prokurent Archives - Zakładanie spółek

Czy pełnomocnik może podpisać sprawozdanie finansowe za członka zarządu (kierownika jednostki)?

Kto może podpisać sprawozdanie finansowe?

Zgodnie z przepisami o rachunkowości (art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości) sprawozdanie finansowe musi być podpisane przez osobę prowadząca księgi rachunkowe oraz kierownika jednostki.

Już sama definicja „kierownika jednostki” wskazuje, że pełnomocnik spółki z o.o. nie ma prawa podpisania sprawozdania zarządu, ponieważ kierownikiem jednostki jest członek zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy – członków tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę.” (art. 3 pkt. 1 ust. 6 ustawy o rachunkowości).

Czy pełnomocnik może podpisać sprawozdanie finansowe za kierownika jednostki?

Dla zrozumienia czy pełnomocnik może podpisać sprawozdanie finansowe za kierownika jednostki pomocny będzie wyrok Sądu Najwyższego z dn. 16 października 2014 r. (sygn.. akt II KK 279/14). I choć wyrok Sądu Najwyższego pochodzi z 2014 roku i odnosi się do kwestii czy pełnomocnik może zgłosić do KRS sprawozdanie finansowe w imieniu spółki (w 2014 roku przepisy ustawy o KRS nie dopuszczały możliwości zgłaszania sprawozdania finansowego przez pełnomocnika, dziś jest to dozwolone wskutek nowelizacji ustawy o KRS z 2018 r. i dodaniu do art. 19a pkt. 3a ustawy o KRS) to jednak uzasadnienie tego wyroku pomaga zrozumieć istotę art. 52 ustawy o rachunkowości i ocenić czy możliwe jest podpisanie sprawozdania finansowego przez pełnomocnika.

Wyrok Sądu Najwyższego z dn. 16 października 2014 r. – o co chodziło w tej sprawie?

Stan faktyczny, na podstawie, którego zapadł wyrok Sądu Najwyższego z dn. 16 października 2014 r. w skrócie dotyczył tego, że Spółka X nie złożyła sprawozdań finansowych za okres 5 kolejnych lat. Urząd Kontroli Skarbowej skierował pięć zarzutów wyczerpujących znamiona przestępstw z art. 79 pkt 4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. Nr 121, poz. 591 z późn. zm.), polegających na niezłożeniu sprawozdań finansowych przeciwko księgowemu prowadzącemu księgowość Spółki X i będącego pełnomocnikiem Spółki X.

Urząd Kontroli Skarbowej wydedukował, że skoro na mocy art. 4a ustawy o rachunkowości kierownik jednostki jest podmiotem zobowiązanym do zapewnienia prawidłowości sprawozdania finansowego, toteż jest on zobowiązany do złożenia sprawozdania finansowego, to i pełnomocnik kierownika jednostki ma taki obowiązek.

Sąd Rejonowy uznał pełnomocnika za winnego zarzucanych mu czynów, jednakże umorzył warunkowo wobec niego postępowanie na rok próby i nałożył na niego 2.000 zł grzywny.

Od wyroku Prokurator Generalny wniósł kasację do Sądu Najwyższego.

Sąd Najwyższy uznał, że z przepisów o rachunkowości wynika, że osobą uprawnioną i zobowiązaną do składania rocznego sprawozdania finansowego jest kierownik jednostki, przez którego należy rozumieć członka zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy – członków tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę (…) – art. 3 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości”

Ponieważ pełnomocnik nie pełnił funkcji kierownika jednostki w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości, to nie miał obowiązku składania sprawozdania finansowego w odpowiednim rejestrze sądowym za Spółkę X. W powołanym wyżej przepisie wskazano, kto może być kierownikiem jednostki, a zatem kto mógłby być ewentualnie odpowiedzialny za składanie sprawozdań finansowych (art. 79 pkt 4). Z tegoż należy odczytać, że kierownikiem jednostki nie może być pełnomocnik ustanowiony przez jednostkę.

