Sprawozdanie zarządu z działalności spółki z o.o.

Sprawozdanie zarządu z działalności spółki z o.o.

Zwyczajne zgromadzenie wspólników w spółce z o.o. ma obowiązek, między innymi, rozpatrzyć i zatwierdzić sprawozdanie zarządu z działalności spółki (art. 231 § 2 pkt 1 k.s.h.). W praktyce zarządy spółek z o.o. często nie wiedzą, jak ma wyglądać prawidłowo sporządzone sprawozdanie zarządu z działalności spółki z o.o.

Po pierwsze warto wskazać, że sprawozdanie zarządu z działalności spółki składa się z dwóch części:

1. sprawozdania z działalności zarządu przygotowanego jako opis działalności podjętych w zakończonym już roku obrotowym spółki, oraz

2. dołączonego do tego opisu sprawozdania finansowego.

Sprawozdanie opisowe musi wskazywać istotne informacje o stanie majątkowym oraz o sytuacji finansowej spółki, wskazywać jakie spółka osiągnęła efekty ekonomiczne w zamkniętym już roku obrotowym oraz poinformować o istniejących ryzykach i zagrożeniach prowadzonej działalności gospodarczej. Pierwsza, „opisowa” część sprawozdania zarządu z działalności spółki z o.o. nie może ograniczać się do zagadnień związanych z funkcjonowaniem samego zarządu spółki, lecz musi odnosić się do wszystkich działów spółki (zarząd, marketing, logistyka, produkcja, zakupy, eksport, itp.).

W sprawozdaniu zarządu należy też podać istotne informacje dotyczące innych organów spółki (rady nadzorczej, komisji rewizyjnej, zgromadzenia wspólników). W sprawozdaniu z działalności spółki należy też odnieść się do poprzednich sprawozdań, w których wskazywano na plany i omówić ich realizację w zakończonym roku obrotowym spółki.

Informacje konieczne w sprawozdaniu z działalności spółki zostały określone w art. 49 ust. 2 ustawy o rachunkowości. W przepisie tym wskazuje się, iż sprawozdanie zarządu powinno zawierać informację o:

1)      zdarzeniach istotnie wpływających na działalność jednostki, jakie nastąpiły w roku obrotowym, a także po jego zakończeniu, do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego;

2)      przewidywanym rozwoju jednostki;

3)      ważniejszych osiągnięciach w dziedzinie badań i rozwoju;

4)      aktualnej i przewidywanej sytuacji finansowej;

5)     nabyciu udziałów (akcji) własnych, a w szczególności przyczynie nabycia udziałów własnych dokonanego w roku obrotowym, liczbie i wartości nominalnej nabytych oraz zbytych w roku obrotowym udziałów, a w przypadku braku wartości nominalnej – ich wartości księgowej, jak też części kapitału podstawowego, którą te udziały reprezentują, w przypadku nabycia lub zbycia odpłatnego – równowartości tych udziałów, liczbie i wartości nominalnej wszystkich udziałów nabytych i zatrzymanych, a w razie braku wartości nominalnej – wartości księgowej, jak również części kapitału podstawowego, którą te udziały reprezentują;

6)      posiadanych przez jednostkę oddziałach (zakładach);

7)      instrumentach finansowych w zakresie:

a)      ryzyka: zmiany cen, kredytowego, istotnych zakłóceń przepływów środków pieniężnych oraz utraty płynności finansowej, na jakie narażona jest jednostka,

b)      przyjętych przez jednostkę celach i metodach zarządzania ryzykiem finansowym, łącznie z metodami zabezpieczenia istotnych rodzajów planowanych transakcji, dla których stosowana jest rachunkowość zabezpieczeń.

Należy pamiętać, że sprawozdanie z działalności spółki musi być przygotowane nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego oraz powinno zostać przekazane radzie nadzorczej, komisji rewizyjnej oraz wspólnikom (art. 52 ustawy o rachunkowości). Sprawozdanie z działalności spółki jest podpisywane wyłącznie przez członków zarządu spółki z o.o.; sprawozdania tego nie musi podpisywać osoba odpowiedzialna za rachunkowość spółki, jeśli nie zasiada ona w zarządzie spółki.

Warto wiedzieć co zrobić, gdy z końcem obrotowego roku zmienia się skład zarządu. Ponieważ sprawozdanie zarządu przygotowywane jest w pierwszym kwartale roku obrotowego i dotyczy poprzedniego roku, może zdarzyć się sytuacja, że nowy zarząd nie ma pełnych informacji na temat prac prowadzonych przez członków zarządu w poprzednim roku.

Odpowiedź na to praktyczne zagadnienie znajduje się w art. 203 § 3 k.s.h., który wskazuje, iż odwołany członek zarządu jest uprawniony i obowiązany do złożenia wyjaśnień w toku przygotowania sprawozdania zarządu z działalności spółki i sprawozdania finansowego, obejmujących okres pełnienia przez niego funkcji członka zarządu, oraz do udziału w zgromadzeniu wspólników zatwierdzającym sprawozdanie zarządu z działalności spółki z o.o., chyba że akt odwołania członka zarządu stanowi inaczej.

W dobrze rozumianym interesie byłych członków zarządu leży pomoc i aktywne uczestniczenie w przygotowaniu sprawozdania zarządu, ponieważ od wykazania, iż członek zarządu sprawował swoją funkcję prawidłowo zależeć będzie udzielenie członkowi zarządu absolutorium przez zgromadzenie wspólników.

Innym istotnym zagadnieniem jest jak szczegółowo podawać informacje w sprawozdaniu z działalności spółki. Z jednej strony należy rzetelnie przedstawić informacje o działalności spółki w poprzednim roku obrotowym, aby wspólnicy spółki mogli prawidłowo ocenić działania zarządu, z drugiej zaś strony wiedząc, że sprawozdanie zarządu jest publicznie dostępne w aktach spółki prowadzonych przez sąd rejestrowy, nie należy ujawniać takich informacji, które mogłyby narazić spółkę na negatywne działania konkurencji.

 

Foto dzięki uprzejmości tigger11th/freedigitalphotos.net

Dodaj komentarz