Odmowa udzielenia absolutorium

Odmowa udzielenia absolutorium

Po zakończeniu roku obrotowego w spółce z o.o. zwyczajne zgromadzenie wspólników ma obowiązek ocenić każdego członka zarządu. Ocena powyższa, zwana absolutorium lub pokwitowaniem, zatwierdza czynności dokonane przez członka zarządu w czasie minionego roku obrotowego. Udzielenie absolutorium zasadniczo wyłącza odpowiedzialność tej osoby za czynności dokonane w ocenianym okresie.

Decyzja o udzieleniu absolutorium powinna być podjęta po uprzednim zapoznaniu się przez wspólników spółki ze sprawozdaniem finansowym oraz sprawozdaniem zarządu z działalności spółki. Absolutorium jest udzielane w uchwale podejmowanej w głosowaniu tajnym (art. 247 § 2 k.s.h.). Udzielenie absolutorium członkowi zarządowi jest często kwestią subiektywną, zależną od indywidualnej oceny pracy poszczególnych członków zarządu przez udziałowców spółki. Niezależnie jednak od subiektywności oceny, warto przygotować uzasadnienie uchwały o odmowie absolutorium a w nim wskazać te istotne zaniedbania i nieprawidłowości, które w konsekwencji doprowadziły do nieudzielania absolutorium członkowi zarządu.

Podjęcie uchwały w przedmiocie udzielenia absolutorium ma istotne znaczenie dla stosunków majątkowych osób piastujących funkcję w zarządzie spółki z o.o.. Odmowa udzielenia absolutorium co prawda nie przesądza jeszcze o odpowiedzialności odszkodowawczej członka zarządu wobec spółki z o.o., ale może mieć wpływ na ocenę przesłanek stanowiących o tej odpowiedzialności. Warto też pamiętać, że konsekwencje uchwały w przedmiocie odmowy udzielenia absolutorium nie ograniczają się do relacji majątkowych pomiędzy członkiem zarządu a spółką; podjęcie uchwały o odmowie udzielenia absolutorium podważa w opinii publicznej zaufanie do kwalifikacji menadżerskich osób piastujących funkcję w organach zarządzających i w ostateczności może narazić te osoby na utratę zaufania potrzebnego do wykonywania zawodu lub innej działalności.

Jak wskazano wyżej, udzielenie absolutorium zwalnia członka zarządu od odpowiedzialności cywilnej wobec spółki w odniesieniu do tych działań, o których spółka wiedziała podejmując uchwałę. Natomiast jeżeli członek zarządu dokonał czynności, o których udziałowcy nie mieli wiedzy w chwili podejmowania uchwały, wówczas absolutorium działań tych nie obejmuje. Za te czynności członek zarządu może więc ponosić odpowiedzialność. Ponadto mimo otrzymania skwitowania członek zarządu będzie ponosił odpowiedzialność, jeśli m.in. uchwała o zatwierdzeniu sprawozdań (finansowego i z działalności spółki) została podjęta na podstawie niepełnych, nieprawdziwych lub nierzetelnych danych lub gdy wspólnicy zostali wprowadzeni w błąd przez zarząd. W takiej sytuacji wspólnicy mogą zmienić dotychczasową uchwałę i odmówić udzielenia zarządowi absolutorium lub dochodzić odszkodowania przed sądem, powołując się na fakt, że absolutorium zostało przyznane niesłusznie, lub zarząd umyślnie lub przez niedbalstwo podał fałszywe dane dotyczące pokrycia kapitału zakładowego albo wyrządził spółce szkodę, a wspólnicy, udzielając mu absolutorium, nie wiedzieli o tym.

Zasadniczo członkowi zarządu, który nie uzyskał skwitowania z podjętych działań w minionym roku obrotowym przysługuje powództwo przeciwko spółce o uchylenie uchwały zgromadzenia wspólników (art. 249 k.s.h.). Podstawą takiego roszczenia może być twierdzenie, że podjęta uchwała jest sprzeczna z dobrymi obyczajami, godzi w interes spółki albo ma na celu pokrzywdzenie udziałowca.

