prokurent Archives - Zakładanie spółek

Odwołanie prokurenta w spółce komandytowej założonej w systemie s24

Jak wiadomo, spółkę komandytową można zarejestrować wyłącznie elektronicznie albo korzystając z Portalu Rejestrów Sądowych albo też z uproszczonej wersji rejestracji dostępnej na portalu S24.

Znaczna część osób chcących szybko zarejestrować spółkę komandytową korzysta z portalu s24. Zaletami tego portalu jest to, że rejestracja spółki trwa kilka dni, co jest znaczną oszczędnością czasu w porównaniu do Portalu Rejestrów Sądowych. Szybkość rejestracji wynika z tego, że wszystkie czynności rejestracyjne dokonuje się przez Internet a dokumenty podpisuje się podpisem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Niższe są też koszty założenia tej spółki, gdyż nie są ponoszone koszty notarialne.

Trzeba jednak pamiętać, że portal s24 jest bardzo uproszczony i prowadzi to czasem do absurdów, jak na przykład takiego, że w spółce komandytowej zarejestrowanej w tym portalu można powołać prokurenta stosując wzorzec dokumentu nt.: uchwała o ustanowieniu prokury przez spółkę komandytową, lecz już w tym portalu nie można odwołać prokurenta. Co ciekawe, formularz rejestrujący zmiany w s24 przewiduje dokonywanie zmian lub wykreślenie prokurenta, co z tego, jeśli nie ma możliwości utworzenia uchwały o zmianie lub odwołaniu prokurenta:

Jedynym wyjściem umożliwiającym dokonanie takiej zmiany (np.: odwołanie prokurenta) jest przygotowanie samodzielnie uchwały o odwołaniu prokurenta i skorzystanie z Portalu Rejestrów Sądowych.

Czy prokurent w procesie gospodarczym może być przesłuchany jako świadek czy też jedynie jako strona?

Zgodnie z przepisami procedury cywilnej świadkami nie mogą być, m.in., przedstawiciele ustawowi stron oraz osoby, które mogą być przesłuchane w charakterze strony jako organy osoby prawnej lub innej organizacji mającej zdolność sądową.

Zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego prokura to nic innego niż ustanowienie osoby fizycznej pełnomocnikiem przedsiębiorcy. To szczególne pełnomocnictwo podlega ujawnieniu w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. Prokurent jest umocowany do dokonywania czynności sądowych i pozasądowych związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa.

W procesach gospodarczych zdarza się powoływanie prokurenta jako świadka lub wskazywanie prokurenta jako osoby reprezentującej stronę procesu. A więc powstaje pytanie czy można powołać na świadka prokurenta czy też może on jedynie występować jako reprezentant strony procesu?

Gdyby prokurent mógł występować w procesie jako reprezentant strony (powoda lub pozwanego) to przesłuchanie prokurenta w charakterze świadka zamiast w charakterze strony prowadziłoby do nieważności tak przeprowadzonego postępowania sądowego. Powodem byłoby tutaj pozbawienie strony możliwości obrony praw w procesie, co oznaczałoby powstanie przyczyny nieważności postępowania.

Ten teoretyczny problem został rozwiązany w wyroku Sądu Najwyższego z dn. 29.01.1936 r. (sygn. akt C II 2083/35), w którym Sąd Najwyższy orzekł, iż prokurent spółki może być w sporze spółki przesłuchany tylko w charakterze świadka, a nie w charakterze strony. Ten wyrok Sądu Najwyższego jest wciąż aktualny.

Składka zdrowotna od wynagrodzenia prokurenta

Wynagrodzenie prokurenta, określone na podstawie uchwały zarządu spółki z o.o., do końca 2021 roku nie podlegało pod ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Przepisy tzw. „Nowego Ładu”, które weszły w życie z początkiem 2022 roku, wprowadziły wątpliwość czy takie wynagrodzenie prokurenta jest objęte przepisami ubezpieczenia zdrowotnego. Ministerstwo Finansów intepretowało zmienione przepisy w ten sposób, że wciąż wynagrodzenie prokurenta nie podlega pod ubezpieczenie zdrowotne, natomiast Zakład Ubezpieczeń Społecznych prezentował odmienne zdanie, informując, że płatnicy powinni odprowadzać od wynagrodzenia prokurenta składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Wynagrodzenie prokurenta podlega składce zdrowotnej od 1.07.2022 r.

