Natomiast dzięki temu, że ponad roku zmiany w spółkach dokonywane są jedynie ze pomocą Internetu to każdy może sprawdzić, jakie dane zostały zmienione w poszczególnych spółkach i do wejrzenia w akta spółki nie jest konieczne zalogowanie się do systemu Repozytorium Akt Rejestrowych.
Do sprawdzenia co zostało zgłoszone w danej spółce wystarczy wejść na stronę Repozytorium Akt Rejestrowych, wpisanie numeru KRS i system wyświetli wszystkie już zarejestrowane i rozpoznane sprawy jak i sprawy czekające na decyzję referendarza sądowego.
Co ważniejsze, przy każdej zgłoszonej zmianie można wejrzeć w poszczególne dokumenty. Można też obejrzeć wypełnione formularze wnioskowe do KRS i przeczytać zapadłe w danej sprawie orzeczenia referendarza sądowego.
Należy jednak pamiętać, że elektroniczny wgląd w dokumenty dotyczące danej spółki są widoczne jedynie, gdy zostały złożone po 1 lipca 2021 roku. Wcześniejsze dokumenty są dostępne wyłącznie w siedzibach sądów gospodarczych, w których przechowywane są papierowe akta rejestrowe spółek.
Proces przekształcenia jednoosobowej działalności gospodarczej kończy się dokonaniem wpisu przez KRS wskazującym na powstanie przekształconej spółki z o.o..
Osoba fizyczna przekształcająca prowadzoną przez siebie działalność gospodarczą w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością musi jeszcze wykonać kilka czynności po powstaniu spółki z o.o..
Zgłoszenie przekształcenia do CEIDG
Pierwszym ważnym obowiązkiem jest wykreślenie prowadzonej działalności gospodarczej z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Po zalogowaniu się do Serwisu informacyjno-usługowego dla przedsiębiorcy należy zaznaczyć: „Chcę trwale zakończyć wykonywanie działalności gospodarczej”, „Nie chcę edytować danych we wpisie CEIDG” oraz wpisać Datę powstania zmiany. Data powstania zmiany to dzień, w którym spółka z o.o. została wpisana do KRS-u. W Edycji wpisu w CEIDG należy zaznaczyć możliwość edycji wszystkich zmian. W zakładce „Wykreślenie wpisu z CEIDG” wskazać, że chodzi o przypadek „Przekształcenia w jednoosobową spółkę kapitałową”. Wniosek należy podpisać elektronicznie i wysłać.
Obowiązki wobec ZUS
Przekształcenie jednoosobowo prowadzonej działalności gospodarczej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, powoduje postanie obowiązku ubezpieczeniowego z tytułu ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego. Jednakże przedtem trzeba dokonać wyrejestrowania siebie z ubezpieczeń z tytułu dotychczas prowadzonej działalności gospodarczej. Jeśli dokonano zgłoszenia przekształcenia działalności gospodarczej w jednoosobową spółkę kapitałową, co zostało opisane powyżej, to wyrejestrowanie działalności gospodarczej z CEIDG oznacza też jednoczesne wyrejestrowanie przedsiębiorcy z ZUS. Formularz ZUS ZWPA jest tworzony automatycznie i zgłoszenie wyrejestrowania z CEIDG oznacza też wyrejestrowanie się z ZUS jako płatnika składek.
Niemniej jednak należy, będąc jedynym wspólnikiem spółki z o.o. dokonać zgłoszenia się do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego z nowym kodem tytułu ubezpieczenia w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeń, a więc od dnia zarejestrowania spółki z o.o. w Krajowym Rejestrze Sądowym.
Warto też pamiętać o innych obowiązkach związanych z przekształceniem działalności gospodarczej w spółkę z o.o.:
W urzędzie skarbowym należy zgłosić informację o zaprzestaniu wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu VAT w urzędzie skarbowym (formularz VAT-Z);
Nowopowstała spółka z o.o. powinna złożyć dane uzupełniające (formularz NIP-8) oraz złożyć zgłoszenie rejestracyjne dla celów VAT (formularz VAT-R) oraz rozważyć konieczność nabycia i rejestracji kas fiskalnych.
