Podział zysku w spółce z o.o.

Zgodnie z art. 191 § 1 i 3 k.s.h. wspólnik spółki z o.o. ma prawo do udziału w zysku wynikającym z rocznego sprawozdania finansowego i przeznaczonego do podziału uchwałą zgromadzenia wspólników z możliwością wypłacenia zaliczki na poczet przyszłej dywidendy, w stosunku do posiadanych udziałów. Umowa spółki może przewidywać inny sposób podziału zysku (art. 191 § 2 k.s.h.). Inny sposób podziału zysku może polegać na określonych odpisach na kapitały (fundusze) własne spółki, w tym zapasowy czy rezerwowy. Przykładowy zapis umowy spółki z o.o. może brzmieć następująco:

  1. O przeznaczeniu zysku wynikającego z rocznego sprawozdania finansowego decyduje Zgromadzenie Wspólników. Zysk może zostać przeznaczony w szczególności na: 

a)                 kapitał zapasowy;                

b)                 inwestycje;               

c)                  dodatkowe kapitały rezerwowe utworzone przez Spółkę; 

d)                 do podziału pomiędzy wspólników Spółki (dywidenda);    

e)                  inne cele określone uchwałą Zgromadzenia Wspólników.  

  1. Przeznaczony uchwałą Zgromadzenia Wspólników do podziału zysk dzieli się pomiędzy Wspólników proporcjonalnie do przysługujących im udziałów w kapitale zakładowym.
  2. Lista wspólników uprawnionych do dywidendy jest ustalana według dnia określonego przez Zgromadzenie Wspólników (dzień dywidendy), stosownie do postanowień art. 193 Kodeksu spółek handlowych.              
  3. Termin wypłaty dywidendy ustala Zgromadzenie Wspólników.      
  4. Zarząd może wypłacić Wspólnikom zaliczkę na poczet przewidywanej dywidendy za rok obrotowy, jeżeli Spółka posiada środki niezbędne na wypłatę. Spółka może wypłacić zaliczkę na poczet dywidendy, na zasadach określonych w art. 195 Kodeksu spółek handlowych.           

Prawo do udziału w zysku, proporcjonalnie do posiadanych udziałów (o ile umowa spółki nie określa odstępstw do zasady proporcjonalności), wyrażające się w prawie do wypłaty dywidendy, może być ograniczone przez rozdysponowanie zysku z wyłączeniem prawa wspólników do udziału w nim, tylko gdy umowa spółki na to pozwala. Omawiana regulacja kodeksowa jest wyrazem respektowania jednego z podstawowych uprawnień wspólnika spółki z ograniczoną odpowiedzialnością – prawa do udziału w wypracowanym zysku (wyrok Sądu Najwyższego z 3 marca 2009 r., II CSK 522/08). W piśmiennictwie podkreśla się, że umowa spółki nie może trwale wyłączyć zysku od podziału pomiędzy wspólników.

Tak więc aby przegłosować uchwałę przeznaczającą wypracowany zysk w spółce z o.o. na kapitał zapasowy spółki należy sprawdzić czy taka uchwała może być podjęta, a więc czy umowa spółki przewiduje inny sposób rozdysponowania zysku spółki niż w postaci wypłaty dywidendy oraz czy wskazuje na jakie fundusze ma być przelany wypracowany zysk spółki.

Jeśli więc umowa spółki z o.o. nie zawiera innego sposobu rozporządzania zyskiem, niż określony w art. 191 § 1 i 3 k.s.h., to uchwała zgromadzenia wspólników wyłączająca czysty zysk od podziału między wspólników – wbrew postanowieniom umowy spółki – będzie z nią sprzeczna. Taka uchwała zgromadzenia wspólników może być zaskarżona. Osoba uprawiona może żądać uchylenia uchwały wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością na podstawie art. 249 § 1 k.s.h. Zgodnie z tym przepisem uchwała wspólników sprzeczna z umową spółki bądź dobrymi obyczajami i godząca w interesy spółki lub mająca na celu pokrzywdzenie wspólnika może być zaskarżona w drodze wytoczonego przeciwko spółce powództwa o uchylenie uchwały. Termin na złożenie pozwu jest stosunkowo krótki – powództwo o uchylenie uchwały wspólników należy wnieść w terminie miesiąca od dnia otrzymania wiadomości o uchwale, nie później jednak niż w terminie sześciu miesięcy od dnia powzięcia uchwały (art. 251 k.s.h.).