Ustawodawca postanowił rozwiać istniejące wątpliwości interpretacyjne i uściślił przepis art. 66 ust. 1 pkt 35a) ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych w ten sposób, że objętymi ubezpieczeniem zdrowotnym są od 1 lipca 2022 r.:

„osoby powołane do pełnienia funkcji na mocy aktu powołania oraz prokurenci, które z tego tytułu pobierają wynagrodzenie podlegające opodatkowaniu podatkiem dochodowym niezależnie od kwalifikacji do źródła przychodu w rozumieniu ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1128, z późn. zm.), z wyłączeniem osób uzyskujących przychody, o których mowa w art. 13 pkt 5 lub 6 tej ustawy, których roczne wynagrodzenie z tego tytułu nie przekracza kwoty 6000 zł.”

PIT – dopiero po zakończeniu roku

Od 1 lipca 2022 roku płatnik wypłacający wynagrodzenie prokurentowi musi pobrać 9% składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Ponieważ takie wynagrodzenie prokurenta jest wciąż traktowane jako przychód z innych źródeł (art. 20 ust. 1 ustawy o PIT), to w trakcie roku podatkowego nie są pobierane od takiego wynagrodzenia zaliczki na podatek dochodowy a po zakończeniu roku podatkowego prokurent samodzielnie deklaruje w zeznaniu rocznym uzyskane w poprzednim roku podatkowym wynagrodzenie i będzie miał możliwość skorzystania w rozliczeniu rocznym z podwyższenia kwoty wolnej od podatku do wysokości 30.000 zł oraz podniesienia drugiego progu podatkowego do wysokości 120.000 zł.

Zgodnie z podawanymi informacjami, kodem tytułu do ubezpieczenia wynagrodzenia prokurenta jest kod 22 50 XX. Składkę zdrowotną osobie powołanej należy też wykazywać w raporcie RCA.

Wspólnik spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jako pełnomocnik spółki do zwarcia umowy z członkiem zarządu

Zgodnie z art. 210 k.s.h. w umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.

Artykuł 210 k.s.h. nie precyzuje jednak, kto może zostać pełnomocnikiem powołanym uchwałą zgromadzenia wspólników. Również inne przepisy milczą na ten temat. Wobec powyższego należy uznać, że krąg podmiotów legitymowanych do występowania w roli specjalnego pełnomocnika jest nieograniczony. Oznacza to, że dopuszczalne jest udzielenie pełnomocnictwa między innymi wspólnikowi takiej spółki. Argumentem przemawiającym za takim stanowiskiem jest również brzmienie art. 243 § 3 k.s.h., który wprost wyklucza łączenie funkcji członka zarządu i pełnomocnika na zgromadzeniu wspólników. Skoro ani w art. 210 k.s.h. ani w innych przepisach ustawodawca nie ograniczył kręgu podmiotów, które mogą występować w roli pełnomocnika spółki, należy uznać, iż takim pełnomocnikiem może być wspólnik spółki z o.o.. W tym miejscu można przywołać wyrok Sądu Apelacyjnego w Lublinie z dnia z dnia 8 sierpnia 2018 r. (sygn. akt III AUa 98/18), w którym wskazano, że „(…) Przyjmuje się, że pełnomocnikiem spółki może być zarówno wspólnik, jak i osoba spoza grona wspólników. Jest natomiast sporne, czy pełnomocnikiem spółki wybranym przez zgromadzenie wspólników w trybie art. 210 § 1 k.s.h. może być członek jej zarządu. Umocowanie w tym trybie członka zarządu nie jest wykluczone, jednakże w przypadku spółek dwuosobowych należy badać okoliczności konkretnego przypadku.”.

Należy na marginesie wskazać, że prokurent co do zasady nie może w imieniu spółki skutecznie zawrzeć umowy o pracę (aneksu do tej umowy) z członkiem zarządu, podobnie jak nie może tej spółki reprezentować w postępowaniu sądowym, którego stronami są członek zarządu spółki oraz sama spółka. W takich sytuacjach bowiem spółkę może reprezentować jedynie rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Prokurent może jednak być uchwałą zgromadzenia wspólników upoważniony do zawarcia umowy z członkiem zarządu.

