Zmiana nazwy (firmy) spółki z o.o.

Spółka z o.o. może zawsze zdecydować się na zmianę swojej nazwy (firmy). W każdym czasie dopuszczalna jest zmiana firmy przez przedsiębiorcę. Najczęściej zmiana nazwy spółki z o.o. związana jest ze zmianą przedmiotu działalności spółki albo ze zmianą siedziby. Może też wynikać z zamiaru odcięcia się od wcześniej prowadzonej działalności, która nie była zyskowna.

Zmiana firmy spółki z o.o. może polegać na zamianie, dodaniu lub usunięciu pewnych elementów składających się na brzmienie firmy. Przy dokonywaniu zmiany firmy przedsiębiorca musi oczywiście respektować wszystkie zasady prawa firmowego, w tym zwłaszcza zasadę wyłączności i prawdziwości firmy. Należy więc przed planowaną zmianą firmy spółki z o.o. sprawdzić czy proponowane nowe brzmienie firmy spółki nie koliduje z taką samą nazwą już wykorzystywaną przez innego przedsiębiorcę. Taką weryfikację można przeprowadzić poprzez portal Krajowego Rejestru Sądowego. Sąd rejestrowy, w toku postępowania o wpisanie zmiany firmy spółki do Krajowego Rejestru Sądowego – rejestru przedsiębiorców, będzie badał m.in. czy proponowana przez spółkę nowa firma nie narusza przepisów art. 43 (1) k.c. – 43 (10) k.c.. Zgodnie z treścią przepisu art. 43 (3) § 1 k.c. firma przedsiębiorcy powinna się odróżniać dostatecznie od firm innych przedsiębiorców prowadzących działalność na tym samym rynku. Zgodnie natomiast z art. 43 (3) § 2 k.c. – firma nie może wprowadzać w błąd, w szczególności, co do osoby przedsiębiorcy, przedmiotu działalności przedsiębiorcy, miejsca działalności, źródeł zaopatrzenia.

Gdyby sąd rejestrowy uznał, iż proponowana nowa firma przykładowo wprowadza w błąd, to odmówi rejestracji zmiany firmy. Warto też wiedzieć, że zmiana nazwy (firmy) spółki z o.o. wymaga podjęcia uchwały zgromadzenia wspólników, która jest protokołowana w formie aktu notarialnego (art. 255 § 3 k.s.h.). Zgodnie z art. 246 § 1 k.s.h. uchwały zgromadzenia wspólników, dotyczące zmiany umowy spółki – w tym zmiany nazwy (firmy), zapadają większością 2/3 głosów. Nowa nazwa (firma) spółki z o.o. obowiązuje od momentu dokonania wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego przez sąd rejestrowy. Rozstrzygająca więc będzie data postanowienia, na podstawie którego zmiana nazwy spółki została wpisana do KRS.

Wniosek o wpis zmiany nazwy (firmy) spółki z o.o. powinien zostać przygotowany na odpowiednich formularzach KRS. Do wniosku o wpis trzeba dołączyć też uchwałę zgromadzenia wspólników sporządzoną w formie aktu notarialnego oraz tekst jednolity umowy spółki po zmianach, a także wypełnione formularze aktualizujące, informujące o zmianie nazwy, które zostaną przekazane przez sąd rejestrowy do urzędu skarbowego, Głównego Urzędu Statystycznego oraz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Trzeba pamiętać, że zmiana nazwy spółki nie spowoduje, iż spółka po zmianie firmy nie będzie już musiała uregulować zobowiązań zaciągniętych przed zmianą. Zobowiązania, które zaciągnęła spółka przed zmianą nazwy są wciąż zobowiązaniami spółki po zmianie nazwy spółki z o.o. (por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 13 grudnia 2006 r., II CSK 300/06).

 

Foto dzięki uprzejmości digitalart / freedigitalphotos.net

Jak wnieść wkład niepieniężny do spółki z o.o.?

