Kategoria: Zgromadzenie Wspólników

Jednoosobowa spółka z o.o. i umowa o pracę. Czy prezes zarządu może zatrudnić samego siebie?

jednoosobowa sp. z o.o.

Jeden z naszych Klientów, który prowadzi jednoosobową spółkę z o.o., jest jej jedynym wspólnikiem i jedynym członkiem zarządu, złożył nam takie oto zlecenie: „proszę przygotować dla mnie umowę o pracę na najniższe wynagrodzenie”. Z pozoru sprawa wydaje się prosta. Skoro spółka z o.o. jest odrębną osobą prawną, to może zatrudnić pracownika i jak się wydaje też i samego prezesa zarządu. Problem polega na tym, że w tej sytuacji ten „pracownik” jest jednocześnie jedynym udziałowcem i jej jedynym członkiem zarządu. I właśnie tu zaczynają się poważne problemy tej sytuacji.

Najkrótsza odpowiedź, czy można taką umowę o pracę przygotować, brzmi tak: co do zasady nie jest to dobre ani bezpieczne rozwiązanie dla prezesa zarządu (jedynego udziałowca) ani też dla jednoosobowej spółki z o.o., gdy klient ma być zatrudniony jako pracownik w swojej spółce z o.o., a jego obowiązki miałyby pokrywać się z prowadzeniem spraw spółki. W takim modelu największy problem dotyczy istoty stosunku pracy. Umowa o pracę wymaga bowiem trwałego i rzeczywistego podporządkowania pracownika pracodawcy, wykonywania pracy pod kierownictwem, w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę oraz za wynagrodzeniem (art. 22 § 1 k.p.). Jeżeli ktoś faktycznie wydaje polecenia sam sobie, kontroluje sam siebie i rozlicza sam siebie, to bardzo trudno mówić o rzeczywistym stosunku pracy (art. 22 § 1 k.p.).

Dwa odrębne problemy: reprezentacja spółki i rzeczywisty stosunek pracy

W takich sprawach trzeba oddzielić od siebie dwie kwestie. Pierwsza to prawidłowe zawarcie samej umowy o pracę. Druga kwestia to odpowiedź na pytanie, czy nawet prawidłowo zawarta umowa o pracę rzeczywiście tworzy stosunek pracy.

Od strony formalnej ustawodawca przewidział szczególne zasady zawierania umów między spółką z o.o. a członkiem jej zarządu. Jeżeli jedyny wspólnik jest zarazem jedynym członkiem zarządu, to nie stosuje się zwykłej reguły reprezentacji przez radę nadzorczą albo pełnomocnika. W takim wypadku czynność prawna między tym wspólnikiem/członkiem zarządu a reprezentowaną przez niego spółką wymaga formy aktu notarialnego, a notariusz zawiadamia o niej sąd rejestrowy (art. 210 § 2 k.s.h.). To oznacza, że „zwykła” umowa o pracę (zawarta nie w formie aktu notarialnego), nawet bardzo starannie przygotowana, będzie obarczona zasadniczą wadą formalną (art. 210 § 2 k.s.h.).

To jednak dopiero pierwszy problem. Nawet zachowanie formy aktu notarialnego nie załatwia jednak sprawy. Sąd Najwyższy od lat podkreśla, że o tym, czy mamy do czynienia ze stosunkiem pracy, nie decyduje forma dokumentu, nazwa umowy ani samo opłacanie składek na ZUS. Liczy się to, czy strony rzeczywiście realizują elementy właściwe dla zatrudnienia pracowniczego, a więc czy w relacji istnieje podporządkowanie pracownika, wykonywanie pracy na cudze ryzyko i pod cudzym kierownictwem. W wyroku z 13 września 2016 r., III UK 226/15, Sąd Najwyższy przypomniał, że samo formalne zawarcie umowy, wypłata wynagrodzenia czy zgłoszenie do ubezpieczeń nie przesądzają jeszcze o istnieniu stosunku pracy; istotne jest „faktyczne i rzeczywiste” wykonywanie zatrudnienia o cechach pracowniczych. W tej samej linii orzeczniczej Sąd Najwyższy wskazywał też, że nie da się sensownie obronić koncepcji podporządkowania pracownika „samemu sobie”.

Dlaczego w jednoosobowej spółce z o.o. etat prezesa zwykle się nie obroni

W klasycznym modelu zatrudnienia pracodawca organizuje pracę, wydaje polecenia, kontroluje wykonanie zadań i ponosi ryzyko gospodarcze. Tymczasem w jednoosobowej spółce z o.o., w której jedyny wspólnik jest równocześnie jedynym członkiem zarządu, ta sama osoba skupia w swoich rękach pełnię władzy właścicielskiej i zarządczej. To on decyduje o wszystkim. Z tego powodu ZUS od lat wprost wskazuje, że nie można zatrudnić jako pracownika jedynego wspólnika, który jest jednocześnie jedynym członkiem zarządu jednoosobowej spółki z o.o., chyba że jego obowiązki w ogóle nie polegają na kierowaniu spółką ani prowadzeniu jej spraw. To zastrzeżenie jest bardzo ważne, ale w praktyce ma znaczenie raczej wyjątkowe.

Orzecznictwo sądowe idzie w tym samym kierunku. W materiałach opublikowanych na stronach ZUS przywołano m.in. wyrok Sądu Najwyższego z 7 kwietnia 2010 r., II UK 177/09, w którym zaznaczono, że podporządkowanie jedynemu wspólnikowi jako zgromadzeniu wspólników ma w takim układzie „abstrakcyjny, sztuczny charakter”, skoro ta sama osoba jest jednocześnie jedynym wspólnikiem spółki. Z kolei w wyroku z 11 września 2013 r., II UK 36/13, Sąd Najwyższy stwierdził, że jedyny lub niemal jedyny wspólnik co do zasady nie może pozostawać ze spółką w stosunku pracy, ponieważ status pracownika zostaje „wchłonięty” przez status właściciela spółki z o.o.. Te wypowiedzi dobrze oddają dominujące podejście praktyki i sądów wobec zagadnienia zatrudnienia prezesa zarządu w jednoosobowej spółce z o.o..

Warto przy tym dodać, że orzecznictwo nie mówi, iż umowa o pracę jedynego wspólnika jest niemożliwa zawsze i w każdej konfiguracji. W wyroku z 13 września 2016 r., III UK 226/15, Sąd Najwyższy zastrzegł, że sam art. 8 ust. 6 pkt 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych nie wyłącza automatycznie każdej umowy o pracę jedynego wspólnika spółki z o.o.. Innymi słowy, teoretycznie można sobie wyobrazić wyjątkową sytuację faktyczną, w którym jedyny wspólnik wykonuje na rzecz spółki rzeczywiście odrębną, podporządkowaną pracę, całkowicie niezwiązaną z zarządzaniem spółką. Tyle że w sprawach sądowych sądy bardzo wnikliwie badają, czy nie chodzi wyłącznie o próbę fikcyjnego zatrudnienia prezesa zarządu.

ZUS i tak widzi tu odrębny tytuł ubezpieczeniowy

To jest drugi powód, dla którego pomysł „stwórzmy etat dla prezesa na najniższą krajową” często okazuje się chybiony. Wspólnik jednoosobowej spółki z o.o. jest bowiem przez ustawę o systemie ubezpieczeń społecznych traktowany jako osoba prowadząca pozarolniczą działalność gospodarczą. Z tego tytułu podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym, a podstawą nie jest faktyczne prowadzenie działalności gospodarczej, lecz posiadanie statusu jedynego wspólnika (art. 6 ust. 1 pkt 5 w zw. z art. 8 ust. 6 pkt 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). W uchwale z 21 lutego 2024 r., III UZP 8/23, Sąd Najwyższy potwierdził bardzo wyraźnie, że jedyny wspólnik spółki z o.o. podlega obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym z tego właśnie tytułu niezależnie od tego, czy spółka faktycznie prowadzi działalność.

To oznacza, że klient nie „ucieknie” od statusu wspólnika jednoosobowej spółki z o.o. przez samo podpisanie umowy o pracę. Jeżeli ZUS uzna, że stosunek pracy był pozorny albo nie spełniał cech z art. 22 k.p., pozostanie tytuł ubezpieczeniowy wynikający z bycia jedynym wspólnikiem spółki z o.o.. W praktyce może to prowadzić do sporów o prawidłowość zgłoszeń, korekty dokumentów ubezpieczeniowych i płatności na poczet ubezpieczenia społecznego a czasem także do zakwestionowania rozliczeń wynagrodzenia po stronie spółki.

