Zakładanie spółek - Twój nowy początek! Zakładanie spółek to informacje o bieżącej obsłudze prawnej i podatkowej spółek z o.o.

Przekształcenie przedsiębiorcy w spółkę z o.o.

Kodeks spółek handlowych umożliwia przekształcenie przedsiębiorcy prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą w spółkę kapitałową (czyli w spółkę z o.o. lub spółkę akcyjną).

Procedura przekształcenia jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z o.o. składa się z kilku prostych kroków, a mianowicie należy:

sporządzić, w formie aktu notarialnego, plan przekształcenia przedsiębiorcy. Plan musi m.in. wskazywać wartość bilansową majątku przedsiębiorcy przekształcanego, w jaką spółkę przedsiębiorca się przekształca oraz ile będzie wydanych udziałów/akcji. Do planu powinny być dołączone załączniki (są projekty: oświadczenia o przekształceniu i umowy spółki oraz wycena składników wnoszonego majątku wraz ze sprawozdaniem finansowym) i opinią biegłego rewidenta;
złożyć, w formie aktu notarialnego, oświadczenie o przekształceniu się przedsiębiorcy w spółkę kapitałową, które powinno wskazywać w jaką spółkę przedsiębiorca się przekształci wraz z wysokością kapitału zakładowego, danymi osobowymi członków zarządu spółki;
powołać członków organów spółki kapitałowej;
podpisać, w formie notarialnej, umowę spółki kapitałowej;
zgłosić do Krajowego Rejestru Gospodarczego wpis spółki kapitałowej wraz z wykreśleniem przedsiębiorcy z ewidencji działalności gospodarczej.

Plan przekształcenia przedsiębiorcy

Plan przekształcenia jest podstawowym dokumentem, na podstawie którego prowadzi się przekształcenie przedsiębiorcy w spółkę kapitałową. Plan przekształcenia musi zawierać podstawowe informacje związane z podmiotem przekształcanym, wartością bilansową majątku, wskazaniem w jaką spółkę kapitałową przedsiębiorca zostanie przekształcony, ile i jakiej wartości udziały / akcje zostaną wydane w związku z przekształceniem.

Do planu przekształcenia dołącza się istotne załączniki, m.in.: oświadczenie przedsiębiorcy o przekształceniu oraz umowę spółki z o.o. / statut spółki akcyjnej.

Oświadczenie o przekształceniu się przedsiębiorcy

Innym istotnym dokumentem koniecznym przy przekształceniu się przedsiębiorcy w spółkę kapitałową jest oświadczenie przedsiębiorcy o przekształceniu. Takie oświadczenie sporządza się w formie aktu notarialnego. Oświadczenie musi wskazywać w jaką spółkę kapitałową zostanie przekształcony przedsiębiorca, jaka będzie wysokość kapitału zakładowego, kto będzie zasiadał we władzach przekształconej spółki.

Powołanie członków organów spółki

W spółce kapitałowej obowiązkowym organem jest zarząd spółki. W przypadku spółki akcyjnej dodatkowym, obligatoryjnym organem jest rada nadzorcza. W trakcie procedury przekształceniowej należy powołać do zarządu (oraz rady nadzorczej) członków tych organów.

Zawarcie umowy spółki kapitałowej

Przedostatnim krokiem jest zawarcie, w formie notarialnej, umowy spółki z o.o. (lub statutu spółki akcyjnej).

Wpis spółki kapitałowej do Krajowego Rejestru Gospodarczego i wykreślenie przedsiębiorcy z EDG

Ostatnim etapem jest zgłoszenie przekształconej spółki kapitałowej do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Krajowy Rejestr Gospodarczy. Ten krok polega w zasadzie na wypełnieniu szeregu formularzy i dołączeniu odpowiednich dokumentów. Ponieważ sądy rejestrowe prowadzą postępowanie wyjątkowo formalistycznie (brak przekreślonej, odpowiedniej rubryki oznacza zwrot wniosku o rejestrację przekształcenia) warto oddać przygotowanie postępowania przekształceniowego specjalistom.

