rejestracja spółki z o.o. Archives - Strona 5 z 6

Spółka S24, czyli spółka z o.o. zakładana przez Internet

Przepisy Kodeksu spółek handlowych przewidują możliwość zarejestrowania spółki z o.o. w sposób uproszczony (tzw. „S24”). Rejestracja spółki dokonywana jest przez Internet, bez udziału notariusza a wszystkie dokumenty potrzebne do zarejestrowania spółki są generowane automatycznie przez stronę internetową Ministerstwa Sprawiedliwości. Na tej stronie, w zakładce „Rejestracja spółki z o.o. z wykorzystaniem wzorca umowy” można złożyć elektroniczny wniosek o rejestrację spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w trybie S24. Warto wiedzieć, że osoba zamierzająca skorzystać z tej metody rejestracji spółki z o.o. nie musi spisywać umowy spółki z o.o. u notariusza ani też nie ma obowiązku osobiście stawiać się w sądzie rejestrowym.

Jednak przed przystąpieniem do składania wniosku o rejestrację spółki z o.o. z wykorzystaniem wzorca umowy udostępnianego na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości należy na tej stronie zarejestrować się. Procedura rejestracji jest przystępnie opisana w zakładce: Rejestracja użytkownika w systemie eMS. Po dokonanej rejestracji na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości można przystąpić do rejestracji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w trybie S24.

Warto wiedzieć, że w ten sposób spółka może być zawiązana przez obywateli polskich oraz cudzoziemców, gdyż system eMS weryfikuje dane wspólników nie tylko za pomocą wskazanego dowodu osobistego. Użytkownik tego systemu może wskazać też na: tymczasowy dowód osobisty, tymczasowe zaświadczenie tożsamości, kartę stałego pobytu, dokument tożsamości cudzoziemca, kartę pobytu czasowego i paszport, w celu przeprowadzenia weryfikacji podanych danych osobowych.

Jeżeli kilka osób chce zawiązać spółkę z o.o. to muszą one w chwili składania wniosku w systemie eMS: (1) posiadać aktywne konto w systemie eMS oraz pamiętać swój aktualny login i hasło, (2) znajdować się przy tym samym komputerze w celu elektronicznego podpisania wniosku, (3) mieć przygotowane informacje, które będą podawane w trakcie uzupełniania umowy spółki. Informacje konieczne do rejestracji to:

• Właściwy sąd rejestrowy według siedziby spółki (miejscowości, w której spółka będzie miała swój zarząd), w przypadku wątpliwości który sąd jest właściwy można skorzystać z podpowiedzi znajdującej się w zestawieniu „Lista Wydziałów Gospodarczych Krajowego Rejestru Sądowego zawierająca adresy, numery telefonów oraz wykaz właściwości dla każdego wydziału”.

• Lista wspólników, lista stawających, lista członków organów zarządczych spółki,

• Lista oddziałów spółki, jeśli spółka będzie miała oddziały,

• Dane adresowe spółki, w tym w szczególności sprawdzenie czy planowana nazwa spółki już nie jest wykorzystywana przez inną zarejestrowaną spółkę z o.o. za pomocą formularza „wyszukiwanie podmiotu” oraz prawidłowe ustalenie przedmiotu działalności spółki (a więc wykluczenie tych typów działalności gospodarczych, których spółka z o.o. nie może prowadzić, np.: działalność banku centralnego, ubezpieczenia na życie, zarządzanie rynkami finansowymi, działalność gospodarstw domowych, działalność związana z grami losowymi i zakładami wzajemnymi).

Warto wiedzieć, że w celu uproszczenia rejestracji spółki z o.o. do rejestracji spółki trybie S24 nie jest wymagane zawarcie umowy spółki w formie aktu notarialnego. Z tego faktu wynika jednak pewne ograniczenie polegające na tym, że nie można samodzielnie formułować treści umowy spółki z o.o. lecz należy skorzystać z dostępnych na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości propozycji brzmienia zapisów umownych. Wspólnicy mogą jednak zmienić zapisy umowy spółki z o.o., już po zarejestrowaniu spółki, przeprowadzając je w formie zmiany umowy spółki, dla której to wymagana jest forma notarialna lub też od 1 kwietnia 2016 roku skorzystać z możliwości zmiany umowy spółki “przy wykorzystaniu wzorca uchwały zmieniającej umowę spółki z ograniczoną odpowiedzialnością udostępnionego w systemie teleinformatycznym” (art. 255 § 4 k.s.h.).

