inne zagadnienia dotyczące spółki z o.o. Archives

Dziedziczenie udziałów w spółce z o.o.

Dlaczego testament ma kluczowe znaczenie przy sukcesji udziałów w spółce z o.o.?

Do naszej kancelarii zgłosiła się wdowa z małoletnią córką. Zmarły mąż był udziałowcem w kilku lokalnych spółkach z o.o., działających na terenie Piaseczna i okolic. Obie Panie chciały się dowiedzieć co muszą robić, aby formalnie stać się udziałowcami w spółkach, w których wspólnikiem był mąż i ojciec.

Śmierć jednego ze wspólników spółki z o.o. nie oznacza od razu, że spółka rozwiązuje się lub wymaga przeprowadzenia postępowania likwidacyjnego. Zasada jest prosta, jeśli jeden ze wspólników spółki z o.o. umrze, to jego udziały w spółce podlegają dziedziczeniu i w miejsce zmarłego wspólnika wchodzą jego spadkobiercy (art. 922 § 1 k.c.).

To, komu faktycznie przypadną udziały zmarłego wspólnika, zależy od trzech warunków: (1) czy zmarły wspólnik pozostawił testament; (2) czy umowa spółki reguluje kwestię wstępowania spadkobierców w miejsce zmarłego wspólnika oraz (3) czy udziały zmarłego wspólnika należały do małżeńskiej wspólności majątkowej lub czy zmarły wspólnik pozostawił małoletnie dzieci.

Jak widać, brak zastanowienia się, co będzie z udziałami po śmierci wspólników będzie prowadzić do długoletnich sporów sądowych, kończących się koniecznością dokonywania kosztownych spłat spadkobierców po zmarłym wspólniku.

Elementami stosowanymi przy planowaniu – co będzie po śmierci wspólnika – są prawidłowo skonstruowane zapisu umowy spółki z o.o., testament wspólnika, zapis windykacyjny.

Podstawowe zasady dziedziczenia udziałów

Jak to już wcześniej powiedziano, zasadniczo udziały w spółce z o.o. podlegają dziedziczeniu, gdyż są to prawa majątkowe wchodzące w skład spadku (art. 922 § 1 k.c., art. 183 § 1 k.s.h.).

Jeżeli zmarły wspólnik spółki z o.o. nie pozostawił testamentu, to w takim przypadku obowiązują ogólne zasady dziedziczenia ustawowego, czyli dziedziczenie małżonka i najbliższych krewnych (art. 931–935 k.c.). Udziały zmarłego wspólnika wchodzą do ogólnej masy spadkowej i przypadają spadkobiercom w częściach wynikających z dziedziczenia ustawowego, co prowadzi do współwłasności udziałów w spółce z o.o. do czasu dokonania działu spadku i przypisania udziałów konkretnym spadkobiercom (art. 1035 k.c.).

Jeśli zmarły wspólnik spółki z o.o. sporządził testament to decydujące znaczenie ma jego ostatnia wola wyrażona w testamencie. W testamencie wspólnik może wskazać kogo powołuje do całości lub części spadku (np.: wyłącznie do nabycia po nim udziałów w spółce z o.o.). Wspólnik spółki z o.o. może też ustanowić zapisy zwykłe lub zapisy windykacyjne (art. 941, art. 968 i art. 981¹ k.c.) regulujące kwestię własności udziałów po jego śmierci.

Niezależnie od tego czy zmarły wspólnik pozostawił testament czy też nie pozostawił testamentu, to wobec spółki z o.o. dopiero prawidłowe zawiadomienie zarządu spółki z o.o. o śmierci wspólnika wraz z dołączonym postanowieniem o stwierdzeniu nabycia spadku albo notarialnym akcie poświadczenia dziedziczenia jest momentem umożliwiającym wykonywanie uprawnień udziałowca przez spadkobierców (art. 187 § 1 k.s.h., art. 1027 k.c., wyrok Sądu Najwyższego z 26 maja 2011 r., III CSK 221/10).

Zasady dziedziczenia udziałów w spółce z o.o. mogą być też uregulowane w umowie spółki

Zasady dziedziczenia udziałów w spółce z o.o. mogą być też uregulowane w samej umowie spółki. Wspólnicy spółki z o.o. mogą między sobą uzgodnić zasady wstępowania w ich miejsce spadkobierców lub też mogą ustalić, że spadkobiercy nie dziedziczą udziałów, lecz są spłacani w gotówce. W przypadku, gdy umowa spółki z o.o. ogranicza lub wyłącza wstąpienie spadkobierców wspólnika to umowa spółki musi precyzyjnie określać zasady i warunki spłaty takich spadkobierców (art. 183 § 1 k.s.h.).

Uregulowanie w umowie spółki z o.o., iż spadkobiercy po zmarłym wspólniku są wyłączeni od wstąpienia do spółki oznacza, że: (1) na gruncie przepisów prawa spadkowego spadkobiercy dziedziczą udziały w spółce z o.o., lecz (2) na gruncie przepisów prawa handlowego tacy spadkobiercy nie staną się wspólnikami a jedynie otrzymają przysługującą im spłatę wartości udziałów zmarłego wspólnika spółki z o.o.

Aby takie ograniczenie lub wyłączenie wstąpienia spadkobierców było skuteczne prawnie umowa spółki z o.o. musi przewidywać godziwe i realne zasady spłaty wartości udziałów po zmarłym wspólniku, spłaty, która ma być dokonana w rozsądnym terminie, „pod rygorem bezskuteczności takiego ograniczenia lub wyłączenia”.

W tym miejscu można zacytować wyrok Sądu Apelacyjnego w Białymstoku w wyroku z 1 lutego 2018 r., I AGa 23/18: Zgodnie z art. 183 § 1.k.s.h., umowa spółki może ograniczyć lub wyłączyć wstąpienie do spółki spadkobierców na miejsce zmarłego wspólnika. W tym przypadku umowa spółki powinna określać warunki spłaty spadkobierców niewstępujących do spółki, pod rygorem bezskuteczności ograniczenia lub wyłączenia. Kodeks wymaga zatem, aby umowa spółki – pod rygorem bezskuteczności wyłączenia spadkobierców bądź ograniczenia ich wstąpienia do spółki – wskazywała warunki spłaty spadkobierców niewstępujących do spółki. Przepisy nie zawierają w tej kwestii żadnych minimalnych wymagań. Bez wątpienia jednak warunki spłaty nie mogą być przyjęte w sposób dowolny. Spadkobierca niewstępujący do spółki powinien być spłacony według godziwej wartości udziałów spadkodawcy i w rozsądnym terminie. Zapisy umowy przewidujące np. rażąco późny termin spłaty albo spłatę po wartości rażąco niższej od aktualnej wartości rynkowej bądź przynajmniej księgowej udziałów (np. po wartości nominalnej) należy uznać za nieważne jako stanowiące obejście prawa. W takim wypadku należy przyjąć, że warunki spłaty nie zostały w ogóle ustalone w umowie spółki, co powoduje, że spadkobiercy wstępują do spółki, tak jakby wyłączenie bądź ograniczenie w tym zakresie nie było przewidziane.”.

Jak widać w tym wyroku Sąd Apelacyjny w Białymstoku uznał, że postanowienia przewidujące rażąco odległe terminy spłaty spadkobierców albo spłatę spadkobierców według wartości wyraźnie zaniżonej wobec wartości rynkowej udziałów należy uznać za nieważne, jako zmierzające do obejścia prawa (art. 58 § 1 k.c.).

Testament zwykły a dziedziczenie udziałów w spółce z o.o.

Najczęściej spotykaną sytuacją jest spisany przez wspólnika testament, w którym wspólnik spółki z o.o. wskazuje jednego lub kilku spadkobierców dziedziczących po jego śmierci cały majątek (art. 941 k.c.). Takie rozrządzenie majątkiem po śmierci obejmuje całość majątku, a więc też i udziały w spółce z o.o.

Przy powołaniu kilku spadkobierców, udziały w spółce z o.o. wchodzą do ogólnej masy spadkowej i są objęte współwłasnością wszystkich spadkobierców aż do czasu przeprowadzenia działu spadku przez wszystkich spadkobierców (art. 1035 k.c.). Przed dokonaniem działu spadku przez spadkobierców zarząd spółki z o.o. będzie miał problem z ustaleniem kto faktycznie jest uprawiony do wykonywania praw z odziedziczonych przez kilku spadkobierców udziałów w spółce z o.o.. Kodeks spółek handlowych przewiduje, że w takim przypadku spadkobiercy wykonują swoje prawa w spółce wyłącznie za pośrednictwem wspólnie wyłonionego przedstawiciela spadkobierców (art. 184 § 1 k.s.h.).

