zamknięcie roku obrotowego Archives - Strona 2 z 4

Jak sprawdzić sprawozdanie finansowe złożone w postaci elektronicznej

Sprawozdanie finansowe stanowi istotne źródło informacji o kondycji finansowej podmiotu. Od 2018 roku sprawozdania finansowe za lata 2017 i następne są składane do Krajowego Rejestru Sądowego tylko w postaci elektronicznej. Sprawozdanie finansowe za 2017 rok oraz lata następne są dostępne jedynie za pośrednictwem strony internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości:

Wchodząc w zakładkę „Przeglądarka dokumentów finansowych” otrzymamy dostęp do interesujących nas sprawozdań finansowych spółek zgłoszonych do KRS-u. Do przeglądania sprawozdań finansowych potrzebna jest jedynie znajomość nr KRS-u danej spółki.

Trzeba pamiętać, że składane w postaci elektronicznej dokumenty finansowe nie są, jak było dotychczas, ujawniane w aktach rejestrowych danej spółki. Informacje zawarte w sprawozdaniach finansowych sporządzonych za 2017 i za następne lata są zamieszczone w postaci elektronicznej wyłącznie w prowadzonym w systemie teleinformatycznym repozytorium dokumentów finansowych i dostępne właśnie w „Przeglądarce dokumentów finansowych”.

Złożenie w postaci elektronicznej dokumentów finansowych za dany rok obrotowy nie skutkuje wszczęciem postępowania sądowego. Sąd rejestrowy w ogóle nie uczestniczy w czynnościach złożenia elektronicznego sprawozdania finansowego ani tym bardziej nie kontroluje go na etapie składania dokumentów finansowych.

Stąd też wpis do rejestru przedsiębiorców informacji o złożeniu elektronicznych dokumentów finansowych i wykonaniu obowiązków sprawozdawczych ma charakter wyłącznie ewidencyjny oraz informacyjny.

Powyższe nie oznacza, że sąd rejestrowy nie będzie przeprowadzał następczej kontroli dokumentów finansowych składanych w wersji elektronicznej. Jeżeli sąd rejestrowy uzyska informację, że złożone do Repozytorium dokumentów finansowych przez dany podmiot dokumenty są w istotnym stopniu wadliwe, to wówczas będzie zobligowany z urzędu wszcząć postępowanie o wykreślenie danych niedopuszczalnych (art. 12 ust. 3 ustawy o KRS) bądź wykreślenie danych niezgodnych z rzeczywistym stanem (art. 24 ust. 6 ustawy o KRS).

Jednocześnie na podstawie do art. 12 ust. 4 ustawy o KRS sąd rejestrowy może wszcząć postępowanie o stwierdzenie niedopuszczalności przyjęcia dokumentów do repozytorium dokumentów finansowych. Przepis ten znajdzie zastosowanie we wszystkich tych przypadkach, gdy sąd rejestrowy poweźmie wiadomość, że znajdujący się w repozytorium dokument, złożony do repozytorium nie spełnia minimalnych wymogów pozwalających uznać, że składający wypełnił obowiązki sprawozdawcze określone w ustawie o rachunkowości.

Po wydaniu orzeczenia w jednym ze wskazanych wyżej postępowań wadliwe dokumenty finansowe są usuwane z repozytorium dokumentów finansowych.

Oprócz sprawozdania finansowego w „Przeglądarce dokumentów finansowych” można obejrzeć dokumenty dołączane do sprawozdania, takie jak: uchwała bądź postanowienie o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i skonsolidowanego sprawozdania finansowego grupy kapitałowej oraz uchwała o podziale zysku lub pokryciu straty.

Zgłoszenie sprawozdania finansowego przez osobę nieposiadającą numeru PESEL

Rok 2018 był pierwszym rokiem, w którym podmioty objęte obowiązkiem złożenia sprawozdania finansowego do KRS, musiały to uczynić za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Zgłoszenie poprzez system musi zostać podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP przez osobę (reprezentanta podmiotu), której numer PESEL został uwidoczniony w KRS-ie. Kłopot pojawia się w sytuacji, w której żaden z reprezentantów podmiotu objętego obowiązkiem złożenia sprawozdania finansowego do KRS nie dysponuje numerem PESEL (np. wszyscy reprezentanci takiego podmiotu są obcokrajowcami nieposiadającymi numeru PESEL). Sądy rejestrowe różnie podchodzą do kompletu dokumentów podpisanych przez pełnomocnika zamiast przez członka zarządu. Czasem zdarza się, iż referendarz sądowy dokonuje wzmianki o złożeniu sprawozdania finansowego podpisanego przez pełnomocnika; pojawiają się też przypadki (np.: w XII Wydziale Gospodarczym KRS Sądu Rejonowego dla m.st. Warszawy w Warszawie), że wniosek podpisany przez pełnomocnika jest zwracany bez dokonania wpisu.

