Niezłożenie sprawozdania finansowego

Zbliża się termin na przygotowanie dwóch ważnych w działalności spółki z ograniczoną odpowiedzialnością dokumentów – sprawozdania finansowego oraz sprawozdania zarządu z działalności spółki. Sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności spółki z o.o. muszą być przygotowane nie później niż w ciągu 3 miesięcy od końca roku obrotowego, a więc w większości spółek z o.o. – do końca marca. Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu, rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i informuje o ekonomicznej kondycji spółki na dzień sporządzenia sprawozdania. Sprawozdanie zarządu z działalności spółki ma za zadanie przedstawić podjęte przez spółkę działania w zakończonym roku obrotowym oraz ewentualnie wskazać kierunki działalności na najbliższy czas. W sprawozdaniu zarządu z działalności spółki należy poinformować o wydarzeniach istotnych dla spółki, w tym też odnoszących się do innych organów (tj. zgromadzeń wspólników, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej).

Oba sprawozdania muszą być udostępnione udziałowcom spółki z o.o. w terminie 15 dni przed wyznaczonym dniem na zwyczajne zgromadzenie wspólników (zobacz więcej na ten temat: Zwyczajne zgromadzenie wspólników spółki z o.o.).

W ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego zarząd spółki z o.o. ma obowiązek złożyć w Krajowym Rejestrze Sądowym oba sprawozdania: finansowe i z działalności spółki (art. 69 ustawy o rachunkowości). Zgodnie zaś z art. 27 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych zarząd spółki z o.o. jest zobowiązany do przekazania do urzędu skarbowego sprawozdania finansowego i odpisu uchwały zgromadzenia wspólników zatwierdzającej sprawozdanie finansowe (wraz z opinią i raportem podmiotu uprawnionego do badania sprawozdań finansowych – jeśli istniał obowiązek jej sporządzenia), w terminie 10 dni od daty zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego.

Brak złożenia sprawozdań w Krajowym Rejestrze Sądowym, po pierwsze powinno, ze strony sądu rejestrowego uaktywnić procedurę przymuszającą zarząd do wykonania tego obowiązku (art. 24 – 32 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym) oraz po drugie, może grozić odpowiedzialnością karną osób odpowiedzialnych za niezłożenie tych sprawozdań we rejestrze sądowym. Podobnie jest z sytuacją niezłożenia sprawozdania finansowego do urzędu skarbowego – po pierwsze, organ podatkowy będzie wzywał do złożenia sprawozdania finansowego (art. 155 Ordynacji podatkowej) a następnie osoba odpowiedzialna za nieterminowe złożenie sprawozdania finansowego do urzędu skarbowego może podlegać odpowiedzialności karno-skarbowej.

Jaka jest sankcja za niezłożenie sprawozdania finansowego lub sprawozdania z działalności we właściwym rejestrze sądowym oraz urzędzie skarbowym ?

Niesporządzenie sprawozdania finansowego, sporządzenie go niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcia w nim nierzetelnych danych (art. 77 ust. 2 ustawy o rachunkowości) zagrożone jest karą grzywny lub pozbawienia wolności do lat 2.

Niezłożenie sprawozdania finansowego, a także sprawozdania z działalności we właściwym rejestrze sądowym (art. 79 pkt 4 ustawy o rachunkowości) zagrożone jest karą grzywny albo karą ograniczenia wolności.

Niezłożenie sprawozdania finansowego wraz z odpisem uchwały zgromadzenia wspólników zatwierdzającej sprawozdanie finansowe do urzędu skarbowego (art. 80b kodeksu karno-skarbowego) zagrożone jest karą grzywny. Grzywna może wynieść do 20-krotności minimalnego wynagrodzenia, czyli w 2015 r. do 35.000 zł.

Powyższe czyny karalne co do zasady mogą być popełnione przez członków zarządu, gdyż do obowiązków członków zarządu należy przygotowanie oraz złożenie sprawozdania finansowego do odpowiednich organów.

