sprawozdanie finansowe Archives - Zakładanie spółek

Przekształcenie spółki akcyjnej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością – pełna procedura i skutki

Przekształcenie spółki akcyjnej (S.A.) w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.) to proces wymagający starannego przygotowania. Przedsiębiorcy decydują się na takie przekształcenie głównie ze względu na uproszczoną strukturę spółki z o.o., obniżenie kosztów działania i większą elastyczność prawną.

Dlaczego warto rozważyć zmianę formy prawnej?

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest formą prawną zdecydowanie prostszą w bieżącym funkcjonowaniu niż spółka akcyjna. Przejście ze struktury spółki akcyjnej na spółkę z o.o. niesie za sobą liczne korzyści, przede wszystkim natury organizacyjnej, finansowej oraz proceduralnej. Jest to szczególnie istotne dla podmiotów, które w związku ze swoją skalą działalności lub strategią biznesową nie potrzebują skomplikowanych struktur korporacyjnych charakterystycznych dla spółek akcyjnych.

Jednym z najważniejszych argumentów za zmianą formy prawnej jest znaczne uproszczenie procedur decyzyjnych. W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością zdecydowana większość uchwał Zgromadzenia Wspólników, w tym na przykład uchwały o zatwierdzeniu sprawozdań finansowych, uchwały dotyczące podziału zysku czy zmian osobowych w zarządzie, może być podejmowana w zwykłej formie pisemnej. Oznacza to, że nie ma konieczności korzystania z usług notariusza, który w przypadku analogicznych decyzji podejmowanych przez Walne Zgromadzenie Akcjonariuszy spółki akcyjnej jest obligatoryjny.

Kolejnym argumentem za przekształceniem spółki akcyjnej w spółkę z o.o. jest zmniejszenie obowiązków sprawozdawczo-kontrolnych. Spółki akcyjne są zobligowane ustawowo do przeprowadzania corocznego badania sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta, co jest procedurą kosztowną oraz angażującą czas zarządu i księgowości. Tymczasem spółki z ograniczoną odpowiedzialnością obowiązek ten obejmuje dopiero po przekroczeniu określonych progów finansowych, takich jak wielkość zatrudnienia, wysokość sumy bilansowej lub wartość rocznych przychodów.

Istotnym czynnikiem przemawiającym za przekształceniem jest również możliwość rezygnacji z obligatoryjnej rady nadzorczej. W przypadku spółek akcyjnych ustanowienie rady nadzorczej jest obowiązkowe bez względu na skalę działalności, co generuje dodatkowe koszty związane z wynagrodzeniami dla jej członków oraz zwiększa formalizm funkcjonowania spółki. W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością rada nadzorcza staje się obligatoryjna dopiero wówczas, gdy kapitał zakładowy spółki przekracza 500 000 zł oraz gdy spółka posiada więcej niż 25 wspólników.

Warto również zauważyć, że struktura właścicielska spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest bardziej elastyczna niż w przypadku spółki akcyjnej. Umowa spółki z o.o. może swobodnie kształtować zasady reprezentacji, zbywania udziałów, czy sposób podziału zysków i strat między wspólnikami. Oznacza to większą łatwość w zarządzaniu udziałami oraz podejmowaniu strategicznych decyzji biznesowych. W praktyce pozwala to na sprawne dostosowanie struktury własnościowej spółki do aktualnych potrzeb jej wspólników.

Przekształcenie spółki akcyjnej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, choć wymaga przeprowadzenia odpowiednich procedur formalnych, przynosi zasadniczo wymierne korzyści w postaci redukcji kosztów funkcjonowania, ograniczenia formalizmu oraz uproszczenia procesów decyzyjnych.

Etapy przekształcenia – krok po kroku

Proces przekształcenia można podzielić na kilka etapów.

Pierwszy to przygotowanie sprawozdania finansowego na dzień wcześniejszy o miesiąc przed planowanym przedłożeniem planu przekształcenia akcjonariuszom. Plan musi zawierać wycenę majątku, projekt umowy nowej spółki, projekt uchwały oraz sprawozdanie finansowe sporządzone zgodnie z zasadami rachunkowości stosowanymi dotychczas przez spółkę akcyjną.