Jeśli wniosek złożony przez pełnomocnika osoby nieposiadającej numer PESEL, został przez sąd zwracony bez wpisu jakiejkolwiek wzmianki do KRS-u to należy wystąpić w odrębnym piśmie do KRS-u z wnioskiem, by wzmianki o dokumentach objętych obowiązkiem złożenia do KRS-u zostały wpisane do KRS-u albo do repozytorium dokumentów finansowych.

Projekt treści takiego pisma wygląda następująco:

Wnoszę o dokonanie wpisu w rejestrze przedsiębiorców:

wzmianki o złożeniu sprawozdania finansowego, z oznaczeniem daty jego złożenia i roku obrotowego;
wzmianki o złożeniu uchwały bądź postanowienia o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego oraz uchwały o podziale zysku lub pokryciu straty;
wzmianki o złożeniu sprawozdania z działalności;

bądź alternatywnie wnoszę o przyjęcie tych dokumentów do repozytorium dokumentów finansowych.

Trudno gwarantować sukces w rejestracji sprawozdania finansowego, ale jest spora szansa, że wniosek z takim pismem doprowadzi do rejestracji sprawozdania finansowego.

Jak złożyć sprawozdanie finansowe do KRS po 15 marca 2018 roku?

Od 15 marca 2018 roku obowiązują nowe zasady składania przez spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym rocznych sprawozdań finansowych wraz z odpisem uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty i sprawozdania z działalności. Do KRS powyższe dokumenty należy złożyć w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. Sprawozdania finansowe są od tego dnia składane wyłącznie elektronicznie i podpisywane kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Co to jest kwalifikowany podpis elektroniczny i podpis potwierdzony profilem zaufanym ePUAP jest opisane pod tym linkiem: Podpis elektroniczny i podpis zaufany.

Sprawozdanie finansowe wraz z wymaganymi dokumentami przekazuje się do Krajowego Rejestru Sądowego drogą elektroniczną. Wnioski do KRS drogą elektroniczną można składać korzystając z portalu Ministerstwa Sprawiedliwości.

Ponadto, wszystkie podmioty (a nie tylko spółki założone w procedurze s24) mogą składać do KRS sprawozdania finansowe poprzez portal S24.

Od 15 marca 2018 roku do 30 września 2018 roku nowe zasady w okresie przejściowym

W okresie przejściowym (do dnia 30 września 2018 roku) spółki składają sprawozdanie finansowe elektronicznie, ale w sposób uproszczony. Uproszczenie polega na tym, że zgodnie z art. 38 ust. 2 ustawy o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw, dopuszcza się dołączanie do zgłoszenia lub wniosku kopii sprawozdań finansowych wraz z odpisem uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty i sprawozdania z działalności, opatrzonych kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP przez co najmniej jedną osobę fizyczną, której numer PESEL jest ujawniony w Krajowym Rejestrze Sądowym, wpisaną jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej, syndyk albo likwidator. Jeżeli wspólnikiem uprawnionym do reprezentowania spółki osobowej nie jest osoba fizyczna, dopuszcza się dołączanie do zgłoszenia lub wniosku kopii tych dokumentów opatrzonych kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP przez co najmniej jedną osobę fizyczną, której numer PESEL jest ujawniony w Krajowym Rejestrze Sądowym, wpisaną jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, syndyk, likwidator wspólnika albo wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej będącej wspólnikiem.

Tak więc zgłoszenie sprawozdań finansowych wraz z pozostałymi dokumentami będzie wyglądało tak, że członek zarządu, który posiada kwalifikowany podpis elektroniczny albo podpis potwierdzony profilem zaufanym ePUAP będzie przysłał elektronicznie dokumenty do Krajowego Rejestru Sądowego.

W okresie przejściowym podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego są ostatni raz zobowiązani do przekazania sprawozdania finansowego wraz z odpisem uchwały zgromadzenia zatwierdzającej sprawozdanie finansowe do urzędu skarbowego, w terminie 10 dni od daty zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego.

