zmiana umowy spółki Archives - Zakładanie spółek

Konieczność aktualizacji przedmiotu działalności spółki z o.o. według PKD 2025

W roku 2025 przedsiębiorcy stanęli przed ważną zmianą prawną – koniecznością zaktualizowania przedmiotu działalności gospodarczej zgodnie z nową Polską Klasyfikacją Działalności, czyli tzw. PKD 2025. Wprowadzenie nowego PKD 2025 wynika z potrzeby dostosowania krajowej klasyfikacji do współczesnych realiów gospodarczych, dynamicznego rozwoju technologii oraz norm unijnych. W związku z tym, przedsiębiorcy muszą zwrócić szczególną uwagę na aktualizację wpisów w rejestrach takich jak KRS oraz REGON. W niniejszym artykule postaramy się wyjaśnić, jakie obowiązki ciążą na spółkach z o.o. oraz jakie terminy są przewidziane dla przedsiębiorców, którzy chcą dostosować swoje dane do nowych przepisów.

Czy nowe PKD 2025 wymusza zmianę wpisu w KRS?

Kluczowe pytanie brzmi: czy w związku z wprowadzeniem nowego PKD 2025, spółki z o.o. muszą dokonać zmiany wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS)? Odpowiedź na to pytanie zależy od kilku czynników.

Nowe wpisy i zmiany rejestrowe

Od 1 stycznia 2025 roku nowa klasyfikacja PKD 2025 staje się obowiązkowa dla wszystkich przedsiębiorców, którzy dokonują nowych wpisów lub zmiany wpisu w rejestrach takich jak KRS, CEIDG czy REGON. Oznacza to, że każda spółka z o.o., która złoży wniosek o zmianę wpisu – na przykład w związku ze zmianą adresu siedziby, rozszerzeniem działalności czy zmianą jakichkolwiek innych danych – będzie zobowiązana do zaktualizowania przedmiotu działalności zgodnie z nową nomenklaturą PKD 2025. W tym zakresie bardzo pomocne są tzw. klucze przejścia z PKD 2007 na PKD 2025 dostępne pod tym linkiem: klucze przejścia z PKD 2007 na PKD 2025.

W praktyce oznacza to, że spółki z o.o., które nie planują dokonywać żadnych zmian w KRS, mogą korzystać z dotychczasowego wpisu (PKD 2007) do końca okresu przejściowego, który trwa do 31 grudnia 2026 roku. Jednakże, w momencie złożenia wniosku o aktualizację jakichkolwiek danych – nawet o charakterze formalnym, takim jak zmiana adresu – konieczne będzie zaktualizowanie przedmiotu działalności spółki zgodnie z PKD 2025.

Obowiązek aktualizacji dla istniejących wpisów

Podmioty zarejestrowane przed 1 stycznia 2025 roku mają określony okres przejściowy, który pozwala na stosowanie dotychczasowych kodów PKD (PKD 2007) do 31 grudnia 2026 roku. Po tym terminie, od 1 stycznia 2027 roku, wpisy zostaną automatycznie przeklasyfikowane na podstawie tzw. kluczy przejścia. Mimo to, przedsiębiorcy, którzy chcą mieć pełną kontrolę nad tym, jaki kod PKD zostanie przypisany ich działalności, powinni dokonać samodzielnej aktualizacji wpisu jeszcze w okresie przejściowym.

Podsumowując, PKD 2025 nie wymusza natychmiastowej zmiany wpisu w KRS dla spółek z o.o., które nie dokonują żadnych zmian – okres przejściowy trwa do końca 2026 roku. Jednakże każda modyfikacja danych rejestrowych, złożona po 1 stycznia 2025 roku, musi uwzględniać nowy kod PKD. W praktyce oznacza to, że spółki dokonujące zmian będą musiały zaktualizować swój wpis, natomiast te, które pozostaną bez zmian, zostaną automatycznie przeklasyfikowane w 2027 roku.

Czy musimy zmienić umowę spółki z o.o. w związku z PKD 2025?

Kolejnym istotnym pytaniem jest to czy istnieje konieczność zmiany umowy spółki w związku z wprowadzeniem nowej PKD 2025. Odpowiedź zależy głównie od sposobu, w jaki przedmiot działalności został określony w umowie (lub statucie) spółki. Jeśli przedmiot działalności w umowie został opisany ogólnie, bez odniesienia do konkretnych numerów, nie ma formalnego obowiązku zmiany umowy spółki w związku z wprowadzeniem PKD 2025. Wówczas wystarczy jedynie aktualizacja samego wpisu w KRS, gdzie należy wskazać nowe kody.

W praktyce jednak w umowach spółki z o.o. stosowało się i nadal stosuje się odwołania do konkretnych kodów PKD.