 

Foto dzięki uprzejmości Jomphong /freedigitalphotos.net

Księga protokołów

Każde zgromadzenie wspólników powinno być prawidłowo udokumentowane. Mogą to być nagrania audio lub wideo, ale też można poprzestać na sporządzeniu protokołu z posiedzenia zgromadzenia wspólników przygotowanego w formie pisemnej. Ponieważ na posiedzeniu zgromadzenia wspólników są najczęściej podejmowane uchwały zgromadzenia wspólników, toteż powinny one być spisane i uwzględnione w księdze protokołów (art. 248 § 1 k.s.h.), która jest przechowywana w siedzibie spółki (wzór księgi protokołów spółki z o.o.). Jeśli uchwały zostały podjęte w obecności notariusza do księgi protokołów dołącza się wypis przekazany przez notariusza. Jeżeli głosowano pisemnie (poza zgromadzeniem wspólników), treść takich uchwał wspólników zarząd również wpisuje do księgi protokołów.

Obowiązkiem zarządu jest prawidłowe i na bieżąco prowadzenie księgi protokołów. Księgę protokołów prowadzi się w formie pisemnej i każdą nowo podjętą uchwałę zgromadzenia wspólników uwzględnia się w tej księdze. Trzeba pamiętać, że uchwały są przekazywane do księgi protokołów dopiero po ich podpisaniu przez wszystkich udziałowców, którzy głosowali nad tą uchwałą; można jednakże ograniczyć się do podpisów przewodniczącego i protokolanta.

Prawidłowo sporządzony protokół zgromadzenia wspólników (art. 248 § 2 k.s.h.) zawiera następujące konieczne elementy:

  1. opis przebiegu zgromadzenia (także prowadzona dyskusja, zgłaszane wnioski i propozycje), w tym stwierdzenie prawidłowości zwołania zgromadzenia wspólników i jego zdolności do powzięcia uchwał (czyli jaki kapitał zakładowy był reprezentowany w momencie głosowania) oraz,
  2. przedstawienie uchwał, które były głosowane na zgromadzeniu wspólników z podaniem liczby głosów oddanych za każdą uchwałą (a więc jaka była struktura głosów za, przeciw i wstrzymujących się), informacją czy uchwała była głosowana w głosowaniu tajnym oraz z podaniem zgłoszonych sprzeciwów.

 

Do protokołu zgromadzenia wspólników należy dołączyć też listę obecności z podpisami uczestników zgromadzenia wspólników (udziałowców, pełnomocników, członków zarządu i innych obecnych osób). Do protokołu zarząd dołącza też potwierdzenie, iż wszyscy wspólnicy zostali prawidłowo zawiadomieni o zwołaniu zgromadzenia wspólników.

Należy pamiętać o tym, że uchwały zgromadzenia wspólników mogą być podejmowane wyłącznie w dwóch sytuacjach (art. 239 § 1 k.s.h.):

(i)                 gdy zostały one umieszczone w porządku obrad, albo

(ii)               gdy cały kapitał zakładowy jest reprezentowany i nikt z obecnych nie sprzeciwi się podjęciu uchwały poza porządkiem.

Do księgi protokołów zgromadzenia wspólników wpisywane są wyłącznie podejmowane uchwały na zgromadzeniu wspólników, natomiast protokoły zgromadzenia wspólników są dołączane jako załącznik do księgi protokołów.

Obowiązkiem zarządu (lub likwidatora spółki) jest prowadzenie księgi protokołów. Każdy ze wspólników, niezależnie od wielkości posiadanych udziałów, ma prawo do przeglądania księgi protokołów oraz może zażądać wydania mu wypisów (kopii) podjętych uchwał zgromadzenia wspólników, poświadczonych za zgodność z oryginałem przez zarząd spółki.

Od 1 kwietnia 2016 roku, uchwały podejmowane przy wykorzystaniu wzorca uchwały udostępnionego w systemie teleinformatycznym dołącza się do księgi protokołów w postaci wydruków uchwał z systemu teleinformatycznego, poświadczonych podpisami członków zarządu.

 

Foto dzięki uprzejmości digitalart / freedigitalphotos.net

Pełnomocnik na zgromadzeniu wspólników

Zasadniczo udziałowiec spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wykonuje swoje prawa korporacyjne (np.: udział zarówno zwyczajnym, jak i nadzwyczajnym zgromadzeniu wspólników) osobiście. Jednakże nic nie stoi na przeszkodzie aby wspólnik wykonywał swoje uprawnienia za pośrednictwem pełnomocnika na zgromadzeniu wspólników, o ile kodeks spółek handlowych lub umowa spółki nie zawierają ograniczeń w tym zakresie.

