Zakładanie spółek - Twój nowy początek!

Pełnomocnik do doręczeń w Rzeczypospolitej Polskiej członka zarządu spółki

W dniu 15 marca 2018 roku wszedł w życie nowy przepis zawarty w art. 19a ust. 5a ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, który stanowi, że: „Jeżeli adres do doręczeń osób, o których mowa w ust. 5, znajduje się poza obszarem Unii Europejskiej, należy wskazać pełnomocnika do doręczeń w Rzeczypospolitej Polskiej..”.

Osoby wymienione w art. 19a ust. 5 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym to osoby uprawione do reprezentacji podmiotu wpisanego do Rejestru Przedsiębiorców (np.: członkowie zarządu, likwidatorzy lub prokurenci). Przy powołaniu tych osób należy do wniosku o wpis do KRS dołączyć oświadczenia tych osób obejmujące zgodę na ich powołanie oraz ich adresy do doręczeń. Jeżeli adres do doręczeń powołanej osoby znajduje się poza terytorium Unii Europejskiej (np.: Szwajcaria, Norwegia, Ukraina, Białoruś, Rosja), dodatkowo należy dla takiej osoby ustanowić pełnomocnika do doręczeń w Rzeczypospolitej Polskiej.

Powyższa regulacja oznacza, że jeśli osoby wchodzące w skład zarządu zamieszkują w jednym z państw członkowskich UE to są zobowiązane wskazać adres do doręczeń na terytorium UE. Natomiast osoby zamieszkujące poza obszarem Unii Europejskiej, na podstawie art. 19a ust. 5a ustawy o KRS są zobowiązane wskazać pełnomocnika do doręczeń w RP.

Pełnomocnictwo do doręczeń może wyglądać w następujący sposób:

PEŁNOMOCNICTWO DO DORĘCZEŃ

Zgodnie z art. 19a ust. 5a ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym ja niżej podpisany(a):

……………………………………………………………….

Imię i nazwisko

……………………………………………………………….

Legitymujący się (rodzaj, nr dokumentu tożsamości)

Zamieszkały(a) pod adresem:

……………………………………………………………….

Ustanawiam pełnomocnikiem do doręczeń:

……………………………………………………………….

Imię i nazwisko

……………………………………………………………….

Legitymujący się (rodzaj, nr dokumentu tożsamości)

Zamieszkały(a) pod adresem:

……………………………………………………………….

Data i miejsce

……………………………………………………………….

podpis

Foto: zbiory własne

Cudzoziemiec jedynym członkiem zarządu a elektroniczne złożenie sprawozdania finansowego do KRS

Od 15 marca 2018 roku sprawozdania finansowe spółek z ograniczoną odpowiedzialnością są składane wyłącznie w sposób elektroniczny. Wiele osób obsługujących spółki z udziałem kapitału zagranicznego pytają się jak złożyć elektronicznie sprawozdanie finansowe, gdy cudzoziemcy nie posiadają Polskiego numeru PESEL.

W jaki sposób złożyć elektronicznie sprawozdanie finansowe do KRS, gdy w zarządzie spółki z o.o. zasiadają wyłącznie cudzoziemcy?

Jeżeli zarząd w spółce z o.o. składa się wyłącznie z cudzoziemców nie posiadających numeru PESEL to w celu złożenia, w formie elektronicznej, sprawozdania finansowego do KRS istnieją następujące rozwiązania: (i) uzyskanie dla jednego cudzoziemca numeru PESEL i złożenie sprawozdania finansowego do Repozytorium Dokumentów Finansowych albo (ii) uzyskanie dla jednego cudzoziemca kwalifikowanego podpisu elektronicznego i złożenie sprawozdania finansowego poprzez wniosek o wpis sprawozdania finansowego przez Portal S24.

Złożenie sprawozdania finansowego do Repozytorium Dokumentów Finansowych (z PESEL-em dla cudzoziemca)

Zasady uzyskania dla cudzoziemca numeru PESEL (także dla nie mieszkającego na stałe w Polsce) zostały opisane pod tym linkiem: Uzyskaj PESEL dla cudzoziemca.

Następnie należy założyć konto w systemie Ministerstwa Sprawiedliwości. Jeżeli nie masz konta, musisz je założyć. Konto można utworzyć wchodząc na stronę: https://ekrs.ms.gov.pl/ i klikając na S24 – Rejestracja spółki Inne wnioski. Na dole strony jest okienko: Logowanie i możliwość: „Utwórz konto”. Z utworzonego konta można na portalu S24 bezpłatnie zgłosić dokumenty finansowe spółki z o.o. lub możne je zgłosić wracając na stronę główną i klikając na „Bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych”.