W postępowaniu, którego przedmiotem jest uchylenie uchwały odmawiającej udzielania absolutorium członek zarządu musi wykazać, że czynności zarządcze podjęte przez niego a negatywnie ocenione przez zgromadzenie wspólników były prawidłowe i racjonalne ekonomicznie natomiast podjęta uchwała odmawiająca udzielenia mu absolutorium jest sprzeczna z dobrymi obyczajami, godzącą w interes spółki lub krzywdzącą udziałowca.

Odmowa udzielenia absolutorium może też uzasadniać podjęcie innych uchwał np. w przedmiocie odwołania członka zarządu, któremu odmówiono udzielenia absolutorium. Uchwała nie podlega ocenie na gruncie art. 58 § 2 k.c. (por. wyrok SN z dnia 26 marca 2002r. III CKN 989/00).

Odmowa udzielenia absolutorium może otwierać drogę prawną do odpowiedzialności odszkodowawczej członka zarządu w związku z podjętymi przez niego i negatywnie ocenionymi przez zwyczajne zgromadzenie wspólników czynnościami w minionym roku obrotowym. W literaturze przedmiotu wyrażany jest pogląd, że w przypadku nieudzielenia członkowi zarządu przez zgromadzenie wspólników absolutorium, członkowi temu przysługuje na podstawie art. 189 k.p.c. powództwo o ustalenie, że nie istnieją roszczenia spółki przeciw niemu z tytułu prowadzenia spraw spółki w okresie sprawozdawczym.

Warto pamiętać, że w pozwie członka zarządu roszczenia te muszą być skonkretyzowane w sposób pozwalający na określenie przedmiotowych granic sporu, właściwości rzeczowej sądu, prawidłowej opłaty sądowej od pozwu.

 

Foto dzięki uprzejmości iosphere / freedigitalphotos.net

 

Podejmowanie uchwał Zgromadzenia Wspólników bez odbycia zgromadzenia

Podejmowanie uchwał Zgromadzenia Wspólników bez odbycia zgromadzenia

Zdarza się, że spółki z o.o. wykorzystywane są do prowadzenia działalności gospodarczej przez wspólników, którzy mieszkają w różnych, często odległych od siebie miejscowościach. Może zdarzyć się, iż wymagane jest szybkie podjęcie uchwały zgromadzenia wspólników, lecz ze względu na to, iż wspólnicy pochodzą z różnych miejscowości, zgromadzenie wspólników w siedzibie spółki okazuje się być trudne i czasochłonne.

Rozwiązaniem tego problemu może być podejmowanie uchwał Zgromadzenia Wspólników bez odbycia zgromadzenia w formie: (1) wyrażenia pisemnej zgody, przez wszystkich wspólników, na treść proponowanej uchwały albo (2) wyrażenia zgody, przez wszystkich wspólników, na głosowanie pisemne nad uchwałą (art. 227 § 2 k.s.h.).

 

Jednomyślne wyrażenie zgody na proponowaną uchwałę

Zasadą jest, że uchwały zgromadzenia wspólników spółki z o.o. podejmowane są na zgromadzeniu wspólników. Jednakże pierwszym z wyjątków od tej zasady jest możliwość podjęcia uchwały wspólników bez odbycia zgromadzenia, gdy wszyscy wspólnicy wyrażą na piśmie zgodę na podjęcie proponowanej uchwały bez zgromadzenia wspólników.

Ponieważ taka uchwała jest podejmowana bez organizacji zgromadzenia wspólników toteż i nakaz przeprowadzenia zgromadzenia wspólników na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (art. 234 § 2 k.s.h.) nie dotyczy sytuacji podejmowania uchwał Zgromadzenia Wspólników bez odbycia zgromadzenia. Innymi słowy, uchwała może być podjęta gdy zgodę na to wyrażą wszyscy wspólnicy na piśmie – i to jest wystarczający warunek aby przeprowadzić proponowaną uchwałę, niezależnie od miejsca w którym przebywają wspólnicy.

