Zgromadzenie Wspólników Archives - Strona 3 z 11

Składanie sprawozdań finansowych za 2018 rok

Ustawa z dnia 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw zakłada pełną informatyzację rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego poprzez wprowadzenie obowiązku składania wszystkich wniosków do rejestru oraz prowadzania postępowania wyłącznie z wykorzystaniem systemu informatycznego.

Składanie sprawozdań finansowych za 2018 rok – tylko elektronicznie

Dodatkowo, na mocy tejże ustawy stworzone zostało między innymi Repozytorium Dokumentów Finansowych, gdzie składane i udostępniane są roczne sprawozdania finansowe podmiotów gospodarczych. O ile do końca września 2018 roku możliwe było sporządzenia sprawozdania finansowego na dotychczasowych zasadach i jedynie złożenie skanu tego sprawozdania do Repozytorium Dokumentów Finansowych w formie elektronicznej, począwszy od 1 października 2018 r. sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Sprawozdania finansowe podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego od 1 października 2018 roku sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianym w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie Ministerstwa Finansów pod adresem: Struktury sprawozdań finansowych. Każdy program księgujący powinien być wyposażony w możliwość utworzenia sprawozdania finansowego w nowym formacie.

Obowiązek zachowania formy elektronicznej oraz podpisu elektronicznego dotyczy: rocznego sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności, sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, opinii biegłego rewidenta/sprawozdania z badania rocznego sprawozdania finansowego, skonsolidowanego rocznego sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności grupy kapitałowej, sprawozdania z działalności jednostki dominującej, skonsolidowanego sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej. Powyższy obowiązek nie dotyczy uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego oraz uchwały o podziale zysku lub pokryciu straty.

Sprawozdanie finansowe automatycznie wysyłane do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych

Od 1 października 2018 r. zamieszczenie sprawozdania finansowego oraz powiązanych dokumentów w elektronicznym Repozytorium Dokumentów Finansowych spowoduje ich automatyczne przesłanie, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych. W praktyce oznacza to brak obowiązku składania sprawozdania finansowego przez podmioty wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego osobno do właściwego urzędu skarbowego, jak to miało miejsce dotychczas.

Sprawozdanie finansowe a członek zarządu cudzoziemcem

Oczywiście powstaną poważne, choć przejściowe problemy dla spółek z o.o., które posiadają cudzoziemców w zarządzie. Takie osoby w większości przypadków nie posiadają kwalifikowanego podpisu elektronicznego oraz nie mają nadanego numeru PESEL (który jest konieczny do uzyskania profilu zaufanego ePUAP). Jak uzyskać dla cudzoziemca kwalifikowany podpis elektroniczny albo numer PESEL przedstawiłem w tym wpisie: Cudzoziemiec jedynym członkiem zarządu a elektroniczne złożenie sprawozdania finansowego do KRS.

Czy uchwała na podstawie art 210 k.s.h. powinna być podjęta w głosowaniu tajnym?

Zgodnie z art. 247 § 2 i 210 § 1 k.s.h. wybór pełnomocnika mającego dokonać czynności prawnej pomiędzy spółką a członkami jej zarządu ma charakter sprawy osobowej, wymagającej głosowania tajnego. Art. 247 § 2 k.s.h. definiuje pojęcie spraw osobowych, które oznacza wszystkie sprawy dotyczące osób, nie będące głosowaniami wyborczymi (np.: na przewodniczącego zgromadzenia wspólników), głosowaniami nad wnioskami o odwołanie członków organów spółki lub likwidatorów, jak też o pociągnięcie ich do odpowiedzialności. Sprawami osobowymi, które wymagają zachowania tajności w głosowaniu, są sprawy osób związanych z organizacją i działalnością spółki z o.o., osób, które mają wpływ na jej funkcjonowanie.

W piśmiennictwie podkreśla się, że przedmiot konkretnej sprawy nie jest istotny, decyduje to, czy odnosi się ona do członków organów spółki, likwidatorów, wspólników. Powoływanymi przykładami, w których musi być zapewnione głosowanie tajne, są przykładowo sprawy wyboru przewodniczącego zgromadzenia wspólników, sekretarza tego zgromadzenia, ustalenie wysokości wynagrodzenia członka zarządu, przyznanie wspólnikom praw osobistych, a także zagadnienia dotyczące ogólnie mówiąc wszystkich osób sprawujących określoną funkcję w spółce, niekoniecznie zaś oznaczonych imiennie.

