Zakładanie spółek - Twój nowy początek!

Zgłoszenie sprawozdania finansowego przez osobę nieposiadającą numeru PESEL

Rok 2018 był pierwszym rokiem, w którym podmioty objęte obowiązkiem złożenia sprawozdania finansowego do KRS, musiały to uczynić za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Zgłoszenie poprzez system musi zostać podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP przez osobę (reprezentanta podmiotu), której numer PESEL został uwidoczniony w KRS-ie. Kłopot pojawia się w sytuacji, w której żaden z reprezentantów podmiotu objętego obowiązkiem złożenia sprawozdania finansowego do KRS nie dysponuje numerem PESEL (np. wszyscy reprezentanci takiego podmiotu są obcokrajowcami nieposiadającymi numeru PESEL). Sądy rejestrowe różnie podchodzą do kompletu dokumentów podpisanych przez pełnomocnika zamiast przez członka zarządu. Czasem zdarza się, iż referendarz sądowy dokonuje wzmianki o złożeniu sprawozdania finansowego podpisanego przez pełnomocnika; pojawiają się też przypadki (np.: w XII Wydziale Gospodarczym KRS Sądu Rejonowego dla m.st. Warszawy w Warszawie), że wniosek podpisany przez pełnomocnika jest zwracany bez dokonania wpisu.

Jeśli wniosek złożony przez pełnomocnika osoby nieposiadającej numer PESEL, został przez sąd zwracony bez wpisu jakiejkolwiek wzmianki do KRS-u to należy wystąpić w odrębnym piśmie do KRS-u z wnioskiem, by wzmianki o dokumentach objętych obowiązkiem złożenia do KRS-u zostały wpisane do KRS-u albo do repozytorium dokumentów finansowych.

Projekt treści takiego pisma wygląda następująco:

Wnoszę o dokonanie wpisu w rejestrze przedsiębiorców:

wzmianki o złożeniu sprawozdania finansowego, z oznaczeniem daty jego złożenia i roku obrotowego;
wzmianki o złożeniu uchwały bądź postanowienia o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego oraz uchwały o podziale zysku lub pokryciu straty;
wzmianki o złożeniu sprawozdania z działalności;

bądź alternatywnie wnoszę o przyjęcie tych dokumentów do repozytorium dokumentów finansowych.

Trudno gwarantować sukces w rejestracji sprawozdania finansowego, ale jest spora szansa, że wniosek z takim pismem doprowadzi do rejestracji sprawozdania finansowego.

Pozostałe pośrednictwo pieniężne (PKD 64.19.Z).

Przy zakładaniu spółki z o.o., lub przy zmianie umowy spółki z o.o. warto, ze względów podatkowych, rozważyć dodanie do przedmiotu działalności: Pozostałe pośrednictwo pieniężne (PKD 64.19.Z).

Wpisanie do przedmiotu działalności spółki „pozostałego pośrednictwa pieniężnego” pozwoli na udzielanie pożyczek w sposób zawodowy, która to usługa będzie zwolniona z podatku VAT oraz będzie zwolniona z podatku od czynności cywilnoprawnych.

Katalog czynności korzystających ze zwolnienia od podatku VAT przewiduje art. 43 ust. 1 pkt 38 ustawy, który to przepis zwalnia od podatku VAT usługi udzielania kredytów lub pożyczek pieniężnych oraz usługi pośrednictwa w świadczeniu usług udzielania kredytów lub pożyczek pieniężnych, a także zarządzanie kredytami lub pożyczkami pieniężnymi przez kredytodawcę lub pożyczkodawcę. W świetle powyższego należy uznać, że usługa polegająca na udzieleniu pożyczki co do zasady będzie korzystała ze zwolnienia od opodatkowania VAT. Jeśli zostaną spełnione warunki określone w art. 2 pkt 4 ustawy o podatku od czynności cywilnoprawnych, to otrzymujący od spółki z o.o. pożyczkę będzie mógł skorzystać z wyłączenia od opodatkowania 2% podatkiem od czynności cywilnoprawnych uzyskanych pożyczek.

Przy rejestracji spółki z o.o., która ma profesjonalnie świadczyć usługi pozostałego pośrednictwa pieniężnego warto też pamiętać o tym, aby złożyć oświadczenie do Krajowego Rejestru Sądowego, że spółka nie będzie udzielała kredytów konsumenckich.