 

Jednomyślne wyrażenie zgody na głosowanie pisemne

Inną możliwością podejmowania uchwał bez przeprowadzenia zgromadzenia wspólników jest wyrażenie przez wspólników zgody na głosowanie pisemne.

Różnica pomiędzy wyrażeniem zgody na postanowienie a głosowaniem pisemnym polega na tym, że w pierwszym rozwiązaniu pod głosowanie poddawana jest określona treść uchwały i uchwała musi być podjęta jednomyślnie (wszyscy wspólnicy zgadzają się na nią i potwierdzają to swoimi podpisami pod taką uchwałą).

W drugim przypadku jednakże jednomyślna decyzja dotyczy wyłącznie zgody na głosowanie pisemne nad uchwałami. Jednakże kiedy dojdzie już do głosowania – decyzja podejmowana jest zgodnie z tym jaką wielkością głosów dana uchwała jest przegłosowywana (zasadniczo będzie to bezwzględna większość głosów, chyba że umowa spółki będzie  stanowić inaczej).

Niezależnie czy mamy do czynienia z uchwałą, na którą wyrazili zgodę na piśmie wszyscy wspólnicy czy też z glosowaniem pisemnym nad uchwałą to tak podjęte uchwały muszą być wpisane do księgi protokołów (art. 248 § 3 k.s.h.).

Warto wiedzieć, że przepisy prawa handlowego nie pozwalają na przeprowadzenie głosowania pisemnego bez odbycia zgromadzenia wspólników, gdy mają być podjęte uchwały zarezerwowane do kompetencji zwyczajnego zgromadzenia wspólników. Dotyczy to więc rozpatrzenia i zatwierdzenia sprawozdania zarządu, powzięcia uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty, udzielenia członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków (art. 231 § 4 k.s.h.). Nie będzie możliwe przeprowadzenie głosowania pisemnego, gdy podjęcie uchwały wymaga głosowania tajnego (art. 247 § 2 k.s.h.) oraz gdy przepisy wymagają zwołania zgromadzenia wspólników dla podjęcia określonych uchwał (np.: art. 506 k.s.h.).

 

foto dzięki uprzejmości tungphoto / freedigitalphotos.net

Bilans spółki z o.o. wykazuje stratę

Bilans spółki z o.o. wykazuje stratę

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z ponoszeniem ryzyka ekonomicznego, polegającego na możliwości wystąpienia strat. Jeśli bilans spółki z o.o. wykazuje stratę przewyższającą sumę kapitału zapasowego, kapitału rezerwowego oraz połowy kapitału podstawowego to zarząd spółki jest zobowiązany do  niezwłocznego zwołania zgromadzenia wspólników oraz zarekomendowania zgromadzeniu wspólników aby rozważyło konieczność podjęcia uchwały w przedmiocie dalszego istnienia spółki z o.o. albo przeprowadzenia likwidacji (art. 233 k.s.h.).

Także zwyczajne zgromadzenie wspólników powinno podjąć uchwałę jak zamierza pokryć istniejącą stratę (art. 231 § 2 pkt 2 k.s.h.). Najczęściej wybierane są następujące możliwości: strata zostanie pokryta z kapitału zapasowego spółki albo z zysków lat następnych.

Wykazanie straty przewyższającej sumę kapitału zapasowego, kapitału rezerwowego oraz połowy kapitału podstawowego jest sygnałem, że spółka z o.o. nie jest w najlepszej kondycji finansowej. W takiej sytuacji zarząd zobowiązany jest do skrupulatnego prowadzenia bieżącego monitorowania sytuacji finansowej spółki pod kątem tego czy spółka nie zaprzestała płacenia długów oraz sprawdzania czy majątek spółki wystarcza na zaspokojenie długów.

Jest to o tyle istotne dla członków zarządu, że w sytuacji gdy spółka z o.o. zaprzestała spłacania zobowiązań oraz posiadany przez spółkę majątek i kapitał jest niewystarczający na pokrycie wszystkich zobowiązań, to po powzięciu takiej informacji zarząd spółki zobowiązany jest zgłosić wniosek o upadłość (art. 11 ustawy z dnia 28 lutego 2003 r. prawo upadłościowe i naprawcze).

