wspólnik spółki z o.o. Archives - Strona 8 z 11

Uchwała Zgromadzenia Wspólników

Aby uchwała Zgromadzenia Wspólników obowiązywała musi być prawidłowo przegłosowana. Ale przed przystąpieniem do głosowania nad uchwałą należy sprawdzić czy uchwała zgromadzenia wspólników może być poddana pod głosowanie.

Warto pamiętać, że na początku każdego zgromadzenia wspólników przewodniczący zgromadzenia (może nim być np.: prezes zarządu spółki), przed przystąpieniem do głosowania poszczególnych uchwał, musi przygotować listę obecności, następnie odczytać porządek obrad, sprawdzić prawidłowość zwołania zgromadzenia (np.: czy wszyscy wspólnicy zostali prawidłowo zawiadomieni o terminie zgromadzenia wspólników) oraz sprawdzić zdolność do podejmowania uchwał przez zgromadzenie wspólników (chodzi o to, czy na zgromadzeniu wspólników jest obecna odpowiednia liczba wspólników zdolnych do podejmowania uchwał, tzw. kworum).

Po przeprowadzeniu powyższych czynności sprawdzających przewodniczący może przystąpić do przeprowadzenia głosowania nad uchwałą Zgromadzenia Wspólników. Sama treść uchwały wskaże nam czy do jej przegłosowania potrzebna jest jedynie zwykła większość głosów, czy też wymagane jest uzyskanie kwalifikowanej większości głosów (np.: 2/3 głosów, ¾ głosów lub też jednomyślność) oraz czy wymagane jest odpowiednie kworum (tj. odpowiednia ilość obecnych na tym zgromadzeniu wspólników wobec wszystkich wspólników tej spółki). Informację o tym, jaka jest wymagana większość oraz czy wymagane jest zgromadzenie odpowiedniego kworum znajdziemy w przepisach kodeksu spółek handlowych oraz w treści umowy spółki. Przykładowo uchwała zgromadzenia wspólników dotycząca zmiany umowy spółki, rozwiązania spółki lub zbycia przedsiębiorstwa albo jego zorganizowanej części zapada większością dwóch trzecich głosów. Natomiast uchwała dotycząca istotnej zmiany przedmiotu działalności spółki zapada większością trzech czwartych głosów. Co więcej, uchwała zmieniająca umowę spółki, która to zwiększa świadczenia wspólników lub uszczupla ich prawa wymaga jednomyślności.

Wspólnik może uczestniczyć we wszystkich glosowaniach, za wyjątkiem tych, które dotyczą jego odpowiedzialności wobec spółki z jakiegokolwiek tytułu. Powyższe wyłączenie w szczególności dotyczy głosowania nad udzieleniem mu absolutorium, w sytuacji, gdy wspólnik jest jednocześnie członkiem zarządu. Podobnie wspólnik nie może uczestniczyć w głosowaniu nad uchwałą zwalniającą go z zobowiązania wobec spółki albo gdy przedmiotem uchwały jest sprawa dotycząca sporu pomiędzy nim a spółką. Chodzi więc generalnie o sytuacje, w których powstaje konflikt interesów pomiędzy wspólnikiem a spółką i wiadomo, że wspólnik będzie dbał o własny interes kosztem interesu spółki.

Warto wiedzieć, że wspólnik może osobiście głosować za uchwałą, lub też upoważnić pełnomocnika do głosowania w jego imieniu. Trzeba jednak pamiętać, że członek zarządu oraz pracownik spółki nie mogą być pełnomocnikami na zgromadzeniu wspólników (art. 243 par. 3 k.s.h.).

Foto dzięki uprzejmości Stuart Miles / freedigitalphotos.net

Czy można podpisać umowę sprzedaży udziałów w polskiej sp. z o.o. za granicą?