O osobowym charakterze sprawy decydować będzie funkcjonalny związek pomiędzy przedmiotem uchwały a interesami osób mających wpływ na działanie tej spółki lub funkcjonowaniem spółki i jej organów.

Tajność głosowania w tym wypadku ma gwarantować możliwość swobodnego wyrażenia poglądu w poddanej pod głosowanie sprawie, bez narażania się na ewentualne szykany ze strony osób zainteresowanych odpowiednim wynikiem głosowania. Uchwała w sprawie powołania pełnomocnika, który ma złożyć oświadczenie w sprawach majątkowych spółki, i to w zakresie stosunków pomiędzy tą spółką a członkami jej zarządu, jest zasadniczo sprawą podwójnie osobową. Po pierwsze, z uwagi na to, że bezpośrednio dotyczy umocowania konkretnej osoby, która w określonym zakresie ma podjąć czynności zamiast zarządu spółki w imieniu tej spółki (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 15 czerwca 2012 r., II CSK 217/11), a po drugie – chodzi o umocowanie do czynności, zawieranych z osobami pełniącymi aktualnie funkcję zarządu – organu decyzyjnego spółki z o.o..

Zagrożenie konfliktem interesów w takim wypadku ustawodawca starał się zmniejszyć, poprzez postawienie wymagania, by spółki nie reprezentował zarząd, co jednak nie usuwa potrzeby zagwarantowania dalszej ochrony poprzez zapewnienie także tajności głosowania przy powoływaniu osoby zastępującej wyłączony organ w niedozwolonej dla niego czynności.

Jeżeli uchybienie formalne (nieprzeprowadzenie głosowania w trybie tajnym) wywarło wpływ na treść uchwały, to taka uchwała może zostać unieważniona.

Jak sprawdzić sprawozdanie finansowe złożone w postaci elektronicznej

Sprawozdanie finansowe stanowi istotne źródło informacji o kondycji finansowej podmiotu. Od 2018 roku sprawozdania finansowe za lata 2017 i następne są składane do Krajowego Rejestru Sądowego tylko w postaci elektronicznej. Sprawozdanie finansowe za 2017 rok oraz lata następne są dostępne jedynie za pośrednictwem strony internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości:

Wchodząc w zakładkę „Przeglądarka dokumentów finansowych” otrzymamy dostęp do interesujących nas sprawozdań finansowych spółek zgłoszonych do KRS-u. Do przeglądania sprawozdań finansowych potrzebna jest jedynie znajomość nr KRS-u danej spółki.

Trzeba pamiętać, że składane w postaci elektronicznej dokumenty finansowe nie są, jak było dotychczas, ujawniane w aktach rejestrowych danej spółki. Informacje zawarte w sprawozdaniach finansowych sporządzonych za 2017 i za następne lata są zamieszczone w postaci elektronicznej wyłącznie w prowadzonym w systemie teleinformatycznym repozytorium dokumentów finansowych i dostępne właśnie w „Przeglądarce dokumentów finansowych”.

Złożenie w postaci elektronicznej dokumentów finansowych za dany rok obrotowy nie skutkuje wszczęciem postępowania sądowego. Sąd rejestrowy w ogóle nie uczestniczy w czynnościach złożenia elektronicznego sprawozdania finansowego ani tym bardziej nie kontroluje go na etapie składania dokumentów finansowych.

Stąd też wpis do rejestru przedsiębiorców informacji o złożeniu elektronicznych dokumentów finansowych i wykonaniu obowiązków sprawozdawczych ma charakter wyłącznie ewidencyjny oraz informacyjny.

Powyższe nie oznacza, że sąd rejestrowy nie będzie przeprowadzał następczej kontroli dokumentów finansowych składanych w wersji elektronicznej. Jeżeli sąd rejestrowy uzyska informację, że złożone do Repozytorium dokumentów finansowych przez dany podmiot dokumenty są w istotnym stopniu wadliwe, to wówczas będzie zobligowany z urzędu wszcząć postępowanie o wykreślenie danych niedopuszczalnych (art. 12 ust. 3 ustawy o KRS) bądź wykreślenie danych niezgodnych z rzeczywistym stanem (art. 24 ust. 6 ustawy o KRS).

Jednocześnie na podstawie do art. 12 ust. 4 ustawy o KRS sąd rejestrowy może wszcząć postępowanie o stwierdzenie niedopuszczalności przyjęcia dokumentów do repozytorium dokumentów finansowych. Przepis ten znajdzie zastosowanie we wszystkich tych przypadkach, gdy sąd rejestrowy poweźmie wiadomość, że znajdujący się w repozytorium dokument, złożony do repozytorium nie spełnia minimalnych wymogów pozwalających uznać, że składający wypełnił obowiązki sprawozdawcze określone w ustawie o rachunkowości.