Orzeczenie prawomocnym wyrokiem karnym o odpowiedzialności członka zarządu za jeden z wyżej wskazanych czynów będzie prowadziło do wpisu o skazaniu tej osoby do Krajowego Rejestru Karnego oraz może też wiązać się z orzeczeniem środka karnego polegającego na zakazie zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej (art. 39 pkt 2 kodeksu karnego).

Karalność przestępstw niesporządzenia sprawozdania finansowego (art. 77 ust. 2 ustawy o rachunkowości) oraz niezłożenia sprawozdania finansowego w sądzie rejestrowym (art. 79 pkt 4 ustawy o rachunkowości) ustaje po upływie 5 lat od dnia popełnienia czynu (art. 101 kodeksu karnego). Okres przedawnienia ulega przedłużeniu o dodatkowe 5 lat, przed upływem 5 lat od popełnienia czynu zostanie wszczęte postępowanie przygotowawcze ad personam, tj. konkretnej osobie zostaną postawione zarzuty (art. 102 kodeksu karnego).

Karalność wykroczenia polegającego na niezłożeniu sprawozdania finansowego wraz z odpisem uchwały zgromadzenia wspólników zatwierdzającej sprawozdanie finansowe do urzędu skarbowego ustaje z upływem roku od jego popełniania, zaś w przypadku wszczęcia karnego postępowania przygotowawczego przeciwko osobie – z upływem 2 lat od zakończenia tego okresu (art. 51 kodeksu karno-skarbowego).

 

foto dzięki uprzejmości Gualberto107 / freedigitalphotos.net

Powołanie członka zarządu na czas nieokreślony

Zgodnie z art. 202 § 2 k.s.h. w przypadku powołania członka zarządu na okres dłuższy niż rok, mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników, zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Członek zarządu powołany na czas nieokreślony jest zasadniczo powoływany „na okres dłuższy niż rok”. Czy także według powyższej zasady wygasa mandat członka zarządu, który został powołany na czas nieokreślony a więc z odbyciem się każdego zwyczajnego zgromadzenia wspólników trzeba na nowo powoływać wszystkich tych członków, którzy zostali powołani na czas nieokreślony ?

Po pierwsze, odpowiednie postanowienie umożliwiające powołanie członka zarządu na czas nieoznaczony musi się znaleźć w samej umowie spółki z o.o. Brak podstawy prawnej dla zgromadzenia wspólników do powołania członka zarządu na czas nieokreślony oznacza, że mandat powołanego na czas nieokreślony członka zarządu jeżeli umowa spółki nie pozwala wyraźnie na takie powołani wygaśnie w terminie przewidzianym w art. 202 § 1 k.s.h. (zobacz: uchwała Sądu Najwyższego – Izba Cywilna z dnia 21.07.2010 r., sygn. akt III CZP 23/10).

W przypadku jednak, gdy umowa spółki pozwala na powołanie na czas nieokreślony członka zarządu, w razie powołania członka zarządu na czas nieoznaczony nie znajdują zastosowania przepisy art. 202 § 1-2 k.s.h., lecz jedynie § 4 art. 202, który stanowi, że mandat członka zarządu wygasa również wskutek śmierci, rezygnacji albo odwołania ze składu zarządu. Powyższe oznacza, że członek zarządu powołany na czas nieokreślony będzie pełnił swoją funkcję tak długo, dopóki nie spełni się którakolwiek z przesłanek wygaśnięcia mandatu, czyli na wskutek śmierci rezygnacji lub odwołania z zarządu (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 12.10.2011 r., sygn. akt II CSK 29/11).

W komentarzach do kodeksu spółek handlowych przyjmuje się, że przepisy art. 202 § 1 i 2 k.s.h. mają charakter względnie obowiązujący. A więc wspólnicy w umowie spółki mogą inaczej uregulować kwestię długości kadencji członka zarządu, jak również momentu wygaśnięcia mandatu.