W tym miejscu warto wskazać, iż w orzecznictwie przeważa pogląd, iż umowa spółki może jedynie ograniczyć, a nie wyłączyć uczestnictwo wspólnika w zgromadzeniu wspólników przez pełnomocnika (por. wyrok Sądu Apelacyjnego w Gdańsku z dnia 6 czerwca 2013 roku, sygn. akt I ACa 225/13, publ. LEX). Zatem niemożliwe będzie całkowite pozbawienia wspólnika prawa do udzielenia pełnomocnictwa osobie trzeciej do jej reprezentowania na zgromadzeniu wspólników. Warto również zauważyć, iż sam fakt udzielenia pełnomocnictwa nie wyklucza możliwości osobistego działania wspólnika na zgromadzeniu wspólników, a więc udziałowiec może razem z pełnomocnikiem uczestniczyć w zgromadzeniu wspólników.

Przepisy kodeksu spółek handlowych nie wskazują kto może być pełnomocnikiem na zgromadzeniu wspólników. Jednakże nie ma przeszkód, by wprowadzić pewne wymogi co do osoby pełnomocnika w umowie spółki. Jednakże z przepisów kodeksu spółek handlowych wynika, że członek zarządu oraz pracownik spółki nie mogą być pełnomocnikami na zgromadzeniu wspólników, nawet jeżeli są oni równocześnie wspólnikami tej spółki (art. 243 § 3 k.s.h.). Przepis ten ma charakter bezwzględnie obowiązujący, co oznacza, iż nie jest możliwe wprowadzenie odstępstwa od powyższej zasady w umowie spółki.

Pełnomocnictwo uprawniające do zastępowania udziałowca na zgromadzeniu wspólników musi być udzielone na piśmie pod rygorem nieważności oraz dołączone do księgi protokołów (art. 243 § 2 k.s.h.). Powinno też wyraźnie zawierać upoważnienie do udziału w zgromadzeniu oraz do wykonywania prawa głosu.

Oczywiście również w tym zakresie umowa spółki może wprowadzać surowsze obwarowania co do formy pełnomocnictwa, np. w ten sposób, iż pełnomocnictwo musi być udzielone w formie aktu notarialnego. W piśmiennictwie przyjmuje się, iż art. 243 § 2 k.s.h. stanowi lex specialis wobec art. 99 § 1 k.c., w związku z czym przy zmianie umowy spółki, która następuje na podstawie uchwały, zaprotokołowanej przez notariusza do umocowania pełnomocnika wystarczające będzie udzielenie mu pełnomocnictwa w zwykłej formie pisemnej, a nie w formie aktu notarialnego. Należy więc podkreślić, że pełnomocnictwo do udziału w zgromadzeniu wspólników, które zostało sporządzone na piśmie pod rygorem nieważności, będzie ważne na zgromadzeniach wspólników protokołowanych w zwykłej formie pisemnej jak i tych protokołowanych przez notariusza.

Z art. 243 § 1 k.s.h. wynika, że pełnomocnictwo może być szczegółowe i upoważniać do zastępstwa na pewnym oznaczonym zgromadzeniu lub do głosowania w pewnej oznaczonej sprawie albo może być ogólne i upoważniać do zastępowania wspólnika na wszystkich zgromadzeniach wspólników danej spółki, względnie do wyrażania zgody na pisemne głosowanie w sprawach spółki lub na powzięcie uchwał na piśmie (por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 25 listopada 2004 roku, sygn. akt III CK 607/03, publ. LEX).

Nie ulega również wątpliwości, iż pełnomocnik nie może głosować przy powzięciu uchwał dotyczących odpowiedzialności mocodawcy wobec spółki z jakiegokolwiek tytułu, w tym udzielenia mu absolutorium, zwolnienia go z zobowiązania wobec spółki, odpowiedzialności wobec spółki lub w sporze między mocodawcą, a spółką.

 

Foto dzięki uprzejmości gubgib/ freedigitalphotos.net

 

Zaliczka na dywidendę

Czy wspólnicy spółki z o.o. mogą otrzymać choćby część zysku spółki w postaci wypłaty zaliczki na dywidendę? Czy ktoś ma prawo do rozporządzania zyskiem spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przed przeprowadzeniem zwyczajnego zgromadzenia wspólników?