Czy są sytuacje wyjątkowe, gdy umowa o pracę może być obroniona?

Tak, są, ale trzeba je stosować bardzo ostrożnie. ZUS sam przyznaje, że wyjątek może dotyczyć sytuacji, w której obowiązki zatrudnionego wspólnika nie polegają na kierowaniu spółką ani na prowadzeniu jej spraw. W takim wariancie należałoby wykazać realne podporządkowanie pracownika. To wymagałoby bardzo precyzyjnego rozdzielenia ról, rzeczywistego wyodrębnienia stanowiska pracy, wyznaczenia osoby nadzorującej pracę oraz takiego ułożenia kompetencji, aby klient nie wydawał poleceń sam sobie i nie rozliczał samego siebie z wykonania obowiązków pracowniczych.

Tyle że przy takim układzie, w którym ta sama osoba jest zarazem jedynym wspólnikiem i jedynym członkiem zarządu, wykazanie takiej konstrukcji jest skrajnie trudne. W nowszym orzecznictwie Sąd Najwyższy podkreślał, że nawet tam, gdzie pojawia się prokurent czy inna osoba pełniąca funkcje nadzorcze, ostatecznie trzeba zbadać, czy zatrudniony wspólnik ma realny wpływ na funkcjonowanie spółki i czy podporządkowanie nie jest fikcyjne.

Co w takiej sytuacji doradzić klientowi zamiast etatu

W opisanym stanie faktycznym rozsądniejszym rozwiązaniem będzie zastanowienie są nad możliwością wprowadzenia drugiego wspólnika do spółki i wynagrodzenia za pełnienie funkcji członka zarządu albo zawarcie umowy menedżerskiej.

Przebudowa struktury własnościowej spółki, w praktyce oznacza odejście od modelu jednoosobowej spółki z o.o. i dopuszczenie do spółki drugiego wspólnika, który nie będzie wspólnikiem iluzorycznym, oraz takie przeorganizowanie organów i relacji wewnętrznych, aby dało się obronić realne podporządkowanie pracownicze. ZUS wprost zaznacza, że w spółce wieloosobowej zatrudnienie członka zarządu na podstawie umowy o pracę może być dopuszczalne, ale tylko wtedy, gdy udział innego wspólnika nie ma charakteru pozornego, a reprezentacja przy zawieraniu umowy jest zgodna z art. 210 § 1 k.s.h.

Jakie dokumenty trzeba przygotować?

Jeżeli klient w obecnym modelu, czyli jako jedyny wspólnik i jedyny członek zarządu, prosi wyłącznie o „dokumenty do zatrudnienia na umowę o pracę”, to odpowiedzialna odpowiedź prawnika powinna zacząć się nie od wzoru umowy, lecz od pisemnej opinii albo przynajmniej mailowego stanowiska, w którym wyraźnie będzie wskazane, że taki model zatrudnienia prezesa zarządu i jedynego wspólnika jest bardzo ryzykowny i co do zasady nie powinien być rekomendowany. Takie stanowisko powinno opisywać dwa ryzyka: nieważność czynności prawnej z powodu niezachowania formy aktu notarialnego oraz wysokie ryzyko zakwestionowania samego stosunku pracy z uwagi na brak podporządkowania i nakładanie się roli właścicielskiej i zarządczej z pracowniczą (art. 210 § 2 k.s.h.; art. 22 § 1 k.p.).

Jeżeli mimo to klient chce dalej analizować wariant „etatu dla prezesa zarządu”, to kolejnym dokumentem powinien być projekt umowy o pracę wraz z jednoznacznym zastrzeżeniem, że w tej konfiguracji nie wystarczy zwykła forma pisemna. Sama czynność wymagała zachowania formy aktu notarialnego (art. 210 § 2 k.s.h.).

Następnie, jeżeli ktoś naprawdę chciałby bronić tezy o istnieniu stosunku pracy, trzeba byłoby przygotować bardzo szczegółowy opis stanowiska pracy, zakres obowiązków całkowicie niezwiązany z prowadzeniem spraw spółki i zarządzania nią, ustalenia zasad podległości służbowej, sposobu wydawania poleceń, zasady kontroli czasu pracy, miejsca wykonywania pracy oraz dokumentów pokazujących, kto i jak faktycznie nadzoruje pracownika. Bez takiej dokumentacji obrona etatu jest jeszcze trudniejsza.

Wniosek praktyczny dla kancelarii prawnej

Jeżeli klient jest jedynym wspólnikiem i jedynym członkiem zarządu jednoosobowej spółki z o.o. i chce „zatrudnić się” w tej spółce na umowę o pracę z minimalnym wynagrodzeniem, to co do zasady takiego rozwiązania nie powinno się realizować.

Zaliczka na dywidendę wypłacona w pierwszym roku działania spółki z o.o.

zaliczka na dywidende

Wyobraźmy sobie taką sytuację: w nowozałożonej spółce z o.o., działającej dopiero od kilku miesięcy, wspólnik i jednocześnie członek zarządu decyduje się na wypłatę znacznej sumy pieniędzy ze spółki tytułem „zaliczki na dywidendę”. Powstaje pytanie, jaka jest podstawa prawna tej wypłaty i czy w ogóle możliwe jest dokonanie takiej wypłaty w pierwszym roku działalności spółki z o.o., gdy spółka nie ma jeszcze zatwierdzonego sprawozdania finansowego za poprzedni rok.

W tym artykule przedstawiam konsekwencje prawne i podatkowe takiej wypłaty oraz opisuję, jakie są realne rozwiązania zaistniałej sytuacji, które – przy odpowiednim udokumentowaniu – pozwalają ograniczyć ryzyka i zabezpieczyć prawnie i podatkowo wspólnika, spółkę oraz biuro rachunkowe.

Dlaczego w pierwszym roku nie można wypłacić zaliczki na dywidendę?

W spółce z o.o. zaliczka na poczet przewidywanej dywidendy nie jest dokonaniem dowolnego przelewu na rzecz wspólnika. Zaliczka na dywidendę można wypłacić po spełnieniu się warunków ustawowych oraz dodatkowych warunków wynikających z umowy spółki (art. 194–195 k.s.h.).

Po pierwsze, umowa spółki musi upoważnić zarząd do wypłaty zaliczek na poczet dywidendy (art. 194 k.s.h.). Po drugie – i to jest istotne w opisywanym przypadku – spółka może wypłacić zaliczkę tylko wtedy, gdy jej zatwierdzone sprawozdanie finansowe za poprzedni rok obrotowy wykazuje zysk (art. 195 § 1 k.s.h.).

Ponieważ w pierwszym roku działalności spółki z o.o. nie ma zatwierdzonego sprawozdania finansowego za rok poprzedni (bo nie było „poprzedniego roku” w takiej spółce), więc nie da się spełnić podstawowego warunku ustawowego uprawniającego do wypłaty zaliczek na poczet dywidendy (art. 195 § 1 k.s.h.). W praktyce oznacza to, że wypłata „zaliczki na dywidendę” w pierwszym roku jest dokonaniem wypłaty ze spółki z o.o. bez podstawy prawnej.

Konsekwencje korporacyjne: „nienależna wypłata” i obowiązek zwrotu

Jeżeli wspólnik dostał wypłatę ze spółki z o.o. wbrew powszechnie obowiązującym przepisom prawa lub wbrew postanowieniom umowy spółki, to w takim przypadku wchodzi w grę obowiązek zwrotu nienależnie otrzymanej kwoty przez wspólnika (art. 198 § 1 k.s.h.). Co więcej, za zwrot odpowiada nie tylko odbiorca, ale też odpowiadają solidarnie członkowie organów reprezentujących spółkę (co w praktyce najczęściej oznacza odpowiedzialność zarządu, art. 198 § 1 k.s.h.).

W praktyce obsługi prawnej spółek z o.o. taka sytuacja powoduje powstanie dwóch istotnych skutków. Po pierwsze, spółka powinna formalnie wezwać wspólnika do zwrotu nienależnie wypłaconej kwoty (żeby nie było wątpliwości, że zarząd „akceptuje” stan niezgodny z przepisami prawa, art. 198 § 1 k.s.h.). Po drugie, jeżeli dojdzie do sporu sądowego pomiędzy wspólnikiem a spółką z o.o., temat nienależnych wypłat pojawi się też przy głosowaniu nad absolutorium dla członków zarząd i przy ocenie odpowiedzialności członków zarządu wobec spółki (art. 293 k.s.h.).