Innym ważnym elementem rejestracji spółki S24 jest brak obowiązku pokrycia całego kapitału zakładowego przed zarejestrowaniem spółki S24. Pokrycie kapitału zakładowego następuje w terminie siedmiu dni od dnia wpisu spółki z o.o. do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. Należy pamiętać, że pokrycie kapitału zakładowego w spółce rejestrowanej w trybie S24 może nastąpić wyłącznie gotówką.

Warto wspomnieć o opłatach i podatkach związanych z rejestracją spółki z o.o. przez Internet.

Do spółek rejestrowanych w trybie S24 ma zastosowanie preferencyjna stawka opłaty sądowej za wpis do KRS wynosząca – 250 zł (zamiast 500 zł). Z rejestracją spółki z o.o. wiąże się konieczność opłacenia ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym; opłata ta wynosi 100 zł.

Na koniec warto przypomnieć o obowiązku zapłaty podatku od czynności cywilnoprawnych od podwyższenia kapitału zakładowego według stawki 0,5%, po odjęciu kosztów związanych z rejestracją, tj. opłatą sądową opłaconą w wysokości 600 zł (Przykładowo, kapitał zakładowy w wysokości 5.000 zł będzie podlegał opodatkowaniu podatkiem od czynności cywilnoprawnych w kwocie 22 zł, 4.400 zł * 0,5%=22 zł). Płatnikiem podatku od czynności cywilnoprawnych jest spółka z o.o..

Po zarejestrowaniu spółki w trybie S24 trzeba do sądu rejestrowego trzeba dodatkowo zaktualizować niektóre dane nt. tej spółki na formularzu NIP-8, m.in. poinformować o numerze konta bankowego tej spółki przeznaczonego do rozliczeń z Urzędem Skarbowym.

Foto dzięki uprzejmości Stuart Miles / freedigitalphotos.net

Co powinna zawierać umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością?

Ustalenie treści umowy spółki z o.o. jest bardzo istotnym etapem zakładania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, który będzie rzutował na sukces bądź też porażkę nowego przedsięwzięcia. Co powinna zawierać umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością? Umowa spółki z o.o. może ograniczać się do podstawowych regulacji a więc m.in. do:

nazwy i siedziby spółki z o.o. (nazwa spółki z o.o. musi różnić się od nazw innych podmiotów działających na tym samym co spółka rynku);
przedmiotu działalności spółki z o.o. (wg PKD),
wysokości kapitału zakładowego (nie mniej niż 5.000 zł),
informacji czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział,
zasad reprezentacji spółki (samodzielnie bądź łącznie przez członków zarządu),
liczby i wartości nominalną udziałów objętych przez poszczególnych wspólników,
czasu trwania spółki, jeśli jest oznaczony.

Niezależnie od powyższych, podstawowych informacji, które muszą znaleźć się w treści umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, warto także zastanowić się nad takimi zagadnieniami, jak:

