Zakładanie spółek - Strona 34 z 35 - Twój nowy początek! Zakładanie spółek to informacje o bieżącej obsłudze prawnej i podatkowej spółek z o.o.

Zawieszenie działalności spółki z o.o.

Zgłoszenie zawieszenia działalności spółki z o.o. do KRS

Przepisy przewidują, dla podmiotów które nie prowadzą działalności a których właściciele nie decydują się na ich likwidację ważną możliwość – zawieszenie działalności spółki z o.o. Zawieszenie działalności spółki z o.o. odbywa się na podstawie art. 22a ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym. Należy zaznaczyć, że możliwość zawieszenia działalności gospodarczej spółki z o.o. dotyczy jedynie tych podmiotów, które nie zatrudniają pracowników.

Przepis ten stanowi, że wniosek o wpis informacji o zawieszeniu działalności spółki z o.o. powinien zawierać: nazwę lub firmę zawieszanej spółki; jej numery KRS oraz NIP; jej siedzibę oraz adres, a także datę w której zawiesza się wykonywanie działalności gospodarczej.

Wniosek w sprawie zgłoszenia zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej składa się na formularzu KRS-Z62. Wniosek podpisują wyłącznie osoby, które mogą reprezentować spółkę z o.o. Informacja o zawieszeniu wykonywania działalności gospodarczej spółki z o.o. jest ujawniana w dziale 6 rejestru przedsiębiorców.

Do wypełnionego formularza KRS-Z62 należy dołączyć: (i) uchwałę zarządu, która będzie wskazywać od kiedy spółka z o.o. będzie podlegać zawieszeniu oraz (ii) oświadczenie o niezatrudnianiu pracowników.

Złożenie formularza KRS-Z62 do sądu rejestrowego jest wolne od opłaty sądowej. Co ważne, informacja o zawieszeniu wykonywania działalności gospodarczej nie jest ogłaszana w Monitorze Sądowym i Gospodarczym – a więc nie ma opłaty za publikację w tym Monitorze.

Zgłoszenie zawieszenia działalności spółki z o.o. do GUS, ZUS i US

Podmiot wpisany do KRS nie musi dokonywać dodatkowego zgłoszenia zawieszenia działalności do Głównego Urzędu Statystycznego, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i Urzędu Skarbowego. Informację o zgłoszeniu zawieszenia działalności przez spółkę z o.o. przesyłane jest bezpośrednio przez sąd rejestrowy do GUS, ZUS i US, gdyż mamy zasadę tzw. “jednego okienka”.

Warto jednak pamiętać o jednym istotnym obowiązku związanym z Urzędem Skarbowym. Przed upływem 7 dni od dnia złożenia wniosku o wpis informacji do KRS o zawieszeniu wykonywania działalności gospodarczej (art. 25 ust. 5c ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych) należy zawiadomić właściwego Naczelnika Urzędu Skarbowego o okresie zawieszenia działalności w celu uzyskania zwolnienia z obowiązku uiszczania miesięcznych zaliczek na poczet podatku dochodowego od osób prawnych.

Termin na złożenie wniosku o zawieszenie oraz wznowienie działalności spółki z o.o.

Wniosek do sądu rejestrowego powinien być złożony nie później niż w terminie 7 dni od dnia zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu o zawieszeniu (dzień podjęcia uchwały zarządu o zawieszeniu działalności lub dzień wskazany jako dzień zawieszenia w takiej uchwale). Zawieszenie działalności jest możliwe na okres od 30 dni do 24 miesięcy.

Niezłożenie wniosku o wznowienie działalności po upływie 24 miesięcy oznacza wszczęcie przez sąd rejestrowy postępowania w tej sprawie. W razie gdy sąd rejestrowy stwierdzi, że wniosek o wpis nie zostały złożone pomimo upływu terminu, sąd rejestrowy wzywa spółkę z o.o. do złożenia takiego wniosku, wyznaczając dodatkowy 7-dniowy termin, pod rygorem zastosowania grzywny.

Co spółka z o.o. może robić w trakcie zawieszenia działalności gospodarczej a czego robić nie może?

Zacznijmy od tego czego spółka z o.o., w trakcie zawieszenia działalności gospodarczej, robić nie może. Co oczywiste, spółka taka nie może prowadzić działalności gospodarczej i nie może osiągać bieżących przychodów z działalności gospodarczej.

Co spółka może robić? W trakcie zawieszenia prowadzenia działalności gospodarczej przez spółkę, może ona wykonywać wszelkie czynności konieczne do prawidłowego zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów (przykładowo uiszczać podatek od posiadanych nieruchomości). Spółka, która nie prowadzi działalności gospodarczej może przyjmować należności powstałe przed momentem zawieszenia działalności oraz osiągać przychody finansowe (np.: odsetki od lokat pieniężnych). Spółka nieprowadząca działalności gospodarczej może zbywać własne środki trwałe lub wyposażenie, ma też obowiązek regulowania tych zobowiązań wobec kontrahentów, które powstały przed zawieszeniem działalności gospodarczej.