Ustalenie odpowiedniego momentu na zgłoszenie wniosku o upadłość jest wyjątkowo istotne dla członków zarządu spółki ponieważ jeżeli egzekucja skierowana przeciwko spółce okaże się bezskuteczna to członkowie zarządu odpowiadają swoim osobistym majątkiem solidarnie ze spółką za jej zobowiązania. Odpowiedzialność członków zarządu spółki z o.o. zostaje wyłączona tylko w przypadkach określonych w art. 299 § 2 k.s.h., gdy:

  1. we właściwym czasie zgłoszono wniosek o ogłoszenie upadłości lub w tym samym czasie wydano postanowienie o otwarciu postępowania restrukturyzacyjnego albo o zatwierdzeniu układu w postępowaniu w przedmiocie zatwierdzenia układu, albo 2.
  2. niezgłoszenie wniosku o ogłoszenie upadłości nastąpiło nie z jego winy, albo że pomimo niezgłoszenia wniosku o ogłoszenie upadłości oraz niewydania postanowienia o otwarciu postępowania restrukturyzacyjnego albo niezatwierdzenia układu w postępowaniu w przedmiocie zatwierdzenia układu wierzyciel nie poniósł szkody.

Ciężar udowodnienia powołanych okoliczności spoczywa na pozwanym członku zarządu. Uchylić się od odpowiedzialności będą mogli również ci spośród członków zarządu, którzy na podstawie ksiąg handlowych i bilansów spółki wykażą, że w czasie, gdy zarząd spółki spoczywał w ich rękach, stan jej interesów był taki, że nie uzasadniał złożenia wniosku o ogłoszenie upadłości lub otwarcie postępowania układowego.

 

Foto dzięki uprzejmości Stuart Miles / freedigitalphotos.net

Umowa sprzedaży nieruchomości a nieważna uchwała Zgromadzenia Wspólników

Umowa sprzedaży nieruchomości a nieważna uchwała Zgromadzenia Wspólników

Niektóre czynności prawne, podejmowane przez spółkę z o.o., nie mogą być przeprowadzone bez dodatkowej zgody korporacyjnej udzielanej w uchwale Zgromadzenia Wspólników.

Przykładem takich transakcji są: nabycie i zbycie nieruchomości (art. 228 pkt 4 k.s.h.).

W praktyce zdarza się, iż osoby zamierzające kupić od spółki z o.o. nieruchomość nawet nie zdają sobie sprawy, że osoba reprezentująca spółkę z o.o. przy sprzedaży nieruchomości ma obowiązek okazać zgodę udzieloną w uchwale Zgromadzenia Wspólników na zbycie nieruchomości przez spółkę. Zdarza się też, że sama uchwała Zgromadzenia Wspólników jest wadliwa lub nawet nieważna.

Co dzieje się, gdy przy akcie notarialnym została okazana uchwała Zgromadzenia Wspólników, która po dokonanej transakcji okazuje się być nieważną (np.: podrobiono podpis wspólnika pod tą uchwałą) ? Czy nieważna uchwała Zgromadzenia Wspólników, upoważniająca do zbycia nieruchomości przez spółkę z o.o. oznacza, że także umowa sprzedaży nieruchomości jest nieważna ? Czy zawarcie umowy sprzedaży, na podstawie okazanej nieważnej uchwały Zgromadzenia Wspólników, wyrażającej zgodę na zbycie nieruchomości może doprowadzić to tego, że kupujący mogą, w najgorszym scenariuszu, utracić nabytą nieruchomość ?