Po wydaniu orzeczenia w jednym ze wskazanych wyżej postępowań wadliwe dokumenty finansowe są usuwane z repozytorium dokumentów finansowych.

Oprócz sprawozdania finansowego w „Przeglądarce dokumentów finansowych” można obejrzeć dokumenty dołączane do sprawozdania, takie jak: uchwała bądź postanowienie o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i skonsolidowanego sprawozdania finansowego grupy kapitałowej oraz uchwała o podziale zysku lub pokryciu straty.

Zgłoszenie sprawozdania finansowego przez osobę nieposiadającą numeru PESEL

Rok 2018 był pierwszym rokiem, w którym podmioty objęte obowiązkiem złożenia sprawozdania finansowego do KRS, musiały to uczynić za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Zgłoszenie poprzez system musi zostać podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP przez osobę (reprezentanta podmiotu), której numer PESEL został uwidoczniony w KRS-ie. Kłopot pojawia się w sytuacji, w której żaden z reprezentantów podmiotu objętego obowiązkiem złożenia sprawozdania finansowego do KRS nie dysponuje numerem PESEL (np. wszyscy reprezentanci takiego podmiotu są obcokrajowcami nieposiadającymi numeru PESEL). Sądy rejestrowe różnie podchodzą do kompletu dokumentów podpisanych przez pełnomocnika zamiast przez członka zarządu. Czasem zdarza się, iż referendarz sądowy dokonuje wzmianki o złożeniu sprawozdania finansowego podpisanego przez pełnomocnika; pojawiają się też przypadki (np.: w XII Wydziale Gospodarczym KRS Sądu Rejonowego dla m.st. Warszawy w Warszawie), że wniosek podpisany przez pełnomocnika jest zwracany bez dokonania wpisu.

Jeśli wniosek złożony przez pełnomocnika osoby nieposiadającej numer PESEL, został przez sąd zwracony bez wpisu jakiejkolwiek wzmianki do KRS-u to należy wystąpić w odrębnym piśmie do KRS-u z wnioskiem, by wzmianki o dokumentach objętych obowiązkiem złożenia do KRS-u zostały wpisane do KRS-u albo do repozytorium dokumentów finansowych.

Projekt treści takiego pisma wygląda następująco:

Wnoszę o dokonanie wpisu w rejestrze przedsiębiorców:

wzmianki o złożeniu sprawozdania finansowego, z oznaczeniem daty jego złożenia i roku obrotowego;
wzmianki o złożeniu uchwały bądź postanowienia o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego oraz uchwały o podziale zysku lub pokryciu straty;
wzmianki o złożeniu sprawozdania z działalności;

bądź alternatywnie wnoszę o przyjęcie tych dokumentów do repozytorium dokumentów finansowych.

Trudno gwarantować sukces w rejestracji sprawozdania finansowego, ale jest spora szansa, że wniosek z takim pismem doprowadzi do rejestracji sprawozdania finansowego.

Umowa o pracę z członkiem zarządu w spółkach jednoosobowych i rodzinnych

W spółkach kapitałowych członek zarządu może wykonywać swoje obowiązki: (1) na podstawie umowy o pracę (umowy zlecenia, umowy menedżerskiej, itp.) albo też (2) wyłącznie na podstawie uchwały wspólników spółki. Przepisy kodeksu spółek handlowych nie zabraniają zawierania przez wspólników lub członków zarządu umów o pracę ze spółką, których zakres dotyczących obowiązków wykracza poza zakres obowiązków zarządzania spółką.

Wyjątkiem są tu jednoosobowe spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i tzw. spółki rodzinne, co jednak nie wynika z przepisów prawa, lecz z jednolitego orzecznictwa sądów pracy i ubezpieczeń społecznych.

Przyczyną wskazywaną przez sądy, która wyklucza zawarcie umowy o pracę w jednoosobowej spółce z ograniczoną odpowiedzialnością oraz w tzw. spółce rodzinnej jest charakter więzi łączącej spółkę z zarządcą (wyrok Sądu Apelacyjnego w Gdańsku z dnia 7 lipca 2016 r., III AUa 197/16).

