Kiedy notariusz powinien protokołować przebieg zgromadzenia wspólników w spółce z o.o.?

notariusz protokoluje przebieg zgromadzenia by dan

Zacznijmy od tego, że notariusz może protokołować każde zgromadzenie wspólników w spółce z o.o. Jednakże, w niektórych przypadkach obecność notariusza na zgromadzeniu wspólników będzie obowiązkowa. Przy zawiązywaniu spółki z o.o. treść umowy spółki jest sporządzana w formie notarialnej. A więc także wszelkie zmiany w treści umowy spółki z o.o. muszą być zaprotokołowane przez notariusza (art. 255 k.s.h.), w tym także obniżenie wysokości kapitału zakładowego dokonane w trybie art. 199 § 5 k.s.h.

Na marginesie trzeba wskazać, że jeśli decyzje wspólników dotyczą zmiany umowy spółki a są podejmowane poza zgromadzeniem wspólników (np.: w trybie obiegowym lub pisemnym – art. 227 § 2 k.s.h.) to także i te uchwały wspólników muszą być zaprotokołowane przez notariusza.

Podobnie uchwały wspólników o rozwiązaniu spółki albo o przeniesieniu siedziby spółki za granicę (art. 270 § 2 k.s.h.) wymagają dla swej ważności zaprotokołowania przez notariusza.

Kto może zażądać protokołowania zgromadzenia wspólników przez notariusza? Zasadniczo będzie to zarząd bądź rada nadzorcza spółki z o.o., wspólnicy, czy też inne osoby wskazane odpowiednio w art. 235 k.s.h. (np.: umowa spółki może wskazać inną osobę uprawioną do zwołania zgromadzenia wspólników spółki z o.o.).

Przed przystąpieniem do zaprotokołowania zgromadzenia wspólników notariusz przeprowadzi czynności sprawdzające, a więc sprawdzi czy nie ma nieprawidłowości co do zwołania zgromadzenia wspólników oraz czy planowany porządek obrad jest zgodny z prawem. Następnie notariusz przystąpi do zaprotokołowania przebiegu zgromadzenia wspólników.

Protokół dokumentujący przebieg zgromadzenia wspólników będzie się składał z dwóch elementów: z opisu przebiegu zgromadzenia oraz z treści podjętych przez wspólników uchwał.

Notariusz w części opisującej przebieg zgromadzenia wspólników spółki z o.o. przedstawia dyskusję na proponowanymi uchwałami, zgłoszone wnioski i propozycje wspólników. W tym miejscu notariusz przedstawi też inne istotne zdarzenia w przebiegu zgromadzenia wspólników spółki z o.o., na przykład, czy w trakcie głosowania któryś ze wspólników opuścił obrady, czy uprawniony do głosowania wspólnik zażądał głosowania tajnego lub zgłosił sprzeciw.

Natomiast w części przedstawiającej podjęte uchwały notariusz wskaże treść podjętej uchwały zgromadzenia wspólników, jak i wynik głosowania, a więc ile zostało oddanych głosów za, przeciw i wstrzymujących się.

Dodatkowo do protokołu przygotowanego przez notariusza a dokumentującego przebieg zgromadzenia wspólników oraz podjętych uchwał dołącza się listę obecności z podpisami uczestników zgromadzenia wspólników. Lista obecności nie musi być już przygotowywana przez notariusza, natomiast powinna być dołączona do protokołu notarialnego.

Po zakończeniu protokołowania zgromadzenia wspólników protokół z przebiegu zgromadzenia wspólników zostaje podpisany przez przewodniczącego zgromadzenia i prowadzącego protokół notariusza. Ponieważ protokół sporządza notariusz, zarząd wnosi wypis protokołu do księgi protokołów (art. 248 § 1 k.s.h.).

Czy podjęcie uchwał zgromadzenia wspólników, bez wymaganego zaprotokołowania ich przez notariusza oznacza, że takie uchwały są nieważne?

Według ugruntowanego orzecznictwa wszelkie nieprawidłowości w zwołaniu zgromadzenia wspólników podobnie jak inne uchybienia w podejmowaniu uchwały mające wyłącznie formalny charakter mogą stanowić podstawę stwierdzenia nieważności uchwały tylko wtedy, gdy wpływały na jej treść bądź uchwalenie (por. m.in. wyrok Sądu Najwyższego z 10 marca 2005 r., III CK 477/04, nie publ.). Dlatego też osoby uprawnione mogą wystąpić do sądu gospodarczego z pozwem o unieważnienie uchwały zgromadzenia wspólników, podjętej z naruszeniem przepisów wskazujących na formę ich podjęcia (art. 252 k.s.h.). Taka uchwała jest bezwzględnie nieważna z mocy prawa na podstawie art. 58 k.c. a sąd gospodarczy jedynie stwierdza, że ze względu na istotne uchybienia formalne, uchwała nie zaprotokołowana przez notariusza, jest nieważna od chwili jej podjęcia.

Na marginesie warto wskazać, że Krajowy Rejestr Sądowy będzie weryfikował zgodność podjętych uchwał ze spełnieniem wymogów formalnych, w tym i koniecznością zaprotokołowania takich uchwał przez notariusza. W przypadku dołączenia do wniosku nieprawidłowego protokołu ze zgromadzenia wspólników referendarz sądowy wyda postanowienie wzywające do uzupełnienia braków. Wadliwy formalnie protokół zgromadzenia wspólników dołączony do wniosku o zarejestrowanie zmian w KRS zostanie zwrócony wnioskodawcy w trybie art. 19 ust. 3a ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym. Więcej na ten temat można przeczytać we wpisie: Zwrot wniosku KRS.

 

Foto dzięki uprzejmości dan/ freedigitalphotos.net

Dodaj komentarz