Jak przeczytać sprawozdanie finansowe zapisane w pliku .xml?

Od października 2018 roku podmioty gospodarcze mają obowiązek sporządzenia sprawozdań finansowych w formie elektronicznej i przekazania ich za pośrednictwem strony https://ekrs.ms.gov.pl/ poprzez zakładkę „Bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych” do Repozytorium Dokumentów Finansowych. Sprawozdanie finansowe w formie elektronicznej musi być złożone w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia przez zwyczajne zgromadzenie wspólników do Repozytorium Dokumentów Finansowych.

Dostęp do Repozytorium Dokumentów Finansowych jest bezpłatny i każdy może pobrać i obejrzeć sprawozdania finansowe składane przez przedsiębiorców. Wystarczy na stronie https://ekrs.ms.gov.pl/ wejść w zakładkę „Przeglądarka dokumentów finansowych”, wpisać numer KRS-u interesującej nas spółki i mamy bezpłatny dostęp do dokumentów finansowych (m.in. do bilansu, rachunku zysków i strat) interesującego nas podmiotu. Najlepiej zgrać sobie na komputer interesujące nas sprawozdanie finansowe.

Sprawozdanie finansowe w pliku .xml

Przejściowym problemem jest to, że dokumenty finansowe są zapisane w pliku . xml a więc nie są dostępne do natychmiastowego odczytania. W sieci można jednak znaleźć wiele stron, które pomagają przekonwertować plik .xml w dokument umożliwiający odczytanie takiego dokumentu.

Jednym z takich czytników jest przeglądarka sprawozdań finansowych zapisanych w formacie .xml dostępna tutaj: https://e-sprawozdania.biz.pl/show/

Wystarczy po pobraniu ze strony e-KRS-u sprawozdania finansowego w formacie .xml i po zapisaniu go na lokalnym dysku, wgrać to sprawozdanie do przeglądarki sprawozdań finansowych zapisanych w formacie .xml i po kliknięciu „pokaż e-sprawozdanie” mamy dostęp do danych finansowych interesującego nas podmiotu.

Przeglądarka Ministerstwo Finansów

Można też skorzystać z przygotowanego przez Ministerstwo Finansów konwertera sprawozdań finansowych zapisanych w pliku .xml, który można znaleźć tutaj: https://www.podatki.gov.pl/e-sprawozdania-finansowe/aplikacja/ Ta aplikacja jest bardziej rozbudowana i między innymi umożliwia przekonwertowanie pliku .xml do formatu .pdf. Po zapisaniu na lokalnym dysku pliku sprawozdania finansowego w pliku .xml należy kliknąć „Wczytaj sprawozdanie” i po jego pobraniu można plik zapisać w formacie .pdf.

Kto podpisuje listę wspólników, czyli kiedy cały zarząd musi się podpisać?

W praktyce zarządzania spółką z o.o. pojawia się często pytanie, jakie reguły rządzą podpisywaniem dokumentów spółki z o.o. Czy podpisy pod dokumentami spółki składanymi do sądu rejestrowego muszą złożyć wszyscy członkowie zarządu czy też wystarczy, aby podpisy złożyli członkowie zgodnie z reprezentacją spółki (np.: przy spółce z reprezentacją jednoosobową – jeden członek zarządu).

Regułą jest składanie podpisów zgodnie z zasadami reprezentacji obowiązującymi w spółce, co wynika jednoznacznie z art. 19 k.s.h.: złożenie podpisów przez wszystkich członków zarządu pod dokumentem wystawionym przez spółkę jest wymagane tylko w przypadku, gdy ustawa tak stanowi.

