Wspólnik nie musi osobiście uczestniczyć w zgromadzeniu wspólników spółki z o.o.. Może upoważnić pełnomocnika do zastępowania go zgromadzeniu wspólników (art. 243 k.s.h.). Pełnomocnictwo do zastępowania wspólnika na zgromadzeniu wspólników musi być udzielone na piśmie pod rygorem nieważności. Pełnomocnik, jeśli ma uczestniczyć w zgromadzeniu wspólników, musi przewodniczącemu przekazać oryginał pełnomocnictwa lub też jego uwiarygodnioną kopię (poświadczenie za zgodność z oryginałem przez notariusza, adwokata, radcę prawnego). W pełnomocnictwie musi być zawarte stwierdzenie, że pełnomocnik jest uprawniony do udziału w zgromadzeniu wspólników oraz do wykonywania prawa głosu.
Pełnomocnictwo udzielone na podstawie art. 243 k.s.h. jest pełnomocnictwem szczególnym. W literaturze wskazuje się, że tego typu pełnomocnictwo nie powinno być zredagowane ogólnie, w taki sposób, że pełnomocnik jest uprawiony do nieograniczonego w czasie uczestniczenia we wszelkich zgromadzeniach wspólników. W praktyce jednak pojawiają się tzw. pełnomocnictwa korporacyjne, które upoważniają pełnomocnika do wykonywania wszystkich praw korporacyjnych w imieniu mocodawcy, w tym też prawa do zwoływania zgromadzeń wspólników, uzupełniania porządku obrad, przeglądania dokumentów spółki, itp. Takie pełnomocnictwo korporacyjne jest zasadniczo udzielane na czas nieoznaczony. Wskazuje się, że pełnomocnictwa korporacyjne, posiadające bardzo szeroki zakres uprawnień i nieograniczone w czasie, są sprzeczne z literalnym brzmieniem art. 243 § 1 k.s.h., ponieważ w tym przepisie wskazano, że wspólnik może być zastępowany na zgromadzeniu wspólników („jeżeli ustawa lub umowa spółki nie zawierają ograniczeń, wspólnicy mogą uczestniczyć w zgromadzeniu wspólników oraz wykonywać prawo głosu przez pełnomocników”). Przepis ten interpretuje się w ten sposób, że wspólnik może być zastępowany przez pełnomocnika na konkretnym, wskazanym przez mocodawcę zgromadzeniu wspólników (ustawodawca użył liczby pojedynczej – zgromadzenie wspólników). Z tego więc wynika, że pełnomocnik nie może być upoważniony, na czas nieoznaczony, do uczestniczenia we wszelkich zgromadzeniach wspólników. Tak szeroko opisane pełnomocnictwo może okazać się nieważne na podstawie art. 58 k.c.
Wspólnik nie może być reprezentowany na zgromadzeniu wspólników przez członka zarządu lub pracownika spółki, nawet jeśli członek zarządu lub pracownik jest jednocześnie wspólnikiem spółki (zakaz zawarty w art. 243 § 3 k.s.h.). Sama umowa spółki może też wprowadzić inne zakazy, w tym też całkowity zakaz zastępowania wspólnika na zgromadzeniu wspólników przez pełnomocnika.
Na marginesie warto wskazać, że przepisy kodeksu spółek handlowych nie zakazują udziału w zgromadzeniu wspólników innych osób, nie będących wspólnikami lub ich pełnomocnikami. Zgodnie z orzecznictwem sądowym wystarczy, że uprawnieni uczestnicy zgromadzenia wspólników wyrażą dorozumianą zgodę na uczestniczenie „publiczności” na zgromadzeniu.
Foto dzięki uprzejmości photostock / freedigitalphotos.net