Pozostałe pośrednictwo pieniężne (PKD 64.19.Z), zgodnie z Polską Klasyfikacją Działalności, obejmuje m.in. udzielanie kredytów konsumpcyjnych.

Do prowadzenia działalności polegającej na udzielaniu kredytów konsumpcyjnych konieczne jest spełnienie wymagań zawartych w art 59a ustawy o kredycie konsumenckim z dnia 12 maja 2011 roku.

W ustawie o kredycie konsumenckim wskazano, że minimalny kapitał zakładowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością prowadzącej działalność pożyczkowa powinien wynosić 200 000 zł, spółka zamierzająca prowadzić działalność pożyczkową ma obowiązek dołączenia do wniosku o wpis do Krajowego Rejestru Sądowego zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego o niekaralności za przestępstwo skarbowe dotyczące członków zarządu, rady nadzorczej i komisji rewizyjnej lub ich oświadczenia następującej treści: „Świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia wynikającej z art. 233 par 6 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks karny oświadczam, że nie byłem skazany za przestępstwo skarbowe” a także dołączyć oświadczenie o tym, że oświadczenie, że spółka zamierza prowadzić działalność gospodarczą w zakresie udzielania kredytów konsumenckich jako instytucja pożyczkowa.

Złożenie oświadczenia, że spółka nie będzie udzielała kredytów konsumenckich jest z pewnością działaniem na wyrost, ale z drugiej strony uchroni wnioskodawcę od kłopotliwego odmówienia wpisu zarejestrowania spółki z o.o. w KRS i rozważania czy warto zaskarżyć niesłuszne postanowienie referendarza sądowego.

Umowa o pracę z członkiem zarządu w spółkach jednoosobowych i rodzinnych

W spółkach kapitałowych członek zarządu może wykonywać swoje obowiązki: (1) na podstawie umowy o pracę (umowy zlecenia, umowy menedżerskiej, itp.) albo też (2) wyłącznie na podstawie uchwały wspólników spółki. Przepisy kodeksu spółek handlowych nie zabraniają zawierania przez wspólników lub członków zarządu umów o pracę ze spółką, których zakres dotyczących obowiązków wykracza poza zakres obowiązków zarządzania spółką.

Wyjątkiem są tu jednoosobowe spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i tzw. spółki rodzinne, co jednak nie wynika z przepisów prawa, lecz z jednolitego orzecznictwa sądów pracy i ubezpieczeń społecznych.

Przyczyną wskazywaną przez sądy, która wyklucza zawarcie umowy o pracę w jednoosobowej spółce z ograniczoną odpowiedzialnością oraz w tzw. spółce rodzinnej jest charakter więzi łączącej spółkę z zarządcą (wyrok Sądu Apelacyjnego w Gdańsku z dnia 7 lipca 2016 r., III AUa 197/16).

W spółce kapitałowej pracodawcą jest spółka, a nie jej akcjonariusz lub udziałowiec, lecz mimo to w orzecznictwie Sądu Najwyższego prezentowane jest stanowisko, że jednoosobowa spółka z o.o. oraz tzw. spółka rodzinna jest szczególną formą prowadzenia działalności gospodarczej na „własny” rachunek, różniącą się jedynie oddzieleniem jej od osobistego majątku jedynego wspólnika poprzez konstrukcję (fikcję) osoby prawnej. Podstawową cechą umowy o pracę jest wymiana świadczeń między pracodawcą a pracownikiem. Taka wymiana będzie iluzoryczna w sytuacji, gdy pracodawcą jest jedyny (lub zasadniczo jedyny) wspólnik sp. z o.o. W tej sytuacji status wykonawcy pracy jest połączony (wchłonięty) przez status pracodawcy i nie można mówić o podporządkowaniu pracowniczym.

W spółce, w której status wykonawcy pracy (pracownika) zostaje zdominowany przez właścicielski status wspólnika spółki z o.o. nie może być mowy o zatrudnieniu w ramach stosunku pracy. W tej sytuacji wspólnik faktycznie wykonuje czynności na rzecz samego siebie i na swoje własne ryzyko. Z tego też względu w orzeczeniach Sądu Najwyższego przyjmuje się, że co prawda wspólnicy wieloosobowych spółek z o.o. mogą wykonywać zatrudnienie na podstawie umów o pracę zarówno w charakterze członków zarządu, jak i na stanowiskach wykonawczych, gdyż w takiej sytuacji wspólnika nie można traktować, jako podmiotu, którego praca polega na obrocie jego własnym kapitałem (wyroki z dnia 16 grudnia 2008 r., I UK 162/08; z dnia 9 czerwca 2010 r., II UK 33/10; wyrok z dnia 12 maja 2011 r., II UK 20/11 i powołane w nich orzeczenia), jednakże nie dotyczy to już sytuacji, gdy udział innych wspólników jest iluzoryczny.