Zgodnie z art. 191 § 1 i 3 k.s.h. wspólnik ma prawo do udziału w zysku wynikającym z rocznego sprawozdania finansowego i przeznaczonego do podziału uchwałą zgromadzenia wspólników, z uwzględnieniem art. 195 § 1 k.s.h., a więc z możliwością wypłacenia zaliczki na poczet przyszłej dywidendy, w stosunku do posiadanych udziałów. Wypłata zaliczki na poczet dywidendy może dotyczyć bieżącego (np.: wypłata zaliczki na poczet dywidendy po zamknięciu i rozliczeniu poprzedniego roku obrotowego, lecz przed zakończeniem bieżącego roku) lub zeszłego roku obrotowego (zaliczka jest wypłacana w okresie od zakończenia roku obrotowego do zamknięcia i rozliczenia poprzedniego roku obrotowego na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników).

Aby zarząd mógł podjąć uchwałę o wypłacie zaliczki na poczet dywidendy muszą być spełnione następujące warunki: po pierwsze, musi istnieć zapis w umowie spółki pozwalający zarządowi na dokonanie wypłaty zaliczek wspólnikom, spółka musi mieć zarezerwowane środki pieniężne (art. 194 k.s.h.: … jeśli spółka posiada środki wystarczające na wypłatę…) oraz gdy zatwierdzone na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników sprawozdanie finansowe za poprzedni rok obrotowy wykazało zysk.

Jak się wylicza zaliczkę na dywidendę do wypłaty?

Zaliczka na dywidendę może stanowić połowę zysku z zatwierdzonego poprzedniego roku obrotowego, powiększonego o wartość specjalnych funduszy (kapitałów) rezerwowych utworzonych z wypracowanego przez spółkę zysku celem wypłaty wspólnikom zaliczek oraz pomniejszonego o niepokryte jeszcze straty z lat ubiegłych oraz sumę wartości nabytych przez spółkę udziałów we własnym kapitale zakładowym.

Przykładowo, jeśli zatwierdzone sprawozdanie finansowe spółki z o.o. za rok 2012 wykazało zysk netto w kwocie 203.341,90 zł to zaliczka na poczet przewidywanej dywidendy może stanowić najwyżej połowę zysku osiągniętego od 1 stycznia 2013 roku do 31 grudnia 2013 roku (235.193,39 zł, połowa tego zysku to 117.596,70 zł), powiększonego o kapitały rezerwowe (128.341,90 zł) utworzone z zysku oraz pomniejszonego o niepokryte straty (0 zł) i udziały własne (0 zł), a więc zaliczka na dywidendę nie może przekroczyć kwoty 245.938,60 zł.

Kodeks spółek handlowych nie zawiera regulacji odnoszących się do sytuacji wypłaty zaliczek na dywidendę, gdy już po zakończeniu roku obrotowego okazuje się, że przykładowo wypłacone zaliczki przekraczają zysk spółki do podziału. W literaturze prawniczej wskazuje się, że pewnym rozwiązaniem tych problemów może być zawarcie postanowienia w umowie spółki zobowiązującego wspólników do ich zwrotu.

Czy można zaskarżyć uchwałę zarządu o wypłacie zaliczki na poczet dywidendy? Zgodnie z jednolitą linią orzecznictwa uchwały zarządu spółki z o.o. nie można uznać za czynności prawne i dlatego też nie mogą zostać zaskarżone do sądu. Kodeks spółek handlowych nie przewiduje procedury zaskarżalności uchwał zarządu spółki z o.o., jak i stwierdzenia ich nieważności. Uchwała zarządu, nie będąc samodzielnie czynnością prawną a będąc jedynie aktem wewnętrznym przygotowującym daną czynność, stosunek prawny dla którego stanowi źródło, nie może sama stanowić przedmiotu powództwa. W sytuacji, gdy dana uchwała dotknięta wadliwością, jest źródłem określonego prawa lub stosunku prawnego, elementem czynności prawnej podjętej przez spółkę w wykonaniu danej uchwały, ten kto ma interes prawny może wystąpić z powództwem o ustalenie, że określone prawo albo stosunek prawny nie istnieją, ze względu na wadliwość uchwały zarządu. Powództwo z art. 189 k.p.c., nie pozwala zaś na stwierdzenie nieważności czy ważności samej uchwały jako aktu wewnętrznego organu spółki.

