Wirtualne biuro dla każdego

Wirtualne biuro dla każdego

Ze statystyk wynika, że w ciągu pierwszych dwóch lat 2/3 nowo założonych firm zlikwiduje się lub ogłasza upadłość. Dlatego też na początku działalności istotne jest aby zgromadzone na rozpoczęcie działalności fundusze były gospodarowane racjonalnie. Dlatego też kancelarie adwokatów i radców prawnych, pomagające klientom rozpocząć działalność gospodarczą oferują często usługę tzw. „wirtualnego biura”.

Wirtualne biuro to internetowy system obsługi klienta polegający m.in. na: udostępnianiu stałego adresu do zarejestrowania firmy, udostępnianiu faksu, udostępnieniu numerów telefonicznych, obsługa sekretariatu (odbieranie przychodzących rozmów telefonicznych, przekierowywanie połączeń telefonicznych), zdalnym dostępie do faksów przychodzących i wychodzących, zdalnym przesłuchiwaniu rozmów prowadzonych przez sekretariat, zdalnym odsłuchiwaniu rozmów nagranych na automatyczną sekretarkę (przez własny telefon oraz odbieranie za pomocą poczty elektronicznej), bieżącym, automatycznym informowaniu o przychodzącej korespondencji (listy i e-maile), bieżącym automatycznym informowaniu o nagranych rozmowach na sekretarkę za pomocą SMS-a, zdalnym dostępie do korespondencji przyjętej przez sekretariat poprzez udostępnienie skanów dokumentów, zdalnym nadzorze nad pracą sekretariatu, możliwością wynajęcia sali konferencyjnej na godziny, możliwością wynajęcia biurka na godziny/dni wraz z dostępem do bezprzewodowego Internetu, możliwością zdalnego wydrukowania dokumentów i zlecenia wysyłki na wskazane adresy, itp.

Jednakże urzędy skarbowe od jakiegoś czasu patrzą podejrzliwie na osoby chcące korzystać z „wirtualnego biura” na początku prowadzenia działalności gospodarczej. O tych kłopotach pisałem już we wpisie: Wirtualne biuro. Jest to związane z tym, że wirtualne biuro może być wykorzystywane do przestępstw skarbowych (podobnie zresztą jak i normalne siedziby firm). Dlatego też coraz częściej zdarzały się przypadki, że organ podatkowy odmawiał nadania nowej działalności gospodarczej numeru NIP, która wskazywała na siedzibę właśnie wirtualne biuro. W postanowieniu odmownym organy podatkowe najczęściej przedstawiały następującą argumentację, iż w wirtualnym biurze nie może być mowy o rzeczywistym prowadzeniu działalności gospodarczej, a adres wskazany w zgłoszeniu identyfikacyjnym ma informować o miejscu faktycznego prowadzenia działalności gospodarczej oraz adresu siedziby w znaczeniu potocznym jest miejscem, gdzie ktoś stale przebywa a w wirtualnym biurze nie może być mowy o stałym przebywaniu zarządu spółki. Zdarzały się też sytuacje, gdy odmawiano nadania numeru NIP w sytuacji, gdy na nieruchomości nie ma wyodrębnionych lokali użytkowych czy mieszkalnych.

W wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 5 sierpnia 2014 roku (sygn.. II FSK 3549/13) wyraźnie wskazano, że w toku postępowania o nadanie NIP organy nie są uprawnione do badania, czy pod wskazanym adresem wykonywane są funkcje zarządcze spółki. Również okoliczność, że pod wskazanym adresem mają siedzibę także inne spółki, nie może mieć wpływu na kwestię nadania numeru NIP spółce o to wnoszącej (potwierdza to też wyrok Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie C-527/11 w sprawie Valsts ieņēmumu dienests v. Ablessio SIA, Lex nr 1288400). W powyższym wyroku Naczelny Sąd Administracyjny wskazał też, że bez znaczenia jest podnoszona przez organy skarbowe okoliczność, iż mogą występować trudności z doręczaniem pism spółce. To spółka ma wskazać prawidłowy adres swojej siedziby i zapewnić odbiór korespondencji pod tym adresem. Niedopełnienie obowiązków w tym zakresie naraża spółkę na skutki wynikające z treści art. 151a ustawy Ordynacja podatkowa, a więc pismo pozostawia się w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia. Miejmy nadzieję, że ten wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego zmieni opisaną powyżej, niekorzystną praktykę organów podatkowych.