Spółka w trakcie zawieszenia działalności uczestniczy też w postępowaniach sądowych, administracyjnych, postępowaniach podatkowych i kontrolnych.

Opłaty sądowe związane z zawieszeniem i wznowieniem działalności gospodarczej

Wniosek o wpis informacji o zawieszeniu wykonywania działalności gospodarczej oraz wniosek o wpis informacji o wznowieniu wykonywania działalności gospodarczej jest zwolniony z opłat sądowych. Wpisy dokonane w wyniku rozpoznania takich wniosków nie podlegają ogłoszeniu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

foto dzięki uprzejmości stockimages / freedigitalphotos.net

Powołanie członka zarządu

Do zarządu spółki z o.o. członek zarządu jest powoływany uchwałą wspólników spółki z o.o., chyba że umowa spółki stanowi inaczej (czasem uprawnienie do powołania członka zarządu, zgodnie z umową spółki z o.o., przyznawane jest radzie nadzorczej, komisji rewizyjnej lub osobie trzeciej – np.: inwestorowi). Powołanie członka zarządu następuje na podstawie uchwały zgromadzenia wspólników, która podejmowana jest bezwzględną większością głosów oddanych a głosowanie nad wyborem proponowanego kandydata na członka zarządu musi się odbyć w trybie tajnym (zgodnie z art. 247 k.s.h.).

Należy pamiętać, że na członka zarządu może być powołana wyłącznie osoba fizyczna, posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych (osoba pełnoletnia). Przepisy kodeksu handlowego zawierają też warunek, iż osoba powoływana na członka zarządu nie może być prawomocnie skazana za określone w przepisach prawa handlowego i karnego przestępstwa, takie jak m.in. podrobienie dokumentów, kradzież, oszustwo, działanie na szkodę osoby prawnej lub wierzyciela, łapownictwo.

W trakcie wyboru kandydata należy więc uzyskać od niego oświadczenie stwierdzające, że zamierza kandydować jako członek zarządu oraz potwierdzające, iż nie został skazany prawomocnym wyrokiem za przestępstwa określone w przepisach rozdziałów XXXIII–XXXVII Kodeksu karnego oraz w art. 585, art. 587, art. 590 i w art. 591 kodeksu spółek handlowych oraz dołączyć zgodę kandydata na członka zarządu na powołanie go do zarządu (art. 19a ust. 5 ustawy o KRS).

Nowy członek zarządu powinien zostać zgłoszony do rejestru w ciągu 7 dni od podjęcia uchwały o jego powołaniu. Wpis do rejestru przedsiębiorców o nowym członku zarządu ma charakter wyłącznie deklaratoryjny (informujący), a nie konstytutywny. Tak więc osoba wybrana na członka zarządu może pełnić swoją funkcję już od następnego dnia po powołaniu jej na członka zarządu, chyba że w uchwale przewidziany jest inny termin rozpoczęcia urzędowania nowego członka zarządu.

Ponadto trzeba zaznaczyć, iż członkiem zarządu może być tylko osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych, która nie została skazana prawomocnym wyrokiem za przestępstwo określone w przepisach kodeksu karnego i niektórych przepisach K.s.h. Na marginesie powstaje pytanie czy wspólnik spółki z o.o. może na zgromadzeniu wspólników głosować za swoją kandydaturą na członka zarządu. Art. 243 § 3 kodeksu spółek handlowych stanowi, że „członek zarządu i pracownik spółki nie mogą być pełnomocnikami na zgromadzeniu wspólników”. W mojej ocenie wyżej zacytowany przepis nie zakazuje wspólnikowi osobistego głosowania nad swoją kandydaturą. W tej sytuacji wspólnik będzie działał w swoim imieniu, a nie jako pełnomocnik.

Jeżeli członek zarządu wykonuje swoją funkcję odpłatnie oraz wyłącznie na podstawie aktu powołania go na to stanowisko, to jego wynagrodzenie rozpoznawane jest na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jako przychód z działalności wykonywanej osobiście (art. 13 pkt 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Warto też pamiętać, iż gdy wynagrodzenie członka zarządu jest ustalone tylko w uchwale zgromadzenia wspólników (a nie np.: w umowie o pracę lub kontrakcie menedżerskim) to wobec takiego wynagrodzenia nie powstaje obowiązek odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Członek zarządu może wykonywać swoje obowiązki, oprócz uchwały zgromadzenia wspólników, także na podstawie umowy o pracę albo umowy zlecenia bądź kontraktu menedżerskiego. Z dodatkowymi podstawami prawnymi będą się wiązać inne konsekwencje podatkowe oraz dodatkowe obowiązki wynikające z przepisów regulujących ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Należy pamiętać, że wystarczającą podstawą do powołania członka zarządu oraz określenia jego wynagrodzenia może być sama uchwała zgromadzenia wspólników. Inaczej mówiąc, członek zarządu, aby otrzymywać wynagrodzenie za pełnienie swojej funkcji, nie musi być dodatkowo zatrudniony na podstawie umowy o pracę czy umowy zlecenia.