„Zaliczka”, „ukryty zysk”, a może… pożyczka? Jak fiskus i sądy administracyjne patrzą na taką wypłatę dla wspólnika

W sytuacji, gdy wspólnik pobrał pieniądze ze spółki bez podstawy prawnej część firm próbuje „uratować sytuację” twierdząc, że „to była pożyczka od spółki dla wspólnika”. Warto wiedzieć, że pożyczki udzielane podmiotom powiązanym mogą zostać potraktowane jako de facto wypłatę „ukrytego zysku” dla wspólnika.

W orzecznictwie sądów administracyjnych istnieją wciąż rozbieżności czy pożyczka dla wspólnika powinna być automatycznie potraktowana jako „ukryty zysk”. W części wyroków wojewódzkich sądów administracyjnych wskazuje się, że samo udzielenie pożyczki nie powinno automatycznie oznaczać przekazania „ukrytego zysku” wspólnikowi; liczy się też i to czy istnieje związek pomiędzy wypłatą a prawem odbiorcy do udziału w zysku w spółce z o.o.. Takie podejście opisywano m.in. przy wyroku WSA w Gliwicach (np. I SA/Gl 1566/23).

Natomiast Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 9 października 2024 r., sygn. II FSK 797/24, przyjął dla konkretnego stanu faktycznego podejście dużo bardziej rygorystyczne, wskazując w uzasadnieniu, że kwota pożyczki udzielonej podmiotowi powiązanemu z udziałowcem oraz koszty pożyczki powinny stanowić ukryty zysk w rozumieniu art. 28m ust. 1 pkt 2 w związku z art. 28m ust. 3 pkt 1 ustawy o CIT.

W praktyce to oznacza, że „przekwalifikowanie zaliczki na dywidendę na pożyczkę” nie jest uniwersalnym remedium w takich sytuacjach. A jeśli wspólnik jednocześnie pełni funkcję członka zarządu to dochodzą jeszcze zgody i wymogi korporacyjne dotyczące pożyczek udzielanych członkom organów spółki z o.o. (art. 15 k.s.h.) – i zamiast ratować zaistniałą sytuację niechcący stworzymy kolejny problem do rozwiązania.

PIT po stronie wspólnika i obowiązki płatnika po stronie spółki

Jeżeli spółka wypłaca wspólnikowi dywidendę lub zaliczkę na dywidendę, co do zasady ma obowiązek pobrać 19% zryczałtowany PIT, ponieważ spółka działa jako płatnik (art. 30a ust. 1 pkt 4 i art. 41 ust. 4ab ustawy o PIT).

Ale w naszej sytuacji istnieje poważny problem podatkowy: jeśli wypłata była „zaliczką na dywidendę” tylko z nazwy, a prawnie zaliczką być nie mogła (bo została wypłacona w pierwszym roku działania spółki z o.o.), to pojawia się ryzyko, że jeśli spółka pobrała PIT „tak jak od dywidendy”, choć de facto wypłata była nienależna, to pobrany PIT powinien zostać zwrócony spółce z o.o.

Istnieje bardzo przydatna jest interpretacja podatkowa dotycząca nadpłaty w PIT w przypadku błędnie zakwalifikowanej wypłaty jako dywidendy. Dyrektor KIS wskazał, że dopóki wspólnicy nie zwrócą nienależnego świadczenia, nie da się twierdzić, że podatek został pobrany nienależnie; dopiero w momencie zwrotu nienależnego świadczenia przez wspólników spółce powstaje nadpłata w rozumieniu art. 72 § 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej. To podejście jest bardzo praktyczne: najpierw należy zwrócić nienależnie dokonaną wypłatę, a dopiero potem możemy dokonać korekty w PIT.

Najbezpieczniejsze rozwiązanie: szybki zwrot i porządne udokumentowanie pomyłki

W sprawach tego typu, jeżeli celem jest zabezpieczenie wspólnika i ograniczenie ryzyka na poziomie spółki (ryzyka zarządu) oraz biura rachunkowego, najbezpieczniejszą drogą jest naprawienie zaistniałej sytuacji, a nie szukanie jej uzasadniania na siłę.

Pierwszym krokiem jest ustalenie, co dokładnie się wydarzyło: kiedy wypłacono środki ze spółki, jaka to była kwota oraz czy w tytule przelewu i w księgach rachunkowych pojawiła się „zaliczka na dywidendę”. Należy też sprawdzić, czy była jakakolwiek uchwała zarządu lub zgromadzenia wspólników na temat „wypłaty zaliczek na dywidendę”, oraz czy umowa spółki z o.o. w ogóle dopuszcza wypłatę zaliczki na dywidendę (art. 194 k.s.h.). Ten etap sprawy jest ważny, bo od tego zależy, czy mamy do czynienia z klasyczną „nienależną wypłatą” (co jest najbardziej prawdopodobne), czy też innym problemem wymagającym naprawy.

Drugi krok to formalne stwierdzenie po stronie spółki, że „zaliczka na dywidendę” nie spełniała warunków ustawowych, bo spółka nie miała zatwierdzonego sprawozdania finansowego za poprzedni rok obrotowy (art. 195 § 1 k.s.h.). W praktyce, prawidłowo przygotowana dokumentacja składa się z uchwały zarządu oraz krótkiej notatki do akt, tłumaczącej „dlaczego” i „od kiedy” spółka traktuje dokonaną wypłatę jako nienależną (art. 198 § 1 k.s.h.). Dla bezpieczeństwa zarządu i księgowości uchwała zarządu wraz z notatką do akt jest kluczowym elementem: pokazuje, że spółka reaguje na ujawnioną nieprawidłowość.

Trzeci krok to wezwanie wspólnika do zwrotu nienależnie przekazanych środków finansowych oraz faktyczny zwrot tych środków na rachunek bankowy spółki (art. 198 § 1 k.s.h.). Jeżeli wspólnik działa w dobrej wierze, ma nienależnie otrzymane środki pieniężne i zamierza je zwrócić, ten trzeci krok potrafi zamknąć większość „ryzyk korporacyjnych” w kilka dni. Jeżeli wspólnik wydał już otrzymane nienależnie pieniądze, można rozważyć ugodę/porozumienie co do harmonogramu zwrotu, ale tu trzeba uważać na prawidłową reprezentację spółki, jeżeli wspólnik jest jednocześnie członkiem zarządu (w takich przypadkach często wchodzi w grę art. 210 k.s.h. i należy powołać pełnomocnika uchwałą zgromadzenia wspólników).

Czwarty krok to uporządkowanie sprawy od strony księgowej: w miejsce „zaliczki na dywidendę” księguje się należność spółki od wspólnika do zwrotu, a po zwrocie – zamknięcie tego rozrachunku.

Piąty krok to dopiero podatki – i tu zasada jest prosta: jeśli wspólnik zwrócił nienależnie otrzymane pieniądze to mamy podstawę do dokonania korekt i do zgłoszenia nadpłaty w PIT (art. 72 § 1 pkt 2 o.p.).

A jeśli wspólnik nie może od razu zwrócić pieniędzy? Rozwiązania awaryjne i ich minusy

Czasem słyszymy od wspólnika: „ja już te środki wydałem, nie mam jak ich zwrócić”. Wtedy można zastanowić się czy istnieją rozwiązania alternatywne, ale trzeba to powiedzieć wprost: zawsze będą to rozwiązania kompromisowe, nie rozwiązujące istoty problemu a jedynie przenoszące ryzyko sprawy z jednego obszaru do innego.

Pierwszy pomysł to uznanie, że faktycznie doszło do udzielenia pożyczki. Jeśli odbiorca kwoty pieniężnej jest jednocześnie członkiem zarządu, trzeba też uwzględnić zgodę właściwego organu spółki na taką czynność (art. 15 k.s.h.). Podatkowo natomiast trzeba liczyć się z ryzykiem kwalifikacji pożyczki jako wypłaty ukrytego zysku dla wspólnika.