Siedzibą spółki jest zawsze miejscowość, w której ma siedzibę zarząd spółki z o.o., co wynika z art. 41 k.c.: Jeżeli ustawa lub oparty na niej statut nie stanowi inaczej, siedzibą osoby prawnej jest miejscowość, w której ma siedzibę jej organ zarządzający. Siedzibą jest zatem miasto lub wieś określone w umowie spółki i najczęściej na początku umowy spółki z o.o. zawarte jest takie postanowienie: Siedzibą Spółki jest Piaseczno (Warszawa, Nowa, Wola, itp.).
Adresem spółki będzie wskazanie dokładnego, stałego miejsca, w którym się spotyka zarząd spółki z o.o., będzie więc to doprecyzowanie, jeśli siedzibą spółki jest Piaseczno to adresem może być, na przykład: ul. Raszyńska 14 lok. 6, 05-500 Piaseczno. Warto pamiętać, że konkretnego adresu nie podaje się w umowie spółki, gdyż w umowie spółki poddaje się jedynie siedzibę spółki (miejscowość).
Zmiana siedziby spółki
Ponieważ siedziba (miejscowość) spółki jest podawana w umowie spółki z o.o., toteż, jeśli wspólnicy spółki chcą zmienić siedzibę są zobowiązani do dokonania zmiany umowy spółki. Tutaj mamy dwa możliwe warianty działania: (1) jeśli spółka z o.o. była zakładana w systemie s24 to należy zmianę umowy spółki przeprowadzić w tym systemie; (2) jeśli umowa spółki z o.o. była zawierana u notariusza to i zmiana umowy spółki musi być przeprowadzona za pośrednictwem notariusza i zaprotokołowana w formie aktu notarialnego. Zmiana siedziby spółki zawsze jest dokonywana uchwałą zgromadzenia wspólników. Ponieważ jest to zmiana umowy spółki to jest ona ważna od chwili jej zarejestrowania przez sąd rejestrowy (wpis konstytutywny).
Warto pamiętać, że zmianę dokonaną w systemie s24 należy zgłosić w terminie 7 dni a zmianę siedziby przeprowadzoną u notariusza należy zarejestrować w Portalu Rejestrów Sądowych w terminie 6 miesięcy od podjęcia uchwały zgromadzenia wspólników o zmianie siedziby. Zmiana umowy spółki z o.o., która nie została zgłoszona do sądu rejestrowego w tych terminach nie wywołuje skutków prawnych (art. 256 § 3 w zw. z art. 169 k.s.h.).
Zmiana adresu spółki
Jeśli zmiana adresu spółki jest dokonywana w ramach tej samej miejscowości (np.: zmiana z 05-500 Piaseczno, ul. Raszyńska 14 lok. 6 na 05-500 Piaseczno, ul. T. Kościuszki 14) to taka zmiana nie wymaga zmiany umowy spółki, a więc nie jest konieczne zwołanie zgromadzenia wspólników. Zmianę adresu spółki dokonujemy jedynie uchwałą zarządu spółki z o.o..
Zmiana adresu spółki jest prawnie skuteczna od momentu wskazanego w uchwale zarządu, np. od 1 listopada 2022 r. lub od podjęcia uchwały (wpis deklaratoryjny). Zmiana adresu spółki musi być zgłoszona do rejestru s24 lub do Portalu Rejestrów Sądowych. Zarząd spółki zgłasza zmianę adresu w terminie 7 dni od dnia wejścia w życie uchwały zarządu o zmianie adresu spółki (art. 22 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym).
Opłata od zgłoszenia zmiany siedziby i zmiany adresu spółki
Opłata w sprawie zmiany siedziby i zmiany adresu spółki z o.o. w Portalu Rejestrów Sądowych jest taka sama i wynosi 250 zł za zgłoszenie zmiany do KRS oraz 100 zł za ogłoszenie zmiany w Monitorze Gospodarczym i Sądowym.
Zamiana składu osób reprezentujących spółkę z o.o. (członków zarządu, likwidatorów i prokurentów) wymaga zgłoszenia do Krajowego Rejestru Sądowego. Do wniosku o zmianę składu osób reprezentujących spółkę z o.o. należy dołączyć zgodę tych osób na ich powołanie na funkcję członka zarządu, prokurenta, likwidatora. Dodatkowo należy też dołączyć informację o adresach do doręczeń dla tych osób. Wystarczającą formą takiej zgody jest zwykła forma pisemna.
