jedyny członek zarządu Archives - Zakładanie spółek

Jednoosobowa spółka z o.o. i umowa o pracę. Czy prezes zarządu może zatrudnić samego siebie?

Jeden z naszych Klientów, który prowadzi jednoosobową spółkę z o.o., jest jej jedynym wspólnikiem i jedynym członkiem zarządu, złożył nam takie oto zlecenie: „proszę przygotować dla mnie umowę o pracę na najniższe wynagrodzenie”. Z pozoru sprawa wydaje się prosta. Skoro spółka z o.o. jest odrębną osobą prawną, to może zatrudnić pracownika i jak się wydaje też i samego prezesa zarządu. Problem polega na tym, że w tej sytuacji ten „pracownik” jest jednocześnie jedynym udziałowcem i jej jedynym członkiem zarządu. I właśnie tu zaczynają się poważne problemy tej sytuacji.

Najkrótsza odpowiedź, czy można taką umowę o pracę przygotować, brzmi tak: co do zasady nie jest to dobre ani bezpieczne rozwiązanie dla prezesa zarządu (jedynego udziałowca) ani też dla jednoosobowej spółki z o.o., gdy klient ma być zatrudniony jako pracownik w swojej spółce z o.o., a jego obowiązki miałyby pokrywać się z prowadzeniem spraw spółki. W takim modelu największy problem dotyczy istoty stosunku pracy. Umowa o pracę wymaga bowiem trwałego i rzeczywistego podporządkowania pracownika pracodawcy, wykonywania pracy pod kierownictwem, w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę oraz za wynagrodzeniem (art. 22 § 1 k.p.). Jeżeli ktoś faktycznie wydaje polecenia sam sobie, kontroluje sam siebie i rozlicza sam siebie, to bardzo trudno mówić o rzeczywistym stosunku pracy (art. 22 § 1 k.p.).

Dwa odrębne problemy: reprezentacja spółki i rzeczywisty stosunek pracy

W takich sprawach trzeba oddzielić od siebie dwie kwestie. Pierwsza to prawidłowe zawarcie samej umowy o pracę. Druga kwestia to odpowiedź na pytanie, czy nawet prawidłowo zawarta umowa o pracę rzeczywiście tworzy stosunek pracy.

Od strony formalnej ustawodawca przewidział szczególne zasady zawierania umów między spółką z o.o. a członkiem jej zarządu. Jeżeli jedyny wspólnik jest zarazem jedynym członkiem zarządu, to nie stosuje się zwykłej reguły reprezentacji przez radę nadzorczą albo pełnomocnika. W takim wypadku czynność prawna między tym wspólnikiem/członkiem zarządu a reprezentowaną przez niego spółką wymaga formy aktu notarialnego, a notariusz zawiadamia o niej sąd rejestrowy (art. 210 § 2 k.s.h.). To oznacza, że „zwykła” umowa o pracę (zawarta nie w formie aktu notarialnego), nawet bardzo starannie przygotowana, będzie obarczona zasadniczą wadą formalną (art. 210 § 2 k.s.h.).

To jednak dopiero pierwszy problem. Nawet zachowanie formy aktu notarialnego nie załatwia jednak sprawy. Sąd Najwyższy od lat podkreśla, że o tym, czy mamy do czynienia ze stosunkiem pracy, nie decyduje forma dokumentu, nazwa umowy ani samo opłacanie składek na ZUS. Liczy się to, czy strony rzeczywiście realizują elementy właściwe dla zatrudnienia pracowniczego, a więc czy w relacji istnieje podporządkowanie pracownika, wykonywanie pracy na cudze ryzyko i pod cudzym kierownictwem. W wyroku z 13 września 2016 r., III UK 226/15, Sąd Najwyższy przypomniał, że samo formalne zawarcie umowy, wypłata wynagrodzenia czy zgłoszenie do ubezpieczeń nie przesądzają jeszcze o istnieniu stosunku pracy; istotne jest „faktyczne i rzeczywiste” wykonywanie zatrudnienia o cechach pracowniczych. W tej samej linii orzeczniczej Sąd Najwyższy wskazywał też, że nie da się sensownie obronić koncepcji podporządkowania pracownika „samemu sobie”.

