Sprawozdanie z działalności zarządu – przykład

sprawozdanie zarządu

Sprawozdanie zarządu z działalności spółki składa się z dwóch części: sprawozdania z działalności (sprawozdanie opisowe) i sprawozdania finansowego.

Sprawozdanie opisowe (tutaj można pobrać przykład takiego sprawozdania – sprawozdanie z działalności zarządu) odnosi się do aktywności spółki w ubiegłym roku obrotowym. Nie dotyczy ono tylko spraw związanych z funkcjonowaniem zarządu, ale musi odnosić się do całej spółki. Potrzebne więc są w nim informacje o wydarzeniach istotnych dla spółki, także odnoszące się do innych organów (np.: rady nadzorczej, jeśli została powołana). W informacji tej powinny się znaleźć również fakty związane z odbywanymi przez wspólników nadzwyczajnymi zgromadzeniami, podejmowanymi uchwałami poza zgromadzeniem itp. Należy również zwrócić uwagę, że to zarząd przygotowuje sprawozdanie i nie może być w tym zastąpiony przez kogokolwiek. W sprawozdaniu z działalności powinno mieć miejsce odniesienie do planów, jeżeli takie były przyjmowane.

Co powinno zawierać sprawozdanie zarządu zostało wskazane w ustawie o rachunkowości, a konkretnie w art. 49 ustawy o rachunkowości. Przepisy rachunkowe obligują spółkę do sporządzenia sprawozdania z działalności w terminie sporządzenia sprawozdania finansowego, a więc sprawozdanie z działalności należy sporządzić w terminie 3 miesięcy po zakończeniu roku obrotowego.

Sprawozdanie z działalności jednostki jest podpisywane wyłącznie przez członków zarządu. Osoby odpowiedzialne za prowadzenie ksiąg rachunkowych spółki muszą uczestniczyć w opracowywaniu sprawozdania zarządu, gdyż ten dokument musi być zgodny z danymi zawartymi w sprawozdaniu finansowym.

Należy pamiętać, że sprawozdanie z działalności sporządza obecny skład zarządu. W praktyce zdarzały się sytuacje, gdy nowo powołany zarząd miał obowiązek sporządzić sprawozdanie z działalności za ubiegły rok obrotowy, mimo że nie posiadał rzetelnej informacji na ten temat. W takiej sytuacji warto sobie zapewnić współpracę byłych członków zarządu lub pracowników niższego szczebla, którzy mają wiedzę o działalności prowadzonej w ubiegłym roku obrotowym.

W takiej sytuacji należy powołać się na art. 203 § 3 k.s.h., zgodnie z którymi odwołany członek zarządu jest uprawniony i obowiązany do złożenia wyjaśnień w toku przygotowania sprawozdania zarządu z działalności spółki i sprawozdania finansowego, obejmujących okres pełnienia przez niego funkcji członka zarządu, oraz do udziału w zgromadzeniu wspólników zatwierdzającym sprawozdania, o których mowa w art. 231 § 2 pkt 1 k.s.h..

W interesie obecnego zarządu jest zwrócenie się (najbezpieczniej w formie pisemnej) do byłych członków tego organu z żądaniem wskazania informacji na temat działalności spółki za ich kadencji. Złożenie takich wyjaśnień oraz uczestnictwo w zwyczajnym zgromadzeniu wspólników jest w interesie byłych członków zarządu, gdyż od tego może być uzależnione udzielenie im przez zgromadzenie wspólników absolutorium.

Data sporządzenia dokumentu – sprawozdanie finansowe

W trakcie zgłaszania dokumentów finansowych do Krajowego Rejestru Sądowego poprzez zakładkę „Bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych” system pyta składającego dokument o podanie daty sporządzenia dokumentu.

Komunikat z systemu wygląda tak:

data sporządzenia dokumentu

Oczywiście nie każdy musi pamiętać, dokładnie kiedy dany dokument był sporządzany, czasem trwa to kilka dni, często też zdarza się, że dokument jest w różnych datach, przez kilka osób, podpisywany. Trzeba pamiętać, że data sporządzenia dokumentu nie jest datą złożenia zgłoszenia dokumentu do „Bezpłatnego zgłaszania dokumentów finansowych” oraz nie jest datą dodania pliku do zgłoszenia.