Treść oświadczenia osoby powoływanej
Zgoda osoby, która ma być powołana do zarządu, powinna też zawierać dodatkowe oświadczenie tej osoby, wynikające z art. 18 k.s.h., że osoba ta:
ma pełną zdolność do czynności prawnych oraz
nie została skazana prawomocnym wyrokiem za przestępstwa określone w przepisach rozdziałów XXXIII-XXXVII Kodeksu karnego oraz w art. 587, art. 590 i art. 591 kodeksu spółek handlowych.
Trzy wyjątki od obowiązku złożenia zgody na powołanie
Istnieją trzy wyjątki od powyższego obowiązku złożenia zgody na powołanie. W przypadku, gdy: (1) osoba powoływana do składu osób reprezentujących spółkę z o.o. sama podpisuje wniosek o zmianę, lub (2) ta osoba udzieliła pełnomocnictwa do złożenia wniosku o wpis albo (3) zgoda tej osoby jest zawarta w protokole z posiedzenia zgromadzenia wspólników lub umowie spółki – dodatkowe dołączenie zgody na powołanie nie jest wymagane.
Lista adresów do doręczeń do członków zarządu
Do wniosku o zarejestrowanie zmiany osób reprezentujących spółkę należy też dołączyć adresy do doręczeń tych osób (członków zarządu, likwidatorów i prokurentów). Informacja o adresach do doręczeń dla osób reprezentujących spółkę powinna musi umożliwiać doręczanie pism przez sąd rejestrowy tym osobom.
Lista adresów do doręczeń do udziałowców
Do wniosku o zmianę składu osób reprezentujących spółkę z o.o. dołącza się też listę adresową osób uprawionych do powołania zarządu (imię i nazwisko oraz adres do doręczeń albo firmę lub nazwę i siedzibę członków organów lub osób uprawnionych do powołania zarządu). Dodatkowy obowiązek powstaje, gdy udziałowcem jest osoba prawna, gdyż prócz jej danych osobowych należy też podać dane kontaktowe do członków zarządu udziałowca-osoby prawnej.
Wzór oświadczenia członka zarządu:
Warszawa, dnia 7 września 2022 roku
OŚWIADCZENIE
Ja, niżej podpisany, Wojciech Nowak, syn Piotra i Anny, legitymujący się dowodem osobistym ACB 659776, PESEL: 90070112672, adres do doręczeń: Warszawa (02-010), ul. Nasza 51D, oświadczam, że:
1). wyrażam zgodę na powołanie mnie do zarządu ABC sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie i objęcia funkcji Prezesa zarządu;
2). Posiadam pełną zdolność do czynności prawnych;
3). Nie byłem skazany prawomocnym wyrokiem za przestępstwa określone w przepisach rozdziałów XXXIII-XXXVII Kodeksu karnego oraz w art. 587, art.590 i w art. 591 k.s.h.
Wynagrodzenie prokurenta, określone na podstawie uchwały zarządu spółki z o.o., do końca 2021 roku nie podlegało pod ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Przepisy tzw. „Nowego Ładu”, które weszły w życie z początkiem 2022 roku, wprowadziły wątpliwość czy takie wynagrodzenie prokurenta jest objęte przepisami ubezpieczenia zdrowotnego. Ministerstwo Finansów intepretowało zmienione przepisy w ten sposób, że wciąż wynagrodzenie prokurenta nie podlega pod ubezpieczenie zdrowotne, natomiast Zakład Ubezpieczeń Społecznych prezentował odmienne zdanie, informując, że płatnicy powinni odprowadzać od wynagrodzenia prokurenta składki na ubezpieczenie zdrowotne.
Wynagrodzenie prokurenta podlega składce zdrowotnej od 1.07.2022 r.
