Składanie sprawozdań finansowych za 2018 rok

sprawozdanie finansowe 2018

Ustawa z dnia 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw zakłada pełną informatyzację rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego poprzez wprowadzenie obowiązku składania wszystkich wniosków do rejestru oraz prowadzania postępowania wyłącznie z wykorzystaniem systemu informatycznego.

Składanie sprawozdań finansowych za 2018 rok – tylko elektronicznie

Dodatkowo, na mocy tejże ustawy stworzone zostało między innymi Repozytorium Dokumentów Finansowych, gdzie składane i udostępniane są roczne sprawozdania finansowe podmiotów gospodarczych. O ile do końca września 2018 roku możliwe było sporządzenia sprawozdania finansowego na dotychczasowych zasadach i jedynie złożenie skanu tego sprawozdania do Repozytorium Dokumentów Finansowych w formie elektronicznej, począwszy od 1 października 2018 r. sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Sprawozdania finansowe podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego od 1 października 2018 roku sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianym w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie Ministerstwa Finansów pod adresem: Struktury sprawozdań finansowych. Każdy program księgujący powinien być wyposażony w możliwość utworzenia sprawozdania finansowego w nowym formacie.

Obowiązek zachowania formy elektronicznej oraz podpisu elektronicznego dotyczy: rocznego sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności, sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, opinii biegłego rewidenta/sprawozdania z badania rocznego sprawozdania finansowego, skonsolidowanego rocznego sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności grupy kapitałowej, sprawozdania z działalności jednostki dominującej, skonsolidowanego sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej. Powyższy obowiązek nie dotyczy uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego oraz uchwały o podziale zysku lub pokryciu straty.

Sprawozdanie finansowe automatycznie wysyłane do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych

Od 1 października 2018 r. zamieszczenie sprawozdania finansowego oraz powiązanych dokumentów w elektronicznym Repozytorium Dokumentów Finansowych spowoduje ich automatyczne przesłanie, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych. W praktyce oznacza to brak obowiązku składania sprawozdania finansowego przez podmioty wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego osobno do właściwego urzędu skarbowego, jak to miało miejsce dotychczas.

Sprawozdanie finansowe a członek zarządu cudzoziemcem

Oczywiście powstaną poważne, choć przejściowe problemy dla spółek z o.o., które posiadają cudzoziemców w zarządzie. Takie osoby w większości przypadków nie posiadają kwalifikowanego podpisu elektronicznego oraz nie mają nadanego numeru PESEL (który jest konieczny do uzyskania profilu zaufanego ePUAP). Jak uzyskać dla cudzoziemca kwalifikowany podpis elektroniczny albo numer PESEL przedstawiłem w tym wpisie: Cudzoziemiec jedynym członkiem zarządu a elektroniczne złożenie sprawozdania finansowego do KRS.

Czy uchwała na podstawie art 210 k.s.h. powinna być podjęta w głosowaniu tajnym?

pełnomocnik art. 210 k.s.h.

Zgodnie z art. 247 § 2 i 210 § 1 k.s.h. wybór pełnomocnika mającego dokonać czynności prawnej pomiędzy spółką a członkami jej zarządu ma charakter sprawy osobowej, wymagającej głosowania tajnego. Art. 247 § 2 k.s.h. definiuje pojęcie spraw osobowych, które oznacza wszystkie sprawy dotyczące osób, nie będące głosowaniami wyborczymi (np.: na przewodniczącego zgromadzenia wspólników), głosowaniami nad wnioskami o odwołanie członków organów spółki lub likwidatorów, jak też o pociągnięcie ich do odpowiedzialności. Sprawami osobowymi, które wymagają zachowania tajności w głosowaniu,  są sprawy osób związanych z organizacją i działalnością spółki z o.o., osób, które mają wpływ na jej funkcjonowanie.

W piśmiennictwie podkreśla się, że przedmiot konkretnej sprawy nie jest istotny, decyduje to, czy odnosi się ona do członków organów spółki, likwidatorów, wspólników. Powoływanymi przykładami, w których musi być zapewnione głosowanie tajne, są przykładowo sprawy wyboru przewodniczącego zgromadzenia wspólników, sekretarza tego zgromadzenia, ustalenie wysokości wynagrodzenia członka zarządu, przyznanie wspólnikom praw osobistych, a także zagadnienia dotyczące ogólnie mówiąc wszystkich osób sprawujących określoną funkcję w spółce, niekoniecznie zaś oznaczonych imiennie.

