Nowy formularz dotyczący utworzenia adresu do doręczeń elektronicznych
Spółka z o.o. wysyłająca formularz informujący o dokonanych zmianach do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego ma, od 1 stycznia 2025 r., obowiązek wypełnienia i wysłania dodatkowego formularza: ZGŁOSZENIE DANYCH DO UTWORZENIA ADRESU DO DORĘCZEŃ ELEKTRONICZNYCH
W tym dodatkowym formularzu spółka z o.o. wskazuje, iż już posiada adres do doręczeń elektronicznych albo też ma obowiązek przesłania danych niezbędnych do utworzenia nowego adresu do doręczeń elektronicznych przez ministra właściwego ds. cyfryzacji. Adres ten jest tworzony automatycznie.
W tym formularzu dotyczącym zgłoszenia danych do utworzenia adresu do doręczeń elektronicznych należy podać dane podmiotu, dla którego jest zakładany adres do doręczeń elektronicznych oraz dane administratora tej skrzynki (imię, nazwisko, PESEL, email).
Adres do doręczeń elektronicznych w Koncie Przedsiębiorcy
O tym, że adres do doręczeń elektronicznych i skrzynka działają poprawnie spółka z o.o. zostanie powiadomiona emailowo przez portal e-Doręczeń. Po otrzymaniu emaila należy aktywować adres do doręczeń elektronicznych (Jak aktywuję skrzynkę do e-Doręczeń?).
Po założeniu i aktywacji adresu do doręczeń elektronicznych u publicznego dostawcy, spółka z o.o. uzyskuje dostęp do darmowej skrzynki do e-Doręczeń. Podgląd korespondencji uzyskuje się po zalogowaniu do Konta Przedsiębiorcy. Konto Przedsiębiorcy umożliwia wysyłanie, odbieranie i przechowywanie wiadomości, a także dostęp do innych adresów wpisanych do Bazy Adresów Elektronicznych.
Adres do doręczeń elektronicznych jest więc po prostu elektronicznym odpowiednikiem dotychczasowego listu poleconego wysyłanego za potwierdzeniem odbioru.
Terminy na założenie adresu i sankcja za brak adresu do doręczeń elektronicznych
Przedsiębiorcy wpisani do KRS przed 1 stycznia 2025 r., będą musieli wpisać adres do e-Doręczeń do BAE nie później niż do 1 kwietnia 2025 r..
Na razie przepisy nie przewidują kar dla przedsiębiorców za brak adresu do doręczeń elektronicznych.
Spółka z o.o. jednoosobowa jest szczególną odmianą spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, ponieważ spółka z o.o. zasadniczo jest przystosowana do działania, gdy ma kilku lub kilkunastu wspólników. Zaś jednoosobowa spółka z o.o. oznacza po prostu, że wszystkie udziały należą do jednego wspólnika.
Jednoosobowym wspólnikiem sp. z o.o. może być osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną. Jedynemu wspólnikowi przysługują wszystkie prawa i obowiązki związane z uczestnictwem w spółce z o.o.. Fakt, iż spółka ma jedynego wspólnika nie oznacza, że jakoś radykalnie zmienia się organizacja takiego podmiotu. Jednoosobowa spółka z o.o. musi mieć, tak jak i wieloosobowe spółki z o.o. zarząd i zgromadzenie wspólników.
Warto zaznaczyć, że w zarządzie może zasiadać jedyny wspólnik spółki, a więc jest prawnie możliwa sytuacja, że jedynym wspólnikiem i jedynym członkiem zarządu jest ta sama osoba fizyczna.
Wzór OZNACZENIA jedynego wspólnika do KRS
Jeśli spółka z o.o. stała się jednoosobowa, na przykład w związku z nabyciem wszystkich udziałów przez jednego udziałowca to do wniosku o zgłoszenie wpisu do KRS należy dołączyć dodatkowy dokument zawierający dane tego jedynego wspólnika. Oznaczenie wspólnika powinno obejmować wskazanie imion i nazwiska, numeru PESEL (dla osoby fizycznej) lub firmy (nazwy) i numeru KRS numeru, identyfikacyjnego REGON i ewentualnie NIP, gdy podmiot jest osobą prawną bądź inną jednostką organizacyjną (art. 166 par. 2 k.s.h.).
Wzór takiego oznaczenia jedynego wspólnika do złożenia do KRS, dla osoby fizycznej, wygląda następująco:
Piaseczno, dnia 11 października 2024 r.