Najprościej można tę datę sprawdzić poprzez weryfikację dokumentu za pomocą darmowego oprogramowania, np.: ProCertum SmartSign. Po otworzeniu tego programu należy w Weryfikowaniu dodać plik i sprawdzić czas ostatniego podpisu, to będzie data sporządzenia dokumentu. Za pomocą tego oprogramowania można weryfikować i ustalać datę sporządzenia dokumentu podpisanego elektronicznym podpisem zaufanym jak i podpisem z profilu zaufanego ePUAP.

Jeżeli potrzebujesz pomocy w złożeniu dokumentów finansowych do KRS spójrz tutaj na przejrzyście przygotowany przewodnik przedstawiający krok po kroku jak zgłosić dokumenty finansowe do KRS: Jak wysłać e-Sprawozdanie Finansowe na portalu eKRS?.

Jak złożyć sprawozdanie finansowe za 2018 rok do KRS-u?

sprawozdania finansowe za 2018 rok

Procedura składania dokumentów finansowych do Repozytorium Dokumentów Finansowych jest następująca: (1) trzeba przygotować dokumenty, które muszą być podpisane przed wysłaniem do Repozytorium Dokumentów Finansowych przez uprawione do tego osoby podpisami elektronicznymi; (2) trzeba zeskanować dokumenty, których nie trzeba podpisywać elektronicznie; (3) trzeba przygotować i podpisać zgłoszenie na platformie Repozytorium Dokumentów Finansowych.

Jakie dokumenty należy złożyć do Repozytorium Dokumentów Finansowych?

W typowej sytuacji, spółka z o.o. składa następujące dokumenty:

A. Podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP w formacie xml:

  1. Roczne sprawozdanie finansowe (bilans, rachunek zysków i strat oraz informacja dodatkowa),
  2. Sprawozdanie zarządu z działalności,
  3. Opinia biegłego rewidenta / sprawozdanie z badania rocznego sprawozdania finansowego, jeżeli zostały sporządzone.

B. wyłącznie skany (format pdf), bez konieczności podpisania ww. podpisami:

  1. Uchwała lub postanowienie o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego lub skonsolidowanego rocznego sprawozdania finansowego
  2. Uchwała o podziale zysku bądź pokryciu straty.

Jak podpisać podpisem elektronicznym dokument przez kilka osób?

Jeśli chodzi o dokumenty, które trzeba podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP to zadawane jest często pytanie jak prawidłowo podpisać dokument przez kilka osób. Dotyczy to sytuacji, gdy w składzie zarządu jest kilku członków zarządu i zgodnie z przepisami dokumenty muszą być podpisane przez wszystkich członków zarządu oraz osobę sporządzającą.

Procedura podpisu dokumentu podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP oraz procedura podpisywania dokumentu przez kilka osób za pomocą tego podpisu jest szczegółowo opisana pod tym linkiem: https://www.gov.pl/web/uslugi/podpisz-dokument-elektronicznie-wykorzystaj-podpis-zaufany

Innym sposobem jest założenie konta ePUAP dla spółki z o.o. i za pomocą tego konta podpisanie wszystkich dokumentów wymagających podpisu elektronicznego złożonego przez kilku członków zarządu. Procedura jak to zrobić jest przystępnie opisana tu: https://www.michalin.pl/jak-zalozyc-profil-epuap-dla-stowarzyszenia-fundacji-firmy-itp/

Dokument może też być podpisany przez kilka osób kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jak to zrobić jest opisane tutaj: https://www.certum.pl/pl/wsparcie/cert_wiedza_skladanie_podpisu_wielokrotnego/

Kto może złożyć zgłoszenie do Repozytorium Dokumentów Finansowych?

Po przygotowaniu i podpisaniu wszystkich dokumentów, które mają być zgłoszone do Repozytorium Dokumentów Finansowych należy przystąpić do przygotowania samego zgłoszenia. Zgłoszenie także podpisuje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym (wystawionym na imię, nazwisko, nr PESEL) albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym e-PUAP co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w Krajowym Rejestrze Sądowym. Tak więc zgłoszenie to może podpisać członek zarządu albo prokurent, niezależnie od sposobu reprezentacji spółki z o.o.. Dodatkowo, zgłoszenie do Repozytorium Dokumentów Finansowych może złożyć pełnomocnik spółki z o.o., który jest adwokatem lub radcą prawnym.