Taka konfiguracja oznacza bowiem połączenie pracy i kapitału, co wyklucza dopuszczalność nawiązania stosunku pracy z własną spółką i podleganie takiego wspólnika pracowniczym ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnym, niezależnie od rodzaju czynności (wykonawcze czy zarządzające), jakie miałyby być realizowane w ramach umowy o pracę (por. wyroki z dnia 7 kwietnia 2010 r., II UK 177/09; z dnia 3 sierpnia 2011 r., I UK 8/11).

Pełnomocnik do doręczeń w Rzeczypospolitej Polskiej członka zarządu spółki

W dniu 15 marca 2018 roku wszedł w życie nowy przepis zawarty w art. 19a ust. 5a ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, który stanowi, że: „Jeżeli adres do doręczeń osób, o których mowa w ust. 5, znajduje się poza obszarem Unii Europejskiej, należy wskazać pełnomocnika do doręczeń w Rzeczypospolitej Polskiej..”.

Osoby wymienione w art. 19a ust. 5 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym to osoby uprawione do reprezentacji podmiotu wpisanego do Rejestru Przedsiębiorców (np.: członkowie zarządu, likwidatorzy lub prokurenci). Przy powołaniu tych osób należy do wniosku o wpis do KRS dołączyć oświadczenia tych osób obejmujące zgodę na ich powołanie oraz ich adresy do doręczeń. Jeżeli adres do doręczeń powołanej osoby znajduje się poza terytorium Unii Europejskiej (np.: Szwajcaria, Norwegia, Ukraina, Białoruś, Rosja), dodatkowo należy dla takiej osoby ustanowić pełnomocnika do doręczeń w Rzeczypospolitej Polskiej.

Powyższa regulacja oznacza, że jeśli osoby wchodzące w skład zarządu zamieszkują w jednym z państw członkowskich UE to są zobowiązane wskazać adres do doręczeń na terytorium UE. Natomiast osoby zamieszkujące poza obszarem Unii Europejskiej, na podstawie art. 19a ust. 5a ustawy o KRS są zobowiązane wskazać pełnomocnika do doręczeń w RP.

Pełnomocnictwo do doręczeń może wyglądać w następujący sposób:

PEŁNOMOCNICTWO DO DORĘCZEŃ

Zgodnie z art. 19a ust. 5a ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym ja niżej podpisany(a):

……………………………………………………………….

Imię i nazwisko

……………………………………………………………….

Legitymujący się (rodzaj, nr dokumentu tożsamości)

Zamieszkały(a) pod adresem:

……………………………………………………………….

Ustanawiam pełnomocnikiem do doręczeń:

……………………………………………………………….

Imię i nazwisko

……………………………………………………………….

Legitymujący się (rodzaj, nr dokumentu tożsamości)

Zamieszkały(a) pod adresem:

……………………………………………………………….

Data i miejsce

……………………………………………………………….

podpis

Foto: zbiory własne

Cudzoziemiec jedynym członkiem zarządu a elektroniczne złożenie sprawozdania finansowego do KRS

Od 15 marca 2018 roku sprawozdania finansowe spółek z ograniczoną odpowiedzialnością są składane wyłącznie w sposób elektroniczny. Wiele osób obsługujących spółki z udziałem kapitału zagranicznego pytają się jak złożyć elektronicznie sprawozdanie finansowe, gdy cudzoziemcy nie posiadają Polskiego numeru PESEL.

W jaki sposób złożyć elektronicznie sprawozdanie finansowe do KRS, gdy w zarządzie spółki z o.o. zasiadają wyłącznie cudzoziemcy?