DANE JEDYNEGO WSPÓLNIKA
ABC COMPANY SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ
Z SIEDZIBĄ W PIASECZNIE
Jerzy Nowak, ul. T. Kościuszki 14, 05-500 Piaseczno, PESEL: 73081200014.
Prezes Zarządu – Jerzy Nowak _______________________
Zgodnie z przepisami o rachunkowości (art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości) sprawozdanie finansowe musi być podpisane przez osobę prowadząca księgi rachunkowe oraz kierownika jednostki.
Już sama definicja „kierownika jednostki” wskazuje, że pełnomocnik spółki z o.o. nie ma prawa podpisania sprawozdania zarządu, ponieważ kierownikiem jednostki jest członek zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy – członków tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę.” (art. 3 pkt. 1 ust. 6 ustawy o rachunkowości).
Czy pełnomocnik może podpisać sprawozdanie finansowe za kierownika jednostki?
Dla zrozumienia czy pełnomocnik może podpisać sprawozdanie finansowe za kierownika jednostki pomocny będzie wyrok Sądu Najwyższego z dn. 16 października 2014 r. (sygn.. akt II KK 279/14). I choć wyrok Sądu Najwyższego pochodzi z 2014 roku i odnosi się do kwestii czy pełnomocnik może zgłosić do KRS sprawozdanie finansowe w imieniu spółki (w 2014 roku przepisy ustawy o KRS nie dopuszczały możliwości zgłaszania sprawozdania finansowego przez pełnomocnika, dziś jest to dozwolone wskutek nowelizacji ustawy o KRS z 2018 r. i dodaniu do art. 19a pkt. 3a ustawy o KRS) to jednak uzasadnienie tego wyroku pomaga zrozumieć istotę art. 52 ustawy o rachunkowości i ocenić czy możliwe jest podpisanie sprawozdania finansowego przez pełnomocnika.
Wyrok Sądu Najwyższego z dn. 16 października 2014 r. – o co chodziło w tej sprawie?
Stan faktyczny, na podstawie, którego zapadł wyrok Sądu Najwyższego z dn. 16 października 2014 r. w skrócie dotyczył tego, że Spółka X nie złożyła sprawozdań finansowych za okres 5 kolejnych lat. Urząd Kontroli Skarbowej skierował pięć zarzutów wyczerpujących znamiona przestępstw z art. 79 pkt 4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. Nr 121, poz. 591 z późn. zm.), polegających na niezłożeniu sprawozdań finansowych przeciwko księgowemu prowadzącemu księgowość Spółki X i będącego pełnomocnikiem Spółki X.
Urząd Kontroli Skarbowej wydedukował, że skoro na mocy art. 4a ustawy o rachunkowości kierownik jednostki jest podmiotem zobowiązanym do zapewnienia prawidłowości sprawozdania finansowego, toteż jest on zobowiązany do złożenia sprawozdania finansowego, to i pełnomocnik kierownika jednostki ma taki obowiązek.
Sąd Rejonowy uznał pełnomocnika za winnego zarzucanych mu czynów, jednakże umorzył warunkowo wobec niego postępowanie na rok próby i nałożył na niego 2.000 zł grzywny.
Od wyroku Prokurator Generalny wniósł kasację do Sądu Najwyższego.
Sąd Najwyższy uznał, że z przepisów o rachunkowości wynika, że osobą uprawnioną i zobowiązaną do składania rocznego sprawozdania finansowego jest kierownik jednostki, przez którego należy rozumieć członka zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy – członków tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę (…) – art. 3 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości”
Ponieważ pełnomocnik nie pełnił funkcji kierownika jednostki w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości, to nie miał obowiązku składania sprawozdania finansowego w odpowiednim rejestrze sądowym za Spółkę X. W powołanym wyżej przepisie wskazano, kto może być kierownikiem jednostki, a zatem kto mógłby być ewentualnie odpowiedzialny za składanie sprawozdań finansowych (art. 79 pkt 4). Z tegoż należy odczytać, że kierownikiem jednostki nie może być pełnomocnik ustanowiony przez jednostkę.