W spółce kapitałowej pracodawcą jest spółka, a nie jej akcjonariusz lub udziałowiec, lecz mimo to w orzecznictwie Sądu Najwyższego prezentowane jest stanowisko, że jednoosobowa spółka z o.o. oraz tzw. spółka rodzinna jest szczególną formą prowadzenia działalności gospodarczej na „własny” rachunek, różniącą się jedynie oddzieleniem jej od osobistego majątku jedynego wspólnika poprzez konstrukcję (fikcję) osoby prawnej. Podstawową cechą umowy o pracę jest wymiana świadczeń między pracodawcą a pracownikiem. Taka wymiana będzie iluzoryczna w sytuacji, gdy pracodawcą jest jedyny (lub zasadniczo jedyny) wspólnik sp. z o.o. W tej sytuacji status wykonawcy pracy jest połączony (wchłonięty) przez status pracodawcy i nie można mówić o podporządkowaniu pracowniczym.

W spółce, w której status wykonawcy pracy (pracownika) zostaje zdominowany przez właścicielski status wspólnika spółki z o.o. nie może być mowy o zatrudnieniu w ramach stosunku pracy. W tej sytuacji wspólnik faktycznie wykonuje czynności na rzecz samego siebie i na swoje własne ryzyko. Z tego też względu w orzeczeniach Sądu Najwyższego przyjmuje się, że co prawda wspólnicy wieloosobowych spółek z o.o. mogą wykonywać zatrudnienie na podstawie umów o pracę zarówno w charakterze członków zarządu, jak i na stanowiskach wykonawczych, gdyż w takiej sytuacji wspólnika nie można traktować, jako podmiotu, którego praca polega na obrocie jego własnym kapitałem (wyroki z dnia 16 grudnia 2008 r., I UK 162/08; z dnia 9 czerwca 2010 r., II UK 33/10; wyrok z dnia 12 maja 2011 r., II UK 20/11 i powołane w nich orzeczenia), jednakże nie dotyczy to już sytuacji, gdy udział innych wspólników jest iluzoryczny.

Taka konfiguracja oznacza bowiem połączenie pracy i kapitału, co wyklucza dopuszczalność nawiązania stosunku pracy z własną spółką i podleganie takiego wspólnika pracowniczym ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnym, niezależnie od rodzaju czynności (wykonawcze czy zarządzające), jakie miałyby być realizowane w ramach umowy o pracę (por. wyroki z dnia 7 kwietnia 2010 r., II UK 177/09; z dnia 3 sierpnia 2011 r., I UK 8/11).

Cudzoziemiec jedynym członkiem zarządu a elektroniczne złożenie sprawozdania finansowego do KRS

Od 15 marca 2018 roku sprawozdania finansowe spółek z ograniczoną odpowiedzialnością są składane wyłącznie w sposób elektroniczny. Wiele osób obsługujących spółki z udziałem kapitału zagranicznego pytają się jak złożyć elektronicznie sprawozdanie finansowe, gdy cudzoziemcy nie posiadają Polskiego numeru PESEL.

W jaki sposób złożyć elektronicznie sprawozdanie finansowe do KRS, gdy w zarządzie spółki z o.o. zasiadają wyłącznie cudzoziemcy?

Jeżeli zarząd w spółce z o.o. składa się wyłącznie z cudzoziemców nie posiadających numeru PESEL to w celu złożenia, w formie elektronicznej, sprawozdania finansowego do KRS istnieją następujące rozwiązania: (i) uzyskanie dla jednego cudzoziemca numeru PESEL i złożenie sprawozdania finansowego do Repozytorium Dokumentów Finansowych albo (ii) uzyskanie dla jednego cudzoziemca kwalifikowanego podpisu elektronicznego i złożenie sprawozdania finansowego poprzez wniosek o wpis sprawozdania finansowego przez Portal S24.

Złożenie sprawozdania finansowego do Repozytorium Dokumentów Finansowych (z PESEL-em dla cudzoziemca)

Zasady uzyskania dla cudzoziemca numeru PESEL (także dla nie mieszkającego na stałe w Polsce) zostały opisane pod tym linkiem: Uzyskaj PESEL dla cudzoziemca.

Następnie należy założyć konto w systemie Ministerstwa Sprawiedliwości. Jeżeli nie masz konta, musisz je założyć. Konto można utworzyć wchodząc na stronę: https://ekrs.ms.gov.pl/ i klikając na S24 – Rejestracja spółki Inne wnioski. Na dole strony jest okienko: Logowanie i możliwość: „Utwórz konto”. Z utworzonego konta można na portalu S24 bezpłatnie zgłosić dokumenty finansowe spółki z o.o. lub możne je zgłosić wracając na stronę główną i klikając na „Bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych”.