Nowe zasady składania sprawozdań finansowych po 1 października 2018 roku

Od 1 października 2018 r. sprawozdanie finansowe wysyłane do KRS będzie dokonywane w formie jednolitego pliku kontrolnego. Każda spółka zarejestrowana w KRS będzie zwolniona od obowiązku złożenia sprawozdań finansowych w urzędzie skarbowym.

Foto dzięki uprzejmości aoo3771 / freedigitalphotos.net

W jaki sposób należy opodatkować wypłaconą dywidendę (kwota brutto i netto)?

Ustalenie prawidłowej kwoty dywidendy do wypłaty jest bardzo istotne dla udziałowca. Powstaje jednak pytanie, jak ustalić kwotę, która ma być wypłacona udziałowcowi? W uchwale zwyczajnego zgromadzenia wspólników wskazuje się jedynie wielkość zysku do podziału (kwota brutto), bez wskazywania, jaka dokładanie kwota zostanie przekazana na rachunek bankowy udziałowca (kwota netto).

Niektórzy uważają, i to nieprawidłowo, że przy wypłacie dywidendy osobie fizycznej art. 30a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych należy interpretować w ten sposób, że podatek dochodowy naliczony od dywidendy powinien być podstawą do wypłaty dywidendy netto.

Przykład 1:

Spółka zamierza wypłacić jedynemu udziałowcowi 1.000.000 zł. Zdaniem tego udziałowca, spółka powinna najpierw ubruttowić tę kwotę zysku o 19% podatek dochodowy: 1.190.000 zł i dopiero od tej kwoty pobrać podatek dochodowy (1.190.000 zł*19%= 226.100 zł) i następnie różnicę pomiędzy 1.190.000 zł (kwota ubruttowiona) i 226.100 zł (wyliczony podatek), czyli kwotę 963.900 zł wypłacić udziałowcowi.

Zdaniem udziałowca pomimo tego, że art. 30a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie określa ubruttowienia podstawy wyliczenia podatku dochodowego to spółka wypłacająca dywidendę powinna, wyliczając kwotę do wypłaty, dokonać takiego ubruttowienia.

Spółka jednak postąpiła następująco i należy zaznaczyć, że zrobiła to w sposób prawidłowy, zgodny z przepisami podatkowymi.

Przykład 2:

Spółka wypłaciła jedynemu udziałowcowi 810.000 zł, ponieważ kwotą brutto dywidendy jest kwota 1.000.000 zł i stosując do tej kwoty stawkę 19% podatku dochodowego od osób fizycznych (190.000 zł), kwota do wypłaty wynosi właśnie 810.000 zł.

Wypłacona udziałowcowi spółki dywidenda jest kwotą netto, a więc kwotą która została wypłacona po opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych (stanowią więc dywidendę netto). Kwota dywidendy netto to 81% kwoty dywidendy przed opodatkowaniem zryczałtowanym podatkiem od osób fizycznych (dywidenda brutto).

Zgodnie z przepisami, że spółka z o.o. wypłacająca dywidendę na rzecz udziałowca: (1) pobiera zryczałtowany podatek dochodowy od osób fizycznych od dywidendy i (2) wypłaca udziałowcowi dywidendę netto, czyli dywidendę pomniejszoną o pobrany przez spółkę z o.o., działającą jako płatnik, zryczałtowany podatek dochodowy.

Foto dzięki uprzejmości Stuart Miles / freedigitalphotos.net

Kto podpisuje sprawozdania finansowe spółki z o.o.?

Kto podpisuje sprawozdania finansowe spółki z o.o. jest precyzyjnie uregulowane w ustawie o rachunkowości.

Zgodnie z art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości: „Sprawozdanie finansowe podpisuje – podając zarazem datę podpisu – osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu. Odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego.”.

Podpisanie sprawozdania finansowego oznacza, że kierownik jednostki oraz osoba prowadząca księgi rachunkowe zaręczają, iż sprawozdanie finansowe jest kompletne, przedstawia prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji majątkowej i finansowej jednostki. Praktycznie wygląda to tak, że osoby zobowiązane do podpisu składają parafki na stronach od pierwszej do przedostatniej a na ostatniej stronie (bilansu, rachunku wyników, informacji dodatkowej) składany jest pełny podpis wraz z datą.

Osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych

Sprawozdanie finansowe podpisuje zawsze osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Może to być osoba zatrudniona w jednostce (nie jest wymagane stanowisko głównego księgowego, ale powierzenie prowadzenia ksiąg rachunkowych powinno wynikać z zakresu czynności) bądź osoba prowadząca usługowo księgi rachunkowe (księgowość zewnętrzna).