Wniesienie wkładów na pokrycie kapitału zakładowego stanowi jeden z podstawowych warunków powstania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i powinno być dokonane jeszcze przed zgłoszeniem spółki do rejestru przedsiębiorców KRS. Wniesienie wkładów może nastąpić w formie pieniężnej poprzez dokonanie wpłaty na rzecz spółki (wkład pieniężny) lub w formie niepieniężnej, co stanowi bardziej skomplikowaną procedurę (wkład niepieniężny, aport). W tym miejscu zaznaczyć należy, iż w przypadku zakładania spółki z o.o. przy wykorzystaniu wzorca umowy (tzw. spółki S24) można wnieść wyłącznie wkłady w formie pieniężnej, co nie wyklucza późniejszego podwyższenia kapitału zakładowego za pomocą wkładów niepieniężnych.

Wniesienie wkładu niepieniężnego

Pokrycie kapitału zakładowego spółki z o.o. wkładem niepieniężnym powinno zostać szczegółowo opisane w umowie spółki (wymagana jest forma aktu notarialnego). W umowie spółki trzeba określić przedmiot wkładu oraz wskazać osobę wspólnika wnoszącego aport. Należy też zapisać ile udziałów otrzyma wspólnik wnoszący wkład niepieniężny jak i wartość udziałów objętych w zamian za aport. Postanowienie w umowie spółki może przybrać następującą formę:

„Wspólnik Jan Kowalski obejmuje 100 (sto) udziałów o wartości nominalnej 50 (pięćdziesiąt) złotych każdy udział, o wartości łącznej 5.000 (pięć tysięcy) złotych i pokrywa je wkładem niepieniężnym w postaci laptopa DELL XPS 26215, data produkcji 2013 o wartości 5150 złotych.”

Należy jednak pamiętać, iż zgodnie z art. 14 § 1 k.s.h. przedmiotem wkładu niepieniężnego nie może być prawo niezbywalne lub świadczenie pracy bądź usług. Prawa niezbywalne to takie prawa, które są nierozerwalnie powiązane z daną osobą i w związku z tym nie można ich zbyć (sprzedać, darować, itd.). Przykładem prawa niezbywalnego jest prawo pierwokupu lub dożywocia.

Przedmiot aportu powinien przedstawiać jakąkolwiek wartość majątkową, mogącą stać się składnikiem kapitału zakładowego spółki (por. uchwała Sądu Najwyższego z dnia 20 maja 1992 roku w sprawie III CZP 52/92).

Z uwagi na to, iż ustawodawca wprowadził obowiązek określenia wartości aportu należy zastanowić się, na kim spoczywa obowiązek wyceny aportu. Nie ulega wątpliwości, iż obowiązek ten spoczywa przede wszystkim na wspólniku, który samodzielnie dokonuje wyceny wnoszonego aportu. Jednakże w sytuacji, gdy powstanie wątpliwość co do wartości wkładu niepieniężnego wówczas należy skorzystać z pomocy np. rzeczoznawcy majątkowego, który wyceni wartość wkładu niepieniężnego.

Podanie przez wspólnika wartości wnoszonego wkładu niepieniężnego nie jest dowolne i niczym nieograniczone, albowiem w przypadku wniesienia wkładu niepieniężnego, którego wartość została znacznie zawyżona w stosunku do jej wartości zbywczej w dniu zawarcia umowy spółki z o.o. wspólnik, który wniósł taki wkład oraz członkowie zarządu, którzy wiedząc o tym zawyżeniu, zgłosili spółkę do rejestru przedsiębiorców zobowiązani są solidarnie wyrównać spółce brakującą wartość. Przyjmuje się, iż zawyżenie wartości aportu ma miejsce wówczas, gdy dla określenia wartości pokrytego kapitału zakładowego przyjęto wyższą wartość aportu niż ma on w rzeczywistości i przyznano za to nieadekwatną wartość udziałów w kapitale zakładowym.

Jak samodzielnie prawidłowo ustalić wartość zbywczą aportu?

Należy mieć na uwadze cenę, jaką można by uzyskać przy zbyciu przedmiotu aportu w dniu zawarcia umowy spółki (zmiany umowy spółki, podjęcia uchwały o podwyższaniu kapitału zakładowego) (por. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 8 kwietnia 2010 roku w sprawie II FSK 1920/08, publ. Legalis). W tym miejscu wskazać należy, iż ani umowa spółki ani uchwała zgromadzenia wspólników czy zarządu nie może zwolnić wspólników i członków zarządu od odpowiedzialności za wysoko wyceniony wkład niepieniężny.

