Data sporządzenia dokumentu – sprawozdanie finansowe

W trakcie zgłaszania dokumentów finansowych do Krajowego Rejestru Sądowego poprzez zakładkę „Bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych” system pyta składającego dokument o podanie daty sporządzenia dokumentu.

Komunikat z systemu wygląda tak:

data sporządzenia dokumentu

Oczywiście nie każdy musi pamiętać, dokładnie kiedy dany dokument był sporządzany, czasem trwa to kilka dni, często też zdarza się, że dokument jest w różnych datach, przez kilka osób, podpisywany. Trzeba pamiętać, że data sporządzenia dokumentu nie jest datą złożenia zgłoszenia dokumentu do „Bezpłatnego zgłaszania dokumentów finansowych” oraz nie jest datą dodania pliku do zgłoszenia.

Najprościej można tę datę sprawdzić poprzez weryfikację dokumentu za pomocą darmowego oprogramowania, np.: ProCertum SmartSign. Po otworzeniu tego programu należy w Weryfikowaniu dodać plik i sprawdzić czas ostatniego podpisu, to będzie data sporządzenia dokumentu. Za pomocą tego oprogramowania można weryfikować i ustalać datę sporządzenia dokumentu podpisanego elektronicznym podpisem zaufanym jak i podpisem z profilu zaufanego ePUAP.

Jeżeli potrzebujesz pomocy w złożeniu dokumentów finansowych do KRS spójrz tutaj na przejrzyście przygotowany przewodnik przedstawiający krok po kroku jak zgłosić dokumenty finansowe do KRS: Jak wysłać e-Sprawozdanie Finansowe na portalu eKRS?.

Jak złożyć sprawozdanie finansowe za 2018 rok do KRS-u?

sprawozdania finansowe za 2018 rok

Procedura składania dokumentów finansowych do Repozytorium Dokumentów Finansowych jest następująca: (1) trzeba przygotować dokumenty, które muszą być podpisane przed wysłaniem do Repozytorium Dokumentów Finansowych przez uprawione do tego osoby podpisami elektronicznymi; (2) trzeba zeskanować dokumenty, których nie trzeba podpisywać elektronicznie; (3) trzeba przygotować i podpisać zgłoszenie na platformie Repozytorium Dokumentów Finansowych.

Jakie dokumenty należy złożyć do Repozytorium Dokumentów Finansowych?

W typowej sytuacji, spółka z o.o. składa następujące dokumenty:

A. Podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP w formacie xml:

  1. Roczne sprawozdanie finansowe (bilans, rachunek zysków i strat oraz informacja dodatkowa),
  2. Sprawozdanie zarządu z działalności,
  3. Opinia biegłego rewidenta / sprawozdanie z badania rocznego sprawozdania finansowego, jeżeli zostały sporządzone.

B. wyłącznie skany (format pdf), bez konieczności podpisania ww. podpisami:

  1. Uchwała lub postanowienie o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego lub skonsolidowanego rocznego sprawozdania finansowego
  2. Uchwała o podziale zysku bądź pokryciu straty.

Jak podpisać podpisem elektronicznym dokument przez kilka osób?

Jeśli chodzi o dokumenty, które trzeba podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP to zadawane jest często pytanie jak prawidłowo podpisać dokument przez kilka osób. Dotyczy to sytuacji, gdy w składzie zarządu jest kilku członków zarządu i zgodnie z przepisami dokumenty muszą być podpisane przez wszystkich członków zarządu oraz osobę sporządzającą.

Procedura podpisu dokumentu podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP oraz procedura podpisywania dokumentu przez kilka osób za pomocą tego podpisu jest szczegółowo opisana pod tym linkiem: https://www.gov.pl/web/uslugi/podpisz-dokument-elektronicznie-wykorzystaj-podpis-zaufany

Innym sposobem jest założenie konta ePUAP dla spółki z o.o. i za pomocą tego konta podpisanie wszystkich dokumentów wymagających podpisu elektronicznego złożonego przez kilku członków zarządu. Procedura jak to zrobić jest przystępnie opisana tu: https://www.michalin.pl/jak-zalozyc-profil-epuap-dla-stowarzyszenia-fundacji-firmy-itp/

Dokument może też być podpisany przez kilka osób kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jak to zrobić jest opisane tutaj: https://www.certum.pl/pl/wsparcie/cert_wiedza_skladanie_podpisu_wielokrotnego/

Kto może złożyć zgłoszenie do Repozytorium Dokumentów Finansowych?