Kierownik jednostki

Kierownikiem jednostki jest członek zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę. W przypadku spółki z o.o. za kierownika jednostki uważa się wszystkich członków zarządu.

Ustawa nakłada na kierownika jednostki obowiązek zapewnienia terminowego sporządzenia sprawozdania finansowego i przedstawienia go właściwym organom, którego niedopełnienie grozi odpowiedzialnością karną określoną w art. 77 pkt 2 (grzywna lub kara pozbawienia wolności do lat 2, albo obie te kary łącznie) i art. 79 ustawy o rachunkowości (grzywna albo kara ograniczenia wolności).

Kierownik jednostki jest odpowiedzialny za takie zorganizowanie działalności jednostki, aby sprawozdanie finansowe zostało przygotowane nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego. Po sporządzeniu sprawozdania finansowego kierownik jednostki przedstawia podpisane sprawozdanie finansowe wspólnikom spółki z o.o. (art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości).

Jeżeli rok obrotowy spółki z o.o. jest zgodny z rokiem kalendarzowym, to wszystkie elementy sprawozdania finansowego powinny być sporządzone najpóźniej do dnia 31 marca.

Potwierdzenie przejęcia odpowiedzialności za rzetelność i jasność ujętych informacji liczbowych oraz słownych w rocznym sprawozdaniu finansowym, a także ich zgodność z zasadami określonymi w ustawie o rachunkowości wyrażają złożone na tym sprawozdaniu podpisy.

Nowy zarząd

Sprawozdanie finansowe podpisują wszyscy członkowie zarządu. Może jednak zdarzyć się, że w nowym roku obrotowym zmienił się skład zarządu. Powstaje więc pytanie, kto faktycznie ma podpisać sprawozdanie finansowe, czy członkowie zarządu działający w okresie za który jest sporządzane jest sprawozdanie finansowe czy też członkowie „nowego” zarządu (tj. osoby zasiadające w zarządzie w dniu podpisywania sprawozdania zarządu za poprzedni rok obrotowy)? Warto pamiętać, że dokument sprawozdania finansowego podpisują osoby zasiadające w zarządzie na dzień sporządzenia (podpisania) sprawozdania. Będą więc to osoby z „nowego” zarządu. Pamiętać należy, że podpisują się wszyscy członkowie zarządu bez wyjątku.

Foto dzięki uprzejmości aoo3771 / freedigitalphotos.net

Zgromadzenie wspólników zwołane w trybie nieformalnym

Formalne zwołanie zgromadzenia wspólników

Zgromadzenie wspólników w spółce z o.o. zasadniczo może odbyć się jedynie, gdy zostało formalnie zwołane. Na czym polega formalne zwołanie zgromadzenia wspólników? Zarząd zawiadamia wszystkich wspólników spółki z o.o., z odpowiednim wyprzedzeniem, nie mniejszym niż dwa tygodnie, o planowanym posiedzeniu zgromadzenia wspólników. Zawiadomienie wysyła się listem potwierdzonym lub też kurierem. Nie ma konieczności uzyskiwania potwierdzenia odbioru listu poleconego lub przesyłki kurierskiej przez adresata, choć dla pewności doręczenia powiadomienia o terminie i miejscu posiedzenia rekomendowane jest wysyłanie zawiadomień za potwierdzeniem odbioru. Warto też wysłać wszystkie zawiadomienia do wspólników w tym samym momencie aby nie narażać się na zarzut nierównego traktowania udziałowców.

Można też zawiadomienie wysłać pocztą elektroniczną, jeśli wspólnik wyraził na piśmie na takie powiadomienie zgodę wskazując swój adres poczty elektronicznej. W zawiadomieniu trzeba wskazać dzień, godzinę i miejsce planowanego zgromadzenia wspólników oraz proponowany porządek obrad. Jeśli na zgromadzeniu wspólników ma dojść do zmiany umowy spółki to i w zawiadomieniu trzeba przedstawić propozycję zmiany umowy spółki.

Jak wyżej wskazano zawiadomienie należy wysłać na dwa tygodnie przed planowanym zgromadzeniem a termin ten liczy się w ten oto sposób, że wysyłka musi zostać wysłana najpóźniej 15-tego dnia przed planowanym terminem posiedzenia. Inaczej mówiąc, termin czternastu dni licząc od wysłania zawiadomień musi upływać na dzień przed zaplanowanym terminem zgromadzenia wspólników (tak Sąd Najwyższy w wyroku z 8 lutego 2008 r. (I CSK 399/07). Ważny jest więc termin wysłania przesyłek a nie termin doręczenia zawiadomienia adresatowi.