Udziałowcem w polskiej spółce z ograniczoną odpowiedzialnością może być Polak, ale posiadaczem udziałów w polskim podmiocie może być równie dobrze i cudzoziemiec. Cudzoziemiec może chcieć sprzedać swoje udziały w polskiej spółce. Powstaje więc szereg pytań związanych z zamiarem sprzedaży udziałów w spółce z o.o. przez cudzoziemca:

Czy cudzoziemiec musi przyjechać do Polski, aby przystąpić do umowy sprzedaży udziałów, ponieważ taka umowa musi być zawarta w odpowiedniej formie: pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi?
Czy cudzoziemiec nie musi przyjeżdżać do Polski, lecz wystarczy, że potwierdzi swój podpis pod umową sprzedaży udziałów u lokalnego notariusza lub przed polskim konsulem?
A może wystarczy zachowanie takiej formy prawnej umowy sprzedaży udziałów w polskiej spółce, jaka obowiązuje w jego macierzystym kraju?

Przepisy polskiego kodeksu spółek handlowych wymagają, aby umowa sprzedaży udziałów była zawarta w formie pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi (art. 180 k.s.h.). Niezachowanie tej formy – pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi – oznaczać będzie w zasadzie, iż umowa jest prawnie nieważna (nieskuteczna). Za granicami Polski obowiązki polskiego notariusza może wykonać polski konsul lub lokalny notariusz. Uprawnienie polskiego konsula do potwierdzenia podpisu pod umową sprzedaży udziałów wynika z art. 19 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 lutego 1984 r. o funkcjach konsulów Rzeczypospolitej Polskiej: Konsul wykonuje czynności notarialne, a w szczególności poświadcza własnoręczność podpisów i znaków ręcznych na dokumentach.

Umowa sprzedaży udziałów w polskiej spółce z o.o. może być zawarta za granicą. Nie ma obowiązku podpisywania umowy sprzedaży udziałów w Polsce a więc cudzoziemiec przebywający poza granicami Polski nie będzie zmuszony do przyjazdu do Polski w celu przystąpienia do umowy sprzedaży udziałów w polskiej spółce.

Jednakże mogą zdarzyć się sytuacje, że osoba zamierzająca sprzedać udziały w spółce polskiej mieszka w kraju, w którym nie obowiązuje przy zbyciu udziałów w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością obowiązek potwierdzenia podpisów stron przez notariusza. Przykładami takich krajów są Francja oraz Szwajcaria. Zgodnie z prawem francuskim umowa przenosząca własność do udziałów w francuskiej spółce z o.o. (societe a responsabilite limitee) może być zawarta w formie pisemnej. Podobnie jest z umową przenoszącą własność udziałów w szwajcarskiej sp. z o.o. (Gesellschaft mit beschrankter Haftung) – wystarczy forma pisemna. W obu tych państwach sprzedaż udziałów w spółce z o.o. jest dokumentowana wyłącznie w formie pisemnej i nie jest wymagane potwierdzenie podpisów przez notariusza. A więc w sytuacji, gdy Francuz, posiadający udziały w polskiej spółce zechce je sprzedać Szwajcarowi to umowa sprzedaży udziałów może być zwarta we Francji i wystarczającą formą prawną umowy sprzedaży udziałów w spółce polskiej będzie forma prawna stosowana przy zbyciu udziałów we francuskiej (szwajcarskiej) spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, a więc zwykła forma pisemna. Takie konsekwencje wynikają z brzmienia art. 25 ust. 1 zdanie drugie ustawy z dnia 4 lutego 2011 r. prawo prywatne międzynarodowe: „Forma czynności prawnej podlega prawu właściwemu dla tej czynności. Wystarczy jednak zachowanie formy przewidzianej przez prawo państwa, w którym czynność zostaje dokonana. Jeżeli umowę zawierają osoby znajdujące się w chwili złożenia oświadczeń woli w różnych państwach, wystarczy wówczas zachowanie formy przewidzianej dla tej czynności przez prawo jednego z tych państw.”. Polski sąd rejestrowy powinien więc zarejestrować zmianę udziałowca w polskiej spółce z o.o. na podstawie umowy sprzedaży zawartej w formie pisemnej – jeśli została ona zawarta w kraju, w którym obowiązuje „łagodniejsza forma” prawna.

