Składanie sprawozdań finansowych za 2018 rok

Ustawa z dnia 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw zakłada pełną informatyzację rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego poprzez wprowadzenie obowiązku składania wszystkich wniosków do rejestru oraz prowadzania postępowania wyłącznie z wykorzystaniem systemu informatycznego.

Składanie sprawozdań finansowych za 2018 rok – tylko elektronicznie

Dodatkowo, na mocy tejże ustawy stworzone zostało między innymi Repozytorium Dokumentów Finansowych, gdzie składane i udostępniane są roczne sprawozdania finansowe podmiotów gospodarczych. O ile do końca września 2018 roku możliwe było sporządzenia sprawozdania finansowego na dotychczasowych zasadach i jedynie złożenie skanu tego sprawozdania do Repozytorium Dokumentów Finansowych w formie elektronicznej, począwszy od 1 października 2018 r. sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Sprawozdania finansowe podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego od 1 października 2018 roku sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianym w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie Ministerstwa Finansów pod adresem: Struktury sprawozdań finansowych. Każdy program księgujący powinien być wyposażony w możliwość utworzenia sprawozdania finansowego w nowym formacie.

Obowiązek zachowania formy elektronicznej oraz podpisu elektronicznego dotyczy: rocznego sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności, sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, opinii biegłego rewidenta/sprawozdania z badania rocznego sprawozdania finansowego, skonsolidowanego rocznego sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności grupy kapitałowej, sprawozdania z działalności jednostki dominującej, skonsolidowanego sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej. Powyższy obowiązek nie dotyczy uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego oraz uchwały o podziale zysku lub pokryciu straty.

Sprawozdanie finansowe automatycznie wysyłane do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych

Od 1 października 2018 r. zamieszczenie sprawozdania finansowego oraz powiązanych dokumentów w elektronicznym Repozytorium Dokumentów Finansowych spowoduje ich automatyczne przesłanie, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych. W praktyce oznacza to brak obowiązku składania sprawozdania finansowego przez podmioty wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego osobno do właściwego urzędu skarbowego, jak to miało miejsce dotychczas.

Sprawozdanie finansowe a członek zarządu cudzoziemcem

Oczywiście powstaną poważne, choć przejściowe problemy dla spółek z o.o., które posiadają cudzoziemców w zarządzie. Takie osoby w większości przypadków nie posiadają kwalifikowanego podpisu elektronicznego oraz nie mają nadanego numeru PESEL (który jest konieczny do uzyskania profilu zaufanego ePUAP). Jak uzyskać dla cudzoziemca kwalifikowany podpis elektroniczny albo numer PESEL przedstawiłem w tym wpisie: Cudzoziemiec jedynym członkiem zarządu a elektroniczne złożenie sprawozdania finansowego do KRS.

Zgłoszenie sprawozdania finansowego przez osobę nieposiadającą numeru PESEL

Rok 2018 był pierwszym rokiem, w którym podmioty objęte obowiązkiem złożenia sprawozdania finansowego do KRS, musiały to uczynić za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Zgłoszenie poprzez system musi zostać podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP przez osobę (reprezentanta podmiotu), której numer PESEL został uwidoczniony w KRS-ie. Kłopot pojawia się w sytuacji, w której żaden z reprezentantów podmiotu objętego obowiązkiem złożenia sprawozdania finansowego do KRS nie dysponuje numerem PESEL (np. wszyscy reprezentanci takiego podmiotu są obcokrajowcami nieposiadającymi numeru PESEL). Sądy rejestrowe różnie podchodzą do kompletu dokumentów podpisanych przez pełnomocnika zamiast przez członka zarządu. Czasem zdarza się, iż referendarz sądowy dokonuje wzmianki o złożeniu sprawozdania finansowego podpisanego przez pełnomocnika; pojawiają się też przypadki (np.: w XII Wydziale Gospodarczym KRS Sądu Rejonowego dla m.st. Warszawy w Warszawie), że wniosek podpisany przez pełnomocnika jest zwracany bez dokonania wpisu.

Jeśli wniosek złożony przez pełnomocnika osoby nieposiadającej numer PESEL, został przez sąd zwracony bez wpisu jakiejkolwiek wzmianki do KRS-u to należy wystąpić w odrębnym piśmie do KRS-u z wnioskiem, by wzmianki o dokumentach objętych obowiązkiem złożenia do KRS-u zostały wpisane do KRS-u albo do repozytorium dokumentów finansowych.