Wspólnicy w umowie spółki mogą również zawrzeć zapis, że członkowie zarządu powoływani są na czas nieokreślony. W przypadku takiego ukształtowania postanowień umowy spółki określenie momentu wygaśnięcia mandatu powinno następować w pierwszej kolejności poprzez odwołanie się nie do przepisów art. 202 § 1 i 2 k.s.h., ale do samych postanowień umowy spółki. Skoro wspólnicy postanawiają w umowie spółki o powołaniu członków zarządu na czas nieokreślony, w rzeczywistości mają zamiar powołać ich na okres, którego końca nie mogą określić w momencie powołania. Oznacza to, że wspólnicy przy braku szczegółowej regulacji w umowie spółki ustalają, iż mandat członków zarządu wygaśnie dopiero na skutek ich odwołania przez uprawniony do tego organ spółki (najczęściej to będzie zgromadzenie wspólników), rezygnacji członka zarządu lub jego śmierci. Tym samym wspólnicy zmierzają do wyłączenia zastosowania ustawowej regulacji momentu wygaśnięcia mandatów członków zarządu zawartej w art. 202 k.s.h. (glosa K. Skrodzkiego do uchwały SN z dnia 21 lipca 2010 r., III CZP 23/10, Palestra 2012/3-4/183-188).

 

foto dzięki uprzejmości chanpipat / freedigitalphotos.net

Odwołanie członka zarządu

W trakcie bieżącej działalności spółki z o.o. mogą powstać wątpliwości czy członek zarządu prawidłowo wykonuje swoje obowiązki. Udziałowcy spółki z o.o. mogą rozważać odwołanie członka zarządu, gdy nie widzą możliwości dalszego aprobowania jego działań.

Odwołanie członka zarządu jest jednostronnym oświadczeniem spółki, podejmowanym w formie uchwały przez zgromadzenie wspólników (lub inny organ wskazany w umowie spółki). Odwołanie członka zarządu jest skuteczne z chwilą podjęcia uchwały.

W uchwale można też wskazać termin, od którego wywoła ona skutki prawne („…uchwała wchodzi w życie w dniu ….”). Odwołanie członka zarządu jest dokonywane przez odpowiedni organ spółki z o.o.; natomiast jeśli to członek zarządu zamierza zakończyć współpracę składa rezygnację, o której pisałem we wpisie „Rezygnacja członka zarządu, gdy zarząd jest jednoosobowy – komu doręczyć oświadczenie ?”.

Zgodnie z art. 203 k.s.h. członek zarządu może być, w każdym czasie, odwołany przez wspólników spółki z o.o.. Zgromadzenie wspólników nie traci uprawnienia do odwołania członka zarządu, gdy umowa spółki z o.o. wskazuje inny organ lub osobę upoważnioną do odwołania członka zarządu. Po podjęciu uchwały odwołującej członka zarządu z pełnionej przez niego funkcji należy niezwłocznie przekazać mu to oświadczenie, iż nie jest już członkiem zarządu i nie ma prawa reprezentować spółki z o.o. Jest to o tyle istotne, że osoby trzecie, które zawrą w dobrej wierze umowę ze spółką reprezetowaną przez członka zarządu, który o swoim odwołaniu nie wiedział, będą miały ważnie zawartą umowę.

Zdarzają się często przypadki, kiedy członek zarządu, oprócz powołania go do funkcji członka zarządu na podstawie uchwały zgromadzenia wspólników, ma też zawartą ze spółką z o.o. umowę o pracę albo umowę menedżerską. Samo odwołanie członka zarządu uchwałą zgromadzenia wspólników nie prowadzi automatycznie do rozwiązania tych umów (choć można wpisać w umowie o pracę lub umowie menedżerskiej zastrzeżenie, że w przypadku odwołania pracownika z funkcji zarządu jego umowa o pracę jest także „automatycznie” wypowiadana). Jeśli jednak nie ma zapisu pozwalającego na jednoczesne wypowiedzenie umowy o pracę to spółka z o.o., reprezentowana przez osobę pozostającą na funkcji członka zarządu, może wypowiedzieć umowę o pracę byłemu już członkowi zarządu. Warto pamiętać, że nie będzie się w tym przypadku stosować wymóg zawarty w art. 210 k.s.h., nakazujący aby w relacjach z członkiem zarządu spółka z o.o. była reprezentowana przez pełnomocnika powołanego uchwałą zgromadzenia wspólników lub członka rady nadzorczej. Ponieważ wypowiedzienie umowy o pracę następuje po odwołaniu członka zarządu – nie ma konieczności stosować się do tego wymogu.