Istnieją też systemy prawne, które wymagają zachowania surowszej formy prawnej przy zawieraniu umowy sprzedaży udziałów. Przykładem jest system prawa niemieckiego – niemiecka ustawa o spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością, która wymaga aby zbycie udziałów zostało dokonane w formie aktu notarialnego. A co stanie się w sytuacji zamiaru zawarcia umowy sprzedaży udziałów w spółce polskiej pomiędzy dwoma Niemcami w Niemczech? Dla polskiego sądu rejestrowego wystarczające będzie zawarcie umowy jedynie w formie pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi, choć sąd przyjmie też za skuteczną umowę sprzedaży udziałów zawartą w formie notarialnej, gdyż jest to forma bardziej restrykcyjna, która może zastąpić łagodniejszą – formę pisemną z podpisami notarialnie poświadczonymi.

Foto dzięki uprzejmości digitalart / freedigitalphotos.net

Podział zysku w spółce z o.o.

Zgodnie z art. 191 § 1 i 3 k.s.h. wspólnik spółki z o.o. ma prawo do udziału w zysku wynikającym z rocznego sprawozdania finansowego i przeznaczonego do podziału uchwałą zgromadzenia wspólników z możliwością wypłacenia zaliczki na poczet przyszłej dywidendy, w stosunku do posiadanych udziałów. Umowa spółki może przewidywać inny sposób podziału zysku (art. 191 § 2 k.s.h.). Inny sposób podziału zysku może polegać na określonych odpisach na kapitały (fundusze) własne spółki, w tym zapasowy czy rezerwowy. Przykładowy zapis umowy spółki z o.o. może brzmieć następująco:

O przeznaczeniu zysku wynikającego z rocznego sprawozdania finansowego decyduje Zgromadzenie Wspólników. Zysk może zostać przeznaczony w szczególności na:

a) kapitał zapasowy;

b) inwestycje;

c) dodatkowe kapitały rezerwowe utworzone przez Spółkę;

d) do podziału pomiędzy wspólników Spółki (dywidenda);

e) inne cele określone uchwałą Zgromadzenia Wspólników.

Przeznaczony uchwałą Zgromadzenia Wspólników do podziału zysk dzieli się pomiędzy Wspólników proporcjonalnie do przysługujących im udziałów w kapitale zakładowym.
Lista wspólników uprawnionych do dywidendy jest ustalana według dnia określonego przez Zgromadzenie Wspólników (dzień dywidendy), stosownie do postanowień art. 193 Kodeksu spółek handlowych.
Termin wypłaty dywidendy ustala Zgromadzenie Wspólników.
Zarząd może wypłacić Wspólnikom zaliczkę na poczet przewidywanej dywidendy za rok obrotowy, jeżeli Spółka posiada środki niezbędne na wypłatę. Spółka może wypłacić zaliczkę na poczet dywidendy, na zasadach określonych w art. 195 Kodeksu spółek handlowych.

Prawo do udziału w zysku, proporcjonalnie do posiadanych udziałów (o ile umowa spółki nie określa odstępstw do zasady proporcjonalności), wyrażające się w prawie do wypłaty dywidendy, może być ograniczone przez rozdysponowanie zysku z wyłączeniem prawa wspólników do udziału w nim, tylko gdy umowa spółki na to pozwala. Omawiana regulacja kodeksowa jest wyrazem respektowania jednego z podstawowych uprawnień wspólnika spółki z ograniczoną odpowiedzialnością – prawa do udziału w wypracowanym zysku (wyrok Sądu Najwyższego z 3 marca 2009 r., II CSK 522/08). W piśmiennictwie podkreśla się, że umowa spółki nie może trwale wyłączyć zysku od podziału pomiędzy wspólników.

Tak więc aby przegłosować uchwałę przeznaczającą wypracowany zysk w spółce z o.o. na kapitał zapasowy spółki należy sprawdzić czy taka uchwała może być podjęta, a więc czy umowa spółki przewiduje inny sposób rozdysponowania zysku spółki niż w postaci wypłaty dywidendy oraz czy wskazuje na jakie fundusze ma być przelany wypracowany zysk spółki.