Jakie są więc konsekwencje dokonania czynności prawnej bez wymaganej ważnej zgody zgromadzenia wspólników, która miała być podjęta w trybie art. 228 pkt 4 k.s.h.? Konsekwencje określa art. 17 § 1 k.s.h. („jeżeli do dokonania czynności prawnej przez spółkę ustawa wymaga uchwały wspólników albo walnego zgromadzenia bądź rady nadzorczej, czynność prawna dokonana bez wymaganej uchwały jest nieważna”). A więc teoretycznie osoba, która nabyła nieruchomość od spółki z o.o. na podstawie nieważnej uchwały Zgromadzenia Wspólników powinna obawiać się, że jej umowa jest nieważna.

Czy jest jakieś wyjście z tej trudnej sytuacji ?

Warto przypomnieć wyrok Sądu Najwyższego z dnia 26 czerwca 2008 r. (sygnatura akt II CSK 49/08). W tym orzeczeniu Sąd Najwyższy podkreślił, że prawomocny wyrok uchylający uchwałę zgromadzenia wspólników, o jakiej mowa w art. 17 § 1 k.s.h. lub stwierdzający jej nieważność nie wywiera skutków wobec osób trzecich działających w dobrej wierze.

Tak więc zawarta umowa sprzedaży nieruchomości, mimo nieważnej uchwały Zgromadzenia Wspólników pozwalającej spółce na zbycie nieruchomości nie będzie nieważna, pod warunkiem, iż kupujący działał w dobrej wierze przy zawieraniu umowy nieruchomości. Na czym więc polega dobra wiara kupującego ?

Dobrą wiarę kupującego ocenia biorąc pod uwagę okoliczności, w których zawierana była umowa sprzedaży nieruchomości, tj. przykładowo czy kupujący w trakcie zawierania umowy przeniesienia własności nieruchomości był przekonany, że istnieje ważna uchwała zgromadzenia wspólników (czy okazano mu taką uchwałę) oraz czy uchwała zgromadzenia wspólników była sprawdzona pod względem formalnym przez notariusza oraz przez wydział ksiąg wieczystych przy dokonywaniu wpisu własności do księgi wieczystej. Jeśli istniała dobra wiara kupującego, to nawet późniejsze uchylenie uchwały zgromadzenia wspólników, ze względu na fakt podrobienia podpisu wspólnika pod uchwałą, wobec kupującego działającego w dobrej wierze nie będzie skutkowało nieważnością umowy sprzedaży nieruchomości (art. 254 § 2 k.s.h.). Umowa sprzedaży nieruchomości będzie więc ważna i skuteczna, gdy kupujący nabył od spółki z o.o. nieruchomość w dobrej wierze.

Natomiast powoływanie się spółki z o.o. na to, że uchwała zgromadzenia wspólników jest nieważna, bo podrobiono podpis wspólnika pod tą uchwałą, może prowadzić do odpowiedzialności karnej sprawcy (podrobienie podpisu na dokumencie oraz wyłudzenie poświadczenia nieprawdy w akcie notarialnym).

 

foto dzięki uprzejmości  jannoon028 / freedigitalphotos.net

Odwołanie członka zarządu

odwołanie członka zarządu

W trakcie bieżącej działalności spółki z o.o. mogą powstać wątpliwości czy członek zarządu prawidłowo wykonuje swoje obowiązki. Udziałowcy spółki z o.o. mogą rozważać odwołanie członka zarządu, gdy nie widzą możliwości dalszego aprobowania jego działań.

Odwołanie członka zarządu jest jednostronnym oświadczeniem spółki, podejmowanym w formie uchwały przez zgromadzenie wspólników (lub inny organ wskazany w umowie spółki). Odwołanie członka zarządu jest skuteczne z chwilą podjęcia uchwały.

W uchwale można też wskazać termin, od którego wywoła ona skutki prawne („…uchwała wchodzi w życie w dniu ….”). Odwołanie członka zarządu jest dokonywane przez odpowiedni organ spółki z o.o.; natomiast jeśli to członek zarządu zamierza zakończyć współpracę składa rezygnację, o której pisałem we wpisie „Rezygnacja członka zarządu, gdy zarząd jest jednoosobowy – komu doręczyć oświadczenie ?”.

