuje do stanowiska przyjmowanego przez wielu autorów i wyrażonego również w orzecznictwie Sądu Najwyższego (por. uchwałę z dnia 29 listopada 1991 r., III CZP 125/91, OSNC 1992/6/102; uchwała wykłada wprawdzie art. 199 k.h., jednak zawarta w niej argumentacja zachowuje aktualność także na gruncie art. 205 k.s.h.), że łączny sposób reprezentacji dotyczyć może jedynie wypadków, kiedy zarząd w spółce jest wieloosobowy. Natomiast a contrario z przepisu tego wynika, że jeżeli zarząd jest jednoosobowy, osoba stanowiąca zarząd ma prawo samoistnego reprezentowania spółki, a ograniczanie jej prawa przez ustanowienie obowiązku działania z inną osobą (np. prokurentem), jest bezskuteczne. Przemawia za tym ocena skutków takiego określenia sposobu reprezentacji, która – w wypadku niepowołania prokurentów prowadziłaby do uniemożliwienia prawidłowo ustanowionemu zarządowi reprezentowania spółki.”.

Konsekwencje zmiany modelu reprezentacji

W praktyce oznacza to, że jeżeli spółka początkowo funkcjonowała z zarządem wieloosobowym, a umowa spółki określała sposób reprezentacji wymagający łącznego działania (np. dwóch członków zarządu lub jednego członka zarządu wraz z prokurentem), to po rezygnacji jednego z członków następuje automatyczna zmiana tej zasady. W sytuacji, gdy pozostaje tylko jeden członek zarządu, stosuje się art. 205 k.s.h., który daje temu jedynemu członkowi pełne prawo do reprezentowania spółki samodzielnie.

Podsumowując, jeden członek zarządu może reprezentować spółkę, nawet jeżeli pierwotnie sposób reprezentacji wskazywał na konieczność łącznego działania, pod warunkiem, że w wyniku zmian organizacyjnych lub rezygnacji jednej z osób zarząd staje się jednoosobowy. Taka sytuacja jest potwierdzana zarówno w orzecznictwie Sądu Najwyższego, jak i orzeczeniach NSA.

Aspekty praktyczne i konsekwencje dla funkcjonowania spółki

Zmiana sposobu reprezentacji spółki, wynikająca z rezygnacji jednego z członków wieloosobowego zarządu, może mieć istotne konsekwencje praktyczne. Właściciele spółki powinni pamiętać, że:

Aktualizacja danych w KRS: Po zmianie składu zarządu konieczne jest niezwłoczne zgłoszenie zmiany do Krajowego Rejestru Sądowego. Wpis w KRS powinien odzwierciedlać aktualny stan, czyli informować, że zarząd jest jednoosobowy i wskazywać, że reprezentację spółki sprawuje jedyny członek zarządu.
Przemyślenie zapisów umowy spółki: Warto już na etapie tworzenia lub aktualizacji umowy spółki dokładnie określić zasady reprezentacji, z uwzględnieniem możliwości zmiany składu zarządu. Precyzyjne sformułowanie mechanizmu reprezentacji pozwoli uniknąć późniejszych sporów w przypadku zmian personalnych w zarządzie spółki.
Bezpieczeństwo i klarowność działań: Jednoosobowy zarząd, działając na podstawie art. 205 KSH, powinien być świadomy swoich uprawnień. Ograniczanie prawa reprezentacji przez mechanizmy przewidziane dla zarządu wieloosobowego może prowadzić do niejasności, a w skrajnych przypadkach – do niepotrzebnych sporów sądowych. Dlatego też, stosowanie jednoznacznych zapisów jest kluczowe dla bezpieczeństwa transakcji i codziennej działalności spółki.
Wpływ na relacje z kontrahentami: Dla kontrahentów i partnerów biznesowych ważne jest, aby wiedzieli, kto jest uprawniony do reprezentowania spółki. Zmiana modelu reprezentacji powinna być jasno komunikowana, aby nie dochodziło do sytuacji, w których kontrahenci działają na podstawie przestarzałych informacji zawartych w KRS.

Podsumowując, odpowiedzi na postawione pytania brzmią następująco:

Jak wygląda reprezentacja spółki w przypadku rezygnacji jednego z dwóch członków zarządu wieloosobowego? W przypadku rezygnacji jednego z członków zarządu wieloosobowego, gdy w wyniku tej zmiany zarząd staje się jednoosobowy, jedyny pozostający członek zarządu nabywa prawo do samodzielnego reprezentowania spółki. Dotychczasowy sposób reprezentacji wpisany do KRS, który mógł wymagać łącznego działania, traci wtedy moc, ponieważ stosuje się ogólne przepisy art. 205 KSH, co jest potwierdzone przez orzecznictwo sądów (wyrok Sądu Najwyższego z 15.12.2016 r., sygn.. akt II CSK 163/16).
Czy jeden członek zarządu może reprezentować spółkę? Tak, jeden członek zarządu może reprezentować spółkę, jeżeli zarząd funkcjonuje jako jednoosobowy. Ograniczanie prawa do samodzielnej reprezentacji poprzez zapisy przewidziane dla zarządu wieloosobowego jest bezskuteczne, co zostało potwierdzone zarówno w postanowieniu Sądu Najwyższego z 24 lipca 2013 r., III CNP 1/13, jak i w postanowieniu NSA z 22 października 2020 r., sygn.. akt II GZ 302/20.