Jeśli umowa spółki zawierała zapisy dotyczące przedmiotu działalności w formie konkretnych kodów PKD 2007, to wówczas konieczna jest zmiana umowy spółki z o.o., aby odzwierciedlała ona nową klasyfikację. Zwłaszcza w sytuacjach, gdy nowy kod PKD różni się od dotychczasowego – na przykład, gdy dotychczasowy kod został rozdzielony na kilka nowych kodów lub został nadany nowy kod – zmiana umowy spółki umożliwi jednoznaczne określenie, która działalność jest przedmiotem działalności spółki.

W przypadku spółki z o.o. zmiana umowy spółki w zakresie przedmiotu działalności wymaga podjęcia uchwały przez zgromadzenie wspólników, zaprotokołowanej przez notariusza. Uchwała ta musi być sporządzona w formie aktu notarialnego.

Czy warto czekać do 1 stycznia 2027 roku z aktualizacją przedmiotu działalności?

Zaleca się, aby przedsiębiorcy nie zwlekali z dokonaniem zmian, nawet jeśli nie są one formalnie wymuszone w wyniku jakiejkolwiek zmiany danych. Samodzielne, świadome dostosowanie wpisu do nowych przepisów pozwala uniknąć potencjalnych problemów, jakie mogą wyniknąć z automatycznego przeklasyfikowania. Dlatego warto zasięgnąć porady specjalisty, który pomoże ustalić, czy dotychczasowy kod PKD odpowiada prowadzonej działalności oraz wskazać właściwy kod zgodny z PKD 2025.

Ostatecznie, przedsiębiorcy mają czas do 31 grudnia 2026 roku na aktualizację wpisu w KRS. Po tym terminie, od 1 stycznia 2027 roku, zmiany te zostaną wprowadzone automatycznie, co może skutkować przypisaniem kodu nieodpowiadającego Twojej działalności.

Dostosowanie wpisu do PKD 2025 nie tylko pozwala na zachowanie zgodności z obowiązującymi przepisami, ale również może mieć praktyczne znaczenie w codziennym funkcjonowaniu firmy. Właściwy kod PKD wpływa m.in. na sposób rozliczania podatków, możliwość korzystania z ulg podatkowych, a także na warunki ubiegania się o dotacje i wsparcie finansowe. Dlatego przedsiębiorcy, którzy zaktualizują swoje wpisy zgodnie z PKD 2025, zyskają pewność, że ich dokumentacja rejestrowa dokładnie odzwierciedla profil prowadzonej działalności.

Zmiana umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji

Z dniem 1 marca 2019 roku weszła w życie regulacja rozstrzygająca, w jakiej formie należy zmienić umowę spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji.

W wyniku zawarcia umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością powstaje spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji, która dopiero z chwilą wpisu do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez KRS staje się spółką z ograniczoną odpowiedzialnością, uzyskuje osobowość prawną i staje się podmiotem praw i obowiązków spółki w organizacji. Spółka w organizacji jest pierwotną formę ustrojową, istniejącą w okresie od zawarcia umowy spółki do chwili wpisu spółki do rejestru przedsiębiorców, gdyż właściwa spółka z o.o. powstaje z chwilą jej wpisania do rejestru przedsiębiorców.

Dotychczas w praktyce istniały poważne wątpliwości, w jakiej formie powinna zostać dokonana zmiana umowy spółki z o.o. w organizacji, czyli w przejściowym okresie istnienia spółki z o.o..

Powstały dwie koncepcje, prezentujące rozwiązanie tego praktycznego problemu.

Pierwsza z nich odwoływała się do art. 255 k.s.h. wskazując, że do zmiany umowy spółki w organizacji należy stosować odpowiednio ten przepis, stanowiący, iż zmiana umowy spółki powinna być dokonywana w formie uchwały wspólników, umieszczonej w protokole sporządzonym przez notariusza.

Druga koncepcja wskazywała, że zmiana umowy spółki na etapie istnienia tego podmiotu „w organizacji” powinna odbywać się w drodze umowy wspólników, ponieważ zmiana takiej umowy wymaga jednomyślności wspólników. Wspólnik przyjmuje uczestnictwo w spółce, aprobując swój i pozostałych wspólników udział w kapitale zakładowym, w zyskach i innych prawach majątkowych. Dodatkowe postanowienia umowne mogą mieć również istotne znaczenie dla celu, do jakiego zobowiązali się dążyć wspólnicy, zgodnie zaś z art. 3 k.s.h., przez umowę spółki handlowej wspólnicy zobowiązują się dążyć do osiągnięcia wspólnego celu. Z tych względów odnośna umowa podlega ogólnym regułom dotyczącym umów w prawie cywilnym i każda jej zmiana wymaga zgodnego oświadczenia woli stron.