Warto pamiętać, że jeśli zarząd nieprawidłowo podjął uchwałę o wypłacie zaliczki na poczet dywidendy to członkowie zarządu, którzy uchwalili dokonanie wypłaty zaliczek, będą solidarnie odpowiedzialni z odbiorcą takiej zaliczki, wobec spółki na podstawie przepisu art. 198 k.s.h.. W razie bezczynności spółki w dochodzeniu zwrotu bezpodstawnej wypłaty, każdy wspólnik może wnieść pozew o naprawienie szkody wyrządzonej w ten sposób spółce w trybie art. 295 § 1 k.s.h., w którym to postępowaniu będzie podlegać badaniu kwestia bezprawności dokonanych wypłat, jak i bezczynności spółki w dochodzeniu ich zwrotu.

 

Foto dzięki uprzejmości graur razvan ionut/ freedigitalphotos.net

Odmowa udzielenia absolutorium

Po zakończeniu roku obrotowego w spółce z o.o. zwyczajne zgromadzenie wspólników ma obowiązek ocenić każdego członka zarządu. Ocena powyższa, zwana absolutorium lub pokwitowaniem, zatwierdza czynności dokonane przez członka zarządu w czasie minionego roku obrotowego. Udzielenie absolutorium zasadniczo wyłącza odpowiedzialność tej osoby za czynności dokonane w ocenianym okresie.

Decyzja o udzieleniu absolutorium powinna być podjęta po uprzednim zapoznaniu się przez wspólników spółki ze sprawozdaniem finansowym oraz sprawozdaniem zarządu z działalności spółki. Absolutorium jest udzielane w uchwale podejmowanej w głosowaniu tajnym (art. 247 § 2 k.s.h.). Udzielenie absolutorium członkowi zarządowi jest często kwestią subiektywną, zależną od indywidualnej oceny pracy poszczególnych członków zarządu przez udziałowców spółki. Niezależnie jednak od subiektywności oceny, warto przygotować uzasadnienie uchwały o odmowie absolutorium a w nim wskazać te istotne zaniedbania i nieprawidłowości, które w konsekwencji doprowadziły do nieudzielania absolutorium członkowi zarządu.

Podjęcie uchwały w przedmiocie udzielenia absolutorium ma istotne znaczenie dla stosunków majątkowych osób piastujących funkcję w zarządzie spółki z o.o.. Odmowa udzielenia absolutorium co prawda nie przesądza jeszcze o odpowiedzialności odszkodowawczej członka zarządu wobec spółki z o.o., ale może mieć wpływ na ocenę przesłanek stanowiących o tej odpowiedzialności. Warto też pamiętać, że konsekwencje uchwały w przedmiocie odmowy udzielenia absolutorium nie ograniczają się do relacji majątkowych pomiędzy członkiem zarządu a spółką; podjęcie uchwały o odmowie udzielenia absolutorium podważa w opinii publicznej zaufanie do kwalifikacji menadżerskich osób piastujących funkcję w organach zarządzających i w ostateczności może narazić te osoby na utratę zaufania potrzebnego do wykonywania zawodu lub innej działalności.

Jak wskazano wyżej, udzielenie absolutorium zwalnia członka zarządu od odpowiedzialności cywilnej wobec spółki w odniesieniu do tych działań, o których spółka wiedziała podejmując uchwałę. Natomiast jeżeli członek zarządu dokonał czynności, o których udziałowcy nie mieli wiedzy w chwili podejmowania uchwały, wówczas absolutorium działań tych nie obejmuje. Za te czynności członek zarządu może więc ponosić odpowiedzialność. Ponadto mimo otrzymania skwitowania członek zarządu będzie ponosił odpowiedzialność, jeśli m.in. uchwała o zatwierdzeniu sprawozdań (finansowego i z działalności spółki) została podjęta na podstawie niepełnych, nieprawdziwych lub nierzetelnych danych lub gdy wspólnicy zostali wprowadzeni w błąd przez zarząd. W takiej sytuacji wspólnicy mogą zmienić dotychczasową uchwałę i odmówić udzielenia zarządowi absolutorium lub dochodzić odszkodowania przed sądem, powołując się na fakt, że absolutorium zostało przyznane niesłusznie, lub zarząd umyślnie lub przez niedbalstwo podał fałszywe dane dotyczące pokrycia kapitału zakładowego albo wyrządził spółce szkodę, a wspólnicy, udzielając mu absolutorium, nie wiedzieli o tym.

Zasadniczo członkowi zarządu, który nie uzyskał skwitowania z podjętych działań w minionym roku obrotowym przysługuje powództwo przeciwko spółce o uchylenie uchwały zgromadzenia wspólników (art. 249 k.s.h.). Podstawą takiego roszczenia może być twierdzenie, że podjęta uchwała jest sprzeczna z dobrymi obyczajami, godzi w interes spółki albo ma na celu pokrzywdzenie udziałowca.