Jedynie w sytuacji, gdy przepis ustawy wyraźnie stanowi, że podpisy pod dokumentem muszą złożyć wszyscy członkowie zarządu, wyjątkowo wtedy należy dany dokument opatrzyć podpisami całego zarządu. Brak szczególnego przepisu ustawy nakładającego obowiązek podpisania dokumentu przez wszystkich członków zarządu oznacza, że stosujemy zasadę reprezentacji spółki, a więc jeśli spółka z o.o. jest reprezentowana jednoosobowo, do podpisania dokumentu wystarczy podpis jednego członka zarządu, prokurenta czy pełnomocnika a jeśli spółka jest reprezentowana łącznie – wystarczające będą podpisy dwóch członków zarządu lub jednego członka zarządu i prokurenta.

Przypadki, kiedy ustawa wymaga złożenia pod dokumentem podpisów przez wszystkich członków zarządu, są nieliczne:

Wniosek o wpis (zmianę) spółki do KRS – art. 164 § 1 k.s.h.;
Oświadczenie, że wkłady na kapitał zakładowy zostały wniesione w całości przez wszystkich wspólników – art. 167 § 1 pkt 2 k.s.h. i art. 262 § 2 pkt 3 k.s.h.;
Lista wspólników z podaniem nazwiska i imienia lub firmy (nazwy) oraz liczby i wartości nominalnej udziałów każdego z nich – art. 167 § 1 pkt 2 k.s.h. i art. 188 § 3 k.s.h.;
Powołanie prokurenta – art. 208 § 6 k.s.h.;
Przy obniżeniu kapitału zakładowego oświadczenie stwierdzające, że wierzyciele, którzy zgłosili sprzeciw w ustawowym terminie zostali zaspokojeni lub zabezpieczeni – art. 265 § 2 pkt 3 k.s.h..

Wyżej wymienione przepisy ustawy stosują zamiennie sformułowanie: podpisanie dokumentu przez „wszystkich członków zarządu” oraz opatrzenie dokumentu podpisem przez „każdego z nich”. Oczywiście w obu przypadkach chodzi o sporządzenie jednego dokumentu podpisanego przez wszystkich członków zarządu.

Sprawozdanie z działalności zarządu – przykład

Sprawozdanie zarządu z działalności spółki składa się z dwóch części: sprawozdania z działalności (sprawozdanie opisowe) i sprawozdania finansowego.

Sprawozdanie opisowe (tutaj można pobrać przykład takiego sprawozdania – sprawozdanie z działalności zarządu) odnosi się do aktywności spółki w ubiegłym roku obrotowym. Nie dotyczy ono tylko spraw związanych z funkcjonowaniem zarządu, ale musi odnosić się do całej spółki. Potrzebne więc są w nim informacje o wydarzeniach istotnych dla spółki, także odnoszące się do innych organów (np.: rady nadzorczej, jeśli została powołana). W informacji tej powinny się znaleźć również fakty związane z odbywanymi przez wspólników nadzwyczajnymi zgromadzeniami, podejmowanymi uchwałami poza zgromadzeniem itp. Należy również zwrócić uwagę, że to zarząd przygotowuje sprawozdanie i nie może być w tym zastąpiony przez kogokolwiek. W sprawozdaniu z działalności powinno mieć miejsce odniesienie do planów, jeżeli takie były przyjmowane.

Co powinno zawierać sprawozdanie zarządu zostało wskazane w ustawie o rachunkowości, a konkretnie w art. 49 ustawy o rachunkowości. Przepisy rachunkowe obligują spółkę do sporządzenia sprawozdania z działalności w terminie sporządzenia sprawozdania finansowego, a więc sprawozdanie z działalności należy sporządzić w terminie 3 miesięcy po zakończeniu roku obrotowego.

Sprawozdanie z działalności jednostki jest podpisywane wyłącznie przez członków zarządu. Osoby odpowiedzialne za prowadzenie ksiąg rachunkowych spółki muszą uczestniczyć w opracowywaniu sprawozdania zarządu, gdyż ten dokument musi być zgodny z danymi zawartymi w sprawozdaniu finansowym.