Wzór uchwały o odwołaniu członka zarządu można znaleźć pod tym linkiem: protokół ze zgromadzenia wspólników, na którym odwołuje się członka zarządu.

Niezależnie do tego, iż mamy do czynienia z odwołanym już członkiem zarządu, wciaż na nim spoczywają obowiązki związane z jego byłą funkcją (art. 203 § 3 k.s.h.). Odwołany członek zarządu jest zobowiązany do składania wyjaśnień w związku z pełnioną przez niego funkcją przy przygotowywaniu sprawozdania finansowego oraz sprawozdania zarządu z działalności spółki, ma też obowiązek uczestniczyć z zwyczajnym zgromadzeniu wspólników zatwierdzającym rok obrotowy, w którym dana osoba była członkiem zarządu.

Na marginesie chcę wskazać, że w trakcie podejmowania uchwały o odwołaniu członka zarządu (art. 244 k.s.h.), członek zarządu, który jest jednocześnie wspólnikiem, nie może być wyłączony od udziału w głosowaniu nad jego odwołaniem. Po drugie trzeba pamiętać, że głosowanie nad uchwałą o odwołaniu członka zarządu musi być tajne (zobacz: Tajne głosowanie na Zgromadzaniu Wspólników).

Odwołany członek zarządu nie został wykreślony z KRS

W przypadku odwołania istniejącego zarządu oraz powołania nowych członków zarządu (tj. od dnia pojęcia uchwały odwołującej starych członków i powołującej nowych) zobowiązanymi do zgłoszenia dokonanych zmian są wyłącznie nowi członkowie zarządu. To oni podpisują formularze, na których zgłasza się dokonane zmiany w zarządzie. Wykreślenie odwołanych członków zarządu i powołanie nowych jest deklaratoryjne, co oznacza, że odwołanie poprzedniego zarządu oraz powołanie nowego zarządu nastąpiło w dniu wejścia w życie uchwały Zgromadzenia Wspólników, a poinformowanie o tych faktach Krajowego Rejestru Sądowego ma znaczenie wyłącznie informacyjne, aby osoby trzecie mogły sprawdzić, kto jest uprawiony do reprezentowania spółki z o.o.. Odwołany członek zarządu nie jest ani uprawniony ani też zobowiązany do zgłoszenia zmian w zarządzie.

Zgodnie z przepisami każda zmiana w składzie zarządu spółki z o.o. winna być zgłoszona do Krajowego Rejestru Sądowego w terminie 7-dni (art. 22 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym: „wniosek o wpis do Rejestru powinien być złożony nie później niż w terminie 7 dni od dnia zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej.”). Właściwe formularze, na których należy dokonać zgłoszenia odwołania członków zarządu poprzedniego zarządu oraz powołania nowych członków zarządu można pobrać ze strony Ministerstwa Sprawiedliwości.

Co jednak należy zrobić, gdy odwołany członek zarządu dowiaduje się po jakimś czasie, że nowy zarząd nie zgłosił zmian w składzie organu zarządzającego spółką z o.o.?