 

foto dzięki uprzejmości Nujalee / freedigitalphotos.net

Jakie są koszty założenia spółki z ograniczoną odpowiedzialnością?

Decydując się na otworzenie nowej spółki z o.o. musimy liczyć się z koniecznością poniesienia wydatków, związanych m.in. ze sporządzeniem umowy (chyba że korzystamy ze wzorca umowy w trybie spółki 24h) oraz rejestracją spółki w rejestrze przedsiębiorców KRS. Część kosztów założenia spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest uzależniona od wysokości kapitału zakładowego spółki, w związku z czym dla niniejszego opracowania wyliczymy wydatki związane z założeniem spółki z ograniczoną odpowiedzialności o kapitale zakładowym w wysokości 5.000 złotych. Jakie są obowiązkowe koszty założenia spółki z ograniczoną odpowiedzialnością? Musimy opłacić wynagrodzenie notariusza, zapłacić podatek od czynności cywilnoprawnych, zapłacić opłaty w trakcie rejestracji spółki z o.o. w sądzie rejestrowym oraz ponieść opłatę za zarejestrowanie spółki na VAT.

Opłaty u notariusza

–       za przygotowanie umowy w formie aktu notarialnego notariusz pobierze 160 złotych (§ 3 pkt 1 i 2 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnych);

–       za sporządzenie odpisu umowy spółki notariusz zażąda 6 złotych za każdą stronę (§ 12 ww. rozporządzenia). Standardowo umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością będzie miała około 5 stron, w procesie rejestracji potrzebne są 3 odpisy umowy spółki z o.o. (w sumie będzie to koszt około 90 zł).

Do wszystkich wyżej wymienionych kosztów ponoszonych u notariusza należy dodać także podatek VAT w wysokości 23%.

Opłaty za rejestrację spółki w rejestrze przedsiębiorców

–       opłata od wniosku o zarejestrowanie podmiotu w rejestrze przedsiębiorców w Krajowym Rejestrze Sądowym wynosi 500 złotych (art. 52 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych);

–       opłata za ogłoszenie wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego to 100 złotych (§6 pkt 1 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie wydawania i rozpowszechniania  Monitora Sądowego i Gospodarczego).

Dodatkowe opłaty

–       opłata skarbowa za potwierdzenie rejestracji na VAT w wysokości  170 złotych (warto sprawdzić czy spółka rozpoczynająca działalność gospodarczą może skorzystać ze zwolnienia podmiotowego z rejestracji na VAT, np.: ze względu na planowane niewielkie obroty, poniżej 12.500 zł miesięcznie);

–       podatek od czynności cywilnoprawnych 0,5% wartość kapitału zakładowego (art. 6 ust. 1 pkt 8a w zw. z art. 7 ust. 1 pkt 9 ustawy o podatku od czynności cywilnoprawnych) – przy kapitale zakładowym wynoszącym 5.000 zł podatek ten wyniesie 25 zł. Ten podatek zostanie pobrany przez notariusza sporządzającego umowę spółki z o.o.

Podsumowanie

Zakładając spółkę z ograniczoną odpowiedzialności o kapitale zakładowym wynoszącym 5.000 złotych musimy liczyć się z koniecznością poniesienia wydatków, związanych z utworzeniem takiej spółki w wysokości około 1.100 złotych. Na koniec odpowiedź na często zadawane pytanie – czy można pokryć koszty założenia spółki z o.o. z majątku spółki ? A więc czy spółka może sfinansować, z własnego majątku, koszty swojego założenia ?  Odpowiedź na to pytanie jest negatywna. Koszty założenia spółki z o.o. nie mogą być pokryte z wkładu pieniężnego wpłaconego na kapitał zakładowy (w naszym przykładzie było to 5.000 zł). Koszt założenia spółki musi być poniesiony przez udziałowców, którzy tę spółkę zawiązują.