Należy pamiętać, że sprawozdanie z działalności sporządza obecny skład zarządu. W praktyce zdarzały się sytuacje, gdy nowo powołany zarząd miał obowiązek sporządzić sprawozdanie z działalności za ubiegły rok obrotowy, mimo że nie posiadał rzetelnej informacji na ten temat. W takiej sytuacji warto sobie zapewnić współpracę byłych członków zarządu lub pracowników niższego szczebla, którzy mają wiedzę o działalności prowadzonej w ubiegłym roku obrotowym.

W takiej sytuacji należy powołać się na art. 203 § 3 k.s.h., zgodnie z którymi odwołany członek zarządu jest uprawniony i obowiązany do złożenia wyjaśnień w toku przygotowania sprawozdania zarządu z działalności spółki i sprawozdania finansowego, obejmujących okres pełnienia przez niego funkcji członka zarządu, oraz do udziału w zgromadzeniu wspólników zatwierdzającym sprawozdania, o których mowa w art. 231 § 2 pkt 1 k.s.h..

W interesie obecnego zarządu jest zwrócenie się (najbezpieczniej w formie pisemnej) do byłych członków tego organu z żądaniem wskazania informacji na temat działalności spółki za ich kadencji. Złożenie takich wyjaśnień oraz uczestnictwo w zwyczajnym zgromadzeniu wspólników jest w interesie byłych członków zarządu, gdyż od tego może być uzależnione udzielenie im przez zgromadzenie wspólników absolutorium.

Czy sprzedaż udziałów w spółce (zmiana wspólników) to wpis konstytutywny?

Na tak postawione pytanie trzeba odpowiedzieć przecząco: zmiana wspólników w spółce z o.o. następuje w chwili zawarcia umowy sprzedaży udziałów, samo zaś zgłoszenie zmiany wspólników spółki z o.o. do KRS-u jest jedynie zrealizowaniem obowiązku informacyjnego, a więc sam wpis o zmianie wspólników jest wpisem deklaratoryjnym.

Przy sprzedaży udziałów w spółce z o.o. należy zwrócić uwagę na kilka aspektów prawnych.

Po pierwsze, forma umowy sprzedaży udziałów jest szczególna, jest to forma pisemna z podpisami notarialnie poświadczonymi.

Po drugie, w samej umowie spółki z o.o. mogą istnieć zapisy ograniczające obrót udziałami.

Po trzecie, zakup udziałów w spółce z o.o. to nabycie określonych praw; przykładem może tu być prawo wspólnika do udziału w zysku spółki (prawo do dywidendy). Przy negocjowaniu umowy sprzedaży udziałów powstaje praktyczny problem, kto powinien otrzymać kwoty z już skonkretyzowanych wierzytelności (np.: z dywidendy, ustalonej przed dniem sprzedaży udziałów). Tego typu zagadnienie zostało rozstrzygnięte w wyroku Sądu Najwyższego z dnia 4 września 2014 r. (II CSK 776/13), w którym wskazano, że co do zasady na nabywcę nie przechodzą istniejące w chwili zbycia udziałów wierzytelności przysługujące zbywcy w stosunku do spółki. Jednocześnie Sąd Najwyższy podkreślił, że to zagadnienie może być inaczej uregulowane w umowie sprzedaży udziałów.

Po czwarte, zakup udziałów w spółce z o.o. to nabycie określonych obowiązków; czasem umowa spółki może wymagać od udziałowca wypełnienia określonych zobowiązań, przykładem może tutaj być powtarzające się lub jednorazowe świadczenia niepieniężne i pieniężne na rzecz spółki lub konieczność dokonania dopłat do kapitału spółki.