Odwołany członek zarządu powinien zwrócić się z pismem do sądu rejestrowego przechowującego akta rejestrowe spółki, aby w trybie art. 24 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym sąd zobowiązał nowy zarząd spółki do zgłoszenia zmian dotyczących składu osobowego zarządu. Do pisma należy dołączyć uchwałę Zgromadzenia Wspólników, na podstawie której odwołano członka zarządu zwracającego się z pismem. Sąd rejestrowy wezwie nowy zarząd do zgłoszenia zmian, pod rygorem zastosowania grzywny. Sąd może też z urzędu dokonać zmian składu osobowego zarządu, o ile dołączone do pisma odwołanego członka zarządu dokumenty będą dowodziły, iż faktycznie doszło do zmiany składu osobowego w zarządzie.

Czy w okresie od odwołania członka zarządu do dnia zarejestrowania zmian w Krajowym Rejestrze Sądowym odwołany członek zarządu odpowiada materialnie za podjęte w tym czasie decyzje nowego zarządu?

Członkowie zarządu ponoszą odpowiedzialność całym swoim teraźniejszym i przyszłym majątkiem za bezskuteczność egzekucji przeciwko spółce czyli za to, że wierzyciele spółki nie mogą się zaspokoić z jej majątku. Odpowiedzialność członka zarządu dotyczy jednak wyłącznie decyzji podjętych w czasie, kiedy dana osoba zasiadała w zarządzie spółki.

Zgodnie z brzmieniem art. 299 k.s.h., jeżeli egzekucja przeciwko spółce okaże się bezskuteczna, członkowie zarządu odpowiadają solidarnie za jej zobowiązania. Ale jeśli dana osoba została odwołana (lub sama zrezygnowała z zasiadania w zarządzie) to od dnia jej odwołania (lub rezygnacji), odwołany członek zarządu nie podlega subsydiarnej odpowiedzialności za zobowiązania spółki. Powyższy wniosek potwierdza też orzecznictwo sądów. W wyroku Sądu Najwyższego z dnia 8 grudnia 2010 r. (sygn. akt. V CSK 172/10) Sąd Najwyższy wskazał, że nieujawnione w rejestrze odwołanie członka zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością zwalnia go od odpowiedzialności wynikającej z art. 299 § 1 kodeksu spółek handlowych.

foto dzięki uprzejmości artur84 / freedigitalphotos.net

Rezygnacja członka zarządu, gdy zarząd jest jednoosobowy – komu doręczyć oświadczenie?

Rezygnacja członka zarządu może być dokonana w każdym czasie. Członek zarządu nie musi podawać przyczyn rezygnacji, choć rezygnujący z członkostwa w zarządzie powinien mieć ważny powód dla którego rezygnuje ze swojej funkcji. Należy pamiętać, że członek zarządu rezygnujący bez ważnego powodu ze swojej funkcji może być pociągnięty do odpowiedzialności majątkowej za wyrządzoną spółce szkodę. Dlatego też aby uniknąć odpowiedzialności majątkowej, należy w oświadczeniu o ustąpieniu z funkcji członka zarządu przedstawić przyczyny tej decyzji.

Oświadczenie o rezygnacji jest jednostronną czynnością prawną. Oświadczenie o ustąpieniu z członka zarządu jest ważne po dotarciu do adresata, czyli spółki z o.o. I w tym momencie pojawia się kilka ważnych pytań, odnoszących się do sytuacji, gdy spółka nie posiada rady nadzorczej ani prokurenta – jak członek zarządu podpisał oświadczenie o swojej rezygnacji to komu ma być ono wręczone, gdy w spółce był tylko jeden członek zarządu? W takim przypadku nie ma uprawionego, który mógłby odebrać oświadczenie ustępującego członka zarządu. Jedynym istniejącym organem w spółce, po ustąpieniu członka zarządu będzie zgromadzenie wspólników. Czy oświadczenie ustępującego członka zarządu powinno być doręczone w trakcie obradującego zgromadzenia wspólników?