Nieformalne zwołanie zgromadzenia

Częstą praktyką jest nieformalne zwołanie zgromadzenia wspólników. Dotyczy to spółek o nielicznym składzie udziałowców lub też spółek, w których powstała nagła konieczność podjęcia odpowiedniej decyzji w postaci uchwały zgromadzenia wspólników. Nieformalne zgromadzenie może być zwołane w terminie krótszym niż wymagane dwa tygodnie oraz w innej niż wymagana formie: zwołanie ustne, przez telefon, itp. Tak zwołane „nieformalne” zgromadzenie wspólników będzie ważne (art. 240 k.s.h.), jeśli (1) cały kapitał zakładowy spółki jest reprezentowany osobiście przez wspólników albo też ich pełnomocników czy przedstawicieli oraz, gdy (2) nikt z osób obecnych na tym nieformalnie zwołanym zgromadzeniu wspólników nie może sprzeciwić się faktowi odbycia takiego zgromadzenia ani też porządkowi obrad.

Podjęcie uchwały nieformalnie zwołanego zgromadzenia wspólników, gdy jeden z powyżej wymienionych warunków nie jest spełniony powoduje nieważność podjętej uchwały (art. 252 k.s.h.).

Foto dzięki uprzejmości Vichaya Kiatying-Angsulee / freedigitalphotos.net

Czy zawsze członek zarządu odpowie karnie za niezłożenie sprawozdania finansowego?

Członek zarządu ma obowiązek przekazać w odpowiednim terminie zatwierdzone sprawozdanie finansowe spółki z o.o. (bilans, rachunek wyników, informacja dodatkowa) do Krajowego Rejestru Sądowego. Ten obowiązek wiąże się z odpowiednią sankcją karną, gdy zarząd niedopełnia tego obowiązku (art. 79 ustawy o rachunkowości). Zgodnie z tym przepisem, osoba odpowiedzialna za niezłożenie w KRS-ie sprawozdania finansowego spółki może podlegać grzywnie lub karze ograniczenia wolności. Także odpowiedzialności karnej podlega osoba, która wbrew przepisom ustawy o rachunkowości dopuszcza do niesporządzenia sprawozdania finansowego (art. 77 ustawy o rachunkowości). W takim przypadku osoba winna temu czynowi może podlegać grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2.

Zdarzają się jednak sytuacje, gdy trudno przypisać winę za niesporządzenie lub niezłożenie w terminie sprawozdania finansowego w KRS-ie członkowi zarządu. Wystarczy podać przykład, gdy do niezłożenia dochodzi wyłącznie z powodu braku kontaktu z jedynym wspólnikiem spółki, w wyniku czego nie można było przeprowadzić zwyczajnego zgromadzenia wspólników zatwierdzającego ostatni rok obrotowy spółki oraz zatwierdzić sprawozdania finansowego za ostatni rok. Oczywiście w takim przypadku sumienny członek zarządu powinien złożyć niekompletne sprawozdanie finansowe w Krajowym Rejestrze Sądowym i gdy brak kontaktu z jedynym wspólnikiem spółki jest trwały, zawnioskować o ustanowienie dla spółki z o.o. kuratora (art. 42 k.c. lub art. 26 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym), który przejmie obowiązki zgromadzenia wspólników.

Jeśli więc członek zarządu wykaże przed sądem karnym, iż mimo wielokrotnych prób nie udało mu się na czas sporządzić i złożyć w Krajowym Rejestrze Sądowym sprawozdania finansowego to sąd karny może uznać, że społeczna szkodliwość czynu członka zarządu jest znikoma i umorzyć postępowanie karne, na podstawie art. 17 par. 1 pkt. 3 k.p.k.

Sąd karny może też zastosować warunkowe umorzenie postępowania karnego, na podstawie art. 66 § 1 i 2 k.k. (np.: sąd warunkowo umarza postępowanie karne na okres próby od roku do trzech lat), gdy uzna, iż wina i społeczna szkodliwość czynów popełnionych przez członka zarządu nie są znaczne a samo niesporządzenie lub niezłożenie sprawozdania finansowego w KRS-ie nie było intencjonalne, podjęte z premedytacją i nie wiązało się z motywacją, która zasługiwałaby na szczególne potępienie.

Foto dzięki uprzejmości sakhorn38 / freedigitalphotos.net