Na koniec warto zwrócić uwagę na to, że w dobrze skonstruowanej umowie sprzedaży udziałów muszą być zawarte oświadczenia i zapewnienia sprzedającego m.in. co do braku ograniczeń w zbywaniu udziałów spółce z o.o.. W umowach sprzedaży udziałów czasem wpisuje się też oświadczenia i zapewnienia obejmujące stan majątkowy samej spółki z o.o. Co do charakteru takich oświadczeń i zapewnień wypowiedział się Sąd Najwyższy w uzasadnieniu wyroku z dnia 26 kwietnia 2018 r. (I CSK 157/17) wskazując, że ponieważ przedmiotem umowy sprzedaży udziałów są prawa udziałowe w spółce z o.o. a nie samo przedsiębiorstwo spółki z o.o. to sprzedający nie może gwarancyjnie odpowiadać za kondycję finansową spółki czy też za stan przedsiębiorstwa spółki. Umowa sprzedaży udziałów nie dotyczy przedsiębiorstwa spółki, a pozostaje jedynie w finansowym i funkcjonalnym związku ze zbywanymi udziałami.

Podatek od spadków i darowizn oraz ekwiwalent za udziały zmarłego wspólnika sp. z o.o.

W przypadku śmierci wspólnika jedną z pierwszych spraw, którą należy sprawdzić jest umowa spółki z o.o..

Jakie zapisy muszą być w umowie spółki z o.o.?

Jeśli umowa spółki z o.o. zawiera zapisy, że: „w przypadku śmierci wspólnika wyłącza się wstąpienie spadkobierców w jego miejsce, a udziały zmarłego wspólnika ulegają umorzeniu” oraz „spadkobiercy otrzymują tytułem spłaty równowartość umorzonych udziałów” to przychód spadkobierców zmarłego wspólnika z tytułu otrzymanej spłaty równowartości umorzonych udziałów w spółce będzie podlegać podatkowi od spadków i darowizn a w przypadku spadkobrania w ramach najbliższej rodziny faktycznie wypłacony ekwiwalent będzie zwolniony z podatku od spadków i darowizn nie będzie objęty opodatkowaniem według zasad określonych w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W tym miejscu należy wskazać, że brak odpowiednich zapisów w umowie spółki z o.o. uniemożliwia przeprowadzenie opisanej poniżej operacji; opisane poniżej czynności mogą być przeprowadzone wyłącznie na podstawie wyżej cytowanych zapisów w umowie spółki z o.o..

Jeśli umowa spółki umożliwia wyłączenie wstąpienia spadkobierców w miejsce zmarłego wspólnika oraz umorzenie przypadających na nich udziałów pozostałych po zmarłym wspólniku to na spadkobierców nie przejdzie w drodze dziedziczenia członkostwo w spółce z o.o., lecz wyłącznie prawo majątkowe z tytułu umorzonych udziałów zmarłego wspólnika. To oznacza, że przedmiotem świadczenia spółki z o.o. na rzecz spadkobierców nie będzie przysługujący wspólnikowi udział, a jedynie wypłata jego równowartości z tytułu umorzenia przypadających na niego udziałów. Inaczej mówiąc, w skład spadku po zmarłym wspólniku nie będzie wchodził ogół praw i obowiązków tego wspólnika stanowiących udział w spółce z racji jego członkostwa w spółce, będzie zaś wchodzić jedynie kwota należna z tytułu umorzenia udziałów.

Zwolnienie w podatku od spadków i darowizn

Skoro przepisy ustawy o podatku od spadków i darowizn stosuje się do nabycia praw majątkowych w drodze dziedziczenia, zaś nabyta przez spadkobierców wierzytelność o wypłatę wartości ekonomicznej udziałów wchodzi do spadku po zmarłym wspólniku, a wierzytelność ta powstała w drodze dziedziczenia, to do przychodów spadkobierców z tego tytułu stosuje się przepisy ustawy o podatku od spadków i darowizn. Natomiast z uwagi na fakt, że przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie stosuje się do przychodów podlegających przepisom ustawy o podatku od spadków i darowizn, spółka nie będzie zobowiązana do pobrania i odprowadzenia podatku dochodowego od osób fizycznych. Tym samym równowartość tego udziału jako prawo majątkowe, które wchodzi w skład spadku podlega opodatkowaniu podatkiem od spadków i darowizn (art. 1 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku od spadków i darowizn) a nie podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Dla osób z najbliższego kręgu rodzinnego zmarłego udziałowca oznacza to zastosowanie zwolnienia z podatku od spadków i darowizn co do kwoty wypłacanej im przez spółkę w związku z wypłatą ekwiwalentu za udziały zmarłego wspólnika sp. z o.o..