Jeśli spadkobiercy nie wyznaczą wspólnego przedstawiciela, to spółka może składać oświadczenia dowolnie wybranemu spadkobiercy (art. 184 § 2 k.s.h.).

Zapis windykacyjny udziałów w sp. z o.o. jako precyzyjne narzędzie planowania sukcesji

Rozwiązaniem znacznie precyzyjniejszym niż klasyczne powołanie do spadku w testamencie jest zapis windykacyjny udziałów w spółce z o.o.. W testamencie sporządzonym w formie aktu notarialnego przez wspólnika spółki z o.o. spadkodawca może postanowić, że oznaczona osoba po śmierci wspólnika nabędzie, z chwilą otwarcia spadku, jego udziały w spółce z o.o., czyli zbywalne prawo majątkowe (art. 981¹ § 2 pkt 2 k.c.).

Skorzystanie z zapisu windykacyjnego udziałów w spółce z o.o. jest najczęściej wykorzystywane, gdy wspólnik spółki z o.o. wie, komu chciałby przekazać całość posiadanych przez niego udziałów po jego śmierci (np. jednemu z dzieci).

Bardzo ważną zaletą zapisu windykacyjnego udziałów w spółce z o.o. jest to, że prawo własności udziałów w spółce z o.o. przechodzi na zapisobiorcę z chwilą śmierci wspólnika spółki z o.o., bez konieczności czekania na przeprowadzenie działu spadku po zmarłym wspólniku.

Trzeba jednak pamiętać o kilku istotnych ograniczeniach:

zapis windykacyjny jest możliwy wyłącznie w formie aktu notarialnego (art. 981¹ § 1 k.c.);
przedmiot zapisu (udziały) musi należeć do spadkodawcy w chwili jego śmierci, a więc nie można „przekazać” w zapisie windykacyjnym udziałów w spółce z o.o., których nie był właścicielem testator na dzień jego śmierci (np.: jeśli przed jego śmiercią zostały one sprzedane lub umorzone, art. 981¹ § 2 k.c.);
skuteczność zapisu windykacyjnego wobec spółki z o.o. wciąż będzie zależeć od tego, co stanowi umowa spółki o dziedziczeniu udziałów – jeżeli umowa spółki wyłącza wstąpienie spadkobierców, to zapisobiorca otrzymuje wyłącznie prawo do spłaty wartości udziałów i nie stanie się wspólnikiem spółki z o.o. (art. 183 § 1 k.s.h.).

Ryzyka praktyczne: wielu spadkobierców, spory i paraliż korporacyjny

Z praktyki obsługi prawnej spółek z o.o. można wskazać na najczęściej występujące problemy z dziedziczeniem udziałów:

mamy kilku spadkobierców, którzy nie potrafią porozumieć się co do wyboru wspólnego przedstawiciela, aby reprezentował ich jako współwłaścicieli udziałów w spółce z o.o.;
kilku spadkobierców ma rozbieżne pomysły co do przyszłości udziałów w spółce z o.o.; przykładowo część spadkobierców chce angażować się w rozwój spółki a inni domagają się natychmiastowej sprzedaży udziałów;
istnieje konflikt między spadkobiercami a dotychczasowymi wspólnikami co do sposobu prowadzenia spraw spółki.

Powyższe problemy pojawiają się zawsze wtedy, gdy wspólnik spółki z o.o. nie miał przemyślanej strategii co ma stać się z jego udziałami w spółce z o.o. po jego śmierci.

Małoletni spadkobierca jako wspólnik – szczególne problemy

W praktyce bardzo częsta sytuacja to dziedziczenie udziałów w spółce z o.o. przez małoletnie dzieci. Dziecko może być wspólnikiem spółki z o.o., jednak jego ograniczona zdolność do czynności prawnych prowadzi do poważnych komplikacji prawnych w spółce z o.o. (art. 12 i art. 15 k.c.).

Jeżeli małoletni obejmuje udziały w spółce z o.o. w drodze dziedziczenia to oświadczenia woli w jego imieniu składają jego rodzice jako przedstawiciele ustawowi. W wielu wypadkach na złożenie danego oświadczenia będzie wymagane uzyskanie wcześniejszej zgody sądu rodzinnego; dotyczy to czynności przekraczających zwykły zarząd majątkiem dziecka, więc zbycie udziałów, wyrażenie zgody na likwidację spółki czy przeprowadzenie istotnych zmian w treści umowy spółki (art. 101 § 3 w zw. z art. 95 § 1 k.r.o.).

W praktyce każda czynność wymagająca zgody sądu rodzinnego wydłuży proces decyzyjny w spółce o kilka-kilkanaście miesięcy, co w spółkach z o.o. wymagających szybko podejmowanych decyzji prowadzi do paraliżu decyzyjnego.

Warto też zaznaczyć, że częstą sytuacją będzie to, że jednym ze wspólników spółki z o.o., obok dziecka jest jego rodzic. W takiej sytuacji konieczne będzie ustanowienie dla dziecka kuratora, ponieważ rodzic nie może reprezentować dziecka w przypadku konfliktu interesów (art. 98 § 2 pkt 2 i art. 99 § 1 k.r.o.).

Dlatego też warto zawczasu uregulować mechanizmy spłaty spadkobierców albo przekazania udziałów w umowie spółki z o.o. w ten sposób, aby małoletni nie stawali się wspólnikami w spółce z o.o..

Aspekty podatkowe dziedziczenia udziałów

Dziedziczenie udziałów w spółce z o.o. wywołuje przede wszystkim skutki na gruncie podatku od spadków i darowizn. Nabycie udziałów przez spadkobiercę albo zapisobiorcę z tytułu dziedziczenia lub zapisu windykacyjnego podlega temu podatkowi (art. 1 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku od spadków i darowizn). Jeżeli jednak nabywcą jest osoba z tzw. „grupy zerowej” (małżonek, zstępni, wstępni, rodzeństwo, pasierb, ojczym, macocha), możliwe jest całkowite zwolnienie z podatku od spadków i darowizn, pod warunkiem zgłoszenia nabycia w terminie 6 miesięcy na formularzu SD-Z2 (art. 4a ust. 1 tej ustawy).

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 18 października 2023 r., 0113-KDIPT2-3.4011.564.2023.3.JŚ, uznał, że prawo do spłaty udziałów zmarłego wspólnika, przysługujące spadkobiercy na podstawie umowy spółki, podlega podatkowi od spadków i darowizn, a nie podatkowi dochodowemu PIT (art. 2 ust. 1 pkt 3 ustawy o PIT).

Osobną kwestią jest późniejsze zbycie odziedziczonych udziałów. Wówczas dochód wspólnika podlega opodatkowaniu PIT, przy czym kosztem uzyskania przychodu jest wartość udziałów przyjęta do opodatkowania podatkiem od spadków i darowizn (art. 22 ust. 1d ustawy o PIT).

Jak zaplanować sukcesję udziałów w spółce z o.o. – praktyczne kroki

Doświadczenie kancelarii adwokackiej pokazuje, że najlepsze efekty daje równoległe uregulowanie zasad dziedziczenia w: umowie spółki i w testamencie.

Po pierwsze, warto dokładnie przeanalizować umowę spółki. Należy sprawdzić, czy: umowa dopuszcza dziedziczenie udziałów bez ograniczeń, przewiduje wymóg zgody pozostałych wspólników na wstąpienie spadkobierców, wyłącza wstąpienie spadkobierców i w zamian przewiduje spłatę, a jeśli tak – czy sposób ustalenia wartości udziałów i termin spłaty można uznać za godziwe. Umowa może także wprowadzać wymogi dotyczące kwalifikacji nowych wspólników (np. określonych uprawnień zawodowych), co bywa istotne w wyspecjalizowanych branżach (art. 183 § 1–2 k.s.h.).

Po drugie, testament powinien być napisany tak, aby rzeczywiście realizował przyjętą strategię sukcesji. Jeżeli celem jest przekazanie udziałów jednej osobie, a innym spadkobiercom przekazanie innych aktywów, korzystne bywa posłużenie się zapisem windykacyjnym udziałów w spółce z o.o. zawartym w testamencie notarialnym (art. 981¹ k.c.).

Czy fundacja rodzinna może nabywać udziały w spółkach z o.o.? Aspekty prawne i podatkowe

Czym jest fundacja rodzinna? Krótkie omówienie

Fundacja rodzinna to osoba prawna, która jest tworzona po to, aby gromadzić majątek, zarządzać nim w interesie beneficjentów i spełniać na ich rzecz świadczenia, zgodnie ze statutem i wolą fundatora (art. 2 ust. 1 ustawy o fundacji rodzinnej).

Ustawodawca zaprojektował fundację rodzinną jako narzędzie sukcesji i ochrony aktywów, które pozwala oddzielić własność majątku od jego bieżącego prowadzenia przez członków rodziny, a zarazem uporządkować zasady wypłat na rzecz beneficjentów w wielu pokoleniach (art. 1 w zw. z art. 2 ust. 1 ustawy o fundacji rodzinnej).

Rejestracja fundacji rodzinnej następuje w sądowym rejestrze fundacji rodzinnych i kończy etap „fundacji rodzinnej w organizacji”. Dopiero wpis do rejestru fundacji rodzinnych oznacza, że fundacja rodzinna ma osobowość prawną oraz od momentu rejestracji można korzystać z szeregu ułatwień i zwolnień podatkowych przewidzianych dla fundacji rodzinnej (art. 21 pkt 6 i art. 27 ustawy o fundacji rodzinnej; art. 6 ust. 1 pkt 25 oraz art. 6 ust. 9 ustawy o CIT).

Minimalny fundusz założycielski fundacji rodzinnej wynosi 100.000 zł i powinien zostać wniesiony przez fundatora w formach przewidzianych ustawą i statutem, np. środkami pieniężnymi, udziałami, papierami wartościowymi lub nieruchomościami (art. 17 ustawy o fundacji rodzinnej).

Fundacja może być ustanowiona aktem założycielskim albo testamentem, wymaga statutu, spisu mienia i powołania organów, w szczególności zarządu, a w określonych konfiguracjach także rady nadzorczej (art. 21 pkt 1–4 ustawy o fundacji rodzinnej). Prowadzenie działalności gospodarczej przez fundację dopuszczalne jest tylko w zamkniętym katalogu czynności, m.in. przystępowania do spółek handlowych i uczestniczenia w nich, nabywania i zbywania udziałów lub akcji oraz obrotu niektórymi składnikami majątku, co ma kluczowe znaczenie dla zwolnienia w CIT (art. 5 ust. 1 pkt 3–4 ustawy o fundacji rodzinnej; art. 6 ust. 1 pkt 25 ustawy o CIT).

Krótka odpowiedź na pytanie czy fundacja rodzinna może nabywać udziały w spółkach z o.o., brzmi, tak, fundacja rodzinna może nabywać, posiadać i zbywać udziały w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością, ale musi robić to w granicach ustawowego katalogu dozwolonej aktywności, z uwzględnieniem skutków podatkowych na poziomie fundacji rodzinnej oraz beneficjentów (art. 5 ust. 1 pkt 3–4 ustawy o fundacji rodzinnej; art. 6 ust. 1 pkt 25, art. 24q i art. 24r ustawy o CIT).

Dozwolony zakres aktywności fundacji rodzinnej

Ustawa o fundacji rodzinnej zawiera zamknięty katalog czynności uznanych za dozwoloną działalność gospodarczą fundacji, w tym wprost „przystępowanie do spółek handlowych (…) oraz uczestniczenie w tych spółkach”, co obejmuje także spółki z o.o. (art. 5 ust. 1 pkt 3 ustawy o fundacji rodzinnej). Zwolnienie podmiotowe z CIT obejmuje dochody fundacji osiągane w ramach tej dozwolonej aktywności, a zatem m.in. dywidendy otrzymywane ze spółki z o.o. i przychód ze zbycia udziałów, o ile transakcje nie wykraczają poza ustawowy katalog (art. 6 ust. 1 pkt 25 ustawy o CIT). gospodarczej fundacji ramy „czynności uznanych za dozwoloną działalność gospodarczą fundacji” ustawodawca nakazuje opodatkować tak osiągnięty dochód stawką 25% (art. 24r ustawy o CIT).

Jakie spółki „pasują” do fundacji: sp. z o.o. – tak, spółka partnerska albo cywilna – nie

Praktyka i orzecznictwo wskazują, że fundacja rodzinna może stać się właścicielem spółek handlowych, będących podatnikami CIT, takich jak spółka z o.o., PSA, S.A. czy SKA (art. 5 ust. 1 pkt 3 ustawy o fundacji rodzinnej; art. 6 ust. 1 pkt 25 ustawy o CIT). WSA w Warszawie ujął to w następujący sposób: „fundacja rodzinna (…) może przystępować i uczestniczyć jedynie w spółkach, które są podatnikami podatku dochodowego od osób prawnych” — co sąd zastosował w sprawie dotyczącej luksemburskiej SCSp, odmawiając zwolnienia podatkowego fundacji rodzinnej (sygn. akt III SA/Wa 682/24). W podobnym duchu sądy administracyjne rozstrzygały sprawy dotyczące spółek cywilnych i innych podmiotów „transparentnych podatkowo”.

JAK FUNDACJA RODZINNA MOŻE „wejśĆ” do spółki z o.o.?

Fundacja może nabyć udziały w spółce z o.o. przez nabycie udziałów, może je otrzymać w drodze darowizny (np. od fundatora) albo może objąć nowe udziały przy podwyższeniu kapitału zakładowego, a także fundator może wnieść udziały spółki z o.o. do fundacji rodzinnej na pokrycie funduszu założycielskiego (art. 17 ustawy o fundacji rodzinnej).

Jeśli spółka z o.o. posiada nieruchomości rolne o znacznej powierzchni upraw to KOWR ma następujące uprawnienia przy transakcji zbycia udziałów w takiej spółce: przy sprzedaży udziałów w spółce z o.o. posiadającej nieruchomości rolne KOWR ma prawo pierwokupu takich udziałów, a przy czynnościach nieodpłatnych — prawo nabycia takich udziałów (art. 3a ustawy o kształtowaniu ustroju rolnego). KOWR sam podkreśla, że może wykonać prawo pierwokupu udziałów „w ciągu dwóch miesięcy od otrzymania skutecznego zawiadomienia”, co wymusza zastosowanie warunku zawieszającego w umowie sprzedaży udziałów (art. 3a ustawy o kształtowaniu ustroju rolnego).

W umowach nabycia udziałów dotyczących spółek „rolnych” standardem jest wpisywanie warunku zawieszającego przeniesienia prawa własności do udziałów do czasu upływu terminu na wykonanie prawa pierwokupu lub nabycia przez KOWR. Wytyczne i odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania przygotowane przez KOWR od lat akcentują możliwość sądowego ustalenia ceny udziałów, jeżeli cena rynkowa i umowna rażąco się różnią, co też warto przewidzieć w harmonogramie transakcyjnym sprzedaży udziałów w takiej spółce z o.o. (art. 3a ustawy o kształtowaniu ustroju rolnego).

CIT po stronie fundacji: zwolnienie przy inwestycjach „w dozwolonym zakresie”, 25% przy działalności niedozwolonej

Co do zasady fundacja rodzinna jest zwolniona z CIT, jeżeli osiąga dochody w ramach dozwolonej aktywności, takiej jak posiadanie i zbywanie udziałów, pobór dywidend czy udział w zyskach spółek będących podatnikami CIT (art. 6 ust. 1 pkt 25 ustawy o CIT). Jeżeli jednak fundacja zacznie prowadzić działalność wykraczającą poza katalog z art. 5 ustawy o fundacji rodzinnej, jej dochód zostanie opodatkowany stawką 25%, bez możliwości skorzystania z większości ulg i zwolnień charakterystycznych dla „zwykłych” podatników CIT (art. 24r ustawy o CIT). Przepisy przewidują też szczególny podatek od przychodów z budynków, który co do zasady może dotyczyć fundacji w zakresie nieobjętym zwolnieniem (art. 24b ustawy o CIT).

Sądy administracyjne i organy podatkowe utrwaliły też podejście niekorzystne dla inwestycji fundacji w zagraniczne podmioty „transparentne podatkowo” — tam zwolnienie podatkowe nie działa, a dochody uzyskiwane od takich podmiotów traktuje się jak uzyskane poza dozwolonym zakresem działania fundacji rodzinnej (art. 5 ustawy o fundacji rodzinnej; art. 6 ust. 1 pkt 25 i art. 24r ustawy o CIT). Przeglądy orzecznicze i omówienia wyroków sądowych wskazują wprost na wyroki III SA/Wa 682/24 oraz III SA/Wa 2753/23, w których sąd administracyjny wykluczył możliwość zastosowania zwolnienia dla przychodów z SCSp.

Dywidendy i sprzedaż udziałów: kiedy brak CIT po stronie fundacji

W interpretacjach KIS powtarza się teza, że zbycie udziałów w spółce z o.o. przez fundację rodzinną, jeśli mieści się w art. 5 ustawy o fundacji rodzinnej, pozostaje objęte zwolnieniem z CIT (art. 6 ust. 1 pkt 25 ustawy o CIT). W interpretacji z 6 maja 2025 r. organ wskazał, że zbycie udziałów nabytych wcześniej w drodze darowizny korzysta ze zwolnienia, o ile transakcja nie ma charakteru działalności wykraczającej poza katalog ustawowy — w praktyce ta konkluzja oznacza, że sprzedaż udziałów w spółce z o.o. jest bezpieczna podatkowo dla fundacji rodzinnej (art. 5 ustawy o fundacji rodzinnej; art. 6 ust. 1 pkt 25 ustawy o CIT).

Analogicznie dywidendy wypłacane fundacji rodzinnej przez spółki kapitałowe co do zasady nie są u niej opodatkowane CIT z uwagi na zwolnienie podmiotowe; płatnik powinien jednak weryfikować status fundacji rodzinnej i zakres zwolnienia, a w nieoczywistych sytuacjach zabezpieczyć się interpretacją podatkową (art. 6 ust. 1 pkt 25 ustawy o CIT).

Wypłaty do beneficjentów: 15% CIT w fundacji i preferencje w PIT (grupa „zero”)

Sam fakt posiadania akcji lub udziałów przez fundację nie generuje CIT; podatek pojawia się przy transferze pieniędzy do beneficjentów fundacji rodzinnej. Na poziomie fundacji rodzinnej ustawodawca nałożył 15% podatek od świadczeń i mienia przekazywanego przez fundację na rzecz beneficjentów, a także od tzw. ukrytych zysków na ich rzecz (art. 24q ust. 1–2 ustawy o CIT). Po stronie beneficjentów zastosowanie ma reżim PIT, w którym najbliższa rodzina fundatora — tzw. „grupa zero” — co do zasady korzysta ze zwolnienia w granicach i proporcji określonych ustawą (art. 21 ust. 1 pkt 157 ustawy o PIT). W licznych interpretacjach organy potwierdzały możliwość pełnego zwolnienia z PIT w „grupie zero” przy spełnieniu wymogów proporcji wniesionego mienia, a w niektórych sprawach korygowały wcześniejsze, zbyt restrykcyjne stanowiska (art. 21 ust. 1 pkt 157 ustawy o PIT).

Fundacja rodzinna w organizacji a obrót udziałami – uwagi praktyczne

Z chwilą sporządzenia aktu założycielskiego albo ogłoszenia testamentu powstaje fundacja rodzinna w organizacji, która przed wpisem do rejestru fundacji rodzinnych może nabywać prawa (w tym udziały w spółce z o.o.), zaciągać zobowiązania oraz występować w obrocie jako samodzielny podmiot; reprezentuje ją co do zasady fundator albo ustanowiony przez niego pełnomocnik, a w wypadkach wskazanych w ustawie – także zarząd, przy czym po wpisie do rejestru fundacja uzyskuje osobowość prawną i wstępuje we wszystkie prawa i obowiązki fundacji w organizacji (art. 23 ust. 1–4 i 6 oraz art. 24 ustawy o fundacji rodzinnej). Taki model umożliwia zawieranie „pilnych” transakcji przez fundację jeszcze przed jej rejestracją, ale wymaga starannego przygotowania pełnomocnictw i ścisłego ustalenia mechanizmu późniejszego zatwierdzenia czynności przez właściwy organ fundacji po dokonanym wpisie do rejestru (art. 23 ust. 5 ustawy o fundacji rodzinnej).

W praktyce największym „wąskim gardłem” jest legitymacja czynna fundacji rodzinnej w organizacji do czynności wymagających zachowania szczególnej formy prawnej – notariusze, banki i kontrahenci pytają o dokumenty potwierdzające umocowanie osób reprezentujących fundację rodzinną w organizacji; dlatego zestaw dokumentów do transakcji z udziałem fundacji rodzinnej w organizacji powinien obejmować co najmniej: akt założycielski, statut, spis mienia fundacji, uchwałę o powołaniu organów oraz pełnomocnictwa od fundatora, a samą umowę nabycia udziałów warto następnie potwierdzić uchwałą rady nadzorczej i klauzulą ratyfikacyjną zarządu po rejestracji fundacji (art. 23 ust. 3–5 ustawy o fundacji rodzinnej). W literaturze sygnalizuje się, że brak rejestracji fundacji rodzinnej w rejestrze bywa źródłem opóźnień, zwłaszcza przy czynnościach wymagających weryfikacji osób uprawionych do działania w imieniu fundacji i zakresu ich umocowania.

W transakcjach, których przedmiotem są udziały spółkach „rolnych” trzeba uwzględnić dodatkowy czas związany z procedurą przed KOWR, bo termin na wykonanie prawa pierwokupu KOWR liczony jest co do zasady w miesiącach, a samo oświadczenie KOWR wymaga formy aktu notarialnego; z tego względu w kontraktach zawieranych przez fundację rodzinną w organizacji warto korzystać z warunku zawieszającego uzależniającego skutek rozporządzający prawem własności do udziałów w spółce „rolnej” zarówno od braku wykonania prawa pierwokupu przez KOWR, jak i od uzyskania wpisu fundacji do rejestru fundacji rodzinnych (art. 3a ustawy o kształtowaniu ustroju rolnego; art. 89 k.c.). Ułatwia to zsynchronizowanie procedury związanej z rejestracją fundacji rodzinnej z dwumiesięcznym terminem na ewentualne złożenie oświadczenia przez KOWR.

Ryzyka podatkowe nie kończą się na samej dacie podpisania umowy sprzedaży udziałów w spółce z o.o.. Ustawodawca przewidział, że jeśli fundacja rodzinna w organizacji nie zostanie zgłoszona do rejestru w ciągu sześciu miesięcy od dnia powstania albo gdy prawomocnie odmówiono jej wpisu, traci ona prawo do zwolnienia podmiotowego z CIT „wstecz”, tj. od dnia jej powstania; w takiej sytuacji musi złożyć zaległe zeznania CIT i rozliczyć podatek dochodowy na zasadach ogólnych (art. 6 ust. 9–10 ustawy o CIT). W interpretacjach indywidualnych organy podatkowe konsekwentnie przypominają o retroaktywnym charakterze tej sankcji zwolnieniowej, co przy transakcjach kapitałowych zawieranych przed wpisem do rejestru fundacji rodzinnych może być istotnym ryzykiem transakcyjnym.

Jeżeli rejestracja fundacji nie powiedzie się, fundacja rodzinna w organizacji podlega rozwiązaniu i likwidacji na podstawie rozdziału 11 ustawy o fundacji rodzinnej; przesłankami są właśnie niezłożenie wniosku o wpis w terminie sześciu miesięcy lub prawomocna odmowa wpisu (art. 85 ustawy o fundacji rodzinnej). Likwidacja fundacji w organizacji przebiega co do zasady według tych samych zasad, co likwidacja fundacji wpisanej, aż do momentu rozliczenia się z wierzycielami i rozdysponowania mienia zgodnie ze statutem, a w braku odmiennych postanowień – według reguł ustawowych właściwych dla podziału majątku fundacji po likwidacji (art. 90 ustawy o fundacji rodzinnej). W praktyce oznacza to konieczność „odwrócenia” skutków gospodarczych i prawnych dokonanych już transakcji, które miały służyć długoterminowej akumulacji majątku w fundacji rodzinnej.

Na poziomie odpowiedzialności reprezentantów fundacji rodzinnej w organizacji warto pamiętać, że osoby reprezentujące fundację w organizacji ponoszą odpowiedzialność wobec fundacji do czasu zatwierdzenia ich czynności, a w sprawach publicznoprawnych – zwłaszcza podatkowych – ustawodawca przewidział dodatkowy reżim odpowiedzialności członków organów fundacji za zaległości podatkowe fundacji rodzinnej oraz fundacji rodzinnej w organizacji, co dodatkowo wzmacnia potrzebę kontrolowania ryzyka formalnego i terminów rejestrowych (art. 23 ust. 5 ustawy o fundacji rodzinnej; art. 116a Ordynacji podatkowej).

Z punktu widzenia praktyki prowadzenia tego typu transakcji skuteczne bywa zastosowanie konstrukcji „kupuję jako pełnomocnik fundacji rodzinnej z obowiązkiem niezwłocznego przeniesienia prawa własności do nieruchomości na fundację po jej rejestracji”, przy jednoczesnym dokonaniu depozytu notarialnego ceny lub zastosowaniu rachunku powierniczego i zastrzeżeniu umownym rozstrzygnięcia co do kosztów w razie wykonania prawa pierwokupu przez KOWR bądź odmowy wpisu do rejestru fundacji rodzinnej (art. 108 i art. 734–735 k.c.; art. 3a ustawy o kształtowaniu ustroju rolnego). Takie podejście pozwala w miarę szybko zrealizować transakcję.

Podsumowanie praktyczne

Fundacja rodzinna może być udziałowcem spółki z o.o.. Taka inwestycja pozwala na zachowanie neutralności na poziomie CIT w fundacji rodzinnej w okresie akumulacji i reinwestycji kapitału (art. 5 ust. 1 pkt 3 ustawy o fundacji rodzinnej; art. 6 ust. 1 pkt 25 ustawy o CIT). Należy jednak pilnować, aby inwestowanie w spółki z o.o. mieściło się w dozwolonym zakresie dla fundacji rodzinnych, a przy spółkach posiadających nieruchomości rolne należy przestrzegać procedur z KOWR (art. 3a ustawy o kształtowaniu ustroju rolnego). Wypłaty do beneficjentów oznaczają konieczność zapłaty 15% CIT po stronie fundacji rodzinnej i opodatkowanie PIT u beneficjentów z preferencją podatkową dla „grupy zero” (art. 24q ustawy o CIT; art. 21 ust. 1 pkt 157 ustawy o PIT). W bardziej złożonych scenariuszach inwestycyjnych, zwłaszcza z udziałem podmiotów zagranicznych, warto uzyskać zabezpieczenie stanowiska interpretacją podatkową wydawaną przez KIS (art. 24r ustawy o CIT).

Czy trzeba zmieniać umowę spółki z o.o. po sprzedaży udziałów?

Zmiana umowy spółki z o.o. po sprzedaży udziałów

Sprzedaż udziałów w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.) to czynność powszechna w praktyce gospodarczej. Pojawia się jednak często pytanie: czy po sprzedaży udziałów konieczna jest zmiana umowy spółki? Odpowiedź zależy od treści tej umowy i charakteru nadanych uprawnień. W artykule wyjaśniamy, kiedy korekta umowy jest niezbędna, a kiedy wystarczy aktualizacja listy wspólników.

Sprzedaż udziałów – co zmienia się w spółce?

Zgodnie z art. 180 § 1 Kodeksu spółek handlowych (k.s.h.), udziały w spółce z o.o. są co do zasady zbywalne, chyba że umowa stanowi inaczej. Przeniesienie udziałów nie wpływa automatycznie na treść umowy spółki – nie stanowi jej zmiany w rozumieniu art. 255 k.s.h.. Obowiązek notyfikacji zmian dotyczy natomiast listy wspólników, składanej w KRS na formularzu KRS-ZE.

Kiedy zmiana umowy spółki po sprzedaży udziałów nie jest potrzebna?

Brak szczególnych uprawnień lub ograniczeń

Jeśli umowa spółki nie przypisuje konkretnym wspólnikom żadnych osobistych uprawnień (np. prawa powoływania członka zarządu) ani nie ogranicza zbywania udziałów (np. wymogu uzyskania zgody), sprzedaż udziałów nie wymaga zmiany umowy. Zmianie ulega wyłącznie lista wspólników, która ma charakter ewidencyjny (art. 188 § 1 k.s.h.).

Wpisy imienne o charakterze informacyjnym

Często w umowie spółki pojawiają się wpisy zawierające imię i nazwisko wspólnika, np. „Jan Kowalski obejmuje 100 udziałów po 500 zł każdy”. Praktyka specjalistów zajmujących się zagadnieniami prawa handlowego i rejestracjami w sądach gospodarczych (A. Kułakowska, Zarzadwspolcezoo.pl) wskazuje, że taka informacja zawarta w umowie spółki z o.o. nie kreuje automatycznie obowiązku zmiany umowy spółki po sprzedaży tych udziałów, o ile nie towarzyszą jej inne, związane z osobą wspólnika postanowienia.

Kiedy zmiana umowy spółki jest konieczna?

Nadanie imiennych uprawnień wspólnikom

Jeżeli umowa przyznaje konkretnej osobie (np. „Janowi Kowalskiemu”) prawo powoływania członka zarządu, uprawnienie to nie przechodzi automatycznie na nabywcę udziałów. Taka sytuacja wymaga zmiany umowy – w przeciwnym razie postanowienie staje się bezprzedmiotowe.

Podobne stanowisko zajął Sąd Apelacyjny w Krakowie (I ACa 1382/16), który analizował utratę przywilejów głosów po zbyciu udziałów, wskazując na konieczność odpowiedniego urealnienia zapisów umownych.

Wpisy dotyczące uprzywilejowania udziałów powiązanego z osobą

Jeśli uprzywilejowanie (np. co do głosu) przypisano nie udziałowi jako takiemu, lecz konkretnej osobie, zmiana właściciela oznacza konieczność zmiany treści umowy.

Ograniczenia zbywalności udziałów zawarte w umowie spółki

Na marginesie należy wspomnieć o tym, że umowa spółki może zastrzec wymóg uzyskania zgody zarządu lub wspólników na sprzedaż udziałów (art. 182 k.s.h.). W takiej sytuacji nieuzyskanie zgody odpowiedniego organu spółki doprowadzi do nieważności umowy sprzedaży udziałów. Można oczywiście zmienić umowę spółki i wykreślić zapis o konieczności uzyskania zgody zarządu lub wspólników na sprzedaż udziałów.

Wpisy do KRS – co należy zrobić po sprzedaży udziałów?

Niezależnie od tego, czy zmiana umowy spółki jest potrzebna czy nie, to sprzedaż udziałów zawsze wymaga aktualizacji listy wspólników (art. 188 § 3 k.s.h.) i zgłoszenia zaktualizowanej listy wspólników do KRS. Lista ta powinna zostać podpisana przez cały zarząd i złożona w sądzie rejestrowym w terminie 7 dni od dokonania zmiany w składzie udziałowców.

Wnioski praktyczne

Sytuacja	Czy trzeba zmienić umowę?	Co trzeba zrobić?
Wpis wspólników imiennie w umowie spółki, ale bez przywilejów	❌ Nie	Złożyć nową listę wspólników do KRS
Imienne uprawnienia (np. powołanie członka zarządu)	✅ Tak	Uchwała Zgromadzenia Wspólników zmieniająca umowę spółki (akt notarialny)
Uprzywilejowanie udziałów powiązane z osobą (np. preferencje w głosowaniu)	✅ Tak	Uchwała Zgromadzenia Wspólników zmieniająca umowę spółki (akt notarialny)
Ograniczenie zbywalności udziałów	✅ Tak / Weryfikacja	Sprawdzenie umowy spółki pod kątem warunków ważności umowy sprzedaży udziałów

Podsumowanie

Zasadą jest brak konieczności zmiany umowy spółki po sprzedaży udziałów, nawet jeśli wspólnik został wskazany z imienia i nazwiska w pierwotnej treści umowy spółki. Wyjątkiem są sytuacje, gdy z udziałem tego wspólnika wiążą się specjalne uprawnienia, przywileje lub ograniczenia.

Samo zbycie udziałów powoduje konieczność aktualizacji listy wspólników w KRS, ale nie powoduje automatycznej potrzeby modyfikacji treści umowy spółki z o.o.. Stanowisko doktryny oraz orzecznictwo sądowe jednoznacznie potwierdzają taką praktykę.

Newsletter KRS – Ważne narzędzie monitorowania spraw w KRS

W dobie dynamicznych zmian na rynku oraz rosnącej liczby prób nieuprawnionych modyfikacji danych spółek, bezpieczeństwo obrotu gospodarczego nabiera szczególnego znaczenia. Ministerstwo Sprawiedliwości, wprowadzając nowelizację ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS), stworzyło innowacyjną usługę – Newsletter KRS. Dzięki niemu przedsiębiorcy mają możliwość bieżącego monitorowania zgłaszanych zmian rejestrowych swoich spółek do KRS, co znacząco zwiększa poziom ochrony przed procederem tzw. kradzieży spółki.

Czym jest newsletter KRS?

Newsletter KRS to bezpłatna usługa informacyjna udostępniana przez Portal Rejestrów Sądowych (PRS). Jego głównym celem jest umożliwienie przedsiębiorcom natychmiastowego dostępu do informacji o zgłoszeniu zmian rejestrowych dotyczących wybranych przez nich podmiotów. Dzięki tej usłudze, użytkownik otrzymuje powiadomienia drogą elektroniczną – na wskazany adres e-mail – o każdej zmianie, która dotyczy spółki zarejestrowanej w KRS. Zmiany te obejmują m.in. rejestrację nowej sprawy, zmianę danych spółki czy dokonanie wpisu w rejestrze.

Na czym polega newsletter KRS?

Usługa Newslettera KRS opiera się na automatycznym monitorowaniu wpisów dokonywanych w Krajowym Rejestrze Sądowym. Po zalogowaniu się na swoje konto w Portalu Rejestrów Sądowych użytkownik ma możliwość wskazania podmiotów, o których chce być informowany. W praktyce oznacza to, że wystarczy podać numer KRS spółki – system automatycznie pobiera z bazy odpowiednie dane i aktywuje subskrypcję. Każde powiadomienie zawiera podstawowe informacje, takie jak:

numer KRS,
sygnatura sprawy,
data rejestracji sprawy lub wpisu,
numer wpisu (w przypadku wpisów).

Takie dane pozwalają na szybkie zidentyfikowanie zmian w rejestrze oraz umożliwiają przedsiębiorcy sprawdzenie szczegółów w aktach rejestrowych, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Czego można dowiedzieć się z Newslettera KRS?

Dzięki Newsletterowi KRS przedsiębiorcy mogą otrzymywać na bieżąco informacje o zmianach rejestrowych, które mają istotne znaczenie dla bezpieczeństwa spółki. W szczególności newsletter sygnalizuje następujące zdarzenia:

Rejestracja sprawy na wniosek – użytkownik otrzymuje powiadomienie o złożeniu wniosku o zmianę danych spółki. Informacja ta zawiera numer KRS, sygnaturę sprawy oraz datę jej rejestracji. Dzięki temu przedsiębiorca może szybko zweryfikować, czy wniosek został złożony przez niego lub przez uprawnione osoby.
Rejestracja sprawy z urzędu – w niektórych przypadkach sąd rejestrowy samodzielnie rejestruje sprawę dotyczącej spółki. Newsletter dostarcza również takie informacje, co pozwala na monitorowanie działań sądu z urzędu.
Wpis w rejestrze – powiadomienia o dokonanym wpisie zawierają dodatkowo numer wpisu oraz datę dokonania zmiany. Choć informacje przesyłane przez newsletter są podstawowe, stanowią one sygnał, że warto sprawdzić szczegółowe dane danej sprawy w aktach rejestrowych.

Dzięki otrzymywaniu takich powiadomień, właściciele spółek, członkowie zarządu czy wspólnicy mają możliwość szybkiej reakcji w przypadku wykrycia nieautoryzowanych zmian. To narzędzie działa jak wczesne ostrzeżenie, które może uchronić firmę przed próbą „kradzieży spółki” – czyli sytuacją, w której osoby nieuprawnione, na podstawie sfałszowanych dokumentów, dokonują zmian w rejestrze, przejmując kontrolę nad spółką.

Jak się zapisać do newslettera KRS?

Aby skorzystać z usługi Newslettera KRS, konieczne jest posiadanie konta w Portalu Rejestrów Sądowych. Proces subskrypcji jest prosty i intuicyjny. Oto kroki, które należy wykonać:

Załóż konto w PRS
Jeśli jeszcze nie posiadasz konta, zarejestruj się na Portalu Rejestrów Sądowych. Rejestracja jest bezpłatna i umożliwia korzystanie z wielu przydatnych funkcji systemu.
Zaloguj się na swoje konto
Po zakończeniu rejestracji, zaloguj się na swoje konto, używając podanych danych logowania.
Wybierz zakładkę dotycząca subskrypcji
Na stronie głównej PRS, w nowo wprowadzonych funkcjonalnościach, znajdziesz zakładkę – Newsletter KRS – umożliwiającą dodanie podmiotów do monitorowania. Kliknij w nią, aby przejść do formularza subskrypcji.
Wprowadź numer KRS podmiotu
Aby rozpocząć subskrypcję, należy wpisać numer KRS interesującej spółki. System automatycznie pobierze dane firmy z bazy KRS.
Potwierdź subskrypcję
Po zweryfikowaniu danych spółki, kliknij przycisk „Monitoruj” lub „Zapisz subskrypcję”. W ten sposób aktywujesz otrzymywanie powiadomień na wskazany adres e-mail.
Zarządzaj subskrypcjami
W każdej chwili możesz modyfikować swoje ustawienia subskrypcji – zmieniać okres monitorowania (maksymalnie do roku), odwołać subskrypcję lub przedłużyć jej ważność. Informacje o wygasających subskrypcjach są wyświetlane w panelu zarządzania.

Ile na raz podmiotów można śledzić w usłudze Newsletter KRS?

Jedną z istotnych cech usługi Newslettera KRS jest ograniczenie liczby podmiotów, które jeden użytkownik może śledzić. Obecnie system umożliwia monitorowanie maksymalnie 50 podmiotów na jedno konto. Ograniczenie to wynika z aktualnych możliwości technicznych Portalu Rejestrów Sądowych i ma na celu zapewnienie płynności działania systemu. Dzięki temu nawet przedsiębiorcy zainteresowani monitorowaniem wielu spółek mogą korzystać z usługi bez ryzyka przeciążenia systemu.

Podsumowanie

Newsletter KRS to nowoczesne narzędzie informacyjne, które ma na celu zwiększenie bezpieczeństwa obrotu gospodarczego. Umożliwiając przedsiębiorcom szybki dostęp do informacji o zmianach rejestrowych, usługa ta stanowi dodatkowy mechanizm ochrony przed próbami nieuprawnionych modyfikacji danych spółek. Dzięki automatycznym powiadomieniom, właściciele spółek, członkowie zarządu oraz wspólnicy mogą szybko reagować na wszelkie podejrzane zmiany, co w konsekwencji pozwala na udaremnienie potencjalnych prób „kradzieży spółki”.

Proces rejestracji w usłudze jest prosty – wystarczy posiadanie konta w Portalu Rejestrów Sądowych, wpisanie numeru KRS wybranego podmiotu oraz potwierdzenie subskrypcji. Co istotne, użytkownik może śledzić do 50 podmiotów, a subskrypcja jest ważna przez maksymalnie rok, z możliwością jej przedłużenia. Warto zatem wykorzystać tę funkcjonalność jako dodatkowe narzędzie ochrony i zarządzania spółką.

W dobie cyfryzacji procesów rejestrowych i rosnących zagrożeń w obrocie gospodarczym, Newsletter KRS stanowi cenne wsparcie dla przedsiębiorców, umożliwiając im bieżący nadzór nad stanem spółki oraz szybkie reagowanie na wszelkie nieprawidłowości. To narzędzie jest szczególnie przydatne w kontekście przeciwdziałania przestępstwom gospodarczym i zwiększenia transparentności działalności rejestrowej.

Krok po kroku: Jak założyć spółkę z o.o. w 2025 roku?

Rok 2025 przyniósł szereg zmian nie tylko w gospodarce, ale także w przepisach dotyczących rejestracji spółek. Jeśli planujesz założyć spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.), warto poznać się z najnowszymi wymaganiami oraz różnicami, jakie wprowadził Krajowy Rejestr Sądowy (KRS) wraz z wejściem w życie PKD 2025. W niniejszym artykule krok po kroku przedstawimy, co musisz wiedzieć o spółce z o.o. przed jej rejestracją, jakie dokumenty przygotować, jakie zmiany wprowadził KRS i co oznacza PKD 2025, ile trwa proces rejestracji oraz jaka jest różnica między rejestracją w systemie S24 a rejestracją przez Portal Rejestrów Sądowych.

Co musisz wiedzieć o spółce z o.o. przed jej rejestracją?

Spółka z o.o. to jedna z najpopularniejszych form prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Jej główne cechy to ograniczona odpowiedzialność wspólników – odpowiadają oni w zasadzie tylko do wysokości wniesionego kapitału. Inną ważną cechą spółki z o.o. jest stosunkowo elastyczny system zarządzania. Przed rejestracją warto wiedzieć, że:

Odpowiedzialność wspólników: Spółka z o.o. chroni prywatny majątek wspólników, co jest dużym atutem dla osób rozpoczynających działalność.
Kapitał zakładowy: Minimalny kapitał zakładowy wynosi 5 000 zł, jednakże warto rozważyć, czy wybrana wysokość będzie wystarczająca dla realizacji planowanej działalności.
Struktura organizacyjna: Spółka z o.o. musi posiadać zarząd, a w niektórych przypadkach także radę nadzorczą. Warto z góry określić, jak będzie wyglądało zarządzanie spółką i jakie będą kompetencje poszczególnych organów.
Umowa spółki: Kluczowym dokumentem jest umowa spółki, sporządzona w formie aktu notarialnego. Określa ona m.in. przedmiot działalności, zasady reprezentacji, prawa i obowiązki wspólników oraz zasady podziału zysków.

Co musisz przygotować przed rejestracją?

Przed przystąpieniem do rejestracji spółki z o.o. konieczne jest zgromadzenie odpowiedniej dokumentacji. Do najważniejszych należą:

Umowa spółki: Sporządzona w formie aktu notarialnego. Dokument ten musi precyzyjnie określać m.in. nazwę spółki, siedzibę, przedmiot działalności, wysokość kapitału zakładowego, zasady reprezentacji oraz udziały wspólników.
Wniosek o rejestrację w KRS (formularz KRS-W3): Wypełniony zgodnie z obowiązującymi przepisami, zawiera dane dotyczące spółki, wspólników, zarządu oraz przedmiotu działalności.
Oświadczenie o wniesieniu kapitału zakładowego: Dowód wpłaty kapitału na rachunek spółki lub inny dokument potwierdzający wniesienie kapitału.
Dokumenty potwierdzające prawo do lokalu: Umowa najmu, użyczenia lub inne dokumenty, które potwierdzają prawo do korzystania z adresu siedziby spółki.
Opłata sądowa: Dowód uiszczenia opłaty rejestracyjnej, której wysokość ustalana jest na podstawie obowiązujących przepisów.
Oświadczenia członków zarządu: Dotyczące objęcia funkcji oraz spełnienia wymogów formalnych, np. oświadczenia o niekaralności.
Inne dokumenty uzupełniające: W zależności od specyfiki spółki i rodzaju prowadzonej działalności, mogą być wymagane dodatkowe dokumenty, np. zezwolenia lub koncesje potwierdzające możliwość prowadzenia działalności w specyficznych branżach.

Każdy z tych dokumentów powinien być sporządzony zgodnie z obowiązującymi przepisami i powinien być złożony w odpowiedniej formie. Warto również pamiętać, że proces rejestracji spółki z o.o. odbywa się za pośrednictwem systemu elektronicznego (Portal Rejestrów Sądowych), co umożliwia dołączenie skanów dokumentów. Dlatego też upewnij się, że wszystkie dokumenty są czytelne i kompletne.

W razie wątpliwości co do sporządzenia dokumentów lub wymogów formalnych, zawsze warto skonsultować się z adwokatem lub radcą prawnym, specjalizującym się w prawie spółek. Profesjonalna pomoc pozwoli uniknąć błędów, które mogą opóźnić proces rejestracji lub wpłynąć na prawidłowość wpisu w KRS.

Jakie zmiany wprowadził KRS i co oznacza PKD 2025?

W 2025 roku weszła w życie nowa klasyfikacja działalności gospodarczej – PKD 2025. W porównaniu z PKD 2007, nowa klasyfikacja jest bardziej precyzyjna i lepiej dostosowana do współczesnych realiów rynkowych. Oto, co warto wiedzieć:

PKD 2025: Nowa klasyfikacja uwzględnia rozwój nowych technologii, działalności cyfrowej oraz zmiany w gospodarce. Pozwala na dokładniejsze określenie przedmiotu działalności spółki.
Zmiany w KRS: Od 1 stycznia 2025 roku, przy składaniu wniosków o wpis lub zmianę wpisu w KRS, przedsiębiorcy muszą wskazać kody PKD zgodne z nową klasyfikacją. Dla spółek już istniejących przewidziany jest okres przejściowy do 31 grudnia 2026 roku, po którym nastąpi automatyczne przeklasyfikowanie.
Wpływ na rejestrację: Nowe przepisy mają na celu ujednolicenie wpisów rejestrowych i dostosowanie ich do aktualnych realiów. Oznacza to, że wszelkie zmiany w danych spółki (np. zmiana adresu czy rozszerzenie działalności) muszą być dokonywane przy użyciu kodów PKD 2025.

Ile trwa cały proces rejestracji?

Cały proces rejestracji spółki z o.o. może trwać od kilku dni do kilku tygodni, w zależności od:

Kompletności dokumentów: Im lepiej przygotowane są dokumenty, tym szybciej przebiegnie proces rejestracji.
Szybkości pracy sądu rejestrowego: Różne sądy działają w różnym tempie.
Wybory metody rejestracji: Rejestracja przez tzw. s24 często przebiega szybciej niż tradycyjna rejestracja w Portalu Rejestrów Sądowych.

Średnio, przy kompletnej dokumentacji i korzystaniu z systemu rejestracji w s24, proces może trwać około 2–3 dni, skorzystanie zaś z Portalu Rejestrów Sądowych może wydłużyć proces rejestracji do 2-3 tygodni. Warto też pamiętać, że przy ewentualnych błędach lub brakach w dokumentach, proces może się jeszcze dodatkowo wydłużyć.

Jaka jest różnica między rejestracją w systemie S24 a rejestracją w Portalu Rejestrów Sądowych?

W Polsce przedsiębiorcy mają dwie główne możliwości rejestracji spółki z o.o.:

System S24: Jest to system elektroniczny dedykowany rejestracji spółek, który korzysta ze standardowych wzorców umów. Rejestracja przez S24 jest zazwyczaj szybsza, prostsza i tańsza. W przypadku spółek, które korzystają z wzorców S24, proces rejestracji przebiega online, a cała procedura jest bardziej zautomatyzowana.
Portal Rejestrów Sądowych: To centralny system, w którym rejestrowane są wszystkie podmioty gospodarcze. Rejestracja przez ten portal jest również elektroniczna, ale może być bardziej elastyczna, jeśli chodzi o sporządzanie dokumentów – umożliwia bowiem korzystanie z umów niestandardowych, dostosowanych do indywidualnych potrzeb przedsiębiorcy.

W praktyce, rejestracja przez S24 jest często wybierana przez przedsiębiorców, którzy chcą szybko i sprawnie założyć spółkę, a standardowe wzorce umowy są wystarczające dla ich działalności. Natomiast rejestracja przez Portal Rejestrów Sądowych może być lepszym rozwiązaniem, gdy potrzebne są bardziej zindywidualizowane zapisy umowy spółki.

Podsumowanie

Założenie spółki z o.o. w 2025 roku to proces, który wymaga szczegółowego przygotowania i znajomości najnowszych zmian prawnych. Przed rejestracją warto:

Zrozumieć specyfikę spółki z o.o., w tym ograniczenie odpowiedzialności wspólników i strukturę organizacyjną, a także zasady odpowiedzialności członków zarządu za długi spółki z o.o..
Przygotować komplet dokumentów – umowę spółki, wniosek rejestrowy, dowody wniesienia kapitału oraz inne wymagane dokumenty, których może być nawet kilkadziesiąt.
Zapoznać się z nowymi przepisami dotyczącymi PKD 2025 oraz zmianami w KRS, które wpływają na sposób rejestracji i wpisy rejestrowe.
Wiedzieć, że cały proces rejestracji, przy korzystaniu z elektronicznego systemu s24, może trwać około 2–3 dni zaś skorzystanie z Portal Rejestrów Sądowych wydłuża ten proces do 2-3 tygodni. Dodatkowo, procedura rejestracyjna może wydłużyć się w przypadku braków formalnych.
Rozważyć, czy rejestracja przez system S24, z wykorzystaniem standardowych wzorców umowy, nie jest bardziej odpowiednia, czy też lepszym rozwiązaniem będzie rejestracja przez Portal Rejestrów Sądowych, dająca większą elastyczność w zakresie sporządzania dokumentów.

Decyzja o wyborze metody rejestracji, przygotowaniu dokumentacji oraz dostosowaniu do zmian w PKD 2025 jest kluczowa dla szybkiego i sprawnego rozpoczęcia działalności gospodarczej. Warto korzystać z profesjonalnej pomocy prawnej, aby cały proces przebiegł bezproblemowo, a Twoja spółka z o.o. miała solidne podstawy do dalszego rozwoju.

Jeśli masz dodatkowe pytania lub potrzebujesz wsparcia przy rejestracji spółki, nasza kancelaria chętnie udzieli fachowej porady. Skontaktuj się z nami, aby uzyskać indywidualną pomoc i rozpocząć działalność opartą na solidnych podstawach.

Konieczność aktualizacji przedmiotu działalności spółki z o.o. według PKD 2025

W roku 2025 przedsiębiorcy stanęli przed ważną zmianą prawną – koniecznością zaktualizowania przedmiotu działalności gospodarczej zgodnie z nową Polską Klasyfikacją Działalności, czyli tzw. PKD 2025. Wprowadzenie nowego PKD 2025 wynika z potrzeby dostosowania krajowej klasyfikacji do współczesnych realiów gospodarczych, dynamicznego rozwoju technologii oraz norm unijnych. W związku z tym, przedsiębiorcy muszą zwrócić szczególną uwagę na aktualizację wpisów w rejestrach takich jak KRS oraz REGON. W niniejszym artykule postaramy się wyjaśnić, jakie obowiązki ciążą na spółkach z o.o. oraz jakie terminy są przewidziane dla przedsiębiorców, którzy chcą dostosować swoje dane do nowych przepisów.

Czy nowe PKD 2025 wymusza zmianę wpisu w KRS?

Kluczowe pytanie brzmi: czy w związku z wprowadzeniem nowego PKD 2025, spółki z o.o. muszą dokonać zmiany wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS)? Odpowiedź na to pytanie zależy od kilku czynników.

Nowe wpisy i zmiany rejestrowe

Od 1 stycznia 2025 roku nowa klasyfikacja PKD 2025 staje się obowiązkowa dla wszystkich przedsiębiorców, którzy dokonują nowych wpisów lub zmiany wpisu w rejestrach takich jak KRS, CEIDG czy REGON. Oznacza to, że każda spółka z o.o., która złoży wniosek o zmianę wpisu – na przykład w związku ze zmianą adresu siedziby, rozszerzeniem działalności czy zmianą jakichkolwiek innych danych – będzie zobowiązana do zaktualizowania przedmiotu działalności zgodnie z nową nomenklaturą PKD 2025. W tym zakresie bardzo pomocne są tzw. klucze przejścia z PKD 2007 na PKD 2025 dostępne pod tym linkiem: klucze przejścia z PKD 2007 na PKD 2025.

W praktyce oznacza to, że spółki z o.o., które nie planują dokonywać żadnych zmian w KRS, mogą korzystać z dotychczasowego wpisu (PKD 2007) do końca okresu przejściowego, który trwa do 31 grudnia 2026 roku. Jednakże, w momencie złożenia wniosku o aktualizację jakichkolwiek danych – nawet o charakterze formalnym, takim jak zmiana adresu – konieczne będzie zaktualizowanie przedmiotu działalności spółki zgodnie z PKD 2025.

Obowiązek aktualizacji dla istniejących wpisów

Podmioty zarejestrowane przed 1 stycznia 2025 roku mają określony okres przejściowy, który pozwala na stosowanie dotychczasowych kodów PKD (PKD 2007) do 31 grudnia 2026 roku. Po tym terminie, od 1 stycznia 2027 roku, wpisy zostaną automatycznie przeklasyfikowane na podstawie tzw. kluczy przejścia. Mimo to, przedsiębiorcy, którzy chcą mieć pełną kontrolę nad tym, jaki kod PKD zostanie przypisany ich działalności, powinni dokonać samodzielnej aktualizacji wpisu jeszcze w okresie przejściowym.

Podsumowując, PKD 2025 nie wymusza natychmiastowej zmiany wpisu w KRS dla spółek z o.o., które nie dokonują żadnych zmian – okres przejściowy trwa do końca 2026 roku. Jednakże każda modyfikacja danych rejestrowych, złożona po 1 stycznia 2025 roku, musi uwzględniać nowy kod PKD. W praktyce oznacza to, że spółki dokonujące zmian będą musiały zaktualizować swój wpis, natomiast te, które pozostaną bez zmian, zostaną automatycznie przeklasyfikowane w 2027 roku.

Czy musimy zmienić umowę spółki z o.o. w związku z PKD 2025?

Kolejnym istotnym pytaniem jest to czy istnieje konieczność zmiany umowy spółki w związku z wprowadzeniem nowej PKD 2025. Odpowiedź zależy głównie od sposobu, w jaki przedmiot działalności został określony w umowie (lub statucie) spółki. Jeśli przedmiot działalności w umowie został opisany ogólnie, bez odniesienia do konkretnych numerów, nie ma formalnego obowiązku zmiany umowy spółki w związku z wprowadzeniem PKD 2025. Wówczas wystarczy jedynie aktualizacja samego wpisu w KRS, gdzie należy wskazać nowe kody.

W praktyce jednak w umowach spółki z o.o. stosowało się i nadal stosuje się odwołania do konkretnych kodów PKD.

Jeśli umowa spółki zawierała zapisy dotyczące przedmiotu działalności w formie konkretnych kodów PKD 2007, to wówczas konieczna jest zmiana umowy spółki z o.o., aby odzwierciedlała ona nową klasyfikację. Zwłaszcza w sytuacjach, gdy nowy kod PKD różni się od dotychczasowego – na przykład, gdy dotychczasowy kod został rozdzielony na kilka nowych kodów lub został nadany nowy kod – zmiana umowy spółki umożliwi jednoznaczne określenie, która działalność jest przedmiotem działalności spółki.

W przypadku spółki z o.o. zmiana umowy spółki w zakresie przedmiotu działalności wymaga podjęcia uchwały przez zgromadzenie wspólników, zaprotokołowanej przez notariusza. Uchwała ta musi być sporządzona w formie aktu notarialnego.

Czy warto czekać do 1 stycznia 2027 roku z aktualizacją przedmiotu działalności?

Zaleca się, aby przedsiębiorcy nie zwlekali z dokonaniem zmian, nawet jeśli nie są one formalnie wymuszone w wyniku jakiejkolwiek zmiany danych. Samodzielne, świadome dostosowanie wpisu do nowych przepisów pozwala uniknąć potencjalnych problemów, jakie mogą wyniknąć z automatycznego przeklasyfikowania. Dlatego warto zasięgnąć porady specjalisty, który pomoże ustalić, czy dotychczasowy kod PKD odpowiada prowadzonej działalności oraz wskazać właściwy kod zgodny z PKD 2025.

Ostatecznie, przedsiębiorcy mają czas do 31 grudnia 2026 roku na aktualizację wpisu w KRS. Po tym terminie, od 1 stycznia 2027 roku, zmiany te zostaną wprowadzone automatycznie, co może skutkować przypisaniem kodu nieodpowiadającego Twojej działalności.

Dostosowanie wpisu do PKD 2025 nie tylko pozwala na zachowanie zgodności z obowiązującymi przepisami, ale również może mieć praktyczne znaczenie w codziennym funkcjonowaniu firmy. Właściwy kod PKD wpływa m.in. na sposób rozliczania podatków, możliwość korzystania z ulg podatkowych, a także na warunki ubiegania się o dotacje i wsparcie finansowe. Dlatego przedsiębiorcy, którzy zaktualizują swoje wpisy zgodnie z PKD 2025, zyskają pewność, że ich dokumentacja rejestrowa dokładnie odzwierciedla profil prowadzonej działalności.

Zgłoszenie danych do utworzenia adresu do doręczeń elektronicznych

Nowy formularz dotyczący utworzenia adresu do doręczeń elektronicznych

Spółka z o.o. wysyłająca formularz informujący o dokonanych zmianach do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego ma, od 1 stycznia 2025 r., obowiązek wypełnienia i wysłania dodatkowego formularza: ZGŁOSZENIE DANYCH DO UTWORZENIA ADRESU DO DORĘCZEŃ ELEKTRONICZNYCH

W tym dodatkowym formularzu spółka z o.o. wskazuje, iż już posiada adres do doręczeń elektronicznych albo też ma obowiązek przesłania danych niezbędnych do utworzenia nowego adresu do doręczeń elektronicznych przez ministra właściwego ds. cyfryzacji. Adres ten jest tworzony automatycznie.

W tym formularzu dotyczącym zgłoszenia danych do utworzenia adresu do doręczeń elektronicznych należy podać dane podmiotu, dla którego jest zakładany adres do doręczeń elektronicznych oraz dane administratora tej skrzynki (imię, nazwisko, PESEL, email).

Adres do doręczeń elektronicznych w Koncie Przedsiębiorcy

O tym, że adres do doręczeń elektronicznych i skrzynka działają poprawnie spółka z o.o. zostanie powiadomiona emailowo przez portal e-Doręczeń. Po otrzymaniu emaila należy aktywować adres do doręczeń elektronicznych (Jak aktywuję skrzynkę do e-Doręczeń?).

Po założeniu i aktywacji adresu do doręczeń elektronicznych u publicznego dostawcy, spółka z o.o. uzyskuje dostęp do darmowej skrzynki do e-Doręczeń. Podgląd korespondencji uzyskuje się po zalogowaniu do Konta Przedsiębiorcy. Konto Przedsiębiorcy umożliwia wysyłanie, odbieranie i przechowywanie wiadomości, a także dostęp do innych adresów wpisanych do Bazy Adresów Elektronicznych.

Adres do doręczeń elektronicznych jest więc po prostu elektronicznym odpowiednikiem dotychczasowego listu poleconego wysyłanego za potwierdzeniem odbioru.

Terminy na założenie adresu i sankcja za brak adresu do doręczeń elektronicznych

Przedsiębiorcy wpisani do KRS przed 1 stycznia 2025 r., będą musieli wpisać adres do e-Doręczeń do BAE nie później niż do 1 kwietnia 2025 r..

Na razie przepisy nie przewidują kar dla przedsiębiorców za brak adresu do doręczeń elektronicznych.

Więcej informacji na ten temat można uzyskać tutaj: Złóż wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń.