Ponoszenie odpowiedzialności za wykonanie obowiązków z zakresu rachunkowości nie oznacza konieczności osobistego prowadzenia ksiąg rachunkowych przez kierownika jednostki (tj. zarząd). Odpowiedzialność zarządu za prowadzenie księgowości spółki może występować w dwóch alternatywnych formach. Zarząd może być odpowiedzialny:
– za prowadzenie rachunkowości, kiedy jest ono realizowane przez samego kierownika jednostki (np.: wewnętrzny dział rachunkowości), albo
– z tytułu nadzoru, w sytuacji, kiedy prowadzenie ksiąg rachunkowych zostało powierzone innej osobie lub innemu podmiotowi.
Spółki z o.o. często powierzają prowadzenie ksiąg rachunkowych wykwalifikowanemu podmiotowi księgowemu (np. zewnętrznemu księgowemu, biuru rachunkowemu, doradcy podatkowemu, itp.). Jednakże warto pamiętać, że mimo przekazania obowiązków wynikających z ustawy o rachunkowości „podmiotowi zewnętrznemu”, za prawidłowe prowadzenie księgowości spółki z o.o. wciąż będzie odpowiadał kierownik jednostki (wyznaczony członek zarządu lub gdy takiego wskazania nie dokonano – cały zarząd).
Nawet jeśli księgowość spółki z o.o. jest prowadzona przez biuro księgowe to za prowadzenie ksiąg rachunkowych i za sporządzenie sprawozdania finansowego odpowiedzialność zasadniczo ponoszą wszyscy członkowie organu zarządzającego.
W przypadku przekazania prowadzenia księgowości biuru księgowemu kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za nadzór nad wykonywaniem obowiązków w zakresie rachunkowości, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej (art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości).
Należy też pamiętać, że jedyną sytuacją w której kierownik jednostki może przekazać odpowiedzialność na inną osobę będzie inwentaryzacja w formie spisu z natury, pod warunkiem, że odpowiedzialność ta zostanie przyjęta przez tę osobę i potwierdzona w formie pisemnej.
Kierownik jednostki może odpowiadać karnie za nieprawidłowe prowadzenie rachunkowości spółki z o.o. albo też na nieprawidłowo wykonywany nadzór nad osobami, którym powierzono wykonywanie obowiązków wynikających z ustawy o rachunkowości.
Jeżeli osoba odpowiedzialna za nadzór nad prowadzeniem ksiąg rachunkowych spółki z o.o. nie ma odpowiedniej wiedzy księgowej i podatkowej aby móc wykonywać obowiązki nadzorcze to nie może ponosić odpowiedzialności karnej za błędy popełnione przez profesjonalny zewnętrzny podmiot, któremu powierzono prowadzenie spraw księgowych spółki z o.o. . Warunkiem odpowiedzialności karnej za podawanie w księgach nierzetelnych danych jest umyślność. Sąd Najwyższy wielokrotnie wskazywał, że przyczyną nieświadomości sprawcy może być niski stopień jasności przepisu (np.: postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 7 października 1998 r., V KKN 414/98). Zatem błędy w prawidłowym księgowaniu zdarzeń gospodarczych mogą wynikać z niskiego stopnia jasności przepisów i wskazywać na nieumyślność popełnienia czynu zabronionego co może prowadzić do niekaralności sprawcy.
Czyn z art. 77 ustawy o rachunkowości, który statuuje odpowiedzialność kierownika jednostki za nieprawidłowe prowadzenie rachunkowości oraz za sporządzenie sprawozdania finansowego zawierającego nierzetelne dane ulega przedawnieniu w sposób opisany we wpisie pt. „Niezłożenie sprawozdania finansowego”.
foto dzięki uprzejmości Pong / freedigitalphotos.net