Drugi pomysł to uznanie, że mieliśmy do czynienia z wypłatą wynagrodzenia (jeśli została zawarta pomiędzy spółką a wspólnikiem: umowa o świadczenie usług, kontrakt menedżerski lub wspólnik jest zobowiązany do powtarzających się świadczeń na rzecz spółki). To alternatywne rozwiązanie można zastosować wyłącznie wtedy, gdy faktycznie istnieje tytuł prawny do takiej wypłaty i faktycznie wspólnik wykonał świadczenia na rzecz spółki; inaczej pojawiają się znów ryzyka: korporacyjne (dokonanie wypłaty bez podstawy prawnej) i podatkowe (ukryty zysk albo zakwestionowanie kosztu podatkowego w spółce).

Trzeci pomysł to potrącenie nienależnie wypłaconej kwoty z przyszłą dywidendą, już po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za pierwszy rok. To rozwiązanie bywa praktyczne, ale ono nie „naprawia wstecz” nieprawidłowo wypłaconej zaliczki – raczej porządkuje sytuację: wspólnik uznaje, że doszło do nienależnej wypłaty ze spółki, a gdy po zakończeniu roku obrachunkowego powstanie wymagalne zobowiązanie spółki do wypłaty dywidendy, strony mogą rozliczyć się potrąceniem wzajemnych świadczeń pieniężnych.

Niemniej jednak, najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest dokonanie zwrotu nienależnej wypłaty.

Co powinno zrobić biuro rachunkowe, żeby zabezpieczyć Klienta (i siebie)

Z perspektywy biura rachunkowego kluczowe jest wykazanie, że błąd został szybko zidentyfikowany i naprawiony. To ogranicza ryzyko odpowiedzialności biura księgowego „za ryzykowne doradztwo księgowe”, ale też realnie zmniejsza szkody po stronie spółki.

Co biuro księgowe powinno zrobić w tego typu sprawie: powinno pisemnie poinformować Klienta o braku możliwości zaliczenia wypłaty jako zaliczki na dywidendę w pierwszym roku obrotowym spółki i przedstawić rekomendację działań przez spółkę: podjęcie uchwały zarządu o żądaniu zwrotu nienależnej wypłaty, wezwania wspólnika do zwrotu, korekty zapisów księgowych, a potem – po zwrocie – analizy korekt podatkowych i złożenia ewentualnego wniosku o nadpłatę (art. 72 § 1 pkt 2 i art. 75 § 1 o.p.).

Jeżeli Klient upiera się przy „pożyczce” lub innych alternatywnych rozwiązaniach, warto (dla bezpieczeństwa wszystkich stron) jasno wskazać, że na podstawie przepisów ustawy o CIT, pożyczki i świadczenia do wspólnika mogą być kwalifikowane jako „ukryte zyski”.

Podsumowanie

W opisanym stanie faktycznym (pierwszy rok działalności spółki z o.o., brak zatwierdzonego sprawozdania za poprzedni rok, wypłata wspólnikowi „zaliczki na dywidendę) najlepszą strategią jest uznanie takiej wypłaty za nienależne świadczenie i zwrot środków spółce z o.o..

Inne rozwiązania „awaryjne” (pożyczka, wynagrodzenie, potrącenia) są możliwe, ale zasadniczo zwiększają ryzyka dla wspólnika i spółki.

Przekształcenie spółki akcyjnej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością – pełna procedura i skutki

Przekształcenie spółki akcyjnej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością – pełna procedura i skutki

Przekształcenie spółki akcyjnej (S.A.) w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.) to proces wymagający starannego przygotowania. Przedsiębiorcy decydują się na takie przekształcenie głównie ze względu na uproszczoną strukturę spółki z o.o., obniżenie kosztów działania i większą elastyczność prawną.

Dlaczego warto rozważyć zmianę formy prawnej?

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest formą prawną zdecydowanie prostszą w bieżącym funkcjonowaniu niż spółka akcyjna. Przejście ze struktury spółki akcyjnej na spółkę z o.o. niesie za sobą liczne korzyści, przede wszystkim natury organizacyjnej, finansowej oraz proceduralnej. Jest to szczególnie istotne dla podmiotów, które w związku ze swoją skalą działalności lub strategią biznesową nie potrzebują skomplikowanych struktur korporacyjnych charakterystycznych dla spółek akcyjnych.

Jednym z najważniejszych argumentów za zmianą formy prawnej jest znaczne uproszczenie procedur decyzyjnych. W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością zdecydowana większość uchwał Zgromadzenia Wspólników, w tym na przykład uchwały o zatwierdzeniu sprawozdań finansowych, uchwały dotyczące podziału zysku czy zmian osobowych w zarządzie, może być podejmowana w zwykłej formie pisemnej. Oznacza to, że nie ma konieczności korzystania z usług notariusza, który w przypadku analogicznych decyzji podejmowanych przez Walne Zgromadzenie Akcjonariuszy spółki akcyjnej jest obligatoryjny.

Kolejnym argumentem za przekształceniem spółki akcyjnej w spółkę z o.o. jest zmniejszenie obowiązków sprawozdawczo-kontrolnych. Spółki akcyjne są zobligowane ustawowo do przeprowadzania corocznego badania sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta, co jest procedurą kosztowną oraz angażującą czas zarządu i księgowości. Tymczasem spółki z ograniczoną odpowiedzialnością obowiązek ten obejmuje dopiero po przekroczeniu określonych progów finansowych, takich jak wielkość zatrudnienia, wysokość sumy bilansowej lub wartość rocznych przychodów.

Istotnym czynnikiem przemawiającym za przekształceniem jest również możliwość rezygnacji z obligatoryjnej rady nadzorczej. W przypadku spółek akcyjnych ustanowienie rady nadzorczej jest obowiązkowe bez względu na skalę działalności, co generuje dodatkowe koszty związane z wynagrodzeniami dla jej członków oraz zwiększa formalizm funkcjonowania spółki. W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością rada nadzorcza staje się obligatoryjna dopiero wówczas, gdy kapitał zakładowy spółki przekracza 500 000 zł oraz gdy spółka posiada więcej niż 25 wspólników.

Warto również zauważyć, że struktura właścicielska spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest bardziej elastyczna niż w przypadku spółki akcyjnej. Umowa spółki z o.o. może swobodnie kształtować zasady reprezentacji, zbywania udziałów, czy sposób podziału zysków i strat między wspólnikami. Oznacza to większą łatwość w zarządzaniu udziałami oraz podejmowaniu strategicznych decyzji biznesowych. W praktyce pozwala to na sprawne dostosowanie struktury własnościowej spółki do aktualnych potrzeb jej wspólników.

Przekształcenie spółki akcyjnej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, choć wymaga przeprowadzenia odpowiednich procedur formalnych, przynosi zasadniczo wymierne korzyści w postaci redukcji kosztów funkcjonowania, ograniczenia formalizmu oraz uproszczenia procesów decyzyjnych.

Etapy przekształcenia – krok po kroku

Proces przekształcenia można podzielić na kilka etapów.

Pierwszy to przygotowanie sprawozdania finansowego na dzień wcześniejszy o miesiąc przed planowanym przedłożeniem planu przekształcenia akcjonariuszom. Plan musi zawierać wycenę majątku, projekt umowy nowej spółki, projekt uchwały oraz sprawozdanie finansowe sporządzone zgodnie z zasadami rachunkowości stosowanymi dotychczas przez spółkę akcyjną.

Następnie zarząd spółki akcyjnej sporządza plan przekształcenia wraz z załącznikami – projektem uchwały oraz umowy spółki przekształconej. Przy spółce jednoosobowej dokument ten musi mieć formę aktu notarialnego. Wedle art. 560 k.s.h. należy dwukrotnie zawiadomić akcjonariuszy o zamiarze przekształcenia: pierwszy raz — minimum miesiąc przed planowanym zgromadzeniem, drugi raz — nie wcześniej niż dwa tygodnie po pierwszym, zawierające istotne informacje i projekt uchwały.

Następnie walne zgromadzenie akcjonariuszy podejmuje uchwałę o przekształceniu spółki, która musi być protokołowana notarialnie. Uchwała powinna obejmować wszystkie niezbędne kwestie: formę prawną nowej spółki, kapitał zakładowy, prawa akcjonariuszy oraz skład organów spółki z o.o..

Po podjęciu uchwały o przekształceniu spółki zarząd składa wniosek o wpis przekształcenia do KRS. Termin na zgłoszenie to maksymalnie trzy miesiące od uchwały, a dokumentacja musi być kompletna — plan przekształcenia, protokół, sprawozdanie, projekt umowy. O przekształceniu należy też ogłosić w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Nowym aktem kończącym przekształcenie jest wpis w KRS – wtedy przekształcenie zyskuje moc prawną, a spółka z o.o. staje się kontynuatorem podmiotowości prawnej poprzednika („sukcesja uniwersalna”).