Jeżeli zarząd w spółce z o.o. składa się wyłącznie z cudzoziemców nie posiadających numeru PESEL to w celu złożenia, w formie elektronicznej, sprawozdania finansowego do KRS istnieją następujące rozwiązania: (i) uzyskanie dla jednego cudzoziemca numeru PESEL i złożenie sprawozdania finansowego do Repozytorium Dokumentów Finansowych albo (ii) uzyskanie dla jednego cudzoziemca kwalifikowanego podpisu elektronicznego i złożenie sprawozdania finansowego poprzez wniosek o wpis sprawozdania finansowego przez Portal S24.

Złożenie sprawozdania finansowego do Repozytorium Dokumentów Finansowych (z PESEL-em dla cudzoziemca)

Zasady uzyskania dla cudzoziemca numeru PESEL (także dla nie mieszkającego na stałe w Polsce) zostały opisane pod tym linkiem: Uzyskaj PESEL dla cudzoziemca.

Następnie należy założyć konto w systemie Ministerstwa Sprawiedliwości. Jeżeli nie masz konta, musisz je założyć. Konto można utworzyć wchodząc na stronę: https://ekrs.ms.gov.pl/ i klikając na S24 – Rejestracja spółki Inne wnioski. Na dole strony jest okienko: Logowanie i możliwość: „Utwórz konto”. Z utworzonego konta można na portalu S24 bezpłatnie zgłosić dokumenty finansowe spółki z o.o. lub możne je zgłosić wracając na stronę główną i klikając na „Bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych”.

Złożenie wniosku o wpis sprawozdania finansowego przez Portal S24 (bez numeru PESEL dla cudzoziemca)

Po pierwsze, trzeba uzyskać dla cudzoziemca elektroniczny podpis kwalifikowany wydawany przez jedną z kilku firm działających na terenie Polski, uprawnionych do wydawania podpisów elektronicznych. Jedną z polskich firm wydających cudzoziemcom kwalifikowane podpisy elektroniczne jest firma Certum i na jej stronie można znaleźć ofertę wydania kwalifikowanego podpisu elektronicznego i pod tym linkiem można sprawdzić, jaka jest procedura uzyskania podpisu elektronicznego dla cudzoziemca.

Następnie, po uzyskaniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego dla cudzoziemca należy otworzyć osobiste konto w systemie Ministerstwa Sprawiedliwości (w sposób opisany powyżej poprzez zakładkę S24 – Rejestracja spółki Inne wnioski), podając dane osobowe osoby składającej sprawozdanie finansowe autoryzując konto za pomocą uzyskanego podpisu elektronicznego.

Składanie sprawozdania finansowego przez cudzoziemca nieposiadającego numeru PESEL oznacza, iż taka osoba składa odpłatny wniosek o dokonanie wpisu do KRS, korzystając z formularza KRS-Z30. Wniosek taki podlega opłacie sądowej w wysokości 140 zł.

Zdjęcie: zbiory własne

Osoby uprawnione do powoływania zarządu spółki z o.o.

Przepisy ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym wprowadziły nowy obowiązek informacyjny w przypadku zgłoszenia spółki kapitałowej do KRS-u oraz przy rejestrowaniu każdej zmiany dotyczącej spółki kapitałowej. Zgodnie z art. 19a ust. 5d ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym rejestrując spółkę z o.o. lub spółkę akcyjną oraz zgłaszając jakiekolwiek zmianę dotyczącą spółki należy do zgłoszenia dołączyć listę obejmującą nazwisko i imię oraz adres do doręczeń albo firmę lub nazwę i siedzibę członków organów lub osób uprawnionych do powołania zarządu. Przykład takiej listy można znaleźć tutaj: lista osób uprawnionych do powołania zarządu.

Co ważne, adres do doręczeń osoby uprawionej do powoływania zarządu powinien znajdować się na terenie Unii Europejskiej; jeśli osoba uprawiona do powoływania zarządu nie posiada adresu do doręczeń na obszarze Unii Europejskiej to należy dla takiej osoby wyznaczyć pełnomocnika do doręczeń w Rzeczypospolitej Polskiej.

Każda zmiana adresu osoby uprawionej do powoływania zarządu musi być zgłoszona do Krajowego Rejestru Sądowego. Jeśli adres do korespondencji dla osoby uprawionej do powoływania zarządu nie zostanie zaktualizowany to do czasu zaktualizowania adresu sąd będzie dokonywał doręczeń na adres ujawniony w aktach rejestrowych.

Zgłoszenie zmian adresu osoby uprawionej do powoływania zarządu nie podlegają opłacie sądowej.