Niższe koszty założenia spółki z o.o., o taksę notarialną, odnoszą się do szczególnego rodzaju spółki z o.o. zawiązywanej przez Internet – tzw. S24, opisanego we wpisie: Spółka zakładana przez Internet.

foto dzięki uprzejmości digitalart / freedigitalphotos.net

Czy skazany może założyć spółkę z o.o.?

Wydaje się na pierwszy rzut oka, że odpowiedź na pytanie – czy skazany może założyć spółkę z o.o. powinna być przecząca. Ale jaka naprawdę jest odpowiedź na to pytanie?

Przepisy kodeksu spółek handlowych (art. 18 k.s.h.) uniemożliwiają osobom skazanym za określone, szczegółowo wymienione przestępstwa, zasiadanie w zarządzie lub radzie nadzorczej spółek z o.o. (oraz spółek akcyjnych). Nie ma przy tym znaczenia, czy wyrok jest w zawieszeniu, czy też nie. Natomiast ma znaczenie czy skazanie nastąpiło w wyroku polskiego sądu karnego czy też sądu karnego innego państwa. Zgodnie z komentarzami, istotne jest wyłącznie skazanie przez polski sąd karny.

Zakaz pełnienia funkcji członka zarządu albo członka rady nadzorczej dotyczy przestępstw określonych w kodeksie karnym: przeciwko ochronie informacji (art. 265-296 k.k.), przeciwko wiarygodności dokumentów (art. 270-277 k.k.), przeciwko mieniu (art. 278-295 k.k.), przeciwko obrotowi gospodarczemu (art. 296-309 k.k.), przeciwko obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi (art. 310-316 k.k.), a także przestępstw określonych w kodeksie spółek handlowych: dokonanych przez ogłoszenie danych nieprawdziwych albo przedstawienie takich danych organom spółki, władzom państwowym lub rewidentom (art. 587 k.s.h.), dokonanych przez wystawienie fałszywych zaświadczeń o złożeniu akcji uprawniającej do głosowania czy użyczanie innemu akcji nieuprawniającej go do głosowania (art. 590 k.s.h.), dokonanych przy głosowaniu na walnym zgromadzeniu lub wykonywaniu praw mniejszości (art. 591 k.s.h.). Przy rejestracji spółki z o.o. warto dołączyć do dokumentów oświadczenie członków zarządu o tym, że nie zostali skazani za wyżej wymienione przestępstwa – oświadczenie członka zarządu.

Przepisy kodeksu spółek handlowych nie regulują jednak sytuacji, gdy skazany chce założyć spółkę z o.o. i zostać wyłącznie udziałowcem tej spółki. Należy więc uznać, że prawomocne skazanie nie jest negatywną przesłanką do posiadania udziałów (akcji) w spółkach kapitałowych lub do zakładania nowych spółek. Na marginesie można wskazać, że sąd karny może zakazać skazanemu prowadzenia konkretnego rodzaju działalności gospodarczej, jeżeli działalność taka zagrażałaby „istotnym dobrom chronionym prawem” (art. 39 pkt. 2 k.k. w zw.  z art. 41 § 2 k.k.). Taki zakaz może zostać orzeczony na maksymalnie 15 lat, a w pewnych sytuacjach nawet dożywotnio. Jednakże ten zakaz nie może dotyczyć obejmowania lub nabywania udziałów w spółkach z o.o. Na koniec należy przywołać stanowisko Sądu Najwyższego: „Zakaz wskazany w art. 41 § 2 k.k. nie może oznaczać całkowitego wyłączenia aktywności gospodarczej osoby, wobec której jest on orzekany.” (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 21 lipca 2011 r., sygn. akt III KK 169/11).

foto dzięki uprzejmości Grant Cochrane / freedigitalphotos.net

Zawarcie umowy spółki z o.o.