Zgodnie z art. 203 k.s.h. członek zarządu może być, w każdym czasie, odwołany przez wspólników spółki z o.o.. Zgromadzenie wspólników nie traci uprawnienia do odwołania członka zarządu, gdy umowa spółki z o.o. wskazuje inny organ lub osobę upoważnioną do odwołania członka zarządu. Po podjęciu uchwały odwołującej członka zarządu z pełnionej przez niego funkcji należy niezwłocznie przekazać mu to oświadczenie, iż nie jest już członkiem zarządu i nie ma prawa reprezentować spółki z o.o. Jest to o tyle istotne, że osoby trzecie, które zawrą w dobrej wierze umowę ze spółką reprezetowaną przez członka zarządu, który o swoim odwołaniu nie wiedział, będą miały ważnie zawartą umowę.

Zdarzają się często przypadki, kiedy członek zarządu, oprócz powołania go do funkcji członka zarządu na podstawie uchwały zgromadzenia wspólników, ma też zawartą ze spółką z o.o. umowę o pracę albo umowę menedżerską. Samo odwołanie członka zarządu uchwałą zgromadzenia wspólników nie prowadzi automatycznie do rozwiązania tych umów (choć można wpisać w umowie o pracę lub umowie menedżerskiej zastrzeżenie, że w przypadku odwołania pracownika z funkcji zarządu jego umowa o pracę jest także „automatycznie” wypowiadana). Jeśli jednak nie ma zapisu pozwalającego na jednoczesne wypowiedzenie umowy o pracę to spółka z o.o., reprezentowana przez osobę pozostającą na funkcji członka zarządu, może wypowiedzieć umowę o pracę byłemu już członkowi zarządu. Warto pamiętać, że nie będzie się w tym przypadku stosować wymóg zawarty w art. 210 k.s.h., nakazujący aby w relacjach z członkiem zarządu spółka z o.o. była reprezentowana przez pełnomocnika powołanego uchwałą zgromadzenia wspólników lub członka rady nadzorczej. Ponieważ wypowiedzienie umowy o pracę następuje po odwołaniu członka zarządu – nie ma konieczności stosować się do tego wymogu.

Wzór uchwały o odwołaniu członka zarządu można znaleźć pod tym linkiem: protokół ze zgromadzenia wspólników, na którym odwołuje się członka zarządu.

Niezależnie do tego, iż mamy do czynienia z odwołanym już członkiem zarządu, wciaż na nim spoczywają obowiązki związane z jego byłą funkcją (art. 203 § 3 k.s.h.). Odwołany członek zarządu jest zobowiązany do składania wyjaśnień w związku z pełnioną przez niego funkcją przy przygotowywaniu sprawozdania finansowego oraz sprawozdania zarządu z działalności spółki, ma też obowiązek uczestniczyć z zwyczajnym zgromadzeniu wspólników zatwierdzającym rok obrotowy, w którym dana osoba była członkiem zarządu.

Na marginesie chcę wskazać, że w trakcie podejmowania uchwały o odwołaniu członka zarządu (art. 244 k.s.h.), członek zarządu, który jest jednocześnie wspólnikiem, nie może być wyłączony od udziału w głosowaniu nad jego odwołaniem. Po drugie trzeba pamiętać, że głosowanie nad uchwałą o odwołaniu członka zarządu musi być tajne (zobacz: Tajne głosowanie na Zgromadzaniu Wspólników).

Zwyczajne zgromadzenie wspólników spółki z o.o.

 Zwyczajne zgromadzenie wspólników w spółce z o.o.

Zwyczajne zgromadzenie wspólników w spółce z o.o. jest najważniejszym organem, który to musi się co najmniej raz na rok zebrać aby rozpatrzyć i zatwierdzić sprawozdanie zarządu z działalności spółki oraz sprawozdanie finansowe za ubiegły rok obrotowy spółki, podjąć uchwały o podziale zysku (lub pokryciu straty), a także o udzieleniu absolutorium członkom zarządu z wykonania przez nich obowiązków (art. 231 § 2 k.s.h.).