Sprawozdanie finansowe jest oświadczeniem wiedzy, co wyklucza podpisanie go przez pełnomocnika
Sąd Najwyższy uznał za trafne argumenty prokuratora generalnego przywołane w kasacji, z których wynika, że gdyby nawet założyć, że zakres łączącej strony umowy zawiera in extenso także zlecenie składania sprawozdań finansowych, należy zważyć, że złożenie sprawozdania finansowego to niewątpliwie czynność z zakresu prawa publicznego wynikająca z aktu normatywnego rangi ustawowej. Przeniesienie publicznoprawnego obowiązku do złożenia takiego dokumentu bez szczególnej normy prawnej [dziś taka norma już jest – art. 19a ust. 3a ustawy o KRS] zezwalającej na działanie w tym zakresie nie może odbyć się w drodze zobowiązania prywatnoprawnego, zatem takie postanowienie umowy miałoby charakter prawnie nieskuteczny. Czynności prywatnoprawne nie mogą bowiem wprowadzać modyfikacji do powinności wynikających z unormowań prawa publicznego. Sprawozdanie finansowe jest zresztą oświadczeniem wiedzy a nie woli, co wyklucza złożenie go przez pełnomocnika a w tym także, doradcę podatkowego lub osobę trudniącą się usługowym prowadzeniem ksiąg rachunkowych”
Na podstawie aktualnych przepisów powyższa argumentacja prawna zawarta w wyroku Sądu Najwyższego z dn. 16 października 2014 r. może też wyjaśnić kwestię możliwości podpisania sprawozdania finansowego przez pełnomocnika. Skoro Sąd Najwyższy uznał, że z uwagi na obowiązki leżące po stronie kierownika jednostki co do zapewnienia prawidłowości sprawozdań finansowych, samo złożenie sprawozdania finansowego w KRS przez jego pełnomocnika jest niedopuszczalne bez wyraźnej normy prawnej, która by to przewidywała (wówczas na okres wydania wyroku Sądu Najwyższego takiej normy nie było), to tym bardziej podpisanie takiego sprawozdania finansowego, bez wyraźnej normy prawnej na to zezwalającej (a takiej normy prawnej wciąż nie ma), będzie uznane za niedopuszczalne.
Konkludując, zarząd spółki z o.o. nie może „zdjąć” z siebie odpowiedzialności za prawidłowość przedstawianych danych w sprawozdaniu finansowym.To oznacza, że zarząd nie może upoważnić pełnomocnika lub prokurenta do podpisania w imieniu członka zarządu sprawozdania finansowego spółki z o.o..
Zgromadzenie wspólników spółki z o.o. co roku decydowało o tym, aby zyski uzyskane nie były wypłacone wspólnikom, lecz podzielone w inny sposób (w tym przekazywanie na kapitał zapasowy). Były też lata, że zgromadzenie wspólników nie pojęło decyzji co do podziału osiągniętego zysku. W tym roku zaś jeden z udziałowców sprzedał posiadane udziały w spółce. Po jakimś czasie od sprzedaży udziałów zwrócił się do spółki z roszczeniem wypłaty mu „zaległych” dywidend z lat poprzednich. Czy takie roszczenie jest zasadne?
Czy niepodzielone zyski z lat poprzednich mogą być wypłacone?
Na początku warto sobie wyjaśnić co to są „niepodzielone zyski z lat poprzednich”. Niepodzielony zysk należy traktować jako nie tylko zysk niepodzielony pomiędzy wspólników uchwałą zgromadzenia wspólników, lecz także niepodzielony w inny sposób, o którym mowa w przepisach art. 191 § 2 (inny sposób podziału zysku opisany w umowie spółki) i art. 192–197 k.s.h. (np.: zaliczki na poczet dywidendy), a więc z pominięciem dywidendy. A więc „niepodzielony zysk” pojawi się wyłącznie wówczas, gdy jego podział nie był przedmiotem uchwały podjętej przez zgromadzenie wspólników.
Warunkiem wypłaty „niepodzielonych zysków z lat poprzednich” jest podjęcie odpowiedniej uchwały zgromadzenia wspólników (art. 192 k.s.h.). Przepisy wprowadzają pewne limity wypłat.
Po pierwsze, kwota do wypłaty nie może być większa od zysku za ostatni rok obrotowy spółki i kwoty niepodzielonych zysków z lat ubiegłych oraz kwot przeniesionych z utworzonych z zysku kapitałów zapasowego i rezerwowych, które mogą być przeznaczone do podziału.
Po drugie, kwota do podziału jest pomniejszana o niepokryte straty, udziały własne oraz o kwoty, które zgodnie z ustawą lub umową spółki powinny być przekazane z zysku za ostatni rok obrotowy na kapitały zapasowy lub rezerwowe.
Tak ustalona kwota, zawierająca „niepodzielone zyski z lat poprzednich”, może być podzielona pomiędzy wspólników spółki. Nie ma znaczenia z jakiego roku są to zyski niepodzielone, gdyż przepisy nie przewidują przedawnienia takiego roszczenia. Inaczej mówiąc, można w 2024 roku podzielić pomiędzy wspólników niepodzielone zyski z roku 1995.
