Autor: Marcin Hołówka

Przekształcenie spółki akcyjnej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością – pełna procedura i skutki

Przekształcenie spółki akcyjnej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością – pełna procedura i skutki

Przekształcenie spółki akcyjnej (S.A.) w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.) to proces wymagający starannego przygotowania. Przedsiębiorcy decydują się na takie przekształcenie głównie ze względu na uproszczoną strukturę spółki z o.o., obniżenie kosztów działania i większą elastyczność prawną.

Dlaczego warto rozważyć zmianę formy prawnej?

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest formą prawną zdecydowanie prostszą w bieżącym funkcjonowaniu niż spółka akcyjna. Przejście ze struktury spółki akcyjnej na spółkę z o.o. niesie za sobą liczne korzyści, przede wszystkim natury organizacyjnej, finansowej oraz proceduralnej. Jest to szczególnie istotne dla podmiotów, które w związku ze swoją skalą działalności lub strategią biznesową nie potrzebują skomplikowanych struktur korporacyjnych charakterystycznych dla spółek akcyjnych.

Jednym z najważniejszych argumentów za zmianą formy prawnej jest znaczne uproszczenie procedur decyzyjnych. W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością zdecydowana większość uchwał Zgromadzenia Wspólników, w tym na przykład uchwały o zatwierdzeniu sprawozdań finansowych, uchwały dotyczące podziału zysku czy zmian osobowych w zarządzie, może być podejmowana w zwykłej formie pisemnej. Oznacza to, że nie ma konieczności korzystania z usług notariusza, który w przypadku analogicznych decyzji podejmowanych przez Walne Zgromadzenie Akcjonariuszy spółki akcyjnej jest obligatoryjny.

Kolejnym argumentem za przekształceniem spółki akcyjnej w spółkę z o.o. jest zmniejszenie obowiązków sprawozdawczo-kontrolnych. Spółki akcyjne są zobligowane ustawowo do przeprowadzania corocznego badania sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta, co jest procedurą kosztowną oraz angażującą czas zarządu i księgowości. Tymczasem spółki z ograniczoną odpowiedzialnością obowiązek ten obejmuje dopiero po przekroczeniu określonych progów finansowych, takich jak wielkość zatrudnienia, wysokość sumy bilansowej lub wartość rocznych przychodów.

Istotnym czynnikiem przemawiającym za przekształceniem jest również możliwość rezygnacji z obligatoryjnej rady nadzorczej. W przypadku spółek akcyjnych ustanowienie rady nadzorczej jest obowiązkowe bez względu na skalę działalności, co generuje dodatkowe koszty związane z wynagrodzeniami dla jej członków oraz zwiększa formalizm funkcjonowania spółki. W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością rada nadzorcza staje się obligatoryjna dopiero wówczas, gdy kapitał zakładowy spółki przekracza 500 000 zł oraz gdy spółka posiada więcej niż 25 wspólników.

Warto również zauważyć, że struktura właścicielska spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest bardziej elastyczna niż w przypadku spółki akcyjnej. Umowa spółki z o.o. może swobodnie kształtować zasady reprezentacji, zbywania udziałów, czy sposób podziału zysków i strat między wspólnikami. Oznacza to większą łatwość w zarządzaniu udziałami oraz podejmowaniu strategicznych decyzji biznesowych. W praktyce pozwala to na sprawne dostosowanie struktury własnościowej spółki do aktualnych potrzeb jej wspólników.

Przekształcenie spółki akcyjnej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, choć wymaga przeprowadzenia odpowiednich procedur formalnych, przynosi zasadniczo wymierne korzyści w postaci redukcji kosztów funkcjonowania, ograniczenia formalizmu oraz uproszczenia procesów decyzyjnych.

Etapy przekształcenia – krok po kroku

Proces przekształcenia można podzielić na kilka etapów.

Pierwszy to przygotowanie sprawozdania finansowego na dzień wcześniejszy o miesiąc przed planowanym przedłożeniem planu przekształcenia akcjonariuszom. Plan musi zawierać wycenę majątku, projekt umowy nowej spółki, projekt uchwały oraz sprawozdanie finansowe sporządzone zgodnie z zasadami rachunkowości stosowanymi dotychczas przez spółkę akcyjną.

Następnie zarząd spółki akcyjnej sporządza plan przekształcenia wraz z załącznikami – projektem uchwały oraz umowy spółki przekształconej. Przy spółce jednoosobowej dokument ten musi mieć formę aktu notarialnego. Wedle art. 560 k.s.h. należy dwukrotnie zawiadomić akcjonariuszy o zamiarze przekształcenia: pierwszy raz — minimum miesiąc przed planowanym zgromadzeniem, drugi raz — nie wcześniej niż dwa tygodnie po pierwszym, zawierające istotne informacje i projekt uchwały.

Następnie walne zgromadzenie akcjonariuszy podejmuje uchwałę o przekształceniu spółki, która musi być protokołowana notarialnie. Uchwała powinna obejmować wszystkie niezbędne kwestie: formę prawną nowej spółki, kapitał zakładowy, prawa akcjonariuszy oraz skład organów spółki z o.o..

Po podjęciu uchwały o przekształceniu spółki zarząd składa wniosek o wpis przekształcenia do KRS. Termin na zgłoszenie to maksymalnie trzy miesiące od uchwały, a dokumentacja musi być kompletna — plan przekształcenia, protokół, sprawozdanie, projekt umowy. O przekształceniu należy też ogłosić w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Nowym aktem kończącym przekształcenie jest wpis w KRS – wtedy przekształcenie zyskuje moc prawną, a spółka z o.o. staje się kontynuatorem podmiotowości prawnej poprzednika („sukcesja uniwersalna”).

Sukcesja praw i obowiązków – aspekty prawne i podatkowe

Jednym z kluczowych skutków przekształcenia spółki akcyjnej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością jest tzw. sukcesja uniwersalna, czyli kontynuacja przez nowy podmiot wszelkich praw i obowiązków poprzednika prawnego. Zgodnie z art. 553 § 1 Kodeksu spółek handlowych, w dniu przekształcenia spółka przekształcona przejmuje wszystkie dotychczasowe prawa i obowiązki przysługujące lub ciążące na spółce przekształcanej. Dotyczy to między innymi wszystkich istniejących umów handlowych, umów kredytowych czy leasingowych, praw z tytułu koncesji, zezwoleń, licencji, a także praw wynikających z dotychczasowych umów najmu, dzierżawy czy innych umów cywilnoprawnych. W konsekwencji tego, wszystkie zobowiązania finansowe, jak również prawa wynikające z prowadzonych postępowań sądowych lub administracyjnych, automatycznie przechodzą na nową spółkę bez konieczności uzyskiwania odrębnych zgód stron tych umów czy kontrahentów.

Sukcesja obejmuje również prawa niemajątkowe oraz zobowiązania wynikające z przepisów prawa publicznego, takich jak obowiązki wynikające z pozwoleń administracyjnych czy odpowiedzialność za ewentualne naruszenia prawa dokonane przed dniem przekształcenia. Warto zaznaczyć, że przejście tych zobowiązań na nowy podmiot odbywa się z mocy prawa, bez konieczności ich indywidualnego wymieniania w dokumentach przekształceniowych.

