Jak prawidłowo podpisać sprawozdanie zarządu?

Ponieważ zbliża się okres składania sprawozdań do KRS-u to należy, w ramach różnych dokumentów wysyłanych do tego rejestru, złożyć też sprawozdanie zarządu, podpisane elektronicznie przez wszystkich członków zarządu.

Sprawozdanie może być podpisane elektronicznie za pomocą podpisu zaufanego albo też za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Osoby, które skorzystały z możliwości podpisania sprawozdania zarządu za pomocą podpisu w ramach profilu zaufanego zauważyły, że nie jest możliwe wysłanie podpisanego sprawozdania zarządu ponieważ pojawia się następujący komunikat:

Okazuje się, że należy odpowiednio podpisać profilem zaufanym ten dokument.

Procedura prawidłowego podpisania sprawozdania zarządu jest następująca:

  1. trzeba otworzyć stronę https://moj.gov.pl/nforms/signer/upload?xFormsAppName=SIGNER;

2.            Po prawnej stronie tej strony jest informacja:

Format podpisywania:

Dokument .pdf podpiszesz w formacie PAdES

Jeśli chcesz podpisać .pdf w formacie XAdES – kliknij ten link.”

3.            należy kliknąć ten link i dopiero załadować załączone sprawozdanie zarządu,

4.            Pozostaje tylko podpisać ten dokument przez wszystkich członków zarządu i tak podpisane sprawozdanie przesłać do KRS.

Co dalej będzie ze spółkami komandytowymi?

spółki komandytowe

Od 2021 roku spółki komandytowe przestaną być podmiotami transparentnymi podatkowo, a więc nie płacącymi podatku dochodowego. Spółki komandytowe staną się podatnikami podatku dochodowego od osób prawnych. Od nowego roku spółki komandytowe będą musiały płacić podatek dochodowy według stawki podstawowej – 19 % podstawy opodatkowania, albo według stawki obniżonej 9 % (dla podatników z obrotami niższymi niż 2 mln Euro rocznie oraz podatników rozpoczynających działalność).

Konsekwencje podatkowe dla komplementariuszy

Zmiany są pomyślane w ten sposób, aby były neutralne podatkowo dla komplementariuszy, czyli dla wspólników odpowiadających za zobowiązania spółki komandytowej bez ograniczenia i zarządzających działalnością tego podmiotu. Podatek dochodowy, który jest naliczany od zysku przypadającego na komplementariusza będzie obniżony o proporcjonalną część podatku dochodowego zapłaconego przez spółkę komandytową i przypadającą na komplementariusza.

Konsekwencje podatkowe dla komandytariusza

Zmiany podatkowe negatywnie dotkną komandytariuszy, ponieważ po nowym roku tylko 50% ich przychodów z udziału w spółce komandytowej będzie zwolniona z podatku dochodowego (nie może jednak to być więcej niż 60.000 zł) i co ważniejsze, to niepełne zwolnienie nie będzie dotyczyć wspólników powiązanych z komandytariuszem osobowo lub kapitałowo (a więc nie będzie dotyczyć osób, które: (1) posiadają bezpośrednio lub pośrednio ponad 5% udziałów (akcji) w spółce posiadającej osobowość prawną lub spółce kapitałowej w organizacji będącej komplementariuszem w tej samej spółce komandytowej albo (2) są członkami zarządu komplementariusza spółki komandytowej, lub też (2) są podmiotem powiązanym ze wspólnikiem lub członkiem zarządu komplementariusza).

Przepisy przejściowe

Zmiany przepisów podatkowych wprowadzają też przepisy przejściowe, które traktują na dotychczasowych zasadach wypłatę wspólnikom zysków spółki komandytowej dotyczących okresu sprzed 1 stycznia 2021 roku (w pewnych przypadkach będzie to 1 maja 2021 r.).

Czy coś należy teraz zrobić ze spółką komandytową?

W związku z wprowadzonymi zmianami warto zastanowić się, w jakiej formie prowadzić działalność gospodarczą. Spółki komandytowe były wybierane ze względu na dwa ważne elementy: (1) możliwość ochrony przed niepowodzeniem gospodarczym – do tego służyło rozróżnienie na wspólników odpowiadających bez ograniczenia (komplementariuszy, najczęściej była to sp. z o.o.) oraz wspólników odpowiadających do określonej w umowie sumy komandytowej (komplementariusze, często były to osoby fizyczne) oraz (2) transparentność podatkową, bo spółka komandytowa nie płaciła podatku dochodowego, gdyż podatek ten był płacony jedynie przez wspólników tej spółki.  

Potencjalne rozwiązania są następujące.

Po pierwsze, wspólnicy spółki komandytowej mogą zdecydować się na przekształcenie spółki w spółkę jawną (i zamianę komplementariusza będącego sp. z o.o. na osobę fizyczną). W takim przypadku zachowają jednokrotne opodatkowanie, lecz stracą ochronę majątku przysługującą komandytariuszom.

Po drugie, wspólnicy spółki komandytowej mogą zdecydować się na przekształcenie spółki w spółkę z o.o. co pozwoli im na zwiększenie ochrony majątku (ochrona będzie dla udziałowców taka sama jak przysługująca komandytariuszom), lecz dystrybucja zysku udziałowcom będzie ekonomicznie, podwójnie opodatkowana, raz na poziomie spółki z o.o. a po raz drugi w chwili wypłaty dywidendy wspólnikom sp. z o.o.. Z przekształceniem spółki komandytowej w spółkę z o.o. należy jednak poczekać jeden rok aby nie płacić podatku dochodowego od przekształcenia. Przy tym rozwiązaniu można tak skonstruować model biznesowy, by przy okazji skorzystać z niższego podatku CIT. Stawka 9% CIT ma zastosowanie do podatników, których przychody nie przekroczyły 2 000 000 euro; rozwiązanie może też zakładać podział powstałej po przekształceniu sp. z o.o. na kilka mniejszych sp. z o.o..

Po trzecie, można zdecydować się na kontynuowanie działalności przez spółkę komandytową, lecz w ramach istniejącego składu osobowego tak zmienić skład wspólników oraz podział zysku aby wykorzystać przysługującą komandytariuszom ulgę podatkową.

Po czwarte, można rozważyć zakończenie działalności przez spółkę komandytową i poprowadzenie działalności w formie jednoosobowych działalności gospodarczych, gdyż od nowego roku rozszerzyły się możliwości korzystania z opodatkowania przychodów ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Przykładowo, stawką 10% będą opodatkowane przychody ze świadczenia usług w zakresie kupna i sprzedaży nieruchomości na własny rachunek (PKWiU 68.10.1) oraz według dwóch stawek, tj. 8,5% oraz 12,5% od nadwyżki przychodów ponad 100.000 zł, będą opodatkowane w przychody związane z wynajmem oraz zakwaterowaniem.

Po piąte, można też nie przeprowadzać żadnych zmian w działającej spółce komandytowej.

Kiedy spółka z o.o. musi podjąć uchwałę o kontynuowaniu działalności?

uchwała spółki z o.o.

Strata wyższa niż połowa kapitału zakładowego

Zgodnie z art. 233 k.s.h., jeśli w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością bilans sporządzony przez zarząd wykazuje stratę przewyższającą sumę połowy kapitału zakładowego oraz kapitałów zapasowego i rezerwowego, zarząd jest zobowiązany niezwłocznie zwołać zgromadzenie wspólników w celu powzięcia uchwały co do dalszego istnienia spółki.

Informacja o stracie przekraczającej połowy kapitału zakładowego oraz kapitałów zapasowego i rezerwowego spółki najczęściej pojawia się po sporządzeniu rocznego sprawozdania finansowego. W takiej sytuacji, zarząd nie może czekać na termin zwyczajnego zgromadzenia wspólników, lecz powinien niezwłocznie zwołać nadzwyczajne zgromadzenie wspólników, które musi podjąć decyzję co do dalszego istnienia spółki.

Informacja o stracie przewyższającej połowę kapitału zakładowego oraz kapitały zapasowe i rezerwowe spółki może też pojawić się po sporządzeniu kwartalnego lub też i miesięcznego sprawozdania finansowego. Także i tym przypadku zarząd ma obowiązek niezwłocznego zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników.

Warto pamiętać, że w związku z wystąpieniem takiej straty, wspólnicy nie są zobowiązani do podjęcia uchwały o rozwiązaniu spółki. Jeśli mimo złej sytuacji finansowej spółki wspólnicy spółki z o.o. przewidują możliwość kontynuowania działalności, mogą zadecydować o dalszym istnieniu spółki oraz o ewentualnym dokapitalizowaniu spółki z o.o..

Ponieważ w spółce z o.o. minimalny kapitał zakładowy wynosi 5.000 zł i spora ilość spółek z o.o. ma właśnie tak niski kapitał zakładowy to zarejestrowanie straty bilansowej przewyższającej 2.500 zł jest bardzo łatwe i oznaczać będzie konieczność zwołania przez zarząd spółki z o.o. zgromadzenia wspólników celem podjęcia uchwały dotyczącej kontynuowania działalności gospodarczej przez spółkę. Dlatego też przy zakładaniu spółki z o.o. warto wziąć pod uwagę to czy niski kapitał zakładowy nie będzie zmuszał zarządu do częstego zwoływania zgromadzenia wspólników tylko po to aby została podjęta uchwała o dalszym kontunuowaniu działalności gospodarczej.

Strata wyższa niż wysokość kapitałów własnych

Poważniejsza sytuacja dla zarządu wystąpi, gdy zobowiązania spółki przekroczą wysokość kapitałów własnych, gdyż taki stan finansowy spółki może oznaczać rozważenie konieczności ogłoszenia upadłości spółki. Zgodnie z art. 11 ust. 3 i 5 prawa upadłościowego, domniemywa się, że dłużnik jest niewypłacalny, gdy zobowiązania pieniężne dłużnika przekraczają wartość jego majątku, jeżeli zgodnie z bilansem jego zobowiązania, z wyłączeniem rezerw na zobowiązania oraz zobowiązań wobec jednostek powiązanych, przekraczają wartość jego aktywów, a stan ten utrzymuje się przez okres przekraczający dwadzieścia cztery miesiące. Jeśli w ocenie zarządu zagrodzenie upadłością jeszcze nie występuje to jednak przy okazji warto zastanowić się nad koniecznością złożenia wniosku restrukturyzacyjnego w rozumieniu i na zasadach wynikających z prawa restrukturyzacyjnego.

Warto przeczytać też: Uchwała o dalszym istnieniu spółki.

Przekształcenie przedsiębiorcy w spółkę z o.o.

przekształcenie

Kodeks spółek handlowych umożliwia przekształcenie przedsiębiorcy prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą w spółkę kapitałową (czyli w spółkę z o.o. lub spółkę akcyjną).

Procedura przekształcenia jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z o.o. składa się z kilku prostych kroków, a mianowicie należy:

  1. sporządzić, w formie aktu notarialnego, plan przekształcenia przedsiębiorcy. Plan musi m.in. wskazywać wartość bilansową majątku przedsiębiorcy przekształcanego, w jaką spółkę przedsiębiorca się przekształca oraz ile będzie wydanych udziałów/akcji. Do planu powinny być dołączone załączniki (są projekty: oświadczenia o przekształceniu i umowy spółki oraz wycena składników wnoszonego majątku wraz ze sprawozdaniem finansowym) i opinią biegłego rewidenta;
  2. złożyć, w formie aktu notarialnego, oświadczenie o przekształceniu się przedsiębiorcy  w spółkę kapitałową, które powinno wskazywać w jaką spółkę przedsiębiorca się przekształci wraz z wysokością kapitału zakładowego, danymi osobowymi członków zarządu spółki;
  3. powołać członków organów spółki kapitałowej;
  4. podpisać, w formie notarialnej, umowę spółki kapitałowej;
  5. zgłosić do Krajowego Rejestru Gospodarczego wpis spółki kapitałowej wraz z wykreśleniem przedsiębiorcy z ewidencji działalności gospodarczej.

Plan przekształcenia przedsiębiorcy

Plan przekształcenia jest podstawowym dokumentem, na podstawie którego prowadzi się przekształcenie przedsiębiorcy w spółkę kapitałową. Plan przekształcenia musi zawierać podstawowe informacje związane z podmiotem przekształcanym, wartością bilansową majątku, wskazaniem w jaką spółkę kapitałową przedsiębiorca zostanie przekształcony, ile i jakiej wartości udziały / akcje zostaną wydane w związku z przekształceniem.  

Do planu przekształcenia dołącza się istotne załączniki, m.in.: oświadczenie przedsiębiorcy o przekształceniu oraz umowę spółki z o.o. / statut spółki akcyjnej.

Oświadczenie o przekształceniu się przedsiębiorcy

Innym istotnym dokumentem koniecznym przy przekształceniu się przedsiębiorcy w spółkę kapitałową jest oświadczenie przedsiębiorcy o przekształceniu. Takie oświadczenie sporządza się w formie aktu notarialnego. Oświadczenie musi wskazywać w jaką spółkę kapitałową zostanie przekształcony przedsiębiorca, jaka będzie wysokość kapitału zakładowego, kto będzie zasiadał we władzach przekształconej spółki.

Powołanie członków organów spółki

W spółce kapitałowej obowiązkowym organem jest zarząd spółki. W przypadku spółki akcyjnej dodatkowym, obligatoryjnym organem jest rada nadzorcza. W trakcie procedury przekształceniowej należy powołać do zarządu (oraz rady nadzorczej) członków tych organów.

Zawarcie umowy spółki kapitałowej

Przedostatnim krokiem jest zawarcie, w formie notarialnej, umowy spółki z o.o. (lub statutu spółki akcyjnej).

Wpis spółki kapitałowej do  Krajowego Rejestru Gospodarczego i wykreślenie przedsiębiorcy z EDG

Ostatnim etapem jest zgłoszenie przekształconej spółki kapitałowej do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Krajowy Rejestr Gospodarczy. Ten krok polega w zasadzie na wypełnieniu szeregu formularzy i dołączeniu odpowiednich dokumentów. Ponieważ sądy rejestrowe prowadzą postępowanie wyjątkowo formalistycznie (brak przekreślonej, odpowiedniej rubryki oznacza zwrot wniosku o rejestrację przekształcenia) warto oddać przygotowanie postępowania przekształceniowego specjalistom.

Jak przeczytać sprawozdanie finansowe zapisane w pliku .xml?

Od października 2018 roku podmioty gospodarcze mają obowiązek sporządzenia sprawozdań finansowych w formie elektronicznej i przekazania ich za pośrednictwem strony https://ekrs.ms.gov.pl/ poprzez zakładkę „Bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych” do Repozytorium Dokumentów Finansowych. Sprawozdanie finansowe w formie elektronicznej musi być złożone w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia przez zwyczajne zgromadzenie wspólników do Repozytorium Dokumentów Finansowych.

Dostęp do Repozytorium Dokumentów Finansowych jest bezpłatny i każdy może pobrać i obejrzeć sprawozdania finansowe składane przez przedsiębiorców. Wystarczy na stronie https://ekrs.ms.gov.pl/ wejść w zakładkę „Przeglądarka dokumentów finansowych”, wpisać numer KRS-u interesującej nas spółki i mamy bezpłatny dostęp do dokumentów finansowych (m.in. do bilansu, rachunku zysków i strat) interesującego nas podmiotu. Najlepiej zgrać sobie na komputer interesujące nas sprawozdanie finansowe.

Sprawozdanie finansowe w pliku .xml

Przejściowym problemem jest to, że dokumenty finansowe są zapisane w pliku . xml a więc nie są dostępne do natychmiastowego odczytania. W sieci można jednak znaleźć wiele stron, które pomagają przekonwertować plik .xml w dokument umożliwiający odczytanie takiego dokumentu.

Jednym z takich czytników jest przeglądarka sprawozdań finansowych zapisanych w formacie .xml dostępna tutaj: https://e-sprawozdania.biz.pl/show/

Wystarczy po pobraniu ze strony e-KRS-u sprawozdania finansowego w formacie .xml i po zapisaniu go na lokalnym dysku, wgrać to sprawozdanie do przeglądarki sprawozdań finansowych zapisanych w formacie .xml i po kliknięciu „pokaż e-sprawozdanie” mamy dostęp do danych finansowych interesującego nas podmiotu.

Przeglądarka Ministerstwo Finansów

Można też skorzystać z przygotowanego przez Ministerstwo Finansów konwertera sprawozdań finansowych zapisanych w pliku .xml, który można znaleźć tutaj: https://www.podatki.gov.pl/e-sprawozdania-finansowe/aplikacja/ Ta aplikacja jest bardziej rozbudowana i między innymi umożliwia przekonwertowanie pliku .xml do formatu .pdf. Po zapisaniu na lokalnym dysku pliku sprawozdania finansowego w pliku .xml należy kliknąć „Wczytaj sprawozdanie” i po jego pobraniu można plik zapisać w formacie .pdf.

Kto podpisuje listę wspólników, czyli kiedy cały zarząd musi się podpisać?

podpisy całego zarządu

W praktyce zarządzania spółką z o.o. pojawia się często pytanie, jakie reguły rządzą podpisywaniem dokumentów spółki z o.o. Czy podpisy pod dokumentami spółki składanymi do sądu rejestrowego muszą złożyć wszyscy członkowie zarządu czy też wystarczy, aby podpisy złożyli członkowie zgodnie z reprezentacją spółki (np.: przy spółce z reprezentacją jednoosobową – jeden członek zarządu).

Regułą jest składanie podpisów zgodnie z zasadami reprezentacji obowiązującymi w spółce, co wynika jednoznacznie z art. 19 k.s.h.: złożenie podpisów przez wszystkich członków zarządu pod dokumentem wystawionym przez spółkę jest wymagane tylko w przypadku, gdy ustawa tak stanowi.

Jedynie w sytuacji, gdy przepis ustawy wyraźnie stanowi, że podpisy pod dokumentem muszą złożyć wszyscy członkowie zarządu, wyjątkowo wtedy należy dany dokument opatrzyć podpisami całego zarządu. Brak szczególnego przepisu ustawy nakładającego obowiązek podpisania dokumentu przez wszystkich członków zarządu oznacza, że stosujemy zasadę reprezentacji spółki, a więc jeśli spółka z o.o. jest reprezentowana jednoosobowo, do podpisania dokumentu wystarczy podpis jednego członka zarządu, prokurenta czy pełnomocnika a jeśli spółka jest reprezentowana łącznie – wystarczające będą podpisy dwóch członków zarządu lub jednego członka zarządu i prokurenta.

Przypadki, kiedy ustawa wymaga złożenia pod dokumentem podpisów przez wszystkich członków zarządu, są nieliczne:

  1. Wniosek o wpis (zmianę) spółki do KRS – art. 164 § 1 k.s.h.;
  2. Oświadczenie, że wkłady na kapitał zakładowy zostały wniesione w całości przez wszystkich wspólników – art. 167 § 1 pkt 2 k.s.h. i art. 262 § 2 pkt 3 k.s.h.;
  3. Lista wspólników z podaniem nazwiska i imienia lub firmy (nazwy) oraz liczby i wartości nominalnej udziałów każdego z nich – art. 167 § 1 pkt 2 k.s.h. i art. 188 § 3 k.s.h.;
  4. Powołanie prokurenta – art. 208 § 6 k.s.h.;
  5. Przy obniżeniu kapitału zakładowego oświadczenie stwierdzające, że wierzyciele, którzy zgłosili sprzeciw w ustawowym terminie zostali zaspokojeni lub zabezpieczeni – art. 265 § 2 pkt 3 k.s.h..