Po przygotowaniu i podpisaniu wszystkich dokumentów, które mają być zgłoszone do Repozytorium Dokumentów Finansowych należy przystąpić do przygotowania samego zgłoszenia. Zgłoszenie także podpisuje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym (wystawionym na imię, nazwisko, nr PESEL) albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym e-PUAP co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w Krajowym Rejestrze Sądowym. Tak więc zgłoszenie to może podpisać członek zarządu albo prokurent, niezależnie od sposobu reprezentacji spółki z o.o.. Dodatkowo, zgłoszenie do Repozytorium Dokumentów Finansowych może złożyć pełnomocnik spółki z o.o., który jest adwokatem lub radcą prawnym.

Kiedy i komu dywidenda ma zostać wypłacona?

dywidenda

Dotychczasowe przepisy kodeksu spółek handlowych pozostawiały pewne niejasności co do dwóch zagadnień związanych z wypłatą dywidendy: (1) kiedy jest dzień dywidendy oraz (2) kiedy przypada dzień wypłaty dywidendy.

Dzień dywidendy, czyli ustalenie uprawnionych do dywidendy

Umowa spółki z o.o. może przewidywać upoważnienie dla zgromadzenia wspólników do wskazania dnia, w którym ustala się listę wspólników uprawnionych do dywidendy za dany rok obrotowy. Taki dzień nazwany jest przez przepisy kodeksu spółek handlowych – dniem dywidendy. W praktyce zdarzały się sytuacje, że celowo nie wskazywano „dnia dywidendy” aby zaszkodzić wspólnikom mniejszościowym. Dlatego też oprócz regulacji stanowiącej, iż dzień dywidendy powinien być wyznaczony w terminie 2 miesięcy od dnia podjęcia uchwały o podziale zysku wprowadzono przepis mówiący tyle, że „jeżeli uchwała zgromadzenia wspólników nie określa dnia dywidendy, dniem dywidendy jest dzień powzięcia uchwały o podziale zysku” (art. 193 § 3 zd. drugie k.s.h.). Przepis ten ma rozwiać wątpliwości co do terminu, w jakim zysk przeznaczony do podziału powinien zostać wypłacony wspólnikom. Jeśli w uchwale nie zostanie wskazany dzień dywidendy (dzień ustalenia listy uprawionych do otrzymania dywidendy) to dniem dywidendy jest dzień powzięcia uchwały o podziale zysku.

Wypłata dywidendy

Przepisy nie przewidywały regulacji na sytuację, gdy ani zgromadzenie wspólników ani zarząd nie wyznaczył dnia wypłaty dywidendy. Przepisy nie przewidywały żadnych ram czasowych, w których zarząd powinien wyznaczyć dzień wypłaty dywidendy. I ten brak regulacji był wykorzystywany przeciwko wspólnikom mniejszościowym, gdyż zdarzało się, iż podejmowana była uchwała w przedmiocie wypłaty dywidendy, jednakże bez określenia terminu jej wypłaty a zarząd też nie podejmował decyzji, kiedy dywidenda ma zostać wypłacona. W wypadku braku określenia dnia wypłaty dywidendy, wypłata ma nastąpić niezwłocznie po dniu dywidendy: Dywidendę wypłaca się w dniu określonym w uchwale wspólników. Jeżeli zgromadzenie wspólników nie określi terminu wypłaty dywidendy, jej wypłata powinna nastąpić niezwłocznie po dniu dywidendy (zmieniony art. 193 § 4 k.s.h.).