Istotną kwestią, która budzi wiele wątpliwości, są podatkowe skutki przekształcenia. Zgodnie z art. 93a § 1 Ordynacji podatkowej, spółka przekształcona staje się następcą prawnym spółki przekształcanej we wszystkich jej dotychczasowych obowiązkach i prawach podatkowych. Oznacza to, że nowa spółka z ograniczoną odpowiedzialnością przejmuje pełną historię podatkową spółki akcyjnej, w tym obowiązki w zakresie zapłaty ewentualnych zaległości podatkowych, prawo do nadpłaconych podatków oraz możliwość korzystania z przysługujących poprzedniej spółce ulg i odliczeń podatkowych. Sukcesja ta dotyczy wszystkich podatków publicznoprawnych, takich jak VAT, CIT, podatki lokalne czy składki na ubezpieczenia społeczne, które mogłyby obciążać poprzedni podmiot.

Przy omawianiu aspektów sukcesji podatkowej warto przywołać interpretacje podatkowe oraz orzecznictwo, które jednoznacznie potwierdzają szeroki charakter tej sukcesji. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 12 grudnia 2023 roku (sygn. 0114-KDIP2-2.4010.225.2023.1.SP) wskazał, że „spółka przekształcona jako następca prawny ma obowiązek kontynuowania rozliczeń podatkowych na zasadach obowiązujących spółkę przekształcaną, co obejmuje zarówno uprawnienia do korzystania z ulg i odliczeń, jak i zobowiązania wynikające z potencjalnych kontroli podatkowych dotyczących okresu sprzed przekształcenia”.

Warto jednocześnie zauważyć, że sukcesja podatkowa nie obejmuje indywidualnych praw podatkowych wspólników związanych z podatkiem dochodowym od osób fizycznych (PIT). Oznacza to, że w zakresie obowiązków podatkowych ciążących na wspólnikach jako podatnikach PIT, sukcesja nie występuje – prawa te i obowiązki pozostają po stronie poszczególnych wspólników i są rozliczane indywidualnie przez nich samych. Przykładem takiej sytuacji są niepodzielone zyski zgromadzone na kapitale zapasowym spółki kapitałowej, które w momencie przekształcenia mogą powodować obowiązek zapłaty podatku PIT przez wspólników, co potwierdził Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach w wyroku z dnia 17 czerwca 2021 r. (sygn. akt I SA/Gl 272/21), wskazując, że niepodzielone zyski stanowią opodatkowany przychód wspólników.

Należy także podkreślić, że sukcesja uniwersalna, choć zdecydowanie upraszcza formalności związane z przeniesieniem działalności do nowej formy prawnej, wymaga odpowiedniego przygotowania dokumentacyjnego oraz analizy ewentualnych ryzyk prawnych i podatkowych. Przykładowo, jeżeli w toku działalności spółka przekształcana dopuściła się naruszenia obowiązków podatkowych lub popełniła błędy rachunkowe, odpowiedzialność za te kwestie automatycznie przechodzi na spółkę przekształconą. W konsekwencji warto, aby proces przekształcenia poprzedzony był rzetelną analizą prawną i podatkową (tzw. due diligence), co pozwoli uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek i nieprzewidzianych obciążeń finansowych w przyszłości.

Sprawozdanie finansowe przy przekształceniu – czy zawsze konieczne zgodnie z MSR?

W procesie przekształcenia spółki akcyjnej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością kluczowym elementem dokumentacji jest sporządzenie sprawozdania finansowego. Przepisy Kodeksu spółek handlowych wymagają, aby plan przekształcenia zawierał m.in. sprawozdanie finansowe przygotowane dla celów przekształcenia. Pojawia się pytanie, czy spółka akcyjna, która dotychczas sporządzała roczne sprawozdanie zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości (MSR), musi przygotować pełne sprawozdanie finansowe zgodne z MSR również na dzień poprzedzający przekształcenie, czy może skorzystać z uproszczeń.

Co do zasady, spółka, która na koniec roku bilansowego sporządzała sprawozdania zgodnie z MSR, jest zobowiązana sporządzić sprawozdanie finansowe związane z przekształceniem również według tych standardów. Wynika to z nadrzędnej zasady ciągłości metod księgowych, zawartej w art. 5 ust. 1 ustawy o rachunkowości, według której przyjęte zasady rachunkowości należy stosować w sposób ciągły, zapewniając porównywalność danych finansowych za kolejne lata obrotowe.

Jednak istnieje istotna możliwość skorzystania z uproszczeń. Interpretacje księgowe i prawne wskazują, że przepisy nie nakładają obowiązku sporządzania pełnego sprawozdania według MSR, jeśli spółka nie jest bezpośrednio zobligowana do tego przepisami prawa krajowego lub rozporządzeniem unijnym. Jeżeli spółka sporządza roczne sprawozdania finansowe zgodnie z MSR dobrowolnie, a nie na skutek obowiązku ustawowego (np. z powodu notowania papierów wartościowych na rynku regulowanym), wówczas może zdecydować się na sporządzenie sprawozdania według uproszczonych zasad zgodnych z ustawą o rachunkowości. W praktyce oznacza to, że sprawozdanie może być mniej szczegółowe niż standardowy raport zgodny z MSR, co znacząco upraszcza cały proces przekształcenia.

Potwierdzeniem takiego stanowiska są m.in. interpretacje organów administracji podatkowej i Ministerstwa Finansów, wskazujące na brak przeszkód, aby sprawozdanie przekształceniowe przygotować według uproszczonych zasad rachunkowości krajowej, jeśli przekształcenie nie zmienia obowiązku ustawowego stosowania MSR. Taką możliwość potwierdzają również doświadczenia praktyki rynkowej oraz stanowiska renomowanych firm doradczych.

Warto zwrócić uwagę na stanowisko zawarte w Interpretacji Indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 15 marca 2023 r. (sygn. 0111-KDIB1-2.4010.10.2023.1.SK), zgodnie z którym: „Podmiot przekształcany nie jest bezwzględnie zobowiązany do sporządzenia sprawozdania zgodnie z MSR w sytuacji, gdy brak jest takiego ustawowego obowiązku, nawet jeśli wcześniej dobrowolnie sporządzał sprawozdania zgodnie z MSR”. Orzeczenie to istotnie upraszcza praktyczne podejście do dokumentowania przekształceń.

Zatem w przypadku spółki akcyjnej, która dotychczas sporządzała roczne sprawozdania finansowe według MSR dobrowolnie, rekomendowane jest skorzystanie z uproszczeń rachunkowych, co znacząco obniża koszty i nakład pracy związany z procedurą przekształcenia.

Skutki podatkowe przekształcenia – czy jest PCC czy inne podatki?

W procesie przekształcenia spółki akcyjnej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością jednym z najistotniejszych zagadnień jest ocena konsekwencji podatkowych takiego działania. W praktyce gospodarczej często pojawiają się wątpliwości czy przekształcenie S.A. w sp. z o.o. pociąga za sobą konieczność zapłaty podatku od czynności cywilnoprawnych (PCC) lub czy wiąże się z powstaniem przychodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym.

Zgodnie z powszechnie przyjętą praktyką oraz utrwalonym już stanowiskiem orzeczniczym sądów administracyjnych, samo przekształcenie spółki akcyjnej w spółkę z o.o. jest co do zasady neutralne podatkowo. Wynika to z faktu, iż sama zmiana formy prawnej nie skutkuje realnym zwiększeniem majątku spółki – dochodzi jedynie do zmiany struktury organizacyjnej, a majątek, kapitał oraz zobowiązania pozostają na tym samym poziomie. Podobne stanowisko potwierdzają liczne interpretacje podatkowe oraz orzecznictwo, które podkreślają, że obowiązek zapłaty PCC powstaje wyłącznie wówczas, gdy w wyniku przekształcenia dochodzi do rzeczywistego wzrostu majątku spółki, na przykład poprzez wniesienie nowych wkładów lub gdy do spółki przystępują nowi wspólnicy, którzy wnoszą dodatkowe aporty lub wkłady pieniężne.

W tym kontekście warto wskazać, że w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 2025 roku (sygn. 0111-KDIB2-1.4010.160.2025.2.AS) jednoznacznie podkreślono, że przekształcenie spółki akcyjnej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością jest operacją neutralną z punktu widzenia podatku dochodowego od osób prawnych (CIT), pod warunkiem, iż nie występuje przy tym żadne realne zwiększenie majątku spółki. Innymi słowy, o ile majątek spółki przekształconej będzie odpowiadał wartości majątku spółki akcyjnej sprzed przekształcenia, o tyle operacja ta nie będzie skutkowała powstaniem przychodu podatkowego ani obowiązkiem rozpoznawania dodatkowego dochodu, który mógłby generować obowiązek podatkowy w CIT.

Podobne stanowisko potwierdzają również sądy administracyjne. Przykładowo Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach w wyroku o sygn. I SA/Gl 1224/13 wskazał, że istotą przekształcenia spółki kapitałowej (w tym przypadku spółki akcyjnej) w inną spółkę kapitałową (spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością) jest wyłącznie zmiana formy prawnej, bez powstania nowego podmiotu gospodarczego oraz bez zwiększenia majątku tej spółki. Sąd podkreślił, że majątek spółki przekształconej pozostaje tożsamy z majątkiem poprzednika prawnego, a co za tym idzie, brak jest podstaw do twierdzenia, iż czynność taka powoduje obowiązek zapłaty podatku od czynności cywilnoprawnych.

Z kolei Wojewódzki Sąd Administracyjny we Wrocławiu (sygn. I SA/Wr 1876/09) wskazał dodatkowo, że pojęcia majątku i kapitału zakładowego nie należy utożsamiać, gdyż kapitał zakładowy to jedynie księgowe odzwierciedlenie wartości wkładów, podczas gdy majątek obejmuje wszystkie aktywa spółki. Brak faktycznego wzrostu majątku spółki oznacza, że czynność przekształcenia nie podlega PCC, a podatnicy nie mają obowiązku składania deklaracji ani rozliczania tego podatku w urzędzie skarbowym.

Warto także zwrócić uwagę na interpretację Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 10 maja 2024 roku (sygn. 0111-KDIB2-3.4014.109.2024.1.MD), w której organ podatkowy potwierdził, że przekształcenie spółki akcyjnej w spółkę z o.o., które polega jedynie na zmianie formy organizacyjno-prawnej i nie wiąże się ze wzrostem majątku ani z przyjęciem nowych wspólników, pozostaje neutralne pod kątem PCC.

Podsumowanie – kluczowe korzyści i ryzyka

Cały proces przekształcenia spółki akcyjnej w spółkę z o.o. ma charakter formalny i służy zmianie formy prawnej przy zachowaniu ciągłości prawnej i funkcjonalnej spółki. Procedura wymaga starannego przygotowania dokumentów i formalności – od planu przekształcenia po wpis do KRS i ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Przekształcenie w spółkę z o.o. przynosi realne korzyści: uproszczenie procedur korporacyjnych, ograniczenie kosztów notarialnych i kontrolnych, brak obligatoryjnej rady nadzorczej czy obowiązku badania sprawozdań pod pewnymi progami.

Z punktu widzenia podatkowego jest to rozwiązanie neutralne (brak PCC, brak dochodu), pod warunkiem, że nie ma rzeczywistego wzrostu majątku.

Jeśli planują Państwo przekształcenie spółki akcyjnej w spółkę z o.o., rekomendujemy skorzystanie z doradztwa prawno-podatkowego, aby właściwie przygotować dokumentację i uniknąć ewentualnych pułapek oraz dodatkowych, nieplanowanych kosztów.

Rezygnacja jedynego członka zarządu w spółce z o.o. a wpis w KRS – skutki prawne i procedura wykreślenia

rezygnacja jedynego członka zarządu sp. z o.o.

Rezygnacja jedynego członka zarządu może prowadzić do poważnych trudności organizacyjnych i rejestrowych. Brak skutecznego powołania nowego zarządu oraz aktualizacji danych w Krajowym Rejestrze Sądowym stwarza ryzyko paraliżu spółki i wprowadzenia w błąd kontrahentów. Artykuł omawia skutki prawne takiej sytuacji oraz przedstawia możliwe działania, które pozwalają na aktualizację wpisu w KRS, pomimo niedobycia się zgromadzenia wspólników.

Rezygnacja członka zarządu – podstawy prawne

Rezygnacja członka zarządu jest jednostronnym oświadczeniem woli, co do zasady skutecznym w chwili doręczenia do spółki lub innego uprawnionego adresata. Zgodnie z art. 202 § 4 i § 5 k.s.h. oraz podjętą w 2016 roku uchwałą siedmiu sędziów SN (III CZP 89/15), rezygnacja musi być skierowana do co najmniej jednego członka zarządu lub prokurenta. W sytuacji jednoosobowego zarządu – zgodnie z art. 202 § 6 k.s.h. (od 1 marca 2019) – jedyny członek zarządu składa swoją rezygnację wspólnikom, a sama rezygnacja następuje w dniu po planowanym zgromadzeniu wspólników. Takie uregulowania eliminują wymóg uchwały o odwołaniu i potwierdzają, że rezygnacja nie wymaga akceptacji spółki ani formalnej decyzji jej organów. Warto pamiętać, że rezygnacja jedynego członka zarządu wywołuje skutek w postaci wygaśnięcia mandatu z mocy prawa, bez potrzeby podejmowania dodatkowych uchwał przez zgromadzenie wspólników lub zarząd.

Skutki nieodbytego zgromadzenia wspólników

W opisywanym scenariuszu wspólnicy jednak nie stawili się na zwołane zgromadzenie wspólników. Zgodnie z kodeksem spółek handlowych, rezygnacja członka zarządu jest jednak skuteczna niezależnie od udziału wspólników na zwołanym zgromadzeniu wspólników, pod warunkiem poprawnego doręczenia zaproszenia na zgromadzenie i doręczenia wraz z zaproszeniem na zgromadzenie wspólników oświadczenia o rezygnacji jedynego członka zarządu. Istotą zwołania zgromadzenia wspólników nie jest uzyskanie zgody na rezygnację członka zarządu, lecz chodzi wyłącznie o zapewnienie wyboru nowego zarządu. Rezygnacja jedynego członka zarządu jest skuteczna z dniem następującym po dniu, na który zwołano zgromadzenie wspólników, nawet jeżeli zgromadzenie nie odbyło się.

Wniosek o wykreślenie z KRS na podstawie art. 24 ust. 6 ustawy o KRS

Zgodnie z art. 24 ust. 6 ustawy o KRS, sąd rejestrowy jest upoważniony do dokonania z urzędu wykreślenia danych „niezgodnych z rzeczywistym stanem rzeczy”, jeżeli dokumenty będące podstawą wykreślenia znajdują się w aktach rejestrowych, a dane są istotne dla bezpieczeństwa obrotu.

W praktyce oznacza to, że w sytuacji, gdy rezygnacja została już skutecznie złożona i doręczona wspólnikom, ale zgromadzenie wspólników się nie odbyło i nie wybrano nowego zarządu, pojawia się praktyczny problem. W informacjach dostępnych w KRS nadal widnieje informacja o poprzednim członku zarządu a nie ma informacji o tym, że spółka nie ma zarządu. Ta informacja jest myląca i niezgodna z rzeczywistością, ponieważ poprzedni członek zarządu skutecznie zrezygnował ze swojej funkcji. Takie dane powinny być więc niezwłocznie usunięte przez sąd rejestrowy z urzędu.

Można przyspieszyć ten proces, składając formalny wniosek, powołując się na dokumentację, która potwierdza rezygnację i prawidłowo zwołane zgromadzenie wspólników, które nie doszło do skutku.

Przegląd orzecznictwa

W orzecznictwie sądowym sprawy dotyczące wykreślenia danych na podstawie art. 24 ust. 6 ustawy o KRS są rzadkie, lecz istotne dla praktyki:

  • postanowienie Sądu Okręgowego w Łodzi z dnia 23 stycznia 2017 r. sygn.. akt XIII Ga 1288/16, w którym sąd uznał, że skutecznie złożona rezygnacja członka zarządu, doręczona spółce, powoduje ustanie jego mandatu – niezależnie od tego, czy zgromadzenie wspólników wybrało już nowy zarząd. W konsekwencji, jeśli w KRS nadal widnieje informacja o osobie, która zrezygnowała, to dane te są niezgodne z rzeczywistością;
  • postanowienie Sądu Okręgowego w Szczecinie z dnia 23 października 2018 r., sygn.. akt VIII Ga 346/18, w którym sąd potwierdził, że rezygnacja członka zarządu jest skuteczna z chwilą jej doręczenia spółce, sąd rejestrowy ma obowiązek dbać o zgodność wpisów z rzeczywistością, a w przypadku braku zgłoszenia zmiany przez spółkę, sąd rejestrowy może – i powinien – wykreślić byłego członka zarządu z urzędu;
  • postanowienie Sądu Okręgowego w Gdańsku z 26 marca 2018 r., sygn. VIII Pz 2/18, w którym uznał, że nie ma podstaw do wykreślenia danych z KRS z urzędu, ponieważ wcześniejsze postanowienie sądu rejestrowego odmawiające zmiany wpisu (czyli wykreślenia członka zarządu) stało się prawomocne. W tej sprawie wnioskodawca nie przedstawił nowych dokumentów potwierdzających zmianę faktyczną (np. skutecznego odwołania lub rezygnacji członka zarządu) i w związku z tym brak było podstaw do działania z urzędu na podstawie art. 24 ust. 6 ustawy o KRS.

Jak widać w orzecznictwie sądowym dominuje pogląd, że sąd rejestrowy może działać z urzędu, o ile istnieje dokumentacja w aktach rejestrowych i stwierdzona jest istotna niezgodność danych wpisanych z rzeczywistym stanem faktycznym. W ostatniej zacytowanej sprawie sąd odrzucił możliwość działania z urzędu, wskazując, że brakuje podstaw do wykreślenia, ponieważ dokument nie potwierdzał zmiany faktycznej – co jest istotnym warunkiem stosowania art. 24 ust. 6 ustawy o KRS.

Wnioski i praktyczne wskazówki

W przypadku, gdy jedyny członek zarządu składa skuteczną rezygnację z przyszłą datą, ale zgromadzenie wspólników nie odbywa się to nie ma przeszkód, aby rezygnacja wywołała skutek prawny zgodnie z art. 202 § 6 k.s.h.. Członek zarządu, który złożył rezygnację nie musi czekać na powołanie nowego składu zarządu spółki przez wspólników, lecz powinien wystąpić do sądu rejestrowego z wnioskiem o wykreślenie swoich danych z KRS, na podstawie art. 24 ust. 6 ustawy o KRS. Do takiego wniosku z żądaniem o wykreślenie członka zarządu należy dołączyć dokumentację potwierdzającą rezygnację, w tym informację o nieodbyciu zgromadzenia wspólników oraz uzasadnienie konieczności działania przez sąd z urzędu ze względu na bezpieczeństwo obrotu handlowego.

W praktyce dopilnowanie prawidłowego doręczenia rezygnacji jedynego członka zarządu wspólnikom jest niezwykle istotne. Nie jest konieczne potwierdzanie rezygnacji uchwałą zgromadzenia wspólników o odwołaniu – skuteczność wynika już z odpowiedniego doręczenia oświadczenia wspólnikom rezygnacji wraz z zaproszeniem na zgromadzenie wspólników. W efekcie wpis w KRS, który nie odpowiada faktycznemu stanowi rzeczy, stanowi poważne ryzyko dla bezpieczeństwa obrotu i powinien być usunięty przez sąd rejestrowy z urzędu.

Pozostawienie danych byłego członka zarządu w rejestrze może prowadzić do nieuzasadnionego przypisywania mu odpowiedzialności cywilnej za działania i zaniechania spółki, mimo że faktycznie ten były członek zarządu nie pełni już swojej funkcji. Dlatego tak istotne jest doprowadzenie do wykreślenia danych byłego członka zarządu z KRS.

Czy trzeba zmieniać umowę spółki z o.o. po sprzedaży udziałów?

Zmiana umowy spółki z o.o. po sprzedaży udziałów

Sprzedaż udziałów w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.) to czynność powszechna w praktyce gospodarczej. Pojawia się jednak często pytanie: czy po sprzedaży udziałów konieczna jest zmiana umowy spółki? Odpowiedź zależy od treści tej umowy i charakteru nadanych uprawnień. W artykule wyjaśniamy, kiedy korekta umowy jest niezbędna, a kiedy wystarczy aktualizacja listy wspólników.

Sprzedaż udziałów – co zmienia się w spółce?

Zgodnie z art. 180 § 1 Kodeksu spółek handlowych (k.s.h.), udziały w spółce z o.o. są co do zasady zbywalne, chyba że umowa stanowi inaczej. Przeniesienie udziałów nie wpływa automatycznie na treść umowy spółki – nie stanowi jej zmiany w rozumieniu art. 255 k.s.h.. Obowiązek notyfikacji zmian dotyczy natomiast listy wspólników, składanej w KRS na formularzu KRS-ZE.

Kiedy zmiana umowy spółki po sprzedaży udziałów nie jest potrzebna?

Brak szczególnych uprawnień lub ograniczeń

Jeśli umowa spółki nie przypisuje konkretnym wspólnikom żadnych osobistych uprawnień (np. prawa powoływania członka zarządu) ani nie ogranicza zbywania udziałów (np. wymogu uzyskania zgody), sprzedaż udziałów nie wymaga zmiany umowy. Zmianie ulega wyłącznie lista wspólników, która ma charakter ewidencyjny (art. 188 § 1 k.s.h.).

Wpisy imienne o charakterze informacyjnym

Często w umowie spółki pojawiają się wpisy zawierające imię i nazwisko wspólnika, np. „Jan Kowalski obejmuje 100 udziałów po 500 zł każdy”. Praktyka specjalistów zajmujących się zagadnieniami prawa handlowego i rejestracjami w sądach gospodarczych (A. Kułakowska, Zarzadwspolcezoo.pl) wskazuje, że taka informacja zawarta w umowie spółki z o.o. nie kreuje automatycznie obowiązku zmiany umowy spółki po sprzedaży tych udziałów, o ile nie towarzyszą jej inne, związane z osobą wspólnika postanowienia.

Kiedy zmiana umowy spółki jest konieczna?

Nadanie imiennych uprawnień wspólnikom

Jeżeli umowa przyznaje konkretnej osobie (np. „Janowi Kowalskiemu”) prawo powoływania członka zarządu, uprawnienie to nie przechodzi automatycznie na nabywcę udziałów. Taka sytuacja wymaga zmiany umowy – w przeciwnym razie postanowienie staje się bezprzedmiotowe.

Podobne stanowisko zajął Sąd Apelacyjny w Krakowie (I ACa 1382/16), który analizował utratę przywilejów głosów po zbyciu udziałów, wskazując na konieczność odpowiedniego urealnienia zapisów umownych.

Wpisy dotyczące uprzywilejowania udziałów powiązanego z osobą

Jeśli uprzywilejowanie (np. co do głosu) przypisano nie udziałowi jako takiemu, lecz konkretnej osobie, zmiana właściciela oznacza konieczność zmiany treści umowy.

Ograniczenia zbywalności udziałów zawarte w umowie spółki

Na marginesie należy wspomnieć o tym, że umowa spółki może zastrzec wymóg uzyskania zgody zarządu lub wspólników na sprzedaż udziałów (art. 182 k.s.h.). W takiej sytuacji nieuzyskanie zgody odpowiedniego organu spółki doprowadzi do nieważności umowy sprzedaży udziałów. Można oczywiście zmienić umowę spółki i wykreślić zapis o konieczności uzyskania zgody zarządu lub wspólników na sprzedaż udziałów.

Wpisy do KRS – co należy zrobić po sprzedaży udziałów?

Niezależnie od tego, czy zmiana umowy spółki jest potrzebna czy nie, to sprzedaż udziałów zawsze wymaga aktualizacji listy wspólników (art. 188 § 3 k.s.h.) i zgłoszenia zaktualizowanej listy wspólników do KRS. Lista ta powinna zostać podpisana przez cały zarząd i złożona w sądzie rejestrowym w terminie 7 dni od dokonania zmiany w składzie udziałowców.

Wnioski praktyczne

SytuacjaCzy trzeba zmienić umowę?Co trzeba zrobić?
Wpis wspólników imiennie w umowie spółki, ale bez przywilejów❌ NieZłożyć nową listę wspólników do KRS
Imienne uprawnienia (np. powołanie członka zarządu)✅ TakUchwała Zgromadzenia Wspólników zmieniająca umowę spółki (akt notarialny)
Uprzywilejowanie udziałów powiązane z osobą (np. preferencje w głosowaniu)✅ TakUchwała Zgromadzenia Wspólników zmieniająca umowę spółki (akt notarialny)
Ograniczenie zbywalności udziałów✅ Tak / WeryfikacjaSprawdzenie umowy spółki pod kątem warunków ważności umowy sprzedaży udziałów

Podsumowanie

Zasadą jest brak konieczności zmiany umowy spółki po sprzedaży udziałów, nawet jeśli wspólnik został wskazany z imienia i nazwiska w pierwotnej treści umowy spółki. Wyjątkiem są sytuacje, gdy z udziałem tego wspólnika wiążą się specjalne uprawnienia, przywileje lub ograniczenia.

Samo zbycie udziałów powoduje konieczność aktualizacji listy wspólników w KRS, ale nie powoduje automatycznej potrzeby modyfikacji treści umowy spółki z o.o.. Stanowisko doktryny oraz orzecznictwo sądowe jednoznacznie potwierdzają taką praktykę.

Likwidowana spółka z o.o. a toczące się sprawy sądowe

likwidowana spółka z o.o.

Czy prawo zabrania likwidacji spółki w niektórych sytuacjach?

Prawo nie określa konkretnych warunków, które musi spełniać spółka, aby mogła rozpocząć proces likwidacji. W szczególności nie ma przepisu, który zakazywałby rozpoczęcia likwidacji spółki, jeśli toczą się postępowania sądowe z jej udziałem.

Rozpoczęcie likwidacji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, czyli postawienie jej w stan likwidacji, zależy od wystąpienia jednej z podstaw określonych w art. 270 Kodeksu spółek handlowych (k.s.h.). Najczęściej odbywa się to na podstawie uchwały wspólników o rozwiązaniu spółki, co jest w zasadzie swobodną decyzją wspólników, którzy postanawiają zakończyć działalność spółki.

Odpowiadając na pytanie, czy przepisy prawa zabraniają otwarcia likwidacji spółki w przypadku toczących się sporów sądowych z udziałem tej spółki, odpowiedź brzmi: nie. Otwarcie likwidacji to zazwyczaj decyzja wspólników, którzy chcą rozpocząć proces likwidacji spółki.

Jak mogę się dowiedzieć o likwidacji spółki?

Podstawowym źródłem wiedzy o tym, że spółka rozpoczęła proces likwidacji, jest zmiana jej nazwy. Spółka w likwidacji powinna posługiwać się swoją nazwą z dopiskiem „w likwidacji”. Informacja ta powinna zostać również odnotowana w rejestrze przedsiębiorców, co możemy sprawdzić w odpisie z Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Można go pobrać ze strony: https://ems.ms.gov.pl/.

Drugim źródłem wiedzy o rozpoczęciu likwidacji jest Monitor Sądowy i Gospodarczy (MSiG), gdzie pojawi się ogłoszenie o rozpoczęciu likwidacji spółki. Ogłoszenie takie mają obowiązek opublikować likwidatorzy spółki, a zawiera ono wezwanie wierzycieli spółki do zgłaszania swoich wierzytelności. Wszystkie ogłoszenia można sprawdzić w wyszukiwarce MSiG: https://wyszukiwarka-msig.ms.gov.pl/.

Warto również dodać, że od momentu publikacji ogłoszenia w MSiG zaczynają biec terminy, w których wierzyciele mogą zgłaszać swoje wierzytelności. Jeśli tego nie zrobią, wspólnicy mogą podzielić się majątkiem spółki i ostatecznie wykreślić spółkę z rejestru. Moment publikacji ogłoszenia w MSiG jest kluczowy zarówno dla tych, którzy chcą wykreślić spółkę, jak i dla tych, którzy chcą ten proces zablokować.

Na szczęście istnieje możliwość zapisania się na subskrypcję, która umożliwia otrzymywanie powiadomień o zmianach w interesujących nas spółkach. Można to zrobić za pomocą Portalu Rejestrów Sądowych, dostępnego na stronie: https://newsletter-krs.ms.gov.pl/, zakładając bezpłatne konto w systemie.

Ile trwa likwidacja spółki?

W przypadku spółek kapitałowych, w tym najbardziej popularnej spółki z o.o., proces likwidacji trwa zazwyczaj co najmniej 7-8 miesięcy.

Likwidację spółki z o.o. kończy postanowienie sądu rejestrowego o wykreśleniu spółki z rejestru przedsiębiorców. Z chwilą wykreślenia spółka traci byt prawny i przestaje istnieć.

Postępowanie likwidacyjne a postępowanie sądowe

Rozpoczęcie likwidacji niewiele zmienia w funkcjonowaniu spółki, szczególnie jeśli chodzi o sytuację, gdy spółka jest stroną postępowania sądowego. Jeśli spółka jest pozwana i weszła w stan likwidacji, sąd prowadzący postępowanie będzie je kontynuował na dotychczasowych warunkach. Jedyną różnicą jest to, że spółkę będzie reprezentował likwidator, a nie członkowie zarządu.

Likwidatorzy mają odpowiednie obowiązki wynikające z przepisów prawa. Powinni oni zakończyć interesy bieżące spółki, ściągnąć wierzytelności, zaspokoić zobowiązania i upłynnić majątek spółki. To katalog podstawowych czynności, po zakończeniu których spółkę można wykreślić z KRS. Nie ma jednak wymogu zakończenia wszystkich postępowań sądowych z udziałem spółki.

Orzeczenia sądów na temat wykreślenia spółki z KRS w trakcie sporów sądowych

Sądy wielokrotnie prowadziły sprawy dotyczące wykreślenia spółki, która jest stroną postępowania sądowego. W tym zakresie sądy gospodarcze często wyrażały zgodę na wykreślenie takiej spółki. Można tu odwołać się do postanowienia Sądu Okręgowego w Poznaniu z dnia 31 stycznia 2017 r. (sygn. akt X Ga 765/16), w którym sąd stwierdził, że:

„Nie stanowił przy tym przeszkody do uwzględnienia tego wniosku fakt, że nie zostały jeszcze zakończone postępowania sądowe toczące się z udziałem wnioskodawcy, a zatem pozostały jeszcze ewentualne niezaspokojone zobowiązania wykreślanego podmiotu. (…) Możliwe jest wykreślenie z Krajowego Rejestru Sądowego spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, jeżeli nie ma ona majątku pozwalającego na wypełnienie w toku postępowania likwidacyjnego jej zobowiązań, i te pozostaną niewypełnione.”

Likwidacja spółki może zostać ukończona nawet w przypadku, gdy spółka nie posiada majątku, a postępowanie likwidacyjne zostało przeprowadzone prawidłowo. W takim przypadku wykreślenie spółki z KRS nie jest przeszkodą w zakończeniu procesu likwidacji, mimo toczących się spraw sądowych.

Co zrobić, gdy spółka rozpoczęła likwidację?

Jeśli zamierzamy lub prowadzimy postępowanie sądowe przeciwko spółce, proces jej likwidacji może być wykorzystany na wiele sposobów. Ważne jest, aby jak najszybciej dowiedzieć się, na jakim etapie znajduje się proces likwidacji spółki. Jeśli likwidacja jest na wczesnym etapie, można podjąć odpowiednie działania.

Zgłoszenie wierzytelności – Oprócz zgłoszenia roszczeń do likwidatora należy odrębnie poinformować sąd rejestrowy o przysługujących roszczeniach. Sąd będzie miał pełniejszy obraz sytuacji, co pozwoli mu uwzględnić interesy wierzyciela w toku postępowania.

Zgodnie z art. 285 k.s.h. likwidatorzy powinni zabezpieczyć znane spółce wierzytelności, które nie zostały zgłoszone, poprzez depozyt sądowy.

Zabezpieczenie roszczeń w trakcie postępowania sądowego – Fakt rozpoczęcia likwidacji przez spółkę będącą stroną postępowania sądowego powinien dać do myślenia wszystkim uczestnikom postępowania. Może to być podstawą do zabezpieczenia roszczeń, jeśli istnieje obawa, że wykonanie wyroku stanie się niemożliwe w wyniku zakończenia likwidacji spółki.

Co stanie się z postępowaniem sądowym po wykreśleniu spółki z KRS?

Jeśli spółka zostanie wykreślona z rejestru w trakcie postępowania sądowego, sąd będzie zmuszony zawiesić postępowanie, a następnie je umorzyć. Z chwilą wykreślenia spółki z rejestru nie można kontynuować postępowania sądowego.

Odpowiedzialność likwidatorów, członków zarządu i wspólników za zobowiązania zlikwidowanej spółki

Po rozpoczęciu likwidacji spółki wygasają mandaty członków zarządu, a odpowiedzialność za prowadzenie spraw spółki i jej reprezentację przejmują likwidatorzy. Likwidatorzy są zobowiązani do przeprowadzenia likwidacji zgodnie z przepisami prawa, a ich zaniedbania mogą skutkować odpowiedzialnością materialną.

Odpowiedzialność członków zarządu – Członkowie zarządu mogą ponosić odpowiedzialność za zobowiązania spółki powstałe przed rozpoczęciem likwidacji, zwłaszcza jeśli nie ogłoszono upadłości pomimo niewypłacalności spółki.

Odpowiedzialność wspólników – Wspólnicy, którzy pobrali majątek spółki przed zakończeniem procedury likwidacyjnej lub wiedząc o niezaspokojonych wierzycielach, mogą zostać zobowiązani do zwrotu tych kwot.

Zakończenie likwidacji – Warto pamiętać, że likwidacja spółki z o.o. nie powoduje automatycznego wygaśnięcia jej zobowiązań. W określonych sytuacjach wierzyciele mogą dochodzić swoich roszczeń od osób odpowiedzialnych za długi zlikwidowanej spółki.

Ogłoszenie otwarcia likwidacji w Monitorze Sądowym i Gospodarczym

Likwidacja spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wymaga spełnienia kilku obowiązków formalnych. Jednym z nich jest ogłoszenie o otwarciu likwidacji spółki w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (MSiG). Taka publikacja informuje wierzycieli o rozpoczęciu postępowania likwidacyjnego i wyznacza im trzymiesięczny termin na zgłoszenie roszczeń wobec spółki.

Kiedy należy opublikować ogłoszenie?

Po podjęciu uchwały o rozwiązaniu spółki likwidatorzy muszą jak najszybciej zgłosić ogłoszenie do MSiG. Publikacja wyznacza początek biegu ustawowego terminu dla wierzycieli. Dopiero od daty publikacji liczy się czas na zgłoszenie wierzytelności, który przy likwidacji spółki z o.o. wynosi trzy miesiące od publikacji ogłoszenia.

Warto odpowiednio przygotować się do tej procedury. Zgromadzenie wszystkich potrzebnych dokumentów i ustalenie szczegółów organizacyjnych pozwoli uniknąć niepotrzebnych opóźnień. Dobrze sporządzone ogłoszenie zapewnia przejrzystość postępowania likwidacyjnego i je przyspiesza.

Jak zgłosić ogłoszenie do Monitora Sądowego i Gospodarczego?

Procedura zgłoszenia ogłoszenia do MSiG obejmuje kilka etapów:

  1. Przygotowanie treści ogłoszenia. Likwidatorzy muszą sporządzić ogłoszenie, które zawiera niezbędne elementy, takie jak: a. pełną nazwę spółki, b. numer KRS, c. termin zgłaszania roszczeń (3 miesiące od publikacji) oraz d. dane kontaktowe do zgłaszania roszczeń wierzycieli spółki z o.o..

Ogłoszenie musi być czytelne i zgodne z wymogami formalnymi. Przykładowa treść ogłoszenia może wyglądać następująco:

Zgromadzenie Wspólników spółki ABC Sp. z o.o. w likwidacji z siedzibą w Piasecznie (KRS 0000567345) uchwałą z dnia 3 maja 2025 roku rozwiązało spółkę ABC Sp. z o.o. i postawiło ją w stan likwidacji. Wzywa się wierzycieli spółki, aby zgłosili swe wierzytelności w terminie 3 miesięcy od daty publikacji tego ogłoszenia. Zgłoszenia przyjmowane są pod adresem siedziby spółki: Likwidator Alojzy Bąbel, ABC Sp. z o.o. w likwidacji, ul. Raszyńska 14 lok. 15, 05-500 Piaseczno.

  1. Złożenie wniosku o publikację. Wniosek wraz z ogłoszeniem i niezbędnymi załącznikami należy złożyć w sądzie rejestrowym. Można to zrobić osobiście lub przesłać dokumenty pocztą.
  2. Weryfikacja przez sąd. Sąd sprawdza dokumenty pod względem formalnym. W razie braków wzywa likwidatorów do ich uzupełnienia.
  3. Publikacja ogłoszenia w MSiG. Po pozytywnej weryfikacji sąd zatwierdza publikację. Od tego momentu rozpoczyna się trzymiesięczny okres zgłaszania roszczeń.

Powyższe czynności mają zapewnić przejrzystość procesu i umożliwić wierzycielom skuteczne dochodzenie swoich praw.

Jaki jest koszt publikacji ogłoszenia?

Opłata za publikację zależy od długości ogłoszenia i aktualnych stawek obowiązujących w danym sądzie. Zazwyczaj wynosi ona kilkaset złotych. Należy ją uiścić przelewem bankowym lub w kasie sądu. Prawidłowe przygotowanie dokumentów pozwala uniknąć dodatkowych kosztów i opóźnień.

Gdzie można znaleźć opublikowane ogłoszenia?

Wszystkie ogłoszenia z MSiG dostępne są online. Wyszukiwarka pod adresem https://wyszukiwarka-msig.ms.gov.pl/ umożliwia filtrowanie wyników według nazwy spółki, daty publikacji lub rodzaju ogłoszenia. To przydatne narzędzie zarówno dla wierzycieli, jak i prawników.

Podsumowanie

Ogłoszenie o otwarciu likwidacji to ważny etap procesu rozwiązania spółki z o.o. Terminowa publikacja pozwala rozpocząć ustawowy okres zgłaszania roszczeń i przyspieszyć zakończenie procesu likwidacji. Przejrzystość dokumentów i zgodność z przepisami mają kluczowe znaczenie. W przypadku wątpliwości warto skorzystać z pomocy radcy prawnego lub adwokata, który pomoże uniknąć błędów proceduralnych.

Reprezentacja dwuosobowa a jeden członek zarządu w spółce z o.o.

W praktyce funkcjonowania spółek z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.) kwestia reprezentacji stanowi jeden z kluczowych elementów zarządzania i prowadzenia działalności gospodarczej. Szczególne znaczenie ma to w kontekście spółek, w których skład zarządu wchodzi dwóch lub więcej członków, a sposób reprezentacji spółki jest ustalany w umowie spółki i wpisany do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). W niniejszym artykule omówimy między innymi dwa zagadnienia, które najczęściej budzą wątpliwości przedsiębiorców:

  1. Jak wygląda reprezentacja spółki w przypadku rezygnacji jednego z dwóch członków zarządu wieloosobowego?
  2. Czy jeden członek zarządu może reprezentować spółkę?

Przy omawianiu tematu powołamy się na orzecznictwo, które precyzuje sposób, w jaki należy traktować reprezentację spółki w takiej sytuacji.

Reprezentacja spółki w kontekście zarządu wieloosobowego

W spółkach z o.o. przyjęty model zarządu wieloosobowego oznacza, że do podejmowania decyzji i reprezentowania spółki wymagana jest współpraca więcej niż jednej osoby. Umowa spółki może określić, że pewne czynności prawne wymagają łącznego działania członków zarządu – tzw. reprezentacji łącznej – lub alternatywnie, określić, że spółkę reprezentuje każdy z członków zarządu z osobna. Zasady te znajdują odzwierciedlenie w przepisach Kodeksu spółek handlowych (KSH), w szczególności w art. 205 § 1.

Rezygnacja jednego z członków zarządu wieloosobowego

W przypadku, gdy spółka z o.o. funkcjonuje w modelu zarządu wieloosobowego, a jeden z członków zarządu zdecyduje się na rezygnację, pojawiają się pytania o skutki takiej decyzji dla sposobu reprezentacji spółki. Kluczowym aspektem jest wtedy ocena czy zmiana liczebności zarządu wpływa na sposób reprezentowania spółki.

Gdy zarząd przestaje być wieloosobowy, a pozostaje w nim tylko jeden członek zarządu, wówczas następuje „przekształcenie” systemu reprezentacji. Jak wynika z orzeczenia Sądu Najwyższego z 15 grudnia 2016 r. (II CSK 163/16, Legalis nr 1564970), istnienie zarządu jednoosobowego powoduje dezaktualizację potrzeby określania szczegółowych technik reprezentowania spółki, które mają zastosowanie wyłącznie w przypadku zarządu wieloosobowego. Oznacza to, że gdy dojdzie do rezygnacji jednego z członków, a zarząd pozostaje jednoosobowy, dotychczasowy sposób reprezentacji zawarty w umowie spółki lub wpisany do KRS nie ma zastosowania – jednoosobowy zarząd automatycznie zyskuje prawo do samodzielnego reprezentowania spółki z o.o..

Reasumując – w przypadku rezygnacji jednego z członków zarządu wieloosobowego, pozostający w spółce jedyny członek zarządu staje się reprezentantem spółki, działając na podstawie przepisów art. 201 § 1, art. 204 § 2 oraz art. 205 § 1  k.s.h..

Czy jeden członek zarządu może reprezentować spółkę?

Drugie, niemniej istotne pytanie brzmi: czy jedyny członek zarządu może samodzielnie reprezentować spółkę? Odpowiedź jest zasadniczo twierdząca, jednak jej konkretna odpowiedź zależy od dotychczasowych ustaleń dotyczących reprezentacji.

Sposób reprezentacji wpisany do KRS

Reprezentacja spółki jest często określana przez zapis w umowie spółki, który zostaje następnie odnotowany w Krajowym Rejestrze Sądowym. Przykładowo, możliwe jest określenie, że spółkę reprezentuje zarząd łącznie z prokurentem lub na zasadzie łącznej reprezentacji („dwóch członków zarządu łącznie”). Jednak, jak zauważono w postanowieniu NSA z dnia 22 października 2020 r. (II GZ 302/20, Legalis nr 2496109), taki zapis obowiązuje tylko w przypadku, gdy zarząd jest wieloosobowy: „Sposób reprezentacji wpisany do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) obowiązuje jedynie w przypadku, gdy zarząd spółki jest wieloosobowy. Nawet jeśli w sposobie reprezentacji spółki wskazane jest, że członek zarządu reprezentuje spółkę łącznie z prokurentem, a zarząd jest jednoosobowy, to spółkę może reprezentować jedyny członek zarządu, samodzielnie, bez udziału prokurenta.”.

Jedyny członek zarządu ma prawo do samodzielnego reprezentowania spółki

Nawet jeśli w umowie spółki wpisano sposób reprezentacji, w którym jeden z członków zarządu miałby działać łącznie z prokurentem, w sytuacji, gdy zarząd jest jednoosobowy, to jedyny członek zarządu ma prawo do samodzielnego reprezentowania spółki bez udziału prokurenta. Orzeczenie to podkreśla zasadę swobody działania jednoosobowego zarządu, wynikającą z art. 205 § 1 KSH.

Dodatkowo, postanowienie SN z dnia 24 lipca 2013 r. (III CNP 1/13, Legalis nr 741879) wskazuje, że ograniczanie prawa jednoosobowego zarządu do reprezentowania spółki poprzez ustanowienie obowiązku działania łącznie z inną osobą (np. prokurentem) jest nieefektywne i bezskuteczne: „Interpretacja wskazanych przepisów dokonana przez Sąd Okręgowy, odnosząca postanowienia art. 205 § 1 k.s.h., dotyczące sposobu reprezentacji, tylko do wieloosobowego zarządu spółki, nawiązuje do stanowiska przyjmowanego przez wielu autorów i wyrażonego również w orzecznictwie Sądu Najwyższego (por. uchwałę z dnia 29 listopada 1991 r., III CZP 125/91, OSNC 1992/6/102; uchwała wykłada wprawdzie art. 199 k.h., jednak zawarta w niej argumentacja zachowuje aktualność także na gruncie art. 205 k.s.h.), że łączny sposób reprezentacji dotyczyć może jedynie wypadków, kiedy zarząd w spółce jest wieloosobowy. Natomiast a contrario z przepisu tego wynika, że jeżeli zarząd jest jednoosobowy, osoba stanowiąca zarząd ma prawo samoistnego reprezentowania spółki, a ograniczanie jej prawa przez ustanowienie obowiązku działania z inną osobą (np. prokurentem), jest bezskuteczne. Przemawia za tym ocena skutków takiego określenia sposobu reprezentacji, która – w wypadku niepowołania prokurentów prowadziłaby do uniemożliwienia prawidłowo ustanowionemu zarządowi reprezentowania spółki.”.