Aby skutecznie doręczyć oświadczenie o swojej rezygnacji, ustępujący członek zarządu powinien wcześniej zwołać zgromadzenie wspólników, na którym złoży swoje oświadczenie o rezygnacji. Na tym zgromadzeniu wspólników udziałowcy będą też mogli powołać nowy skład zarządu. Powyższa kolejność działań – zwołać zgromadzenie wspólników i na nim złożyć rezygnację z jednoosobowego zarządu – uchroni spółkę od sytuacji, w której przez oznaczony czas nie miałaby ona działającego jednego z organów – zarządu. Można też na zgromadzeniu wspólników powołać pełnomocnika w trybie art. 210 k.s.h. i to temu pełnomocnikowi ustępujący członek zarządu złoży oświadczenie o rezygnacji ze swojej funkcji w spółce z o.o. (zobacz: wyrok Sądu Najwyższego z 3 listopada 2010 r., V CSK 129/10).

Powyższe praktyczne rozwiązanie będzie też się stosować do rezygnującego ze swej funkcji likwidatora, w spółce nie posiadającej rady nadzorczej oraz pełnomocnika powołanego w trybie art. 210 § 1 k.s.h.

W spółce z o.o., która posiada jednoosobowy zarząd można też wcześniej przewidzieć możliwość rezygnacji członka zarządu, choćby w postaci powołania pełnomocnika, który będzie reprezentował spółkę w umowach (oraz sporach) z członkiem zarządu. Można też odpowiednio opisać w umowie spółki z o.o. procedurę rezygnacji członka zarządu – np.: wskazać komu rezygnujący członek zarządu ma przekazać oświadczenie o swojej rezygnacji.

Co może zrobić członek zarządu, który pomimo zwołania zgromadzenia wspólników, na którym miało dojść do złożenia rezygnacji z funkcji członka zarządu, nie może oświadczyć o ustąpieniu, bo przykładowo zgromadzenie wspólników nie odbyło się albo zgromadzenie wspólników nie powołało pełnomocnika do odbioru oświadczenia o rezygnacji członka zarządu?

Wyjściem z tej sytuacji będzie wysłanie do wszystkich udziałowców oświadczenia o rezygnacji z funkcji członka zarządu oraz przekazanie do sądu rejestrowego, przez ustępującego członka zarządu, informacji o zwołaniu zgromadzenia wspólników, o nieodbyciu się tego zgromadzenia oraz o tym, iż z przyczyn od członka zarządu niezależnych nie mógł złożyć oświadczenia – ani zgromadzeniu wspólników ani też pełnomocnikowi a więc złożył to oświadczenie poszczególnym udziałowcom.

Podstawą prawną do złożenia takiego wniosku będzie art. 24 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym. W tego typu sytuacji sąd rejestrowy powinien wykreślić członka zarządu oraz powołać kuratora (art. 26 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym).

foto dzięki uprzejmości Grant Cochrane / freedigitalphotos.net

Sposoby motywowania członków zarządu

We wcześniejszym poście nt. „Powołanie członka zarządu” opisywałem podstawowe sposoby motywowania członków zarządu. Wskazałem tam, że wynagrodzenie członka zarządu może być wypłacane na postawie: uchwały Zgromadzenia Wspólników, umowy o pracę albo umowy o zarządzanie (umowy menedżerskiej).

Jeśli członek zarządu ma ustalone wynagrodzenie wyłącznie w uchwale Zgromadzenia Wspólników to wynagrodzenie jest przychodem z działalności wykonywanej osobiście (art. 13 ust. 7 ustawy o PIT). Przychody z działalności wykonywanej osobiście są opodatkowane według skali progresywnej z zastosowaniem stawek 18% i 32%. Do tego przychodu stosuje się koszty uzyskania przychodów w takiej samej wysokości do co przy przychodzie ze stosunku pracy. Zaletą tego sposobu wynagradzania członka zarządu jest brak obciążenia składkami społecznymi oraz zdrowotnymi.