O osobowym charakterze sprawy decydować będzie funkcjonalny związek pomiędzy przedmiotem uchwały a interesami osób mających wpływ na działanie tej spółki lub funkcjonowaniem spółki i jej organów.

Tajność głosowania w tym wypadku ma gwarantować możliwość swobodnego wyrażenia poglądu w poddanej pod głosowanie sprawie, bez narażania się na ewentualne szykany ze strony osób zainteresowanych odpowiednim wynikiem głosowania. Uchwała w sprawie powołania pełnomocnika, który ma złożyć oświadczenie w sprawach majątkowych spółki, i to w zakresie stosunków pomiędzy tą spółką a członkami jej zarządu, jest zasadniczo sprawą podwójnie osobową. Po pierwsze, z uwagi na to, że bezpośrednio dotyczy umocowania konkretnej osoby, która w określonym zakresie ma podjąć czynności zamiast zarządu spółki w imieniu tej spółki (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 15 czerwca 2012 r., II CSK 217/11), a po drugie – chodzi o umocowanie do czynności, zawieranych z osobami pełniącymi aktualnie funkcję zarządu – organu decyzyjnego spółki z o.o..

Zagrożenie konfliktem interesów w takim wypadku ustawodawca starał się zmniejszyć, poprzez postawienie wymagania, by spółki nie reprezentował zarząd, co jednak nie usuwa potrzeby zagwarantowania dalszej ochrony poprzez zapewnienie także tajności głosowania przy powoływaniu osoby zastępującej wyłączony organ w niedozwolonej dla niego czynności.

Jeżeli uchybienie formalne (nieprzeprowadzenie głosowania w trybie tajnym) wywarło wpływ na treść uchwały, to taka uchwała może zostać unieważniona.

Umowa o pracę z członkiem zarządu w spółkach jednoosobowych i rodzinnych

Umowa o pracę z członkiem zarządu w spółkach jednoosobowych i rodzinnych

W spółkach kapitałowych członek zarządu może wykonywać swoje obowiązki: (1) na podstawie umowy o pracę (umowy zlecenia, umowy menedżerskiej, itp.) albo też (2) wyłącznie na podstawie uchwały wspólników spółki. Przepisy kodeksu spółek handlowych nie zabraniają zawierania przez wspólników lub członków zarządu umów o pracę ze spółką, których zakres dotyczących obowiązków wykracza poza zakres obowiązków zarządzania spółką.

Wyjątkiem są tu jednoosobowe spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i tzw. spółki rodzinne, co jednak nie wynika z przepisów prawa, lecz z jednolitego orzecznictwa sądów pracy i ubezpieczeń społecznych.

Przyczyną wskazywaną przez sądy, która wyklucza zawarcie umowy o pracę w jednoosobowej spółce z ograniczoną odpowiedzialnością oraz w tzw. spółce rodzinnej jest charakter więzi łączącej spółkę z zarządcą (wyrok Sądu Apelacyjnego w Gdańsku z dnia 7 lipca 2016 r., III AUa 197/16).

W spółce kapitałowej pracodawcą jest spółka, a nie jej akcjonariusz lub udziałowiec, lecz mimo to w orzecznictwie Sądu Najwyższego prezentowane jest stanowisko, że jednoosobowa spółka z o.o. oraz tzw. spółka rodzinna jest szczególną formą prowadzenia działalności gospodarczej na „własny” rachunek, różniącą się jedynie oddzieleniem jej od osobistego majątku jedynego wspólnika poprzez konstrukcję (fikcję) osoby prawnej. Podstawową cechą umowy o pracę jest wymiana świadczeń między pracodawcą a pracownikiem. Taka wymiana będzie iluzoryczna w sytuacji, gdy pracodawcą jest jedyny (lub zasadniczo jedyny) wspólnik sp. z o.o. W tej sytuacji status wykonawcy pracy jest połączony (wchłonięty) przez status pracodawcy i nie można mówić o podporządkowaniu pracowniczym.

W spółce, w której status wykonawcy pracy (pracownika) zostaje zdominowany przez właścicielski status wspólnika spółki z o.o. nie może być mowy o zatrudnieniu w ramach stosunku pracy. W tej sytuacji wspólnik faktycznie wykonuje czynności na rzecz samego siebie i na swoje własne ryzyko. Z tego też względu w orzeczeniach Sądu Najwyższego przyjmuje się, że co prawda wspólnicy wieloosobowych spółek z o.o. mogą wykonywać zatrudnienie na podstawie umów o pracę zarówno w charakterze członków zarządu, jak i na stanowiskach wykonawczych, gdyż w takiej sytuacji wspólnika nie można traktować, jako podmiotu, którego praca polega na obrocie jego własnym kapitałem (wyroki z dnia 16 grudnia 2008 r., I UK 162/08; z dnia 9 czerwca 2010 r., II UK 33/10; wyrok z dnia 12 maja 2011 r., II UK 20/11 i powołane w nich orzeczenia), jednakże nie dotyczy to już sytuacji, gdy udział innych wspólników jest iluzoryczny.