Sukcesja praw i obowiązków – aspekty prawne i podatkowe

Jednym z kluczowych skutków przekształcenia spółki akcyjnej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością jest tzw. sukcesja uniwersalna, czyli kontynuacja przez nowy podmiot wszelkich praw i obowiązków poprzednika prawnego. Zgodnie z art. 553 § 1 Kodeksu spółek handlowych, w dniu przekształcenia spółka przekształcona przejmuje wszystkie dotychczasowe prawa i obowiązki przysługujące lub ciążące na spółce przekształcanej. Dotyczy to między innymi wszystkich istniejących umów handlowych, umów kredytowych czy leasingowych, praw z tytułu koncesji, zezwoleń, licencji, a także praw wynikających z dotychczasowych umów najmu, dzierżawy czy innych umów cywilnoprawnych. W konsekwencji tego, wszystkie zobowiązania finansowe, jak również prawa wynikające z prowadzonych postępowań sądowych lub administracyjnych, automatycznie przechodzą na nową spółkę bez konieczności uzyskiwania odrębnych zgód stron tych umów czy kontrahentów.

Sukcesja obejmuje również prawa niemajątkowe oraz zobowiązania wynikające z przepisów prawa publicznego, takich jak obowiązki wynikające z pozwoleń administracyjnych czy odpowiedzialność za ewentualne naruszenia prawa dokonane przed dniem przekształcenia. Warto zaznaczyć, że przejście tych zobowiązań na nowy podmiot odbywa się z mocy prawa, bez konieczności ich indywidualnego wymieniania w dokumentach przekształceniowych.

Istotną kwestią, która budzi wiele wątpliwości, są podatkowe skutki przekształcenia. Zgodnie z art. 93a § 1 Ordynacji podatkowej, spółka przekształcona staje się następcą prawnym spółki przekształcanej we wszystkich jej dotychczasowych obowiązkach i prawach podatkowych. Oznacza to, że nowa spółka z ograniczoną odpowiedzialnością przejmuje pełną historię podatkową spółki akcyjnej, w tym obowiązki w zakresie zapłaty ewentualnych zaległości podatkowych, prawo do nadpłaconych podatków oraz możliwość korzystania z przysługujących poprzedniej spółce ulg i odliczeń podatkowych. Sukcesja ta dotyczy wszystkich podatków publicznoprawnych, takich jak VAT, CIT, podatki lokalne czy składki na ubezpieczenia społeczne, które mogłyby obciążać poprzedni podmiot.

Przy omawianiu aspektów sukcesji podatkowej warto przywołać interpretacje podatkowe oraz orzecznictwo, które jednoznacznie potwierdzają szeroki charakter tej sukcesji. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 12 grudnia 2023 roku (sygn. 0114-KDIP2-2.4010.225.2023.1.SP) wskazał, że „spółka przekształcona jako następca prawny ma obowiązek kontynuowania rozliczeń podatkowych na zasadach obowiązujących spółkę przekształcaną, co obejmuje zarówno uprawnienia do korzystania z ulg i odliczeń, jak i zobowiązania wynikające z potencjalnych kontroli podatkowych dotyczących okresu sprzed przekształcenia”.

Warto jednocześnie zauważyć, że sukcesja podatkowa nie obejmuje indywidualnych praw podatkowych wspólników związanych z podatkiem dochodowym od osób fizycznych (PIT). Oznacza to, że w zakresie obowiązków podatkowych ciążących na wspólnikach jako podatnikach PIT, sukcesja nie występuje – prawa te i obowiązki pozostają po stronie poszczególnych wspólników i są rozliczane indywidualnie przez nich samych. Przykładem takiej sytuacji są niepodzielone zyski zgromadzone na kapitale zapasowym spółki kapitałowej, które w momencie przekształcenia mogą powodować obowiązek zapłaty podatku PIT przez wspólników, co potwierdził Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach w wyroku z dnia 17 czerwca 2021 r. (sygn. akt I SA/Gl 272/21), wskazując, że niepodzielone zyski stanowią opodatkowany przychód wspólników.

Należy także podkreślić, że sukcesja uniwersalna, choć zdecydowanie upraszcza formalności związane z przeniesieniem działalności do nowej formy prawnej, wymaga odpowiedniego przygotowania dokumentacyjnego oraz analizy ewentualnych ryzyk prawnych i podatkowych. Przykładowo, jeżeli w toku działalności spółka przekształcana dopuściła się naruszenia obowiązków podatkowych lub popełniła błędy rachunkowe, odpowiedzialność za te kwestie automatycznie przechodzi na spółkę przekształconą. W konsekwencji warto, aby proces przekształcenia poprzedzony był rzetelną analizą prawną i podatkową (tzw. due diligence), co pozwoli uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek i nieprzewidzianych obciążeń finansowych w przyszłości.

Sprawozdanie finansowe przy przekształceniu – czy zawsze konieczne zgodnie z MSR?

W procesie przekształcenia spółki akcyjnej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością kluczowym elementem dokumentacji jest sporządzenie sprawozdania finansowego. Przepisy Kodeksu spółek handlowych wymagają, aby plan przekształcenia zawierał m.in. sprawozdanie finansowe przygotowane dla celów przekształcenia. Pojawia się pytanie, czy spółka akcyjna, która dotychczas sporządzała roczne sprawozdanie zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości (MSR), musi przygotować pełne sprawozdanie finansowe zgodne z MSR również na dzień poprzedzający przekształcenie, czy może skorzystać z uproszczeń.

Co do zasady, spółka, która na koniec roku bilansowego sporządzała sprawozdania zgodnie z MSR, jest zobowiązana sporządzić sprawozdanie finansowe związane z przekształceniem również według tych standardów. Wynika to z nadrzędnej zasady ciągłości metod księgowych, zawartej w art. 5 ust. 1 ustawy o rachunkowości, według której przyjęte zasady rachunkowości należy stosować w sposób ciągły, zapewniając porównywalność danych finansowych za kolejne lata obrotowe.

Jednak istnieje istotna możliwość skorzystania z uproszczeń. Interpretacje księgowe i prawne wskazują, że przepisy nie nakładają obowiązku sporządzania pełnego sprawozdania według MSR, jeśli spółka nie jest bezpośrednio zobligowana do tego przepisami prawa krajowego lub rozporządzeniem unijnym. Jeżeli spółka sporządza roczne sprawozdania finansowe zgodnie z MSR dobrowolnie, a nie na skutek obowiązku ustawowego (np. z powodu notowania papierów wartościowych na rynku regulowanym), wówczas może zdecydować się na sporządzenie sprawozdania według uproszczonych zasad zgodnych z ustawą o rachunkowości. W praktyce oznacza to, że sprawozdanie może być mniej szczegółowe niż standardowy raport zgodny z MSR, co znacząco upraszcza cały proces przekształcenia.

Potwierdzeniem takiego stanowiska są m.in. interpretacje organów administracji podatkowej i Ministerstwa Finansów, wskazujące na brak przeszkód, aby sprawozdanie przekształceniowe przygotować według uproszczonych zasad rachunkowości krajowej, jeśli przekształcenie nie zmienia obowiązku ustawowego stosowania MSR. Taką możliwość potwierdzają również doświadczenia praktyki rynkowej oraz stanowiska renomowanych firm doradczych.

Warto zwrócić uwagę na stanowisko zawarte w Interpretacji Indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 15 marca 2023 r. (sygn. 0111-KDIB1-2.4010.10.2023.1.SK), zgodnie z którym: „Podmiot przekształcany nie jest bezwzględnie zobowiązany do sporządzenia sprawozdania zgodnie z MSR w sytuacji, gdy brak jest takiego ustawowego obowiązku, nawet jeśli wcześniej dobrowolnie sporządzał sprawozdania zgodnie z MSR”. Orzeczenie to istotnie upraszcza praktyczne podejście do dokumentowania przekształceń.

Zatem w przypadku spółki akcyjnej, która dotychczas sporządzała roczne sprawozdania finansowe według MSR dobrowolnie, rekomendowane jest skorzystanie z uproszczeń rachunkowych, co znacząco obniża koszty i nakład pracy związany z procedurą przekształcenia.

Skutki podatkowe przekształcenia – czy jest PCC czy inne podatki?