Następnie zarząd spółki akcyjnej sporządza plan przekształcenia wraz z załącznikami – projektem uchwały oraz umowy spółki przekształconej. Przy spółce jednoosobowej dokument ten musi mieć formę aktu notarialnego. Wedle art. 560 k.s.h. należy dwukrotnie zawiadomić akcjonariuszy o zamiarze przekształcenia: pierwszy raz — minimum miesiąc przed planowanym zgromadzeniem, drugi raz — nie wcześniej niż dwa tygodnie po pierwszym, zawierające istotne informacje i projekt uchwały.

Następnie walne zgromadzenie akcjonariuszy podejmuje uchwałę o przekształceniu spółki, która musi być protokołowana notarialnie. Uchwała powinna obejmować wszystkie niezbędne kwestie: formę prawną nowej spółki, kapitał zakładowy, prawa akcjonariuszy oraz skład organów spółki z o.o..

Po podjęciu uchwały o przekształceniu spółki zarząd składa wniosek o wpis przekształcenia do KRS. Termin na zgłoszenie to maksymalnie trzy miesiące od uchwały, a dokumentacja musi być kompletna — plan przekształcenia, protokół, sprawozdanie, projekt umowy. O przekształceniu należy też ogłosić w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Nowym aktem kończącym przekształcenie jest wpis w KRS – wtedy przekształcenie zyskuje moc prawną, a spółka z o.o. staje się kontynuatorem podmiotowości prawnej poprzednika („sukcesja uniwersalna”).

Sukcesja praw i obowiązków – aspekty prawne i podatkowe

Jednym z kluczowych skutków przekształcenia spółki akcyjnej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością jest tzw. sukcesja uniwersalna, czyli kontynuacja przez nowy podmiot wszelkich praw i obowiązków poprzednika prawnego. Zgodnie z art. 553 § 1 Kodeksu spółek handlowych, w dniu przekształcenia spółka przekształcona przejmuje wszystkie dotychczasowe prawa i obowiązki przysługujące lub ciążące na spółce przekształcanej. Dotyczy to między innymi wszystkich istniejących umów handlowych, umów kredytowych czy leasingowych, praw z tytułu koncesji, zezwoleń, licencji, a także praw wynikających z dotychczasowych umów najmu, dzierżawy czy innych umów cywilnoprawnych. W konsekwencji tego, wszystkie zobowiązania finansowe, jak również prawa wynikające z prowadzonych postępowań sądowych lub administracyjnych, automatycznie przechodzą na nową spółkę bez konieczności uzyskiwania odrębnych zgód stron tych umów czy kontrahentów.

Sukcesja obejmuje również prawa niemajątkowe oraz zobowiązania wynikające z przepisów prawa publicznego, takich jak obowiązki wynikające z pozwoleń administracyjnych czy odpowiedzialność za ewentualne naruszenia prawa dokonane przed dniem przekształcenia. Warto zaznaczyć, że przejście tych zobowiązań na nowy podmiot odbywa się z mocy prawa, bez konieczności ich indywidualnego wymieniania w dokumentach przekształceniowych.

Istotną kwestią, która budzi wiele wątpliwości, są podatkowe skutki przekształcenia. Zgodnie z art. 93a § 1 Ordynacji podatkowej, spółka przekształcona staje się następcą prawnym spółki przekształcanej we wszystkich jej dotychczasowych obowiązkach i prawach podatkowych. Oznacza to, że nowa spółka z ograniczoną odpowiedzialnością przejmuje pełną historię podatkową spółki akcyjnej, w tym obowiązki w zakresie zapłaty ewentualnych zaległości podatkowych, prawo do nadpłaconych podatków oraz możliwość korzystania z przysługujących poprzedniej spółce ulg i odliczeń podatkowych. Sukcesja ta dotyczy wszystkich podatków publicznoprawnych, takich jak VAT, CIT, podatki lokalne czy składki na ubezpieczenia społeczne, które mogłyby obciążać poprzedni podmiot.

Przy omawianiu aspektów sukcesji podatkowej warto przywołać interpretacje podatkowe oraz orzecznictwo, które jednoznacznie potwierdzają szeroki charakter tej sukcesji. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 12 grudnia 2023 roku (sygn. 0114-KDIP2-2.4010.225.2023.1.SP) wskazał, że „spółka przekształcona jako następca prawny ma obowiązek kontynuowania rozliczeń podatkowych na zasadach obowiązujących spółkę przekształcaną, co obejmuje zarówno uprawnienia do korzystania z ulg i odliczeń, jak i zobowiązania wynikające z potencjalnych kontroli podatkowych dotyczących okresu sprzed przekształcenia”.