Zasadniczo umowa spółki z o.o. jest zawierana w formie aktu notarialnego. Zawarcie umowy spółki z o.o. następuje u notariusza, który w obecności wszystkich wspólników spółki z o.o. odczytuje treść umowy spółki. Po odczytaniu umowy spółki z o.o. wszyscy udziałowcy nowozakładanej spółki  podpisują się pod umową. Spółkę z o.o. może założyć jedna lub więcej osób fizycznych lub prawnych bądź też jednostek organizacyjnych bez osobowości prawnej (np. spółka jawna, partnerska). Założycielem jednoosobowej spółki z o.o. nie może być inna jednoosobowa spółka z o.o.

Możliwe jest też obecnie zawarcie umowy spółki z o.o. bez obecności notariusza – dotyczy to wyłącznie spółek zawieranych przy wykorzystaniu wzorca umowy, udostępnianego w systemie teleinformatycznym (tzw. S24). Jest to jedyny wyjątek od konieczności zawarcia umowy spółki z o.o. w formie aktu notarialnego.

Należy pamiętać, że umowy spółki z o.o. nie można zawrzeć w formie ustnej, pisemnej albo za pomocą poczty elektronicznej. Zawarcie umowy spółki z o.o. możliwe jest albo w formie aktu notarialnego (art. 157 § 2 k.s.h.) albo też przy wykorzystaniu wzorca umowy spółki z o.o., udostępnianego w systemie teleinformatycznym (art. 1571 k.s.h.). Umowa zawarta w innej formie jest prawnie nieważna.

Spółka z o.o. może zostać założona przez jedną osobę fizyczną lub prawną. W takim przypadku będzie to jednostronne oświadczenie o założeniu spółki z o.o. (tzw. akt założycielski). Akt założycielski spółki z o.o. to po prostu umowa spółki, tyle że zawarta przez udziałowca posiadającego 100% udziałów (art. 4 § 2 k.s.h.). Akt założycielski musi być sporządzony w formie aktu notarialnego albo przy wykorzystaniu wzorca umowy spółki z o.o. z systemu teleinformatycznego. Treść aktu założycielskiego niczym nie różni się od umowy spółki z o.o. prócz tego, że udziały w kapitale zakładowym obejmuje jedna osoba i to ona wnosi z tego tytułu wkłady. W tym samym akcie jedyny wspólnik może również zadecydować o obsadzie zarządu spółki (lub rady nadzorczej, która następnie wybierze zarząd).

Na marginesie warto wspomnieć, że osobę fizyczną, będącą jedynym wspólnikiem spółki z o.o., uznaje się za osobę prowadzącą pozarolniczą działalność w rozumieniu przepisów ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych. Taki wspólnik podlega obowiązkowemu ubezpieczeniu społecznemu i zdrowotnemu. Wspólnik jednoosobowej spółki z o.o. jest  zobowiązany samodzielnie do opłacania składek na własne ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji, tj. po zawarciu w formie notarialnej umowy spółki a przed rejestracją w sądzie rejestrowym, może we własnym imieniu nabywać prawa, w tym własność nieruchomości, ruchomości i inne prawa rzeczowe, zaciągać zobowiązania, pozywać i być pozywana. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością może być utworzona przez jedną albo więcej osób w każdym celu prawnie dopuszczalnym, chyba że ustawa stanowi inaczej. Jednakże, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością nie może być zawiązana wyłącznie przez inną jednoosobową spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Nie może też utworzyć spółki z o.o. spółka cywilna, albowiem nie posiada ona zdolności prawnej.

foto dzięki uprzejmości stockimages / freedigitalphotos.net

Spółka z o.o. a spółka komandytowa – opodatkowanie wspólników

„Podwójne ekonomiczne” opodatkowanie wspólników spółki z o.o.

Spółka z o.o. jest spółką kapitałową, posiadającą osobowość prawną. Dochody spółki z o.o., jako osoby prawnej, podlegają opodatkowaniu wg stawki 19% CIT.

Niezależnie jednak od opodatkowania dochodu spółki z o.o. podatkiem dochodowym, wypłacana dywidenda z tej spółki będzie z zasady opodatkowana podatkiem dochodowym na poziomie wspólników, także stawką 19% CIT lub PIT.