Dlaczego w jednoosobowej spółce z o.o. etat prezesa zwykle się nie obroni

W klasycznym modelu zatrudnienia pracodawca organizuje pracę, wydaje polecenia, kontroluje wykonanie zadań i ponosi ryzyko gospodarcze. Tymczasem w jednoosobowej spółce z o.o., w której jedyny wspólnik jest równocześnie jedynym członkiem zarządu, ta sama osoba skupia w swoich rękach pełnię władzy właścicielskiej i zarządczej. To on decyduje o wszystkim. Z tego powodu ZUS od lat wprost wskazuje, że nie można zatrudnić jako pracownika jedynego wspólnika, który jest jednocześnie jedynym członkiem zarządu jednoosobowej spółki z o.o., chyba że jego obowiązki w ogóle nie polegają na kierowaniu spółką ani prowadzeniu jej spraw. To zastrzeżenie jest bardzo ważne, ale w praktyce ma znaczenie raczej wyjątkowe.

Orzecznictwo sądowe idzie w tym samym kierunku. W materiałach opublikowanych na stronach ZUS przywołano m.in. wyrok Sądu Najwyższego z 7 kwietnia 2010 r., II UK 177/09, w którym zaznaczono, że podporządkowanie jedynemu wspólnikowi jako zgromadzeniu wspólników ma w takim układzie „abstrakcyjny, sztuczny charakter”, skoro ta sama osoba jest jednocześnie jedynym wspólnikiem spółki. Z kolei w wyroku z 11 września 2013 r., II UK 36/13, Sąd Najwyższy stwierdził, że jedyny lub niemal jedyny wspólnik co do zasady nie może pozostawać ze spółką w stosunku pracy, ponieważ status pracownika zostaje „wchłonięty” przez status właściciela spółki z o.o.. Te wypowiedzi dobrze oddają dominujące podejście praktyki i sądów wobec zagadnienia zatrudnienia prezesa zarządu w jednoosobowej spółce z o.o..

Warto przy tym dodać, że orzecznictwo nie mówi, iż umowa o pracę jedynego wspólnika jest niemożliwa zawsze i w każdej konfiguracji. W wyroku z 13 września 2016 r., III UK 226/15, Sąd Najwyższy zastrzegł, że sam art. 8 ust. 6 pkt 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych nie wyłącza automatycznie każdej umowy o pracę jedynego wspólnika spółki z o.o.. Innymi słowy, teoretycznie można sobie wyobrazić wyjątkową sytuację faktyczną, w którym jedyny wspólnik wykonuje na rzecz spółki rzeczywiście odrębną, podporządkowaną pracę, całkowicie niezwiązaną z zarządzaniem spółką. Tyle że w sprawach sądowych sądy bardzo wnikliwie badają, czy nie chodzi wyłącznie o próbę fikcyjnego zatrudnienia prezesa zarządu.

ZUS i tak widzi tu odrębny tytuł ubezpieczeniowy

To jest drugi powód, dla którego pomysł „stwórzmy etat dla prezesa na najniższą krajową” często okazuje się chybiony. Wspólnik jednoosobowej spółki z o.o. jest bowiem przez ustawę o systemie ubezpieczeń społecznych traktowany jako osoba prowadząca pozarolniczą działalność gospodarczą. Z tego tytułu podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym, a podstawą nie jest faktyczne prowadzenie działalności gospodarczej, lecz posiadanie statusu jedynego wspólnika (art. 6 ust. 1 pkt 5 w zw. z art. 8 ust. 6 pkt 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). W uchwale z 21 lutego 2024 r., III UZP 8/23, Sąd Najwyższy potwierdził bardzo wyraźnie, że jedyny wspólnik spółki z o.o. podlega obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym z tego właśnie tytułu niezależnie od tego, czy spółka faktycznie prowadzi działalność.