Warto jednocześnie zauważyć, że sukcesja podatkowa nie obejmuje indywidualnych praw podatkowych wspólników związanych z podatkiem dochodowym od osób fizycznych (PIT). Oznacza to, że w zakresie obowiązków podatkowych ciążących na wspólnikach jako podatnikach PIT, sukcesja nie występuje – prawa te i obowiązki pozostają po stronie poszczególnych wspólników i są rozliczane indywidualnie przez nich samych. Przykładem takiej sytuacji są niepodzielone zyski zgromadzone na kapitale zapasowym spółki kapitałowej, które w momencie przekształcenia mogą powodować obowiązek zapłaty podatku PIT przez wspólników, co potwierdził Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach w wyroku z dnia 17 czerwca 2021 r. (sygn. akt I SA/Gl 272/21), wskazując, że niepodzielone zyski stanowią opodatkowany przychód wspólników.

Należy także podkreślić, że sukcesja uniwersalna, choć zdecydowanie upraszcza formalności związane z przeniesieniem działalności do nowej formy prawnej, wymaga odpowiedniego przygotowania dokumentacyjnego oraz analizy ewentualnych ryzyk prawnych i podatkowych. Przykładowo, jeżeli w toku działalności spółka przekształcana dopuściła się naruszenia obowiązków podatkowych lub popełniła błędy rachunkowe, odpowiedzialność za te kwestie automatycznie przechodzi na spółkę przekształconą. W konsekwencji warto, aby proces przekształcenia poprzedzony był rzetelną analizą prawną i podatkową (tzw. due diligence), co pozwoli uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek i nieprzewidzianych obciążeń finansowych w przyszłości.

Sprawozdanie finansowe przy przekształceniu – czy zawsze konieczne zgodnie z MSR?

W procesie przekształcenia spółki akcyjnej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością kluczowym elementem dokumentacji jest sporządzenie sprawozdania finansowego. Przepisy Kodeksu spółek handlowych wymagają, aby plan przekształcenia zawierał m.in. sprawozdanie finansowe przygotowane dla celów przekształcenia. Pojawia się pytanie, czy spółka akcyjna, która dotychczas sporządzała roczne sprawozdanie zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości (MSR), musi przygotować pełne sprawozdanie finansowe zgodne z MSR również na dzień poprzedzający przekształcenie, czy może skorzystać z uproszczeń.

Co do zasady, spółka, która na koniec roku bilansowego sporządzała sprawozdania zgodnie z MSR, jest zobowiązana sporządzić sprawozdanie finansowe związane z przekształceniem również według tych standardów. Wynika to z nadrzędnej zasady ciągłości metod księgowych, zawartej w art. 5 ust. 1 ustawy o rachunkowości, według której przyjęte zasady rachunkowości należy stosować w sposób ciągły, zapewniając porównywalność danych finansowych za kolejne lata obrotowe.

Jednak istnieje istotna możliwość skorzystania z uproszczeń. Interpretacje księgowe i prawne wskazują, że przepisy nie nakładają obowiązku sporządzania pełnego sprawozdania według MSR, jeśli spółka nie jest bezpośrednio zobligowana do tego przepisami prawa krajowego lub rozporządzeniem unijnym. Jeżeli spółka sporządza roczne sprawozdania finansowe zgodnie z MSR dobrowolnie, a nie na skutek obowiązku ustawowego (np. z powodu notowania papierów wartościowych na rynku regulowanym), wówczas może zdecydować się na sporządzenie sprawozdania według uproszczonych zasad zgodnych z ustawą o rachunkowości. W praktyce oznacza to, że sprawozdanie może być mniej szczegółowe niż standardowy raport zgodny z MSR, co znacząco upraszcza cały proces przekształcenia.

Potwierdzeniem takiego stanowiska są m.in. interpretacje organów administracji podatkowej i Ministerstwa Finansów, wskazujące na brak przeszkód, aby sprawozdanie przekształceniowe przygotować według uproszczonych zasad rachunkowości krajowej, jeśli przekształcenie nie zmienia obowiązku ustawowego stosowania MSR. Taką możliwość potwierdzają również doświadczenia praktyki rynkowej oraz stanowiska renomowanych firm doradczych.