Podobnie też nie może być pełnomocnikiem osoba, która jest jednocześnie komandytariuszem w tej spółce komandytowej i członkiem zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością – komplementariusza. Zgodnie z uchwałą Sądu Najwyższego, takie powiązanie sprzeciwia się istocie spółki komandytowej (uchwała Sądu Najwyższego z dnia 30 stycznia 2019 r. sygn. akt III CZP 71/18).

Problemy z reprezentacją spółki z o.o. w bankach

Część spółek z o.o. w sposobie ich reprezentacji w Krajowym Rejestrze Sądowym ujawniła, że: „do składania oświadczeń w imieniu spółki uprawniony jest dwóch członków zarządu spółki łącznie lub jeden członek zarządu łącznie z prokurentem”. Jeśli spółka ma dwóch lub więcej członków zarządu to sposób reprezentacji w praktyce łatwo wykonać: przykładowo otworzenie lub zamknięcie rachunku bankowego (zawarcie lub rozwiązanie umowy o prowadzenie rachunku bankowego) wykonują łącznie dwaj członkowie zarządu.

Zdarzają się jednak sytuacje, że tak spółka z o.o. posiada jednego członka zarządu. Jak ona więc może być prawidłowo reprezentowana? Jeden z doradców finansowych w takim przypadku doradził: „Spółka z o.o., zgodnie z zapisem w KRS w dalszym ciągu ma reprezentację łączną, należałoby zmienić sposób reprezentacji (ujawnić w KRS) i dopiero po tym istniejący członek zarządu będzie mógł reprezentować firmę jednoosobowo i składać dyspozycje w banku.”. Czy faktycznie?

W takim przypadku doradca finansowy nie ma racji twierdząc, iż nie jest jedyny członek zarządu nie jest upoważniony do samodzielnej reprezentacji spółki. Co prawda w sposobie reprezentacji spółki wpisane jest: „do składania oświadczeń w imieniu spółki uprawniony jest dwóch członków zarządu spółki łącznie lub jeden członek zarządu łącznie z prokurentem”, nie mniej jednak zasady te mają zastosowanie w przypadku zarządu wieloosobowego. Jeśli w spółce z o.o. jest jednoosobowy zarząd i nie jest powołany prokurent to jedyny członek zarządu jest samodzielnie uprawniony do reprezentowania spółki, niezależnie od wpisanego w umowie spółki sposobu reprezentacji.

Taka interpretacja wynika wprost z art. 205 k.s.h. („jeżeli zarząd jest wieloosobowy, sposób reprezentowania określa umowa spółki. Jeżeli umowa spółki nie zawiera żadnych postanowień w tym przedmiocie, do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem.”), z którego wynika, iż umowa spółki może określać sposób reprezentacji w przypadku zarządu wieloosobowego. W przypadku jednak zarządu jednoosobowego zasady te nie mają zastosowania, a więc w konsekwencji jedyny członek zarządu reprezentować spółkę samodzielnie nawet, gdy w umowie spółki zapisane zostało, że „do składania oświadczeń w imieniu spółki uprawniony jest dwóch członków zarządu spółki łącznie lub jeden członek zarządu łącznie z prokurentem”.

Foto dzięki uprzejmości: blackzheep / freedigitalphotos.net

Niepowołanie członków zarządu na kolejną kadencję

W umowach spółki z o.o. można znaleźć zapisy ustanawiające kilkuletnią kadencję członków zarządu. Oto przykład takiego zapisu: „Zarząd powoływany jest na 3 letnią kadencję.”. Jeśli w umowie spółki uregulowano, iż zarząd jest powoływany na trzyletnie kadencje to trzeba sobie odpowiedzieć na następujące pytania: (1) czy kilkuletnią kadencję liczymy w latach obrotowych czy też kalendarzowych? (2) czy spółka ma zarząd w okresie przejściowym, tj. po upływie kadencji zarządu a przed zebraniem się zwyczajnego zgromadzenia wspólników? (3) czy spółka ma zarząd, gdy zwyczajne zgromadzenie wspólników „zapomni” powołać zarząd na nową kadencję?

Na te pytania odpowiem na podstawie następującego przykładu: w spółce z o.o. zarząd jest powoływany na 3-letnią kadencję. Trzyosobowy zarząd został powołany na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników spółki z o.o., które odbyło się w dniu 26 marca 2013 roku.

Kadencja zarządu – lata obrotowe czy też kalendarzowe?