Sprawozdanie finansowe jest oświadczeniem wiedzy, co wyklucza podpisanie go przez pełnomocnika

Sąd Najwyższy uznał za trafne argumenty prokuratora generalnego przywołane w kasacji, z których wynika, że gdyby nawet założyć, że zakres łączącej strony umowy zawiera in extenso także zlecenie składania sprawozdań finansowych, należy zważyć, że złożenie sprawozdania finansowego to niewątpliwie czynność z zakresu prawa publicznego wynikająca z aktu normatywnego rangi ustawowej. Przeniesienie publicznoprawnego obowiązku do złożenia takiego dokumentu bez szczególnej normy prawnej [dziś taka norma już jest – art. 19a ust. 3a ustawy o KRS] zezwalającej na działanie w tym zakresie nie może odbyć się w drodze zobowiązania prywatnoprawnego, zatem takie postanowienie umowy miałoby charakter prawnie nieskuteczny. Czynności prywatnoprawne nie mogą bowiem wprowadzać modyfikacji do powinności wynikających z unormowań prawa publicznego. Sprawozdanie finansowe jest zresztą oświadczeniem wiedzy a nie woli, co wyklucza złożenie go przez pełnomocnika a w tym także, doradcę podatkowego lub osobę trudniącą się usługowym prowadzeniem ksiąg rachunkowych”

Na podstawie aktualnych przepisów powyższa argumentacja prawna zawarta w wyroku Sądu Najwyższego z dn. 16 października 2014 r. może też wyjaśnić kwestię możliwości podpisania sprawozdania finansowego przez pełnomocnika. Skoro Sąd Najwyższy uznał, że z uwagi na obowiązki leżące po stronie kierownika jednostki co do zapewnienia prawidłowości sprawozdań finansowych, samo złożenie sprawozdania finansowego w KRS przez jego pełnomocnika jest niedopuszczalne bez wyraźnej normy prawnej, która by to przewidywała (wówczas na okres wydania wyroku Sądu Najwyższego takiej normy nie było), to tym bardziej podpisanie takiego sprawozdania finansowego, bez wyraźnej normy prawnej na to zezwalającej (a takiej normy prawnej wciąż nie ma), będzie uznane za niedopuszczalne.

Konkludując, zarząd spółki z o.o. nie może „zdjąć” z siebie odpowiedzialności za prawidłowość przedstawianych danych w sprawozdaniu finansowym. To oznacza, że zarząd nie może upoważnić pełnomocnika lub prokurenta do podpisania w imieniu członka zarządu sprawozdania finansowego spółki z o.o..

Brak zarządu w spółce z o.o. a powołany prokurent samoistny

Zarząd w spółce z o.o. jest istotnym organem tej osoby prawnej, gdyż zadaniem zarządu jest bieżące prowadzenie spraw i reprezentowanie spółki. Z tego też powodu spółka z o.o. nie może funkcjonować, gdy brakuje jej zarządu. Brak zarządu oznacza, że spółka nie może przystępować do umów, nie może zaciągać zobowiązań. W procesach cywilnych, w tym gospodarczych, brak zarządu oznacza, że postępowanie sądowe, w którym uczestniczy spółka z o.o. ulega zawieszeniu z urzędu do czasu powołania nowego zarządu (art. 174 § 1 pkt. 2 k.p.c., art. 379 pkt 2 k.p.c.).

Brak zarządu, kurator

W przypadku braku zarządu, na wniosek zainteresowanej osoby, sąd gospodarczy może powołać kuratora dla spółki nie mającej obsadzonego zarządu (art. 70 § 1 k.p.c. w zw. art. 42 k.c.). Zasadniczo głównym zadaniem kuratora jest uczynić wszystko, aby powołać nowy zarząd w spółce a przy okazji kurator będzie zastępował spółkę np.: w procesach sądowych (art. 42 § 2 k.c.).

Brak zarządu, lecz jest prokurent samoistny

W sytuacji, gdy w spółce został powołany prokurent samoistny to mimo braku zarządu taka osoba może działać w imieniu spółki i może reprezentować spółkę przy czynnościach sądowych i pozasądowych. Dzieje się tak dlatego, że prokura nie wygasa z chwilą odwołania (ustąpienia) członków zarządu.