Warto zwrócić uwagę na stanowisko zawarte w Interpretacji Indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 15 marca 2023 r. (sygn. 0111-KDIB1-2.4010.10.2023.1.SK), zgodnie z którym: „Podmiot przekształcany nie jest bezwzględnie zobowiązany do sporządzenia sprawozdania zgodnie z MSR w sytuacji, gdy brak jest takiego ustawowego obowiązku, nawet jeśli wcześniej dobrowolnie sporządzał sprawozdania zgodnie z MSR”. Orzeczenie to istotnie upraszcza praktyczne podejście do dokumentowania przekształceń.

Zatem w przypadku spółki akcyjnej, która dotychczas sporządzała roczne sprawozdania finansowe według MSR dobrowolnie, rekomendowane jest skorzystanie z uproszczeń rachunkowych, co znacząco obniża koszty i nakład pracy związany z procedurą przekształcenia.

Skutki podatkowe przekształcenia – czy jest PCC czy inne podatki?

W procesie przekształcenia spółki akcyjnej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością jednym z najistotniejszych zagadnień jest ocena konsekwencji podatkowych takiego działania. W praktyce gospodarczej często pojawiają się wątpliwości czy przekształcenie S.A. w sp. z o.o. pociąga za sobą konieczność zapłaty podatku od czynności cywilnoprawnych (PCC) lub czy wiąże się z powstaniem przychodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym.

Zgodnie z powszechnie przyjętą praktyką oraz utrwalonym już stanowiskiem orzeczniczym sądów administracyjnych, samo przekształcenie spółki akcyjnej w spółkę z o.o. jest co do zasady neutralne podatkowo. Wynika to z faktu, iż sama zmiana formy prawnej nie skutkuje realnym zwiększeniem majątku spółki – dochodzi jedynie do zmiany struktury organizacyjnej, a majątek, kapitał oraz zobowiązania pozostają na tym samym poziomie. Podobne stanowisko potwierdzają liczne interpretacje podatkowe oraz orzecznictwo, które podkreślają, że obowiązek zapłaty PCC powstaje wyłącznie wówczas, gdy w wyniku przekształcenia dochodzi do rzeczywistego wzrostu majątku spółki, na przykład poprzez wniesienie nowych wkładów lub gdy do spółki przystępują nowi wspólnicy, którzy wnoszą dodatkowe aporty lub wkłady pieniężne.

W tym kontekście warto wskazać, że w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 2025 roku (sygn. 0111-KDIB2-1.4010.160.2025.2.AS) jednoznacznie podkreślono, że przekształcenie spółki akcyjnej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością jest operacją neutralną z punktu widzenia podatku dochodowego od osób prawnych (CIT), pod warunkiem, iż nie występuje przy tym żadne realne zwiększenie majątku spółki. Innymi słowy, o ile majątek spółki przekształconej będzie odpowiadał wartości majątku spółki akcyjnej sprzed przekształcenia, o tyle operacja ta nie będzie skutkowała powstaniem przychodu podatkowego ani obowiązkiem rozpoznawania dodatkowego dochodu, który mógłby generować obowiązek podatkowy w CIT.

Podobne stanowisko potwierdzają również sądy administracyjne. Przykładowo Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach w wyroku o sygn. I SA/Gl 1224/13 wskazał, że istotą przekształcenia spółki kapitałowej (w tym przypadku spółki akcyjnej) w inną spółkę kapitałową (spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością) jest wyłącznie zmiana formy prawnej, bez powstania nowego podmiotu gospodarczego oraz bez zwiększenia majątku tej spółki. Sąd podkreślił, że majątek spółki przekształconej pozostaje tożsamy z majątkiem poprzednika prawnego, a co za tym idzie, brak jest podstaw do twierdzenia, iż czynność taka powoduje obowiązek zapłaty podatku od czynności cywilnoprawnych.

Z kolei Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu (sygn. I SA/Wr 1876/09) wskazał dodatkowo, że pojęcia majątku i kapitału zakładowego nie należy utożsamiać, gdyż kapitał zakładowy to jedynie księgowe odzwierciedlenie wartości wkładów, podczas gdy majątek obejmuje wszystkie aktywa spółki. Brak faktycznego wzrostu majątku spółki oznacza, że czynność przekształcenia nie podlega PCC, a podatnicy nie mają obowiązku składania deklaracji ani rozliczania tego podatku w urzędzie skarbowym.