Składanie sprawozdań finansowych za 2018 rok

sprawozdanie finansowe 2018

Ustawa z dnia 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw zakłada pełną informatyzację rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego poprzez wprowadzenie obowiązku składania wszystkich wniosków do rejestru oraz prowadzania postępowania wyłącznie z wykorzystaniem systemu informatycznego.

Składanie sprawozdań finansowych za 2018 rok – tylko elektronicznie

Dodatkowo, na mocy tejże ustawy stworzone zostało między innymi Repozytorium Dokumentów Finansowych, gdzie składane i udostępniane są roczne sprawozdania finansowe podmiotów gospodarczych. O ile do końca września 2018 roku możliwe było sporządzenia sprawozdania finansowego na dotychczasowych zasadach i jedynie złożenie skanu tego sprawozdania do Repozytorium Dokumentów Finansowych w formie elektronicznej, począwszy od 1 października 2018 r. sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Sprawozdania finansowe podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego od 1 października 2018 roku sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianym w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie Ministerstwa Finansów pod adresem: Struktury sprawozdań finansowych. Każdy program księgujący powinien być wyposażony w możliwość utworzenia sprawozdania finansowego w nowym formacie.

Obowiązek zachowania formy elektronicznej oraz podpisu elektronicznego dotyczy: rocznego sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności, sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, opinii biegłego rewidenta/sprawozdania z badania rocznego sprawozdania finansowego, skonsolidowanego rocznego sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności grupy kapitałowej, sprawozdania z działalności jednostki dominującej, skonsolidowanego sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej. Powyższy obowiązek nie dotyczy uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego oraz uchwały o podziale zysku lub pokryciu straty.

Sprawozdanie finansowe automatycznie wysyłane do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych

Od 1 października 2018 r. zamieszczenie sprawozdania finansowego oraz powiązanych dokumentów w elektronicznym Repozytorium Dokumentów Finansowych spowoduje ich automatyczne przesłanie, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych. W praktyce oznacza to brak obowiązku składania sprawozdania finansowego przez podmioty wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego osobno do właściwego urzędu skarbowego, jak to miało miejsce dotychczas.

Sprawozdanie finansowe a członek zarządu cudzoziemcem

Oczywiście powstaną poważne, choć przejściowe problemy dla spółek z o.o., które posiadają cudzoziemców w zarządzie. Takie osoby w większości przypadków nie posiadają kwalifikowanego podpisu elektronicznego oraz nie mają nadanego numeru PESEL (który jest konieczny do uzyskania profilu zaufanego ePUAP). Jak uzyskać dla cudzoziemca kwalifikowany podpis elektroniczny albo numer PESEL przedstawiłem w tym wpisie: Cudzoziemiec jedynym członkiem zarządu a elektroniczne złożenie sprawozdania finansowego do KRS.

Jak sprawdzić sprawozdanie finansowe złożone w postaci elektronicznej

Sprawozdanie finansowe stanowi istotne źródło informacji o kondycji finansowej podmiotu. Od 2018 roku sprawozdania finansowe za lata 2017 i następne są składane do Krajowego Rejestru Sądowego tylko w postaci elektronicznej. Sprawozdanie finansowe za 2017 rok oraz lata następne są dostępne jedynie za pośrednictwem strony internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości:

sprawozdanie finansowe

Wchodząc w zakładkę „Przeglądarka dokumentów finansowych” otrzymamy dostęp do interesujących nas sprawozdań finansowych spółek zgłoszonych do KRS-u. Do przeglądania sprawozdań finansowych potrzebna jest jedynie znajomość nr KRS-u danej spółki.

Trzeba pamiętać, że składane w postaci elektronicznej dokumenty finansowe nie są, jak było dotychczas, ujawniane w aktach rejestrowych danej spółki. Informacje zawarte w sprawozdaniach finansowych sporządzonych za 2017 i za następne lata są zamieszczone w postaci elektronicznej wyłącznie w prowadzonym w systemie teleinformatycznym repozytorium dokumentów finansowych i dostępne właśnie w „Przeglądarce dokumentów finansowych”.