Ustawodawca postanowił rozwiać istniejące wątpliwości interpretacyjne i uściślił przepis art. 66 ust. 1 pkt 35a) ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych w ten sposób, że objętymi ubezpieczeniem zdrowotnym są od 1 lipca 2022 r.:
„osoby powołane do pełnienia funkcji na mocy aktu powołania oraz prokurenci, które z tego tytułu pobierają wynagrodzenie podlegające opodatkowaniu podatkiem dochodowym niezależnie od kwalifikacji do źródła przychodu w rozumieniu ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1128, z późn. zm.), z wyłączeniem osób uzyskujących przychody, o których mowa w art. 13 pkt 5 lub 6 tej ustawy, których roczne wynagrodzenie z tego tytułu nie przekracza kwoty 6000 zł.”
PIT – dopiero po zakończeniu roku
Od 1 lipca 2022 roku płatnik wypłacający wynagrodzenie prokurentowi musi pobrać 9% składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Ponieważ takie wynagrodzenie prokurenta jest wciąż traktowane jako przychód z innych źródeł (art. 20 ust. 1 ustawy o PIT), to w trakcie roku podatkowego nie są pobierane od takiego wynagrodzenia zaliczki na podatek dochodowy a po zakończeniu roku podatkowego prokurent samodzielnie deklaruje w zeznaniu rocznym uzyskane w poprzednim roku podatkowym wynagrodzenie i będzie miał możliwość skorzystania w rozliczeniu rocznym z podwyższenia kwoty wolnej od podatku do wysokości 30.000 zł oraz podniesienia drugiego progu podatkowego do wysokości 120.000 zł.
Zgodnie z podawanymi informacjami, kodem tytułu do ubezpieczenia wynagrodzenia prokurenta jest kod 22 50 XX. Składkę zdrowotną osobie powołanej należy też wykazywać w raporcie RCA.
Zgodnie z art. 282 k.s.h. likwidacja spółki z o.o. polega na zakończeniu prowadzonych przez spółkę spraw i finalnie do podzielenia majątku likwidowanej spółki pomiędzy wspólników. Powstaje jednak pytanie jak opodatkowane jest przekazanie majątku likwidacyjnego spółki po stronie otrzymujących ten majątek udziałowców i samej likwidowanej spółki z o.o. Warto wiedzieć, że podział pozostałego po likwidacji majątku spółki z o.o. nie może nastąpić wcześniej niż po upływie 6 miesięcy od daty ogłoszenia likwidacji i wezwania wierzycieli do zgłoszenia się ze swoimi wierzytelnościami wobec spółki (art. 286 k.s.h.).
Konsekwencje podatkowe po stronie udziałowca – osoba fizyczna
Zgodnie z przepisami podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT) otrzymanie przez wspólnika spółki z o.o. majątku likwidacyjnego spółki (nie zależenie od tego czy to jest majątek rzeczowy czy też gotówka) oznacza konieczność ustalenia czy nie powstaje obowiązek podatkowy. Takie przekazanie po-likwidacyjnego majątku jest traktowane jako uzyskanie przychodów z zyskach osób prawnych. Nie jest przychodem wartość odpowiadająca kosztowi nabycia / objęcia udziałów w spółce z o.o. i uzyskany przychód będzie podlegać pod opodatkowanie stawką 19% PIT.
Przykładowo, jeśli udziałowiec ma otrzymać majątek warty 60.000 złotych, a wcześniej nabył udziały w spółce z o.o. za kwotę 50.000 złotych, to jego przychód do opodatkowania wynosi 10.000 zł; a podatek dochodowy wyniesie 1.900 zł (60.000 zł – 50.000 zł = 10.000 zł; 10.000 zł * 19% = 1.900 zł). Spółka przekazująca majątek likwidacyjny jest zobowiązana do pobrania tego podatku w momencie przekazywania majątku udziałowcowi.
Konsekwencje podatkowe po stronie udziałowca – osoba prawna
Podobne zasady obowiązują przy przekazaniu majątku likwidacyjnego osobie prawnej przez spółkę z o.o. Przychodem jest wartość przekazywanego majątku, nie zalicza się do przychodu wartości majątku w części odpowiadającej wartości nabycia lub objęcia udziałów w likwidowanej spółce. A więc identyczna kalkulacja, jak w przypadku osoby fizycznej doprowadza nas do takiej samej wartości podatku dochodowego – 1.900 zł.