Złożenie wniosku o wpis sprawozdania finansowego przez Portal S24 (bez numeru PESEL dla cudzoziemca)

Po pierwsze, trzeba uzyskać dla cudzoziemca elektroniczny podpis kwalifikowany wydawany przez jedną z kilku firm działających na terenie Polski, uprawnionych do wydawania podpisów elektronicznych. Jedną z polskich firm wydających cudzoziemcom kwalifikowane podpisy elektroniczne jest firma Certum i na jej stronie można znaleźć ofertę wydania kwalifikowanego podpisu elektronicznego i pod tym linkiem można sprawdzić, jaka jest procedura uzyskania podpisu elektronicznego dla cudzoziemca.

Następnie, po uzyskaniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego dla cudzoziemca należy otworzyć osobiste konto w systemie Ministerstwa Sprawiedliwości (w sposób opisany powyżej poprzez zakładkę S24 – Rejestracja spółki Inne wnioski), podając dane osobowe osoby składającej sprawozdanie finansowe autoryzując konto za pomocą uzyskanego podpisu elektronicznego.

Składanie sprawozdania finansowego przez cudzoziemca nieposiadającego numeru PESEL oznacza, iż taka osoba składa odpłatny wniosek o dokonanie wpisu do KRS, korzystając z formularza KRS-Z30. Wniosek taki podlega opłacie sądowej w wysokości 140 zł.

Zdjęcie: zbiory własne

Osoby uprawnione do powoływania zarządu spółki z o.o.

Przepisy ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym wprowadziły nowy obowiązek informacyjny w przypadku zgłoszenia spółki kapitałowej do KRS-u oraz przy rejestrowaniu każdej zmiany dotyczącej spółki kapitałowej. Zgodnie z art. 19a ust. 5d ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym rejestrując spółkę z o.o. lub spółkę akcyjną oraz zgłaszając jakiekolwiek zmianę dotyczącą spółki należy do zgłoszenia dołączyć listę obejmującą nazwisko i imię oraz adres do doręczeń albo firmę lub nazwę i siedzibę członków organów lub osób uprawnionych do powołania zarządu. Przykład takiej listy można znaleźć tutaj: lista osób uprawnionych do powołania zarządu.

Co ważne, adres do doręczeń osoby uprawionej do powoływania zarządu powinien znajdować się na terenie Unii Europejskiej; jeśli osoba uprawiona do powoływania zarządu nie posiada adresu do doręczeń na obszarze Unii Europejskiej to należy dla takiej osoby wyznaczyć pełnomocnika do doręczeń w Rzeczypospolitej Polskiej.

Każda zmiana adresu osoby uprawionej do powoływania zarządu musi być zgłoszona do Krajowego Rejestru Sądowego. Jeśli adres do korespondencji dla osoby uprawionej do powoływania zarządu nie zostanie zaktualizowany to do czasu zaktualizowania adresu sąd będzie dokonywał doręczeń na adres ujawniony w aktach rejestrowych.

Zgłoszenie zmian adresu osoby uprawionej do powoływania zarządu nie podlegają opłacie sądowej.

Powyższa zmiana ma na celu przyspieszenie postępowań przymuszających wobec spółek kapitałowych które nie mają zarządu. Brak organu uprawnionego do reprezentacji osoby prawnej jest istotnym problemem dla kontrahentów (wierzycieli) spółek kapitałowych, choćby z punku widzenia odpowiedzialności członów zarządu za długi spółki.

Jeśli spółka kapitałowa nie będzie posiadać zarządu lub gdy w składzie zarządu będą zachodziły braki uniemożliwiające jej działanie to sąd rejestrowy będzie wzywał osoby uprawione do powoływania zarządu do prawidłowego powołania organu zarządczego. Wyznaczając odpowiedni termin sąd rejestrowy może też wezwać do wykazania, że organ został powołany lub wybrany albo że braki w jego składzie zostały usunięte. Niewykonanie wskazanych przez sąd obowiązków będzie zagrożone nałożeniem grzywny. Sąd będzie mógł ponawiać grzywnę jeśli mimo jej nałożenia osoba uprawniona do powołania zarządu nie wykona wezwania sądu.