Konsekwencje zmiany modelu reprezentacji

W praktyce oznacza to, że jeżeli spółka początkowo funkcjonowała z zarządem wieloosobowym, a umowa spółki określała sposób reprezentacji wymagający łącznego działania (np. dwóch członków zarządu lub jednego członka zarządu wraz z prokurentem), to po rezygnacji jednego z członków następuje automatyczna zmiana tej zasady. W sytuacji, gdy pozostaje tylko jeden członek zarządu, stosuje się art. 205 k.s.h., który daje temu jedynemu członkowi pełne prawo do reprezentowania spółki samodzielnie.

Podsumowując, jeden członek zarządu może reprezentować spółkę, nawet jeżeli pierwotnie sposób reprezentacji wskazywał na konieczność łącznego działania, pod warunkiem, że w wyniku zmian organizacyjnych lub rezygnacji jednej z osób zarząd staje się jednoosobowy. Taka sytuacja jest potwierdzana zarówno w orzecznictwie Sądu Najwyższego, jak i orzeczeniach NSA.

Aspekty praktyczne i konsekwencje dla funkcjonowania spółki

Zmiana sposobu reprezentacji spółki, wynikająca z rezygnacji jednego z członków wieloosobowego zarządu, może mieć istotne konsekwencje praktyczne. Właściciele spółki powinni pamiętać, że:

  1. Aktualizacja danych w KRS: Po zmianie składu zarządu konieczne jest niezwłoczne zgłoszenie zmiany do Krajowego Rejestru Sądowego. Wpis w KRS powinien odzwierciedlać aktualny stan, czyli informować, że zarząd jest jednoosobowy i wskazywać, że reprezentację spółki sprawuje jedyny członek zarządu.
  2. Przemyślenie zapisów umowy spółki: Warto już na etapie tworzenia lub aktualizacji umowy spółki dokładnie określić zasady reprezentacji, z uwzględnieniem możliwości zmiany składu zarządu. Precyzyjne sformułowanie mechanizmu reprezentacji pozwoli uniknąć późniejszych sporów w przypadku zmian personalnych w zarządzie spółki.
  3. Bezpieczeństwo i klarowność działań: Jednoosobowy zarząd, działając na podstawie art. 205 KSH, powinien być świadomy swoich uprawnień. Ograniczanie prawa reprezentacji przez mechanizmy przewidziane dla zarządu wieloosobowego może prowadzić do niejasności, a w skrajnych przypadkach – do niepotrzebnych sporów sądowych. Dlatego też, stosowanie jednoznacznych zapisów jest kluczowe dla bezpieczeństwa transakcji i codziennej działalności spółki.
  4. Wpływ na relacje z kontrahentami: Dla kontrahentów i partnerów biznesowych ważne jest, aby wiedzieli, kto jest uprawniony do reprezentowania spółki. Zmiana modelu reprezentacji powinna być jasno komunikowana, aby nie dochodziło do sytuacji, w których kontrahenci działają na podstawie przestarzałych informacji zawartych w KRS.

Podsumowując, odpowiedzi na postawione pytania brzmią następująco:

  1. Jak wygląda reprezentacja spółki w przypadku rezygnacji jednego z dwóch członków zarządu wieloosobowego? W przypadku rezygnacji jednego z członków zarządu wieloosobowego, gdy w wyniku tej zmiany zarząd staje się jednoosobowy, jedyny pozostający członek zarządu nabywa prawo do samodzielnego reprezentowania spółki. Dotychczasowy sposób reprezentacji wpisany do KRS, który mógł wymagać łącznego działania, traci wtedy moc, ponieważ stosuje się ogólne przepisy art. 205 KSH, co jest potwierdzone przez orzecznictwo sądów (wyrok Sądu Najwyższego z 15.12.2016 r., sygn.. akt II CSK 163/16).
  2. Czy jeden członek zarządu może reprezentować spółkę? Tak, jeden członek zarządu może reprezentować spółkę, jeżeli zarząd funkcjonuje jako jednoosobowy. Ograniczanie prawa do samodzielnej reprezentacji poprzez zapisy przewidziane dla zarządu wieloosobowego jest bezskuteczne, co zostało potwierdzone zarówno w postanowieniu Sądu Najwyższego z 24 lipca 2013 r., III CNP 1/13, jak i w postanowieniu NSA z 22 października 2020 r., sygn.. akt II GZ 302/20.

​Jak przełamać impas decyzyjny w spółce z o.o. z dwoma równorzędnymi wspólnikami?

impas decyzyjny

Problem impasu decyzyjnego w spółce z o.o.

Jeden z naszych klientów zwrócił się następującym pytaniem: Jak przegłosować uchwałę w spółce z dwoma udziałowcami, którzy mają po 50% udziałów w kapitale zakładowym? Każdy z udziałowców głosuje inaczej.

W spółce z o.o., gdzie dwóch wspólników posiada po 50% udziałów, każda decyzja wymagająca większości głosów może zostać zablokowana, jeśli wspólnicy mają odmienne zdania. Brak możliwości podjęcia uchwał może prowadzić do stagnacji, uniemożliwiając podejmowanie kluczowych decyzji dotyczących funkcjonowania spółki z o.o..

W standardowych warunkach, jeżeli uchwały zgromadzenia wspólników w spółce z o.o. podejmowane są zwykłą większością głosów, to dla przyjęcia uchwały konieczne jest, aby głosów „za” stanowiło ponad 50% oddanych głosów. W sytuacji, gdy dwóch udziałowców ma po 50% udziałów w kapitale zakładowym i głosuje w sposób rozbieżny (jeden „za”, drugi „przeciw”), liczba głosów „za” wynosi dokładnie 50% i nie osiąga wymaganej większości – uchwała po prostu nie zostanie przyjęta.

Już na etapie przygotowywania umowy spółki z o.o. można wprowadzić kilka rozwiązań, które umożliwią uniknięcie paraliżu decyzyjnego podczas obrad zgromadzenia wspólników.

Uprzywilejowany udział z dwoma głosami

W umowie spółki można zawrzeć uprzywilejowanie udziałów polegające na tym, że jeden ze wspólników ma przykładowo dwa głosy przypadające na każdy udział. W takiej sytuacji to ten wspólnik, mający uprzywilejowane udziały będzie miał głos rozstrzygający, pozwalający na przełamanie impasu przy głosowaniach. Taki zapis w umowie spółki musi być jednoznaczny i zaakceptowany przez wszystkich wspólników.

Procedury mediacyjne i negocjacyjne

W sytuacji impasu warto rozważyć także alternatywne metody rozwiązywania sporów, takie jak mediacja lub negocjacje między wspólnikami. Dzięki temu strony mogą dojść do porozumienia, które pozwoli wyjść z impasu bez konieczności angażowania formalnych procedur prawnych czy zmiany struktury spółki.

Zmiana struktury własności lub wprowadzenie nowego udziałowca

Choć to rozwiązanie jest bardziej radykalne, wprowadzenie trzeciego udziałowca lub zmiana struktury kapitałowej spółki może przełamać istniejący impas. Nowy udziałowiec mógłby na przykład posiadać wystarczający pakiet głosów, który umożliwi osiągnięcie wymaganej większości przy określonych zasadach.