Powyższa zmiana ma na celu przyspieszenie postępowań przymuszających wobec spółek kapitałowych które nie mają zarządu. Brak organu uprawnionego do reprezentacji osoby prawnej jest istotnym problemem dla kontrahentów (wierzycieli) spółek kapitałowych, choćby z punku widzenia odpowiedzialności członów zarządu za długi spółki.

Jeśli spółka kapitałowa nie będzie posiadać zarządu lub gdy w składzie zarządu będą zachodziły braki uniemożliwiające jej działanie to sąd rejestrowy będzie wzywał osoby uprawione do powoływania zarządu do prawidłowego powołania organu zarządczego. Wyznaczając odpowiedni termin sąd rejestrowy może też wezwać do wykazania, że organ został powołany lub wybrany albo że braki w jego składzie zostały usunięte. Niewykonanie wskazanych przez sąd obowiązków będzie zagrożone nałożeniem grzywny. Sąd będzie mógł ponawiać grzywnę jeśli mimo jej nałożenia osoba uprawniona do powołania zarządu nie wykona wezwania sądu.

Foto: zbiory własne

Jak złożyć sprawozdanie finansowe do KRS po 15 marca 2018 roku?

Od 15 marca 2018 roku obowiązują nowe zasady składania przez spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym rocznych sprawozdań finansowych wraz z odpisem uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty i sprawozdania z działalności. Do KRS powyższe dokumenty należy złożyć w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. Sprawozdania finansowe są od tego dnia składane wyłącznie elektronicznie i podpisywane kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Co to jest kwalifikowany podpis elektroniczny i podpis potwierdzony profilem zaufanym ePUAP jest opisane pod tym linkiem: Podpis elektroniczny i podpis zaufany.

Sprawozdanie finansowe wraz z wymaganymi dokumentami przekazuje się do Krajowego Rejestru Sądowego drogą elektroniczną. Wnioski do KRS drogą elektroniczną można składać korzystając z portalu Ministerstwa Sprawiedliwości.

Ponadto, wszystkie podmioty (a nie tylko spółki założone w procedurze s24) mogą składać do KRS sprawozdania finansowe poprzez portal S24.

Od 15 marca 2018 roku do 30 września 2018 roku nowe zasady w okresie przejściowym

W okresie przejściowym (do dnia 30 września 2018 roku) spółki składają sprawozdanie finansowe elektronicznie, ale w sposób uproszczony. Uproszczenie polega na tym, że zgodnie z art. 38 ust. 2 ustawy o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw, dopuszcza się dołączanie do zgłoszenia lub wniosku kopii sprawozdań finansowych wraz z odpisem uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty i sprawozdania z działalności, opatrzonych kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP przez co najmniej jedną osobę fizyczną, której numer PESEL jest ujawniony w Krajowym Rejestrze Sądowym, wpisaną jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej, syndyk albo likwidator. Jeżeli wspólnikiem uprawnionym do reprezentowania spółki osobowej nie jest osoba fizyczna, dopuszcza się dołączanie do zgłoszenia lub wniosku kopii tych dokumentów opatrzonych kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP przez co najmniej jedną osobę fizyczną, której numer PESEL jest ujawniony w Krajowym Rejestrze Sądowym, wpisaną jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, syndyk, likwidator wspólnika albo wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej będącej wspólnikiem.

Tak więc zgłoszenie sprawozdań finansowych wraz z pozostałymi dokumentami będzie wyglądało tak, że członek zarządu, który posiada kwalifikowany podpis elektroniczny albo podpis potwierdzony profilem zaufanym ePUAP będzie przysłał elektronicznie dokumenty do Krajowego Rejestru Sądowego.

W okresie przejściowym podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego są ostatni raz zobowiązani do przekazania sprawozdania finansowego wraz z odpisem uchwały zgromadzenia zatwierdzającej sprawozdanie finansowe do urzędu skarbowego, w terminie 10 dni od daty zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego.

Nowe zasady składania sprawozdań finansowych po 1 października 2018 roku

Od 1 października 2018 r. sprawozdanie finansowe wysyłane do KRS będzie dokonywane w formie jednolitego pliku kontrolnego. Każda spółka zarejestrowana w KRS będzie zwolniona od obowiązku złożenia sprawozdań finansowych w urzędzie skarbowym.

Foto dzięki uprzejmości aoo3771 / freedigitalphotos.net