Wyżej wymienione przepisy ustawy stosują zamiennie sformułowanie: podpisanie dokumentu przez „wszystkich członków zarządu” oraz opatrzenie dokumentu podpisem przez „każdego z nich”. Oczywiście w obu przypadkach chodzi o sporządzenie jednego dokumentu podpisanego przez wszystkich członków zarządu.

Sprawozdanie z działalności zarządu – przykład

sprawozdanie zarządu

Sprawozdanie zarządu z działalności spółki składa się z dwóch części: sprawozdania z działalności (sprawozdanie opisowe) i sprawozdania finansowego.

Sprawozdanie opisowe (tutaj można pobrać przykład takiego sprawozdania – sprawozdanie z działalności zarządu) odnosi się do aktywności spółki w ubiegłym roku obrotowym. Nie dotyczy ono tylko spraw związanych z funkcjonowaniem zarządu, ale musi odnosić się do całej spółki. Potrzebne więc są w nim informacje o wydarzeniach istotnych dla spółki, także odnoszące się do innych organów (np.: rady nadzorczej, jeśli została powołana). W informacji tej powinny się znaleźć również fakty związane z odbywanymi przez wspólników nadzwyczajnymi zgromadzeniami, podejmowanymi uchwałami poza zgromadzeniem itp. Należy również zwrócić uwagę, że to zarząd przygotowuje sprawozdanie i nie może być w tym zastąpiony przez kogokolwiek. W sprawozdaniu z działalności powinno mieć miejsce odniesienie do planów, jeżeli takie były przyjmowane.

Co powinno zawierać sprawozdanie zarządu zostało wskazane w ustawie o rachunkowości, a konkretnie w art. 49 ustawy o rachunkowości. Przepisy rachunkowe obligują spółkę do sporządzenia sprawozdania z działalności w terminie sporządzenia sprawozdania finansowego, a więc sprawozdanie z działalności należy sporządzić w terminie 3 miesięcy po zakończeniu roku obrotowego.

Sprawozdanie z działalności jednostki jest podpisywane wyłącznie przez członków zarządu. Osoby odpowiedzialne za prowadzenie ksiąg rachunkowych spółki muszą uczestniczyć w opracowywaniu sprawozdania zarządu, gdyż ten dokument musi być zgodny z danymi zawartymi w sprawozdaniu finansowym.

Należy pamiętać, że sprawozdanie z działalności sporządza obecny skład zarządu. W praktyce zdarzały się sytuacje, gdy nowo powołany zarząd miał obowiązek sporządzić sprawozdanie z działalności za ubiegły rok obrotowy, mimo że nie posiadał rzetelnej informacji na ten temat. W takiej sytuacji warto sobie zapewnić współpracę byłych członków zarządu lub pracowników niższego szczebla, którzy mają wiedzę o działalności prowadzonej w ubiegłym roku obrotowym.

W takiej sytuacji należy powołać się na art. 203 § 3 k.s.h., zgodnie z którymi odwołany członek zarządu jest uprawniony i obowiązany do złożenia wyjaśnień w toku przygotowania sprawozdania zarządu z działalności spółki i sprawozdania finansowego, obejmujących okres pełnienia przez niego funkcji członka zarządu, oraz do udziału w zgromadzeniu wspólników zatwierdzającym sprawozdania, o których mowa w art. 231 § 2 pkt 1 k.s.h..

W interesie obecnego zarządu jest zwrócenie się (najbezpieczniej w formie pisemnej) do byłych członków tego organu z żądaniem wskazania informacji na temat działalności spółki za ich kadencji. Złożenie takich wyjaśnień oraz uczestnictwo w zwyczajnym zgromadzeniu wspólników jest w interesie byłych członków zarządu, gdyż od tego może być uzależnione udzielenie im przez zgromadzenie wspólników absolutorium.