Siedzibą spółki jest zawsze miejscowość, w której ma siedzibę zarząd spółki z o.o., co wynika z art. 41 k.c.: Jeżeli ustawa lub oparty na niej statut nie stanowi inaczej, siedzibą osoby prawnej jest miejscowość, w której ma siedzibę jej organ zarządzający. Siedzibą jest zatem miasto lub wieś określone w umowie spółki i najczęściej na początku umowy spółki z o.o. zawarte jest takie postanowienie: Siedzibą Spółki jest Piaseczno (Warszawa, Nowa, Wola, itp.).
Adresem spółki będzie wskazanie dokładnego, stałego miejsca, w którym się spotyka zarząd spółki z o.o., będzie więc to doprecyzowanie, jeśli siedzibą spółki jest Piaseczno to adresem może być, na przykład: ul. Raszyńska 14 lok. 6, 05-500 Piaseczno. Warto pamiętać, że konkretnego adresu nie podaje się w umowie spółki, gdyż w umowie spółki poddaje się jedynie siedzibę spółki (miejscowość).
Zmiana siedziby spółki
Ponieważ siedziba (miejscowość) spółki jest podawana w umowie spółki z o.o., toteż, jeśli wspólnicy spółki chcą zmienić siedzibę są zobowiązani do dokonania zmiany umowy spółki. Tutaj mamy dwa możliwe warianty działania: (1) jeśli spółka z o.o. była zakładana w systemie s24 to należy zmianę umowy spółki przeprowadzić w tym systemie; (2) jeśli umowa spółki z o.o. była zawierana u notariusza to i zmiana umowy spółki musi być przeprowadzona za pośrednictwem notariusza i zaprotokołowana w formie aktu notarialnego. Zmiana siedziby spółki zawsze jest dokonywana uchwałą zgromadzenia wspólników. Ponieważ jest to zmiana umowy spółki to jest ona ważna od chwili jej zarejestrowania przez sąd rejestrowy (wpis konstytutywny).
Warto pamiętać, że zmianę dokonaną w systemie s24 należy zgłosić w terminie 7 dni a zmianę siedziby przeprowadzoną u notariusza należy zarejestrować w Portalu Rejestrów Sądowych w terminie 6 miesięcy od podjęcia uchwały zgromadzenia wspólników o zmianie siedziby. Zmiana umowy spółki z o.o., która nie została zgłoszona do sądu rejestrowego w tych terminach nie wywołuje skutków prawnych (art. 256 § 3 w zw. z art. 169 k.s.h.).
Zmiana adresu spółki
Jeśli zmiana adresu spółki jest dokonywana w ramach tej samej miejscowości (np.: zmiana z 05-500 Piaseczno, ul. Raszyńska 14 lok. 6 na 05-500 Piaseczno, ul. T. Kościuszki 14) to taka zmiana nie wymaga zmiany umowy spółki, a więc nie jest konieczne zwołanie zgromadzenia wspólników. Zmianę adresu spółki dokonujemy jedynie uchwałą zarządu spółki z o.o..
Zmiana adresu spółki jest prawnie skuteczna od momentu wskazanego w uchwale zarządu, np. od 1 listopada 2022 r. lub od podjęcia uchwały (wpis deklaratoryjny). Zmiana adresu spółki musi być zgłoszona do rejestru s24 lub do Portalu Rejestrów Sądowych. Zarząd spółki zgłasza zmianę adresu w terminie 7 dni od dnia wejścia w życie uchwały zarządu o zmianie adresu spółki (art. 22 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym).
Opłata od zgłoszenia zmiany siedziby i zmiany adresu spółki
Opłata w sprawie zmiany siedziby i zmiany adresu spółki z o.o. w Portalu Rejestrów Sądowych jest taka sama i wynosi 250 zł za zgłoszenie zmiany do KRS oraz 100 zł za ogłoszenie zmiany w Monitorze Gospodarczym i Sądowym.
Zgłoszenie zmian w systemie s24 wynosi 300 zł.