Złożenie w postaci elektronicznej dokumentów finansowych za dany rok obrotowy nie skutkuje wszczęciem postępowania sądowego. Sąd rejestrowy w ogóle nie uczestniczy w czynnościach złożenia elektronicznego sprawozdania finansowego ani tym bardziej nie kontroluje go na etapie składania dokumentów finansowych.

Stąd też wpis do rejestru przedsiębiorców informacji o złożeniu elektronicznych dokumentów finansowych i wykonaniu obowiązków sprawozdawczych ma charakter wyłącznie ewidencyjny oraz informacyjny.

Powyższe nie oznacza, że sąd rejestrowy nie będzie przeprowadzał następczej kontroli dokumentów finansowych składanych w wersji elektronicznej. Jeżeli sąd rejestrowy uzyska informację, że złożone do Repozytorium dokumentów finansowych przez dany podmiot dokumenty są w istotnym stopniu wadliwe, to wówczas będzie zobligowany z urzędu wszcząć postępowanie o wykreślenie danych niedopuszczalnych (art. 12 ust. 3 ustawy o KRS) bądź wykreślenie danych niezgodnych z rzeczywistym stanem (art. 24 ust. 6 ustawy o KRS).

Jednocześnie na podstawie do art. 12 ust. 4 ustawy o KRS sąd rejestrowy może wszcząć postępowanie o stwierdzenie niedopuszczalności przyjęcia dokumentów do repozytorium dokumentów finansowych. Przepis ten znajdzie zastosowanie we wszystkich tych przypadkach, gdy sąd rejestrowy poweźmie wiadomość, że znajdujący się w repozytorium dokument, złożony do repozytorium nie spełnia minimalnych wymogów pozwalających uznać, że składający wypełnił obowiązki sprawozdawcze określone w ustawie o rachunkowości.

Po wydaniu orzeczenia w jednym ze wskazanych wyżej postępowań wadliwe dokumenty finansowe są usuwane z repozytorium dokumentów finansowych.

Oprócz sprawozdania finansowego w „Przeglądarce dokumentów finansowych” można obejrzeć dokumenty dołączane do sprawozdania, takie jak: uchwała bądź postanowienie o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i skonsolidowanego sprawozdania finansowego grupy kapitałowej oraz uchwała o podziale zysku lub pokryciu straty.

 

Zgłoszenie sprawozdania finansowego przez osobę nieposiadającą numeru PESEL

członek zarządu brak PESEL

Rok 2018 był pierwszym rokiem, w którym podmioty objęte obowiązkiem złożenia sprawozdania finansowego do KRS, musiały to uczynić za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Zgłoszenie poprzez system musi zostać podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP przez osobę (reprezentanta podmiotu), której numer PESEL został uwidoczniony w KRS-ie. Kłopot pojawia się w sytuacji, w której żaden z reprezentantów podmiotu objętego obowiązkiem złożenia sprawozdania finansowego do KRS nie dysponuje numerem PESEL (np. wszyscy reprezentanci takiego podmiotu są obcokrajowcami nieposiadającymi numeru PESEL). Sądy rejestrowe różnie podchodzą do kompletu dokumentów podpisanych przez pełnomocnika zamiast przez członka zarządu. Czasem zdarza się, iż referendarz sądowy dokonuje wzmianki o złożeniu sprawozdania finansowego podpisanego przez pełnomocnika; pojawiają się też przypadki (np.: w XII Wydziale Gospodarczym KRS Sądu Rejonowego dla m.st. Warszawy w Warszawie), że wniosek podpisany przez pełnomocnika jest zwracany bez dokonania wpisu.

Jeśli wniosek złożony przez pełnomocnika osoby nieposiadającej numer PESEL, został przez sąd zwracony bez wpisu jakiejkolwiek wzmianki do KRS-u to należy wystąpić w odrębnym piśmie do KRS-u z wnioskiem, by wzmianki o dokumentach objętych obowiązkiem złożenia do KRS-u zostały wpisane do KRS-u albo do repozytorium dokumentów finansowych.

Projekt treści takiego pisma wygląda następująco:

Wnoszę o dokonanie wpisu w rejestrze przedsiębiorców:

  1. wzmianki o złożeniu sprawozdania finansowego, z oznaczeniem daty jego złożenia i roku obrotowego;
  2. wzmianki o złożeniu uchwały bądź postanowienia o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego oraz uchwały o podziale zysku lub pokryciu straty;
  3. wzmianki o złożeniu sprawozdania z działalności;

bądź alternatywnie wnoszę o przyjęcie tych dokumentów do repozytorium dokumentów finansowych.

Trudno gwarantować sukces w rejestracji sprawozdania finansowego, ale jest spora szansa, że wniosek z takim pismem doprowadzi do rejestracji sprawozdania finansowego.

Jak złożyć sprawozdanie finansowe do KRS po 15 marca 2018 roku?

Jak złożyć sprawozdanie finansowe do KRS po 15 marca 2018 roku?

Od 15 marca 2018 roku obowiązują nowe zasady składania przez spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym rocznych sprawozdań finansowych wraz z odpisem uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty i sprawozdania z działalności. Do KRS powyższe dokumenty należy złożyć w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. Sprawozdania finansowe są od tego dnia składane wyłącznie elektronicznie i podpisywane kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Co to jest kwalifikowany podpis elektroniczny i podpis potwierdzony profilem zaufanym ePUAP jest opisane pod tym linkiem: Podpis elektroniczny i podpis zaufany.

Sprawozdanie finansowe wraz z wymaganymi dokumentami przekazuje się do Krajowego Rejestru Sądowego drogą elektroniczną. Wnioski do KRS drogą elektroniczną można składać korzystając z portalu Ministerstwa Sprawiedliwości.

Ponadto, wszystkie podmioty (a nie tylko spółki założone w procedurze s24) mogą składać do KRS sprawozdania finansowe poprzez portal S24.

Od 15 marca 2018 roku do 30 września 2018 roku nowe zasady w okresie przejściowym

W okresie przejściowym (do dnia 30 września 2018 roku) spółki składają sprawozdanie finansowe elektronicznie, ale w sposób uproszczony. Uproszczenie polega na tym, że zgodnie z art. 38 ust. 2 ustawy o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw, dopuszcza się dołączanie do zgłoszenia lub wniosku kopii sprawozdań finansowych wraz z odpisem uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty i sprawozdania z działalności, opatrzonych kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP przez co najmniej jedną osobę fizyczną, której numer PESEL jest ujawniony w Krajowym Rejestrze Sądowym, wpisaną jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej, syndyk albo likwidator. Jeżeli wspólnikiem uprawnionym do reprezentowania spółki osobowej nie jest osoba fizyczna, dopuszcza się dołączanie do zgłoszenia lub wniosku kopii tych dokumentów opatrzonych kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP przez co najmniej jedną osobę fizyczną, której numer PESEL jest ujawniony w Krajowym Rejestrze Sądowym, wpisaną jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, syndyk, likwidator wspólnika albo wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej będącej wspólnikiem.

Tak więc zgłoszenie sprawozdań finansowych wraz z pozostałymi dokumentami będzie wyglądało tak, że członek zarządu, który posiada kwalifikowany podpis elektroniczny albo podpis potwierdzony profilem zaufanym ePUAP będzie przysłał elektronicznie dokumenty do Krajowego Rejestru Sądowego.

W okresie przejściowym podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego są ostatni raz zobowiązani do przekazania  sprawozdania finansowego wraz z odpisem uchwały zgromadzenia zatwierdzającej sprawozdanie finansowe do urzędu skarbowego, w terminie 10 dni od daty zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego.

Nowe zasady składania sprawozdań finansowych po 1 października 2018 roku

Od 1 października 2018 r. sprawozdanie finansowe wysyłane do KRS będzie dokonywane w formie jednolitego pliku kontrolnego.  Każda spółka zarejestrowana w KRS będzie zwolniona od obowiązku złożenia sprawozdań finansowych w urzędzie skarbowym.

 

Foto dzięki uprzejmości aoo3771 / freedigitalphotos.net