Jeśli więc umowa spółki z o.o. nie zawiera innego sposobu rozporządzania zyskiem, niż określony w art. 191 § 1 i 3 k.s.h., to uchwała zgromadzenia wspólników wyłączająca czysty zysk od podziału między wspólników – wbrew postanowieniom umowy spółki – będzie z nią sprzeczna. Taka uchwała zgromadzenia wspólników może być zaskarżona. Osoba uprawiona może żądać uchylenia uchwały wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością na podstawie art. 249 § 1 k.s.h. Zgodnie z tym przepisem uchwała wspólników sprzeczna z umową spółki bądź dobrymi obyczajami i godząca w interesy spółki lub mająca na celu pokrzywdzenie wspólnika może być zaskarżona w drodze wytoczonego przeciwko spółce powództwa o uchylenie uchwały. Termin na złożenie pozwu jest stosunkowo krótki – powództwo o uchylenie uchwały wspólników należy wnieść w terminie miesiąca od dnia otrzymania wiadomości o uchwale, nie później jednak niż w terminie sześciu miesięcy od dnia powzięcia uchwały (art. 251 k.s.h.).

Foto dzięki uprzejmości Jomphong /freedigitalphotos.net

Nabycie udziału w celu umorzenia a podatek od czynności cywilnoprawnych

Nabycie udziału w celu umorzenia może być dobrą alternatywą dla sprzedaży udziałów przez wspólnika opuszczającego spółkę z o.o. wspólnikom pozostającym w spółce. Dlaczego?

Sprzedaż udziałów podlega opodatkowaniu podatkiem od czynności cywilnoprawnych w wysokości 1% wartości sprzedawanych udziałów. Przykładowo, nabywca udziałów o wartości 1.000.000 zł będzie zobowiązany do zapłaty 10.000 zł podatku od czynności cywilnoprawnych.

Natomiast nabycie udziałów w celu ich umorzenia nie podlega opodatkowaniu podatkiem od czynności cywilnoprawnych i w związku z tym, w chwili zawarcia umowy nabycia udziałów w celu ich umorzenia nie powstanie obowiązek zapłaty tego podatku, ponieważ nabycie udziału w celu umorzenia jest regulowana przepisami kodeksu spółek handlowych (art. 199 k.s.h.), nabycie udziału w celu umorzenia jest ściśle związane ze stosunkiem uczestnictwa w spółce z o.o. i musi bezpośrednio wynikać z treści umowy spółki. Tym samym nabycie udziału w celu umorzenia jest normą o charakterze lex specialis w stosunku do norm regulujących umowę sprzedaży w przepisach kodeksu cywilnego.

Na taką interpretację braku obowiązku podatkowego wskazuje też brzmienie art. 1 ustawy o podatku od czynności cywilnoprawnych, który zawiera zamknięty katalog czynności podlegających opodatkowaniu tym podatkiem. Ponieważ czynność polegająca na nabyciu udziałów w celu ich umorzenia nie podlega reżimowi wynikającemu z kodeksu cywilnego, w szczególności przepisom dotyczącym sprzedaży, a zatem nie może być uznana za umowę sprzedaży w rozumieniu cywilnoprawnym. W przypadku nabycia od wspólnika udziałów przez spółkę w celu ich umorzenia wspólnikowi należy się wynagrodzenie. Termin „wynagrodzenie”, którym posługuje się przepis w art. 199 k.s.h. nie jest tożsamy z ceną o której mowa w art. 535 k.c.. Ustawodawca używając terminu „wynagrodzenie” jednoznacznie wskazuje, że na gruncie k.s.h. nie chodzi o umowę sprzedaży w rozumieniu kodeksu cywilnego lecz szczególną umowę nabycia udziałów w celu umorzenia. Ze względu na to, że nabycie udziałów w celu ich umorzenia podlega regulacji opisanej w art. 199 k.s.h., stąd też należy uznać, iż nie znajdą zastosowania konsekwencje podatkowe związane z zawarciem umowy sprzedaży.