Trzeba pamiętać, że powyższy obowiązek podatkowy dotyczący wspólników jest modyfikowany w stosunku do udziałowców będących podmiotami zagranicznymi (nie posiadającymi na terytorium Polski miejsca zamieszkania lub siedziby). W takim przypadku należy uwzględnić przepisy ustawy o podatku dochodowym, który w określonych przypadkach zwalnia z podatku wypłacaną dywidendę osobie zagranicznej pochodzącej z UE (art. 22 ust. 4 ustawy o CIT). Także trzeba mieć na uwadze przepisy właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, której stroną jest Polska. Zastosowanie stawki podatku wynikającej z właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania lub niepobranie (niezapłacenie) podatku dochodowego jest jednak możliwe pod warunkiem udokumentowania, dla celów podatkowych, miejsca zamieszkania (siedziby) podatnika, uzyskanym od niego certyfikatem rezydencji.

 

Rozliczenie podatku dochodowego przez wspólników spółki komandytowej

Spółka komandytowa jest osobową spółką handlową, która nie posiada osobowości prawnej. A więc nie jest podatnikiem podatku dochodowego (w przeciwieństwie do spółki z o.o., o czym wspominałem powyżej). Nie powstaje więc opodatkowanie dochodów spółki na poziomie spółki; dochód ten zostanie opodatkowany jedynie na poziomie wspólników spółki komandytowej.

Przychód z udziału w zysku w spółce komandytowej określa się odrębnie u każdego wspólnika tej spółki zgodnie z prawem danego wspólnika do udziału w zysku. Najczęściej wielkość udziałów wspólników jest precyzyjnie opisana w umowie spółki komandytowej, ale gdy umowa spółki nie reguluje tej kwestii, to przyjmuje się, że prawa poszczególnych wspólników do udziału w zysku są równe. Ponieważ spółka komandytowa ma obowiązek prowadzić księgi rachunkowe, to na ich podstawie należy ustalić – proporcjonalnie do prawa do udziału wspólnika w zysku tej spółki – kwotę przychodów podatkowych oraz kosztów uzyskania tych przychodów. Od kwoty uzyskanego dochodu każdy ze wspólników spółki komandytowej ma obowiązek samodzielnie opłacać w trakcie roku zaliczki na podatek dochodowy, a po zakończeniu roku, podatek dochodowy wynikający z rocznego zeznania podatkowego.

Osoby fizyczne będące wspólnikami spółki komandytowej mogą dokonać wyboru, czy będą płacić podatek dochodowy obliczany według skali podatkowej (18%, 32%), czy też 19% podatek liniowy. Wybór metody opodatkowania będzie zależeć od tego jak wysoki jest prognozowany dochód z udziału w zyskach osoby fizycznej.

Na marginesie należy zaznaczyć, że dochód zagranicznego wspólnika w polskiej spółce komandytowej, będzie opodatkowany w Polsce zgodnie z przepisami ustawy o PIT lub ustawy o CIT.

 

Na marginesie przypomnę, że jedną z „prawnych” zalet spółki komandytowej jest to, iż w tej spółce istnieją dwa rodzaje wspólników: komplementariusze i komandytariusze. Komplementariusze spółki komandytowej odpowiadają wobec wierzycieli spółki całym swoim majątkiem („nieograniczona odpowiedzialność majątkowa”). Komandytariusze zaś za zobowiązania spółki komandytowej odpowiadają wyłącznie do wysokości wniesionego wkładu („ograniczona odpowiedzialność majątkowa”). Jeśli więc komandytariusz wniesie do spółki komandytowej umówiony wkład (np.: 1.000 zł) to w przypadku kłopotów finansowych spółki komandytowej jedynym jego ryzykiem jest możliwość utraty tej kwoty. Natomiast komplementariusz odpowiada całym osobistym majątkiem za nieuregulowane przez spółkę długi.

foto dzięki uprzejmości ddpavumba / freedigitalphotos.net

Jaka powinna być forma umowy spółki z o.o.