foto dzięki uprzejmości stockimages / freedigitalphotos.net

Odpowiedzialność członków zarządu

Podstawową zaletą spółki z ograniczoną odpowiedzialnością dla osób zakładających taką spółkę, są zasady odpowiedzialności za długi tej spółki. Udziałowiec zakładający spółkę z o.o. odpowiada majątkowo wyłącznie do wysokości wniesionych do spółki z o.o. wkładów. Ponieważ minimalny kapitał zakładowy spółki z o.o. wynosi 5.000 zł to można powiedzieć, że nie jest to zbyt dotkliwa odpowiedzialność finansowa. Co do udziałowców, jest co prawda kilka wyjątków rozszerzających odpowiedzialność wspólnika w spółce z o.o. ponad wniesioną na kapitał zakładowy wartość (np.: art. 175 k.s.h. lub art. 116 par. 3 Ordynacji podatkowej), ale o tym napiszę innym razem.

Zasada ograniczonej odpowiedzialności udziałowca nie dotyczy innej istotnej w działalności spółki z o.o. osoby – członka zarządu. Jednakże, odpowiedzialność członków zarządu za zobowiązania spółki, w tym za zobowiązania podatkowe, jest odpowiedzialnością posiłkową i wchodzi w grę dopiero w sytuacji, gdy egzekucja z majątku spółki okaże się w całości lub w części bezskuteczna.

W niniejszym poście opiszę zasady odpowiedzialności członków zarządu, przedstawiając je w dwóch aspektach – prawno-handlowym oraz podatkowym.

Zakres odpowiedzialności – za co członek zarządu odpowie ?

Kodeks spółek handlowych

Na gruncie kodeksu spółek handlowych odpowiedzialność członków zarządu spółki obejmuje wszystkie zobowiązania spółki, których podstawa istnieje w czasie, gdy sprawują oni funkcję członka zarządu, w tym również zobowiązania jeszcze niewymagalne. Przykładowo jeżeli umowa najmu została zawarta w czasie sprawowania przez członka zarządu spółki tej funkcji, to podstawa zobowiązania do zapłaty czynszu powstaje w tym czasie. Zatem istnieje ona w czasie, gdy członek zarządu sprawował tę funkcję, co wiązać się będzie z jego odpowiedzialnością z tytułu niezapłaconego czynszu (por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 11 lutego 2010 roku, sygn. akt I CSK 269/09).

Przepisy podatkowe

Odpowiedzialność członka zarządu za zobowiązania podatkowe spółki obejmuje zaległości podatkowe, których termin płatności upłynął w czasie pełnienia przez niego funkcji członka zarządu oraz zaległości wymienione w art. 52 Ordynacji podatkowej, które powstały w czasie pełnienia obowiązków przez tego członka.

Na marginesie wskażę, że do należności z tytułu składek za ubezpieczenie społeczne i zdrowotne stosuje się odpowiednio przepisy zawarte w Ordynacji podatkowej. W związku z czym uwagi dotyczące odpowiedzialności członków zarządu za zobowiązania podatkowe będą także aktualne w odniesieniu do odpowiedzialności tych osób za zobowiązania wynikające z tytułu niezapłaconych składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Przesłanki wyłączające odpowiedzialność członków zarządu

Oczywiście odpowiedzialność członków zarządu nie ma charakteru absolutnego, co oznacza, iż członek zarządu może uwolnić się od ponoszenia odpowiedzialności za zobowiązania spółki. Co ważne – to na członku zarządu spoczywa obowiązek udowodnienia, iż w stosunku do niego zachodzi jedna z przesłanek wyłączających jego odpowiedzialność za zobowiązania spółki.

Kodeks spółek handlowych

Na gruncie przepisów kodeksu spółek handlowych członek zarządu nie będzie ponosić odpowiedzialności za zobowiązania spółki jeżeli wykaże, że “we właściwym czasie zgłoszono wniosek o ogłoszenie upadłości lub w tym samym czasie wydano postanowienie o otwarciu postępowania restrukturyzacyjnego albo o zatwierdzeniu układu w postępowaniu w przedmiocie zatwierdzenia układu, albo że niezgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości nastąpiło nie z jego winy, albo że pomimo niezgłoszenia wniosku o ogłoszenie upadłości oraz niewydania postanowienia o otwarciu postępowania restrukturyzacyjnego albo niezatwierdzenia układu w postępowaniu w przedmiocie zatwierdzenia układu wierzyciel nie poniósł szkody” (zmiana obowiązująca od 1 stycznia 2016 roku).