Za powyższym stanowiskiem przemawia również stanowisko doktryny: “Nie podlega opodatkowaniu wykup udziałów w spółce z o.o. w celu ich umorzenia. Zgodnie z art. 199 k.s.h. spółka może nabyć udziały wspólnika w celu umorzenia. Wówczas wypłaca wynagrodzenie wspólnikowi za umorzony udział. Nie ma zatem w tej czynności prawnej podstawowego elementu umowy sprzedaży, tj. ceny zbycia udziału. Wypłacone wynagrodzenie jest elementem odszkodowawczym, rekompensującym umorzenie udziału dotychczasowemu wspólnikowi. Jest to szczególna czynność cywilnoprawna wynikająca z praw i obowiązków udziałowca, regulowana przepisami prawa spółek handlowych, niebędąca sprzedażą i niewymieniona w katalogu zamkniętym, zawartym w przepisie art. 1 czynności prawnych objętych obowiązkiem podatkowym w ustawie o podatku od czynności cywilnoprawnych” (Z. Ofiarski, Komentarz do art. 1 ustawy o podatku od czynności cywilnoprawnych, pkt 27, LEX). Podobnie stanowisko można znaleźć w innym z komentarzy do ustawy o podatku od czynności cywilnoprawnych: “Jeżeli umorzenie udziału ma charakter odpłatny (co jest zasadą), wówczas mamy do czynienia ze swego rodzaju “sprzedażą udziału”. Nie jest to oczywiście sprzedaż w rozumieniu k.c. (wynagrodzenie wspólnika nie stanowi ceny), lecz rodzaj umowy nienazwanej. Nie została ona wymieniona w katalogu czynności podlegających podatkowi, w szczególności nie została potraktowana jako postać zmiany umowy spółki (pismo MF z 18 lutego 2003 r. nr LK-339/LM/BG/2003 w sprawie opodatkowania podatkiem od czynności cywilnoprawnych nabycia udziałów przez spółkę za wynagrodzeniem w celu ich umorzenia, BS MF 2003, nr 3, s. 20)” (A. Goettel, M. Goettel, Komentarz do art. 1 ustawy o podatku od czynności cywilnoprawnych, pkt 92, LEX).

W związku z powyższym nabycie udziałów za wynagrodzeniem w celu ich umorzenia nie podlega opodatkowaniu podatkiem od czynności cywilnoprawnych.

Foto dzięki uprzejmości Arvind Balaraman / freedigitalphotos.net

Dobrowolne umorzenie udziałów w spółce z o.o.

Dobrowolne umorzenie udziałów w spółce z o.o. stosowane jest najczęściej w celu przeprowadzenia zakończenia uczestniczenia w spółce wspólnika, któremu umarza się udziały. Umorzenie udziałów pozwala więc na ugodowe pozbycie się wspólnika, bez konieczności dopuszczania osoby trzeciej do spółki oraz bez konieczności odkupienia udziałów przez wspólników, którzy pozostają w spółce z o.o.

Patrząc od strony prawnej umorzenie udziału w spółce z o.o. prowadzi do unicestwienia tego udziału. Mówiąc po prostu, umorzony udział przestaje istnieć.

Przed przystąpieniem do umorzenia udziału trzeba sprawdzić czy udział jest zarejestrowany w sądzie rejestrowym (a więc czy spółka jest uwidoczniona w Krajowym Rejestrze Sądowym oraz czy istniejąca wysokość kapitału zakładowego jest prawidłowa, gdyż nie można umarzać udziałów przed rejestracją podwyższenia kapitału zakładowego). Jeśli spółka została zarejestrowana oraz wskazany w KRS kapitał zakładowy jest prawidłowy należy sprawdzić treść umowy spółki czy przewiduje ona możliwość umorzenia udziału. Najczęściej będzie to następujący zapis w umowie spółki z o.o.: „Udział może być umorzony za zgodą Wspólnika w drodze nabycia udziału przez Spółkę (umorzenie dobrowolne).”.

Następnie wspólnik, którego udziały mają być umorzone, musi wyrazić na taką czynność swoją zgodę.

Oświadczenie wspólnika o wyrażeniu zgody na dobrowolne umorzenie udziałów musi wskazywać dokładanie na co się ten wspólnik godzi. Należy więc wskazać, na jaką liczbę udziałów, która ma być umorzona wspólnik wyraża zgodę, jakie wynagrodzenie satysfakcjonuje udziałowca, jak może być finansowane umorzenie (przez obniżenie kapitału zakładowego, z czystego zysku, w sposób mieszany). Zgoda może być udzielona odrębnie przed podjęciem uchwały o umorzeniu udziałów albo też może być wyrażona w trakcie zgromadzenia wspólników na którym ma zapaść uchwała o dobrowolnym umorzeniu udziałów. Wyrażenie zgody powinno być udzielone na piśmie, aby w przypadku sporów z byłym wspólnikiem można było łatwo wykazać, iż doszło do wyrażenia zgody na dobrowolne umorzenie udziałów.