Kto jest uprawniony do otrzymania „niepodzielonych zysków z lat poprzednich”?
Uprawnionymi do otrzymania „zysków niepodzielonych z lat poprzednich” są jedynie wspólnicy, którym udziały przysługują w dniu powzięcia uchwały o podziale tych zysków. Były udziałowiec nie otrzyma więc „zysków niepodzielonych z lat poprzednich” za lata, kiedy był wspólnikiem w spółce z o.o..
Zarząd w spółce z o.o. jest istotnym organem tej osoby prawnej, gdyż zadaniem zarządu jest bieżące prowadzenie spraw i reprezentowanie spółki. Z tego też powodu spółka z o.o. nie może funkcjonować, gdy brakuje jej zarządu. Brak zarządu oznacza, że spółka nie może przystępować do umów, nie może zaciągać zobowiązań. W procesach cywilnych, w tym gospodarczych, brak zarządu oznacza, że postępowanie sądowe, w którym uczestniczy spółka z o.o. ulega zawieszeniu z urzędu do czasu powołania nowego zarządu (art. 174 § 1 pkt. 2 k.p.c., art. 379 pkt 2 k.p.c.).
Brak zarządu, kurator
W przypadku braku zarządu, na wniosek zainteresowanej osoby, sąd gospodarczy może powołać kuratora dla spółki nie mającej obsadzonego zarządu (art. 70 § 1 k.p.c. w zw. art. 42 k.c.). Zasadniczo głównym zadaniem kuratora jest uczynić wszystko, aby powołać nowy zarząd w spółce a przy okazji kurator będzie zastępował spółkę np.: w procesach sądowych (art. 42 § 2 k.c.).
Brak zarządu, lecz jest prokurent samoistny
W sytuacji, gdy w spółce został powołany prokurent samoistny to mimo braku zarządu taka osoba może działać w imieniu spółki i może reprezentować spółkę przy czynnościach sądowych i pozasądowych. Dzieje się tak dlatego, że prokura nie wygasa z chwilą odwołania (ustąpienia) członków zarządu.
Przymuszenie wspólników do powołania zarządu
Sąd rejestrowy może przymusić wspólników spółki z o.o. do powołania zarządu w spółce pozbawionej tego organu. Zgodnie z art. 24 ust. 1a ustawy o KRS, w uzasadnionych przypadkach, w razie stwierdzenia, że osoba prawna nie posiada organu uprawnionego do reprezentowania lub w składzie tego organu zachodzą braki uniemożliwiające jej działanie, sąd rejestrowy, wyznaczając odpowiedni termin, może wezwać obowiązanych do powołania lub wyboru tego organu do wykazania, że organ został powołany lub wybrany albo że braki w jego składzie zostały usunięte. Sąd rejestrowy może stosować grzywnę w celu wymuszenia na wspólnikach spółki z o.o. powołania zarządu. Pojedyncza grzywny nie może przekroczyć 15 000 zł, sąd rejestrowy może nakładać grzywnę wielokrotnie; ogólna suma grzywien w tej samej sprawie nie może przewyższać 1 000 000 zł.
W przypadku powołania zarządu przez wspólników niezapłacone grzywny ulegają umorzeniu.
Zgodnie z dyspozycją art. 156 k.s.h. w jednoosobowej spółce z o.o., jedyny wspólnik wykonuje wszystkie uprawnienia przysługujące zgromadzeniu wspólników. Przepis ten też wskazuje, że regulacje dotyczące zgromadzenia wspólników stosuje się odpowiednio.
Odpowiednie stosowanie tego przepisu art. 156 k.s.h. oznacza, że w sytuacji, gdy spółka z o.o. ma tylko jednego wspólnika to regulacje dotyczące zgromadzenia wspólników są stosowane bez żadnych zmian, bądź też są one stosowanie z pewnymi zmianami modyfikacjami.
Czy jednoosobowa spółka z o.o. ma obowiązek protokołowania uchwał zgromadzenia wspólników?
Posiedzenia zgromadzenia wspólników muszą być protokołowane. Obowiązek protokołowania zgromadzenia wspólników jest też nałożony na jedynego wspólnika spółki z o.o., który przeprowadza zgromadzenie wspólników. Protokół, dla spełnienia wymogów formalnych, musi zostać przez niego podpisany, co wynika z odpowiedniego stosowania art. 248 § 1 k.s.h.. Analiza tego przepisu prowadzi do wniosku, że jednoosobowe zgromadzenie wspólników powinno zostać udokumentowane w formie pisemnej. Wynikająca ze wskazanego przepisu forma pisemna stanowi formę dla celów dowodowych (art. 73 § 1 k.c.), której niezachowanie powoduje ograniczenia możliwości dowodzenia dokonania takiej czynności (art. 74 § 3 k.c. i art. 246–247 k.p.c.).