Zacznijmy od pierwszego pytania – jak liczymy kadencję zarządu: w latach obrotowych (1 stycznia – 31 grudnia) czy też kalendarzowych (z naszego przykładu 26 marca – 26 marca, o północy)? W literaturze przedmiotu, komentującej art. 202 k.s.h. (oraz art. 369 k.s.h. – jeśli chodzi o spółkę akcyjną) wskazuje się, że ma żadnych podstaw prawnych, aby kadencję zarządu liczyć inaczej niż w latach kalendarzowych. Kadencję zarządu zawsze obliczamy zgodnie z art. 112 k.c. – Termin oznaczony w tygodniach, miesiącach lub latach kończy się z upływem dnia, który nazwą lub datą odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim miesiącu nie było – w ostatnim dniu tego miesiąca. Jednakże przy obliczaniu wieku osoby fizycznej termin upływa z początkiem ostatniego dnia.

Odwołując się więc do naszego przykładu: kadencja członka zarządu, powołanego do zarządu na trzy lata w dniu 26 marca 2013 roku zakończy się w dniu 26 marca 2016 roku.

Zarząd w okresie przejściowym

Rozważmy teraz sytuację, gdy zwyczajne zgromadzenie wspólników zostało wyznaczone na dzień późniejszy niż 26 marca 2016 roku. Przykładowo, zwyczajne zgromadzenie wspólników ma odbyć się 30 czerwca 2016 roku. Z powyższej analizy ustaliliśmy, że kadencja zarządu powołanego na 3 lata upłynie w dniu 26 marca 2016 roku. Czy więc po tym dniu spółka z o.o. nie ma już zarządu? Odpowiedź na to pytanie jest zawarta w przepisie art. 202 § 2 k.s.h.: „W przypadku powołania członka zarządu na okres dłuższy niż rok, mandat członka zarządu wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników, zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.”. A więc mimo, że kadencja zakończy się w dniu 26 marca 2016 roku to członkowie zarządu mają prawo działać aż do czasu zakończenia zwyczajnego zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni, trzeci rok obrotowy, czyli w przedstawionym powyżej przykładzie zarząd ma mandat do działania jeszcze do dnia zakończenia obrad zwyczajnego zgromadzenia wspólników – 30 czerwca 2016 roku. Sytuacja, kiedy zwyczajne zgromadzenie wspólników ma odbyć się przed 26 marca 2016 roku jest zasadniczo prostsza, bo mandat członków zarządu wygaśnie także zgodnie z tą regułą, a więc z chwilą zakończenia się zwyczajnego zgromadzenia wspólników zatwierdzającego ostatni rok obrotowy spółki (jeśli zwyczajne zgromadzenie wspólników ma odbyć się 3 marca 2016 roku to i tego dnia wygasną mandaty zarządu zgodnie z teorią redukcyjną).

Niepowołanie członków zarządu na kolejną kadencję

W praktyce częste są jednak przypadki, gdy protokół zwyczajnego zgromadzenia wspólników jest przygotowywany przez osobę nie mającą wykształcenia (lub doświadczenia) prawniczego i taki „szczegół”, czy kadencja zarządu właśnie nie upływa, nie jest sprawdzany.

Niepowołanie zarządu w spółce z o.o. oznacza, że spółka z o.o. nie ma organu zarządczego i nie może prowadzić swoich spraw. Brak zarządu w spółce z o.o. oznacza, że bieżąca działalność spółki jest zakłócona ponieważ w obrocie handlowym spółkę z o.o. reprezentuje „fałszywy organ osoby prawnej”. Zawarcie umowy przez „fałszywy organ osoby prawnej” oznacza, iż taka umowa dotknięta jest nieważnością (art. 58 k.c.). Podobnie będzie z jednostronnymi czynnościami (oświadczeniami) takiego zarządu, np.: powołującymi prokurenta. Będą to czynności nieważne prawnie. Z tym związane są dalsze konsekwencje występowania „fałszywego organu osoby prawnej” zostały przedstawione w art. 39 k.c. – Kto jako organ osoby prawnej zawarł umowę w jej imieniu nie będąc jej organem albo przekraczając zakres umocowania takiego organu, obowiązany jest do zwrotu tego, co otrzymał od drugiej strony w wykonaniu umowy, oraz do naprawienia szkody, którą druga strona poniosła przez to, że zawarła umowę nie wiedząc o braku umocowania.