Czy pełnomocnik może podpisać sprawozdanie finansowe za członka zarządu (kierownika jednostki)?

Kto może podpisać sprawozdanie finansowe?

Zgodnie z przepisami o rachunkowości (art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości) sprawozdanie finansowe musi być podpisane przez osobę prowadząca księgi rachunkowe oraz kierownika jednostki.

Już sama definicja „kierownika jednostki” wskazuje, że pełnomocnik spółki z o.o. nie ma prawa podpisania sprawozdania zarządu, ponieważ kierownikiem jednostki jest członek zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy – członków tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę.” (art. 3 pkt. 1 ust. 6 ustawy o rachunkowości).

Czy pełnomocnik może podpisać sprawozdanie finansowe za kierownika jednostki?

Dla zrozumienia czy pełnomocnik może podpisać sprawozdanie finansowe za kierownika jednostki pomocny będzie wyrok Sądu Najwyższego z dn. 16 października 2014 r. (sygn.. akt II KK 279/14). I choć wyrok Sądu Najwyższego pochodzi z 2014 roku i odnosi się do kwestii czy pełnomocnik może zgłosić do KRS sprawozdanie finansowe w imieniu spółki (w 2014 roku przepisy ustawy o KRS nie dopuszczały możliwości zgłaszania sprawozdania finansowego przez pełnomocnika, dziś jest to dozwolone wskutek nowelizacji ustawy o KRS z 2018 r. i dodaniu do art. 19a pkt. 3a ustawy o KRS) to jednak uzasadnienie tego wyroku pomaga zrozumieć istotę art. 52 ustawy o rachunkowości i ocenić czy możliwe jest podpisanie sprawozdania finansowego przez pełnomocnika.

Wyrok Sądu Najwyższego z dn. 16 października 2014 r. – o co chodziło w tej sprawie?

Stan faktyczny, na podstawie, którego zapadł wyrok Sądu Najwyższego z dn. 16 października 2014 r. w skrócie dotyczył tego, że Spółka X nie złożyła sprawozdań finansowych za okres 5 kolejnych lat. Urząd Kontroli Skarbowej skierował pięć zarzutów wyczerpujących znamiona przestępstw z art. 79 pkt 4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. Nr 121, poz. 591 z późn. zm.), polegających na niezłożeniu sprawozdań finansowych przeciwko księgowemu prowadzącemu księgowość Spółki X i będącego pełnomocnikiem Spółki X.

Urząd Kontroli Skarbowej wydedukował, że skoro na mocy art. 4a ustawy o rachunkowości kierownik jednostki jest podmiotem zobowiązanym do zapewnienia prawidłowości sprawozdania finansowego, toteż jest on zobowiązany do złożenia sprawozdania finansowego, to i pełnomocnik kierownika jednostki ma taki obowiązek.

Sąd Rejonowy uznał pełnomocnika za winnego zarzucanych mu czynów, jednakże umorzył warunkowo wobec niego postępowanie na rok próby i nałożył na niego 2.000 zł grzywny.

Od wyroku Prokurator Generalny wniósł kasację do Sądu Najwyższego.

Sąd Najwyższy uznał, że z przepisów o rachunkowości wynika, że osobą uprawnioną i zobowiązaną do składania rocznego sprawozdania finansowego jest kierownik jednostki, przez którego należy rozumieć członka zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy – członków tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę (…) – art. 3 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości”

Ponieważ pełnomocnik nie pełnił funkcji kierownika jednostki w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości, to nie miał obowiązku składania sprawozdania finansowego w odpowiednim rejestrze sądowym za Spółkę X. W powołanym wyżej przepisie wskazano, kto może być kierownikiem jednostki, a zatem kto mógłby być ewentualnie odpowiedzialny za składanie sprawozdań finansowych (art. 79 pkt 4). Z tegoż należy odczytać, że kierownikiem jednostki nie może być pełnomocnik ustanowiony przez jednostkę.

Sprawozdanie finansowe jest oświadczeniem wiedzy, co wyklucza podpisanie go przez pełnomocnika

Sąd Najwyższy uznał za trafne argumenty prokuratora generalnego przywołane w kasacji, z których wynika, że gdyby nawet założyć, że zakres łączącej strony umowy zawiera in extenso także zlecenie składania sprawozdań finansowych, należy zważyć, że złożenie sprawozdania finansowego to niewątpliwie czynność z zakresu prawa publicznego wynikająca z aktu normatywnego rangi ustawowej. Przeniesienie publicznoprawnego obowiązku do złożenia takiego dokumentu bez szczególnej normy prawnej [dziś taka norma już jest – art. 19a ust. 3a ustawy o KRS] zezwalającej na działanie w tym zakresie nie może odbyć się w drodze zobowiązania prywatnoprawnego, zatem takie postanowienie umowy miałoby charakter prawnie nieskuteczny. Czynności prywatnoprawne nie mogą bowiem wprowadzać modyfikacji do powinności wynikających z unormowań prawa publicznego. Sprawozdanie finansowe jest zresztą oświadczeniem wiedzy a nie woli, co wyklucza złożenie go przez pełnomocnika a w tym także, doradcę podatkowego lub osobę trudniącą się usługowym prowadzeniem ksiąg rachunkowych”

Na podstawie aktualnych przepisów powyższa argumentacja prawna zawarta w wyroku Sądu Najwyższego z dn. 16 października 2014 r. może też wyjaśnić kwestię możliwości podpisania sprawozdania finansowego przez pełnomocnika. Skoro Sąd Najwyższy uznał, że z uwagi na obowiązki leżące po stronie kierownika jednostki co do zapewnienia prawidłowości sprawozdań finansowych, samo złożenie sprawozdania finansowego w KRS przez jego pełnomocnika jest niedopuszczalne bez wyraźnej normy prawnej, która by to przewidywała (wówczas na okres wydania wyroku Sądu Najwyższego takiej normy nie było), to tym bardziej podpisanie takiego sprawozdania finansowego, bez wyraźnej normy prawnej na to zezwalającej (a takiej normy prawnej wciąż nie ma), będzie uznane za niedopuszczalne.

Konkludując, zarząd spółki z o.o. nie może „zdjąć” z siebie odpowiedzialności za prawidłowość przedstawianych danych w sprawozdaniu finansowym. To oznacza, że zarząd nie może upoważnić pełnomocnika lub prokurenta do podpisania w imieniu członka zarządu sprawozdania finansowego spółki z o.o..

Brak zarządu w spółce z o.o. a powołany prokurent samoistny

Zarząd w spółce z o.o. jest istotnym organem tej osoby prawnej, gdyż zadaniem zarządu jest bieżące prowadzenie spraw i reprezentowanie spółki. Z tego też powodu spółka z o.o. nie może funkcjonować, gdy brakuje jej zarządu. Brak zarządu oznacza, że spółka nie może przystępować do umów, nie może zaciągać zobowiązań. W procesach cywilnych, w tym gospodarczych, brak zarządu oznacza, że postępowanie sądowe, w którym uczestniczy spółka z o.o. ulega zawieszeniu z urzędu do czasu powołania nowego zarządu (art. 174 § 1 pkt. 2 k.p.c., art. 379 pkt 2 k.p.c.).

Brak zarządu, kurator

W przypadku braku zarządu, na wniosek zainteresowanej osoby, sąd gospodarczy może powołać kuratora dla spółki nie mającej obsadzonego zarządu (art. 70 § 1 k.p.c. w zw. art. 42 k.c.). Zasadniczo głównym zadaniem kuratora jest uczynić wszystko, aby powołać nowy zarząd w spółce a przy okazji kurator będzie zastępował spółkę np.: w procesach sądowych (art. 42 § 2 k.c.).

Brak zarządu, lecz jest prokurent samoistny

W sytuacji, gdy w spółce został powołany prokurent samoistny to mimo braku zarządu taka osoba może działać w imieniu spółki i może reprezentować spółkę przy czynnościach sądowych i pozasądowych. Dzieje się tak dlatego, że prokura nie wygasa z chwilą odwołania (ustąpienia) członków zarządu.

Przymuszenie wspólników do powołania zarządu

Sąd rejestrowy może przymusić wspólników spółki z o.o. do powołania zarządu w spółce pozbawionej tego organu. Zgodnie z art. 24 ust. 1a ustawy o KRS, w uzasadnionych przypadkach, w razie stwierdzenia, że osoba prawna nie posiada organu uprawnionego do reprezentowania lub w składzie tego organu zachodzą braki uniemożliwiające jej działanie, sąd rejestrowy, wyznaczając odpowiedni termin, może wezwać obowiązanych do powołania lub wyboru tego organu do wykazania, że organ został powołany lub wybrany albo że braki w jego składzie zostały usunięte. Sąd rejestrowy może stosować grzywnę w celu wymuszenia na wspólnikach spółki z o.o. powołania zarządu. Pojedyncza grzywny nie może przekroczyć 15 000 zł, sąd rejestrowy może nakładać grzywnę wielokrotnie; ogólna suma grzywien w tej samej sprawie nie może przewyższać 1 000 000 zł.

W przypadku powołania zarządu przez wspólników niezapłacone grzywny ulegają umorzeniu.