Członek zarządu może mieć określone wynagrodzenie na podstawie umowy o pracę. Jeśli chodzi o podatek dochodowy od osób fizycznych to wynagrodzenie pracownicze jest opodatkowane według skali progresywnej z zastosowaniem stawek 18% i 32%. Przychód obniża się o zryczałtowane koszty uzyskania przychodów. Wynagrodzenie członka zarządu, określone na podstawie umowy o pracę, podlega też ubezpieczeniu społecznemu i zdrowotnemu. Umowa o pracę oraz kodeks pracy przyznaje takiemu członkowi zarządu prawo do płatnego urlopu, wynagrodzenie za czas choroby, odpowiednio długie terminy wypowiedzenia umowy o pracę.

Jeśli członek zarządu zawarł ze spółką umowę zlecenia lub umowę menedżerską to jego wynagrodzenie będzie zakwalifikowane do przychodów z działalności wykonywanej osobiście i opodatkowane według skali progresywnej z zastosowaniem stawek 18% i 32%. Wynagrodzenie będzie podlegać pod obowiązkowe ubezpieczenie społeczne – składki emerytalna, rentowa i wypadkowa oraz dobrowolną składkę chorobową. Ponadto, obowiązkowa jest też składka zdrowotna.

Inną podstawą prawną do wypłacenia wynagrodzenia jest przyznanie członkowi zarządu warunkowego niezbywalnego prawa do otrzymania w przyszłości rozliczenia pieniężnego.

Zgromadzenie Wspólników może wprowadzić odrębny plan motywacyjny dla członków zarządu, prokurentów oraz innych osób kluczowych dla rozwoju spółki z o.o.. Najczęściej spółka zawiera z odrębne umowy z kluczowymi osobami, w której to umowie przyznawane jest odpłatnie (np.: za 1 zł) warunkowe prawo do otrzymania w przyszłości rozliczenia pieniężnego wynikającego z realizacji tegoż prawa. Taka umowa nie jest związana bezpośrednio z umową o pracę lub innymi umowami wiążącymi członka zarządu ze spółką. Co ważne, prawo to jest niezbywalne, a więc osoba uprawiona zobowiązuje się do niezbywania przysługującego jej warunkowo prawa aż do momentu jego realizacji.

Realizacja warunkowego prawa polega na żądaniu od spółki wypłaty kwoty realizacji. Takie prawo można zrealizować dopiero po zakończeniu oznaczonego w umowie okresu rozliczeniowego (np. roku finansowego spółki) i po spełnieniu innych, określonych w umowie warunków.

Zasadą jest, że prawo może zrealizować wyłącznie ta osoba uprawniona, która w dniu wypłaty nadal jest członkiem zarządu, prokurentem lub pełni inną kluczową funkcję w spółce. Można też przewidzieć w umowie, iż warunkowe prawo może być zrealizowane przez osobę, która już nie pełni funkcji zarządczych, lecz pełniła je przez część okresu rozliczeniowego.

Powyższe warunkowe niezbywalne prawo do otrzymania w przyszłości rozliczenia pieniężnego stanowi pochodny instrument finansowy w rozumieniu art. 5a pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Ewentualny przychód wynikający z realizacji prawa stanowić będzie przychód z kapitałów pieniężnych (art. 17 ust. 1 pkt 10 ustawy o PIT), podlegający opodatkowaniu z zastosowaniem 19% stawki podatkowej (art. 30b ust. 1 ustawy o PIT). Przychód ten nie będzie obciążony składkami społecznymi oraz zdrowotnymi.

foto dzięki uprzejmości Stuart Miles / freedigitalphotos.net

Powołanie członka zarządu

Do zarządu spółki z o.o. członek zarządu jest powoływany uchwałą wspólników spółki z o.o., chyba że umowa spółki stanowi inaczej (czasem uprawnienie do powołania członka zarządu, zgodnie z umową spółki z o.o., przyznawane jest radzie nadzorczej, komisji rewizyjnej lub osobie trzeciej – np.: inwestorowi). Powołanie członka zarządu następuje na podstawie uchwały zgromadzenia wspólników, która podejmowana jest bezwzględną większością głosów oddanych a głosowanie nad wyborem proponowanego kandydata na członka zarządu musi się odbyć w trybie tajnym (zgodnie z art. 247 k.s.h.).