Następnie trzeba zdecydować w jaki sposób ma być sfinansowane dobrowolne umorzenie udziałów. Zasadniczo są to dwa sposoby: albo poprzez obniżenie kapitału zakładowego albo też z „czystego zysku”.

Umorzenie udziałów z obniżeniem kapitału zakładowego

Pierwszy ze sposobów finansowania umorzenia udziałów polega na obniżeniu kapitału zakładowego spółki. Ponieważ obniżenie kapitału zakładowego wiąże się z koniecznością zmiany umowy spółki toteż zgodnie z art. 255 k.s.h. uchwała o obniżeniu kapitału zakładowego musi być zaprotokołowana przez notariusza oraz jeśli umowa spółki nie stanowi inaczej, do przegłosowania takiej uchwały zgromadzenia wspólników wymagana jest większość dwóch trzecich głosów (art. 246 § 1 k.s.h.).

Przepis art. 246 § 3 k.s.h., wymagający uzyskania zgody wszystkich wspólników na uszczuplenie ich praw udziałowych, nie ma zastosowania do uchwał dotyczących zmiany umowy spółki, określających przesłanki i tryb umorzenia udziałów (np.: uzasadnienie wyroku Sądu Apelacyjnego w Poznaniu w wyroku z 5 czerwca 2008 r., I ACa 351/08).

W uchwale dotyczącej obniżenia kapitału zakładowego należy precyzyjnie wskazać, o jaką kwotę kapitał zakładowy jest obniżany oraz jaki to ma wpływ na istniejące udziały: czy część udziałów zostanie umorzona czy też wszystkim udziałom zostanie obniżona wartość nominalna.

Samo obniżenie kapitału zakładowego wiąże się z kilkoma formalnymi wymogami. Po podjęciu uchwały o obniżeniu kapitału zakładowego zarząd spółki ma obowiązek niezwłocznego ogłoszenia o zamiarze obniżenia kapitału zakładowego w Monitorze Sądowym i Gospodarczym oraz wezwaniu wszystkich wierzycieli spółki niezgadzających się na obniżenie kapitału zakładowego aby w terminie trzech miesięcy wnieśli sprzeciw przeciwko obniżeniu kapitału spółki. Tacy wierzyciele muszą być przez spółkę zabezpieczeni lub spłaceni. Więcej o obniżeniu kapitału zakładowego we wpisie: Obniżenie kapitału zakładowego.

Umorzenie udziałów z czystego zysku

Druga możliwość finansowania umorzenia udziałów polega na skorzystaniu z „czystego zysku” spółki (art. 199 § 6 i 7 k.s.h.). Umorzenie udziału z czystego zysku ma tę zaletę, że nie wymaga obniżenia kapitału zakładowego spółki, a więc nie jest wymagana długotrwała procedura informowania kontrahentów i zabezpieczania (spłacania) ich wierzytelności. Oczywiście możliwy jest też wariant mieszany, gdy umorzenie udziałów finansowane jest częściowo z obniżenia kapitału (np.: do wysokości wartości nominalnej udziałów) i częściowo z czystego zysku (różnica pomiędzy wynagrodzeniem do wypłacenia a wartością nominalną udziałów).

Zacznijmy od ustalenia czym jest „czysty zysk”. Pojęcie czystego zysku nie zostało zdefiniowane w przepisach kodeksu spółek handlowych i ustawie o rachunkowości. W orzecznictwie wskazuje się, że czysty zysk to kwota, która może zostać przeznaczona na rzecz wspólników zgodnie z art. 192 k.s.h. Oznacza to, że wynagrodzenie za umorzone udziały, gdy finansowane jest z czystego zysku nie może przekraczać zysku za ostatni rok obrotowy, powiększonego o niepodzielone zyski z lat ubiegłych oraz o kwoty przeniesione w utworzonych z zysku kapitałów zapasowego i rezerwowych, pomniejszonego o niepokryte straty, udziały własne oraz o kwoty, które zgodnie z ustawą lub umową spółki powinny być przekazane z zysku za ostatni rok obrotowy na kapitał zapasowy lub rezerwowe.