Podobnie nie będzie członek zarządu odpowiadać za długi spółki swym osobistym majątkiem, jeśli konieczność złożenia wniosku o ogłoszenie upadłości powstała w czasie egzekucji przez zarząd przymusowy lub sprzedaż przedsiębiorstwa.

Przepisy podatkowe

Natomiast za zobowiązania podatkowe spółki, członek zarządu nie będzie ponosić odpowiedzialności jeżeli wykaże, że we właściwym czasie zgłoszono wniosek o ogłoszenie upadłości lub w tym czasie zostało otwarte postępowanie restrukturyzacyjne w rozumieniu ustawy Prawo restrukturyzacyjne albo zatwierdzono układ w postępowaniu o zatwierdzenie układu, o którym mowa w ustawie Prawo restrukturyzacyjne (zmiana obowiązująca od 1 stycznia 2016 roku), albo że niezgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości nastąpiło nie z jego winy. Członek zarządu może uwolnić się od odpowiedzialności także, gdy nie wskaże mienie spółki, z którego egzekucja umożliwi zaspokojenie zaległości podatkowych spółki w znacznej części. Podobnie nie będzie członek zarządu odpowiadać za długi podatkowe spółki swym osobistym majątkiem, jeśli konieczność złożenia wniosku o ogłoszenie upadłości powstała w czasie egzekucji przez zarząd przymusowy lub sprzedaż przedsiębiorstwa.

Dla wyłączenia odpowiedzialności członków zarządu, tej prawno-handlowej oraz na podstawie przepisów podatkowych, nie jest konieczne ogłoszenie upadłości spółki, lecz wystarczy skuteczne zgłoszenie wniosku w tym przedmiocie. Ponadto, świadome i dobrowolne oddanie faktycznego zarządzania spółką osobie spoza zarządu nie zwalnia członka zarządu z jego obowiązków wynikających z pełnienia funkcji w tym organie ani od odpowiedzialności za ich niedopełnienie. W konsekwencji nie można uznać, że niezgłoszenie we właściwym czasie wniosku o ogłoszenie upadłości lub wszczęcie postępowania układowego nastąpiło bez winy członka zarządu (por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 20 stycznia 2011 roku, sygn. akt II UK 174/10).

Do kiedy członek zarządu odpowiada za zobowiązania

Członek zarządu nie odpowiada za zobowiązania spółki, które powstały po złożeniu przez niego rezygnacji lub jego odwołaniu z tej funkcji, przy czym zaznaczyć należy, iż brak uwidocznienia w rejestrze rezygnacji członka zarządu z zajmowanej funkcji nie może prowadzić do przypisania takiej osobie odpowiedzialności określonej w art. 299 k.s.h., jeżeli zobowiązanie wobec spółki powstało już po złożeniu rezygnacji (por. wyrok Sądu Apelacyjnego we Wrocławiu z dnia 11 grudnia 2012 roku, sygn. akt I ACa 1246/12). Jeżeli więc zobowiązanie spółki powstało już po odwołaniu określonej osoby z funkcji członka zarządu tej spółki, to nie ponosi ona odpowiedzialności za to zobowiązanie na podstawie art. 299 § 1 k.s.h., nawet jeśli jej wpis jako członka zarządu nadal figuruje jeszcze w Krajowym Rejestrze Sądowym. Istnienie takiego wpisu nie rozstrzyga bowiem o ponoszeniu przez tę osobę odpowiedzialności na podstawie art. 299 § 1 k.s.h. (por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 17 czerwca 2011 roku, sygn. akt II CSK 571/10).

Niedokonanie przez zarząd zmian w rejestrze

W sytuacji, gdy zarząd spółki nie dopełnił obowiązków wynikających z ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, tj. nie złożył wniosku o dokonanie zmian (wykreślenie członka zarządu) w rejestrze wówczas, były członek zarządu powinien wystąpić do sądu z wnioskiem o przymuszenie zarządu spółki do podjęcia działań zmierzających do dokonania stosownych zmian w rejestrze (art. 24 ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 roku o Krajowym Rejestrze Sądowym).