To oznacza, że klient nie „ucieknie” od statusu wspólnika jednoosobowej spółki z o.o. przez samo podpisanie umowy o pracę. Jeżeli ZUS uzna, że stosunek pracy był pozorny albo nie spełniał cech z art. 22 k.p., pozostanie tytuł ubezpieczeniowy wynikający z bycia jedynym wspólnikiem spółki z o.o.. W praktyce może to prowadzić do sporów o prawidłowość zgłoszeń, korekty dokumentów ubezpieczeniowych i płatności na poczet ubezpieczenia społecznego a czasem także do zakwestionowania rozliczeń wynagrodzenia po stronie spółki.

Czy są sytuacje wyjątkowe, gdy umowa o pracę może być obroniona?

Tak, są, ale trzeba je stosować bardzo ostrożnie. ZUS sam przyznaje, że wyjątek może dotyczyć sytuacji, w której obowiązki zatrudnionego wspólnika nie polegają na kierowaniu spółką ani na prowadzeniu jej spraw. W takim wariancie należałoby wykazać realne podporządkowanie pracownika. To wymagałoby bardzo precyzyjnego rozdzielenia ról, rzeczywistego wyodrębnienia stanowiska pracy, wyznaczenia osoby nadzorującej pracę oraz takiego ułożenia kompetencji, aby klient nie wydawał poleceń sam sobie i nie rozliczał samego siebie z wykonania obowiązków pracowniczych.

Tyle że przy takim układzie, w którym ta sama osoba jest zarazem jedynym wspólnikiem i jedynym członkiem zarządu, wykazanie takiej konstrukcji jest skrajnie trudne. W nowszym orzecznictwie Sąd Najwyższy podkreślał, że nawet tam, gdzie pojawia się prokurent czy inna osoba pełniąca funkcje nadzorcze, ostatecznie trzeba zbadać, czy zatrudniony wspólnik ma realny wpływ na funkcjonowanie spółki i czy podporządkowanie nie jest fikcyjne.

Co w takiej sytuacji doradzić klientowi zamiast etatu

W opisanym stanie faktycznym rozsądniejszym rozwiązaniem będzie zastanowienie są nad możliwością wprowadzenia drugiego wspólnika do spółki i wynagrodzenia za pełnienie funkcji członka zarządu albo zawarcie umowy menedżerskiej.

Przebudowa struktury własnościowej spółki, w praktyce oznacza odejście od modelu jednoosobowej spółki z o.o. i dopuszczenie do spółki drugiego wspólnika, który nie będzie wspólnikiem iluzorycznym, oraz takie przeorganizowanie organów i relacji wewnętrznych, aby dało się obronić realne podporządkowanie pracownicze. ZUS wprost zaznacza, że w spółce wieloosobowej zatrudnienie członka zarządu na podstawie umowy o pracę może być dopuszczalne, ale tylko wtedy, gdy udział innego wspólnika nie ma charakteru pozornego, a reprezentacja przy zawieraniu umowy jest zgodna z art. 210 § 1 k.s.h.

Jakie dokumenty trzeba przygotować?

Jeżeli klient w obecnym modelu, czyli jako jedyny wspólnik i jedyny członek zarządu, prosi wyłącznie o „dokumenty do zatrudnienia na umowę o pracę”, to odpowiedzialna odpowiedź prawnika powinna zacząć się nie od wzoru umowy, lecz od pisemnej opinii albo przynajmniej mailowego stanowiska, w którym wyraźnie będzie wskazane, że taki model zatrudnienia prezesa zarządu i jedynego wspólnika jest bardzo ryzykowny i co do zasady nie powinien być rekomendowany. Takie stanowisko powinno opisywać dwa ryzyka: nieważność czynności prawnej z powodu niezachowania formy aktu notarialnego oraz wysokie ryzyko zakwestionowania samego stosunku pracy z uwagi na brak podporządkowania i nakładanie się roli właścicielskiej i zarządczej z pracowniczą (art. 210 § 2 k.s.h.; art. 22 § 1 k.p.).

Jeżeli mimo to klient chce dalej analizować wariant „etatu dla prezesa zarządu”, to kolejnym dokumentem powinien być projekt umowy o pracę wraz z jednoznacznym zastrzeżeniem, że w tej konfiguracji nie wystarczy zwykła forma pisemna. Sama czynność wymagała zachowania formy aktu notarialnego (art. 210 § 2 k.s.h.).