Czy jest możliwe rozwiązanie spółki z o.o. bez likwidacji?

Zasadniczo nie jest możliwe rozwiązanie spółki z o.o. bez uprzednio wszczętej procedury likwidacyjnej. Jednakże można rozważyć dwie opcje, w zależności od tego czy wspólnikom spółki z o.o. zależy na czasie, a mianowicie: (1) uproszczone przekształcenie sp. z o.o. w spółkę osobową (np.: spółkę jawną lub spółkę komandytową) i rozwiązanie spółki osobowej bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego albo (2) zawieszenie działalności spółki z o.o. na 24 miesiące i następnie skorzystanie z przymusowego rozwiązania spółki z o.o. przez sąd rejestrowy.

Uproszczone przekształcenie sp. z o.o. w spółkę osobową i rozwiązanie spółki

Uproszczone przekształcenie spółki z o.o. w spółkę osobową rozpoczyna przygotowanie przez zarządu tej spółki planu przekształcenia w spółkę osobową (art. 558 k.s.h.). Plan jest kontrolowany przez wskazanego przez zarząd oraz zaakceptowanego biegłego rewidenta (art. 559 k.s.h.).

Następnie zarząd zawiadamia wspólników o posiedzeniu zgromadzenia wspólników, na którym ma być podjęta uchwała o przekształceniu w spółkę osobową. Przepisy wymagają zawiadomienia wspólników co najmniej dwukrotnie w odstępie nie krótszym niż dwa tygodnie i nie później niż na miesiąc przed dniem podjęcia uchwały o przekształceniu (art. 560 k.s.h.). Taka uchwała o przekształceniu musi być przegłosowana Do przekształcenia spółki z o.o. w spółkę osobową dochodzi, gdy za przekształceniem głosowali wspólnicy posiadający co najmniej 2⁄3 kapitału zakładowego (art. 575 k.s.h.).

Procedurę przekształcenia spółki z .o.o. w spółkę osobową zakończy złożenie wniosku o wpis przekształcenia do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego.

Proces rozwiązania spółki osobowej bez przeprowadzania likwidacji polega w skrócie na tym, że wspólnicy spółki osobowej mogą w umowie spółki uzgodnić inny niż likwidacja, sposób zakończenia działalności spółki (art. 67 k.s.h.). Takie rozwiązanie prowadzi do zmniejszenia obowiązków informacyjnych oraz wprowadza bardziej korzystne dla wspólników spółki osobowej zasady podziału majątku pozostałego po zakończonej działalności gospodarczej spółki osobowej, gdyż przykładowo istnieje możliwość podziału majątku w naturze.

Rozpoczynając proces rozwiązania spółki osobowej bez przeprowadzania likwidacji wspólnicy podejmują zgodnie uchwałę o podziale majątku oraz spłacie istniejących zobowiązań spółki osobowej.

Następnie wspólnicy składają wniosek o wykreślenie spółki z rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego.

Przymusowe rozwiązanie przez sąd rejestrowy spółki z o.o.

W ramach postępowania sądowego o rozwiązanie podmiotu wpisanego do Rejestru bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego, że sąd ustala, czy spółka z o.o. nie posiada zbywalnego majątku i faktycznie nie prowadzi działalności i po potwierdzeniu tych okoliczności sąd rejestrowy orzeka o rozwiązaniu podmiotu bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego i zarządza jego wykreślenie z Rejestru (art. 25b-25e ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym).