Zacząć należy od tego, że problem obecności członków zarządu na zgromadzeniu wspólników sp. z o.o. dotyczy jedynie takiej sytuacji, gdy członkami zarządu spółki nie są jednocześnie wspólnicy tej spółki.
Jeśli chodzi o spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, to przepisy kodeksu spółek handlowych regulują jedynie zasady obecności byłych członków zarządu na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników. Mianowicie, zgodnie z art. 231 k.s.h., na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników mogą być obecni ci członkowie zarządu, którym wygasł w trakcie poprzedniego roku obrotowego mandat. Byli członkowie zarządu uczestniczą przy sporządzaniu sprawozdania zarządu oraz mają prawo do przeglądania przygotowanego sprawozdania zarządu, sprawozdania finansowego oraz opinii biegłego rewidenta. Byli członkowie zarządu mogą też przedkładać do tych dokumentów w własne opinie na piśmie. Mimo braku regulacji prawnej należy wskazać, że obecność członków zarządu (w tym byłych członków zarządu) na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników jest o tyle dla tych osób istotna, że warto być obecnym przy głosowaniu uchwał nad udzieleniem absolutorium poszczególnym członkom zarządu, gdyż zasadą jest udzielane absolutorium indywidualnie każdemu z członków tego organu kolegialnego.
Niemniej jednak dobrym zwyczajem w spółkach z o.o. jest obecność członków zarządu nie tylko na zwyczajnych zgromadzeniach, lecz też i na nadzwyczajnych zgromadzeniach wspólników, w szczególności, że wspólnicy mogą mieć pytania do zarządu co do bieżącego zarządzania spółką i oczekiwać otrzymania niezbędnych wyjaśnień w tym zakresie.
Przepisy kodeksu spółek handlowych nie wskazują też, kto ma prawo otwarcia zgromadzenia wspólników w spółce z o.o.. Utartym zwyczajem jest, że zgromadzenie wspólników otwiera prezes zarządu. Może to być przedstawiciel większościowego wspólnika, który będzie otwierał zgromadzenie wspólników i zarządzał wybór przewodniczącego tego zgromadzenia. Może też to być osoba wyznaczona przez zarząd w uchwale zarządzającej zwołanie zgromadzenia wspólników.
Na koniec warto pamiętać, że na zgromadzeniu wspólników pełnomocnikiem wspólnika nie może być członek zarządu lub inna osoba, która jest zatrudniona przez spółkę na podstawie umowy o pracę (art. 243 k.s.h.).