Zwyczajne zgromadzenie wspólników, które rozpatruje wyżej opisane sprawy, powinno odbyć się w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego. Ponieważ większość spółek z o.o. ma rok obrotowy taki sam jak rok kalendarzowy to zwyczajne zgromadzenie wspólników powinno się odbyć w takich spółkach nie później niż do końca czerwca za poprzedni rok obrotowy.

Zasadą jest, żeby zwyczajne zgromadzenie wspólników zostało zwołane przez zarząd (art. 235 k.s.h.), ale wysłanie zaproszeń przez zarząd na zwyczajne zgromadzenie wspólników będzie poprzedzać uchwała zarządu o zwołaniu zwyczajnego zgromadzenia wspólników, podjęta bezwzględną większością głosów członków zarządu (art. 208 par. 5 k.s.h. w związku z art. 235 k.s.h.), gdy zarząd spółki z o.o. jest wieloosobowy albo też zarządzenie członka zarządu, w sytuacji, gdy zarząd jest jednoosobowy. Pismo zwołujące wspólników na zwyczajne zgromadzenie wspólników powinno zawierać następujące elementy: miejsce, w którym odbędzie się zgromadzenie wspólników; dzień i godzina rozpoczęcia się zgromadzenia oraz szczegółowy porządek obrad.

Także przed terminem wyznaczonym na zwyczajne zgromadzenie wspólników zarząd zapewnia sporządzenie sprawozdania finansowego (bilans, rachunek zysków i strat, informacja dodatkowa) oraz sprawozdania z działalności spółki. Oba zestawy dokumentów (sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z działalności spółki) muszą być przygotowane nie później niż w ciągu 3 miesięcy od końca roku obrotowego, a więc przeważnie do końca marca. Sprawozdanie finansowe musi być podpisane przez osobę, która prowadziła spółce z o.o. księgi rachunkowe oraz przez wszystkich członków zarządu. Przez wszystkich członków zarządu musi być też podpisane sprawozdanie z działalności spółki. Sprawozdanie z działalności spółki jest przygotowywane przez obecnie urzędujących członków zarządu.

Spółka z o.o. udostępnia swym wspólnikom sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności spółki najpóźniej w terminie 15 dni przed terminem zwyczajnego zgromadzenia wspólników (art. 68 ustawy o rachunkowości). Jeśli sprawozdanie finansowe spółki z o.o. podlegało obowiązkowi badania to także w tym terminie obok obu sprawozdań musi być także udostępniona udziałowcom opinia i raport biegłego rewidenta.

 

foto dzięki uprzejmości Stuart Miles / freedigitalphotos.net

Tajne głosowanie na Zgromadzeniu Wspólników

tajne głosowanie

Co do zasady na zgromadzeniu wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością głosowanie jest prowadzone w sposób jawny (art. 247 k.s.h.). Istnieją jednak sytuacje, kiedy jawność głosowania mogłaby wpłynąć na podejmowane przez udziałowców wybory. Przykładowo są to sytuacje dotyczące powołania danej osoby na stanowisko członka zarządu lub jej odwołania, określenia wynagrodzenia członka zarządu, ustalenia czy członek zarządu będzie pociągnięty do odpowiedzialności, w sprawach osobowych lub na wniosek choćby jednego ze udziałowców (art. 247 § 2 k.s.h.). W takich wypadkach przeprowadza się tajne głosowanie na zgromadzeniu wspólników. Przepis nakazujący przeprowadzenie głosowania tajnego jest przepisem bezwzględnie obowiązującym, co oznacza, że nie mogą go uchylać postanowienia umowy spółki lub uchwała zgromadzenia wspólników. Jak wygląda karta do tajnego głosowania? Wzór karty do tajnego głosowania wygląda następująco – karta do tajnego głosowania.

Uchwała zgromadzenia wspólników, podjęta z naruszeniem przepisu art. 247 § 2 k.s.h., a więc podjęta jawnie wbrew nakazowi utajnienia głosowania oznacza, jest uchwałą nieważną (wyrok SN z 20 maja 1988 r., II CR 119/88).

