W umowach spółek z ograniczoną odpowiedzialnością często wprowadza się następujący zapis: „Zarząd może wypłacić zaliczkę na poczet przewidywanej dywidendy za rok obrotowy, jeżeli zaistnieją warunki wymagane przepisami.”.
Standardowo takimi warunkami są: (1) zatwierdzone sprawozdanie finansowe za poprzedni rok obrotowy wykazało zysk, (2) zaliczka nie jest większa niż połowa zysku osiągniętego od końca poprzedniego roku obrotowego, powiększona o kapitały rezerwowe utworzone z zysku, którymi w celu wypłaty zaliczek może dysponować zarząd, oraz pomniejszona o niepokryte straty i udziały własne, (3) spółka ma odpowiednie środki finansowe, które mogą być przeznaczone na wypłatę zaliczki. Umowa spółki może wprowadzać dodatkowe warunki uprawniające do wypłaty zaliczki na poczet dywidendy, np.: dodatkowym warunkiem wypłaty zaliczki może być przeprowadzenie badania przez biegłego rewidenta sprawozdania finansowego Spółki za okres pierwszego półrocza, które potwierdzi zakładaną wysokość zysku netto spółki osiągniętego od końca poprzedniego roku obrotowego.
Dotychczas jednak przepisy nie regulowały zdarzającej się w praktyce sytuacji, gdy zaliczki na poczet zysku zostały wypłacone w znacznie wyższej wysokości niż faktycznie zrealizowany przez spółkę zysk za cały rok obrotowy a więc , gdy po zakończeniu roku okazało się, że spółka odnotowała stratę albo osiągnęła zysk w znacznie niższej wysokości od wypłaconych zaliczek.
Zgodnie z przepisami kodeksu spółek handlowych w przypadku, gdy zaliczek w trakcie roku obrotowego została dokonana zgodnie z postanowieniami umowy spółki oraz zgodnie z przepisami zawartymi w art. 194 i art. 195 k.s.h., spółka nie mogła żądać od udziałowców zwrotu nadpłaconych kwot.
Dlatego też, aby uregulować opisaną sytuację został wprowadzony przepis stanowiący, iż w sytuacji nadpłaty zaliczek na poczet przyszłej dywidendy wspólnicy zwracają zaliczki w (art. 195 § 11 k.s.h.):
1) całości – w przypadku odnotowania przez spółkę straty albo
2) części odpowiadającej wysokości przekraczającej zysk przypadający wspólnikowi za dany rok obrotowy – w przypadku osiągnięcia zysku w wysokości mniejszej od wypłaconych zaliczek na poczet przewidywanej dywidendy.
Na podstawie powyższego przepisu spółka może żądać zwrotu nadpłaconej zaliczki, gdy spółka odnotowała stratę bądź też zrealizowany zysk jest mniejszy niż przewidywano.