Taka konfiguracja oznacza bowiem połączenie pracy i kapitału, co wyklucza dopuszczalność nawiązania stosunku pracy z własną spółką i podleganie takiego wspólnika pracowniczym ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnym, niezależnie od rodzaju czynności (wykonawcze czy zarządzające), jakie miałyby być realizowane w ramach umowy o pracę (por. wyroki z dnia 7 kwietnia 2010 r., II UK 177/09; z dnia 3 sierpnia 2011 r., I UK 8/11).

Pełnomocnik do doręczeń w Rzeczypospolitej Polskiej członka zarządu spółki

pełnomocnik do doręczeń

 W dniu 15 marca 2018 roku wszedł w życie nowy przepis zawarty w art. 19a ust. 5a ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, który stanowi, że: „Jeżeli adres do doręczeń osób, o których mowa w ust. 5, znajduje się poza obszarem Unii Europejskiej, należy wskazać pełnomocnika do doręczeń w Rzeczypospolitej Polskiej..”.

Osoby wymienione w art. 19a ust. 5 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym to osoby uprawione do reprezentacji podmiotu wpisanego do Rejestru Przedsiębiorców (np.: członkowie zarządu, likwidatorzy lub prokurenci). Przy powołaniu tych osób należy do wniosku o wpis do KRS dołączyć oświadczenia tych osób obejmujące zgodę na ich powołanie oraz ich adresy do doręczeń. Jeżeli adres do doręczeń powołanej osoby znajduje się poza terytorium Unii Europejskiej (np.: Szwajcaria, Norwegia, Ukraina, Białoruś, Rosja), dodatkowo należy dla takiej osoby ustanowić pełnomocnika do doręczeń w Rzeczypospolitej Polskiej.

Powyższa regulacja oznacza, że jeśli osoby wchodzące w skład zarządu zamieszkują w jednym z państw członkowskich UE to są zobowiązane wskazać adres do doręczeń na terytorium UE. Natomiast osoby zamieszkujące poza obszarem Unii Europejskiej, na podstawie art. 19a ust. 5a ustawy o KRS są zobowiązane wskazać pełnomocnika do doręczeń w RP.

Pełnomocnictwo do doręczeń może wyglądać w następujący sposób:

PEŁNOMOCNICTWO DO DORĘCZEŃ

Zgodnie z art. 19a ust. 5a ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym ja niżej podpisany(a):

……………………………………………………………….

Imię i nazwisko

……………………………………………………………….

Legitymujący się (rodzaj, nr dokumentu tożsamości)

Zamieszkały(a) pod adresem:

……………………………………………………………….

……………………………………………………………….

……………………………………………………………….

 

Ustanawiam pełnomocnikiem do doręczeń:

……………………………………………………………….

Imię i nazwisko

……………………………………………………………….

Legitymujący się (rodzaj, nr dokumentu tożsamości)

Zamieszkały(a) pod adresem:

……………………………………………………………….

……………………………………………………………….

……………………………………………………………….

 

……………………………………………………………….

Data i miejsce

……………………………………………………………….

podpis

 

Foto: zbiory własne

Cudzoziemiec jedynym członkiem zarządu a elektroniczne złożenie sprawozdania finansowego do KRS

elektroniczne sprawozdanie finansowe

Od 15 marca 2018 roku sprawozdania finansowe spółek z ograniczoną odpowiedzialnością są składane wyłącznie w sposób elektroniczny. Wiele osób obsługujących spółki z udziałem kapitału zagranicznego pytają się jak złożyć elektronicznie sprawozdanie finansowe, gdy cudzoziemcy nie posiadają Polskiego numeru PESEL.

W jaki sposób złożyć elektronicznie sprawozdanie finansowe do KRS, gdy w zarządzie spółki z o.o. zasiadają wyłącznie cudzoziemcy?

Jeżeli zarząd w spółce z o.o. składa się wyłącznie z cudzoziemców nie posiadających numeru PESEL to w celu złożenia, w formie elektronicznej, sprawozdania finansowego do KRS istnieją następujące rozwiązania: (i) uzyskanie dla jednego cudzoziemca numeru PESEL i złożenie sprawozdania finansowego do Repozytorium Dokumentów Finansowych albo (ii) uzyskanie dla jednego cudzoziemca kwalifikowanego podpisu elektronicznego i złożenie sprawozdania finansowego poprzez wniosek o wpis sprawozdania finansowego przez Portal S24.

Złożenie sprawozdania finansowego do Repozytorium Dokumentów Finansowych (z PESEL-em dla cudzoziemca)

Zasady uzyskania dla cudzoziemca numeru PESEL (także dla nie mieszkającego na stałe w Polsce) zostały opisane pod tym linkiem: Uzyskaj PESEL dla cudzoziemca.

Następnie należy założyć konto w systemie Ministerstwa Sprawiedliwości. Jeżeli nie masz konta, musisz je założyć. Konto można utworzyć wchodząc na stronę: https://ekrs.ms.gov.pl/ i klikając na S24 – Rejestracja spółki Inne wnioski. Na dole strony jest okienko: Logowanie i możliwość: „Utwórz konto”. Z utworzonego konta można na portalu S24 bezpłatnie zgłosić dokumenty finansowe spółki z o.o. lub możne je zgłosić wracając na stronę główną i klikając na „Bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych”.

Złożenie wniosku o wpis sprawozdania finansowego przez Portal S24 (bez numeru PESEL dla cudzoziemca)

Po pierwsze, trzeba uzyskać dla cudzoziemca elektroniczny podpis kwalifikowany wydawany przez jedną z kilku firm działających na terenie Polski, uprawnionych do wydawania podpisów elektronicznych. Jedną z polskich firm wydających cudzoziemcom kwalifikowane podpisy elektroniczne jest firma Certum i na jej stronie można znaleźć ofertę wydania kwalifikowanego podpisu elektronicznego i pod tym linkiem można sprawdzić, jaka jest procedura uzyskania podpisu elektronicznego dla cudzoziemca.

Następnie, po uzyskaniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego dla cudzoziemca należy otworzyć osobiste konto w systemie Ministerstwa Sprawiedliwości (w sposób opisany powyżej poprzez zakładkę S24 – Rejestracja spółki Inne wnioski), podając dane osobowe osoby składającej sprawozdanie finansowe autoryzując konto za pomocą uzyskanego podpisu elektronicznego.

Składanie sprawozdania finansowego przez cudzoziemca nieposiadającego numeru PESEL oznacza, iż taka osoba składa odpłatny wniosek o dokonanie wpisu do KRS, korzystając z formularza KRS-Z30. Wniosek taki podlega opłacie sądowej w wysokości 140 zł.

 

Zdjęcie: zbiory własne

Osoby uprawnione do powoływania zarządu spółki z o.o.

Osoby uprawnione do reprezentowania osoby prawnej

Przepisy ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym wprowadziły nowy obowiązek informacyjny w przypadku zgłoszenia spółki kapitałowej do KRS-u oraz przy rejestrowaniu każdej zmiany dotyczącej spółki kapitałowej. Zgodnie z art. 19a ust. 5d ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym rejestrując spółkę z o.o. lub spółkę akcyjną oraz zgłaszając jakiekolwiek zmianę dotyczącą spółki należy do zgłoszenia dołączyć listę obejmującą nazwisko i imię oraz adres do doręczeń albo firmę lub nazwę i siedzibę członków organów lub osób uprawnionych do powołania zarządu. Przykład takiej listy można znaleźć tutaj: lista osób uprawnionych do powołania zarządu.

Co ważne, adres do doręczeń osoby uprawionej do powoływania zarządu powinien znajdować się na terenie Unii Europejskiej; jeśli osoba uprawiona do powoływania zarządu nie posiada adresu do doręczeń na obszarze Unii Europejskiej to należy dla takiej osoby wyznaczyć pełnomocnika do doręczeń w Rzeczypospolitej Polskiej.

Każda zmiana adresu osoby uprawionej do powoływania zarządu musi być zgłoszona do Krajowego Rejestru Sądowego. Jeśli adres do korespondencji dla osoby uprawionej do powoływania zarządu nie zostanie zaktualizowany to do czasu zaktualizowania adresu sąd będzie dokonywał doręczeń na adres ujawniony w aktach rejestrowych.

Zgłoszenie zmian adresu osoby uprawionej do powoływania zarządu nie podlegają opłacie sądowej.