Foto: zbiory własne

Jak złożyć sprawozdanie finansowe do KRS po 15 marca 2018 roku?

Od 15 marca 2018 roku obowiązują nowe zasady składania przez spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym rocznych sprawozdań finansowych wraz z odpisem uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty i sprawozdania z działalności. Do KRS powyższe dokumenty należy złożyć w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. Sprawozdania finansowe są od tego dnia składane wyłącznie elektronicznie i podpisywane kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Co to jest kwalifikowany podpis elektroniczny i podpis potwierdzony profilem zaufanym ePUAP jest opisane pod tym linkiem: Podpis elektroniczny i podpis zaufany.

Sprawozdanie finansowe wraz z wymaganymi dokumentami przekazuje się do Krajowego Rejestru Sądowego drogą elektroniczną. Wnioski do KRS drogą elektroniczną można składać korzystając z portalu Ministerstwa Sprawiedliwości.

Ponadto, wszystkie podmioty (a nie tylko spółki założone w procedurze s24) mogą składać do KRS sprawozdania finansowe poprzez portal S24.

Od 15 marca 2018 roku do 30 września 2018 roku nowe zasady w okresie przejściowym

W okresie przejściowym (do dnia 30 września 2018 roku) spółki składają sprawozdanie finansowe elektronicznie, ale w sposób uproszczony. Uproszczenie polega na tym, że zgodnie z art. 38 ust. 2 ustawy o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw, dopuszcza się dołączanie do zgłoszenia lub wniosku kopii sprawozdań finansowych wraz z odpisem uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty i sprawozdania z działalności, opatrzonych kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP przez co najmniej jedną osobę fizyczną, której numer PESEL jest ujawniony w Krajowym Rejestrze Sądowym, wpisaną jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej, syndyk albo likwidator. Jeżeli wspólnikiem uprawnionym do reprezentowania spółki osobowej nie jest osoba fizyczna, dopuszcza się dołączanie do zgłoszenia lub wniosku kopii tych dokumentów opatrzonych kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP przez co najmniej jedną osobę fizyczną, której numer PESEL jest ujawniony w Krajowym Rejestrze Sądowym, wpisaną jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, syndyk, likwidator wspólnika albo wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej będącej wspólnikiem.

Tak więc zgłoszenie sprawozdań finansowych wraz z pozostałymi dokumentami będzie wyglądało tak, że członek zarządu, który posiada kwalifikowany podpis elektroniczny albo podpis potwierdzony profilem zaufanym ePUAP będzie przysłał elektronicznie dokumenty do Krajowego Rejestru Sądowego.

W okresie przejściowym podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego są ostatni raz zobowiązani do przekazania sprawozdania finansowego wraz z odpisem uchwały zgromadzenia zatwierdzającej sprawozdanie finansowe do urzędu skarbowego, w terminie 10 dni od daty zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego.

Nowe zasady składania sprawozdań finansowych po 1 października 2018 roku

Od 1 października 2018 r. sprawozdanie finansowe wysyłane do KRS będzie dokonywane w formie jednolitego pliku kontrolnego. Każda spółka zarejestrowana w KRS będzie zwolniona od obowiązku złożenia sprawozdań finansowych w urzędzie skarbowym.

Foto dzięki uprzejmości aoo3771 / freedigitalphotos.net

W jaki sposób należy opodatkować wypłaconą dywidendę (kwota brutto i netto)?

Ustalenie prawidłowej kwoty dywidendy do wypłaty jest bardzo istotne dla udziałowca. Powstaje jednak pytanie, jak ustalić kwotę, która ma być wypłacona udziałowcowi? W uchwale zwyczajnego zgromadzenia wspólników wskazuje się jedynie wielkość zysku do podziału (kwota brutto), bez wskazywania, jaka dokładanie kwota zostanie przekazana na rachunek bankowy udziałowca (kwota netto).

Niektórzy uważają, i to nieprawidłowo, że przy wypłacie dywidendy osobie fizycznej art. 30a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych należy interpretować w ten sposób, że podatek dochodowy naliczony od dywidendy powinien być podstawą do wypłaty dywidendy netto.

Przykład 1:

Spółka zamierza wypłacić jedynemu udziałowcowi 1.000.000 zł. Zdaniem tego udziałowca, spółka powinna najpierw ubruttowić tę kwotę zysku o 19% podatek dochodowy: 1.190.000 zł i dopiero od tej kwoty pobrać podatek dochodowy (1.190.000 zł*19%= 226.100 zł) i następnie różnicę pomiędzy 1.190.000 zł (kwota ubruttowiona) i 226.100 zł (wyliczony podatek), czyli kwotę 963.900 zł wypłacić udziałowcowi.