W procesie przekształcenia spółki akcyjnej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością jednym z najistotniejszych zagadnień jest ocena konsekwencji podatkowych takiego działania. W praktyce gospodarczej często pojawiają się wątpliwości czy przekształcenie S.A. w sp. z o.o. pociąga za sobą konieczność zapłaty podatku od czynności cywilnoprawnych (PCC) lub czy wiąże się z powstaniem przychodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym.

Zgodnie z powszechnie przyjętą praktyką oraz utrwalonym już stanowiskiem orzeczniczym sądów administracyjnych, samo przekształcenie spółki akcyjnej w spółkę z o.o. jest co do zasady neutralne podatkowo. Wynika to z faktu, iż sama zmiana formy prawnej nie skutkuje realnym zwiększeniem majątku spółki – dochodzi jedynie do zmiany struktury organizacyjnej, a majątek, kapitał oraz zobowiązania pozostają na tym samym poziomie. Podobne stanowisko potwierdzają liczne interpretacje podatkowe oraz orzecznictwo, które podkreślają, że obowiązek zapłaty PCC powstaje wyłącznie wówczas, gdy w wyniku przekształcenia dochodzi do rzeczywistego wzrostu majątku spółki, na przykład poprzez wniesienie nowych wkładów lub gdy do spółki przystępują nowi wspólnicy, którzy wnoszą dodatkowe aporty lub wkłady pieniężne.

W tym kontekście warto wskazać, że w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 2025 roku (sygn. 0111-KDIB2-1.4010.160.2025.2.AS) jednoznacznie podkreślono, że przekształcenie spółki akcyjnej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością jest operacją neutralną z punktu widzenia podatku dochodowego od osób prawnych (CIT), pod warunkiem, iż nie występuje przy tym żadne realne zwiększenie majątku spółki. Innymi słowy, o ile majątek spółki przekształconej będzie odpowiadał wartości majątku spółki akcyjnej sprzed przekształcenia, o tyle operacja ta nie będzie skutkowała powstaniem przychodu podatkowego ani obowiązkiem rozpoznawania dodatkowego dochodu, który mógłby generować obowiązek podatkowy w CIT.

Podobne stanowisko potwierdzają również sądy administracyjne. Przykładowo Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach w wyroku o sygn. I SA/Gl 1224/13 wskazał, że istotą przekształcenia spółki kapitałowej (w tym przypadku spółki akcyjnej) w inną spółkę kapitałową (spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością) jest wyłącznie zmiana formy prawnej, bez powstania nowego podmiotu gospodarczego oraz bez zwiększenia majątku tej spółki. Sąd podkreślił, że majątek spółki przekształconej pozostaje tożsamy z majątkiem poprzednika prawnego, a co za tym idzie, brak jest podstaw do twierdzenia, iż czynność taka powoduje obowiązek zapłaty podatku od czynności cywilnoprawnych.

Z kolei Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu (sygn. I SA/Wr 1876/09) wskazał dodatkowo, że pojęcia majątku i kapitału zakładowego nie należy utożsamiać, gdyż kapitał zakładowy to jedynie księgowe odzwierciedlenie wartości wkładów, podczas gdy majątek obejmuje wszystkie aktywa spółki. Brak faktycznego wzrostu majątku spółki oznacza, że czynność przekształcenia nie podlega PCC, a podatnicy nie mają obowiązku składania deklaracji ani rozliczania tego podatku w urzędzie skarbowym.

Warto także zwrócić uwagę na interpretację Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 10 maja 2024 roku (sygn. 0111-KDIB2-3.4014.109.2024.1.MD), w której organ podatkowy potwierdził, że przekształcenie spółki akcyjnej w spółkę z o.o., które polega jedynie na zmianie formy organizacyjno-prawnej i nie wiąże się ze wzrostem majątku ani z przyjęciem nowych wspólników, pozostaje neutralne pod kątem PCC.

Podsumowanie – kluczowe korzyści i ryzyka

Cały proces przekształcenia spółki akcyjnej w spółkę z o.o. ma charakter formalny i służy zmianie formy prawnej przy zachowaniu ciągłości prawnej i funkcjonalnej spółki. Procedura wymaga starannego przygotowania dokumentów i formalności – od planu przekształcenia po wpis do KRS i ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Przekształcenie w spółkę z o.o. przynosi realne korzyści: uproszczenie procedur korporacyjnych, ograniczenie kosztów notarialnych i kontrolnych, brak obligatoryjnej rady nadzorczej czy obowiązku badania sprawozdań pod pewnymi progami.

Z punktu widzenia podatkowego jest to rozwiązanie neutralne (brak PCC, brak dochodu), pod warunkiem, że nie ma rzeczywistego wzrostu majątku.

Jeśli planują Państwo przekształcenie spółki akcyjnej w spółkę z o.o., rekomendujemy skorzystanie z doradztwa prawno-podatkowego, aby właściwie przygotować dokumentację i uniknąć ewentualnych pułapek oraz dodatkowych, nieplanowanych kosztów.

Rezygnacja jedynego członka zarządu w spółce z o.o. a wpis w KRS – skutki prawne i procedura wykreślenia

rezygnacja jedynego członka zarządu sp. z o.o.

Rezygnacja jedynego członka zarządu może prowadzić do poważnych trudności organizacyjnych i rejestrowych. Brak skutecznego powołania nowego zarządu oraz aktualizacji danych w Krajowym Rejestrze Sądowym stwarza ryzyko paraliżu spółki i wprowadzenia w błąd kontrahentów. Artykuł omawia skutki prawne takiej sytuacji oraz przedstawia możliwe działania, które pozwalają na aktualizację wpisu w KRS, pomimo niedobycia się zgromadzenia wspólników.

Rezygnacja członka zarządu – podstawy prawne

Rezygnacja członka zarządu jest jednostronnym oświadczeniem woli, co do zasady skutecznym w chwili doręczenia do spółki lub innego uprawnionego adresata. Zgodnie z art. 202 § 4 i § 5 k.s.h. oraz podjętą w 2016 roku uchwałą siedmiu sędziów SN (III CZP 89/15), rezygnacja musi być skierowana do co najmniej jednego członka zarządu lub prokurenta. W sytuacji jednoosobowego zarządu – zgodnie z art. 202 § 6 k.s.h. (od 1 marca 2019) – jedyny członek zarządu składa swoją rezygnację wspólnikom, a sama rezygnacja następuje w dniu po planowanym zgromadzeniu wspólników. Takie uregulowania eliminują wymóg uchwały o odwołaniu i potwierdzają, że rezygnacja nie wymaga akceptacji spółki ani formalnej decyzji jej organów. Warto pamiętać, że rezygnacja jedynego członka zarządu wywołuje skutek w postaci wygaśnięcia mandatu z mocy prawa, bez potrzeby podejmowania dodatkowych uchwał przez zgromadzenie wspólników lub zarząd.

Skutki nieodbytego zgromadzenia wspólników

W opisywanym scenariuszu wspólnicy jednak nie stawili się na zwołane zgromadzenie wspólników. Zgodnie z kodeksem spółek handlowych, rezygnacja członka zarządu jest jednak skuteczna niezależnie od udziału wspólników na zwołanym zgromadzeniu wspólników, pod warunkiem poprawnego doręczenia zaproszenia na zgromadzenie i doręczenia wraz z zaproszeniem na zgromadzenie wspólników oświadczenia o rezygnacji jedynego członka zarządu. Istotą zwołania zgromadzenia wspólników nie jest uzyskanie zgody na rezygnację członka zarządu, lecz chodzi wyłącznie o zapewnienie wyboru nowego zarządu. Rezygnacja jedynego członka zarządu jest skuteczna z dniem następującym po dniu, na który zwołano zgromadzenie wspólników, nawet jeżeli zgromadzenie nie odbyło się.

Wniosek o wykreślenie z KRS na podstawie art. 24 ust. 6 ustawy o KRS

Zgodnie z art. 24 ust. 6 ustawy o KRS, sąd rejestrowy jest upoważniony do dokonania z urzędu wykreślenia danych „niezgodnych z rzeczywistym stanem rzeczy”, jeżeli dokumenty będące podstawą wykreślenia znajdują się w aktach rejestrowych, a dane są istotne dla bezpieczeństwa obrotu.