W postępowaniu, którego przedmiotem jest uchylenie uchwały odmawiającej udzielania absolutorium członek zarządu musi wykazać, że czynności zarządcze podjęte przez niego a negatywnie ocenione przez zgromadzenie wspólników były prawidłowe i racjonalne ekonomicznie natomiast podjęta uchwała odmawiająca udzielenia mu absolutorium jest sprzeczna z dobrymi obyczajami, godzącą w interes spółki lub krzywdzącą udziałowca.

Odmowa udzielenia absolutorium może też uzasadniać podjęcie innych uchwał np. w przedmiocie odwołania członka zarządu, któremu odmówiono udzielenia absolutorium. Uchwała nie podlega ocenie na gruncie art. 58 § 2 k.c. (por. wyrok SN z dnia 26 marca 2002r. III CKN 989/00).

Odmowa udzielenia absolutorium może otwierać drogę prawną do odpowiedzialności odszkodowawczej członka zarządu w związku z podjętymi przez niego i negatywnie ocenionymi przez zwyczajne zgromadzenie wspólników czynnościami w minionym roku obrotowym. W literaturze przedmiotu wyrażany jest pogląd, że w przypadku nieudzielenia członkowi zarządu przez zgromadzenie wspólników absolutorium, członkowi temu przysługuje na podstawie art. 189 k.p.c. powództwo o ustalenie, że nie istnieją roszczenia spółki przeciw niemu z tytułu prowadzenia spraw spółki w okresie sprawozdawczym.

Warto pamiętać, że w pozwie członka zarządu roszczenia te muszą być skonkretyzowane w sposób pozwalający na określenie przedmiotowych granic sporu, właściwości rzeczowej sądu, prawidłowej opłaty sądowej od pozwu.

 

Foto dzięki uprzejmości iosphere / freedigitalphotos.net

 

Sprawozdanie zarządu z działalności spółki z o.o.

Zwyczajne zgromadzenie wspólników w spółce z o.o. ma obowiązek, między innymi, rozpatrzyć i zatwierdzić sprawozdanie zarządu z działalności spółki (art. 231 § 2 pkt 1 k.s.h.). W praktyce zarządy spółek z o.o. często nie wiedzą, jak ma wyglądać prawidłowo sporządzone sprawozdanie zarządu z działalności spółki z o.o.

Po pierwsze warto wskazać, że sprawozdanie zarządu z działalności spółki składa się z dwóch części:

1. sprawozdania z działalności zarządu przygotowanego jako opis działalności podjętych w zakończonym już roku obrotowym spółki, oraz

2. dołączonego do tego opisu sprawozdania finansowego.

Sprawozdanie opisowe musi wskazywać istotne informacje o stanie majątkowym oraz o sytuacji finansowej spółki, wskazywać jakie spółka osiągnęła efekty ekonomiczne w zamkniętym już roku obrotowym oraz poinformować o istniejących ryzykach i zagrożeniach prowadzonej działalności gospodarczej. Pierwsza, „opisowa” część sprawozdania zarządu z działalności spółki z o.o. nie może ograniczać się do zagadnień związanych z funkcjonowaniem samego zarządu spółki, lecz musi odnosić się do wszystkich działów spółki (zarząd, marketing, logistyka, produkcja, zakupy, eksport, itp.).

W sprawozdaniu zarządu należy też podać istotne informacje dotyczące innych organów spółki (rady nadzorczej, komisji rewizyjnej, zgromadzenia wspólników). W sprawozdaniu z działalności spółki należy też odnieść się do poprzednich sprawozdań, w których wskazywano na plany i omówić ich realizację w zakończonym roku obrotowym spółki.

Informacje konieczne w sprawozdaniu z działalności spółki zostały określone w art. 49 ust. 2 ustawy o rachunkowości. W przepisie tym wskazuje się, iż sprawozdanie zarządu powinno zawierać informację o:

1)      zdarzeniach istotnie wpływających na działalność jednostki, jakie nastąpiły w roku obrotowym, a także po jego zakończeniu, do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego;

2)      przewidywanym rozwoju jednostki;

3)      ważniejszych osiągnięciach w dziedzinie badań i rozwoju;

4)      aktualnej i przewidywanej sytuacji finansowej;