Zdaniem udziałowca pomimo tego, że art. 30a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie określa ubruttowienia podstawy wyliczenia podatku dochodowego to spółka wypłacająca dywidendę powinna, wyliczając kwotę do wypłaty, dokonać takiego ubruttowienia.

Spółka jednak postąpiła następująco i należy zaznaczyć, że zrobiła to w sposób prawidłowy, zgodny z przepisami podatkowymi.

Przykład 2:

Spółka wypłaciła jedynemu udziałowcowi 810.000 zł, ponieważ kwotą brutto dywidendy jest kwota 1.000.000 zł i stosując do tej kwoty stawkę 19% podatku dochodowego od osób fizycznych (190.000 zł), kwota do wypłaty wynosi właśnie 810.000 zł.

Wypłacona udziałowcowi spółki dywidenda jest kwotą netto, a więc kwotą która została wypłacona po opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych (stanowią więc dywidendę netto). Kwota dywidendy netto to 81% kwoty dywidendy przed opodatkowaniem zryczałtowanym podatkiem od osób fizycznych (dywidenda brutto).

Zgodnie z przepisami, że spółka z o.o. wypłacająca dywidendę na rzecz udziałowca: (1) pobiera zryczałtowany podatek dochodowy od osób fizycznych od dywidendy i (2) wypłaca udziałowcowi dywidendę netto, czyli dywidendę pomniejszoną o pobrany przez spółkę z o.o., działającą jako płatnik, zryczałtowany podatek dochodowy.

Foto dzięki uprzejmości Stuart Miles / freedigitalphotos.net

Oświadczenie potwierdzające sporządzenie dokumentacji podatkowej

Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych niektórzy podatnicy są zobowiązani do złożenia oświadczenia potwierdzającego sporządzenie dokumentacji podatkowej.

Są to następujące kategorie podmiotów (art. 9a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych):

Podatnicy, których przychody lub koszty przekroczyły w roku poprzedzającym rok podatkowy równowartość 000.000 euro, którzy dokonywali transakcji lub ujęli inne zdarzenia z podmiotami powiązanymi, mających istotny wpływ na ich dochód (stratę);
Podatnicy rozpoczynający działalność, których przychody lub koszty przekroczyły w pierwszym roku podatkowym równowartość 000.000 euro, którzy dokonywali transakcji lub ujęli inne zdarzenia z podmiotami powiązanymi, mających istotny wpływ na ich dochód (stratę);
Podatnicy dokonujący zapłaty należności na rzecz podmiotu pochodzącym z kraju stosującym szkodliwą konkurencję podatkową, wynikających z transakcji lub innego zdarzenia ujętego w księgach rachunkowych, jeżeli łączna kwota (lub jej równowartość) wynikająca z umowy lub rzeczywiście zapłacona w roku podatkowym łączna kwota wymagalnych w roku podatkowym świadczeń przekracza równowartość 000 euro;
Podatnicy zawierający z podmiotem pochodzącym z kraju stosującym szkodliwą konkurencję podatkową: (i) umowę spółki niebędącej osobą prawną, jeżeli łączna wartość wniesionych przez wspólników wkładów przekracza równowartość 000 euro, albo (ii) umowę wspólnego przedsięwzięcia lub inną umowę o podobnym charakterze, w których wartość wspólnie realizowanego przedsięwzięcia określona w umowie, a w przypadku braku określenia w umowie tej wartości, przewidywana na dzień zawarcia umowy, przekracza równowartość 20.000 euro;
Podatnicy zagraniczni prowadzący działalność przez położony w Polsce zakład,
Podatnicy polscy prowadzący działalność przez zagraniczny zakład położony poza granicami Polski.

Powyżej wymienione podmioty, prócz tego że są zobowiązane do przygotowania dokumentacji stron powiązanych to jeszcze powinny złożyć oświadczenie o sporządzeniu dokumentacji podatkowej. Oświadczenie takie składa się urzędowi skarbowemu do dnia upływu terminu określonego dla złożenia rocznego zeznania podatkowego (w większości przypadków będzie to 31 marca roku następnego po roku podatkowym).