W praktyce oznacza to, że w sytuacji, gdy rezygnacja została już skutecznie złożona i doręczona wspólnikom, ale zgromadzenie wspólników się nie odbyło i nie wybrano nowego zarządu, pojawia się praktyczny problem. W informacjach dostępnych w KRS nadal widnieje informacja o poprzednim członku zarządu a nie ma informacji o tym, że spółka nie ma zarządu. Ta informacja jest myląca i niezgodna z rzeczywistością, ponieważ poprzedni członek zarządu skutecznie zrezygnował ze swojej funkcji. Takie dane powinny być więc niezwłocznie usunięte przez sąd rejestrowy z urzędu.

Można przyspieszyć ten proces, składając formalny wniosek, powołując się na dokumentację, która potwierdza rezygnację i prawidłowo zwołane zgromadzenie wspólników, które nie doszło do skutku.

Przegląd orzecznictwa

W orzecznictwie sądowym sprawy dotyczące wykreślenia danych na podstawie art. 24 ust. 6 ustawy o KRS są rzadkie, lecz istotne dla praktyki:

  • postanowienie Sądu Okręgowego w Łodzi z dnia 23 stycznia 2017 r. sygn.. akt XIII Ga 1288/16, w którym sąd uznał, że skutecznie złożona rezygnacja członka zarządu, doręczona spółce, powoduje ustanie jego mandatu – niezależnie od tego, czy zgromadzenie wspólników wybrało już nowy zarząd. W konsekwencji, jeśli w KRS nadal widnieje informacja o osobie, która zrezygnowała, to dane te są niezgodne z rzeczywistością;
  • postanowienie Sądu Okręgowego w Szczecinie z dnia 23 października 2018 r., sygn.. akt VIII Ga 346/18, w którym sąd potwierdził, że rezygnacja członka zarządu jest skuteczna z chwilą jej doręczenia spółce, sąd rejestrowy ma obowiązek dbać o zgodność wpisów z rzeczywistością, a w przypadku braku zgłoszenia zmiany przez spółkę, sąd rejestrowy może – i powinien – wykreślić byłego członka zarządu z urzędu;
  • postanowienie Sądu Okręgowego w Gdańsku z 26 marca 2018 r., sygn. VIII Pz 2/18, w którym uznał, że nie ma podstaw do wykreślenia danych z KRS z urzędu, ponieważ wcześniejsze postanowienie sądu rejestrowego odmawiające zmiany wpisu (czyli wykreślenia członka zarządu) stało się prawomocne. W tej sprawie wnioskodawca nie przedstawił nowych dokumentów potwierdzających zmianę faktyczną (np. skutecznego odwołania lub rezygnacji członka zarządu) i w związku z tym brak było podstaw do działania z urzędu na podstawie art. 24 ust. 6 ustawy o KRS.

Jak widać w orzecznictwie sądowym dominuje pogląd, że sąd rejestrowy może działać z urzędu, o ile istnieje dokumentacja w aktach rejestrowych i stwierdzona jest istotna niezgodność danych wpisanych z rzeczywistym stanem faktycznym. W ostatniej zacytowanej sprawie sąd odrzucił możliwość działania z urzędu, wskazując, że brakuje podstaw do wykreślenia, ponieważ dokument nie potwierdzał zmiany faktycznej – co jest istotnym warunkiem stosowania art. 24 ust. 6 ustawy o KRS.

Wnioski i praktyczne wskazówki

W przypadku, gdy jedyny członek zarządu składa skuteczną rezygnację z przyszłą datą, ale zgromadzenie wspólników nie odbywa się to nie ma przeszkód, aby rezygnacja wywołała skutek prawny zgodnie z art. 202 § 6 k.s.h.. Członek zarządu, który złożył rezygnację nie musi czekać na powołanie nowego składu zarządu spółki przez wspólników, lecz powinien wystąpić do sądu rejestrowego z wnioskiem o wykreślenie swoich danych z KRS, na podstawie art. 24 ust. 6 ustawy o KRS. Do takiego wniosku z żądaniem o wykreślenie członka zarządu należy dołączyć dokumentację potwierdzającą rezygnację, w tym informację o nieodbyciu zgromadzenia wspólników oraz uzasadnienie konieczności działania przez sąd z urzędu ze względu na bezpieczeństwo obrotu handlowego.

W praktyce dopilnowanie prawidłowego doręczenia rezygnacji jedynego członka zarządu wspólnikom jest niezwykle istotne. Nie jest konieczne potwierdzanie rezygnacji uchwałą zgromadzenia wspólników o odwołaniu – skuteczność wynika już z odpowiedniego doręczenia oświadczenia wspólnikom rezygnacji wraz z zaproszeniem na zgromadzenie wspólników. W efekcie wpis w KRS, który nie odpowiada faktycznemu stanowi rzeczy, stanowi poważne ryzyko dla bezpieczeństwa obrotu i powinien być usunięty przez sąd rejestrowy z urzędu.

Pozostawienie danych byłego członka zarządu w rejestrze może prowadzić do nieuzasadnionego przypisywania mu odpowiedzialności cywilnej za działania i zaniechania spółki, mimo że faktycznie ten były członek zarządu nie pełni już swojej funkcji. Dlatego tak istotne jest doprowadzenie do wykreślenia danych byłego członka zarządu z KRS.

Czy trzeba zmieniać umowę spółki z o.o. po sprzedaży udziałów?

Zmiana umowy spółki z o.o. po sprzedaży udziałów

Sprzedaż udziałów w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.) to czynność powszechna w praktyce gospodarczej. Pojawia się jednak często pytanie: czy po sprzedaży udziałów konieczna jest zmiana umowy spółki? Odpowiedź zależy od treści tej umowy i charakteru nadanych uprawnień. W artykule wyjaśniamy, kiedy korekta umowy jest niezbędna, a kiedy wystarczy aktualizacja listy wspólników.

Sprzedaż udziałów – co zmienia się w spółce?

Zgodnie z art. 180 § 1 Kodeksu spółek handlowych (k.s.h.), udziały w spółce z o.o. są co do zasady zbywalne, chyba że umowa stanowi inaczej. Przeniesienie udziałów nie wpływa automatycznie na treść umowy spółki – nie stanowi jej zmiany w rozumieniu art. 255 k.s.h.. Obowiązek notyfikacji zmian dotyczy natomiast listy wspólników, składanej w KRS na formularzu KRS-ZE.

Kiedy zmiana umowy spółki po sprzedaży udziałów nie jest potrzebna?

Brak szczególnych uprawnień lub ograniczeń

Jeśli umowa spółki nie przypisuje konkretnym wspólnikom żadnych osobistych uprawnień (np. prawa powoływania członka zarządu) ani nie ogranicza zbywania udziałów (np. wymogu uzyskania zgody), sprzedaż udziałów nie wymaga zmiany umowy. Zmianie ulega wyłącznie lista wspólników, która ma charakter ewidencyjny (art. 188 § 1 k.s.h.).

Wpisy imienne o charakterze informacyjnym

Często w umowie spółki pojawiają się wpisy zawierające imię i nazwisko wspólnika, np. „Jan Kowalski obejmuje 100 udziałów po 500 zł każdy”. Praktyka specjalistów zajmujących się zagadnieniami prawa handlowego i rejestracjami w sądach gospodarczych (A. Kułakowska, Zarzadwspolcezoo.pl) wskazuje, że taka informacja zawarta w umowie spółki z o.o. nie kreuje automatycznie obowiązku zmiany umowy spółki po sprzedaży tych udziałów, o ile nie towarzyszą jej inne, związane z osobą wspólnika postanowienia.

Kiedy zmiana umowy spółki jest konieczna?

Nadanie imiennych uprawnień wspólnikom

Jeżeli umowa przyznaje konkretnej osobie (np. „Janowi Kowalskiemu”) prawo powoływania członka zarządu, uprawnienie to nie przechodzi automatycznie na nabywcę udziałów. Taka sytuacja wymaga zmiany umowy – w przeciwnym razie postanowienie staje się bezprzedmiotowe.

Podobne stanowisko zajął Sąd Apelacyjny w Krakowie (I ACa 1382/16), który analizował utratę przywilejów głosów po zbyciu udziałów, wskazując na konieczność odpowiedniego urealnienia zapisów umownych.

Wpisy dotyczące uprzywilejowania udziałów powiązanego z osobą

Jeśli uprzywilejowanie (np. co do głosu) przypisano nie udziałowi jako takiemu, lecz konkretnej osobie, zmiana właściciela oznacza konieczność zmiany treści umowy.