5)     nabyciu udziałów (akcji) własnych, a w szczególności przyczynie nabycia udziałów własnych dokonanego w roku obrotowym, liczbie i wartości nominalnej nabytych oraz zbytych w roku obrotowym udziałów, a w przypadku braku wartości nominalnej – ich wartości księgowej, jak też części kapitału podstawowego, którą te udziały reprezentują, w przypadku nabycia lub zbycia odpłatnego – równowartości tych udziałów, liczbie i wartości nominalnej wszystkich udziałów nabytych i zatrzymanych, a w razie braku wartości nominalnej – wartości księgowej, jak również części kapitału podstawowego, którą te udziały reprezentują;

6)      posiadanych przez jednostkę oddziałach (zakładach);

7)      instrumentach finansowych w zakresie:

a)      ryzyka: zmiany cen, kredytowego, istotnych zakłóceń przepływów środków pieniężnych oraz utraty płynności finansowej, na jakie narażona jest jednostka,

b)      przyjętych przez jednostkę celach i metodach zarządzania ryzykiem finansowym, łącznie z metodami zabezpieczenia istotnych rodzajów planowanych transakcji, dla których stosowana jest rachunkowość zabezpieczeń.

Należy pamiętać, że sprawozdanie z działalności spółki musi być przygotowane nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego oraz powinno zostać przekazane radzie nadzorczej, komisji rewizyjnej oraz wspólnikom (art. 52 ustawy o rachunkowości). Sprawozdanie z działalności spółki jest podpisywane wyłącznie przez członków zarządu spółki z o.o.; sprawozdania tego nie musi podpisywać osoba odpowiedzialna za rachunkowość spółki, jeśli nie zasiada ona w zarządzie spółki.

Warto wiedzieć co zrobić, gdy z końcem obrotowego roku zmienia się skład zarządu. Ponieważ sprawozdanie zarządu przygotowywane jest w pierwszym kwartale roku obrotowego i dotyczy poprzedniego roku, może zdarzyć się sytuacja, że nowy zarząd nie ma pełnych informacji na temat prac prowadzonych przez członków zarządu w poprzednim roku.

Odpowiedź na to praktyczne zagadnienie znajduje się w art. 203 § 3 k.s.h., który wskazuje, iż odwołany członek zarządu jest uprawniony i obowiązany do złożenia wyjaśnień w toku przygotowania sprawozdania zarządu z działalności spółki i sprawozdania finansowego, obejmujących okres pełnienia przez niego funkcji członka zarządu, oraz do udziału w zgromadzeniu wspólników zatwierdzającym sprawozdanie zarządu z działalności spółki z o.o., chyba że akt odwołania członka zarządu stanowi inaczej.

W dobrze rozumianym interesie byłych członków zarządu leży pomoc i aktywne uczestniczenie w przygotowaniu sprawozdania zarządu, ponieważ od wykazania, iż członek zarządu sprawował swoją funkcję prawidłowo zależeć będzie udzielenie członkowi zarządu absolutorium przez zgromadzenie wspólników.

Innym istotnym zagadnieniem jest jak szczegółowo podawać informacje w sprawozdaniu z działalności spółki. Z jednej strony należy rzetelnie przedstawić informacje o działalności spółki w poprzednim roku obrotowym, aby wspólnicy spółki mogli prawidłowo ocenić działania zarządu, z drugiej zaś strony wiedząc, że sprawozdanie zarządu jest publicznie dostępne w aktach spółki prowadzonych przez sąd rejestrowy, nie należy ujawniać takich informacji, które mogłyby narazić spółkę na negatywne działania konkurencji.

 

Foto dzięki uprzejmości tigger11th/freedigitalphotos.net

Niezłożenie sprawozdania finansowego

Zbliża się termin na przygotowanie dwóch ważnych w działalności spółki z ograniczoną odpowiedzialnością dokumentów – sprawozdania finansowego oraz sprawozdania zarządu z działalności spółki. Sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności spółki z o.o. muszą być przygotowane nie później niż w ciągu 3 miesięcy od końca roku obrotowego, a więc w większości spółek z o.o. – do końca marca. Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu, rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i informuje o ekonomicznej kondycji spółki na dzień sporządzenia sprawozdania. Sprawozdanie zarządu z działalności spółki ma za zadanie przedstawić podjęte przez spółkę działania w zakończonym roku obrotowym oraz ewentualnie wskazać kierunki działalności na najbliższy czas. W sprawozdaniu zarządu z działalności spółki należy poinformować o wydarzeniach istotnych dla spółki, w tym też odnoszących się do innych organów (tj. zgromadzeń wspólników, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej).