Następnie, jeżeli ktoś naprawdę chciałby bronić tezy o istnieniu stosunku pracy, trzeba byłoby przygotować bardzo szczegółowy opis stanowiska pracy, zakres obowiązków całkowicie niezwiązany z prowadzeniem spraw spółki i zarządzania nią, ustalenia zasad podległości służbowej, sposobu wydawania poleceń, zasady kontroli czasu pracy, miejsca wykonywania pracy oraz dokumentów pokazujących, kto i jak faktycznie nadzoruje pracownika. Bez takiej dokumentacji obrona etatu jest jeszcze trudniejsza.

Wniosek praktyczny dla kancelarii prawnej

Jeżeli klient jest jedynym wspólnikiem i jedynym członkiem zarządu jednoosobowej spółki z o.o. i chce „zatrudnić się” w tej spółce na umowę o pracę z minimalnym wynagrodzeniem, to co do zasady takiego rozwiązania nie powinno się realizować.

Reprezentacja dwuosobowa a jeden członek zarządu w spółce z o.o.

W praktyce funkcjonowania spółek z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.) kwestia reprezentacji stanowi jeden z kluczowych elementów zarządzania i prowadzenia działalności gospodarczej. Szczególne znaczenie ma to w kontekście spółek, w których skład zarządu wchodzi dwóch lub więcej członków, a sposób reprezentacji spółki jest ustalany w umowie spółki i wpisany do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). W niniejszym artykule omówimy między innymi dwa zagadnienia, które najczęściej budzą wątpliwości przedsiębiorców:

Jak wygląda reprezentacja spółki w przypadku rezygnacji jednego z dwóch członków zarządu wieloosobowego?
Czy jeden członek zarządu może reprezentować spółkę?

Przy omawianiu tematu powołamy się na orzecznictwo, które precyzuje sposób, w jaki należy traktować reprezentację spółki w takiej sytuacji.

Reprezentacja spółki w kontekście zarządu wieloosobowego

W spółkach z o.o. przyjęty model zarządu wieloosobowego oznacza, że do podejmowania decyzji i reprezentowania spółki wymagana jest współpraca więcej niż jednej osoby. Umowa spółki może określić, że pewne czynności prawne wymagają łącznego działania członków zarządu – tzw. reprezentacji łącznej – lub alternatywnie, określić, że spółkę reprezentuje każdy z członków zarządu z osobna. Zasady te znajdują odzwierciedlenie w przepisach Kodeksu spółek handlowych (KSH), w szczególności w art. 205 § 1.

Rezygnacja jednego z członków zarządu wieloosobowego

W przypadku, gdy spółka z o.o. funkcjonuje w modelu zarządu wieloosobowego, a jeden z członków zarządu zdecyduje się na rezygnację, pojawiają się pytania o skutki takiej decyzji dla sposobu reprezentacji spółki. Kluczowym aspektem jest wtedy ocena czy zmiana liczebności zarządu wpływa na sposób reprezentowania spółki.

Gdy zarząd przestaje być wieloosobowy, a pozostaje w nim tylko jeden członek zarządu, wówczas następuje „przekształcenie” systemu reprezentacji. Jak wynika z orzeczenia Sądu Najwyższego z 15 grudnia 2016 r. (II CSK 163/16, Legalis nr 1564970), istnienie zarządu jednoosobowego powoduje dezaktualizację potrzeby określania szczegółowych technik reprezentowania spółki, które mają zastosowanie wyłącznie w przypadku zarządu wieloosobowego. Oznacza to, że gdy dojdzie do rezygnacji jednego z członków, a zarząd pozostaje jednoosobowy, dotychczasowy sposób reprezentacji zawarty w umowie spółki lub wpisany do KRS nie ma zastosowania – jednoosobowy zarząd automatycznie zyskuje prawo do samodzielnego reprezentowania spółki z o.o..