Powyższa zmiana ma na celu przyspieszenie postępowań przymuszających wobec spółek kapitałowych które nie mają zarządu. Brak organu uprawnionego do reprezentacji osoby prawnej jest istotnym problemem dla kontrahentów (wierzycieli) spółek kapitałowych, choćby z punku widzenia odpowiedzialności członów zarządu za długi spółki.

Jeśli spółka kapitałowa nie będzie posiadać zarządu lub gdy w składzie zarządu będą zachodziły braki uniemożliwiające jej działanie to sąd rejestrowy będzie wzywał osoby uprawione do powoływania zarządu do prawidłowego powołania organu zarządczego. Wyznaczając odpowiedni termin sąd rejestrowy może też wezwać do wykazania, że organ został powołany lub wybrany albo że braki w jego składzie zostały usunięte. Niewykonanie wskazanych przez sąd obowiązków będzie zagrożone nałożeniem grzywny. Sąd będzie mógł ponawiać grzywnę jeśli mimo jej nałożenia osoba uprawniona do powołania zarządu nie wykona wezwania sądu.

Foto: zbiory własne

Oświadczenie potwierdzające sporządzenie dokumentacji podatkowej

oświadczenie o sporządzeniu dokumentacji stron powiązanych

Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych niektórzy podatnicy są zobowiązani do złożenia oświadczenia potwierdzającego sporządzenie dokumentacji podatkowej.

Są to następujące kategorie podmiotów (art. 9a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych):

  1. Podatnicy, których przychody lub koszty przekroczyły w roku poprzedzającym rok podatkowy równowartość 000.000 euro, którzy dokonywali transakcji lub ujęli inne zdarzenia z podmiotami powiązanymi, mających istotny wpływ na ich dochód (stratę);
  2. Podatnicy rozpoczynający działalność, których przychody lub koszty przekroczyły w pierwszym roku podatkowym równowartość 000.000 euro, którzy dokonywali transakcji lub ujęli inne zdarzenia z podmiotami powiązanymi, mających istotny wpływ na ich dochód (stratę);
  3. Podatnicy dokonujący zapłaty należności na rzecz podmiotu pochodzącym z kraju stosującym szkodliwą konkurencję podatkową, wynikających z transakcji lub innego zdarzenia ujętego w księgach rachunkowych, jeżeli łączna kwota (lub jej równowartość) wynikająca z umowy lub rzeczywiście zapłacona w roku podatkowym łączna kwota wymagalnych w roku podatkowym świadczeń przekracza równowartość 000 euro;
  4. Podatnicy zawierający z podmiotem pochodzącym z kraju stosującym szkodliwą konkurencję podatkową: (i) umowę spółki niebędącej osobą prawną, jeżeli łączna wartość wniesionych przez wspólników wkładów przekracza równowartość 000 euro, albo (ii) umowę wspólnego przedsięwzięcia lub inną umowę o podobnym charakterze, w których wartość wspólnie realizowanego przedsięwzięcia określona w umowie, a w przypadku braku określenia w umowie tej wartości, przewidywana na dzień zawarcia umowy, przekracza równowartość 20.000 euro;
  5. Podatnicy zagraniczni prowadzący działalność przez położony w Polsce zakład,
  6. Podatnicy polscy prowadzący działalność przez zagraniczny zakład położony poza granicami Polski.

Powyżej wymienione podmioty, prócz tego że są zobowiązane do przygotowania dokumentacji stron powiązanych to jeszcze powinny złożyć oświadczenie o sporządzeniu dokumentacji podatkowej. Oświadczenie takie składa się urzędowi skarbowemu do dnia upływu terminu określonego dla złożenia rocznego zeznania podatkowego (w większości przypadków będzie to 31 marca roku następnego po roku podatkowym).

Oświadczenie o sporządzeniu dokumentacji podatkowej jest podpisywane przez członka zarządu odpowiadającego za sprawy finansowe spółki. W przypadku podatników zagranicznych prowadzących działalność w Polsce za pośrednictwem oddziału oświadczenie może podpisać osoba upoważniona do reprezentowania zagranicznego zakładu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Niezłożenie takiego oświadczenia w terminie może prowadzić do odpowiedzialności karno-skarbowej osoby odpowiedzialnej za złożenie takiego oświadczenia. Niezłożenie w terminie oświadczenia o sporządzeniu dokumentacji podatkowej może być potraktowany jako brak złożenia wymaganej informacji podatkowej (sankcja w art. 80 kodeksu karno-skarbowego). Taki czyn jest zagrożony w Kodeksie karnym skarbowym karą grzywny.

 

Foto dzięki uprzejmości: Ben Schonewille / freedigitalphotos.net