W kontekście jednoosobowego zgromadzenia wspólników istotne znaczenie gra też art. 173 § 1 k.s.h.. Przepis ten stanowi, że jeśli wszystkie udziały spółki przysługują jedynemu wspólnikowi albo jedynemu wspólnikowi i spółce, to oświadczenie woli takiego wspólnika składane spółce wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. W orzecznictwie wskazuje się jednak, że uchwały podejmowane przez jedynego wspólnika nie są oświadczeniami kierowanymi do spółki zo.o. a więc należy stosować ogólne zasady dotyczące formy czy sposobu zaprotokołowania uchwały (art. 248 k.s.h.). A więc wystarczająca jest forma pisemna, jeśli chodzi o protokół zgromadzenia wspólników jednoosobowej spółki z o.o.
Czasem jednak wymagana będzie forma aktu notarialnego
Natomiast w przypadkach przewidzianych w kodeksie spółek handlowych niektóre uchwały wymagają zaprotokołowania ich przez notariusza (przykładowo: art. 255 § 3 k.s.h. – zmiana umowy spółki, art. 270 pkt 2 k.s.h. – uchwała o rozwiązaniu spółki).
Powyższe wymogi formalne co do protokołu zgromadzenia wspólników w jednoosobowej spółce z o.o., a więc to, że zgromadzenia wspólników takiej spółki są protokołowane zasadniczo w formie pisemnej i w zasadzie nie wymagają surowszej formy (np.: aktu notarialnego) – wynikają też z art. 4 ust. 2 dyrektywy nr 2009/102/WE.
Udzielenie absolutorium członkom zarządu spółki z o.o. jest informacją od udziałowców o tym, że zgromadzenie wspólników aprobuje działania zarządu spółki wykonane w zakończonym roku obrotowym (najczęściej będzie pełny rok kalendarzowy).
Kogo dotyczy głosowanie w sprawie udzielenia absolutorium?
Głosowanie w sprawie udzielenia absolutorium dotyczy tych osób, które zasiadały w zarządzie spółki z o.o. w ostatnim roku obrotowym. Są to więc osoby, które są lub były w zakończonym roku obrotowym członkami zarządu. Inaczej mówiąc, rozliczenie działalności zarządu dotyczy nie tylko członków zarządu będących wciąż w zarządzie, lecz także tych osób, które w poprzednim roku obrotowym straciły mandat członka zarządu z powodów takich jak rezygnacja, odwołanie z zarządu.
Głosowanie nad absolutorium dotyczy każdej osoby, która była w zarządzie spółki, niezależnie od tego czy to był jeden dzień czy też pełne dwanaście miesięcy roku obrotowego.
Zasadniczo udzielenie absolutorium członkowi zarządu za dany rok obrotowy będzie równoznaczne z wyłączeniem możliwości dochodzenia przez spółkę względem tego członka zarządu roszczeń odszkodowawczych. Zasadniczo, gdyż jeśli absolutorium zostało udzielone na podstawie nieprawdziwych danych przekazanych wspólnikom przez zarząd, to spółka ma prawo dochodzenia odszkodowania od członka zarządu mimo udzielonego mu absolutorium.
Jakie są skutki nieudzielenia absolutorium?
Brak udzielenia absolutorium zasadniczo powinno prowadzić do odwołania członka zarządu, któremu odmówiono skwitowania za zakończony okres sprawozdawczy. Odmowa udzielenia absolutorium jest też informacją o możliwym powództwie spółki przeciwko takiemu członkowi zarządu o odszkodowanie.
Odmowa udzielenia absolutorium może być zaskarżona do sądu (art. 249 i 252 k.s.h.).
Czy uchwały zgromadzenia wspólników zgłasza się do Repozytorium Dokumentów Finansowych?
Uchwały o udzieleniu absolutorium członkom zarządu nie zgłasza się do Repozytorium Dokumentów Finansowych.
Zgodnie z art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości kierownik jednostki składa we właściwym rejestrze sądowym roczne sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z badania, jeżeli podlegało ono badaniu, odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty, a w przypadku jednostek, o których mowa w art. 49 ust. 1 – także sprawozdanie z działalności – w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego.