Reasumując – w przypadku rezygnacji jednego z członków zarządu wieloosobowego, pozostający w spółce jedyny członek zarządu staje się reprezentantem spółki, działając na podstawie przepisów art. 201 § 1, art. 204 § 2 oraz art. 205 § 1 k.s.h..

Czy jeden członek zarządu może reprezentować spółkę?

Drugie, niemniej istotne pytanie brzmi: czy jedyny członek zarządu może samodzielnie reprezentować spółkę? Odpowiedź jest zasadniczo twierdząca, jednak jej konkretna odpowiedź zależy od dotychczasowych ustaleń dotyczących reprezentacji.

Sposób reprezentacji wpisany do KRS

Reprezentacja spółki jest często określana przez zapis w umowie spółki, który zostaje następnie odnotowany w Krajowym Rejestrze Sądowym. Przykładowo, możliwe jest określenie, że spółkę reprezentuje zarząd łącznie z prokurentem lub na zasadzie łącznej reprezentacji („dwóch członków zarządu łącznie”). Jednak, jak zauważono w postanowieniu NSA z dnia 22 października 2020 r. (II GZ 302/20, Legalis nr 2496109), taki zapis obowiązuje tylko w przypadku, gdy zarząd jest wieloosobowy: „Sposób reprezentacji wpisany do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) obowiązuje jedynie w przypadku, gdy zarząd spółki jest wieloosobowy. Nawet jeśli w sposobie reprezentacji spółki wskazane jest, że członek zarządu reprezentuje spółkę łącznie z prokurentem, a zarząd jest jednoosobowy, to spółkę może reprezentować jedyny członek zarządu, samodzielnie, bez udziału prokurenta.”.

Jedyny członek zarządu ma prawo do samodzielnego reprezentowania spółki

Nawet jeśli w umowie spółki wpisano sposób reprezentacji, w którym jeden z członków zarządu miałby działać łącznie z prokurentem, w sytuacji, gdy zarząd jest jednoosobowy, to jedyny członek zarządu ma prawo do samodzielnego reprezentowania spółki bez udziału prokurenta. Orzeczenie to podkreśla zasadę swobody działania jednoosobowego zarządu, wynikającą z art. 205 § 1 KSH.

Dodatkowo, postanowienie SN z dnia 24 lipca 2013 r. (III CNP 1/13, Legalis nr 741879) wskazuje, że ograniczanie prawa jednoosobowego zarządu do reprezentowania spółki poprzez ustanowienie obowiązku działania łącznie z inną osobą (np. prokurentem) jest nieefektywne i bezskuteczne: „Interpretacja wskazanych przepisów dokonana przez Sąd Okręgowy, odnosząca postanowienia art. 205 § 1 k.s.h., dotyczące sposobu reprezentacji, tylko do wieloosobowego zarządu spółki, nawiązuje do stanowiska przyjmowanego przez wielu autorów i wyrażonego również w orzecznictwie Sądu Najwyższego (por. uchwałę z dnia 29 listopada 1991 r., III CZP 125/91, OSNC 1992/6/102; uchwała wykłada wprawdzie art. 199 k.h., jednak zawarta w niej argumentacja zachowuje aktualność także na gruncie art. 205 k.s.h.), że łączny sposób reprezentacji dotyczyć może jedynie wypadków, kiedy zarząd w spółce jest wieloosobowy. Natomiast a contrario z przepisu tego wynika, że jeżeli zarząd jest jednoosobowy, osoba stanowiąca zarząd ma prawo samoistnego reprezentowania spółki, a ograniczanie jej prawa przez ustanowienie obowiązku działania z inną osobą (np. prokurentem), jest bezskuteczne. Przemawia za tym ocena skutków takiego określenia sposobu reprezentacji, która – w wypadku niepowołania prokurentów prowadziłaby do uniemożliwienia prawidłowo ustanowionemu zarządowi reprezentowania spółki.”.