sposobem pokrycia początkowego kapitału zakładowego spółki z o.o. (gotówkowo, w postaci wkładu niepieniężnego, w sposób mieszany);
możliwością późniejszego podwyższenia kapitału zakładowego, bez konieczności zmiany umowy spółki (w umowie spółki z o.o. należy wskazać do jakiej wysokości można podwyższyć kapitał zakładowy i w jakim terminie);
składem pierwszego zarządu i sposobem reprezentacji spółki (kto będzie wchodził w skład zarządu, kadencja – na czas określony / nieokreślony);
prawem do powołania członka zarządu oraz odwołania członka zarządu (np.: czy ma być ograniczone tylko do ważnych powodów, a jeśli tak to do jakich);
informacją czy zarząd jest upoważniony do dokonywania rozporządzeń przenoszących dwukrotnie wysokość kapitału zakładowego spółki bez zgody zgromadzenia wspólników;
możliwością wypłaty udziałowcom zaliczki na poczet dywidendy, w trakcie roku obrotowego spółki;
szczególnymi uregulowaniami dotyczącymi zbycia lub zastawienia udziałów przez wspólnika (np. czy wymagana jest zgoda zarządu lub ma być zastrzeżone prawo pierwokupu – dokładny opis procedury);
uprzywilejowaniem udziałów niektórych wspólników, np.: co do prawa głosu (1 udział – 3 głosy), prawa do dywidendy (na udział uprzywilejowany przypada 150% dywidendy zwykłej);
obowiązkiem wspólników do dokonania dopłat do kwoty określonej w umowie spółki (Dopłaty mogą zostać zwrócone wspólnikom, na podstawie uchwały zgromadzenia wspólników, jeśli nie muszą być przeznaczone na pokrycie straty poniesionej przez spółkę);
możliwością dobrowolnego, warunkowego lub przymusowego umorzenia udziałów – jeśli tak, to dokładne wskazanie przesłanek powodujących umorzenie udziałów oraz opis procedury umorzenia;
wprowadzeniem dodatkowych praw i obowiązków organów spółki (m.in. zarządu i zgromadzenia wspólników), poza tymi, które wynikają z przepisów prawa;
powołaniem prokurenta, który będzie samodzielnie lub łącznie z członkiem zarządu reprezentował spółkę z o.o. a nie będzie odpowiadał subsydiarnie całym osobistym majątkiem za długi spółki;
wyłączeniem konieczności uzyskania zgody zgromadzenia wspólników na zawarcie przez spółkę z o.o. umowy przekraczającej dwukrotnie wartość kapitału zakładowy spółki;
ograniczeniem lub wyłączeniem prawa wstąpienia spadkobierców wspólnika – jeśli tak, to dokładną procedurę ustalenia wysokości i zasad spłaty spadkobierców;
uchyleniem ograniczeń dotyczących obrotu udziałami w spółce z o.o. – prawa pierwszeństwa do objęcia nowych udziałów, w przypadku podwyższenia kapitału zakładowego oraz prawa pierwokupu, w przypadku zbycia istniejących udziałów;
ustaleniem czy zgromadzenia wspólników mają być zwoływane także poza siedzibą spółki – jeśli tak to w jakich miejscowościach;
ustaleniem czy wspólnicy mogą prowadzić interesy konkurencyjne wobec działalności spółki z o.o. oraz opisem trybu uzyskiwania zgody na prowadzenie działalności konkurencyjnej;
szczególne przyczyny rozwiązania umowy spółki (np.: upływ czasu, na jaki spółka była utworzona, utrata koncesji lub zezwolenia, osiągnięcie celu).

Foto dzięki uprzejmości Stuart Miles / freedigitalphotos.net

Jakie są koszty założenia spółki z ograniczoną odpowiedzialnością?

Decydując się na otworzenie nowej spółki z o.o. musimy liczyć się z koniecznością poniesienia wydatków, związanych m.in. ze sporządzeniem umowy (chyba że korzystamy ze wzorca umowy w trybie spółki 24h) oraz rejestracją spółki w rejestrze przedsiębiorców KRS. Część kosztów założenia spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest uzależniona od wysokości kapitału zakładowego spółki, w związku z czym dla niniejszego opracowania wyliczymy wydatki związane z założeniem spółki z ograniczoną odpowiedzialności o kapitale zakładowym w wysokości 5.000 złotych. Jakie są obowiązkowe koszty założenia spółki z ograniczoną odpowiedzialnością? Musimy opłacić wynagrodzenie notariusza, zapłacić podatek od czynności cywilnoprawnych, zapłacić opłaty w trakcie rejestracji spółki z o.o. w sądzie rejestrowym oraz ponieść opłatę za zarejestrowanie spółki na VAT.

Opłaty u notariusza

– za przygotowanie umowy w formie aktu notarialnego notariusz pobierze 160 złotych (§ 3 pkt 1 i 2 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnych);

– za sporządzenie odpisu umowy spółki notariusz zażąda 6 złotych za każdą stronę (§ 12 ww. rozporządzenia). Standardowo umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością będzie miała około 5 stron, w procesie rejestracji potrzebne są 3 odpisy umowy spółki z o.o. (w sumie będzie to koszt około 90 zł).

Do wszystkich wyżej wymienionych kosztów ponoszonych u notariusza należy dodać także podatek VAT w wysokości 23%.

Opłaty za rejestrację spółki w rejestrze przedsiębiorców

– opłata od wniosku o zarejestrowanie podmiotu w rejestrze przedsiębiorców w Krajowym Rejestrze Sądowym wynosi 500 złotych (art. 52 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych);

– opłata za ogłoszenie wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego to 100 złotych (§6 pkt 1 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie wydawania i rozpowszechniania Monitora Sądowego i Gospodarczego).

Dodatkowe opłaty

– opłata skarbowa za potwierdzenie rejestracji na VAT w wysokości 170 złotych (warto sprawdzić czy spółka rozpoczynająca działalność gospodarczą może skorzystać ze zwolnienia podmiotowego z rejestracji na VAT, np.: ze względu na planowane niewielkie obroty, poniżej 12.500 zł miesięcznie);

– podatek od czynności cywilnoprawnych 0,5% wartość kapitału zakładowego (art. 6 ust. 1 pkt 8a w zw. z art. 7 ust. 1 pkt 9 ustawy o podatku od czynności cywilnoprawnych) – przy kapitale zakładowym wynoszącym 5.000 zł podatek ten wyniesie 25 zł. Ten podatek zostanie pobrany przez notariusza sporządzającego umowę spółki z o.o.

Podsumowanie

Zakładając spółkę z ograniczoną odpowiedzialności o kapitale zakładowym wynoszącym 5.000 złotych musimy liczyć się z koniecznością poniesienia wydatków, związanych z utworzeniem takiej spółki w wysokości około 1.100 złotych. Na koniec odpowiedź na często zadawane pytanie – czy można pokryć koszty założenia spółki z o.o. z majątku spółki ? A więc czy spółka może sfinansować, z własnego majątku, koszty swojego założenia ? Odpowiedź na to pytanie jest negatywna. Koszty założenia spółki z o.o. nie mogą być pokryte z wkładu pieniężnego wpłaconego na kapitał zakładowy (w naszym przykładzie było to 5.000 zł). Koszt założenia spółki musi być poniesiony przez udziałowców, którzy tę spółkę zawiązują.

Niższe koszty założenia spółki z o.o., o taksę notarialną, odnoszą się do szczególnego rodzaju spółki z o.o. zawiązywanej przez Internet – tzw. S24, opisanego we wpisie: Spółka zakładana przez Internet.

foto dzięki uprzejmości digitalart / freedigitalphotos.net

Zawarcie umowy spółki z o.o.

Zasadniczo umowa spółki z o.o. jest zawierana w formie aktu notarialnego. Zawarcie umowy spółki z o.o. następuje u notariusza, który w obecności wszystkich wspólników spółki z o.o. odczytuje treść umowy spółki. Po odczytaniu umowy spółki z o.o. wszyscy udziałowcy nowozakładanej spółki podpisują się pod umową. Spółkę z o.o. może założyć jedna lub więcej osób fizycznych lub prawnych bądź też jednostek organizacyjnych bez osobowości prawnej (np. spółka jawna, partnerska). Założycielem jednoosobowej spółki z o.o. nie może być inna jednoosobowa spółka z o.o.

Możliwe jest też obecnie zawarcie umowy spółki z o.o. bez obecności notariusza – dotyczy to wyłącznie spółek zawieranych przy wykorzystaniu wzorca umowy, udostępnianego w systemie teleinformatycznym (tzw. S24). Jest to jedyny wyjątek od konieczności zawarcia umowy spółki z o.o. w formie aktu notarialnego.

Należy pamiętać, że umowy spółki z o.o. nie można zawrzeć w formie ustnej, pisemnej albo za pomocą poczty elektronicznej. Zawarcie umowy spółki z o.o. możliwe jest albo w formie aktu notarialnego (art. 157 § 2 k.s.h.) albo też przy wykorzystaniu wzorca umowy spółki z o.o., udostępnianego w systemie teleinformatycznym (art. 157¹ k.s.h.). Umowa zawarta w innej formie jest prawnie nieważna.

Spółka z o.o. może zostać założona przez jedną osobę fizyczną lub prawną. W takim przypadku będzie to jednostronne oświadczenie o założeniu spółki z o.o. (tzw. akt założycielski). Akt założycielski spółki z o.o. to po prostu umowa spółki, tyle że zawarta przez udziałowca posiadającego 100% udziałów (art. 4 § 2 k.s.h.). Akt założycielski musi być sporządzony w formie aktu notarialnego albo przy wykorzystaniu wzorca umowy spółki z o.o. z systemu teleinformatycznego. Treść aktu założycielskiego niczym nie różni się od umowy spółki z o.o. prócz tego, że udziały w kapitale zakładowym obejmuje jedna osoba i to ona wnosi z tego tytułu wkłady. W tym samym akcie jedyny wspólnik może również zadecydować o obsadzie zarządu spółki (lub rady nadzorczej, która następnie wybierze zarząd).

Na marginesie warto wspomnieć, że osobę fizyczną, będącą jedynym wspólnikiem spółki z o.o., uznaje się za osobę prowadzącą pozarolniczą działalność w rozumieniu przepisów ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych. Taki wspólnik podlega obowiązkowemu ubezpieczeniu społecznemu i zdrowotnemu. Wspólnik jednoosobowej spółki z o.o. jest zobowiązany samodzielnie do opłacania składek na własne ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji, tj. po zawarciu w formie notarialnej umowy spółki a przed rejestracją w sądzie rejestrowym, może we własnym imieniu nabywać prawa, w tym własność nieruchomości, ruchomości i inne prawa rzeczowe, zaciągać zobowiązania, pozywać i być pozywana. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością może być utworzona przez jedną albo więcej osób w każdym celu prawnie dopuszczalnym, chyba że ustawa stanowi inaczej. Jednakże, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością nie może być zawiązana wyłącznie przez inną jednoosobową spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Nie może też utworzyć spółki z o.o. spółka cywilna, albowiem nie posiada ona zdolności prawnej.

foto dzięki uprzejmości stockimages / freedigitalphotos.net

Jaka powinna być forma umowy spółki z o.o.

Forma umowy spółki z o.o. wymaga aktu notarialnego, forma umowy jest precyzyjnie opisana w kodeksie spółek handlowych (art. 157 par. 2 k.s.h.: Umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością powinna być zawarta w formie aktu notarialnego.). Zastosowanie innej niż akt notarialny formy do zawarcia umowy spółki z o.o. (przykładowo: forma pisemnej) oznaczać będzie, że w trakcie rejestracji spółki z o.o. w sądzie rejestrowym sąd zwróci wniosek o rejestrację takiej spółki, wskazując na nieważność takiej umowy z powodu niezastosowania formy aktu notarialnego. Jedynym wyjątkiem jest możliwość zawarcia umowy spółki z o.o. przez Internet – Spółka S24.

Forma pełnomocnictwa do zawarcia umowy spółki z o.o.

Zdarzają się takie sytuacje, że przyszły wspólnik nie może uczestniczyć u notariusza przy zawieraniu umowy spółki z o.o. Jednak przyszły udziałowiec spółki może skorzystać z pełnomocnika, który będzie reprezentować go w trakcie zawierania umowy spółki z o.o.. Ponieważ umowy spółki z o.o. musi być zawarta w formie aktu notarialnego, a więc i samo pełnomocnictwo do reprezentacji udziałowca musi być udzielone w formie notarialnej.

Pełnomocnik może też reprezentować osobę zagraniczną (osobę fizyczną, osobę prawną, inny podmiot mający osobowość prawną). W przypadku pełnomocnictwa zagranicznego, musi ono spełniać wymóg formy aktu notarialnego, a więc musi być udzielone przed polskim konsulem lub zagranicznym notariuszem. Pełnomocnictwo udzielone przed zagranicznym notariuszem wymaga jeszcze jednego istotnego elementu – klauzuli apostille. Klauzula apostille potwierdza autentyczność dokumentu i stosuje się ją w krajach, które przystąpiły do konwencji haskiej z 1961 r. o zniesieniu wymogu legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych. Są jednak kraje nie będące sygnatariuszami tej konwencji. W takim przypadku zagraniczne pełnomocnictwo trzeba zalegalizować (tj. uzyskać klauzulę legalizacyjną).

Ponieważ pełnomocnictwo udzielane przed notariuszem zagranicznym będzie wystawione w obcym języku, to przed okazaniem tego pełnomocnictwa polskiemu notariuszowi oraz przed złożeniem pełnomocnictwa w sądzie rejestrowym, zagraniczne pełnomocnictwo musi być przetłumaczone przez tłumacza przysięgłego na język polski.

Osoba prawna przystępuje do umowy spółki z o.o.

Do umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością mogą przystąpić, oprócz osób fizycznych lub jednostek organizacyjnych posiadających zdolność prawną, także osoby prawne.

Przepisy prawa handlowego przewidują jeden zakaz – jedynym wspólnikiem jednoosobowej spółki z o.o. nie może być inna jednoosobowa spółka z o.o. (art. 151 § 2 k.s.h.).

Jeżeli wspólnikiem spółki z o.o. ma być inna osoba prawna (np.: spółka akcyjna) należy ustalić prawidłową reprezentację tej osoby prawnej, tj. trzeba ustalić, kto może reprezentować tę osobę prawną przy zawieraniu umowy spółki z o.o.. Tę informację można przykładowo uzyskać z aktualnego odpisu z krajowego rejestru przedsiębiorców. Jest ona zawarta w dziale 2, który wygląda tak:

Z tej przykładowej informacji o prawidłowej reprezentacji osoby prawnej wyczytać można, że do jej reprezentacji, przy zawieraniu umowy spółki z o.o. w kancelarii notarialnej będzie konieczna obecność dwóch członków zarządu lub jednego członka zarządu z prokurentem. Inna reprezentacja osoby prawnej u notariusza (np.: tylko prezes zarządu) oznaczać będzie, że zawarcie umowy spółki z o.o. nie dojdzie do skutku.

Niedawno wprowadzono nową możliwość do kodeksu spółek handlowych polegającą na uproszczonej możliwości zawarcia umowy spółki z o.o., w postaci wykorzystania wzorca umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością udostępnianego w systemie teleinformatycznym (wzorzec umowy). Tą możliwość omówię w dalszych postach.

Wirtualne biuro

Jakiś czas temu opisywałem różnicę pomiędzy siedzibą spółki a adresem spółki. Z tą kwestią wiąże się inny ważny temat dla przedsiębiorców, którzy zamierzają rozpocząć działalność gospodarczą. Tak zwane wirtualne biuro.

Wirtualne biuro, oznacza wynajęcie adresu do korespondencji kierowanej do spółki oraz miejsca dla spotkań z klientami. Jest to dobra alternatywa dla przedsiębiorców, który liczą koszty wynajmu lokalu a zamierzona przez nich działalność gospodarcza nie wymaga wynajęcia znacznych powierzchni biurowych.

Jakie ma zalety wirtualne biuro

Oprócz niższych kosztów, inną zaletą wirtualnego biura jest to, że umowy najmu są najczęściej zawierane na krótki czas (np.: kilku miesięcy). Wirtualne biuro jest najczęściej wykorzystywane przez tych przedsiębiorców, którzy chcą dokonać wstępnego rozpoznania lokalnego rynku i w przypadku uznania, że pomysł biznesowy nie rokuje pomyślnie, zamknięcia działalności z jak najmniejszymi stratami.