Oświadczenie o sporządzeniu dokumentacji podatkowej jest podpisywane przez członka zarządu odpowiadającego za sprawy finansowe spółki. W przypadku podatników zagranicznych prowadzących działalność w Polsce za pośrednictwem oddziału oświadczenie może podpisać osoba upoważniona do reprezentowania zagranicznego zakładu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Niezłożenie takiego oświadczenia w terminie może prowadzić do odpowiedzialności karno-skarbowej osoby odpowiedzialnej za złożenie takiego oświadczenia. Niezłożenie w terminie oświadczenia o sporządzeniu dokumentacji podatkowej może być potraktowany jako brak złożenia wymaganej informacji podatkowej (sankcja w art. 80 kodeksu karno-skarbowego). Taki czyn jest zagrożony w Kodeksie karnym skarbowym karą grzywny.

Foto dzięki uprzejmości: Ben Schonewille / freedigitalphotos.net

Kto podpisuje sprawozdania finansowe spółki z o.o.?

Kto podpisuje sprawozdania finansowe spółki z o.o. jest precyzyjnie uregulowane w ustawie o rachunkowości.

Zgodnie z art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości: „Sprawozdanie finansowe podpisuje – podając zarazem datę podpisu – osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu. Odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego.”.

Podpisanie sprawozdania finansowego oznacza, że kierownik jednostki oraz osoba prowadząca księgi rachunkowe zaręczają, iż sprawozdanie finansowe jest kompletne, przedstawia prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji majątkowej i finansowej jednostki. Praktycznie wygląda to tak, że osoby zobowiązane do podpisu składają parafki na stronach od pierwszej do przedostatniej a na ostatniej stronie (bilansu, rachunku wyników, informacji dodatkowej) składany jest pełny podpis wraz z datą.

Osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych

Sprawozdanie finansowe podpisuje zawsze osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Może to być osoba zatrudniona w jednostce (nie jest wymagane stanowisko głównego księgowego, ale powierzenie prowadzenia ksiąg rachunkowych powinno wynikać z zakresu czynności) bądź osoba prowadząca usługowo księgi rachunkowe (księgowość zewnętrzna).

Kierownik jednostki

Kierownikiem jednostki jest członek zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę. W przypadku spółki z o.o. za kierownika jednostki uważa się wszystkich członków zarządu.

Ustawa nakłada na kierownika jednostki obowiązek zapewnienia terminowego sporządzenia sprawozdania finansowego i przedstawienia go właściwym organom, którego niedopełnienie grozi odpowiedzialnością karną określoną w art. 77 pkt 2 (grzywna lub kara pozbawienia wolności do lat 2, albo obie te kary łącznie) i art. 79 ustawy o rachunkowości (grzywna albo kara ograniczenia wolności).

Kierownik jednostki jest odpowiedzialny za takie zorganizowanie działalności jednostki, aby sprawozdanie finansowe zostało przygotowane nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego. Po sporządzeniu sprawozdania finansowego kierownik jednostki przedstawia podpisane sprawozdanie finansowe wspólnikom spółki z o.o. (art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości).

Jeżeli rok obrotowy spółki z o.o. jest zgodny z rokiem kalendarzowym, to wszystkie elementy sprawozdania finansowego powinny być sporządzone najpóźniej do dnia 31 marca.

Potwierdzenie przejęcia odpowiedzialności za rzetelność i jasność ujętych informacji liczbowych oraz słownych w rocznym sprawozdaniu finansowym, a także ich zgodność z zasadami określonymi w ustawie o rachunkowości wyrażają złożone na tym sprawozdaniu podpisy.

Nowy zarząd

Sprawozdanie finansowe podpisują wszyscy członkowie zarządu. Może jednak zdarzyć się, że w nowym roku obrotowym zmienił się skład zarządu. Powstaje więc pytanie, kto faktycznie ma podpisać sprawozdanie finansowe, czy członkowie zarządu działający w okresie za który jest sporządzane jest sprawozdanie finansowe czy też członkowie „nowego” zarządu (tj. osoby zasiadające w zarządzie w dniu podpisywania sprawozdania zarządu za poprzedni rok obrotowy)? Warto pamiętać, że dokument sprawozdania finansowego podpisują osoby zasiadające w zarządzie na dzień sporządzenia (podpisania) sprawozdania. Będą więc to osoby z „nowego” zarządu. Pamiętać należy, że podpisują się wszyscy członkowie zarządu bez wyjątku.

Foto dzięki uprzejmości aoo3771 / freedigitalphotos.net