Przedawnienie – kodeks spółek handlowych

Oczywiście odpowiedzialność członków zarządu za zobowiązania spółki nie jest nieograniczona w czasie. I tak do roszczeń wierzycieli spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przeciwko członkom jej zarządu (art. 299 k.s.h.) mają zastosowanie przepisy o przedawnieniu roszczeń o naprawienie szkody wyrządzonej czynem niedozwolonym (por. uchwała Sądu Najwyższego z dnia 7 listopada 2008 roku, sygn. akt III CZP 72/08). W związku z powyższym roszczenia z tego tytułu będą co do zasady przedawniać się po upływie trzech lat, przy czym termin przedawnienia zacznie biec najpóźniej w dniu doręczenia wierzycielowi spółki postanowienia komornika o umorzeniu egzekucji prowadzonej z majątku spółki z uwagi na bezskuteczność egzekucji.

Przedawnienie – przepisy podatkowe

Natomiast kwestia odpowiedzialności członków zarządu za zobowiązania podatkowe spółki kształtuje się nieco odmiennie. Przede wszystkim by móc pociągnąć członka zarządu do odpowiedzialności, organ podatkowy zobowiązany jest wydać w stosunku do członka zarządu decyzję o jego odpowiedzialności, przy czym nie można wydać decyzji o odpowiedzialności podatkowej członka zarządu, jeżeli od końca roku kalendarzowego, w którym powstała zaległość podatkowa, upłynęło pięć lat. Jeżeli decyzja została już wydana to zobowiązanie wynikające z tej decyzji przedawnia się po upływie trzech lat od końca roku kalendarzowego, w którym została doręczona decyzja (chyba że bieg terminów uległ zawieszeniu lub został przerwany).

foto dzięki uprzejmości Stuart Miles/ freedigitalphotos.net

Jaka powinna być forma umowy spółki z o.o.

Forma umowy spółki z o.o. wymaga aktu notarialnego, forma umowy jest precyzyjnie opisana w kodeksie spółek handlowych (art. 157 par. 2 k.s.h.: Umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością powinna być zawarta w formie aktu notarialnego.). Zastosowanie innej niż akt notarialny formy do zawarcia umowy spółki z o.o. (przykładowo: forma pisemnej) oznaczać będzie, że w trakcie rejestracji spółki z o.o. w sądzie rejestrowym sąd zwróci wniosek o rejestrację takiej spółki, wskazując na nieważność takiej umowy z powodu niezastosowania formy aktu notarialnego. Jedynym wyjątkiem jest możliwość zawarcia umowy spółki z o.o. przez Internet – Spółka S24.

Forma pełnomocnictwa do zawarcia umowy spółki z o.o.

Zdarzają się takie sytuacje, że przyszły wspólnik nie może uczestniczyć u notariusza przy zawieraniu umowy spółki z o.o. Jednak przyszły udziałowiec spółki może skorzystać z pełnomocnika, który będzie reprezentować go w trakcie zawierania umowy spółki z o.o.. Ponieważ umowy spółki z o.o. musi być zawarta w formie aktu notarialnego, a więc i samo pełnomocnictwo do reprezentacji udziałowca musi być udzielone w formie notarialnej.

Pełnomocnik może też reprezentować osobę zagraniczną (osobę fizyczną, osobę prawną, inny podmiot mający osobowość prawną). W przypadku pełnomocnictwa zagranicznego, musi ono spełniać wymóg formy aktu notarialnego, a więc musi być udzielone przed polskim konsulem lub zagranicznym notariuszem. Pełnomocnictwo udzielone przed zagranicznym notariuszem wymaga jeszcze jednego istotnego elementu – klauzuli apostille. Klauzula apostille potwierdza autentyczność dokumentu i stosuje się ją w krajach, które przystąpiły do konwencji haskiej z 1961 r. o zniesieniu wymogu legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych. Są jednak kraje nie będące sygnatariuszami tej konwencji. W takim przypadku zagraniczne pełnomocnictwo trzeba zalegalizować (tj. uzyskać klauzulę legalizacyjną).

Ponieważ pełnomocnictwo udzielane przed notariuszem zagranicznym będzie wystawione w obcym języku, to przed okazaniem tego pełnomocnictwa polskiemu notariuszowi oraz przed złożeniem pełnomocnictwa w sądzie rejestrowym, zagraniczne pełnomocnictwo musi być przetłumaczone przez tłumacza przysięgłego na język polski.

Osoba prawna przystępuje do umowy spółki z o.o.

Do umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością mogą przystąpić, oprócz osób fizycznych lub jednostek organizacyjnych posiadających zdolność prawną, także osoby prawne.

Przepisy prawa handlowego przewidują jeden zakaz – jedynym wspólnikiem jednoosobowej spółki z o.o. nie może być inna jednoosobowa spółka z o.o. (art. 151 § 2 k.s.h.).