Pojęcie spraw osobowych, w których należy przeprowadzić tajne głosowanie, obejmuje wszystkie sprawy, które dotyczą osoby bez względu na rodzaj sprawy, a zatem odnoszące się do członków organów spółki, likwidatorów, wszystkich wspólników. W doktrynie zwraca się uwagę na potrzebę szerokiej interpretacji tego pojęcia z uwagi na brak podstaw dla różnicowania wagi spraw dotyczących osób (zob. Andrzej Kidyba Komentarz do art. 247 k.s.h., System Informacji Prawnej LEX, I. Gajewska, R. Kwaśnicki, „Wybór przewodniczącego organów uchwałodawczych spółek kapitałowych”, Prawo Spółek 2005/1/20). Do spraw osobowych należy m.in. wybór przewodniczącego zgromadzenia wspólników, czy też sekretarza, ustalenie wysokości wynagrodzenia członka zarządu, przyznanie wspólnikom praw osobistych. Pojęcie spraw osobowych odnosi się przy tym nie tylko do spraw, które dotyczą konkretnych osób, wymienionych z imienia i nazwiska, ale także takich, w których osoba określona jest przez sprawowaną w spółce funkcję (np.: członków zarządu lub likwidatorów).

Co należy zrobić, gdy uważamy, iż uchwała zgromadzenia wspólników została podjęta jawnie mimo wymogu podjęcia jej w tajnym głosowaniu?

W takiej sytuacji należy wnieść do sądu gospodarczego powództwo o stwierdzenie nieważności uchwały sprzecznej z ustawą (art. 252 § 1 k.s.h.). Uprawnienie do wniesienia takiego pozwu przysługuje osobom lub organom spółki z o.o., wymienionym w art. 250 k.s.h. Zgodnie zaś z art. 250 k.s.h prawo do wytoczenia powództwa o uchylenie uchwały wspólników przysługuje:

1) zarządowi, radzie nadzorczej, komisji rewizyjnej oraz poszczególnym ich członkom,

2) wspólnikowi, który głosował przeciwko uchwale, a po jej powzięciu zażądał zaprotokołowania sprzeciwu,

3) wspólnikowi bezzasadnie niedopuszczonemu do udziału w zgromadzeniu wspólników,

4) wspólnikowi, który nie był obecny na zgromadzeniu, jedynie w przypadku wadliwego zwołania zgromadzenia wspólników lub też powzięcia uchwały w sprawie nieobjętej porządkiem obrad,

5) w przypadku pisemnego głosowania, wspólnikowi, którego pominięto przy głosowaniu lub który nie zgodził się na głosowanie pisemne albo też który głosował przeciwko uchwale i po otrzymaniu wiadomości o uchwale w terminie dwóch tygodni zgłosił sprzeciw.

Jeżeli sąd gospodarczy uzna, iż jawnie głosowano pod uchwałą, która wymaga głosowania tajnego to sąd wyda wyrok stwierdzający nieważność uchwały z mocy prawa. Wyrok stwierdzający nieważność uchwały ma charakter deklaratoryjny i jego skutki sięgają wstecz do chwili podjęcia uchwały (ex tunc).

Ustalenie, że dana uchwała zgromadzenia wspólników powinna była być podjęta w trybie tajnym a została podjęta jawnie, a więc sprzecznie z ustawą kodeks spółek handlowych nie oznacza, iż automatycznie inne uchwały podejmowane na tym zgromadzeniu są nieważne. Nie o każdy obowiązujący przepis prawa, ale o ustawę kodeks spółek handlowych. Każda uchwała zgromadzenia wspólników stanowi bowiem samoistną czynność i jest odrębnym aktem prawnym, stąd też błędy popełnione podczas podejmowania określonej uchwały nie przekładają się automatycznie na wady innych uchwał, nawet jeśli zostały podjęte w trakcie tego samego zgromadzenia wspólników.

 

foto dzięki uprzejmości stockimages / freedigitalphotos.net