Konsekwencje zmiany modelu reprezentacji

W praktyce oznacza to, że jeżeli spółka początkowo funkcjonowała z zarządem wieloosobowym, a umowa spółki określała sposób reprezentacji wymagający łącznego działania (np. dwóch członków zarządu lub jednego członka zarządu wraz z prokurentem), to po rezygnacji jednego z członków następuje automatyczna zmiana tej zasady. W sytuacji, gdy pozostaje tylko jeden członek zarządu, stosuje się art. 205 k.s.h., który daje temu jedynemu członkowi pełne prawo do reprezentowania spółki samodzielnie.

Podsumowując, jeden członek zarządu może reprezentować spółkę, nawet jeżeli pierwotnie sposób reprezentacji wskazywał na konieczność łącznego działania, pod warunkiem, że w wyniku zmian organizacyjnych lub rezygnacji jednej z osób zarząd staje się jednoosobowy. Taka sytuacja jest potwierdzana zarówno w orzecznictwie Sądu Najwyższego, jak i orzeczeniach NSA.

Aspekty praktyczne i konsekwencje dla funkcjonowania spółki

Zmiana sposobu reprezentacji spółki, wynikająca z rezygnacji jednego z członków wieloosobowego zarządu, może mieć istotne konsekwencje praktyczne. Właściciele spółki powinni pamiętać, że:

Aktualizacja danych w KRS: Po zmianie składu zarządu konieczne jest niezwłoczne zgłoszenie zmiany do Krajowego Rejestru Sądowego. Wpis w KRS powinien odzwierciedlać aktualny stan, czyli informować, że zarząd jest jednoosobowy i wskazywać, że reprezentację spółki sprawuje jedyny członek zarządu.
Przemyślenie zapisów umowy spółki: Warto już na etapie tworzenia lub aktualizacji umowy spółki dokładnie określić zasady reprezentacji, z uwzględnieniem możliwości zmiany składu zarządu. Precyzyjne sformułowanie mechanizmu reprezentacji pozwoli uniknąć późniejszych sporów w przypadku zmian personalnych w zarządzie spółki.
Bezpieczeństwo i klarowność działań: Jednoosobowy zarząd, działając na podstawie art. 205 KSH, powinien być świadomy swoich uprawnień. Ograniczanie prawa reprezentacji przez mechanizmy przewidziane dla zarządu wieloosobowego może prowadzić do niejasności, a w skrajnych przypadkach – do niepotrzebnych sporów sądowych. Dlatego też, stosowanie jednoznacznych zapisów jest kluczowe dla bezpieczeństwa transakcji i codziennej działalności spółki.
Wpływ na relacje z kontrahentami: Dla kontrahentów i partnerów biznesowych ważne jest, aby wiedzieli, kto jest uprawniony do reprezentowania spółki. Zmiana modelu reprezentacji powinna być jasno komunikowana, aby nie dochodziło do sytuacji, w których kontrahenci działają na podstawie przestarzałych informacji zawartych w KRS.

Podsumowując, odpowiedzi na postawione pytania brzmią następująco:

Jak wygląda reprezentacja spółki w przypadku rezygnacji jednego z dwóch członków zarządu wieloosobowego? W przypadku rezygnacji jednego z członków zarządu wieloosobowego, gdy w wyniku tej zmiany zarząd staje się jednoosobowy, jedyny pozostający członek zarządu nabywa prawo do samodzielnego reprezentowania spółki. Dotychczasowy sposób reprezentacji wpisany do KRS, który mógł wymagać łącznego działania, traci wtedy moc, ponieważ stosuje się ogólne przepisy art. 205 KSH, co jest potwierdzone przez orzecznictwo sądów (wyrok Sądu Najwyższego z 15.12.2016 r., sygn.. akt II CSK 163/16).
Czy jeden członek zarządu może reprezentować spółkę? Tak, jeden członek zarządu może reprezentować spółkę, jeżeli zarząd funkcjonuje jako jednoosobowy. Ograniczanie prawa do samodzielnej reprezentacji poprzez zapisy przewidziane dla zarządu wieloosobowego jest bezskuteczne, co zostało potwierdzone zarówno w postanowieniu Sądu Najwyższego z 24 lipca 2013 r., III CNP 1/13, jak i w postanowieniu NSA z 22 października 2020 r., sygn.. akt II GZ 302/20.