Oba sprawozdania muszą być udostępnione udziałowcom spółki z o.o. w terminie 15 dni przed wyznaczonym dniem na zwyczajne zgromadzenie wspólników (zobacz więcej na ten temat: Zwyczajne zgromadzenie wspólników spółki z o.o.).

W ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego zarząd spółki z o.o. ma obowiązek złożyć w Krajowym Rejestrze Sądowym oba sprawozdania: finansowe i z działalności spółki (art. 69 ustawy o rachunkowości). Zgodnie zaś z art. 27 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych zarząd spółki z o.o. jest zobowiązany do przekazania do urzędu skarbowego sprawozdania finansowego i odpisu uchwały zgromadzenia wspólników zatwierdzającej sprawozdanie finansowe (wraz z opinią i raportem podmiotu uprawnionego do badania sprawozdań finansowych – jeśli istniał obowiązek jej sporządzenia), w terminie 10 dni od daty zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego.

Brak złożenia sprawozdań w Krajowym Rejestrze Sądowym, po pierwsze powinno, ze strony sądu rejestrowego uaktywnić procedurę przymuszającą zarząd do wykonania tego obowiązku (art. 24 – 32 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym) oraz po drugie, może grozić odpowiedzialnością karną osób odpowiedzialnych za niezłożenie tych sprawozdań we rejestrze sądowym. Podobnie jest z sytuacją niezłożenia sprawozdania finansowego do urzędu skarbowego – po pierwsze, organ podatkowy będzie wzywał do złożenia sprawozdania finansowego (art. 155 Ordynacji podatkowej) a następnie osoba odpowiedzialna za nieterminowe złożenie sprawozdania finansowego do urzędu skarbowego może podlegać odpowiedzialności karno-skarbowej.

Jaka jest sankcja za niezłożenie sprawozdania finansowego lub sprawozdania z działalności we właściwym rejestrze sądowym oraz urzędzie skarbowym ?

Niesporządzenie sprawozdania finansowego, sporządzenie go niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcia w nim nierzetelnych danych (art. 77 ust. 2 ustawy o rachunkowości) zagrożone jest karą grzywny lub pozbawienia wolności do lat 2.

Niezłożenie sprawozdania finansowego, a także sprawozdania z działalności we właściwym rejestrze sądowym (art. 79 pkt 4 ustawy o rachunkowości) zagrożone jest karą grzywny albo karą ograniczenia wolności.

Niezłożenie sprawozdania finansowego wraz z odpisem uchwały zgromadzenia wspólników zatwierdzającej sprawozdanie finansowe do urzędu skarbowego (art. 80b kodeksu karno-skarbowego) zagrożone jest karą grzywny. Grzywna może wynieść do 20-krotności minimalnego wynagrodzenia, czyli w 2015 r. do 35.000 zł.

Powyższe czyny karalne co do zasady mogą być popełnione przez członków zarządu, gdyż do obowiązków członków zarządu należy przygotowanie oraz złożenie sprawozdania finansowego do odpowiednich organów.

Orzeczenie prawomocnym wyrokiem karnym o odpowiedzialności członka zarządu za jeden z wyżej wskazanych czynów będzie prowadziło do wpisu o skazaniu tej osoby do Krajowego Rejestru Karnego oraz może też wiązać się z orzeczeniem środka karnego polegającego na zakazie zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej (art. 39 pkt 2 kodeksu karnego).

Karalność przestępstw niesporządzenia sprawozdania finansowego (art. 77 ust. 2 ustawy o rachunkowości) oraz niezłożenia sprawozdania finansowego w sądzie rejestrowym (art. 79 pkt 4 ustawy o rachunkowości) ustaje po upływie 5 lat od dnia popełnienia czynu (art. 101 kodeksu karnego). Okres przedawnienia ulega przedłużeniu o dodatkowe 5 lat, przed upływem 5 lat od popełnienia czynu zostanie wszczęte postępowanie przygotowawcze ad personam, tj. konkretnej osobie zostaną postawione zarzuty (art. 102 kodeksu karnego).

Karalność wykroczenia polegającego na niezłożeniu sprawozdania finansowego wraz z odpisem uchwały zgromadzenia wspólników zatwierdzającej sprawozdanie finansowe do urzędu skarbowego ustaje z upływem roku od jego popełniania, zaś w przypadku wszczęcia karnego postępowania przygotowawczego przeciwko osobie – z upływem 2 lat od zakończenia tego okresu (art. 51 kodeksu karno-skarbowego).

 

foto dzięki uprzejmości Gualberto107 / freedigitalphotos.net