Próbą naprawienia sytuacji będzie jak najszybsze powołanie zarządu oraz następcze potwierdzenia przez właściwie powołany zarząd dwustronnych czynności prawnych, dokonanych przez „fałszywy organ”.

Foto dzięki uprzejmości photostock / freedigitalphotos.net

Wpis deklaratoryjny a wpis konstytutywny, czyli od kiedy zmiany w spółce obowiązują

Zamierzając przeprowadzenie określonych zmian w spółce z o.o. osoby decyzyjne nie wiedzą do końca, kiedy jakie zmiany zaczynają obowiązywać – czy od momentu ich podjęcia (wpis deklaratoryjny) czy też od momentu zarejestrowania zmian w Krajowym Rejestrze Sądowym (wpis konstytutywny).

Zacznijmy więc od wyjaśnienia kiedy mamy do czynienia ze zmianami, które obowiązują od momentu ich zarejestrowania przez sąd rejestrowy w Krajowym Rejestrze Sądowym – tzw. wpis konstytutywny.

Wpis konstytutywny, czy wpis ważny dopiero z chwilą wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego

Konstytutywny charakter wpisu do KRS musi wynikać wyraźnie z przepisu prawa.

Przykładami takich przepisów są: art. 12 k.s.h. – „Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji albo spółka akcyjna w organizacji z chwilą wpisu do rejestru staje się spółką z ograniczoną odpowiedzialnością albo spółką akcyjną i uzyskuje osobowość prawną”; art. 262 § 4 k.s.h.: „Podwyższenie kapitału zakładowego następuje z chwilą wpisania do rejestru.”; Art. 272. K.s.h. Rozwiązanie spółki następuje po przeprowadzeniu likwidacji, z chwilą wykreślenia spółki z rejestru. Art. 255 § 1. k.s.h.: „Zmiana umowy spółki wymaga uchwały wspólników i wpisu do rejestru.”; art. 255 § 2. K.s.h. Obniżenie kapitału zakładowego w trybie art. 199 § 5 wymaga uchwały zarządu i wpisu do rejestru.”.

Warto pamiętać, że charakter konstytutywny wpisu do KRS może wynikać w sposób pośredni. Przykładowo zmiana firmy lub siedziby spółki z o.o. nie jest wymieniona bezpośrednio jako mająca charakter konstytutywny, jednakże do takiej zmiany wymagane jest przeprowadzenie zmiany umowy spółki (art. 255 k.s.h.), a zmiana umowy spółki z o.o. staje się skuteczna dopiero po jej wpisie do KRS.

Wpis deklaratoryjny, czyli wpis ważny od momentu jego dokonania (np.: podjęcia uchwały)

Jeśli szczególny przepis prawa nie wskazuje jednoznacznie, że dana czynność jest skuteczna prawnie dopiero od momentu jej zarejestrowania w Krajowym Rejestrze Sądowym to taki wpis będzie wpisem deklaratoryjnym.

Przykładami wpisów deklaratoryjnych będą:

Zmiana składu zarządu spółki z o.o. – do skutecznego ustanowienia nowego członka zarządu dochodzi już z chwilą podjęcia przez ten właściwy organ w spółce z o.o. (zgromadzenie wspólników lub radę nadzorczą) stosownych uchwał (art. 201 § 1 k.s.h.). Praktyczne znaczenie deklaratoryjnego charakteru wpisu o zmianie składu zarządu w spółce z o.o. jest takie, że do wystąpienia z wnioskiem o ujawnienie tej zmiany są uprawnieni już nowi, a nie dotychczasowi członkowie zarządu (w przypadku wymiany całego zarządu).

Podobnie rzecz się ma z powołaniem prokurenta, zmianą danych adresowych członka zarządu, zbycia udziału, zastawienia udziału.

Każda zmiana musi być zgłoszona w terminie 7 dni

Niezależnie od tego czy dany wpis jest skuteczny z chwilą podjęcia danej czynności prawnej czy też dopiero z momentem jej zarejestrowania przez sąd rejestrowy w KRS to zgodnie z przepisami ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym wniosek o wpis do rejestru powinien być złożony nie później niż w terminie 7 dni od dnia zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej (art. 22 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym).

Foto dzięki uprzejmości cbenjasuwan / freedigitalphotos.net