Jeżeli wspólnikiem spółki z o.o. ma być inna osoba prawna (np.: spółka akcyjna) należy ustalić prawidłową reprezentację tej osoby prawnej, tj. trzeba ustalić, kto może reprezentować tę osobę prawną przy zawieraniu umowy spółki z o.o.. Tę informację można przykładowo uzyskać z aktualnego odpisu z krajowego rejestru przedsiębiorców. Jest ona zawarta w dziale 2, który wygląda tak:

Z tej przykładowej informacji o prawidłowej reprezentacji osoby prawnej wyczytać można, że do jej reprezentacji, przy zawieraniu umowy spółki z o.o. w kancelarii notarialnej będzie konieczna obecność dwóch członków zarządu lub jednego członka zarządu z prokurentem. Inna reprezentacja osoby prawnej u notariusza (np.: tylko prezes zarządu) oznaczać będzie, że zawarcie umowy spółki z o.o. nie dojdzie do skutku.

Niedawno wprowadzono nową możliwość do kodeksu spółek handlowych polegającą na uproszczonej możliwości zawarcia umowy spółki z o.o., w postaci wykorzystania wzorca umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością udostępnianego w systemie teleinformatycznym (wzorzec umowy). Tą możliwość omówię w dalszych postach.

Wirtualne biuro

Jakiś czas temu opisywałem różnicę pomiędzy siedzibą spółki a adresem spółki. Z tą kwestią wiąże się inny ważny temat dla przedsiębiorców, którzy zamierzają rozpocząć działalność gospodarczą. Tak zwane wirtualne biuro.

Wirtualne biuro, oznacza wynajęcie adresu do korespondencji kierowanej do spółki oraz miejsca dla spotkań z klientami. Jest to dobra alternatywa dla przedsiębiorców, który liczą koszty wynajmu lokalu a zamierzona przez nich działalność gospodarcza nie wymaga wynajęcia znacznych powierzchni biurowych.

Jakie ma zalety wirtualne biuro

Oprócz niższych kosztów, inną zaletą wirtualnego biura jest to, że umowy najmu są najczęściej zawierane na krótki czas (np.: kilku miesięcy). Wirtualne biuro jest najczęściej wykorzystywane przez tych przedsiębiorców, którzy chcą dokonać wstępnego rozpoznania lokalnego rynku i w przypadku uznania, że pomysł biznesowy nie rokuje pomyślnie, zamknięcia działalności z jak najmniejszymi stratami.

Usługa „wirtualnego biura” polega na świadczeniu podstawowej pomocy administracyjnej wielu podmiotom mającym tę samą lokalizację. Wirtualne biuro to tak naprawdę realne miejsce, w którym można się spotkać z kontrahentem. W tym miejscu są też odbierane telefony i korespondencja adresowana do firm korzystających z wirtualnego biura.

Podstawową zaś zaletą wirtualnego biura jest relatywnie niska cena za taką usługę. W zależności od miejsca na terenie kraju, koszt wirtualnego biura wynosi od 200 do 500 zł miesięcznie.

Jakie wady ma wirtualne biuro

Ostatnio przedsiębiorcy zamierzający skorzystać z wirtualnego biura napotykają się na nieoczekiwanym problemem z rejestracją adresu we właściwym urzędzie skarbowym. Urzędy skarbowe rejestrujące na podatki nowe firmy odmawiają rejestracji tych podmiotów, które okazują w urzędzie skarbowym umowę na najem wirtualnego biura. Organy podatkowe tłumaczą to tym, że siedziba firmy musi dawać gwarancję prawidłowego przeprowadzenia kontroli skarbowej w siedzibie przedsiębiorcy. Zdaniem organów podatkowych wirtualne biuro nie daje takiej gwarancji (np.: nie można spotkać nikogo z zarządu spółki korzystającej z wirtualnego biura).

Problem jest na tyle poważny, że w sprawie przedsiębiorców korzystających z wirtualnego biura została złożona interpelacja poselska, wskazująca na kłopoty z rejestracją takich przedsiębiorców na podatki (nr 20196/2013). W odpowiedzi Ministerstwo Finansów wskazało, że firmy korzystające z usług biur wirtualnych są pod szczególną obserwacją, bo zaobserwowano zjawisko udziału takich firm w procederze wyłudzania VAT oraz oszustwach karuzelowych w roli znikającego podatnika.

Na warszawskim rynku działa kilku operatorów biur wirtualnych, którzy oferują powierzchnie w budynkach w centrum Warszawy. Największymi operatorami biur wirtualnych w stolicy są: Regus oraz In Office. W Piasecznie usługę wirtualnego biura oferuje: Kancelaria adwokacka adwokata Marcina Hołówki.

foto dzięki uprzejmości adamr/ freedigitalphotos.net

Działalność wymagająca koncesji

Z mojego doświadczenia wynika, że ponad trzy czwarte polskich przedsiębiorców nie korzysta z usług prawnika. Nawet wtedy, gdy rozważane jest rozpoczęcie działalności gospodarczej wymagającej koncesji.