 

Foto dzięki uprzejmości stockimages / freedigitalphotos.net

 

Wirtualne biuro

wirtualne biuro

Jakiś czas temu opisywałem różnicę pomiędzy siedzibą spółki a adresem spółki. Z tą kwestią wiąże się inny ważny temat dla przedsiębiorców, którzy zamierzają rozpocząć działalność gospodarczą. Tak zwane wirtualne biuro.

Wirtualne biuro, oznacza wynajęcie adresu do korespondencji kierowanej do spółki oraz miejsca dla spotkań z klientami. Jest to dobra alternatywa dla przedsiębiorców, który liczą  koszty wynajmu lokalu a zamierzona przez nich działalność gospodarcza nie wymaga wynajęcia znacznych powierzchni biurowych.

 

Jakie ma zalety wirtualne biuro

Oprócz niższych kosztów, inną zaletą wirtualnego biura jest to, że umowy najmu są najczęściej zawierane na krótki czas (np.: kilku miesięcy). Wirtualne biuro jest najczęściej wykorzystywane przez tych przedsiębiorców, którzy chcą dokonać wstępnego rozpoznania lokalnego rynku i w przypadku uznania, że pomysł biznesowy nie rokuje pomyślnie, zamknięcia działalności z jak najmniejszymi stratami.

Usługa „wirtualnego biura” polega na świadczeniu podstawowej pomocy administracyjnej wielu podmiotom mającym tę samą lokalizację. Wirtualne biuro to tak naprawdę realne miejsce, w którym można się spotkać z kontrahentem. W tym miejscu są też odbierane telefony i korespondencja adresowana do firm korzystających z wirtualnego biura.

Podstawową zaś zaletą wirtualnego biura jest relatywnie niska cena za taką usługę. W zależności od miejsca na terenie kraju, koszt wirtualnego biura wynosi od 200 do 500 zł miesięcznie.

 

Jakie wady ma wirtualne biuro

Ostatnio przedsiębiorcy zamierzający skorzystać z wirtualnego biura napotykają się na nieoczekiwanym problemem z rejestracją adresu we właściwym urzędzie skarbowym. Urzędy skarbowe rejestrujące na podatki nowe firmy odmawiają rejestracji tych podmiotów, które okazują w urzędzie skarbowym umowę na najem wirtualnego biura. Organy podatkowe tłumaczą to tym, że siedziba firmy musi dawać gwarancję prawidłowego przeprowadzenia kontroli skarbowej w siedzibie przedsiębiorcy. Zdaniem organów podatkowych wirtualne biuro nie daje takiej gwarancji (np.: nie można spotkać nikogo z zarządu spółki korzystającej z wirtualnego biura).

Problem jest na tyle poważny, że w sprawie przedsiębiorców korzystających z wirtualnego biura została złożona interpelacja poselska, wskazująca na kłopoty z rejestracją takich przedsiębiorców na podatki (nr 20196/2013). W odpowiedzi Ministerstwo Finansów wskazało, że firmy korzystające z usług biur wirtualnych są pod szczególną obserwacją, bo zaobserwowano zjawisko udziału takich firm w procederze wyłudzania VAT oraz oszustwach karuzelowych w roli znikającego podatnika.

Na warszawskim rynku działa kilku operatorów biur wirtualnych, którzy oferują powierzchnie w budynkach w centrum Warszawy. Największymi operatorami biur wirtualnych w stolicy są: Regus oraz In Office. W Piasecznie usługę wirtualnego biura oferuje: Kancelaria adwokacka adwokata Marcina Hołówki.

foto dzięki uprzejmości adamr/ freedigitalphotos.net