Ograniczenia zbywalności udziałów zawarte w umowie spółki

Na marginesie należy wspomnieć o tym, że umowa spółki może zastrzec wymóg uzyskania zgody zarządu lub wspólników na sprzedaż udziałów (art. 182 k.s.h.). W takiej sytuacji nieuzyskanie zgody odpowiedniego organu spółki doprowadzi do nieważności umowy sprzedaży udziałów. Można oczywiście zmienić umowę spółki i wykreślić zapis o konieczności uzyskania zgody zarządu lub wspólników na sprzedaż udziałów.

Wpisy do KRS – co należy zrobić po sprzedaży udziałów?

Niezależnie od tego, czy zmiana umowy spółki jest potrzebna czy nie, to sprzedaż udziałów zawsze wymaga aktualizacji listy wspólników (art. 188 § 3 k.s.h.) i zgłoszenia zaktualizowanej listy wspólników do KRS. Lista ta powinna zostać podpisana przez cały zarząd i złożona w sądzie rejestrowym w terminie 7 dni od dokonania zmiany w składzie udziałowców.

Wnioski praktyczne

SytuacjaCzy trzeba zmienić umowę?Co trzeba zrobić?
Wpis wspólników imiennie w umowie spółki, ale bez przywilejów❌ NieZłożyć nową listę wspólników do KRS
Imienne uprawnienia (np. powołanie członka zarządu)✅ TakUchwała Zgromadzenia Wspólników zmieniająca umowę spółki (akt notarialny)
Uprzywilejowanie udziałów powiązane z osobą (np. preferencje w głosowaniu)✅ TakUchwała Zgromadzenia Wspólników zmieniająca umowę spółki (akt notarialny)
Ograniczenie zbywalności udziałów✅ Tak / WeryfikacjaSprawdzenie umowy spółki pod kątem warunków ważności umowy sprzedaży udziałów

Podsumowanie

Zasadą jest brak konieczności zmiany umowy spółki po sprzedaży udziałów, nawet jeśli wspólnik został wskazany z imienia i nazwiska w pierwotnej treści umowy spółki. Wyjątkiem są sytuacje, gdy z udziałem tego wspólnika wiążą się specjalne uprawnienia, przywileje lub ograniczenia.

Samo zbycie udziałów powoduje konieczność aktualizacji listy wspólników w KRS, ale nie powoduje automatycznej potrzeby modyfikacji treści umowy spółki z o.o.. Stanowisko doktryny oraz orzecznictwo sądowe jednoznacznie potwierdzają taką praktykę.

​Jak przełamać impas decyzyjny w spółce z o.o. z dwoma równorzędnymi wspólnikami?

impas decyzyjny

Problem impasu decyzyjnego w spółce z o.o.

Jeden z naszych klientów zwrócił się następującym pytaniem: Jak przegłosować uchwałę w spółce z dwoma udziałowcami, którzy mają po 50% udziałów w kapitale zakładowym? Każdy z udziałowców głosuje inaczej.

W spółce z o.o., gdzie dwóch wspólników posiada po 50% udziałów, każda decyzja wymagająca większości głosów może zostać zablokowana, jeśli wspólnicy mają odmienne zdania. Brak możliwości podjęcia uchwał może prowadzić do stagnacji, uniemożliwiając podejmowanie kluczowych decyzji dotyczących funkcjonowania spółki z o.o..

W standardowych warunkach, jeżeli uchwały zgromadzenia wspólników w spółce z o.o. podejmowane są zwykłą większością głosów, to dla przyjęcia uchwały konieczne jest, aby głosów „za” stanowiło ponad 50% oddanych głosów. W sytuacji, gdy dwóch udziałowców ma po 50% udziałów w kapitale zakładowym i głosuje w sposób rozbieżny (jeden „za”, drugi „przeciw”), liczba głosów „za” wynosi dokładnie 50% i nie osiąga wymaganej większości – uchwała po prostu nie zostanie przyjęta.

Już na etapie przygotowywania umowy spółki z o.o. można wprowadzić kilka rozwiązań, które umożliwią uniknięcie paraliżu decyzyjnego podczas obrad zgromadzenia wspólników.

Uprzywilejowany udział z dwoma głosami

W umowie spółki można zawrzeć uprzywilejowanie udziałów polegające na tym, że jeden ze wspólników ma przykładowo dwa głosy przypadające na każdy udział. W takiej sytuacji to ten wspólnik, mający uprzywilejowane udziały będzie miał głos rozstrzygający, pozwalający na przełamanie impasu przy głosowaniach. Taki zapis w umowie spółki musi być jednoznaczny i zaakceptowany przez wszystkich wspólników.

Procedury mediacyjne i negocjacyjne

W sytuacji impasu warto rozważyć także alternatywne metody rozwiązywania sporów, takie jak mediacja lub negocjacje między wspólnikami. Dzięki temu strony mogą dojść do porozumienia, które pozwoli wyjść z impasu bez konieczności angażowania formalnych procedur prawnych czy zmiany struktury spółki.

Zmiana struktury własności lub wprowadzenie nowego udziałowca

Choć to rozwiązanie jest bardziej radykalne, wprowadzenie trzeciego udziałowca lub zmiana struktury kapitałowej spółki może przełamać istniejący impas. Nowy udziałowiec mógłby na przykład posiadać wystarczający pakiet głosów, który umożliwi osiągnięcie wymaganej większości przy określonych zasadach.

Czy były udziałowiec ma roszczenie wobec spółki o wypłatę mu udziału z niepodzielonych zysków lat poprzednich?

niepodzielone zyski z lat poprzednich

Zyski spółki przekazywane na kapitał zapasowy

Zgromadzenie wspólników spółki z o.o. co roku decydowało o tym, aby zyski uzyskane nie były wypłacone wspólnikom, lecz podzielone w inny sposób (w tym przekazywanie na kapitał zapasowy). Były też lata, że zgromadzenie wspólników nie pojęło decyzji co do podziału osiągniętego zysku. W tym roku zaś jeden z udziałowców sprzedał posiadane udziały w spółce. Po jakimś czasie od sprzedaży udziałów zwrócił się do spółki z roszczeniem wypłaty mu „zaległych” dywidend z lat poprzednich. Czy takie roszczenie jest zasadne?

Czy niepodzielone zyski z lat poprzednich mogą być wypłacone?

Na początku warto sobie wyjaśnić co to są „niepodzielone zyski z lat poprzednich”. Niepodzielony zysk należy traktować jako nie tylko zysk niepodzielony pomiędzy wspólników uchwałą zgromadzenia wspólników, lecz także niepodzielony w inny sposób, o którym mowa w przepisach art. 191 § 2 (inny sposób podziału zysku opisany w umowie spółki) i art. 192–197 k.s.h. (np.: zaliczki na poczet dywidendy), a więc z pominięciem dywidendy. A więc „niepodzielony zysk” pojawi się wyłącznie wówczas, gdy jego podział nie był przedmiotem uchwały podjętej przez zgromadzenie wspólników.

Warunkiem wypłaty „niepodzielonych zysków z lat poprzednich” jest podjęcie odpowiedniej uchwały zgromadzenia wspólników (art. 192 k.s.h.). Przepisy wprowadzają pewne limity wypłat.

Po pierwsze, kwota do wypłaty nie może być większa od zysku za ostatni rok obrotowy spółki i kwoty niepodzielonych zysków z lat ubiegłych oraz kwot przeniesionych z utworzonych z zysku kapitałów zapasowego i rezerwowych, które mogą być przeznaczone do podziału.

Po drugie, kwota do podziału jest pomniejszana o niepokryte straty, udziały własne oraz o kwoty, które zgodnie z ustawą lub umową spółki powinny być przekazane z zysku za ostatni rok obrotowy na kapitały zapasowy lub rezerwowe.

Tak ustalona kwota, zawierająca „niepodzielone zyski z lat poprzednich”, może być podzielona pomiędzy wspólników spółki. Nie ma znaczenia z jakiego roku są to zyski niepodzielone, gdyż przepisy nie przewidują przedawnienia takiego roszczenia. Inaczej mówiąc, można w 2024 roku podzielić pomiędzy wspólników niepodzielone zyski z roku 1995.

Kto jest uprawniony do otrzymania „niepodzielonych zysków z lat poprzednich”?

Uprawnionymi do otrzymania „zysków niepodzielonych z lat poprzednich” są jedynie wspólnicy, którym udziały przysługują w dniu powzięcia uchwały o podziale tych zysków. Były udziałowiec nie otrzyma więc „zysków niepodzielonych z lat poprzednich” za lata, kiedy był wspólnikiem w spółce z o.o..