Warto także zwrócić uwagę na interpretację Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 10 maja 2024 roku (sygn. 0111-KDIB2-3.4014.109.2024.1.MD), w której organ podatkowy potwierdził, że przekształcenie spółki akcyjnej w spółkę z o.o., które polega jedynie na zmianie formy organizacyjno-prawnej i nie wiąże się ze wzrostem majątku ani z przyjęciem nowych wspólników, pozostaje neutralne pod kątem PCC.

Podsumowanie – kluczowe korzyści i ryzyka

Cały proces przekształcenia spółki akcyjnej w spółkę z o.o. ma charakter formalny i służy zmianie formy prawnej przy zachowaniu ciągłości prawnej i funkcjonalnej spółki. Procedura wymaga starannego przygotowania dokumentów i formalności – od planu przekształcenia po wpis do KRS i ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Przekształcenie w spółkę z o.o. przynosi realne korzyści: uproszczenie procedur korporacyjnych, ograniczenie kosztów notarialnych i kontrolnych, brak obligatoryjnej rady nadzorczej czy obowiązku badania sprawozdań pod pewnymi progami.

Z punktu widzenia podatkowego jest to rozwiązanie neutralne (brak PCC, brak dochodu), pod warunkiem, że nie ma rzeczywistego wzrostu majątku.

Jeśli planują Państwo przekształcenie spółki akcyjnej w spółkę z o.o., rekomendujemy skorzystanie z doradztwa prawno-podatkowego, aby właściwie przygotować dokumentację i uniknąć ewentualnych pułapek oraz dodatkowych, nieplanowanych kosztów.

Czy pełnomocnik może podpisać sprawozdanie finansowe za członka zarządu (kierownika jednostki)?

Kto może podpisać sprawozdanie finansowe?

Zgodnie z przepisami o rachunkowości (art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości) sprawozdanie finansowe musi być podpisane przez osobę prowadząca księgi rachunkowe oraz kierownika jednostki.

Już sama definicja „kierownika jednostki” wskazuje, że pełnomocnik spółki z o.o. nie ma prawa podpisania sprawozdania zarządu, ponieważ kierownikiem jednostki jest członek zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy – członków tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę.” (art. 3 pkt. 1 ust. 6 ustawy o rachunkowości).

Czy pełnomocnik może podpisać sprawozdanie finansowe za kierownika jednostki?

Dla zrozumienia czy pełnomocnik może podpisać sprawozdanie finansowe za kierownika jednostki pomocny będzie wyrok Sądu Najwyższego z dn. 16 października 2014 r. (sygn.. akt II KK 279/14). I choć wyrok Sądu Najwyższego pochodzi z 2014 roku i odnosi się do kwestii czy pełnomocnik może zgłosić do KRS sprawozdanie finansowe w imieniu spółki (w 2014 roku przepisy ustawy o KRS nie dopuszczały możliwości zgłaszania sprawozdania finansowego przez pełnomocnika, dziś jest to dozwolone wskutek nowelizacji ustawy o KRS z 2018 r. i dodaniu do art. 19a pkt. 3a ustawy o KRS) to jednak uzasadnienie tego wyroku pomaga zrozumieć istotę art. 52 ustawy o rachunkowości i ocenić czy możliwe jest podpisanie sprawozdania finansowego przez pełnomocnika.

Wyrok Sądu Najwyższego z dn. 16 października 2014 r. – o co chodziło w tej sprawie?

Stan faktyczny, na podstawie, którego zapadł wyrok Sądu Najwyższego z dn. 16 października 2014 r. w skrócie dotyczył tego, że Spółka X nie złożyła sprawozdań finansowych za okres 5 kolejnych lat. Urząd Kontroli Skarbowej skierował pięć zarzutów wyczerpujących znamiona przestępstw z art. 79 pkt 4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. Nr 121, poz. 591 z późn. zm.), polegających na niezłożeniu sprawozdań finansowych przeciwko księgowemu prowadzącemu księgowość Spółki X i będącego pełnomocnikiem Spółki X.