Niekorzystanie z prawnika jest tłumaczone różne sposoby: albo przedsiębiorca uważa, że nie ma problemów, których rozwiązanie należy przedstawić prawnikowi albo też przedsiębiorca wierzy, że sam upora się z zauważonym przez niego problemem prawnym.

Jednak prawdą jest, że do prawidłowego zarządzania firmą konieczna jest dobra i bieżąca znajomość prawa. Przedsiębiorca może nawet nie wiedzieć, iż przy zakładaniu zaplanowanej przez niego działalności gospodarczej musi uzyskać odpowiednią koncesję, licencję, zezwolenie lub wpis do rejestru działalności regulowanej.

Oczywiście taką wiedzę można uzyskać z Internetu, ale wcześniej trzeba wiedzieć, że taki problem istnieje, że trzeba zadać sobie (lub google) następujące pytanie – czy planowana działalność gospodarcza wymaga uzyskania zezwolenia lub koncesji ?

Jakie są teraz działalności gospodarcze wymagające uzyskania koncesji lub zezwolenia ?

Działalność wymagająca koncesji

Ustawa z o swobodzie działalności gospodarczej wymienia następujące działalności gospodarcze, których podjęcie musi być poprzedzone uzyskaniem koncesji:

1) poszukiwanie, rozpoznawanie złóż węglowodorów oraz kopalin stałych objętych własnością górniczą, poszukiwanie lub rozpoznawanie kompleksu podziemnego składowania dwutlenku węgla, wydobywania kopalin ze złóż, podziemnego bezzbiornikowego magazynowania substancji, podziemnego składowania odpadów oraz podziemnego składowania dwutlenku węgla;

2) wytwarzanie i obrót materiałami wybuchowymi, bronią i amunicją oraz wyrobami i technologią o przeznaczeniu wojskowym lub policyjnym;

3) wytwarzanie, przetwarzanie, magazynowanie, przesyłanie, dystrybucja i obrót paliwami i energią;

3a) przesyłania dwutlenku węgla w celu jego podziemnego składowania;

4) ochrona osób i mienia;

5) rozpowszechnianie programów radiowych i telewizyjnych, z wyłączeniem programów rozpowszechnianych wyłącznie w systemie teleinformatycznym, które nie są rozprowadzane naziemnie, satelitarnie lub w sieciach kablowych;

6) przewozy lotnicze;

7) prowadzenie kasyna gry.

Uzyskanie koncesji

Udzielenie, odmowa udzielenia, zmiana i cofnięcie koncesji lub ograniczenie jej zakresu należy do ministra właściwego ze względu na przedmiot działalności gospodarczej podlegającej koncesjonowaniu i odbywa się w drodze decyzji administracyjnej. Koncesji udziela się na określony czas, nie krótszy niż 5 i nie dłuższy niż 50 lat. Przedsiębiorca może jednak zawnioskować o udzielenie koncesji na czas krótszy.

Przedsiębiorca, który chce podjąć działalność gospodarczą w dziedzinie podlegającej koncesji może ubiegać się o wydanie promesy koncesji. W postępowaniu o udzielenie promesy stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące udzielania koncesji. W promesie ustala się okres jej ważności, jednakże nie może on być krótszy niż 6 miesięcy i w tym okresie nie można odmówić przedsiębiorcy przyznania koncesji na działalność wymienioną w promesie. Jednakże, gdy dane zawarte we wniosku o udzielenie promesy uległy zmianie albo przedsiębiorca nie wypełnił warunków podanych w promesie, albo gdy ujawniły się okoliczności skutkujące odmową udzielenia koncesji – organ koncesyjny ma prawo odmówić przyznania koncesji.

Zezwolenie

Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej wymienia około trzydziestu różnych działalności gospodarczych, które wymagają wcześniejszego uzyskania zezwolenia. Może to dotyczyć na przykład zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych, zezwolenia na prowadzenie działalności maklerskiej albo zezwolenia na prowadzenie hurtowni farmaceutycznej. Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej nie reguluje jednak postępowania o przyznanie zezwolenia, nie wskazuje właściwych organów przyznających zezwolenie a także nie wymienia warunków, których spełnienie prowadzi do wydania zezwolenia. W tych kwestiach ustawa odsyła do ustaw szczególnych, których jest około trzydziestu.

Uzyskanie zezwolenia

Zezwolenia są wydawane przez różżne organy administracji, od ministrów i centralnych organów administracji publicznej (np. Komisja Nadzoru Finansowego), do organów wykonawczych jednostek samorządu terytorialnego (wójt, burmistrz lub prezydent miasta).