Projekt treści takiego pisma wygląda następująco:

Wnoszę o dokonanie wpisu w rejestrze przedsiębiorców:

  1. wzmianki o złożeniu sprawozdania finansowego, z oznaczeniem daty jego złożenia i roku obrotowego;
  2. wzmianki o złożeniu uchwały bądź postanowienia o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego oraz uchwały o podziale zysku lub pokryciu straty;
  3. wzmianki o złożeniu sprawozdania z działalności;

bądź alternatywnie wnoszę o przyjęcie tych dokumentów do repozytorium dokumentów finansowych.

Trudno gwarantować sukces w rejestracji sprawozdania finansowego, ale jest spora szansa, że wniosek z takim pismem doprowadzi do rejestracji sprawozdania finansowego.

Kto podpisuje sprawozdania finansowe spółki z o.o.?

Kto podpisuje sprawozdania finansowe spółki z o.o. jest precyzyjnie uregulowane w ustawie o rachunkowości.

Zgodnie z art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości: „Sprawozdanie finansowe podpisuje – podając zarazem datę podpisu – osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu. Odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego.”.

Podpisanie sprawozdania finansowego oznacza, że kierownik jednostki oraz osoba prowadząca księgi rachunkowe zaręczają, iż sprawozdanie finansowe jest kompletne, przedstawia prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji majątkowej i finansowej jednostki. Praktycznie wygląda to tak, że osoby zobowiązane do podpisu składają parafki na stronach od pierwszej do przedostatniej a na ostatniej stronie (bilansu, rachunku wyników, informacji dodatkowej) składany jest pełny podpis wraz z datą.

Osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych

Sprawozdanie finansowe podpisuje zawsze osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Może to być osoba zatrudniona w jednostce (nie jest wymagane stanowisko głównego księgowego, ale powierzenie prowadzenia ksiąg rachunkowych powinno wynikać z zakresu czynności) bądź osoba prowadząca usługowo księgi rachunkowe (księgowość zewnętrzna).

Kierownik jednostki

Kierownikiem jednostki jest członek zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę. W przypadku spółki z o.o. za kierownika jednostki uważa się wszystkich członków zarządu.

Ustawa nakłada na kierownika jednostki obowiązek zapewnienia terminowego sporządzenia sprawozdania finansowego i przedstawienia go właściwym organom, którego niedopełnienie grozi odpowiedzialnością karną określoną w art. 77 pkt 2 (grzywna lub kara pozbawienia wolności do lat 2, albo obie te kary łącznie) i art. 79 ustawy o rachunkowości (grzywna albo kara ograniczenia wolności).

Kierownik jednostki jest odpowiedzialny za takie zorganizowanie działalności jednostki, aby sprawozdanie finansowe zostało przygotowane nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego. Po sporządzeniu sprawozdania finansowego kierownik jednostki przedstawia podpisane sprawozdanie finansowe wspólnikom spółki z o.o. (art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości).

Jeżeli rok obrotowy spółki z o.o. jest zgodny z rokiem kalendarzowym, to wszystkie elementy sprawozdania finansowego powinny być sporządzone najpóźniej do dnia 31 marca.

Potwierdzenie przejęcia odpowiedzialności za rzetelność i jasność ujętych informacji liczbowych oraz słownych w rocznym sprawozdaniu finansowym, a także ich zgodność z zasadami określonymi w ustawie o rachunkowości wyrażają złożone na tym sprawozdaniu podpisy.

Nowy zarząd

Sprawozdanie finansowe podpisują wszyscy członkowie zarządu. Może jednak zdarzyć się, że w nowym roku obrotowym zmienił się skład zarządu. Powstaje więc pytanie, kto faktycznie ma podpisać sprawozdanie finansowe, czy członkowie zarządu działający w okresie za który jest sporządzane jest sprawozdanie finansowe czy też członkowie „nowego” zarządu (tj. osoby zasiadające w zarządzie w dniu podpisywania sprawozdania zarządu za poprzedni rok obrotowy)? Warto pamiętać, że dokument sprawozdania finansowego podpisują osoby zasiadające w zarządzie na dzień sporządzenia (podpisania) sprawozdania. Będą więc to osoby z „nowego” zarządu. Pamiętać należy, że podpisują się wszyscy członkowie zarządu bez wyjątku.

 

Foto dzięki uprzejmości aoo3771 / freedigitalphotos.net