Przymuszenie wspólników do powołania zarządu

Sąd rejestrowy może przymusić wspólników spółki z o.o. do powołania zarządu w spółce pozbawionej tego organu. Zgodnie z art. 24 ust. 1a ustawy o KRS, w uzasadnionych przypadkach, w razie stwierdzenia, że osoba prawna nie posiada organu uprawnionego do reprezentowania lub w składzie tego organu zachodzą braki uniemożliwiające jej działanie, sąd rejestrowy, wyznaczając odpowiedni termin, może wezwać obowiązanych do powołania lub wyboru tego organu do wykazania, że organ został powołany lub wybrany albo że braki w jego składzie zostały usunięte. Sąd rejestrowy może stosować grzywnę w celu wymuszenia na wspólnikach spółki z o.o. powołania zarządu. Pojedyncza grzywny nie może przekroczyć 15 000 zł, sąd rejestrowy może nakładać grzywnę wielokrotnie; ogólna suma grzywien w tej samej sprawie nie może przewyższać 1 000 000 zł.

W przypadku powołania zarządu przez wspólników niezapłacone grzywny ulegają umorzeniu.

Odwołanie prokurenta w spółce komandytowej założonej w systemie s24

Jak wiadomo, spółkę komandytową można zarejestrować wyłącznie elektronicznie albo korzystając z Portalu Rejestrów Sądowych albo też z uproszczonej wersji rejestracji dostępnej na portalu S24.

Znaczna część osób chcących szybko zarejestrować spółkę komandytową korzysta z portalu s24. Zaletami tego portalu jest to, że rejestracja spółki trwa kilka dni, co jest znaczną oszczędnością czasu w porównaniu do Portalu Rejestrów Sądowych. Szybkość rejestracji wynika z tego, że wszystkie czynności rejestracyjne dokonuje się przez Internet a dokumenty podpisuje się podpisem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Niższe są też koszty założenia tej spółki, gdyż nie są ponoszone koszty notarialne.

Trzeba jednak pamiętać, że portal s24 jest bardzo uproszczony i prowadzi to czasem do absurdów, jak na przykład takiego, że w spółce komandytowej zarejestrowanej w tym portalu można powołać prokurenta stosując wzorzec dokumentu nt.: uchwała o ustanowieniu prokury przez spółkę komandytową, lecz już w tym portalu nie można odwołać prokurenta. Co ciekawe, formularz rejestrujący zmiany w s24 przewiduje dokonywanie zmian lub wykreślenie prokurenta, co z tego, jeśli nie ma możliwości utworzenia uchwały o zmianie lub odwołaniu prokurenta:

Jedynym wyjściem umożliwiającym dokonanie takiej zmiany (np.: odwołanie prokurenta) jest przygotowanie samodzielnie uchwały o odwołaniu prokurenta i skorzystanie z Portalu Rejestrów Sądowych.

Czy prokurent w procesie gospodarczym może być przesłuchany jako świadek czy też jedynie jako strona?

Zgodnie z przepisami procedury cywilnej świadkami nie mogą być, m.in., przedstawiciele ustawowi stron oraz osoby, które mogą być przesłuchane w charakterze strony jako organy osoby prawnej lub innej organizacji mającej zdolność sądową.

Zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego prokura to nic innego niż ustanowienie osoby fizycznej pełnomocnikiem przedsiębiorcy. To szczególne pełnomocnictwo podlega ujawnieniu w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. Prokurent jest umocowany do dokonywania czynności sądowych i pozasądowych związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa.

W procesach gospodarczych zdarza się powoływanie prokurenta jako świadka lub wskazywanie prokurenta jako osoby reprezentującej stronę procesu. A więc powstaje pytanie czy można powołać na świadka prokurenta czy też może on jedynie występować jako reprezentant strony procesu?

Gdyby prokurent mógł występować w procesie jako reprezentant strony (powoda lub pozwanego) to przesłuchanie prokurenta w charakterze świadka zamiast w charakterze strony prowadziłoby do nieważności tak przeprowadzonego postępowania sądowego. Powodem byłoby tutaj pozbawienie strony możliwości obrony praw w procesie, co oznaczałoby powstanie przyczyny nieważności postępowania.

Ten teoretyczny problem został rozwiązany w wyroku Sądu Najwyższego z dn. 29.01.1936 r. (sygn. akt C II 2083/35), w którym Sąd Najwyższy orzekł, iż prokurent spółki może być w sporze spółki przesłuchany tylko w charakterze świadka, a nie w charakterze strony. Ten wyrok Sądu Najwyższego jest wciąż aktualny.

Składka zdrowotna od wynagrodzenia prokurenta

Wynagrodzenie prokurenta, określone na podstawie uchwały zarządu spółki z o.o., do końca 2021 roku nie podlegało pod ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Przepisy tzw. „Nowego Ładu”, które weszły w życie z początkiem 2022 roku, wprowadziły wątpliwość czy takie wynagrodzenie prokurenta jest objęte przepisami ubezpieczenia zdrowotnego. Ministerstwo Finansów intepretowało zmienione przepisy w ten sposób, że wciąż wynagrodzenie prokurenta nie podlega pod ubezpieczenie zdrowotne, natomiast Zakład Ubezpieczeń Społecznych prezentował odmienne zdanie, informując, że płatnicy powinni odprowadzać od wynagrodzenia prokurenta składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Wynagrodzenie prokurenta podlega składce zdrowotnej od 1.07.2022 r.

Ustawodawca postanowił rozwiać istniejące wątpliwości interpretacyjne i uściślił przepis art. 66 ust. 1 pkt 35a) ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych w ten sposób, że objętymi ubezpieczeniem zdrowotnym są od 1 lipca 2022 r.:

„osoby powołane do pełnienia funkcji na mocy aktu powołania oraz prokurenci, które z tego tytułu pobierają wynagrodzenie podlegające opodatkowaniu podatkiem dochodowym niezależnie od kwalifikacji do źródła przychodu w rozumieniu ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1128, z późn. zm.), z wyłączeniem osób uzyskujących przychody, o których mowa w art. 13 pkt 5 lub 6 tej ustawy, których roczne wynagrodzenie z tego tytułu nie przekracza kwoty 6000 zł.”

PIT – dopiero po zakończeniu roku

Od 1 lipca 2022 roku płatnik wypłacający wynagrodzenie prokurentowi musi pobrać 9% składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Ponieważ takie wynagrodzenie prokurenta jest wciąż traktowane jako przychód z innych źródeł (art. 20 ust. 1 ustawy o PIT), to w trakcie roku podatkowego nie są pobierane od takiego wynagrodzenia zaliczki na podatek dochodowy a po zakończeniu roku podatkowego prokurent samodzielnie deklaruje w zeznaniu rocznym uzyskane w poprzednim roku podatkowym wynagrodzenie i będzie miał możliwość skorzystania w rozliczeniu rocznym z podwyższenia kwoty wolnej od podatku do wysokości 30.000 zł oraz podniesienia drugiego progu podatkowego do wysokości 120.000 zł.

Zgodnie z podawanymi informacjami, kodem tytułu do ubezpieczenia wynagrodzenia prokurenta jest kod 22 50 XX. Składkę zdrowotną osobie powołanej należy też wykazywać w raporcie RCA.

Wspólnik spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jako pełnomocnik spółki do zwarcia umowy z członkiem zarządu

Zgodnie z art. 210 k.s.h. w umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.

Artykuł 210 k.s.h. nie precyzuje jednak, kto może zostać pełnomocnikiem powołanym uchwałą zgromadzenia wspólników. Również inne przepisy milczą na ten temat. Wobec powyższego należy uznać, że krąg podmiotów legitymowanych do występowania w roli specjalnego pełnomocnika jest nieograniczony. Oznacza to, że dopuszczalne jest udzielenie pełnomocnictwa między innymi wspólnikowi takiej spółki. Argumentem przemawiającym za takim stanowiskiem jest również brzmienie art. 243 § 3 k.s.h., który wprost wyklucza łączenie funkcji członka zarządu i pełnomocnika na zgromadzeniu wspólników. Skoro ani w art. 210 k.s.h. ani w innych przepisach ustawodawca nie ograniczył kręgu podmiotów, które mogą występować w roli pełnomocnika spółki, należy uznać, iż takim pełnomocnikiem może być wspólnik spółki z o.o.. W tym miejscu można przywołać wyrok Sądu Apelacyjnego w Lublinie z dnia z dnia 8 sierpnia 2018 r. (sygn. akt III AUa 98/18), w którym wskazano, że „(…) Przyjmuje się, że pełnomocnikiem spółki może być zarówno wspólnik, jak i osoba spoza grona wspólników. Jest natomiast sporne, czy pełnomocnikiem spółki wybranym przez zgromadzenie wspólników w trybie art. 210 § 1 k.s.h. może być członek jej zarządu. Umocowanie w tym trybie członka zarządu nie jest wykluczone, jednakże w przypadku spółek dwuosobowych należy badać okoliczności konkretnego przypadku.”.

Należy na marginesie wskazać, że prokurent co do zasady nie może w imieniu spółki skutecznie zawrzeć umowy o pracę (aneksu do tej umowy) z członkiem zarządu, podobnie jak nie może tej spółki reprezentować w postępowaniu sądowym, którego stronami są członek zarządu spółki oraz sama spółka. W takich sytuacjach bowiem spółkę może reprezentować jedynie rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Prokurent może jednak być uchwałą zgromadzenia wspólników upoważniony do zawarcia umowy z członkiem zarządu.

Podobnie też nie może być pełnomocnikiem osoba, która jest jednocześnie komandytariuszem w tej spółce komandytowej i członkiem zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością – komplementariusza. Zgodnie z uchwałą Sądu Najwyższego, takie powiązanie sprzeciwia się istocie spółki komandytowej (uchwała Sądu Najwyższego z dnia 30 stycznia 2019 r. sygn. akt III CZP 71/18).

Problemy z reprezentacją spółki z o.o. w bankach

Część spółek z o.o. w sposobie ich reprezentacji w Krajowym Rejestrze Sądowym ujawniła, że: „do składania oświadczeń w imieniu spółki uprawniony jest dwóch członków zarządu spółki łącznie lub jeden członek zarządu łącznie z prokurentem”. Jeśli spółka ma dwóch lub więcej członków zarządu to sposób reprezentacji w praktyce łatwo wykonać: przykładowo otworzenie lub zamknięcie rachunku bankowego (zawarcie lub rozwiązanie umowy o prowadzenie rachunku bankowego) wykonują łącznie dwaj członkowie zarządu.

Zdarzają się jednak sytuacje, że tak spółka z o.o. posiada jednego członka zarządu. Jak ona więc może być prawidłowo reprezentowana? Jeden z doradców finansowych w takim przypadku doradził: „Spółka z o.o., zgodnie z zapisem w KRS w dalszym ciągu ma reprezentację łączną, należałoby zmienić sposób reprezentacji (ujawnić w KRS) i dopiero po tym istniejący członek zarządu będzie mógł reprezentować firmę jednoosobowo i składać dyspozycje w banku.”. Czy faktycznie?

W takim przypadku doradca finansowy nie ma racji twierdząc, iż nie jest jedyny członek zarządu nie jest upoważniony do samodzielnej reprezentacji spółki. Co prawda w sposobie reprezentacji spółki wpisane jest: „do składania oświadczeń w imieniu spółki uprawniony jest dwóch członków zarządu spółki łącznie lub jeden członek zarządu łącznie z prokurentem”, nie mniej jednak zasady te mają zastosowanie w przypadku zarządu wieloosobowego. Jeśli w spółce z o.o. jest jednoosobowy zarząd i nie jest powołany prokurent to jedyny członek zarządu jest samodzielnie uprawniony do reprezentowania spółki, niezależnie od wpisanego w umowie spółki sposobu reprezentacji.

Taka interpretacja wynika wprost z art. 205 k.s.h. („jeżeli zarząd jest wieloosobowy, sposób reprezentowania określa umowa spółki. Jeżeli umowa spółki nie zawiera żadnych postanowień w tym przedmiocie, do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem.”), z którego wynika, iż umowa spółki może określać sposób reprezentacji w przypadku zarządu wieloosobowego. W przypadku jednak zarządu jednoosobowego zasady te nie mają zastosowania, a więc w konsekwencji jedyny członek zarządu reprezentować spółkę samodzielnie nawet, gdy w umowie spółki zapisane zostało, że „do składania oświadczeń w imieniu spółki uprawniony jest dwóch członków zarządu spółki łącznie lub jeden członek zarządu łącznie z prokurentem”.

Foto dzięki uprzejmości: blackzheep / freedigitalphotos.net