Usługa „wirtualnego biura” polega na świadczeniu podstawowej pomocy administracyjnej wielu podmiotom mającym tę samą lokalizację. Wirtualne biuro to tak naprawdę realne miejsce, w którym można się spotkać z kontrahentem. W tym miejscu są też odbierane telefony i korespondencja adresowana do firm korzystających z wirtualnego biura.

Podstawową zaś zaletą wirtualnego biura jest relatywnie niska cena za taką usługę. W zależności od miejsca na terenie kraju, koszt wirtualnego biura wynosi od 200 do 500 zł miesięcznie.

Jakie wady ma wirtualne biuro

Ostatnio przedsiębiorcy zamierzający skorzystać z wirtualnego biura napotykają się na nieoczekiwanym problemem z rejestracją adresu we właściwym urzędzie skarbowym. Urzędy skarbowe rejestrujące na podatki nowe firmy odmawiają rejestracji tych podmiotów, które okazują w urzędzie skarbowym umowę na najem wirtualnego biura. Organy podatkowe tłumaczą to tym, że siedziba firmy musi dawać gwarancję prawidłowego przeprowadzenia kontroli skarbowej w siedzibie przedsiębiorcy. Zdaniem organów podatkowych wirtualne biuro nie daje takiej gwarancji (np.: nie można spotkać nikogo z zarządu spółki korzystającej z wirtualnego biura).

Problem jest na tyle poważny, że w sprawie przedsiębiorców korzystających z wirtualnego biura została złożona interpelacja poselska, wskazująca na kłopoty z rejestracją takich przedsiębiorców na podatki (nr 20196/2013). W odpowiedzi Ministerstwo Finansów wskazało, że firmy korzystające z usług biur wirtualnych są pod szczególną obserwacją, bo zaobserwowano zjawisko udziału takich firm w procederze wyłudzania VAT oraz oszustwach karuzelowych w roli znikającego podatnika.

Na warszawskim rynku działa kilku operatorów biur wirtualnych, którzy oferują powierzchnie w budynkach w centrum Warszawy. Największymi operatorami biur wirtualnych w stolicy są: Regus oraz In Office. W Piasecznie usługę wirtualnego biura oferuje: Kancelaria adwokacka adwokata Marcina Hołówki.

foto dzięki uprzejmości adamr/ freedigitalphotos.net

Działalność wymagająca koncesji

Z mojego doświadczenia wynika, że ponad trzy czwarte polskich przedsiębiorców nie korzysta z usług prawnika. Nawet wtedy, gdy rozważane jest rozpoczęcie działalności gospodarczej wymagającej koncesji.

Niekorzystanie z prawnika jest tłumaczone różne sposoby: albo przedsiębiorca uważa, że nie ma problemów, których rozwiązanie należy przedstawić prawnikowi albo też przedsiębiorca wierzy, że sam upora się z zauważonym przez niego problemem prawnym.

Jednak prawdą jest, że do prawidłowego zarządzania firmą konieczna jest dobra i bieżąca znajomość prawa. Przedsiębiorca może nawet nie wiedzieć, iż przy zakładaniu zaplanowanej przez niego działalności gospodarczej musi uzyskać odpowiednią koncesję, licencję, zezwolenie lub wpis do rejestru działalności regulowanej.

Oczywiście taką wiedzę można uzyskać z Internetu, ale wcześniej trzeba wiedzieć, że taki problem istnieje, że trzeba zadać sobie (lub google) następujące pytanie – czy planowana działalność gospodarcza wymaga uzyskania zezwolenia lub koncesji ?

Jakie są teraz działalności gospodarcze wymagające uzyskania koncesji lub zezwolenia ?