Urząd Kontroli Skarbowej wydedukował, że skoro na mocy art. 4a ustawy o rachunkowości kierownik jednostki jest podmiotem zobowiązanym do zapewnienia prawidłowości sprawozdania finansowego, toteż jest on zobowiązany do złożenia sprawozdania finansowego, to i pełnomocnik kierownika jednostki ma taki obowiązek.

Sąd Rejonowy uznał pełnomocnika za winnego zarzucanych mu czynów, jednakże umorzył warunkowo wobec niego postępowanie na rok próby i nałożył na niego 2.000 zł grzywny.

Od wyroku Prokurator Generalny wniósł kasację do Sądu Najwyższego.

Sąd Najwyższy uznał, że z przepisów o rachunkowości wynika, że osobą uprawnioną i zobowiązaną do składania rocznego sprawozdania finansowego jest kierownik jednostki, przez którego należy rozumieć członka zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy – członków tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę (…) – art. 3 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości”

Ponieważ pełnomocnik nie pełnił funkcji kierownika jednostki w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości, to nie miał obowiązku składania sprawozdania finansowego w odpowiednim rejestrze sądowym za Spółkę X. W powołanym wyżej przepisie wskazano, kto może być kierownikiem jednostki, a zatem kto mógłby być ewentualnie odpowiedzialny za składanie sprawozdań finansowych (art. 79 pkt 4). Z tegoż należy odczytać, że kierownikiem jednostki nie może być pełnomocnik ustanowiony przez jednostkę.

Sprawozdanie finansowe jest oświadczeniem wiedzy, co wyklucza podpisanie go przez pełnomocnika

Sąd Najwyższy uznał za trafne argumenty prokuratora generalnego przywołane w kasacji, z których wynika, że gdyby nawet założyć, że zakres łączącej strony umowy zawiera in extenso także zlecenie składania sprawozdań finansowych, należy zważyć, że złożenie sprawozdania finansowego to niewątpliwie czynność z zakresu prawa publicznego wynikająca z aktu normatywnego rangi ustawowej. Przeniesienie publicznoprawnego obowiązku do złożenia takiego dokumentu bez szczególnej normy prawnej [dziś taka norma już jest – art. 19a ust. 3a ustawy o KRS] zezwalającej na działanie w tym zakresie nie może odbyć się w drodze zobowiązania prywatnoprawnego, zatem takie postanowienie umowy miałoby charakter prawnie nieskuteczny. Czynności prywatnoprawne nie mogą bowiem wprowadzać modyfikacji do powinności wynikających z unormowań prawa publicznego. Sprawozdanie finansowe jest zresztą oświadczeniem wiedzy a nie woli, co wyklucza złożenie go przez pełnomocnika a w tym także, doradcę podatkowego lub osobę trudniącą się usługowym prowadzeniem ksiąg rachunkowych”

Na podstawie aktualnych przepisów powyższa argumentacja prawna zawarta w wyroku Sądu Najwyższego z dn. 16 października 2014 r. może też wyjaśnić kwestię możliwości podpisania sprawozdania finansowego przez pełnomocnika. Skoro Sąd Najwyższy uznał, że z uwagi na obowiązki leżące po stronie kierownika jednostki co do zapewnienia prawidłowości sprawozdań finansowych, samo złożenie sprawozdania finansowego w KRS przez jego pełnomocnika jest niedopuszczalne bez wyraźnej normy prawnej, która by to przewidywała (wówczas na okres wydania wyroku Sądu Najwyższego takiej normy nie było), to tym bardziej podpisanie takiego sprawozdania finansowego, bez wyraźnej normy prawnej na to zezwalającej (a takiej normy prawnej wciąż nie ma), będzie uznane za niedopuszczalne.

Konkludując, zarząd spółki z o.o. nie może „zdjąć” z siebie odpowiedzialności za prawidłowość przedstawianych danych w sprawozdaniu finansowym. To oznacza, że zarząd nie może upoważnić pełnomocnika lub prokurenta do podpisania w imieniu członka zarządu sprawozdania finansowego spółki z o.o..

Składanie sprawozdań finansowych za 2018 rok

Ustawa z dnia 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw zakłada pełną informatyzację rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego poprzez wprowadzenie obowiązku składania wszystkich wniosków do rejestru oraz prowadzania postępowania wyłącznie z wykorzystaniem systemu informatycznego.