Forma umowy spółki z o.o. wymaga aktu notarialnego, forma umowy jest precyzyjnie opisana w kodeksie spółek handlowych (art. 157 par. 2 k.s.h.: Umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością powinna być zawarta w formie aktu notarialnego.). Zastosowanie innej niż akt notarialny formy do zawarcia umowy spółki z o.o. (przykładowo: forma pisemnej) oznaczać będzie, że w trakcie rejestracji spółki z o.o. w sądzie rejestrowym sąd zwróci wniosek o rejestrację takiej spółki, wskazując na nieważność takiej umowy z powodu niezastosowania formy aktu notarialnego. Jedynym wyjątkiem jest możliwość zawarcia umowy spółki z o.o. przez Internet – Spółka S24.

 

Forma pełnomocnictwa do zawarcia umowy spółki z o.o.

Zdarzają się takie sytuacje, że przyszły wspólnik nie może uczestniczyć u notariusza przy zawieraniu umowy spółki z o.o. Jednak przyszły udziałowiec spółki może skorzystać z pełnomocnika, który będzie reprezentować go w trakcie zawierania umowy spółki z o.o.. Ponieważ umowy spółki z o.o. musi być zawarta w formie aktu notarialnego, a więc i samo pełnomocnictwo do reprezentacji udziałowca musi być udzielone w formie notarialnej.

Pełnomocnik może też reprezentować osobę zagraniczną (osobę fizyczną, osobę prawną, inny podmiot mający osobowość prawną). W przypadku pełnomocnictwa zagranicznego, musi ono spełniać wymóg formy aktu notarialnego, a więc musi być udzielone przed polskim konsulem lub zagranicznym notariuszem. Pełnomocnictwo udzielone przed zagranicznym notariuszem wymaga jeszcze jednego istotnego elementu – klauzuli apostille. Klauzula apostille potwierdza autentyczność dokumentu i stosuje się ją w krajach, które przystąpiły do konwencji haskiej z 1961 r. o zniesieniu wymogu legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych. Są jednak kraje nie będące sygnatariuszami tej konwencji. W takim przypadku  zagraniczne pełnomocnictwo trzeba zalegalizować (tj. uzyskać klauzulę legalizacyjną).

Ponieważ pełnomocnictwo udzielane przed notariuszem zagranicznym będzie wystawione w obcym języku, to przed okazaniem tego pełnomocnictwa polskiemu notariuszowi oraz przed złożeniem pełnomocnictwa w sądzie rejestrowym, zagraniczne pełnomocnictwo musi być przetłumaczone przez tłumacza przysięgłego na język polski.

 

Osoba prawna przystępuje do umowy spółki z o.o.

Do umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością mogą przystąpić, oprócz osób fizycznych lub jednostek organizacyjnych posiadających zdolność prawną, także osoby prawne.

Przepisy prawa handlowego przewidują jeden zakaz – jedynym wspólnikiem jednoosobowej spółki z o.o. nie może być inna jednoosobowa spółka z o.o. (art. 151 § 2 k.s.h.).

Jeżeli wspólnikiem spółki z o.o. ma być inna osoba prawna (np.: spółka akcyjna) należy ustalić prawidłową reprezentację tej osoby prawnej, tj. trzeba ustalić, kto może reprezentować tę osobę prawną przy zawieraniu umowy spółki z o.o.. Tę informację można przykładowo uzyskać z aktualnego odpisu z krajowego rejestru przedsiębiorców. Jest ona zawarta w dziale 2, który wygląda tak:

 

Z tej przykładowej informacji o prawidłowej reprezentacji osoby prawnej wyczytać można, że do jej reprezentacji, przy zawieraniu umowy spółki z o.o. w kancelarii notarialnej będzie konieczna obecność dwóch członków zarządu lub jednego członka zarządu z prokurentem. Inna reprezentacja osoby prawnej u notariusza (np.: tylko prezes zarządu) oznaczać będzie, że zawarcie umowy spółki z o.o. nie dojdzie do skutku.

Niedawno wprowadzono nową możliwość do kodeksu spółek handlowych polegającą na uproszczonej możliwości zawarcia umowy spółki z o.o., w postaci wykorzystania wzorca umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością udostępnianego w systemie teleinformatycznym (wzorzec umowy). Tą możliwość omówię w dalszych postach.