Działalność wymagająca koncesji

Ustawa z o swobodzie działalności gospodarczej wymienia następujące działalności gospodarcze, których podjęcie musi być poprzedzone uzyskaniem koncesji:

1) poszukiwanie, rozpoznawanie złóż węglowodorów oraz kopalin stałych objętych własnością górniczą, poszukiwanie lub rozpoznawanie kompleksu podziemnego składowania dwutlenku węgla, wydobywania kopalin ze złóż, podziemnego bezzbiornikowego magazynowania substancji, podziemnego składowania odpadów oraz podziemnego składowania dwutlenku węgla;

2) wytwarzanie i obrót materiałami wybuchowymi, bronią i amunicją oraz wyrobami i technologią o przeznaczeniu wojskowym lub policyjnym;

3) wytwarzanie, przetwarzanie, magazynowanie, przesyłanie, dystrybucja i obrót paliwami i energią;

3a) przesyłania dwutlenku węgla w celu jego podziemnego składowania;

4) ochrona osób i mienia;

5) rozpowszechnianie programów radiowych i telewizyjnych, z wyłączeniem programów rozpowszechnianych wyłącznie w systemie teleinformatycznym, które nie są rozprowadzane naziemnie, satelitarnie lub w sieciach kablowych;

6) przewozy lotnicze;

7) prowadzenie kasyna gry.

Uzyskanie koncesji

Udzielenie, odmowa udzielenia, zmiana i cofnięcie koncesji lub ograniczenie jej zakresu należy do ministra właściwego ze względu na przedmiot działalności gospodarczej podlegającej koncesjonowaniu i odbywa się w drodze decyzji administracyjnej. Koncesji udziela się na określony czas, nie krótszy niż 5 i nie dłuższy niż 50 lat. Przedsiębiorca może jednak zawnioskować o udzielenie koncesji na czas krótszy.

Przedsiębiorca, który chce podjąć działalność gospodarczą w dziedzinie podlegającej koncesji może ubiegać się o wydanie promesy koncesji. W postępowaniu o udzielenie promesy stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące udzielania koncesji. W promesie ustala się okres jej ważności, jednakże nie może on być krótszy niż 6 miesięcy i w tym okresie nie można odmówić przedsiębiorcy przyznania koncesji na działalność wymienioną w promesie. Jednakże, gdy dane zawarte we wniosku o udzielenie promesy uległy zmianie albo przedsiębiorca nie wypełnił warunków podanych w promesie, albo gdy ujawniły się okoliczności skutkujące odmową udzielenia koncesji – organ koncesyjny ma prawo odmówić przyznania koncesji.

Zezwolenie

Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej wymienia około trzydziestu różnych działalności gospodarczych, które wymagają wcześniejszego uzyskania zezwolenia. Może to dotyczyć na przykład zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych, zezwolenia na prowadzenie działalności maklerskiej albo zezwolenia na prowadzenie hurtowni farmaceutycznej. Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej nie reguluje jednak postępowania o przyznanie zezwolenia, nie wskazuje właściwych organów przyznających zezwolenie a także nie wymienia warunków, których spełnienie prowadzi do wydania zezwolenia. W tych kwestiach ustawa odsyła do ustaw szczególnych, których jest około trzydziestu.

Uzyskanie zezwolenia

Zezwolenia są wydawane przez różżne organy administracji, od ministrów i centralnych organów administracji publicznej (np. Komisja Nadzoru Finansowego), do organów wykonawczych jednostek samorządu terytorialnego (wójt, burmistrz lub prezydent miasta).

W przypadku zamiaru prowadzenia działalności gospodarczej, która wymaga uzyskania zezwolenia, należy złożyć do właściwego organu z odpowiedni wniosek. Organ administracji publicznej wydaje zezwolenie, po sprawdzeniu, że wnioskodawca spełnia warunki do prowadzenia działalności gospodarczej wymagającej zezwolenia.

W niektórych przypadkach przedsiębiorca, który zamierzający podjąć działalność gospodarczą wymagającą zezwolenia może też wnioskować o wydanie promesy.

foto dzięki uprzejmości Suwit Ritjaroon / freedigitalphotos.net