Składanie sprawozdań finansowych za 2018 rok – tylko elektronicznie

Dodatkowo, na mocy tejże ustawy stworzone zostało między innymi Repozytorium Dokumentów Finansowych, gdzie składane i udostępniane są roczne sprawozdania finansowe podmiotów gospodarczych. O ile do końca września 2018 roku możliwe było sporządzenia sprawozdania finansowego na dotychczasowych zasadach i jedynie złożenie skanu tego sprawozdania do Repozytorium Dokumentów Finansowych w formie elektronicznej, począwszy od 1 października 2018 r. sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Sprawozdania finansowe podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego od 1 października 2018 roku sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianym w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie Ministerstwa Finansów pod adresem: Struktury sprawozdań finansowych. Każdy program księgujący powinien być wyposażony w możliwość utworzenia sprawozdania finansowego w nowym formacie.

Obowiązek zachowania formy elektronicznej oraz podpisu elektronicznego dotyczy: rocznego sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności, sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, opinii biegłego rewidenta/sprawozdania z badania rocznego sprawozdania finansowego, skonsolidowanego rocznego sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności grupy kapitałowej, sprawozdania z działalności jednostki dominującej, skonsolidowanego sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej. Powyższy obowiązek nie dotyczy uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego oraz uchwały o podziale zysku lub pokryciu straty.

Sprawozdanie finansowe automatycznie wysyłane do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych

Od 1 października 2018 r. zamieszczenie sprawozdania finansowego oraz powiązanych dokumentów w elektronicznym Repozytorium Dokumentów Finansowych spowoduje ich automatyczne przesłanie, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych. W praktyce oznacza to brak obowiązku składania sprawozdania finansowego przez podmioty wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego osobno do właściwego urzędu skarbowego, jak to miało miejsce dotychczas.

Sprawozdanie finansowe a członek zarządu cudzoziemcem

Oczywiście powstaną poważne, choć przejściowe problemy dla spółek z o.o., które posiadają cudzoziemców w zarządzie. Takie osoby w większości przypadków nie posiadają kwalifikowanego podpisu elektronicznego oraz nie mają nadanego numeru PESEL (który jest konieczny do uzyskania profilu zaufanego ePUAP). Jak uzyskać dla cudzoziemca kwalifikowany podpis elektroniczny albo numer PESEL przedstawiłem w tym wpisie: Cudzoziemiec jedynym członkiem zarządu a elektroniczne złożenie sprawozdania finansowego do KRS.

Zgłoszenie sprawozdania finansowego przez osobę nieposiadającą numeru PESEL

Rok 2018 był pierwszym rokiem, w którym podmioty objęte obowiązkiem złożenia sprawozdania finansowego do KRS, musiały to uczynić za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Zgłoszenie poprzez system musi zostać podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP przez osobę (reprezentanta podmiotu), której numer PESEL został uwidoczniony w KRS-ie. Kłopot pojawia się w sytuacji, w której żaden z reprezentantów podmiotu objętego obowiązkiem złożenia sprawozdania finansowego do KRS nie dysponuje numerem PESEL (np. wszyscy reprezentanci takiego podmiotu są obcokrajowcami nieposiadającymi numeru PESEL). Sądy rejestrowe różnie podchodzą do kompletu dokumentów podpisanych przez pełnomocnika zamiast przez członka zarządu. Czasem zdarza się, iż referendarz sądowy dokonuje wzmianki o złożeniu sprawozdania finansowego podpisanego przez pełnomocnika; pojawiają się też przypadki (np.: w XII Wydziale Gospodarczym KRS Sądu Rejonowego dla m.st. Warszawy w Warszawie), że wniosek podpisany przez pełnomocnika jest zwracany bez dokonania wpisu.

Jeśli wniosek złożony przez pełnomocnika osoby nieposiadającej numer PESEL, został przez sąd zwracony bez wpisu jakiejkolwiek wzmianki do KRS-u to należy wystąpić w odrębnym piśmie do KRS-u z wnioskiem, by wzmianki o dokumentach objętych obowiązkiem złożenia do KRS-u zostały wpisane do KRS-u albo do repozytorium dokumentów finansowych.

Projekt treści takiego pisma wygląda następująco:

Wnoszę o dokonanie wpisu w rejestrze przedsiębiorców:

wzmianki o złożeniu sprawozdania finansowego, z oznaczeniem daty jego złożenia i roku obrotowego;
wzmianki o złożeniu uchwały bądź postanowienia o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego oraz uchwały o podziale zysku lub pokryciu straty;
wzmianki o złożeniu sprawozdania z działalności;

bądź alternatywnie wnoszę o przyjęcie tych dokumentów do repozytorium dokumentów finansowych.

Trudno gwarantować sukces w rejestracji sprawozdania finansowego, ale jest spora szansa, że wniosek z takim pismem doprowadzi do rejestracji sprawozdania finansowego.

Kto podpisuje sprawozdania finansowe spółki z o.o.?

Kto podpisuje sprawozdania finansowe spółki z o.o. jest precyzyjnie uregulowane w ustawie o rachunkowości.

Zgodnie z art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości: „Sprawozdanie finansowe podpisuje – podając zarazem datę podpisu – osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu. Odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego.”.

Podpisanie sprawozdania finansowego oznacza, że kierownik jednostki oraz osoba prowadząca księgi rachunkowe zaręczają, iż sprawozdanie finansowe jest kompletne, przedstawia prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji majątkowej i finansowej jednostki. Praktycznie wygląda to tak, że osoby zobowiązane do podpisu składają parafki na stronach od pierwszej do przedostatniej a na ostatniej stronie (bilansu, rachunku wyników, informacji dodatkowej) składany jest pełny podpis wraz z datą.

Osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych

Sprawozdanie finansowe podpisuje zawsze osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Może to być osoba zatrudniona w jednostce (nie jest wymagane stanowisko głównego księgowego, ale powierzenie prowadzenia ksiąg rachunkowych powinno wynikać z zakresu czynności) bądź osoba prowadząca usługowo księgi rachunkowe (księgowość zewnętrzna).

Kierownik jednostki

Kierownikiem jednostki jest członek zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę. W przypadku spółki z o.o. za kierownika jednostki uważa się wszystkich członków zarządu.

Ustawa nakłada na kierownika jednostki obowiązek zapewnienia terminowego sporządzenia sprawozdania finansowego i przedstawienia go właściwym organom, którego niedopełnienie grozi odpowiedzialnością karną określoną w art. 77 pkt 2 (grzywna lub kara pozbawienia wolności do lat 2, albo obie te kary łącznie) i art. 79 ustawy o rachunkowości (grzywna albo kara ograniczenia wolności).

Kierownik jednostki jest odpowiedzialny za takie zorganizowanie działalności jednostki, aby sprawozdanie finansowe zostało przygotowane nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego. Po sporządzeniu sprawozdania finansowego kierownik jednostki przedstawia podpisane sprawozdanie finansowe wspólnikom spółki z o.o. (art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości).

Jeżeli rok obrotowy spółki z o.o. jest zgodny z rokiem kalendarzowym, to wszystkie elementy sprawozdania finansowego powinny być sporządzone najpóźniej do dnia 31 marca.

Potwierdzenie przejęcia odpowiedzialności za rzetelność i jasność ujętych informacji liczbowych oraz słownych w rocznym sprawozdaniu finansowym, a także ich zgodność z zasadami określonymi w ustawie o rachunkowości wyrażają złożone na tym sprawozdaniu podpisy.

Nowy zarząd

Sprawozdanie finansowe podpisują wszyscy członkowie zarządu. Może jednak zdarzyć się, że w nowym roku obrotowym zmienił się skład zarządu. Powstaje więc pytanie, kto faktycznie ma podpisać sprawozdanie finansowe, czy członkowie zarządu działający w okresie za który jest sporządzane jest sprawozdanie finansowe czy też członkowie „nowego” zarządu (tj. osoby zasiadające w zarządzie w dniu podpisywania sprawozdania zarządu za poprzedni rok obrotowy)? Warto pamiętać, że dokument sprawozdania finansowego podpisują osoby zasiadające w zarządzie na dzień sporządzenia (podpisania) sprawozdania. Będą więc to osoby z „nowego” zarządu. Pamiętać należy, że podpisują się wszyscy członkowie zarządu bez wyjątku.

Foto dzięki uprzejmości aoo3771 / freedigitalphotos.net