Problem został rozstrzygnięty poprzez wprowadzenie przepisu do art. 161 par. 4 k.s.h. stanowiącego, iż „Zmiana umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji wymaga zawarcia umowy przez wspólników. Przepisu nie stosuje się do umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością zawartej zgodnie z art. 157(1).”.

Przepis ten jest wzorowany na rozstrzygnięciu zawartym w postanowieniu Sądu Najwyższego z dnia 25 lutego 2009 r., sygn. II CSK 489/08. Zmiana umowy spółki w organizacji powinna nastąpić w drodze zmiany samej umowy wspólników, cowymaga uzyskania jednomyślności wszystkich wspólników.

Czy zmiana zarządu lub zmiana jego składu nie stanowi zmiany umowy spółki ?

Przepisy kodeksu spółek handlowych wyróżniają trzy kategorie postanowień, które składają się na umowę spółki z o.o.

Pierwsza kategoria zapisów to postanowienia konieczne, które muszą się znaleźć w umowie spółki z o.o. aby umowa była prawnie ważna. Przykładem takich koniecznych zapisów są postanowienia dotyczące m.in. firmy i siedziby spółki, przedmiotu działalności spółki albo wysokości kapitału zakładowego (art. 157 § 2 k.s.h.).

Drugą kategorią zapisów umownych są postanowienia, które nie muszą się obligatoryjnie znaleźć w umowie spółki, lecz jeśli wspólnicy zdecydują się regulować wskazane w przepisach prawa handlowego sprawy to jedynym skutecznym miejscem będzie zapis w umowie spółki z o.o. Przykładem takich postanowień są przyznane wspólnikowi szczególne korzyści lub nałożone dodatkowe obowiązki (art. 159 k.s.h.), zobowiązanie wspólnika do powtarzających się świadczeń niepieniężnych (art. 176 § 1 k.s.h.), zobowiązanie wspólników do wnoszenia dopłat (art. 176 § 1 k.s.h.).

Trzecia kategoria zapisów wprowadzanych do umowy spółki dotyczy spraw, które mogą być równie dobrze uzgodnione pomiędzy wspólnikami poza umową spółki z o.o.. Przykładem postanowienia należącego do tego typu spraw jest ustanowienie pierwszego zarządu w spółce z o.o. Mimo, iż art. 201 § 4 k.s.h. stanowi, że: „członek zarządu jest powoływany i odwoływany uchwałą wspólników, chyba że umowa spółki stanowi inaczej”, to w praktyce zakładania spółek z o.o. wciąż spotyka się ustanawianie pierwszego zarządu właśnie w umowie spółki. Jednakże pierwszy zarząd spółki z o.o., oraz skład każdego następnego zarządu może być ustanowiony w uchwale wspólników, bez wprowadzania zapisów na ten temat do umowy spółki.

W związku z powyższym, nawet jeśli wspólnicy zdecydowali się na wprowadzenie zapisu do umowy spółki, który wskazuje na skład osobowy zarządu to każda zmiana zarządu lub zmiana jego składu nie stanowi zmiany umowy spółki, chyba że w umowie spółki z o.o. zostanie wprowadzone szczególne uregulowanie przyznające danemu wspólnikowi prawa do decydowania kto będzie członkiem zarządu albo do wyrażenia zgody na zmianę zarządu lub zmianę jego składu. Podstawą prawną takiego uprawnienia będzie wcześniej już wspomniany art. 159 k.s.h.: „jeżeli wspólnikowi mają być przyznane szczególne korzyści lub jeżeli na wspólników mają być nałożone, oprócz wniesienia wkładów na pokrycie udziałów, inne obowiązki wobec spółki, należy to pod rygorem bezskuteczności wobec spółki dokładnie określić w umowie spółki.”. Jeśli więc nie ma takiego szczególnego zapisu w umowie spółki z o.o. to zmiana zarządu lub zmiana jego składu nie stanowi zmiany umowy spółki a przeprowadzenie zmiany zarządu wymaga jedynie uzyskania bezwzględnej większości głosów na zgromadzeniu wspólników (art. 245 k.s.h.).

Wprowadzenie do umowy spółki z o.o. szczególnego zapisu przyznającego danemu wspólnikowi uprawnienia do decydowania o składzie zarządu oznacza, że dla przeprowadzenia zmiany tego uprawnienia konieczne będzie dokonanie zmiany umowy spółki większością dwóch trzecich głosów (art. 246 § 1 k.s.h.) z zastrzeżeniem, że zmiana tego uprawnienia wymaga zgody wspólnika, któremu umowa spółki to uprawnienie przyznaje (art. 246 § 3 k.s.h.) w formie aktu notarialnego (art. 157 § 2 k.s.h.).

Foto dzięki uprzejmości mrpuen / freedigitalphotos.net