Umorzenie udziałów z czystego zysku prowadzi do rozbieżności pomiędzy wartością kapitału zakładowego (ta wartość nie zmienia się) i wartością nominalną udziałów pozostałych po dobrowolnym umorzeniu (ta wartość obniży się o kwotę, która została wypłacona z „czystego zysku”). W takie sytuacji warto podjąć uchwałę o zmianie umowy spółki i dostosowaniu wartości pozostałych po umorzeniu udziałów do niezmienionej wysokości kapitału zakładowego (zobacz uchwałę Sądu Najwyższego z 9 kwietnia 1997 r. (III CZP 15/97, OSNC 1997, nr 6-7, poz. 74)).

Foto dzięki uprzejmości digitalart / freedigitalphotos.net

Księga protokołów

Każde zgromadzenie wspólników powinno być prawidłowo udokumentowane. Mogą to być nagrania audio lub wideo, ale też można poprzestać na sporządzeniu protokołu z posiedzenia zgromadzenia wspólników przygotowanego w formie pisemnej. Ponieważ na posiedzeniu zgromadzenia wspólników są najczęściej podejmowane uchwały zgromadzenia wspólników, toteż powinny one być spisane i uwzględnione w księdze protokołów (art. 248 § 1 k.s.h.), która jest przechowywana w siedzibie spółki (wzór księgi protokołów spółki z o.o.). Jeśli uchwały zostały podjęte w obecności notariusza do księgi protokołów dołącza się wypis przekazany przez notariusza. Jeżeli głosowano pisemnie (poza zgromadzeniem wspólników), treść takich uchwał wspólników zarząd również wpisuje do księgi protokołów.

Obowiązkiem zarządu jest prawidłowe i na bieżąco prowadzenie księgi protokołów. Księgę protokołów prowadzi się w formie pisemnej i każdą nowo podjętą uchwałę zgromadzenia wspólników uwzględnia się w tej księdze. Trzeba pamiętać, że uchwały są przekazywane do księgi protokołów dopiero po ich podpisaniu przez wszystkich udziałowców, którzy głosowali nad tą uchwałą; można jednakże ograniczyć się do podpisów przewodniczącego i protokolanta.

Prawidłowo sporządzony protokół zgromadzenia wspólników (art. 248 § 2 k.s.h.) zawiera następujące konieczne elementy:

opis przebiegu zgromadzenia (także prowadzona dyskusja, zgłaszane wnioski i propozycje), w tym stwierdzenie prawidłowości zwołania zgromadzenia wspólników i jego zdolności do powzięcia uchwał (czyli jaki kapitał zakładowy był reprezentowany w momencie głosowania) oraz,
przedstawienie uchwał, które były głosowane na zgromadzeniu wspólników z podaniem liczby głosów oddanych za każdą uchwałą (a więc jaka była struktura głosów za, przeciw i wstrzymujących się), informacją czy uchwała była głosowana w głosowaniu tajnym oraz z podaniem zgłoszonych sprzeciwów.

Do protokołu zgromadzenia wspólników należy dołączyć też listę obecności z podpisami uczestników zgromadzenia wspólników (udziałowców, pełnomocników, członków zarządu i innych obecnych osób). Do protokołu zarząd dołącza też potwierdzenie, iż wszyscy wspólnicy zostali prawidłowo zawiadomieni o zwołaniu zgromadzenia wspólników.

Należy pamiętać o tym, że uchwały zgromadzenia wspólników mogą być podejmowane wyłącznie w dwóch sytuacjach (art. 239 § 1 k.s.h.):

(i) gdy zostały one umieszczone w porządku obrad, albo

(ii) gdy cały kapitał zakładowy jest reprezentowany i nikt z obecnych nie sprzeciwi się podjęciu uchwały poza porządkiem.

Do księgi protokołów zgromadzenia wspólników wpisywane są wyłącznie podejmowane uchwały na zgromadzeniu wspólników, natomiast protokoły zgromadzenia wspólników są dołączane jako załącznik do księgi protokołów.