Należy pamiętać, że na członka zarządu może być powołana wyłącznie osoba fizyczna, posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych (osoba pełnoletnia). Przepisy kodeksu handlowego zawierają też warunek, iż osoba powoływana na członka zarządu nie może być prawomocnie skazana za określone w przepisach prawa handlowego i karnego przestępstwa, takie jak m.in. podrobienie dokumentów, kradzież, oszustwo, działanie na szkodę osoby prawnej lub wierzyciela, łapownictwo.

W trakcie wyboru kandydata należy więc uzyskać od niego oświadczenie stwierdzające, że zamierza kandydować jako członek zarządu oraz potwierdzające, iż nie został skazany prawomocnym wyrokiem za przestępstwa określone w przepisach rozdziałów XXXIII–XXXVII Kodeksu karnego oraz w art. 585, art. 587, art. 590 i w art. 591 kodeksu spółek handlowych oraz dołączyć zgodę kandydata na członka zarządu na powołanie go do zarządu (art. 19a ust. 5 ustawy o KRS).

Nowy członek zarządu powinien zostać zgłoszony do rejestru w ciągu 7 dni od podjęcia uchwały o jego powołaniu. Wpis do rejestru przedsiębiorców o nowym członku zarządu ma charakter wyłącznie deklaratoryjny (informujący), a nie konstytutywny. Tak więc osoba wybrana na członka zarządu może pełnić swoją funkcję już od następnego dnia po powołaniu jej na członka zarządu, chyba że w uchwale przewidziany jest inny termin rozpoczęcia urzędowania nowego członka zarządu.

Ponadto trzeba zaznaczyć, iż członkiem zarządu może być tylko osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych, która nie została skazana prawomocnym wyrokiem za przestępstwo określone w przepisach kodeksu karnego i niektórych przepisach K.s.h. Na marginesie powstaje pytanie czy wspólnik spółki z o.o. może na zgromadzeniu wspólników głosować za swoją kandydaturą na członka zarządu. Art. 243 § 3 kodeksu spółek handlowych stanowi, że „członek zarządu i pracownik spółki nie mogą być pełnomocnikami na zgromadzeniu wspólników”. W mojej ocenie wyżej zacytowany przepis nie zakazuje wspólnikowi osobistego głosowania nad swoją kandydaturą. W tej sytuacji wspólnik będzie działał w swoim imieniu, a nie jako pełnomocnik.

Jeżeli członek zarządu wykonuje swoją funkcję odpłatnie oraz wyłącznie na podstawie aktu powołania go na to stanowisko, to jego wynagrodzenie rozpoznawane jest na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jako przychód z działalności wykonywanej osobiście (art. 13 pkt 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Warto też pamiętać, iż gdy wynagrodzenie członka zarządu jest ustalone tylko w uchwale zgromadzenia wspólników (a nie np.: w umowie o pracę lub kontrakcie menedżerskim) to wobec takiego wynagrodzenia nie powstaje obowiązek odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Członek zarządu może wykonywać swoje obowiązki, oprócz uchwały zgromadzenia wspólników, także na podstawie umowy o pracę albo umowy zlecenia bądź kontraktu menedżerskiego. Z dodatkowymi podstawami prawnymi będą się wiązać inne konsekwencje podatkowe oraz dodatkowe obowiązki wynikające z przepisów regulujących ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Należy pamiętać, że wystarczającą podstawą do powołania członka zarządu oraz określenia jego wynagrodzenia może być sama uchwała zgromadzenia wspólników. Inaczej mówiąc, członek zarządu, aby otrzymywać wynagrodzenie za pełnienie swojej funkcji, nie musi być dodatkowo zatrudniony na podstawie umowy o pracę czy umowy zlecenia.

foto dzięki uprzejmości stockimages / freedigitalphotos.net