Konsekwencje podatkowe po stronie likwidowanej spółki
Przekazanie majątku przez likwidowaną spółkę z o.o. jest dla niej neutralne podatkowo z punku widzenia przepisów CIT, ponieważ jest to przekazanie nieekwiwalentne, poza umowne, zasadniczo jest to czynność techniczna (spółka nie otrzyma wynagrodzenia ani też innej odpłatności za przekazanie majątku likwidacyjnego). Co więcej, przekazanie majątku likwidacyjnego jest ostatnią czynnością likwidowanej spółki i po tej czynności spółka z o.o. jest rozwiązywana, a więc nie ma podmiotu, który byłby podatnikiem podatku dochodowego. Powyższe potwierdza wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 4 lipca 2019 r., sygn. akt II FSK 2439/17, stanowiący, że po likwidacyjne wydanie majątku udziałowcom nie generuje przychodu po stronie spółki wydającej ten majątek (ale jest opodatkowane po stronie udziałowców!).
W razie śmierci wspólnika spółki z ograniczoną nieprzekazanie o tym fakcie informacji spółce w formie odpowiedniego zawiadomienia od spadkobierców oznacza, że spółka z o.o. będzie działać tak, jakby zmarły wspólnik wciąż żył (a więc spółka może skutecznie zwoływać zgromadzenia wspólników na adres zmarłego wspólnika).
Brak aktywności spadkobierców zmarłego wspólnika nie może prowadzić do paraliżu działalności spółki z o.o. Powyższe wynika z brzmienia art. 187 k.s.h. który stanowi, że przejście praw na spadkobierców jest wobec spółki z o.o. skuteczne prawnie dopiero od momentu przekazania spółce przez jednego z zainteresowanych spadkobierców zawiadomienia o śmierci wspólnika wraz z postanowieniem o stwierdzeniu nabycia spadku bądź zarejestrowanym aktem poświadczenia dziedziczenia.
Zawiadomienie od spadkobierców
Dopiero z chwilą wykonania obowiązku zawiadomienia spółki z o.o. spadkobiercy wspólnika mogą wykonywać swoje prawa w spółce. Powyższe obejmuje nie tylko możliwość udziału w zgromadzeniu wspólników i wykonywania prawa głosu na tym zgromadzeniu, lecz także wykonywania innych praw korporacyjnych, takich jak przykładowo prawo kontroli obejmującego przeglądanie ksiąg i dokumentów spółki oraz żądania wyjaśnień od zarządu.
W praktyce oznacza to, że jeżeli spółka z o.o. nie otrzymała dowodu przejścia udziałów zmarłego wspólnika na jego następców prawnych, to nie ma obowiązku uwzględniać w swoich działaniach potencjalnych spadkobierców zmarłego. Inaczej mówiąc, spółka z o.o. ma prawo działać tak, jakby przejście udziału zmarłego na spadkobierców nie nastąpiło, choćby nawet spółka powzięła już wiedzę o śmierci wspólnika z innych źródeł.
Co ma zrobić spółka po otrzymaniu zawiadomienia?
Zawiadomienie spółki z o.o. o śmierci wspólnika powinno zostać złożone zarządowi spółki, gdyż ten organ spółki jest uprawniony do odbioru oświadczeń woli adresowanych do spółki. W przypadku wieloosobowego zarządu wystarczy, by zawiadomienie to odebrał w imieniu spółki jeden członek zarządu lub prokurent (co jednoznacznie wynika z art. 205 § 2 k.s.h.).
Zawiadomienie spółki z o.o. o śmierci wspólnika nie musi być sporządzone w szczególnej formie; wystarczy forma pisemna wraz z dowodem nadania i doręczenia przesyłki.
Zarząd spółki z o.o., po otrzymaniu zawiadomienia wraz z postanowieniem o stwierdzeniu nabycia spadku (lub poświadczeniem dziedziczenia), dokonuje zmiany zapisu w księdze udziałów ujawniając w miejsce zmarłego wspólnika jego spadkobierców oraz dokonuje aktualizacji wpisu w KRS poprzez Portal Rejestrów Sądowych, dołączając aktualną listę wspólników, aktualną listę osób uprawnionych do powołania zarządu wraz z ich adresami do doręczeń oraz postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku albo zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia.