Obowiązkiem zarządu (lub likwidatora spółki) jest prowadzenie księgi protokołów. Każdy ze wspólników, niezależnie od wielkości posiadanych udziałów, ma prawo do przeglądania księgi protokołów oraz może zażądać wydania mu wypisów (kopii) podjętych uchwał zgromadzenia wspólników, poświadczonych za zgodność z oryginałem przez zarząd spółki.

Od 1 kwietnia 2016 roku, uchwały podejmowane przy wykorzystaniu wzorca uchwały udostępnionego w systemie teleinformatycznym dołącza się do księgi protokołów w postaci wydruków uchwał z systemu teleinformatycznego, poświadczonych podpisami członków zarządu.

Foto dzięki uprzejmości digitalart / freedigitalphotos.net

Księga udziałów w sp. z o.o.

Zarząd spółki z o.o. ma obowiązek prowadzić księgę udziałów (art. 188 k.s.h.). Księga udziałów ma być prowadzona na bieżąco. W księdze udziałów spółki z o.o. zawarte są podstawowe informacje o udziałowcach (imię i nazwisko albo firmę (nazwę) wspólnika, siedzibę (adres), liczbę i wartość nominalną jego udziałów). Zawarte są też informacje dodatkowe o udziałach takie jak, kto może wykonywać prawo głosu, czy udziały zostały zastawione albo czy ustanowiono prawo użytkowania udziałów.

Sama księga udziałów może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej (wzór księgi udziałów spółki z o.o.). Zapisy dotyczące udziałów dokonuje się, gdy udziały są sprzedawane, darowane, zamieniane lub prawo własności zostało przeniesione w związku ze spadkobraniem albo egzekucją udziału.

Jeśli spółka jest w trakcie likwidacji to obowiązki związane z prowadzeniem księgi udziałów spoczywają na likwidatorze. Nieprowadzenie księgi udziałów związane jest z odpowiedzialnością odszkodowawczą członka zarządu (likwidatora) wobec spółki (art. 293 k.s.h.) albo też i z odpowiedzialnością karną (art. 594 § 1 pkt 2 k.s.h.).

Warto wiedzieć, że wpis do księgi udziałów nie jest wpisem rozstrzygającym, kto faktycznie jest udziałowcem spółki. Wpis do księgi udziałów spółki z o.o. jest jedynie wpisem porządkowym.

Księgę udziałów może przeglądać wspólnik, członkowie zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej, zastawnik, użytkownik, poprzednik i następca prawny wspólnika, spadkobierca. Prawo do przeglądania księgi udziałów nie może być ograniczone – osoba uprawiona ma bezwarunkowe prawo przeglądać księgę udziałów.

Po wpisaniu zmiany dotyczącej udziałów do księgi udziałów zarząd ma obowiązek przekazania aktualnej listy wspólników sądowi rejestrowemu. Aktualna lista wspólników, składana w sądzie rejestrowym, musi być podpisana wszystkich członków zarządu (art. 19 k.s.h.). Zarząd ma siedem dni od otrzymania zawiadomienia o zmianie dotyczącej udziałów (np.: 7 dni od dnia otrzymania informacji o sprzedaży udziałów) na przekazanie aktualnej listy wspólników do sądu rejestrowego. Sąd rejestrowy może przymuszać zarząd grzywnami do wykonania obowiązku złożenia aktualnej listy wspólników (art. 24 ustawy o KRS).

Sądy rejestrowe mają różną praktykę odnośnie konieczności dołączania do nowej listy wspólników dokumentów źródłowych (np.: zawartej umowy sprzedaży udziałów). Zasadniczo, art. 188 § 3 k.s.h. nie nakłada na zarząd obowiązku udokumentowania zmiany, np. przez złożenie do sądu rejestrowego umowy zbycia udziałów. Warto jednak pamiętać, że jeżeli do formularzy zgłaszających zmianę udziałowca zostaną dołączone dokumenty źródłowe to sąd rejestrowy jest uprawniony do zweryfikowania poprawności tych dokumentów i w przypadku nieważności czynności prawnej może odmówić przyjęcia do Krajowego Rejestru Sądowego nowej listy wspólników.

Foto dzięki uprzejmości panuruangjan / freedigitalphotos.net