W przypadku zamiaru prowadzenia działalności gospodarczej, która wymaga uzyskania zezwolenia, należy złożyć do właściwego organu z odpowiedni wniosek. Organ administracji publicznej wydaje zezwolenie, po sprawdzeniu, że wnioskodawca spełnia warunki do prowadzenia działalności gospodarczej wymagającej zezwolenia.

W niektórych przypadkach przedsiębiorca, który zamierzający podjąć działalność gospodarczą wymagającą zezwolenia może też wnioskować o wydanie promesy.

foto dzięki uprzejmości Suwit Ritjaroon / freedigitalphotos.net

Uprzywilejowanie udziałów w spółce z o.o.

W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością jedną z podstawowych zasad stwierdzenie, że wspólnicy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością mają równe prawa i obowiązki w spółce (…”Wspólnicy spółki kapitałowej powinni być traktowani jednakowo w takich samych okolicznościach„…).

Oczywiście, od każdej z zasad można znaleźć kilka wyjątków, tak jest też i tym razem. Umowa spółki z o.o. może wskazywać, iż niektórzy wspólnicy spółki z o.o. mają uprzywilejowane udziały. W jakich więc sytuacjach wspólnik może posiadać uprzywilejowany udział? Jakie są prawa i obowiązki takiego wspólnika?

Przepisy kodeksu spółek handlowych stwierdzają, iż uprzywilejowanie udziałów może dotyczyć: „… w szczególności prawa głosu, prawa do dywidendy lub sposobu uczestniczenia w podziale majątku w przypadku likwidacji spółki…”. Ponieważ powyżej wymienione wyliczenie możliwych uprzywilejowań udziałów jest katalogiem otwartym („…w szczególności…”) to, umowa spółki z o.o. może przewidywać także inne niż wymienione przywileje związane z posiadaniem udziałów. W praktyce bardzo często zdarza się też uprzywilejowanie udziałów w zakresie powoływania członków do zarządu spółki z o.o.

Umowa spółki z o.o. może też uzależnić przyznanie szczególnych uprawnień od spełnienia dodatkowych świadczeń na rzecz spółki, upływu terminu lub ziszczenia się warunku.

Najczęściej spotykane uprzywilejowanie udziałów dotyczy:

• prawa głosu,

• prawa do dywidendy lub

• sposobu uczestniczenia w podziale majątku w przypadku likwidacji spółki.

Omówię teraz dwa pierwsze wymienione wyżej uprzywilejowania udziałów: co do prawa do głosu oraz prawa do dywidendy.

Uprzywilejowanie w zakresie prawa głosu

Uprzywilejowanie w zakresie prawa głosu może dotyczyć tylko udziałów o równej wartości nominalnej. Uprzywilejowanie dotyczące prawa głosu nie może przyznawać uprawnionemu więcej niż trzy głosy na jeden udział.

Uprzywilejowanie w zakresie prawa do dywidendy

Wspólnik może posiadać udziały na które przypada „dodatkowa” dywidenda, która jednak nie może przewyższać o więcej niż o połowę dywidendę przysługującą udziałom nieuprzywilejowanym.

Umowa spółki może też przyznawać prawo do dywidendy uprzywilejowanej niewypłaconej w latach poprzednich. W takim uprawnieniu musi się zawrzeć limit czasowy – zapis w umowie spółki powinien określać najwyższą liczbę lat, za które dywidenda może być wypłacona i okres ten nie może przekraczać pięciu lat. Z tym uprzywilejowaniem wiąże się też często postanowienie, wprowadzane do nowo tworzonych umów spółek, iż w pierwszym roku działalności spółki wspólnicy będą mieli jednakowe uprawnienia co do podziału dywidendy. Chodzi o to aby umożliwić spółce rozwój na początku jej działalności.

Zmiana w istniejącej umowie spółki

Uprzywilejowanie udziałów dotyczy nie tylko spółek nowotworzonych. Takie uprzywilejowanie można też wprowadzić do istniejącej umowy spółki. Należy pamiętać jednak, że taka zmiana musi mieć formę aktu notarialnego oraz wymaga zgody wszystkich wspólników, gdyż zmiana ta zwiększa świadczenia wspólników lub uszczupla prawa udziałowe bądź prawa przyznane osobiście poszczególnym wspólnikom.

Sprzedaż uprzywilejowanych udziałów

Uprzywilejowane udziały można zbyć (sprzedać, darować, itp.). Należy jednak pamiętać, że uprzywilejowanie nie jest związane z wspólnikiem, lecz z udziałami. W związku z powyższym nabycie udziałów uprzywilejowanych oznacza, że nabywca ma możliwość korzystania z uprzywilejowania związanego z nabytymi udziałami.

foto dzięki uprzejmości worradmu / freedigitalphotos.net