Złożenie wniosku o wpis sprawozdania finansowego przez Portal S24 (bez numeru PESEL dla cudzoziemca)

Po pierwsze, trzeba uzyskać dla cudzoziemca elektroniczny podpis kwalifikowany wydawany przez jedną z kilku firm działających na terenie Polski, uprawnionych do wydawania podpisów elektronicznych. Jedną z polskich firm wydających cudzoziemcom kwalifikowane podpisy elektroniczne jest firma Certum i na jej stronie można znaleźć ofertę wydania kwalifikowanego podpisu elektronicznego i pod tym linkiem można sprawdzić, jaka jest procedura uzyskania podpisu elektronicznego dla cudzoziemca.

Następnie, po uzyskaniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego dla cudzoziemca należy otworzyć osobiste konto w systemie Ministerstwa Sprawiedliwości (w sposób opisany powyżej poprzez zakładkę S24 – Rejestracja spółki Inne wnioski), podając dane osobowe osoby składającej sprawozdanie finansowe autoryzując konto za pomocą uzyskanego podpisu elektronicznego.

Składanie sprawozdania finansowego przez cudzoziemca nieposiadającego numeru PESEL oznacza, iż taka osoba składa odpłatny wniosek o dokonanie wpisu do KRS, korzystając z formularza KRS-Z30. Wniosek taki podlega opłacie sądowej w wysokości 140 zł.

Zdjęcie: zbiory własne

W jaki sposób należy opodatkować wypłaconą dywidendę (kwota brutto i netto)?

Ustalenie prawidłowej kwoty dywidendy do wypłaty jest bardzo istotne dla udziałowca. Powstaje jednak pytanie, jak ustalić kwotę, która ma być wypłacona udziałowcowi? W uchwale zwyczajnego zgromadzenia wspólników wskazuje się jedynie wielkość zysku do podziału (kwota brutto), bez wskazywania, jaka dokładanie kwota zostanie przekazana na rachunek bankowy udziałowca (kwota netto).

Niektórzy uważają, i to nieprawidłowo, że przy wypłacie dywidendy osobie fizycznej art. 30a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych należy interpretować w ten sposób, że podatek dochodowy naliczony od dywidendy powinien być podstawą do wypłaty dywidendy netto.

Przykład 1:

Spółka zamierza wypłacić jedynemu udziałowcowi 1.000.000 zł. Zdaniem tego udziałowca, spółka powinna najpierw ubruttowić tę kwotę zysku o 19% podatek dochodowy: 1.190.000 zł i dopiero od tej kwoty pobrać podatek dochodowy (1.190.000 zł*19%= 226.100 zł) i następnie różnicę pomiędzy 1.190.000 zł (kwota ubruttowiona) i 226.100 zł (wyliczony podatek), czyli kwotę 963.900 zł wypłacić udziałowcowi.

Zdaniem udziałowca pomimo tego, że art. 30a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie określa ubruttowienia podstawy wyliczenia podatku dochodowego to spółka wypłacająca dywidendę powinna, wyliczając kwotę do wypłaty, dokonać takiego ubruttowienia.

Spółka jednak postąpiła następująco i należy zaznaczyć, że zrobiła to w sposób prawidłowy, zgodny z przepisami podatkowymi.

Przykład 2:

Spółka wypłaciła jedynemu udziałowcowi 810.000 zł, ponieważ kwotą brutto dywidendy jest kwota 1.000.000 zł i stosując do tej kwoty stawkę 19% podatku dochodowego od osób fizycznych (190.000 zł), kwota do wypłaty wynosi właśnie 810.000 zł.

Wypłacona udziałowcowi spółki dywidenda jest kwotą netto, a więc kwotą która została wypłacona po opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych (stanowią więc dywidendę netto). Kwota dywidendy netto to 81% kwoty dywidendy przed opodatkowaniem zryczałtowanym podatkiem od osób fizycznych (dywidenda brutto).

Zgodnie z przepisami, że spółka z o.o. wypłacająca dywidendę na rzecz udziałowca: (1) pobiera zryczałtowany podatek dochodowy od osób fizycznych od dywidendy i (2) wypłaca udziałowcowi dywidendę netto, czyli dywidendę pomniejszoną o pobrany przez spółkę z o.o., działającą jako płatnik, zryczałtowany podatek dochodowy.

Foto dzięki uprzejmości Stuart Miles / freedigitalphotos.net